Hampir 60% pekerja merespons pesan instan dalam waktu 10 menit. Meskipun respons cepat dan komunikasi real-time sering dianggap sebagai efisiensi, hal ini mengganggu konsentrasi dan menghambat pekerjaan mendalam.
Jika kita ingin produktivitas tim yang sesungguhnya, komunikasi perlu diubah.
Komunikasi asinkron mengubah kolaborasi menjadi lebih baik. Ini adalah alternatif produktif untuk mengelola tim, mengurangi waktu yang terbuang, dan menjaga keseimbangan antara pekerjaan dan kehidupan pribadi.
Artikel blog ini akan menjelaskan apa itu komunikasi asinkron, mengapa hal itu efektif, dan bagaimana hal itu dapat memberikan manfaat bagi Anda. Dan jika Anda tetap mengikuti, kami juga akan membagikan rahasia di balik bagaimana ClickUp adalah satu-satunya alat yang Anda butuhkan untuk mengadopsi komunikasi asinkron dengan mulus!*
Apa Itu Komunikasi Asinkron?
Komunikasi asinkron adalah jenis komunikasi di mana orang-orang berbagi informasi tanpa mengharapkan respons instan. Alih-alih interaksi real-time atau tatap muka, seperti rapat atau panggilan telepon, percakapan berlangsung seiring waktu melalui alat seperti email, aplikasi pesan, atau video yang direkam.
Setiap orang dapat merespons saat waktu yang paling sesuai bagi mereka—tidak perlu online pada waktu yang sama.
👀 Tahukah Anda? 51% pekerja mengalami stres akibat komunikasi yang buruk. Komunikasi asinkron dapat secara signifikan mengurangi stres di tempat kerja—terutama dalam tim digital atau yang berorientasi pada kerja jarak jauh—dengan memberikan orang lebih banyak kendali, kejelasan, dan ruang untuk interaksi mereka.
Mengapa Komunikasi Asinkron Penting?
Komunikasi asinkron memberikan tim ruang untuk fokus, berpikir jernih, dan menghindari kelelahan. Tanpa tekanan untuk merespons secara instan, orang dapat terlibat dalam pekerjaan mendalam dan menghindari gangguan konstan.
Ini sangat berguna bagi tim global atau tim jarak jauh yang harus menyesuaikan dengan zona waktu yang berbeda. Selain itu, hal ini secara alami meningkatkan kualitas percakapan: orang-orang mengambil waktu untuk memproses dan merespons dengan lebih teliti.
Alat asinkron juga meninggalkan jejak tertulis atau tercatat, memudahkan untuk merujuk keputusan dan menghindari kesalahpahaman. Singkatnya, hal ini menjanjikan fleksibilitas yang lebih besar, waktu fokus yang lebih baik, dan komunikasi yang efektif.
📮ClickUp Insight: Data survei efektivitas rapat kami menunjukkan bahwa 25% rapat melibatkan rata-rata 8 atau lebih peserta. Kami juga menemukan bahwa rata-rata rapat berlangsung sekitar 51 menit. Rapat-rapat besar ini dapat mengakibatkan setidaknya 6 hingga 8 jam waktu rapat kolektif yang dihabiskan per minggu di tingkat organisasi.
Bagaimana jika Anda bisa memangkasnya? ClickUp mengubah cara tim berkomunikasi! Alih-alih rapat yang panjang, kolaborasikan langsung dalam tugas menggunakan komentar, lampiran, catatan suara, klip video, dan lainnya—di satu tempat.
💫 Hasil Nyata: Tim global STANLEY Security telah menghemat lebih dari 8 jam per minggu untuk rapat dan pembaruan dengan aplikasi all-in-one kami untuk kerja!
Bagaimana Komunikasi Asinkron Bekerja
Pola pikir asinkron didasarkan pada ide sederhana: bagikan informasi sekarang, balas saat Anda siap.
📌 Contoh komunikasi asinkron meliputi seorang penulis dan editor yang mengedit studi kasus bersama (tetapi tidak secara real-time) di ClickUp Docs yang dibagikan, mengumpulkan konteks dari thread diskusi proyek di saluran ClickUp Chat, memposting pembaruan kemajuan sebagai komentar tugas ClickUp, dan berbagi rekaman layar untuk demonstrasi produk melalui ClickUp Clips.
Ini hanyalah beberapa dari banyak alat yang membantu Anda mengatur dan mengakses pembaruan kapan pun Anda membutuhkannya. (Kami membahas cara menggunakan semua alat ini 🔜 dalam posting blog, jadi tunggu kabar selanjutnya!)
