Se sei un professionista, probabilmente hai già sentito parlare di Zoom. Oggi è quasi sinonimo di riunioni virtuali, dopo essere diventato immensamente popolare durante la pandemia. Il successo di Zoom può essere attribuito, in parte, al suo accesso gratis, alle sue funzionalità intuitive e alla sua interfaccia utente semplice.
Zoom può aiutarti se desideri collaborare con il tuo team remoto o disperso, effettuare la sincronizzazione con clienti all'estero o semplicemente incontrare un amico in una riunione personale. Ma il primo passaggio per tutte queste conversazioni è pianificare una riunione tramite il tuo account Zoom.
In questo post del blog ti mostreremo esattamente come fare ciò che devi fare, con passaggi rapidi e semplici.
Nozioni di base sulla pianificazione di una chiamata Zoom
Immagina una piccola riunione con due o tre colleghi. Per organizzare questa riunione, ti basterà aprire l'app desktop di Zoom, creare un link per una riunione istantanea, incollarlo nella chat WhatsApp dei tuoi colleghi e comunicare loro l'orario.
⭐ Modello in primo piano
Prima di inviare l'invito Zoom, organizza tutto con il modello gratuito per riunioni di ClickUp. Ti aiuta a impostare un programma chiaro, prendere note e tenere traccia dei passaggi successivi, tutto in un unico posto.
Sebbene questo metodo sia piuttosto semplice, può risultare scoraggiante e insostenibile. Cosa faresti se dovessi organizzare una riunione aziendale o di reparto?
Non puoi semplicemente presentarti e aspettarti che le persone partecipino con un preavviso minimo. Devi verificare la disponibilità delle persone, assicurarti che ci sia un programma chiaro per la riunione ed essere pronto a documentare le discussioni chiave e i punti salienti per mantenere tutti sulla stessa lunghezza d'onda.
È qui che la pianificazione è più utile.
Zoom ti consente di inviare inviti alle riunioni per bloccare i calendari di tutti i partecipanti e offre agli utenti la possibilità di stabilire il programma della riunione (tra le altre funzionalità/funzioni), assicurando che i partecipanti abbiano il tempo di prepararsi.
Una volta acquisite queste nozioni di base, sarai pronto per pianificare riunioni Zoom come un professionista.
Diversi modi per organizzare una riunione su Zoom
Puoi pianificare una riunione Zoom in diversi modi, a seconda di dove utilizzi il tuo account Zoom. Ci sono tre opzioni: l'app desktop Zoom, il sito web Zoom (noto anche come Zoom sul browser) e l'app mobile Zoom.
Tutti i metodi funzionano sia per pianificare riunioni singole che ricorrenti. Vediamo le istruzioni passo passo su come pianificare riunioni Zoom su ciascuna piattaforma.
Pianificazione di una riunione Zoom tramite l'app desktop Zoom
- Una volta avviata l'app desktop di Zoom, vedrai la schermata qui sotto
- Per pianificare una nuova riunione, clicca su Pianifica. Una volta fatto questo, apparirà una scheda per personalizzare la riunione pianificata.
- Crea un argomento per la riunione, ad esempio "Valutazione delle prestazioni" o "Discussione sui traguardi di fine mese". Successivamente, inserisci i dettagli relativi alla data e all'ora della riunione. La versione gratuita di Zoom consente solo riunioni della durata massima di 40 minuti. Tuttavia, con la versione a pagamento, la riunione può durare tutto il tempo necessario.
- Successivamente, per aggiungere i partecipanti, inserisci i loro indirizzi e-mail. In questo modo verrà inviato un link alla casella di posta dei partecipanti con i dettagli della riunione. Se desideri conservare i messaggi della chat durante la riunione, puoi attivare/disattivare l'opzione accanto a Chat continua della riunione. Ciò è particolarmente utile nel caso di sessioni di domande e risposte o se prevedi di prendere appunti dopo la riunione.
