In una vivace startup tecnologica, una semplice errata interpretazione di un'email ha causato un ritardo di due settimane nel lancio di un prodotto, costando all'azienda migliaia di dollari e un'opportunità di mercato cruciale.
Una comunicazione inadeguata sul posto di lavoro può facilmente mandare all'aria anche i piani meglio elaborati e creare un ambiente di lavoro negativo.
Per i team leader e i responsabili delle risorse umane, specialmente in ambienti remoti o diversificati, migliorare l'efficacia della comunicazione è la chiave per il successo.
In questo blog esploreremo le cause più comuni della cattiva comunicazione sul posto di lavoro, il suo impatto, alcuni esempi e le strategie per evitare tali errori di comunicazione.
Che cos'è la comunicazione errata sul posto di lavoro?
La comunicazione errata sul posto di lavoro si verifica quando le informazioni non vengono trasmesse o interpretate in modo accurato. Ciò porta a errori, incomprensioni e disimpegno tra i dipendenti.
Ecco alcune cause comuni alla base delle incomprensioni sul posto di lavoro:
- Mancanza di chiarezza: istruzioni o messaggi ambigui che mancano di dettagli specifici possono portare a interpretazioni diverse
- Presupposti ed eccessiva sicurezza: presumere che gli altri abbiano lo stesso livello di comprensione o conoscenza può risultare in significative lacune comunicative
- Sovraccarico di informazioni: con il flusso costante di email, messaggi e notifiche, le informazioni importanti possono perdersi nel rumore di fondo
- Meccanismi di feedback inadeguati: senza canali consolidati per il feedback e il chiarimento, i malintesi possono rimanere irrisolti
- Differenze di fuso orario: nei team globali, il coordinamento tra diversi fusi orari può causare ritardi nella comunicazione e disallineamenti
- Mancanza di formazione: I dipendenti che non sono formati su tecniche di comunicazione efficaci possono avere difficoltà a trasmettere i propri messaggi in modo chiaro e accurato
- Gerarchia e dinamiche di potere: i dipendenti potrebbero esitare a chiedere chiarimenti o esprimere preoccupazioni a causa di squilibri di potere percepiti, portando a malintesi irrisolti
La tua organizzazione dovrà prima o poi affrontare le conseguenze di tali problemi di comunicazione. La cattiva comunicazione può portare a una diminuzione della produttività, a perdite finanziarie dovute allo spreco di risorse, al mancato rispetto delle scadenze e alla disorganizzazione dei team, danneggiando in ultima analisi l'immagine della tua organizzazione. Inoltre, le lacune nella comunicazione tra individui e team possono ridurre la collaborazione, con un impatto negativo sulla cultura del tuo ambiente di lavoro.
Motivi comuni di comunicazione errata sul posto di lavoro
Oltre alle cause principali sopra indicate, che hanno più a che fare con i singoli individui, ecco alcuni motivi comuni di comunicazione errata sul posto di lavoro a livello organizzativo:
Processi o strutture complessi
Processi e flussi di lavoro complessi possono creare ostacoli a una comunicazione chiara sul posto di lavoro. I dipendenti possono avere difficoltà a trasmettere e ricevere informazioni in organizzazioni con più livelli di gestione, reparti isolati e ruoli di reportistica poco chiari.
Tali ambienti rendono in genere più difficile che le informazioni vitali raggiungano le persone giuste in modo tempestivo. Ciò potrebbe causare disarmonia tra i reparti e compromettere gli aspetti strutturali delle aziende.
Gerarchia eccessiva
Nelle organizzazioni altamente gerarchiche, il flusso delle informazioni spesso scorre dall'alto verso il basso. Ciò può ostacolare la comunicazione aperta e il feedback da parte dei dipendenti ai livelli inferiori.
I tuoi dipendenti potrebbero iniziare a sentirsi intimiditi o riluttanti a esprimere le loro preoccupazioni. Ad esempio, eviteranno di chiedere chiarimenti ai loro manager, che potresti essere tu! Questo porta indubbiamente a lacune nella comunicazione e a una mancanza di allineamento sul posto di lavoro.
