"La comunicazione è la chiave" è qualcosa che tutti abbiamo sentito dire nella vita. Se da un lato una comunicazione efficace è la pietra angolare di qualsiasi relazione personale, dall'altro è altrettanto importante, se non di più, in un contesto professionale.
Un ambiente di lavoro di successo prospera grazie a una comunicazione orizzontale ideale. Quindi, sia che stiate parlando con un collega di un'attività o inviando un'email, dovreste mettere in pratica i principi di una comunicazione orizzontale efficiente.
Ma prima di addentrarci nei dettagli di questo concetto, cerchiamo di capire cos'è la comunicazione orizzontale e come influisce sulle interazioni sul posto di lavoro.
Che cos'è la comunicazione orizzontale?
La comunicazione orizzontale comprende le interazioni tra persone o reparti che lavorano allo stesso livello in un'organizzazione. È anche nota come comunicazione laterale ed è importante per l'azienda tanto quanto la comunicazione esterna.
Nel libro Organizational Communication di Michael J. Papa, la comunicazione orizzontale è definita come il "flusso di messaggi tra aree funzionali" in un particolare livello di un'organizzazione. Quando le persone comunicano in modo diretto ed efficace con i propri colleghi, diventa più facile risolvere i problemi, condividere le informazioni tra diversi gruppi di lavoro e coordinare le attività tra i reparti o i team di progetto
Che siate coinvolti in una piccola o grande azienda, i flussi di comunicazione interna determinano essenzialmente il tono dell'atmosfera in ufficio e contribuiscono a costruire relazioni interpersonali sul posto di lavoro.
Questa comunicazione può avvenire di persona o tramite telefono ed email. Ma qualunque sia la modalità scelta, essa influisce direttamente sulla produttività e sulle prestazioni aziendali. Ecco perché è importante comprendere e mettere in pratica una comunicazione efficace sul lavoro.
Comprendere la comunicazione orizzontale o laterale
Ogni ambiente di lavoro ha bisogno di una comunicazione regolare per funzionare senza intoppi.
Mentre le interazioni personali informali aiutano a costruire relazioni interpersonali con i colleghi, una comunicazione efficace sul lavoro è fondamentale per la crescita di qualsiasi organizzazione.
Il flusso di comunicazione ufficiale può includere istruzioni sulle attività, email di aggiornamento sui progetti, richieste di aiuto e così via. In un contesto strettamente legato all'area di lavoro, questi elementi rientrano nella comunicazione orizzontale.
Ad esempio, il reparto grafico della tua agenzia deve informare il reparto copywriting delle modifiche alle icone e ai temi della prossima campagna pubblicitaria. Potrebbero tenere una riunione per discuterne e inviare anche un'email che evidenzia i nuovi standard.
Quindi, in sostanza, un'interazione è considerata comunicazione orizzontale se:
- Si verifica con persone o unità allo stesso livello gerarchico
- È piuttosto informale e meno strutturato
- Obiettivi: collaborazione e risoluzione dei problemi
- Facilita il coordinamento, la condivisione delle informazioni e la risoluzione dei conflitti
La catena di comunicazione in questi casi può essere lunga, dispendiosa in termini di tempo e fonte di distrazione. Prima che ve ne rendiate conto, avrete trascorso metà della vostra giornata lavorativa solo a inviare e ricevere email, promemoria, ecc.
Suggerimento: Utilizza le funzionalità di gestione delle email e correzione di bozze di ClickUp per garantire che la tua comunicazione rimanga organizzata e facilmente accessibile. Funge da hub centrale per mantenere tutto semplificato e in un unico posto, sostituendo la necessità di passare dalla finestra In arrivo a vari strumenti di correzione di bozze. Puoi persino utilizzarlo per trasformare email specifiche in attività in ClickUp.