- Segue l'opzione Sala d'attesa, che consente all'organizzatore di concedere l'accesso o limitare l'ingresso dei partecipanti. Disattivala se non hai intenzione di partecipare alla riunione, in modo che i partecipanti possano unirsi direttamente senza bisogno di approvazioni.
- Sotto, effettua una selezione per aggiungere i dettagli della riunione ai calendari dei destinatari. Le opzioni disponibili sono Google Calendar, iOS iCal e il calendario di Outlook.
- La scheda Opzioni avanzate consente ulteriori opzioni di personalizzazione, come consentire l'accesso automatico, bloccare determinati partecipanti, ecc.
L'app Zoom è uno dei modi più rapidi e convenienti per pianificare una riunione Zoom. Tuttavia, se non hai installato l'app Zoom, puoi pianificare una riunione dal tuo browser, tramite il sito web di Zoom.
Pianificazione di una riunione Zoom tramite il portale web Zoom
Pianificare una riunione sul sito web di Zoom è simile all'app desktop, con alcune eccezioni. Dopo aver effettuato l'accesso o la registrazione, apparirà questa schermata:
- Dopo aver cliccato su Pianifica una riunione, apparirà una scheda simile all'app desktop in cui potrai personalizzare le impostazioni della tua riunione. Inoltre, puoi anche aggiungere il sito web Zoom come estensione Chrome o plugin Microsoft Outlook, cliccando sulle opzioni nella parte inferiore dello schermo. Queste opzioni rendono facile avviare una riunione Zoom nel tuo browser web.
- Puoi aggiungere partecipanti a una riunione in corso. Clicca sull'opzione Invita nell'elenco dei partecipanti sotto lo schermo del tuo desktop. In questo modo il link della riunione verrà copiato negli appunti e potrai inviarlo ad altri partecipanti.
Se lavori meno sul browser e più sul tuo telefono, ti sarà più facile pianificare una riunione Zoom tramite la sua app mobile.
Pianificazione di una riunione Zoom utilizzando l'app mobile Zoom (iOS/Android)
Una volta installata l'app Zoom sul tuo dispositivo Android o iOS, lo schermo ti consentirà di pianificare le tue riunioni in integrazione con il Calendario del tuo dispositivo.
Questa funzionalità aggiunge automaticamente i dettagli della riunione al tuo Calendario e attiva una notifica push. Riceverai un promemoria 10 minuti prima dell'inizio della riunione.
(Speriamo che i nostri colleghi che sono sempre in ritardo ne prendano spunto) 🤞
Riunioni ricorrenti su Zoom
Supponiamo che tu stia programmando una riunione che si terrà regolarmente, ad esempio la riunione giornaliera del team, le revisioni settimanali o i check-in mensili con il tuo manager. Seleziona l'opzione Riunione ricorrente, che programma automaticamente la riunione e invia promemoria prima di ogni sessione.
Una volta selezionata questa casella, avrai a disposizione ulteriori opzioni relative ai dettagli della riunione, alla ricorrenza e al periodo di conclusione.
Opzioni avanzate di pianificazione di Zoom
Con Zoom, puoi scegliere tra varie funzionalità avanzate per condurre, proteggere e trasmettere in streaming le tue riunioni online. Ciò include funzionalità come misure di sicurezza aggiuntive e l'SDK web di Zoom. Abbreviazione di Web Software Development Kit (SDK), questo kit ti consente in genere di aggiungere funzionalità aggiuntive allo stesso software che potrebbero non essere disponibili tramite le sue app web o desktop.
Esplorare le opzioni avanzate di Zoom
Imposta password per le riunioni su Zoom per una maggiore sicurezza e per impedire l'accesso non autorizzato. Crea una password a tua scelta o utilizza quella predefinita generata da Zoom. Utilizza le opzioni di pianificazione avanzate per incorporare la riunione pianificata in altre pagine web, come il tuo sito web personale.