Inoltre, i messaggi trasferiti attraverso una gerarchia di dipendenti che lavorano a un progetto possono essere distorti. Il gioco del telefono è un esempio.
Dipendenza dalla tecnologia
La comunicazione errata dovuta alla tecnologia è sempre più rilevante nei luoghi di lavoro moderni, soprattutto con la crescita del lavoro da remoto. Avere strumenti di comunicazione sul posto di lavoro come email, messaggistica istantanea e videoconferenze non è sufficiente; dovremmo anche essere in grado di usarli in modo efficace.
Affidarsi eccessivamente a specifici software di comunicazione interna e utilizzare in modo incoerente piattaforme diverse può ostacolare la comunicazione sul posto di lavoro. Mentre i problemi tecnici rappresentano un'altra minaccia, la mancanza di interazioni faccia a faccia fa sì che il team perda segnali verbali essenziali.
Culture e generazioni diverse
Le differenze generazionali e culturali influenzano il modo in cui il tuo team interpreta i messaggi, si esprime e percepisce l'autorità.
Ad esempio, alcune culture possono dare priorità alla comunicazione indiretta con un tono cortese, mentre altre sono più abituate alla franchezza e alla brevità. Inoltre, occorre considerare che i dipendenti più giovani preferiscono i metodi di comunicazione digitale, mentre quelli più anziani sono più a loro agio con le conversazioni di persona.
Mancanza di attenzione o concentrazione
Tra le cause più comuni di incomprensioni sul posto di lavoro c'è la mancanza di attenzione. Molti dipendenti devono destreggiarsi tra più attività e affrontare continue interruzioni, il che rende difficile concentrarsi completamente su un singolo compito.
Quando la tua attenzione è divisa, perdi o fraintendi dettagli fondamentali. Ad esempio, potresti dimenticare di guardare la sezione "riferimenti" di una breve descrizione di un progetto e il tuo piano potrebbe risultare completamente diverso da quello previsto.
Fattori emotivi
Che si tratti di stress, frustrazione, tristezza o conflitti interpersonali, tutti questi fattori sono in grado di distorcere la comunicazione sul posto di lavoro. Quando le emozioni sono forti, le persone possono reagire in modo impulsivo o esprimere i propri pensieri in modo diverso da come avrebbero voluto.
Un dipendente stressato potrebbe interpretare un'email neutra come critica o ostile. Un manager oberato di lavoro potrebbe dimenticare di aggiornare un client con la versione corretta dei file finali. Un membro del team ansioso potrebbe perdere una riunione essenziale perché alle prese con più calendari e responsabilità
Differenze negli stili di comunicazione
Stili di comunicazione leggermente diversi possono anche confondere il modo in cui il tuo team comprende i messaggi. Le persone che preferiscono una comunicazione scritta e dettagliata potrebbero avere difficoltà ad adattarsi a qualcuno che preferisce brevi scambi verbali.
L'intero gioco tra stili di comunicazione assertivi e passivi può anche confondere il tuo team se i membri non sono consapevoli dei metodi di comunicazione preferiti dagli altri.
Effetti dei segnali non verbali e del tono nella comunicazione
Gli impegni serrati sul posto di lavoro spesso portano a interazioni brevi che funzionano sulla base di segnali non verbali.
Il linguaggio del corpo, le espressioni facciali, i movimenti delle mani e il contatto visivo sono tutti segnali non verbali. Influenzano il modo in cui riceviamo o interpretiamo i messaggi. In un ambiente virtuale, possiamo facilmente perdere questi segnali e cadere vittime di comunicazioni errate.
Allo stesso modo, anche il tono di voce gioca un ruolo chiave nell'esprimere questioni urgenti, attività con priorità inferiore, chiacchierate informali e altro ancora.
