La gestione di attività e progetti multipli è impegnativa e al tempo stesso garantisce la gestione delle risorse, la comunicazione efficace con il team e il rispetto delle scadenze.
L'uso dei fogli di calcolo è meno efficace di un tempo. Diverse piccole attività possono rapidamente trasformarsi in un'enorme confusione disorganizzata. Affidarsi agli approcci tradizionali alla gestione del lavoro vi fa sentire sopraffatti e improduttivi.
Inoltre, dovete essere abbastanza flessibili da adattarvi ai cambiamenti dell'ambito, dei requisiti o dei vincoli del progetto. Trascurare un requisito minore o mancare una scadenza può far deragliare l'intero flusso di lavoro.
È qui che entrano in gioco gli organizzatori di attività per districare il caos. Essi aiutano a suddividere la struttura del lavoro in componenti gestibili, consentendo di destreggiarsi in modo efficiente tra più progetti.
Gli organizzatori di attività fungono da centro di comando, assicurando la produttività e l'assenza di scadenze.
In questo post, esamineremo le diverse funzionalità/funzioni necessarie in un'agenda per le attività, per aiutarvi a scegliere quella giusta che si adatta alle vostre esigenze e vi permette di completare le attività in modo efficiente. ✅
Benefici dell'uso di un'agenda per attività
I gestori di attività portano molto in tabella: flussi di lavoro semplificati, maggiore produttività, senso di controllo e di realizzazione.
Ma non è tutto. Approfondiamo gli altri vantaggi dell'uso di un eccellente software di gestione delle attività:
1. Maggiore visibilità delle attività
Il software di project management aiuta a suddividere i progetti di grandi dimensioni in attività più piccole da completare in ogni fase del ciclo di vita del progetto. In questo modo è più facile visualizzare tutte le attività da completare e monitorarle da un'unica dashboard.
Se, ad esempio, state lanciando una nuova funzionalità/funzione di un prodotto che richiede risorse di contenuto, potete creare un'area di lavoro per la gestione delle attività dashboard delle attività per monitorare le diverse attività che i membri del team devono completare.
I dashboard delle attività consentono di visualizzare in modo completo e a 360 gradi tutte le attività in corso, in modo da sapere cosa sta succedendo.
Diverse viste, come grafici e diagrammi di Gantt, forniscono informazioni preziose per la pianificazione, la supervisione e la reportistica. È possibile personalizzare le visualizzazioni per avere una visione dello stato di avanzamento del progetto.
2. Migliore monitoraggio delle attività
Gli organizzatori di attività consentono di tenere traccia di tutte le attività nelle varie fasi in un unico posto, con un passaggio in avanti rispetto al monitoraggio su carta e penna o su fogli di calcolo.
Grazie a potenti funzionalità di ricerca, è possibile vedere le attività e chi ci sta lavorando in tempo reale.
Ad esempio, ClickUp consente di creare più visualizzazioni per aiutarvi a monitorare ogni attività e a conoscerne lo stato:
Utilizzate le visualizzazioni delle attività di ClickUp per monitorare lo stato delle vostre attività e vedere quanto lavoro avete completato
3. Processi aziendali migliorati
Gli ottimi task manager visualizzano i flussi di lavoro e le attività per semplificare l'identificazione dei problemi e la loro risoluzione prima che si ripercuotano sull'intero flusso di lavoro del progetto.
Tuttavia, è normale che si verifichino inefficienze accidentali dovute a sequenze non chiare e attività dimenticate.
Harvard Business Review riporta che un progetto IT su sei ha un'inefficienza accidentale dovuta a tempi non chiari e a compiti dimenticati superamento del 70% dei tempi previsti .
Gli organizzatori di attività consentono di centralizzare le attività per anticipare le sequenze e risparmiare tempo grazie a funzionalità avanzate di gestione del tempo, come il monitoraggio del tempo o l'automazione delle attività, che fanno scattare automaticamente determinati eventi una volta che un'attività è stata completata.
Ad esempio, è possibile monitorare quali attività del flusso di lavoro richiedono più tempo del necessario e scegliere di automatizzare le attività ricorrenti.
Se alcune attività richiedono più tempo perché il prodotto finale richiede più iterazioni prima dell'approvazione, potete fornire ai membri del team del supporto per aiutarli a lavorare in modo più efficiente.