Aggiungere una password alle riunioni Zoom per una maggiore sicurezza
I tuoi invitati potranno partecipare alla riunione senza inserire questa password se cliccano sul link che hai inviato loro. Inoltre, limita l'accesso agli invitati che hanno effettuato l'accesso utilizzando domini sconosciuti, ad esempio qualsiasi indirizzo e-mail diverso da quello istituzionale.
Sono disponibili anche opzioni di crittografia, tra cui la crittografia end-to-end, in cui i dati vengono archiviati sul dispositivo locale. 🔑
Nota: Se la sezione seguente è troppo tecnica o complessa per te, ti consigliamo di chiedere aiuto a un collega o un amico esperto in materia.
Utilizzo dell'SDK web di Zoom per la pianificazione all'interno di un sito web
Puoi integrare la familiare esperienza delle riunioni e dei webinar Zoom direttamente nella tua app o nel tuo sito web. Gli utenti avranno accesso alle funzionalità principali di Zoom, come partecipare alle chiamate, disattivare i microfoni, effettuare la condivisione degli schermi e chattare, il tutto all'interno della tua interfaccia personalizzata.
Ciò può essere fatto in due modi:
- Visualizzazione client: offre un'esperienza completa e autonoma delle riunioni Zoom all'interno della tua applicazione.
- Visualizzazione dei componenti: integra le funzioni della riunione come sezione specifica all'interno del layout esistente della tua app.
L'SDK web di Zoom non offre direttamente il supporto per la pianificazione di riunioni all'interno del tuo sito web. Tuttavia, puoi ottenere questa funzionalità combinando l'SDK con l'API di Zoom, abbreviazione di Application Programming Interface, ovvero l'infrastruttura che consente a diversi software di connettersi tra loro.
Utilizza l'endpoint Crea riunione dell'API Zoom per pianificare una riunione. Questo endpoint richiede l'autenticazione tramite OAuth o le app JWT Marketplace di Zoom. OAuth (abbreviazione di "Open Authorization") è uno standard aperto per la delega dell'accesso, comunemente utilizzato dagli utenti Internet per consentire a siti web o applicazioni di accedere alle loro informazioni su altri siti web senza fornire loro le password. Successivamente, specifica date, orari, durata, argomenti e altre opzioni della riunione. L'API restituisce un oggetto riunione contenente informazioni essenziali, tra cui l'ID della riunione e l'URL di partecipazione.
Dopo aver pianificato una riunione tramite l'API, utilizza l'SDK per fornire un pulsante o una funzionalità "Partecipa" all'interno del tuo sito web. Quando gli utenti fanno clic su "Partecipa", utilizza la funzione "Partecipa alla riunione" dell'SDK con l'ID della riunione recuperato per avviare la riunione Zoom all'interno del tuo sito web senza interruzioni.
Oltre a queste funzionalità/funzioni, puoi anche partecipare alle riunioni mentre sei in viaggio utilizzando l'impostazione delle chiamate telefoniche di Zoom, che essenzialmente converte la tua riunione in una telefonata. Altre funzionalità/funzioni includono l'interpretazione linguistica, l'aggiunta di host alternativi, l'aggiunta di allegati alla riunione e la creazione di filigrane per le schermate presentate.
Integrazione di Zoom con altre piattaforme
Integrare le chiamate di lavoro nel software che usi quotidianamente ti aiuterà a lavorare più velocemente e a ridurre i cambi di contesto.
Ecco come fare.
Integrazione di Zoom con ClickUp
Se sei stanco di passare da un'app all'altra per gestire le riunioni mentre lavori, ClickUp è lo strumento che fa per te! ClickUp ti offre uno spazio di lavoro centralizzato per gestire tutte le tue attività e i tuoi progetti, sia individuali che collaborativi.