Inilah yang membuatnya berhasil:
- Akses informasi seperti komentar, dokumen, atau pesan yang disimpan dan dibagikan di saluran komunikasi kapan saja.
- Tunda respons tanpa merasa bersalah, memberikan kebebasan kepada anggota tim untuk menjawab dengan pertimbangan, bukan hanya kecepatan.
- Kerjakan tugas secara mandiri dan dengan kecepatan Anda sendiri, tanpa perlu semua orang hadir pada waktu yang sama.
🧠 Fakta Menarik: Tingkat kehadiran di kantor tetap 30% lebih rendah pasca-pandemi akibat meningkatnya model kerja hybrid.
Cara Menerapkan Komunikasi Asinkron di Tempat Kerja Anda
Anda tidak dapat menerapkan metode kolaborasi asinkron di tempat kerja modern hanya dengan mengadakan atau menghadiri lebih sedikit pertemuan. Anda harus menyiapkan sistem, kebiasaan, dan ekspektasi yang tepat melalui perencanaan yang matang untuk membangun budaya tim dan produktivitas tanpa mengorbankan kejelasan.
Berikut cara Anda dapat melaksanakan proses ini:
Langkah 1: Identifikasi tugas-tugas mana yang sebaiknya dilakukan secara asinkron.
Mulailah dengan mengidentifikasi alur kerja dan pesan mana yang dapat ditangani secara asinkron.
- Pembaruan tugas? Ya
- Sedang merencanakan tanggapan krisis? Mungkin tidak.
Perbedaan ini memastikan komunikasi asinkron tidak menghambat urusan mendesak.
Berikut ini panduan praktis saat kebingungan muncul:
| Jenis komunikasi | Terbaik digunakan untuk | Contoh |
| ✅ Asinkron | Tugas yang jelas dan tidak mendesak | Perencanaan proyek, usulan fitur, dan kolaborasi lintas fungsi. |
| 🔄 Hybrid | Topik yang sedikit kompleks yang mungkin memerlukan penjelasan lebih lanjut. | Perencanaan proyek, usulan fitur, kolaborasi lintas fungsi |
| 🗣️ Sinkron | Masalah yang mendesak, emosional, atau berisiko tinggi | Penyelesaian konflik, tanggapan krisis, brainstorming real-time, dan persetujuan dalam tenggat waktu yang ketat. |
Langkah 2: Tentukan tempat khusus untuk pekerjaan asinkron.
Komunikasi asinkron dapat menjadi rumit dengan cepat jika tersebar di email, aplikasi pesan instan, dan drive bersama. Pilih ruang pusat yang menghubungkan percakapan dengan tugas, dokumentasi, pembaruan, dan tanggung jawab.
Saran kami: ClickUp!
ClickUp, aplikasi serba guna untuk kerja, adalah pusat kerja asinkron Anda—dibangun untuk menjaga tim tetap selaras tanpa pertemuan atau notifikasi terus-menerus. Ia menggabungkan tugas, dokumen, dan obrolan Anda ke dalam satu platform bertenaga AI yang kuat sehingga tidak ada yang hilang di thread email atau pesan Slack.
Butuh pembaruan proyek? Gunakan Team StandUp Autopilot Agent atau ClickUp Brain untuk merangkum kemajuan menggunakan AI, tanpa perlu bertanya kepada anggota tim Anda. Ingin memberikan umpan balik? Tinggalkan komentar di dokumen dan tugaskan kepada anggota tim yang relevan.
Dari otomatisasi berbasis AI hingga pemberitahuan real-time dan alur kerja yang dapat disesuaikan, ClickUp mengintegrasikan pengetahuan dan komunikasi tim sehingga pekerjaan tetap berjalan, bahkan saat Anda offline. Dengan semua hal terpusat di satu tempat, tim Anda mendapatkan kejelasan, tanggung jawab, dan ruang gerak yang mereka butuhkan untuk melakukan pekerjaan terbaik mereka—sesuai dengan waktu mereka sendiri.
Berkomunikasi dengan konteks di ClickUp Chat dan komentar.
Komunikasi asinkron hanya efektif jika semua orang memiliki gambaran lengkap—dan itulah tepatnya yang ditawarkan oleh ClickUp Chat. Alih-alih harus mengelola thread Slack dan pesan yang tersebar, tim Anda dapat melakukan percakapan yang terfokus langsung di dalam daftar tugas dan ruang proyek untuk menjaga konteks.