Impatto della cattiva comunicazione sulla produttività e sulla fidelizzazione dei dipendenti
Un recente rapporto McKinsey ha evidenziato come i dipendenti più coinvolti in una comunicazione aziendale completa siano cinque volte più inclini a sperimentare una maggiore produttività.
Un altro rapporto di McKinsey ha dimostrato che migliorare la comunicazione e la collaborazione tra i team attraverso strumenti tecnologici può aumentare la produttività complessiva dal 20% al 25%.
È risaputo che quando i messaggi non vengono trasmessi o compresi chiaramente, le attività rischiano di essere eseguite in modo errato. Ciò si traduce in fasi di rielaborazione inefficienti e ritardi nei progetti.
Inoltre, questa inefficienza distoglie risorse dalle attività necessarie e riduce la produttività complessiva del team. Di conseguenza, i dipendenti non sono produttivi come potrebbero e iniziano a non rispettare le scadenze. Questo vale anche per coloro che si affidano a tecniche di comunicazione ibride sul posto di lavoro.
Ecco alcune altre conseguenze di cui tenere conto:
- Maggiore insoddisfazione sul lavoro: Le ripetute incomprensioni creano incertezza e frustrazione. Le incomprensioni sulle attività possono far sentire i dipendenti poco apprezzati e non supportati, spingendoli a cercare un impiego in aziende che offrono un'esperienza migliore
- Maggiore stress e burnout: I continui malintesi possono far sentire il tuo team sopraffatto e disimpegnato dal lavoro. Questo alimenta il desiderio di cercare un ambiente di lavoro meno stressante o semplicemente di staccare dal lavoro
- Fiducia compromessa: Frequenti interruzioni della comunicazione possono minare la fiducia nella leadership e nei colleghi. Con il calo del morale e l'insorgere di un'atmosfera di lavoro tossica, noterete una minore lealtà e tassi di turnover più elevati
- Percezione più forte di inefficienza: I dipendenti potrebbero iniziare a percepire la vostra organizzazione come mal gestita, danneggiando la reputazione interna della vostra azienda. Ciò non solo aumenterà il tasso di abbandono dei dipendenti, ma allontanerà anche potenziali talenti ad alte prestazioni
Esempi di comunicazione errata sul posto di lavoro
Ecco alcuni esempi comuni di comunicazione errata sul posto di lavoro:
- Scadenze non rispettate: i membri del team ricevono sequenze temporali contrastanti da diversi manager e non rispettano la scadenza del progetto
- Confusione dei ruoli: i dipendenti non sono sicuri delle loro responsabilità specifiche a causa di descrizioni del lavoro vaghe e assegnazioni delle attività poco chiare
- Interpretazione errata dei requisiti/attività: Un membro del team completa un'attività in modo errato perché le istruzioni del progetto non sono sufficientemente dettagliate. Ciò comporta uno spreco di tempo e risorse
- Silos informativi: i reparti lavorano in modo isolato senza condividere informazioni critiche, con conseguente duplicazione del lavoro richiesto e risultati incoerenti
- Allocazione errata delle risorse: Le risorse vengono allocate in modo inefficiente perché il project manager e il team finanziario hanno una diversa comprensione dei vincoli di budget
- Orari delle riunioni errati: Le persone che si trovano in fusi orari diversi perdono riunioni importanti perché l'orario non è chiaro
- Feedback ambigui: il feedback sulle prestazioni è vago o frammentario e i dipendenti sono confusi sui propri ambiti di miglioramento
- Interpretazione errata dei segnali non verbali: in una riunione virtuale, il tono serio di un membro del team viene scambiato per disapprovazione, causando inutili tensioni tra i colleghi
Come evitare le incomprensioni sul posto di lavoro
Ridurre al minimo le incomprensioni può aumentare notevolmente la produttività del tuo team.
Condivideremo alcuni trucchi pratici e strategie per impostare obiettivi di comunicazione chiari e discuteremo come evitare comunicazioni errate sul posto di lavoro.