Caratteristiche chiave di una comunicazione orizzontale efficace
Una comunicazione orizzontale efficace ha alcune caratteristiche distintive:
- Chiarezza: la comunicazione è chiara e basata sugli obiettivi, in un formato comprensibile e interpretabile dal destinatario
- Ascolto attivo: l'obiettivo è ascoltare attentamente e discutere apertamente eventuali dubbi o ostacoli
- Trasparenza: la modalità, il contenuto e l'intento della comunicazione incoraggiano la fiducia, la trasparenza e la responsabilità
- Collaborazione: la comunicazione orizzontale mira a ottimizzare il lavoro richiesto e a rimuovere i silos dal flusso di lavoro per garantire operazioni aziendali fluide
- Promuovere l'innovazione: facilitando la condivisione delle idee tra i team, contribuisce a promuovere l'innovazione e approcci fuori dagli schemi
- Follow-up: le persone coinvolte traggono conclusioni dalla comunicazione e danno seguito con discussioni o azioni, se necessario
- Supporto: i team che gestiscono efficacemente la comunicazione orizzontale forniscono uno spazio sicuro in cui i membri possono condividere i propri pensieri e le proprie idee con sicurezza
Nella sua forma migliore, la comunicazione orizzontale incoraggia il lavoro di squadra, aumenta la responsabilità e crea visibilità tra i colleghi. Rafforza la sensazione di lavorare per un obiettivo comune all'interno di un'organizzazione, cosa che diventa più facile con gli strumenti di comunicazione giusti.
Gli strumenti di comunicazione sul posto di lavoro ti aiutano a centralizzare tutte le interazioni e a mantenere i team allineati, concentrandoti sulle caratteristiche chiave di una comunicazione efficace.
In primo luogo, la comunicazione orizzontale si differenzia dagli altri due tipi di comunicazione sul posto di lavoro: la comunicazione diagonale e quella verticale.
Comunicazione orizzontale vs comunicazione diagonale
Mentre la comunicazione orizzontale avviene tra individui o reparti dello stesso livello, la comunicazione diagonale è più ibrida.
Comprende sia la comunicazione verso il basso (con i dipendenti ai livelli inferiori della gerarchia) sia la comunicazione verso l'alto (con quelli ai livelli superiori della gerarchia), indipendentemente dal reparto di appartenenza.
Supponiamo che tu sia un responsabile commerciale incaricato di gestire una campagna stagionale. Devi collaborare con professionisti e manager del marketing per creare regolarmente testi pubblicitari e newsletter per la campagna. Tutti i flussi di comunicazione relativi a questa attività sarebbero considerati diagonali.
Pratiche di comunicazione diagonale efficaci possono migliorare la produttività di un'azienda e la soddisfazione dei dipendenti. Lo stesso vale per la comunicazione verticale.
Comunicazione orizzontale vs comunicazione verticale
la comunicazione verticale avviene tra persone appartenenti a due livelli della gerarchia organizzativa. Questo modulo di comunicazione può essere ascendente o discendente.
Ad esempio, l'alta dirigenza della vostra azienda tiene una riunione con tutto il personale per discutere il budget aziendale e i piani per il prossimo anno finanziario. Condivide la propria visione e le proprie decisioni con tutti i dipendenti, fino ai livelli più bassi della gerarchia.
Il contrario sarebbe quando un dipendente riferisce al proprio superiore in merito allo stato di avanzamento di un progetto. Questo rapporto viene poi comunicato al vicepresidente del reparto per un migliore processo decisionale.
Entrambi questi sono esempi calzanti di comunicazione verticale.
A differenza delle strutture di comunicazione orizzontali, la comunicazione verticale ha un canale di feedback più forte e chiaro, con meno possibilità di discutere sullo stesso problema.
Tuttavia, la comunicazione orizzontale sta guadagnando slancio nel panorama aziendale moderno grazie alla sua natura trasparente e flessibile e al suo impatto positivo sulla cultura del posto di lavoro.
