Anda bisa menyelenggarakan berbagai aktivitas team building, namun satu hal yang akan sangat dihargai oleh tim Anda adalah fleksibilitas kerja. Di dunia saat ini, ini adalah keuntungan utama di tempat kerja.
Dalam survei Deloitte, 94% responden mengatakan bahwa fleksibilitas kerja meningkatkan kesehatan mental dan membantu mereka menyeimbangkan pekerjaan dengan kehidupan pribadi.
Jadi, bagaimana perusahaan mengikuti perubahan ini sambil memastikan pekerjaan tetap selesai (dan dilakukan dengan baik)? Masuklah ke tokoh utama dalam cerita kita: rapat asinkron.
Tidak seperti rapat tradisional yang menghabiskan waktu, rapat asinkronisasi memungkinkan anggota tim berkolaborasi dengan kecepatan mereka sendiri.
Mengurangi rapat yang tidak perlu juga dapat menghemat lebih dari $25.000 per tahun per karyawan. Itu bukan uang receh. ๐ฑ
Dalam panduan ini, kami akan membahas rapat asinkron, pro dan kontra, dan praktik terbaik untuk membantu tim Anda tetap produktif sambil menikmati fleksibilitas yang layak mereka dapatkan.
โฐ Ringkasan 60 Detik
- Rapat asinkron memungkinkan peserta untuk berkontribusi sesuai jadwal mereka sendiri, tanpa perlu hadir secara bersamaan. Fleksibilitas ini sangat ideal untuk tim yang berada di lokasi yang jauh dan tersebar
- Manfaat komunikasi asinkron: Peningkatan fleksibilitas, peningkatan produktivitas, dan mengurangi kebutuhan interaksi waktu nyata
- Kelemahan rapat asinkron: Umpan balik yang tertunda dan risiko miskomunikasi karena kurangnya klarifikasi secara real-time
- Rapat asinkron sangat ideal untuk percakapan empat mata, stand-up harian, pelatihan, dan pembaruan proyek
- Langkah-langkah untuk melakukan rapat asinkron yang efektif meliputi: Mengedukasi anggota tim tentang proses rapat asinkron dan menetapkan ekspektasi Menguraikan agenda rapat dan menyediakan akses ke dokumen yang relevan Mengklarifikasi bagaimana setiap anggota tim harus berkontribusi Mengundang hanya peserta yang penting dan menugaskan tanggung jawab Mendokumentasikan hasil dengan alat bantu seperti ClickUp's AI Notetaker untuk mentranskrip diskusi dan merangkum keputusan
- Mengedukasi anggota tim mengenai proses rapat asinkron dan menetapkan ekspektasi
- Menguraikan agenda rapat dan menyediakan akses ke dokumen yang relevan
- Memperjelas bagaimana setiap anggota tim harus berkontribusi
- Mengundang hanya peserta yang penting dan menetapkan tanggung jawab
- Mendokumentasikan hasil dengan alat bantu seperti ClickUp's AI Notetaker untuk mentranskrip diskusi dan meringkas keputusan
- Untuk rapat sinkronisasi yang produktif, dorong pemblokiran waktu, gabungkan pesan dan tugas dalam satu platform seperti ClickUp, kelola notifikasi untuk fokus pada hal yang penting, gabungkan catatan suara dan pesan video untuk sentuhan manusiawi, dan pusatkan dokumentasi di hub pengetahuan
- Bagaimana ClickUp mendukung rapat asinkron: Manajemen tugas: Menetapkan item tindakan, menetapkan tanggal jatuh tempo, dan memantau kemajuan Dokumen dan Notepad: Mengumpulkan informasi dan membuat daftar periksa untuk memprioritaskan tugas Obrolan dan Klip: Menggabungkan pesan dan berbagi rekaman layar untuk komunikasi yang jelas
- Manajemen tugas: Tetapkan item tindakan, tetapkan tanggal jatuh tempo, dan pantau kemajuan
- Dokumen dan Notepad: Mengumpulkan informasi dan membuat daftar periksa untuk memprioritaskan tugas
- Obrolan dan Klip: Menggabungkan pesan dan berbagi rekaman layar untuk komunikasi yang jelas
- Mengedukasi anggota tim mengenai proses rapat asinkron dan menetapkan ekspektasi
- Menguraikan agenda rapat dan menyediakan akses ke dokumen yang relevan
- Memperjelas bagaimana setiap anggota tim harus berkontribusi
- Mengundang hanya peserta yang penting dan menetapkan tanggung jawab
- Mendokumentasikan hasil dengan alat bantu seperti ClickUp's AI Notetaker untuk mentranskrip diskusi dan meringkas keputusan
- Manajemen tugas: Menetapkan item tindakan, menetapkan tanggal jatuh tempo, dan memantau kemajuan
- Dokumen dan Notepad: Mengumpulkan informasi dan membuat daftar periksa untuk memprioritaskan tugas
- Obrolan dan Klip: Menggabungkan pesan dan berbagi rekaman layar untuk komunikasi yang jelas
Apa yang dimaksud dengan Rapat Asinkron?