Tim Anda dapat membalas pesan, menyertakan tautan ke tugas yang relevan, atau bahkan mengubah pesan obrolan menjadi daftar tugas jika diperlukan. Percakapan tetap terhubung dengan pekerjaan, tepat di tempat yang seharusnya.
Anda juga dapat menggunakan @mentions di Komentar ClickUp untuk menarik perhatian seseorang pada tugas atau dokumen tertentu.
Begini caranya:
- Ketik “@” untuk menandai seseorang atau tim: Dalam deskripsi tugas, komentar, Dokumen, dan bahkan Chat, sebuah @mention sederhana dapat menarik perhatian.
- Tambahkan pengamat secara otomatis: Menyebutkan seseorang dalam komentar tugas secara otomatis menjadikan mereka pengamat dan menjaga mereka tetap terinformasi.
- Pemberitahuan otomatis: Orang yang disebutkan dengan @ akan menerima pemberitahuan langsung, memperkuat tanggung jawab.
Otomatiskan pembaruan asinkron dengan ClickUp Brain dan Autopilot Agents.
Ekosistem ClickUp dilengkapi dengan kecerdasan buatan (AI) untuk mengelola beban kerja dan komunikasi Anda.
ClickUp Brain, misalnya, menyediakan ringkasan cepat tentang tugas, dokumen, dan komunikasi menggunakan prompt sederhana.
Untuk bantuan yang sepenuhnya sadar konteks, sistem ini memindai tugas, dokumen, dan interaksi tim Anda untuk menampilkan wawasan dan jawaban yang relevan, sehingga mengurangi kebutuhan akan panggilan sinkron.
Kerja asinkron hanya efektif jika alat yang Anda gunakan memudahkan akses, interpretasi, dan tindakan terhadap informasi—tanpa memerlukan respons real-time. ClickUp’s Autopilot Agents melakukan hal tepat itu.
🎯 Misalnya, Agen Auto-Answers yang sudah siap pakai dapat menjawab pertanyaan dalam bahasa alami seperti “Apa status peluncuran pemasaran?” atau “Di mana saya bisa menemukan daftar periksa onboarding?” menggunakan data real-time dari ruang kerja Anda. Ini berarti orang tidak perlu menunggu berjam-jam untuk mendapatkan jawaban dari seseorang di zona waktu lain—mereka dapat mendapatkan jawaban sendiri, kapan saja.
💡 Tips Pro: Agen Autopilot Kustom di ClickUp dapat dilatih untuk menangani alur kerja asinkron tertentu. Misalnya, Anda dapat membuat Agen Komunikasi Klien yang memantau folder proyek dan memberikan ringkasan terbaru untuk pemangku kepentingan eksternal.
Anda menentukan tujuan, nada, dan sumber data Agen—sehingga ia dapat bertindak sebagai rekan tim asinkron yang bekerja sepanjang waktu.
Delegasikan tugas-tugas rutin yang membosankan ke ClickUp Automations
Anda juga dapat mengotomatiskan alur kerja Anda untuk meminimalkan pekerjaan manual dan menghindari kelelahan akibat pesan berulang. ClickUp Automations memungkinkan tim untuk mengatur pemicu berbasis aturan sehingga tugas-tugas dieksekusi secara otomatis, mempercepat pekerjaan, dan memberi tahu pemangku kepentingan tanpa perlu komunikasi bolak-balik yang terus-menerus.
📌 Misalnya, daripada menjadi perantara antara penulis konten dan desainer, Anda dapat membuat otomatisasi kustom yang secara otomatis menugaskan tugas kampanye media sosial kepada desainer setelah tugas tersebut selesai dan ditandai siap untuk didesain.
Aturan berbasis pemicu ini memastikan semua orang tetap terinformasi tentang semua aktivitas ClickUp, bahkan jika orang-orang tidak online pada waktu yang sama.
Langkah 3: Tetapkan standar waktu respons
Komunikasi asinkron akan kehilangan efektivitasnya begitu anggota tim mulai menganggapnya enteng. Oleh karena itu, tetapkan jendela respons yang jelas berdasarkan tingkat urgensi dan peran masing-masing.
👉🏼 Misalnya:
→ Berikan umpan balik atas hasil kerja dalam waktu 24 jam.
→ Kelola tinjauan pembaruan proyek dalam satu hari kerja.
→ Lakukan pengecekan rutin secara santai setiap dua/tiga hari.
📌 Catat hal-hal ini dalam buku panduan tim atau wiki internal agar semua orang berada di halaman yang sama. Atau gunakan templat rapat harian.