Caratteristiche chiave da considerare nella scelta di un organizzatore di attività
È giunto il momento di parlare delle funzionalità/funzione chiave da ricercare in un gestore di attività. Iniziamo.
Funzione 1: Capacità di creare un calendario Pianificazione delle attività aiuta i dipendenti a visualizzare gli obiettivi e ad allocare tempo e risorse per svolgere le attività in modo efficiente.
Una pianificazione delle attività indica in dettaglio la durata di ciascuna attività e la data di conclusione. Il vostro organizzatore di attività deve permettervi di creare un programma che aiuti voi e i vostri dipendenti a rimanere in carreggiata. Gestione del tempo di ClickUp consente di programmare il tempo e pianificare le attività utilizzando il calendario, il grafico Gantt, le sequenze temporali e le modalità di carico di lavoro. È inoltre possibile visualizzare la sequenza temporale del progetto, creare dipendenze e riprogrammare le date.
Monitorate i vostri progetti e le vostre attività in tempo reale con la Gestione del tempo di ClickUp
Con una migliore pianificazione delle attività, il team completerà le attività in tempo, ci sarà una migliore comunicazione e, di conseguenza, migliori risultati per il team.
Funzione 2: Visualizzazioni multiple
Le visualizzazioni multiple dei nomi delle attività, delle scadenze, degli stati e delle priorità di tutte le attività del team possono aiutare a presentare un quadro più chiaro di ciò che sta accadendo.
Raggruppate, filtrate e visualizzate ogni attività del progetto con più viste. Ad esempio, la Vista Team aiuta a visualizzare quali membri sono più impegnati di altri. La visualizzazione Calendario, invece, raggruppa le attività in base alle date di scadenza. Visualizzazioni di ClickUp è dotato di oltre 15 visualizzazioni completamente personalizzabili per soddisfare qualsiasi attività del team. È possibile scegliere tra le viste principali delle attività, come elenco, tabella e calendario, e le viste avanzate, come Gantt, tabella, timeline, mappa mentale, ecc.
Ecco un elenco di alcune delle diverse visualizzazioni offerte da ClickUp: 👇
- Vista Elenco: consente di visualizzare tutte le attività in un elenco ordinato e gestibile
- Vista Bacheca: consente di impostare potenti schede trascinabili suddivise per fasi o categorie
- Vista Calendario: consente di mappare le attività in base alle date
- Vista Gantt: ideale per il monitoraggio delle dipendenze tra le attività
- Vista Azioni: visualizza in modo aggregato le attività in una posizione
- Sequenza: visualizza le attività in modo lineare
- Vista Carico di lavoro: consente di visualizzare il carico di lavoro di ciascun membro del team in un momento specifico.
- Vista Tabella: ogni riga e colonna ha la stessa altezza, ideale per visualizzare o importare informazioni in blocco
- Mappe mentali: costruite una struttura gerarchica per collegare e raggruppare le attività in una struttura ad albero
- Vista Mappa: consente di posizionare le attività su una mappa.
Grazie alla possibilità di scegliere tra tante visualizzazioni multiple, è possibile esaminare i traguardi e le attività in modo più completo e assicurarsi che nulla sfugga agli occhi.
Visualizzate il flusso di lavoro del vostro team con le visualizzazioni di ClickUp
Funzione 3: Opzioni di personalizzazione
L'organizzatore di attività deve consentire di personalizzare diversi elementi delle attività in base alle proprie esigenze.
Le funzionalità/funzione di personalizzazione consentono di adattare l'interfaccia utente alle preferenze personali. Ad esempio, è possibile includere nelle attività categorie ed etichette, codici colore e opzioni di notifica personalizzabili.
È anche possibile creare dipendenze per ogni attività, in modo da completare tutte le attività critiche in ogni fase del progetto.
ClickUp permette di impostare attività completamene personalizzabili con tipi di attività personalizzate per i client o gli eventi. È possibile scegliere tra più visualizzazioni e avere tutto ciò di cui abbiamo parlato sopra.
💡 Pro tip: ClickUp offre un'incredibile possibilità di personalizzazione con ClickApps piccole app basate su funzioni che si possono attivare o disattivare per controllare elementi come l'automazione, gli assegnatari multipli, i campi personalizzati e altro ancora.
Funzione 4: Gestione dei file
La gestione dei file consente di avere a disposizione ciò che serve senza dover cercare documenti e file su diversi dispositivi.