Importanza e scopo della comunicazione orizzontale
A rischio di sembrare ripetitivi, la comunicazione orizzontale è fondamentale per promuovere un ambiente di lavoro sano e collaborativo. Rafforza i quattro pilastri chiave di una cultura positiva sul posto di lavoro: lavoro di squadra, efficienza, risoluzione dei problemi e soddisfazione sul lavoro.
Scopriamo ulteriori informazioni sullo scopo e sui vantaggi della comunicazione orizzontale:
Migliora la collaborazione e il lavoro di squadra
Il successo di qualsiasi progetto dipende dalla collaborazione in tempo reale tra dipendenti e reparti. I problemi diventano più semplici da risolvere e le informazioni più facili da condividere. È possibile ridurre i colli di bottiglia e ottenere risultati più rapidi per una maggiore produttività.
Ad esempio, se più persone stanno lavorando contemporaneamente su un file, è preferibile che esista una versione online del file con autorizzazioni di accesso, in modo che possano collaborare quando necessario e portare a termine rapidamente l'attività in modo collettivo.
Consente un flusso di informazioni rapido ed efficiente
Il flusso di informazioni non significa solo condivisione tramite chat o email, ma anche condivisione di dati tra processi e strumenti all'interno dell'organizzazione. Gli strumenti di gestione della comunicazione intelligenti incoraggiano una collaborazione efficace e la condivisione delle informazioni, mantenendo al contempo le gerarchie di reportistica e coinvolgendo tutte le parti interessate.
Puoi tenere traccia dei tuoi canali di informazione e ricorrere a qualsiasi thread quando necessario.
Migliora la risoluzione dei problemi e dei conflitti
I conflitti e gli ostacoli al flusso di lavoro sono una parte inevitabile di qualsiasi organizzazione. Mantenere un canale di comunicazione laterale organizzato rende più facile affrontare tali scenari.
È possibile tenere informate diverse persone e team e comunicare tra gruppi di lavoro. È inoltre possibile trovare modi più trasparenti per risolvere i conflitti con un processo decisionale equo e informato basato su una comunicazione efficace.
Con una comunicazione laterale efficace, è possibile incoraggiare l'apertura nelle interazioni e invitare le persone a condividere le loro idee e prospettive. Ciò crea un'atmosfera di lavoro più accogliente e migliora notevolmente il rapporto tra i lavoratori e l'azienda.
ClickUp Whiteboards è il luogo perfetto per te e i membri del tuo team per ideare, visualizzare e pianificare insieme. Tutti i membri del tuo team possono lavorare contemporaneamente sulla lavagna online, indipendentemente da dove si trovino.
Comunicazione orizzontale nelle organizzazioni piatte
La struttura della vostra organizzazione spesso determina l'efficacia della comunicazione tra i reparti. Può creare e influenzare blocchi informativi, silos di comunicazione, ritardi aziendali e così via.
Si può affermare con certezza che una struttura organizzativa rigidamente compartimentata impedisce una comunicazione efficace. L'alternativa è un'organizzazione piatta, in cui le aziende aboliscono la gerarchia dipartimentale. In questo modo, tutte le comunicazioni in un'organizzazione piatta sono orizzontali.
Alcuni esempi popolari di organizzazioni piatte sono Amazon, Netflix e Spotify. Queste aziende hanno cercato di eliminare il livello dirigenziale intermedio per accelerare l'innovazione e il processo decisionale, portando a risoluzioni più rapide.
In parole povere, il lavoro interfunzionale consiste nel saltare le gerarchie. Invece di aspettare che i capi si mettano in contatto, puoi rivolgerti direttamente agli altri reparti e collaborare per risolvere il problema più rapidamente.
In questi casi, una gerarchia ridotta al minimo favorisce la comunicazione collaborativa, l'ambizione dei dipendenti, l'apprendimento laterale e un pensiero più innovativo. I dipendenti prendono decisioni indipendenti, il che aumenta la titolarità e rafforza il patrimonio di conoscenze dell'azienda.
Come ogni altra cosa, anche la comunicazione orizzontale non è tutta rose e fiori, ma presenta vantaggi e svantaggi.