Rapat asinkron adalah rapat yang pesertanya tidak perlu hadir pada waktu yang sama.
๐ Begini cara kerjanya: Alih-alih pendekatan "semua orang bergabung pada pukul 10 pagi" yang biasa, peserta dapat berkomunikasi dan berkontribusi sesuai jadwal mereka sendiri - baik pukul 8 pagi sambil minum kopi di New York, pukul 2 siang saat istirahat makan siang di London, atau bahkan tengah malam di Tokyo. Setiap orang mendapatkan fleksibilitas untuk berpartisipasi sesuai dengan kecepatan dan jadwal mereka sendiri tanpa mengganggu alur atau prioritas harian mereka.
Rapat ini biasanya menggunakan saluran komunikasi asinkron seperti email, pesan instan, atau video yang telah direkam sebelumnya, sehingga memudahkan anggota tim untuk berkolaborasi tanpa harus berada di ruangan yang sama pada saat yang sama.
๐ก Tip Pro: Anda pikir rapat asinkron hanya untuk tim jarak jauh? Pikirkan lagi. Fleksibilitas rapat asinkron menjadikannya ideal untuk tim yang tersebar maupun yang berada di kantor untuk menghemat waktu.
Perbedaan utama antara rapat sinkron dan asinkron
Perbedaan utama antara kedua format rapat ini terletak pada waktu. Rapat sinkron menuntut kehadiran secara real-time, sedangkan rapat asinkron memberikan kebebasan kepada para peserta untuk bergabung pada waktu yang tepat bagi mereka.
Berikut adalah tabel singkat dengan perbedaan utama:
| Aspek | rapat Sinkron Rapat Sinkron | rapat Asinkron Rapat Asinkron |
| Pengaturan waktu | Real-time, semua orang hadir secara bersamaan | Kontribusi terjadi pada waktu yang berbeda |
| Alat bantu | Panggilan video, panggilan telepon, rapat tatap muka | Email, pesan instan, video yang telah direkam sebelumnya |
| Fleksibilitas | Penjadwalan yang tidak membutuhkan banyak waktu | Bekerja dengan baik di seluruh zona waktu dan jadwal |
| Contoh | Pertemuan mingguan, pembaruan operasi, sesi curah pendapat | Pembaruan proyek melalui email, demo alur kerja yang direkam |
| Tantangan | Konflik penjadwalan, waktu yang terbuang dalam rapat yang tidak produktif | Membutuhkan disiplin diri, dapat menunda respons langsung |
๐ Contoh: Tim produk yang bekerja di seluruh AS, Eropa, dan Asia perlu meninjau desain aplikasi baru. Alih-alih mengatur pertemuan sinkron yang memaksa seseorang untuk hadir larut malam, perancang utama mengunggah mockup dengan penjelasan yang direkam ke alat manajemen proyek seperti ClickUp, dan meninggalkan detailnya di kolom komentar. Anggota tim meninggalkan saran mereka di utas yang sama dengan kecepatan masing-masing, memastikan semua orang berkontribusi tanpa mengganggu jadwal mereka.
Pro dan Kontra Komunikasi Asinkron
Setelah Anda mengetahui perbedaan antara rapat tradisional dan komunikasi asinkron, sekarang saatnya untuk menjawab pertanyaan besar: mana yang paling cocok untuk tim Anda?
Berikut ini beberapa alasan mengapa pekerjaan asinkron mungkin cocok untuk Anda.
Manfaat menggunakan komunikasi asinkron
1. Peningkatan fleksibilitas
Tidak semua orang memiliki kabel yang sama-beberapa anggota tim Anda sudah siap pada pukul 6 pagi, sementara yang lainnya baru aktif setelah tengah malam. Tambahkan tim global yang bekerja di berbagai zona waktu, dan komunikasi sinkron mulai terasa seperti mimpi buruk bagi perusahaan.