E la parte migliore? Puoi persino gestire tutte le tue riunioni Zoom direttamente all'interno di ClickUp. L'integrazione di Zoom con ClickUp è comoda per gestire le tue riunioni senza dover cambiare contesto.
L'integrazione con Zoom è disponibile per tutti i piani ClickUp. Se sei titolare dell'area di lavoro e amministratore, abilita Zoom ClickApp e accedi a ClickUp utilizzando Zoom. Si tratta di un passaggio che devi eseguire una sola volta, dopodiché l'icona di Zoom apparirà in modo permanente nel tuo App Center.
Cliccaci sopra o inserisci il comando "/zoom" nella tua dashboard: ti aiuterà a pianificare immediatamente una riunione e ad aggiungerla automaticamente al tuo calendario ClickUp. 🗓️
L'integrazione di Zoom con ClickUp ti aiuta a organizzare gli appunti e i dettagli delle riunioni in cartelle ClickUp specifiche. All'interno di queste cartelle, puoi assegnare commenti in ClickUp e impostare attività ricorrenti in ClickUp per le riunioni che si svolgono frequentemente.
Puoi utilizzare il blocco note di ClickUp per prendere appunti durante la riunione e la vista Chat in ClickUp per comunicare con i tuoi colleghi e i partecipanti alla riunione in tempo reale.
ClickUp non solo semplifica la pianificazione delle riunioni, ma aiuta anche ad aumentare la tua produttività.
Utilizza i numerosi strumenti e modelli per riunioni di ClickUp per pianificare, condurre, gestire e dare seguito alle tue riunioni senza alcuno sforzo. I modelli di lavagna bianca, ad esempio, ti consentono di condurre efficaci sessioni di brainstorming durante le riunioni di gruppo e migliorare la collaborazione visiva sulle attività.
Sebbene Zoom disponga di una funzionalità lavagna online, queste opzioni altamente personalizzabili e dal design accurato sono un'esclusiva di ClickUp.
Se le riunioni Zoom lunghe e intense confondono i partecipanti su ciò che ci si aspetta da loro, puoi affidarti alle attività di ClickUp per creare e assegnare le attività discusse durante la riunione.
Puoi anche utilizzare AI Writer for Work di ClickUp insieme a ClickUp Notepad e ClickUp Docs per prendere appunti durante le riunioni e gestire i verbali. 📝
AI Writer for Work è anche molto intuitivo e modella i suoi suggerimenti in base al tuo ruolo lavorativo e al profilo della tua azienda. Oltre a offrire praticità e migliorare la qualità della scrittura, ti aiuterà a correggere errori grammaticali e ortografici, tradurre le tue note in più lingue e rendere i tuoi contenuti più chiari.
Pianificazione di riunioni Zoom in Microsoft Outlook
Zoom offre due opzioni di integrazione con Outlook: il componente aggiuntivo e il plug-in.
Il plugin è un'applicazione da installare, mentre il componente aggiuntivo fornisce un'integrazione nativa all'interno di Outlook. Zoom consiglia di utilizzare il plugin per una migliore esperienza dell'utente, quindi vediamo come avviare una riunione utilizzando questa opzione.
Dopo aver scaricato il plugin dal Centro download di Zoom, accedi alla tua app desktop Zoom. Troverai un'opzione per pianificare una riunione Zoom nel tuo ambiente Outlook.
Impostazione di riunioni Zoom tramite Google Calendar
Per collegare il tuo account Zoom al tuo Google Calendar, installa il componente aggiuntivo Zoom per Google Workspace. Una volta fatto questo e aver effettuato l'accesso utilizzando l'account Google che desideri integrare con Zoom, accetta tutte le autorizzazioni e chiudi quella scheda.
Quindi, vai al tuo Google Calendar. Noterai che ora, quando crei un evento, puoi impostarlo come riunione Zoom.