Quando scegliete un'agenda per le attività, cercatene una con solide funzionalità di gestione dei file che vi aiutino a memorizzare e recuperare rapidamente i file necessari.
L'organizzatore di attività deve anche supportare allegati multipli e offrire opzioni di filtro quando si assegnano le attività. Gerarchia dei progetti in ClickUp consente di creare aree di lavoro e di organizzare le cartelle all'interno di ogni spazio.
Mantenete i file organizzati e recuperateli più velocemente grazie alle funzionalità di gerarchia dei progetti di ClickUp
È possibile allegare file da spazi di archiviazione cloud come Dropbox, Google Drive, Box e Microsoft OneDrive/SharePoint.
È anche possibile assegnare un codice colore a ogni cartella e usare Ricerca ClickUp per trovare i file archiviati. Il piano gratuito comprende 100 MB di spazio di archiviazione, mentre tutti i piani a pagamento offrono uno spazio di archiviazione illimitato.
Funzione 5: Sicurezza
Proteggere i dati aziendali cruciali nell'agenda delle attività è fondamentale. Verificate se l'agenda delle attività dispone di funzionalità/funzione come la protezione con password, etichette per la gestione degli accessi e delle autorizzazioni, ruoli degli utenti e cartelle.
ClickUp opera interamente su Amazon Web Services (AWS), con un sistema di protezione dei dati sicurezza di livello mondiale . Ha inoltre ottenuto la certificazione di audit per i Service Organization Controls (SOC 2) Trust Services Principles.
Funzione 6: Accessibilità mobile
La vostra soluzione di gestione delle attività non dovrebbe funzionare solo sullo schermo del computer.
Cercate la compatibilità con iOS e Android, la sincronizzazione continua tra le versioni mobile e desktop e l'accessibilità offline del vostro organizzatore di attività.
Funzione 7: funzionalità di reportistica
In qualità di gestore del team, non si tratta solo di assegnare attività e creare flussi di lavoro, ma anche di mantenere il team in carreggiata e massimizzare la produttività. La reportistica e le analisi forniscono informazioni sulle prestazioni del team e sul monitoraggio dello stato.
Considerate le funzionalità di gestione delle attività come le statistiche di completamento delle attività, i dati di monitoraggio del tempo e i rapporti sull'invecchiamento delle attività. Con le funzionalità/funzione abilitate, il vostro strumento di gestione delle attività può inviarvi aggiornamenti critici sul vostro team. ClickUp Dashboard consente di monitorare e gestire le prestazioni con dati, elenchi, schede e grafici personalizzati. Il dashboard giornaliero personalizzato facilita la visualizzazione della produttività. È inoltre possibile valutare i carichi di lavoro del team e le panoramiche commerciali, ecc.
ClickUp Dashboards offre opzioni di personalizzazione che consentono di monitorare e gestire il lavoro del team
Funzione 8: Monitoraggio del tempo
Un'altra funzionalità essenziale è il monitoraggio del tempo, che vi aiuta ad assegnare le attività, a massimizzare l'utilizzo del tempo e a creare una sequenza temporale futura. Ecco perché il monitoraggio del tempo è fondamentale:
- Il monitoraggio del tempo con i timesheet aumenta la flessibilità lavorativa e crea un sano equilibrio tra lavoro e vita privata
- Miglioramento del project management con una chiara distinzione delle attività che richiedono tempo
- Riduzione del tempo dedicato ai lavori amministrativi, eliminando la registrazione manuale delle ore e la compilazione di fogli di calcolo ClickUp Monitoraggio del tempo dei progetti consente di risparmiare tempo e di monitorarlo grazie alle estensioni di Google e alle integrazioni con applicazioni come Toggl, Harvest, Time Doctor, Clockify, ecc. Inoltre, fornisce reportistica e fogli di calcolo per risparmiare tempo, sia a livello individuale che di team.
Traccia facilmente i tempi, imposta stime e aggiungi note con ClickUp Project Time Tracking
Funzione 9: Interfaccia utente
Il team non deve perdere tempo a navigare o a imparare un software complesso. Scegliete uno strumento di gestione delle attività con un'interfaccia user-friendly e una disposizione ordinata delle funzionalità/funzione in modo da poter lavorare immediatamente.