Alat komunikasi asinkron memungkinkan semua orang bekerja dengan kecepatan mereka sendiri tanpa memaksa siapa pun untuk bergabung dengan rapat dengan piyama. Selain itu, alat ini menghemat uang-mengapa harus menghabiskan anggaran untuk biaya perjalanan jika Anda bisa menginvestasikannya kembali ke tim Anda?
2. Peningkatan produktivitas
Kita semua pernah mengalaminya-dalam sebuah panggilan di mana seorang rekan kerja yang terlalu antusias mendominasi sementara yang lain diam-diam menelusuri email.
Jalankan rapat asinkron untuk menyamakan kedudukan, memberikan setiap orang kesempatan yang sama untuk berkontribusi tanpa gangguan. Hal ini mendorong masukan yang bijaksana.
Lebih baik lagi, komunikasi asinkronisasi meminimalkan ping notifikasi yang terus menerus dan tekanan untuk selalu siap sedia.
๐ง Tahukah Anda? 64% karyawan mengatakan bahwa rapat mengganggu waktu berpikir mereka. Dengan metode asinkronisasi, anggota tim Anda dapat fokus pada tugas dan memberikan tanggapan tertulis yang dipertimbangkan dengan baik yang sering kali menghasilkan keputusan yang lebih baik.
Potensi kelemahan dan tantangan
1. Umpan balik yang tertunda
Terkadang, komunikasi asinkron terasa seperti menunggu seorang teman membalas pesan teks-Anda tahu bahwa mereka akan membalas pesan Anda, namun hal itu tidak akan terjadi dalam waktu dekat. Jika proyek Anda membutuhkan respons segera, metode asinkronisasi mungkin akan memperlambat prosesnya.
Pekerjaan yang mendesak, tenggat waktu yang ketat, atau keputusan yang sensitif terhadap waktu sering kali membutuhkan rapat sinkron, di mana detailnya bisa didiskusikan saat itu juga.
Misalnya, lokakarya atau sesi curah pendapat berkembang pesat dengan percakapan bolak-balik dan komunikasi real-time. Dalam kasus ini, metode asinkronisasi tidak akan cukup.
๐ก Kiat Pro: Jika gaya komunikasi Anda tidak cocok dengan tim Anda, Anda bisa merasa lelah. Hindari hal ini dengan panduan kami untuk mengadaptasi gaya komunikasi yang efektif di tempat kerja.
2. Risiko miskomunikasi
Komunikasi adalah tulang punggung kerja tim yang efektif, dan tanpa kemampuan untuk mengklarifikasi saat itu juga, komunikasi asinkron dapat menyisakan ruang untuk kesalahpahaman.
Berikut ini adalah kesalahan yang bisa terjadi:
- Eksekusi yang salah: Kurangnya klarifikasi waktu nyata dalam format asinkronisasi menyebabkan kesalahpahaman dan eksekusi tugas yang salah
- Salah tafsir data: Ketergantungan pada pembaruan tertulis tanpa umpan balik langsung menghasilkan informasi yang disalahartikan dan keputusan yang salah
- Memperbesar kesalahan: Tanggapan yang tertunda dalam alur kerja asinkronisasi memungkinkan kesalahan kecil luput dari perhatian dan berkembang menjadi masalah yang lebih besar dari waktu ke waktu
Kasus Penggunaan Umum Rapat Asinkron
Berikut ini beberapa contoh cara mengintegrasikan rapat asinkron ke dalam alur kerja Anda.
1. Pertemuan empat mata secara asinkron
Secara tradisional, rapat tatap muka dilakukan secara langsung atau melalui panggilan terjadwal. Namun, seperti yang dicatat dalam Status Pekerjaan Jarak Jauh Buffer, rapat asinkron satu lawan satu dengan cepat mendapatkan daya tarik.
Alih-alih memblokir waktu di kalender, manajer dan karyawan dapat check-in melalui email atau pesan ClickUp Chat-berbagi pembaruan, umpan balik, atau permintaan saat mereka membutuhkannya.
2. Rapat harian asinkron *3. Rapat harian asinkron
Masih saja terseok-seok dalam rapat stand-up yang tak ada habisnya hanya untuk mengatakan, "Saya sedang mengusahakannya"? Rapat asinkron harian hadir untuk menghemat waktu.