Pro e contro della comunicazione orizzontale
Se praticata bene, la comunicazione orizzontale incoraggia un lavoro di squadra efficace, una maggiore produttività e una riduzione dei costi operativi. Inoltre, infonde uno spirito di unità nei lavoratori, facendoli sentire parte di un lavoro comune verso un obiettivo comune.
Se non gestita correttamente, la comunicazione orizzontale può creare colli di bottiglia nell'azienda. I dipendenti rimangono intrappolati nelle insidie della comunicazione multicanale, perdono di vista i propri obiettivi e introducono ritardi nel flusso di lavoro.
Immaginate quanto tempo ci vorrebbe per leggere e rispondere a centinaia di email, elencare attività importanti, connettersi per ottenere feedback e implementare modifiche in un progetto. Maggiore è il volume di comunicazione inefficace, più difficile è ottenere risultati positivi.
Vantaggi
Nel migliore dei casi, la comunicazione orizzontale offre molteplici vantaggi:
- Maggiore soddisfazione sul lavoro: i dipendenti si sentono più motivati in una cultura del lavoro flessibile in cui sono liberi di comunicare tra loro su un progetto
- Tempi di risoluzione inferiori: comunicare direttamente con le persone interessate riduce notevolmente i tempi di risoluzione dei problemi
- Processo decisionale più rapido: ridurre i livelli manageriali significa prendere decisioni più rapide e affrontare i problemi in tempo reale
- Migliore comunicazione: la comunicazione laterale migliora le relazioni di lavoro e facilita una collaborazione più fluida
- Riduzione delle incomprensioni: quando tutte le parti interessate comunicano apertamente, le possibilità di incorrere in malintesi si riducono notevolmente
Cons
Gli svantaggi della comunicazione orizzontale derivano dal fatto che non viene utilizzata o organizzata in modo sistematico, portando ai seguenti risultati:
- Mancanza di controllo: i manager e i supervisori hanno meno controllo sulle decisioni in un approccio orizzontale
- Maggiori possibilità di conflitto: le possibilità di conflitto aumentano quando la comunicazione avviene tra unità dello stesso livello gerarchico
- Perdita di tempo: se la comunicazione orizzontale non è organizzata e monitorata in modo efficiente, può portare a un maggiore consumo di tempo per questioni di poco conto
- Maggiore confusione: quando ci sono più canali di comunicazione da gestire, un dipendente può trovarsi quotidianamente in difficoltà
- Silos di informazioni: non c'è nulla che garantisca che tutte le informazioni rilevanti siano state condivise con le parti interessate, il che può portare a una perdita di conoscenza e creare silos
- Approccio informale: la comunicazione orizzontale è spesso informale e in alcuni casi potrebbe non essere conforme alle politiche aziendali
Come mitigare le sfide
Gli svantaggi sembrano preoccupanti, ma esistono semplici misure che è possibile adottare per mitigare i rischi della comunicazione orizzontale.
Tenete informati i manager e i supervisori
Il modo migliore per regolare la comunicazione laterale è tenere informati i supervisori. Ciò garantisce che i vostri superiori siano aggiornati sullo stato delle attività e a conoscenza dello scambio di informazioni. Questo può anche aiutarvi in situazioni difficili in cui potrebbe essere necessario coinvolgere un supervisore. Consente inoltre ai supervisori di creare report su un progetto e di comunicare con altri team, se necessario.
Riducete l'eccesso di email adottando canali di messaggistica
Un software di comunicazione centralizzato previene il sovraccarico di comunicazioni sostituendo la maggior parte delle email con chat in tempo reale attraverso piattaforme di messaggistica. È più efficace e fa risparmiare tempo: le persone tendono a rispondere più rapidamente ai brevi messaggi di chat che alle email. Quindi, se hai bisogno di un aiuto rapido da un esperto su un concetto, non devi aspettare la sua risposta via email. La messaggistica è più intelligente e veloce.