Template Rencana Komunikasi ClickUp, misalnya, membantu tim jarak jauh dengan cepat mengatur dan mempertahankan proses komunikasi yang jelas dan terstruktur. Template ini ideal untuk menetapkan ekspektasi terkait waktu respons, mengorganisir tujuan kolaborasi, dan memetakan saluran komunikasi.
Menuliskan dan menampilkan standar-standar ini membantu pekerja hybrid dan jarak jauh berkomunikasi dalam lingkungan di mana komunikasi asinkron menjadi cara default untuk menyelesaikan tugas.
Dengan templat ini, Anda dapat:
- Organisir tujuan komunikasi, jadwal, pemangku kepentingan, dan hasil kerja dalam satu tempat.
- Atur Status Kustom dan Bidang Kustom di ClickUp untuk melacak setiap aspek strategi komunikasi Anda.
- Tentukan metode komunikasi untuk berbagai jenis pekerjaan asinkron (misalnya, umpan balik, pembaruan kolaborasi proyek, cek rutin informal).
- Tugaskan tanggung jawab dan otomatiskan pengingat agar tidak ada yang terabaikan.
- Ukur kesuksesan dengan menetapkan tonggak pencapaian dan memantau kemajuan tugas di seluruh tim.
Langkah 4: Dorong dokumentasi daripada percakapan
Lakukan pergeseran pola pikir dari ‘ayo kita telepon’ menjadi ‘biarkan saya mendokumentasikan ini’.
Begini kira-kira tampilannya:
- Mengganti pembaruan verbal dengan catatan proyek terstruktur atau video ringkasan.
- Mendorong kebiasaan merangkum langkah-langkah selanjutnya atau keputusan secara tertulis segera setelah diskusi.
Anda dapat menggunakan Template Strategi dan Rencana Aksi Komunikasi Internal ClickUp untuk memudahkan peralihan dari percakapan ke dokumentasi. Alih-alih mengandalkan obrolan acak dan panggilan yang terlupakan, template ini membantu Anda menciptakan rencana komunikasi internal yang terstruktur dan dinamis.
Berikut cara menggunakan templat ini:
- Evaluasi metode komunikasi saat ini untuk mengidentifikasi celah dan hambatan.
- Tetapkan tujuan yang jelas untuk apa yang harus dicapai oleh komunikasi internal Anda (spoiler: salah satunya adalah mengurangi jumlah pertemuan)
- Buat saluran formal (email, obrolan internal, pesan video singkat) dan tetapkan secara permanen.
- Buat langkah-langkah yang dapat dilaksanakan dengan memecah rencana menjadi tugas-tugas yang dapat ditugaskan dan dilacak.
💡 Tips Pro: Anda juga dapat menggunakan ClickUp AI Notetaker untuk menerjemahkan diskusi dan menangkap wawasan penting dari pertemuan. Aplikasi ini merekam pertemuan Anda dan merangkum poin-poin kunci, menghemat waktu, dan membuat konteks lebih mudah diakses oleh semua orang.
Faktanya, ClickUp Meetings memungkinkan Anda melacak dan menugaskan tindakan langsung dalam catatan rapat ini.
Misalnya, jika seorang anggota tim mempresentasikan pembaruan proyek baru dan muncul tugas tindak lanjut, Anda dapat menggunakan Assigned Comments di ClickUp dan mendelegasikan tugas tersebut langsung kepada orang yang bersangkutan dalam dokumen rapat.
Dengan kata lain, daripada menghubungi seseorang ‘Hey, sudah lihat ini?’ lima kali di tempat yang berbeda, Anda cukup meninggalkan komentar yang jelas langsung di tugas atau dokumen, dan menugaskan tugas tersebut kepada mereka. Ini seperti dorongan halus, dengan akuntabilitas yang terintegrasi. Mereka dapat mengerjakannya saat mereka siap.
Langkah 5: Berikan contoh yang baik
Budaya organisasi mengalir dari atas ke bawah. Jika pemimpin terus mengandalkan pertemuan langsung atau mengharapkan respons instan, komunikasi asinkron tidak akan pernah tertanam.
Mereka harus mempraktikkan apa yang mereka ajarkan—menggunakan alat asinkron, menghindari mengirim pesan di luar jam kerja, dan merekam pembaruan video yang dapat dibagikan daripada menjadwalkan panggilan konferensi. Hal ini menetapkan nada dan menghilangkan rasa bersalah karyawan karena tidak merespons segera.