Async standup memungkinkan anggota tim berbagi informasi terbaru tentang tugas, sasaran, dan pemblokiran dalam saluran atau utas khusus. Setiap orang bisa berkontribusi sesuai tenggat waktu yang ditetapkan, memastikan transparansi tanpa membuang waktu.
๐ Contoh: Tim pemasaran Anda bisa menggunakan alat manajemen proyek seperti ClickUp untuk mencatat pembaruan pada pukul 10 pagi setiap hari. Anggota tim meninjau pembaruan, memberikan komentar, dan menyesuaikan tugas mereka-semuanya tanpa panggilan video.
Anda juga bisa menggunakan Manajer Proyek AI seperti ClickUp Brain untuk membuat laporan async standup lebih cepat dari data ruang kerja ClickUp Anda!
3. Pelatihan asinkron
Pelatihan asinkron mengurangi biaya dan waktu dengan menyampaikan materi melalui platform e-learning, video yang sudah direkam sebelumnya, atau podcast.
Karyawan belajar dengan kecepatan mereka sendiri, dan perusahaan dapat melacak kemajuan dan menawarkan dukungan saat dibutuhkan.
๐ง Tahukah Anda: Menurut Laporan Industri Pelatihan, perusahaan menghabiskan rata-rata $954 per peserta didik, dengan setiap karyawan menghabiskan 57 jam pelatihan setiap tahunnya. Itu berarti lebih dari satu minggu kerja yang didedikasikan hanya untuk pelatihan.
4. Rapat pembaruan proyek secara asinkron
Menjadwalkan pembaruan proyek secara langsung untuk tim yang tersebar secara geografis bisa terasa lebih rumit dari biasanya.
Pembaruan rapat asinkron memungkinkan peserta berbagi kemajuan, tantangan, dan langkah selanjutnya sesuai keinginan mereka menggunakan alat bantu seperti email atau platform kolaborasi.
๐ Baca juga: Template Rencana Komunikasi Proyek Gratis
Cara Melakukan Rapat Asinkron yang Efektif di Organisasi Anda
Meskipun rapat asinkron menawarkan banyak manfaat, banyak hal dapat dengan cepat menjadi buruk tanpa rencana yang tepat. Inilah cara menyederhanakan pekerjaan asinkron untuk memberikan dampak positif pada kolaborasi :
Panduan langkah demi langkah untuk transisi ke rapat asinkron
Langkah 1: Libatkan tim Anda
Tidak seperti rapat sinkron, di mana semua orang berada dalam lingkaran secara bersamaan, rapat asinkron mengharuskan semua orang berada di halaman yang sama sebelum dimulai. Hal ini terutama berlaku untuk anggota tim baru yang mungkin tidak tahu di mana menemukan dokumen atau data yang relevan.
Mulailah dengan mengedukasi tim Anda tentang apa yang boleh dan tidak boleh dilakukan dalam rapat asinkron, alur proses organisasi Anda, dan cara mengakses sumber daya utama.
Selain itu, jangan lupa untuk menetapkan ekspektasi lebih awal-ya, termasuk tenggat waktu untuk catatan rapat dan item tindakan.
Langkah 2: Jelaskan agenda rapat Anda
Tidak ada agenda, tidak ada rapat asinkron atau tidak. Jelaskan dengan jelas tujuannya, apakah itu untuk umpan balik, pembaruan, atau menangani proyek tertentu.
Jika peserta perlu merujuk ke dokumen atau data yang relevan, pastikan mereka memiliki akses sebelumnya. Agenda rapat yang dipersiapkan dengan baik akan menghemat waktu semua orang dan membuat semuanya tetap produktif.
๐ก Kiat Pro: Rapat terbaik adalah rapat yang paling singkat. Tukar panggilan dua jam dengan sepuluh item agenda dengan sesi 20 menit yang terfokus yang hanya mencakup dua poin utama.
Langkah 3: Tentukan bagaimana setiap anggota diharapkan untuk berpartisipasi
Rapat asinkronisasi dapat mencakup banyak pembaruan kemajuan lapangan, perencanaan strategi, atau umpan balik. Jelaskan bagaimana setiap anggota tim harus berpartisipasi.
- Apakah mereka diharapkan untuk menyajikan pembaruan?
- Menyusun strategi?
- Memberikan masukan pada poin-poin tertentu?
Mendefinisikan peran untuk menghindari ambiguitas dan menjaga agar rapat tetap fokus.