Vantaggi dell'integrazione di Zoom con i sistemi CRM
Sincronizzazione di Zoom con il tuo sistema CRM, come ClickUp CRM, Salesforce, Zendesk o Zoho, può aiutarti a evitare il fastidio di dover passare da un'applicazione all'altra sul posto di lavoro.
Ciò è particolarmente utile se organizzi un webinar o una sessione informativa e inviti persone esterne alla tua organizzazione a partecipare.
L'integrazione CRM ti aiuterà a inviare i dettagli e i link del webinar a tutti i partecipanti. In questo modo tutti i dati importanti, come i nomi dei partecipanti, gli indirizzi email, i commenti e i feedback, saranno archiviati in un unico posto.
Questa funzionalità/funzione è utile se hai un piano per contattarli dopo il webinar o per conservare i loro dati in archivio per ulteriori iniziative di marketing.
Abbina Zoom a ClickUp per ottenere la massima efficienza nelle riunioni
In sintesi, gestire bene le tue riunioni Zoom può avere molte implicazioni positive sul tuo flusso di lavoro. Farlo nel modo giusto garantirà risultati positivi, come elementi definiti, una chiara divisione delle responsabilità, l'allineamento delle parti interessate e molto altro ancora.
Pianificare una riunione in anticipo amplifica l'impatto di questi risultati positivi, poiché tutti sanno cosa aspettarsi e cosa ci si aspetta da loro. Ed è molto più organizzato di un messaggio WhatsApp facile da perdere o di un invito dell'ultimo minuto.
Integrando questa pratica con ClickUp Meetings potrai semplificare il flusso di lavoro delle tue riunioni, dalla pianificazione alla presa di appunti e al follow-up.
Esplora in dettaglio l'integrazione di Zoom in ClickUp per saperne di più sugli strumenti di riunione IA integrati in ClickUp, la creazione di attività, la presa di appunti e altre funzionalità/funzioni che renderanno le tue riunioni più efficienti e produttive. 🚀
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Domande frequenti
1. Come posso programmare una riunione Zoom e invitare qualcuno?
Puoi pianificare una riunione Zoom cliccando sul pulsante Pianifica nella home page dell'app. Dopodiché, inserisci i dettagli della tua riunione, inclusi argomento, ora, durata, ecc.
Per invitare altre persone, puoi inserire i loro indirizzi e-mail in questa scheda per inviare loro direttamente il link alla riunione. Se utilizzi ClickUp per le riunioni Zoom, puoi farlo con un solo clic o digitando il comando /zoom nella casella di ricerca.
2. Come posso programmare una riunione Zoom in modo che si avvii automaticamente?
Esistono alcuni prerequisiti per avviare/interrompere automaticamente le riunioni Zoom Room.
- Integrazione di Zoom Rooms con un calendario Google o Microsoft
- Versione minima globale di Zoom Rooms o superiore
- Versione minima globale del controller Zoom Rooms o superiore
Per pianificare automaticamente una riunione Zoom, seleziona innanzitutto la riunione o la sala a cui desideri applicare questa impostazione. Quindi, fai clic sulla scheda Riunione e attiva/disattiva l'opzione accanto a Avvio automatico delle riunioni pianificate. Fai clic su Abilita per confermare la modifica.
Zoom consente inoltre agli utenti di applicare questa impostazione all'intero account facendo clic sull'icona del lucchetto 🔒.
3. Come posso programmare una riunione Zoom e invitare qualcuno in Gmail?
Per inviare un invito a una riunione Zoom tramite Gmail o Google Calendar, devi scaricare il componente aggiuntivo Zoom per Google Workspace. Dopodiché, crea un evento nel tuo Google Calendar. A questo punto, aggiungi l'argomento e i dettagli dei tuoi ospiti. Qui dovrai inserire i loro indirizzi e-mail o i loro nomi. Quindi, clicca su "Trasforma in riunione Zoom" e i partecipanti riceveranno il link alla riunione nella loro casella di posta Gmail.