Jika Anda seorang pemilik bisnis dan ingin memudahkan orang lain untuk mengikuti arahan Anda, coba ClickUp Clips. Ini akan membantu Anda mengintegrasikan perilaku asinkron ke dalam alur kerja sehari-hari Anda.
Daripada mengajak tim Anda ke rapat dadakan lain yang entah bagaimana memakan waktu 45 menit, Anda bisa merekam klip singkat—rekaman layar pendek di mana Anda menjelaskan pembaruan proyek, memberikan umpan balik, atau menerangkan proses yang rumit.
Orang dapat menonton pesan komunikasi video asinkron ini tanpa konflik jadwal atau masalah zona waktu, memutar ulang jika diperlukan, dan memahami informasi dengan lebih baik. Hal ini mencontohkan ritme kerja yang lebih sehat dan menunjukkan bahwa Anda serius menghormati waktu fokus tim Anda.
Langkah 6: Pantau, ukur, dan sesuaikan
Setelah sistem asinkron diterapkan, lakukan evaluasi secara berkala untuk mengetahui apa yang berhasil dan apa yang tidak.
Tanyakan pertanyaan-pertanyaan berikut:
- Apakah tenggat waktu terpenuhi?
- Apakah ada alat tertentu yang kurang dimanfaatkan?
- Apakah masih ada orang yang merasa kewalahan dengan panggilan video?
- Apakah percakapan penting hilang dalam thread yang panjang?
Kumpulkan umpan balik, perbarui dokumentasi Anda, dan tinjau ulang proses Anda setiap kuartal. Atau Anda dapat memantau alur kerja Anda dengan Dashboard ClickUp dan Tampilan Beban Kerja.
Dashboard ClickUp mengubah data ruang kerja menjadi grafik dan diagram visual, memberikan gambaran tentang dampak tim Anda. Anda dapat dengan cepat melihat dan mengukur kemajuan pribadi, waktu yang dilacak, dan kinerja proyek.
Mereka juga memungkinkan Anda untuk membuat laporan kustom untuk segala hal, menghilangkan kebutuhan untuk pelacakan manual, dan mengurangi risiko percakapan penting hilang dalam thread yang panjang.
Sementara Dashboard ClickUp melacak kinerja tim secara keseluruhan, Tampilan Beban Kerja ClickUp menampilkan pekerjaan yang ditugaskan kepada setiap anggota tim selama periode tertentu.
Paket Kerja Jarak Jauh ClickUp ini dilengkapi dengan fitur tambahan untuk membantu Anda mengidentifikasi siapa yang kelebihan beban dan siapa yang memiliki kapasitas, sehingga Anda dapat mengalihkan tugas sesuai kebutuhan.
Manfaat Komunikasi Asinkron
👀 Tahukah Anda? 71% profesional kerja menganggap penting adanya batasan di tempat kerja, namun pekerja jarak jauh sering kesulitan mempertahankannya. ClickUp menemukan bahwa 30% pekerja merasa sulit secara mental untuk melepaskan diri dari pekerjaan, dan hanya 8% yang menetapkan batasan yang tegas terkait notifikasi dan pesan kerja.
Inilah yang Anda dapatkan saat sepenuhnya mengadopsi pola pikir asinkron:
- Berikan tim lebih banyak fleksibilitas untuk mengelola jadwal dan puncak energi mereka sendiri.
- Hindari pertemuan berulang dengan memindahkan pembaruan, pertanyaan, dan umpan balik ke komunikasi tertulis atau format tercatat.
- Dorong pemikiran mendalam dengan memberikan lebih banyak waktu untuk merumuskan tanggapan yang matang daripada reaksi impulsif.
- Perbaiki dokumentasi secara alami saat komunikasi verbal beralih ke pembaruan tertulis.
- Kurangi stres dan tingkatkan kesehatan mental dengan menghilangkan ekspektasi pesan instan atau ketersediaan 24/7.
📮 ClickUp Insight: 48% karyawan mengatakan bahwa kerja hybrid adalah yang terbaik untuk keseimbangan kerja dan kehidupan. Namun, dengan 50% masih bekerja sebagian besar di kantor, menjaga keselarasan di berbagai lokasi bisa menjadi tantangan. Namun, ClickUp dirancang untuk semua jenis tim: jarak jauh, hybrid, asinkron, dan segala hal di antaranya.