Inoltre, cercate un buon supporto clienti e risorse di formazione. Queste funzionalità/funzione riducono al minimo la curva di apprendimento e aiutano a imparare rapidamente a utilizzare le funzioni avanzate dell'organizzatore di attività.
Funzione 10: capacità di integrazione
Un buon software di gestione delle attività deve integrarsi perfettamente con le altre applicazioni utilizzate.
Per esempio, le integrazioni con le email aiutano a convertire le attività, l'integrazione con il Calendario aiuta a gestire le scadenze e la pianificazione, mentre le app per prendere appunti permettono di catturare rapidamente le idee.
Supponiamo che uno stakeholder invii un feedback sulla campagna di marketing via email. In questo caso, i membri del team possono facilmente convertirlo in attività all'interno della piattaforma e assegnarlo ai membri del team interessati.
Con queste integrazioni, la necessità di passare continuamente da una piattaforma all'altra viene eliminata. Non solo il flusso di lavoro diventerà più fluido, ma si potrà anche risparmiare più tempo.
Utilizzo di ClickUp come organizzatore di attività
Ora sapete che un software di gestione delle attività di base non è Da fare. Siete alla ricerca di uno strumento con tutte le funzionalità/funzione di cui abbiamo parlato sopra?
Utilizzate ClickUp, il miglior software di gestione delle attività costruito con un'unica applicazione che può sostituire tutte le altre. ClickUp ha aiutato immensamente Lids con la collaborazione del team e a tenere sotto controllo il mio lavoro. Ha accelerato i flussi di lavoro, semplificato l'amministrazione e migliorato i risultati. Grazie agli strumenti di project management di ClickUp, il team ha risparmiato oltre 100 ore di lavoro. ClickUp ha aiutato anche Cemex a ridurre i tempi di consegna dei progetti da ore a secondi e a fornire una piattaforma per collaborare con oltre 50 membri del team in un unico luogo. Cemex ha migliorato i flussi di lavoro e le consegne dei progetti grazie all'automazione, ai processi di assunzione migliorati, alla visibilità in tempo reale e alla semplificazione dei processi. Attività di ClickUp consente di pianificare, organizzare e collaborare alle attività con personalizzazioni che semplificano la gestione delle attività.
Gestite facilmente tutte le attività legate ai progetti su un'unica piattaforma con ClickUp Tasks
Ecco come ClickUp Tasks, un software gratuito per la gestione delle attività, si dimostra utile:
- Collaborazione: Il lavoro di squadra è accelerato dalle funzionalità/funzione di collaborazione che consentono di avere più assegnatari e thread di commenti. È anche possibile aggiungere commenti come elementi d'azione e condividere registrazioni dello schermo per un maggiore chiarimento
- Flessibilità: Visualizza le attività in più visualizzazioni e naviga facilmente tra di esse. Grazie alle attività secondarie personalizzabili, è possibile ottenere tutte le informazioni necessarie in qualsiasi momento
- Tipi di attività personalizzati: Gestite qualsiasi tipo di lavoro con i tipi di attività personalizzati di ClickUp, utilizzando diverse convenzioni di denominazione e definendo i tipi di attività
- Modelli personalizzati: Create flussi di lavoro trasparenti e risparmiate tempo con l'aiuto di modelli. È anche possibile creare e riutilizzare i modelli di elenco delle attività in un secondo momento per risparmiare tempo.
- Durata stimata: Comprendete a fondo la produttività del team con lo strumento di monitoraggio del tempo, per essere in anticipo rispetto ai vostri traguardi e identificare le lacune
- **Concentrarsi su ciò che conta di più con cinque livelli di priorità, da basso a urgente. Tenete informato il team su quali attività lavorare e quali occupare in un secondo momento.
- Tag: Aggiungete tag personalizzati per categorizzare le attività nel modo desiderato e filtrarle da progetti e posizioni diverse dell'attività
- Relazioni e dipendenze: Aggiungete relazioni per passare più velocemente ad attività correlate e aggiungete dipendenze per determinare l'ordine delle diverse operazioni all'interno di un'attività
- Registrazione dello schermo: Riducete al minimo gli sprechi di tempo delle riunioni e i lunghi thread di email, potenziando la comunicazione del team con la condivisione della registrazione dello schermo
- Integrazioni: Connessione con i vostri strumenti preferiti come Slack, Zoom, Clockify, Timely, Gitlab, Dropbox, Zoom, Toggl, Webhooks, ecc
Si tratta di una destinazione unica per impiegare tutti gli strumenti di capacità di gestione delle attività . Salvate i vostri dati importanti, create fogli di calcolo, utilizzate Documenti Google ed eliminate la necessità di utilizzare più app.