La vista Chat di ClickUp offre una soluzione semplificata per le esigenze di comunicazione sul posto di lavoro con funzionalità avanzate come l'assegnazione di commenti e il tagging delle persone. Crea chat room per progetti, team o argomenti specifici, mantenendo le conversazioni organizzate ed evitando il sovraccarico di informazioni.
Stabilisci i tuoi orari di disponibilità
È importante mantenere orari rigidi quando ci si affida principalmente alla comunicazione orizzontale. I tuoi colleghi potrebbero pensare che sei disponibile 24 ore su 24 e potrebbero contattarti a ore strane con query e richieste. Evita che ciò accada impostando dei limiti rigidi alla tua disponibilità e creando un programma di notifiche in modo da ricevere messaggi solo durante l'orario di lavoro.
La maggior parte delle piattaforme di messaggistica dispone di una funzionalità "Non disturbare" che consente di mettere in pausa le notifiche in un determinato periodo di tempo ogni giorno. Utilizzatela insieme alle opzioni di silenziamento e modalità silenziosa per un migliore equilibrio tra vita lavorativa e vita privata.
Fissare obiettivi di comunicazione
I tuoi obiettivi di comunicazione devono essere SMART:
- Specifico
- Misurabile
- Raggiungibile
- Rilevante
- Limiti di tempo
Utilizza gli Obiettivi di ClickUp per impostare obiettivi chiari per le tue comunicazioni, assicurarti di rimanere in carreggiata, completare le attività in tempo e ottimizzare la tua produttività. Gli obiettivi più grandi possono essere facilmente suddivisi in attività di ClickUp per ottenere risultati migliori. Queste attività possono evidenziare le esigenze di comunicazione, come la creazione di report o la condivisione di aggiornamenti con le parti interessate.
Per farlo sono necessarie alcune strategie informate per il miglioramento complessivo della collaborazione.
Strategie per migliorare la comunicazione orizzontale
Adotta uno strumento di project management
Un software di project management intelligente dispone di più canali di comunicazione per la collaborazione, come chat o messaggistica istantanea, documentazione, videochiamate e finestre In arrivo. Ti aiuta a riunire la comunicazione multipiattaforma sotto un unico tetto e automatizza anche attività come i promemoria delle riunioni e le notifiche di assenza dall'ufficio.
Utilizza ClickUp basato su IA per trovare una soluzione completa per tutte le tue esigenze di comunicazione e collaborazione sul posto di lavoro.
Organizza il tuo lavoro, chatta con i membri del team, assegna azioni ai colleghi, incorpora e condividi collegamenti, condividi documenti e perfeziona i tuoi messaggi con funzionalità di modifica avanzate. Queste funzionalità possono migliorare la comunicazione del team per una migliore gestione delle prestazioni.
Sfrutta la potenza dell'IA con ClickUp Brain per migliorare la tua comunicazione scritta. ClickUp Brain può riepilogare/riassumere automaticamente documenti lunghi, email o discussioni all'interno delle attività di ClickUp. Questo può aiutare i colleghi che lavorano in reparti diversi a cogliere rapidamente i punti chiave del lavoro degli altri, migliorando la comprensione e il flusso di informazioni.
Utilizza modelli di piani di comunicazione
I modelli di comunicazione sono una solida risorsa per pianificare le interazioni aziendali. Dispongono di campi personalizzati, visualizzazioni e funzionalità/funzioni di gestione dei progetti che consentono di creare messaggi personalizzati e coordinare le conversazioni con le parti interessate.
Un piano di comunicazione ti aiuta a:
- Migliora la qualità della comunicazione
- Organizza le interazioni in base agli obiettivi organizzativi, alle sequenze temporali e ai reparti
- Standardizza il tuo messaggio
- Concentrati sulle metriche chiave con tempi di risposta rapidi
I modelli di piano di comunicazione possono svolgere un ruolo chiave nel migliorare la collaborazione tra i membri del team. Un modello ti aiuta a creare un messaggio efficace eliminando le parti superflue e rivolgendoti in modo efficace al pubblico desiderato.