Dengan ClickUp Chat & Komentar yang Ditetapkan, tim dapat dengan cepat berbagi pembaruan, memberikan umpan balik, dan mengubah diskusi menjadi tindakan—tanpa pertemuan yang tak berujung. Kolaborasi secara real-time melalui ClickUp Docs dan ClickUp Whiteboards, tetapkan tugas langsung dari komentar, dan pastikan semua orang tetap berada di halaman yang sama, terlepas dari di mana mereka bekerja!
💫 Hasil Nyata: STANLEY Security mengalami peningkatan 80% dalam kepuasan kerja tim berkat alat kolaborasi yang mulus dari ClickUp.
Tantangan Komunikasi Asinkron
👀 Tahukah Anda? Meskipun 38% karyawan bekerja di perusahaan dengan kebijakan async-first, 34% di antaranya tidak yakin apakah mereka menginginkannya.
Komunikasi asinkron terdengar praktis. Namun, tidak ada yang tanpa batasan. Berikut ini hal-hal yang bisa salah:
- Respons tertunda: Tanpa ekspektasi yang jelas, komunikasi asinkron bisa terasa seperti lubang hitam (itulah mengapa Anda perlu menetapkan pedoman waktu respons)
- Komunikasi berlebihan atau salah paham: Terlalu banyak detail dapat membingungkan, dan kurangnya detail akan menimbulkan kebingungan (ingatlah untuk menemukan keseimbangan yang tepat)
- Kelebihan alat: Pekerjaan asinkron di berbagai platform dapat menimbulkan gesekan dan menyebarkan informasi (sentralisasikan semuanya dengan ClickUp)
- Kekurangan koneksi manusia: Komunikasi asinkron dapat terasa isolatif jika tidak dipadukan dengan panggilan sinkron sesekali (jangan abaikan pertemuan tatap muka)
- Masalah ketidakselarasan: Kekurangan komunikasi real-time dapat menyebabkan orang kehilangan fokus (pastikan alat pemantauan proyek, dashboard, dan komunikasi tertulis selalu tersedia)
Praktik Terbaik untuk Komunikasi Asinkron
Jika dilakukan dengan benar, komunikasi asinkron dapat menghilangkan panggilan video, mengurangi hambatan, dan meningkatkan output tanpa membuat orang kelelahan.
Ikuti praktik terbaik ini agar upaya Anda tidak sia-sia:
1. Buat pesan menjadi tindakan yang dapat dilakukan
Permintaan yang jelas dengan batas waktu menghemat waktu dan mencegah kebingungan.
Jelaskan dengan jelas: Apa yang sedang terjadi? Apa yang Anda butuhkan? Sampai kapan?
📌 Contoh: “Silakan tinjau proposal yang terlampir dan kirimkan komentar Anda sebelum Jumat pukul 3 sore.”
2. Berikan konteks lengkap di awal
Memberikan konteks di awal mengurangi perdebatan bolak-balik dan meningkatkan pengambilan keputusan.
- Tambahkan ringkasan 2–3 kalimat sebelum menyertakan tautan atau berkas.
- Tentukan tugas, keputusan yang diperlukan, dan batas waktu.
📌 Contoh: “Perpanjangan kontrak memerlukan persetujuan hukum untuk bagian 4.2 dan 7.1 hingga Kamis akhir hari.”
3. Soroti poin-poin penting
Jaga agar segala hal tetap jelas dan ringkas untuk menghindari kebingungan dan keterlambatan.
- Mulailah dengan ringkasan (‘TL;DR’) jika pesan lebih dari lima baris.
- Gunakan poin-poin, tebalkan informasi penting, dan tautkan sumber daya secara langsung.
4. Dokumentasikan keputusan secara terbuka
Catat keputusan untuk menghilangkan kebingungan dan memastikan pertanggungjawaban.
- Catat hasil dalam alat bersama (ClickUp, dokumen bersama, daftar tugas)
- Tetapkan tanggung jawab secara langsung.
📌 Contoh: ‘John akan menyerahkan draf pada 10 Mei’
5. Latih tim tentang etika kerja asinkron
Meskipun 9 dari 10 karyawan tahu cara menggunakan alat komunikasi asinkron, hal itu tidak akan efektif jika salah satu karyawan Anda terus mencampurkan metode komunikasi yang berbeda. Oleh karena itu, fokuslah pada peningkatan keterampilan kolaborasi tim Anda.
💡 Tips Pro: Hemat waktu dan latih karyawan Anda menggunakan ClickUp University. Bekerja dalam ekosistem ClickUp memungkinkan tim Anda mengakses panduan praktis yang menarik dan menguasai alat-alat penting untuk kolaborasi asinkron.