1. Stabilire linee guida chiare e concise
È necessario stabilire linee guida di comunicazione chiare e concise affinché tutti comprendano un messaggio allo stesso modo. Chiedete al vostro team di utilizzare un linguaggio semplice ed evitare gergo o termini eccessivamente tecnici che potrebbero confondere i destinatari.
Strutturate i vostri messaggi in modo logico, con un inizio, una parte centrale e una fine chiari. Inoltre, suddividete le istruzioni complesse in passaggi gestibili e fornite riepiloghi/riassunti scritti per rafforzare la comunicazione verbale.
Inoltre, stabilisci protocolli di comunicazione chiari all'interno del tuo team, come ad esempio specificare i tempi di risposta alle email o i canali di comunicazione preferiti per i diversi tipi di messaggi.
2. Promuovere l'ascolto attivo
Non basta ascoltare ciò che qualcuno dice. È necessario comprendere l'intento del messaggio.
Incoraggiate il vostro team a praticare l'ascolto attivo mantenendo il contatto visivo, annuendo per dimostrare comprensione e fornendo affermazioni verbali.
Tecniche come parafrasare ciò che ha detto l'interlocutore e porre domande di chiarimento assicurano inoltre di cogliere correttamente i dettagli del messaggio.
3. Fornire feedback regolarmente
Un feedback efficace sulla comunicazione deve essere specifico e attuabile. È possibile utilizzare il modello SBI (situazione-comportamento-impatto) per strutturare il feedback e delineare chiaramente la situazione.
Incorporare strumenti come i sistemi di feedback a 360 gradi, in cui i dipendenti ricevono feedback da colleghi, subordinati e supervisori per offrire una visione completa delle difficoltà di comunicazione.
Valuta la possibilità di organizzare regolarmente sessioni informali di feedback per mantenere aperte le linee di comunicazione.
4. Ponete domande ed evitate supposizioni
Introduci il tuo team a una cultura dell'indagine. Insegnagli a porre domande aperte che richiedono più di una risposta sì o no. Questo stile costruttivo di risoluzione delle query offre approfondimenti più significativi e previene i malintesi.
Ad esempio, invece di chiedere "Hai capito l'attività?", puoi chiedere "Puoi spiegarmi come pensi di affrontare questa attività?"
Allo stesso modo, evitare supposizioni è altrettanto fondamentale. Il tuo team deve chiarire le ambiguità piuttosto che dare per scontato di conoscere le risposte. Utilizza strumenti di collaborazione per partecipare a sessioni di domande e risposte in tempo reale per risolvere prontamente i dubbi.
L'assunzione è la madre di tutti gli errori.
L'ipotesi è la madre di tutti gli errori.
5. Discutere le aspettative e utilizzare i canali di comunicazione adeguati
Siate chiari quando definite obiettivi, responsabilità e scadenze in dettaglio. L'idea è quella di definire aspettative esplicite durante il kick-off del progetto o le sessioni di pianificazione.
Gli strumenti di mappatura dei progetti che gestiscono attività e sequenze offrono strutture di comunicazione pre-testate per mantenere tutti aggiornati sul flusso del progetto.
Un altro modo per affrontare le sfide comunicative sul posto di lavoro è attenersi a:
- Email per comunicazioni dettagliate e formali
- Messaggistica istantanea per aggiornamenti informali
- Riunioni faccia a faccia o video per discussioni più lunghe o argomenti delicati
6. Condurre riunioni efficaci per ridurre al minimo le incomprensioni
Iniziate le vostre riunioni con un programma chiaro condiviso in anticipo con i partecipanti. Impegnatevi a riepilogare/riassumere i punti chiave e le decisioni. Potete designare un segretario o un assistente IA per documentare gli elementi di azione e distribuire i verbali della riunione dopo la discussione.
Considera la possibilità di riservare 5-10 minuti alla fine della riunione per risolvere eventuali query sui contenuti. Per mantenere il team allineato, organizza riunioni standup regolari o brevi check-in quotidiani.