Tutte le risorse necessarie per gestire le attività in modo efficiente sono disponibili con questo semplice software di gestione delle attività.
Modello di elenco giornaliero delle cose da fare di ClickUp
ClickUp non è un semplice software, ma uno strumento di estensione con diverse risorse, tra cui molti modelli, che vi permetteranno di lavorare rapidamente. Modello di Elenco giornaliero delle cose da fare di ClickUp fornisce un monitoraggio delle attività di routine per tenere sotto controllo i vostri impegni. Questo modello vi permette di iniziare in pochi secondi con attività personalizzabili.
Il modello di Elenco giornaliero delle cose da fare di ClickUp è stato progettato per aiutarvi a rimanere organizzati e motivati.
Create potenti elenchi di cose da fare con ClickUp. Ecco come questo modello può aiutarvi:
- Impostare obiettivi raggiungibili per contribuire a un esito positivo a lungo termine
- Tracciare con precisione lo stato di avanzamento del progetto e mantenere il monitoraggio delle attività in un unico posto
- Attività personalizzabili per mantenere il team concentrato e in anticipo sulle scadenze
- Monitoraggio giornaliero delle cose da fare con note e promemoria automatizzati per monitorare lo stato di avanzamento
- Suddivisione delle attività in piccoli elenchi di cose da fare e mantenimento della motivazione durante la realizzazione delle attività
ClickUp Gestione Semplice delle Attività Modello di gestione semplice delle attività di ClickUp è un altro modello prezioso per semplificare le soluzioni di gestione delle attività.
Il modello di gestione delle attività semplici di ClickUp è stato progettato per essere il vostro sistema di gestione delle attività quotidiane, personale e senza stress, che funziona nel modo in cui lavorate voi.
Alcune delle principali funzionalità/funzione di questo modello includono:
- Creare elenchi di cose da fare per il lavoro e suddividere i progetti in attività più piccole e gestibili
- Definizione delle priorità, visualizzazione e organizzazione delle attività in modo coerente e tempestivo
- Una struttura chiara per l'aggiunta di attività ed etichette con data di scadenza, priorità e stato di completamento
Scegliere il miglior software di gestione delle attività per il tuo team
I software di organizzazione delle attività e di project management possono rendere la gestione delle attività un gioco da ragazzi grazie all'assegnazione, alla pianificazione e al monitoraggio del tempo. Inoltre, grazie a modelli pronti all'uso, è possibile iniziare a gestire le attività immediatamente. Risparmiate tempo, ottenete una migliore visibilità e pianificate le attività per il team con visualizzazioni flessibili.
Grazie a queste funzionalità, gli organizzatori di attività possono semplificare notevolmente il vostro lavoro e risultare gratificanti per il vostro team e per la direzione.
Un organizzatore di attività come ClickUp può aiutarvi a collaborare, personalizzare, tenere traccia del tempo, monitorare lo schermo, inserire tag e integrarsi con altri strumenti in un unico posto. È un software che può aiutarvi a gestire istantaneamente tutti gli aspetti della gestione delle attività. Iscrivetevi a ClickUp per passare a strumenti di gestione delle attività efficienti ed efficaci.
FAQs
1. Da fare per organizzare la gestione delle attività?
L'organizzazione della gestione delle attività può diventare semplice ed efficiente con un organizzatore di attività che consente di pianificare le attività, impostare le scadenze, collaborare con il team e risparmiare tempo.
2. Qual è il lavoro di un task manager?
Il gestore del team aiuta ad assegnare le attività al team, a garantire che il team rimanga in carreggiata, ad aiutare il team a rispettare le scadenze e a monitorare continuamente le prestazioni del team per identificare le lacune.
3. Da fare per organizzare e dare priorità alle attività?
Un organizzatore di attività può organizzare e assegnare le attività in base alla disponibilità e alla larghezza di banda dei dipendenti. Può anche aiutare a stabilire la priorità delle attività con tag ed etichette, in modo che i dipendenti sappiano a quali lavorare per primi.