Alat untuk Memfasilitasi Komunikasi Asinkron
Sekarang setelah Anda memahami cara berkomunikasi asinkron secara efektif, berikut beberapa saran alat tambahan untuk memudahkan kehidupan dan percakapan Anda—jika Anda lebih memilih tidak mengonsolidasikan semuanya di ClickUp, tentu saja! 🤷🏻♀️🤷🏼♂️
1. Loom
Loom adalah alat pesan video untuk merekam dan berbagi pesan video, menjadikannya ideal untuk komunikasi asinkron. Anda dapat menyampaikan informasi dengan jelas tanpa perlu pertemuan real-time dan meningkatkan kerja tim jarak jauh.
2. Slack
Saluran Slack mengorganisir percakapan berdasarkan topik, proyek, atau tim. Anda dapat membagikan pembaruan, berbagi file, dan berkolaborasi tanpa perlu respons segera, sehingga mengurangi ketergantungan Anda pada konferensi video.
3. Microsoft Teams
Microsoft Teams menyediakan fitur obrolan, rapat video, dan penyimpanan file. Platform ini mendukung pesan asinkron melalui percakapan berurutan, dokumen bersama, dan alat kolaborasi, memungkinkan Anda bekerja dengan anggota tim di zona waktu yang berbeda.
📮ClickUp Insight: Tim dengan kinerja rendah empat kali lebih mungkin menggunakan 15+ alat, sementara tim dengan kinerja tinggi mempertahankan efisiensi dengan membatasi alat mereka hingga 9 platform atau kurang. Tapi bagaimana jika menggunakan satu platform?
Sebagai aplikasi serba guna untuk kerja, ClickUp mengintegrasikan tugas, proyek, dokumen, wiki, obrolan, dan panggilan Anda dalam satu platform, dilengkapi dengan alur kerja yang didukung AI. Siap bekerja lebih cerdas? ClickUp cocok untuk setiap tim, membuat pekerjaan lebih transparan, dan memungkinkan Anda fokus pada hal yang penting sementara AI menangani sisanya.
Kapan Menggunakan Komunikasi Asinkron vs. Komunikasi Sinkron
Mari kita pelajari cara memilih antara komunikasi sinkron dan asinkron berdasarkan kebutuhan situasi.
Gunakan komunikasi asinkron saat:
1. Anda menginginkan tanggapan yang cermat dan terperinci
Anda sedang mengerjakan proposal proyek yang memerlukan masukan dari tim yang tersebar.
Alih-alih menjadwalkan pertemuan, posting ClickUp Doc yang menjelaskan draf dan berikan komentar kepada setiap reviewer. Mereka dapat mengambil waktu mereka dan menambahkan tanggapan yang matang.
2. Anda berurusan dengan zona waktu yang berbeda
Pimpinan pemasaran Anda berada di New York, tetapi desainer Anda berada di Berlin. Panggilan Zoom pukul 6 pagi/10 malam terdengar seperti mimpi buruk, bukan?
Jadi, rekam pesan video dengan ClickUp Clips untuk menjelaskan pembaruan desain dan tandai desainer dengan tugas-tugas yang perlu dilakukan di platform yang sama. Kolaborasi lintas fungsi memungkinkan mereka merespons selama jam kerja mereka, sehingga Anda tidak perlu mengadakan pertemuan lagi.
3. Pembaruan ini tidak mendesak atau emosional
Anda telah menyelesaikan sprint dan perlu membagikan pembaruan status, tetapi tidak memerlukan tanggapan segera.
Dalam hal ini, posting pembaruan proyek di ClickUp Chat dan tandai pemangku kepentingan utama atau anggota tim yang relevan.
4. Anda ingin jejak yang dapat dicari dan terdokumentasi
Anda sedang menyelesaikan prosedur perekrutan untuk anggota tim baru. Rekam ClickUp Clip yang menjelaskan langkah-langkahnya dan tautkan ke dalam Dokumen Proses ClickUp Anda.
Hal ini tidak hanya memberikan keseragaman dalam proses onboarding tetapi juga membantu Anda menyediakan panduan bagi karyawan baru yang dapat mereka akses kapan saja.
Gunakan komunikasi sinkron saat:
1. Anda membutuhkan sesi pengambilan keputusan cepat atau brainstorming
Anda sedang berusaha menentukan nama produk.
Sebuah thread komentar ClickUp bisa memakan waktu berhari-hari dengan pertanyaan seperti ‘Bagaimana dengan yang ini?’, ‘Eh… mungkin ini’, atau ‘Atau yang ini’. Lebih cepat untuk mengatur panggilan video singkat.