L'utilizzo di modelli personalizzabili per il tuo piano di comunicazione ti consente inoltre di concentrarti sui canali e sui moduli di comunicazione più adatti al tuo pubblico, creare CTA utili, pianificare e organizzare la tua strategia di comunicazione aziendale e mantenere uno stile e un tono coerenti.
Migliora la collaborazione e monitora i tuoi sforzi utilizzando il modello di piano di comunicazione ClickUp. Adatta il piano alle tue specifiche esigenze aziendali aggiungendo campi personalizzati, stati e visualizzazioni. Funzionalità come date di scadenza, commenti alle attività, automazioni, IA e altro ancora ti aiutano a utilizzare questo modello in modo efficace sia per la comunicazione interna che esterna.
Suggerimento: Utilizza ClickUp Brain per generare modelli personalizzati per gli ordini del giorno delle riunioni o i piani di collaborazione
Collaborate con le risorse umane
Il reparto risorse umane della tua azienda può essere un alleato utile per garantire che la comunicazione orizzontale abbia luogo. Può incoraggiare ufficialmente i diversi reparti a interagire di più, condividere idee, innovare, collaborare e risolvere i conflitti in modo costruttivo.
Ogni azienda ha le proprie politiche per gestire i problemi di comunicazione, ma alcune misure standard possono aiutare a garantire il buon funzionamento di tutte le strutture organizzative:
- Stabilire canali di comunicazione standard come piattaforme digitali e riunioni periodiche
- Incoraggiare tutte le parti interessate a condurre e partecipare a riunioni e presentazioni
- Entrare in contatto con i dipendenti per identificare i loro punti deboli e introdurre misure per affrontarli
- Analizzare i silos e lavorare per eliminarli attraverso una migliore collaborazione
I modelli ClickUp per le risorse umane e il reclutamento sono ideali per supportare la comunicazione laterale e creare contenuti per diversi scenari, come report, obiettivi annuali, moduli di candidatura, wiki aziendali e così via.
Verifica la comunicazione interna
Se non monitorate e analizzate le comunicazioni, come potete scoprire cosa non funziona e perché?
Ogni organizzazione trae vantaggio dagli audit interni. Questi dovrebbero concentrarsi principalmente sull'identificazione delle aree del flusso di lavoro con prestazioni insufficienti e sulla loro ottimizzazione per ottenere risultati migliori. L'analisi regolare e l'implementazione del feedback possono aiutare a massimizzare la produttività ed eliminare i canali di comunicazione inefficaci.
Elaborare una strategia di comunicazione orizzontale efficace
Le strategie di comunicazione sono altamente personalizzabili, a seconda delle esigenze e degli obiettivi della vostra organizzazione.
Creare una strategia di comunicazione orizzontale efficace comporta notevoli vantaggi per un ambiente di lavoro, in quanto:
- Aiuta a migliorare la distribuzione delle conoscenze standardizzando le riunioni programmate, le newsletter, le valutazioni delle prestazioni e così via
- Aiuta i dipendenti a perfezionare le loro competenze e fornisce loro gli strumenti necessari per svolgere il proprio lavoro in modo efficiente
- Garantisce che la tua organizzazione raggiunga regolarmente gli importanti KPI
- Incoraggia la collaborazione nella risoluzione dei problemi
- Riduce il numero di riunioni lunghe e ridondanti
- Promuove l'allineamento tra diversi reparti e team situati in posizioni e fusi orari diversi
Eccellere nella comunicazione orizzontale con ClickUp
Ora che avete un'idea chiara della comunicazione orizzontale e dei vantaggi che offre alla vostra cultura aziendale, il passaggio successivo è decidere quale piattaforma di collaborazione è più adatta alla vostra organizzazione. La piattaforma giusta rafforza tutti i vantaggi della comunicazione laterale, come la trasparenza, la flessibilità, il lavoro di squadra e la produttività nelle interazioni.
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