Ricordate che il follow-up è un'ottima strategia per risolvere eventuali discrepanze che il vostro team potrebbe avere riguardo all'ambito o all'intento dell'attività.
7. Affrontare gli stili di comunicazione generazionali
Decodificare e rispettare l'etica della comunicazione generazionale può migliorare la comunicazione sul posto di lavoro. Riconosci le preferenze dei dipendenti più giovani e più anziani per trovare un equilibrio tra i diversi stili di comunicazione all'interno del tuo team.
Ancora meglio, promuovi programmi di formazione sugli strumenti di comunicazione digitale per colmare eventuali lacune comunicative e garantire che il tuo team sia a proprio agio con l'ampia gamma di funzionalità/funzioni disponibili.
Non esitate a diventare un mentore che applica i principi della comunicazione collaborativa in un team intergenerazionale. Il vostro obiettivo è riconoscere le differenze dei membri del team e instillare un senso di adattabilità.
8. Creare una cultura aziendale trasparente
La trasparenza crea fiducia. Garantisce a tutti un accesso immediato alle informazioni necessarie per raggiungere gli obiettivi del progetto. Diventa un sostenitore della comunicazione aperta condividendo gli obiettivi della tua organizzazione, gli aggiornamenti sui progetti e lo stato delle prestazioni.
Prendete l'abitudine di organizzare sessioni di domande e risposte per offrire ai dipendenti l'opportunità di esprimere le loro preoccupazioni e porre domande.
Rispettare il contributo dei dipendenti crea un ambiente di titolarità e coinvolgimento che riduce la probabilità di malintesi sul posto di lavoro.
9. Comprendere e rispettare la diversità culturale nella comunicazione
Offrire una formazione sulla sensibilità culturale aiuta i dipendenti a comprendere meglio le diverse norme e pratiche culturali relative alla comunicazione.
Ciò include essere consapevoli delle barriere linguistiche e utilizzare un linguaggio universale quando si comunica con colleghi provenienti da contesti culturali diversi.
10. Adottare strumenti di gestione della comunicazione
Sfrutta strumenti di gestione della comunicazione come ClickUp per risolvere eventuali lacune comunicative nei tuoi progetti. La piattaforma facilita la comunicazione centralizzata in progetti su piccola e larga scala attraverso chat specifiche per attività, condivisione di documenti, monitoraggio del tempo e una serie di funzionalità di collaborazione.
La vista Chat di ClickUp offre uno spazio dedicato alla comunicazione in tempo reale con uno o più membri del team. A differenza delle tradizionali e disordinate catene di email, tutte le discussioni sono facilmente accessibili e organizzate. Inoltre, è possibile utilizzare questo sistema di comunicazione centralizzato e avviare conversazioni all'interno di attività e progetti specifici.
Una comunicazione contestualizzata di questo tipo elimina la probabilità di fraintendimenti, poiché il team può fare riferimento alle attività correlate e agli aggiornamenti direttamente all'interno della chat. Questa funzionalità consente inoltre di:
- Utilizza le menzioni per avvisare persone specifiche
- Messaggi con stella per garantire che le comunicazioni critiche non vengano trascurate
- Fissa i messaggi importanti per una rapida consultazione
- Crea thread per argomenti diversi per maggiore chiarezza
Con *ClickUp Docs, i tuoi team interfunzionali possono creare, condividere e collaborare su documenti in tempo reale. Ciò semplifica la compilazione e l'aggiornamento di brief di progetto, note di riunioni e documenti strategici.
È possibile incorporare attività, collegamenti e commenti all'interno di questi documenti per garantire che tutte le informazioni richieste siano interconnesse.
ClickUp Whiteboards è uno strumento visivo e interattivo facile da usare per il brainstorming e la pianificazione. Consente di creare mappe mentali per visualizzare le idee in modo collaborativo e mappare i flussi di lavoro dei progetti.
L'aggiunta di note e commenti codificati con colori diversi aiuta il team a comprendere in modo condiviso la direzione del progetto senza alcuna incomprensione.
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