Bagian terbaiknya adalah integrasi ClickUp terhubung secara mulus dengan Zoom dan Microsoft Teams. Anda dapat menjadwalkan pertemuan langsung dari kalender ClickUp tanpa perlu meninggalkan platform.
2. Anda sedang membahas topik yang sensitif atau emosional
Anda perlu memberikan umpan balik segera tentang tenggat waktu yang terlewat sambil tetap peka terhadap masalah tertentu.
Dalam hal ini, panggilan video satu lawan satu memungkinkan Anda untuk menunjukkan empati, membaca bahasa tubuh, dan menghindari kesalahpahaman yang dapat terjadi dalam pesan teks.
3. Anda sedang mengatasi masalah yang kompleks
Ada bug aneh di aplikasi yang tidak bisa direplikasi oleh siapa pun. Daripada mengirim puluhan pesan teks, panggilan telepon dengan tim pengembang dan berbagi layar melalui konferensi video untuk melihat masalah secara langsung akan menyelesaikan masalah lebih cepat.
💡 Tips Pro: Lakukan panggilan audio-video cepat langsung dari dalam ClickUp Chat. Fitur SyncUps ClickUp memungkinkan Anda terhubung dengan rekan kerja dan klien—serta menyelesaikan masalah kompleks lebih cepat dengan fitur berbagi layar bawaan.
4. Anda sedang membangun kepercayaan dan hubungan
Perlu membuat anggota tim baru merasa nyaman? Percakapan tatap muka, ditambah dengan beberapa aktivitas pemecah kebekuan, adalah alat yang efektif untuk membangun tim. Mereka membangun chemistry yang membutuhkan waktu berbulan-bulan untuk dikembangkan melalui komunikasi asinkron.
Siapa yang Paling Diuntungkan dari Komunikasi Asinkron?
Pekerjaan asinkron secara aktif meningkatkan produktivitas bagi beberapa orang dan tim. Berikut ini adalah mereka yang akan mendapatkan manfaat terbesar:
| Jenis orang/tim | Bagaimana komunikasi asinkron membantu mereka |
| Tim jarak jauh dan tersebar | Bekerja melintasi zona waktu tanpa penundaan atau lembur semalaman. |
| Profesional yang menghabiskan banyak waktu untuk pekerjaan mendalam | Lindungi jam kerja yang panjang dan tidak terputus untuk menghasilkan output berkualitas tinggi. |
| Perusahaan global | Memungkinkan kolaborasi yang lancar tanpa perlu jam kerja yang tumpang tindih. |
| Introvert dan pemikir reflektif | Berikan waktu untuk memproses dan menyusun tanggapan yang matang dan terstruktur dengan baik. |
| Organisasi yang memprioritaskan keseimbangan antara pekerjaan dan kehidupan pribadi. | Hormati waktu pribadi, kurangi kelelahan, dan dukung batas kerja yang lebih sehat. |
📖 Baca Juga: Cara Bekerja dari Rumah: Tips dan Praktik Terbaik
Tetap Terhubung, Bahkan Saat Asinkron—Hanya dengan ClickUp
Komunikasi asinkron mendorong waktu fokus, meningkatkan produktivitas, dan mengurangi kebutuhan akan pertemuan yang tidak perlu. Faktor-faktor ini, secara bersama-sama, juga meningkatkan kesejahteraan karyawan.
Namun, untuk membuat komunikasi asinkron benar-benar efektif, Anda membutuhkan lebih dari sekadar niat baik—Anda membutuhkan sistem yang tepat.
ClickUp bukan sekadar alat komunikasi biasa. Ini adalah pusat kerja asinkron all-in-one Anda—tempat tugas, Dokumen, komentar, Chat, dan Agen Bertenaga AI bersatu untuk memastikan semua orang tetap selaras, terinformasi, dan terus maju, terlepas dari kapan atau di mana mereka bekerja.
Oleh karena itu, ClickUp dan fitur-fiturnya sangat cocok. Perangkat lunak ini tidak hanya menangani komunikasi. Ia memahami alur kerja Anda dan menjadi solusi andalan untuk setiap tindakan terkait pekerjaan, sambil juga menyediakan berbagai alat komunikasi asinkron.
Mengapa harus menggunakan lima alat berbeda saat ClickUp bisa melakukannya dalam satu platform? Coba ClickUp secara gratis dan lihat bagaimana komunikasi asinkron seharusnya bekerja.