๐ Baca juga: Alat Bantu Kerja dari Rumah Terbaik
Langkah 4: Pastikan setiap anggota terlibat
Tidak ada gunanya mengajak separuh tim ke dalam rapat jika mereka tidak memiliki kontribusi apa pun.
Undang hanya mereka yang masukannya penting, dan tetapkan tanggung jawab khusus agar semua orang terlibat aktif. Ingat, asinkronisasi bukan berarti lepas tangan.
Langkah 5: Dokumentasikan diskusi, wawasan, dan keputusan
Rapat hanya berharga jika hasilnya direkam. Alih-alih mengandalkan memori, gunakan alat perekam dan transkripsi rapat AI seperti AI Notetaker ClickUp. Transkripsikan diskusi secara real time saat Anda fokus pada percakapan, temukan informasi yang tepat dengan cepat dalam transkrip rapat, dan secara otomatis mengubah keputusan menjadi item tindakan.
Tonton penjelasan singkat ini untuk memanfaatkan AI Notetaker di ClickUp secara maksimal.
Alat bantu untuk rapat asinkron
Seperti yang Anda ketahui, alat bantu yang tepat bisa membuat atau menghancurkan strategi rapat asinkron Anda. Berikut adalah beberapa pilihan terbaik:
- Google Drive: Untuk menyimpan dan berbagi dokumen
- Slack: Untuk komunikasi waktu nyata, membuat saluran untuk pembaruan, dan mendorong diskusi informal
- ClickUp: Platform pusat untuk mengelola pekerjaan asinkron, berkolaborasi secara efisien, dan menyimpan semua pengetahuan di satu tempat
๐ฎ Wawasan ClickUp: 83% pekerja pengetahuan mengandalkan email dan obrolan untuk komunikasi tim. Namun, hampir 60% dari hari kerja mereka hilang untuk beralih antara alat ini dan mencari informasi.
Dengan aplikasi segala hal untuk bekerja seperti ClickUp, manajemen proyek, pesan, email, dan obrolan Anda semuanya menyatu di satu tempat! Saatnya memusatkan dan memberi energi!
Mari kita lihat lebih dalam bagaimana Anda bisa mendapatkan manfaat dari ClickUp.
Bagaimana ClickUp dapat mendukung rapat asinkron
Ketika mencari alat bantu untuk rapat asinkron, Anda perlu menemukan alat bantu yang sesuai dengan budaya kantor Anda dan menjadikan pembaruan sebagai bagian dari percakapan yang alami.
ClickUp melakukan pekerjaan yang luar biasa dengan menggabungkan manajemen tugas, kolaborasi waktu nyata, dan fitur komunikasi dalam satu platform. Dengan cara ini, anggota tim Anda bisa fokus pada pekerjaan yang sebenarnya daripada terkubur di bawah notifikasi yang terus menerus.
Berikut ini adalah video penjelasan sederhana tentang cara memanfaatkan alat asinkronisasi ClickUp:
Untuk lebih memahami kegunaan ClickUp dalam pekerjaan sehari-hari, mari kita lihat Miya, seorang manajer proyek yang sering kali tertekan oleh berbagai tenggat waktu.
Alih-alih mengejar pembaruan melalui email yang tersebar, ia menggunakan ClickUp Tasks untuk menetapkan item tindakan, menetapkan tanggal jatuh tempo, dan memantau kemajuan. Miya menambahkan deskripsi yang jelas, tingkat prioritas, dan status tugas agar semua orang mengetahui hal yang sama-tidak ada lagi momen "Tunggu, tentang apa ini?".
โ Apa yang Miya sukai dari ClickUp Tasks:
- Transparansi: Semua orang tahu tanggung jawab dan tenggat waktu mereka
- Akuntabilitas: Tugas dilacak dari awal hingga akhir, memastikan tidak ada yang terlewatkan
Miya juga membutuhkan timnya untuk bekerja bersama dalam dokumentasi proyek yang penting. Dengan ClickUp Docs, dia mengumpulkan semua informasi yang relevan ke dalam satu tempat yang diformat dengan rapi.
Timnya mengedit dokumen secara real time atau menambahkan komentar saat tersedia. Dengan @menyebutkan rekan tim, Miya memastikan mereka terlibat ketika mereka siap.
๐ช Bonus: Jika ClickUp Docs memberi Anda cara yang rapi untuk mengatur catatan rapat Anda, maka ClickUp Notepad adalah asisten tepercaya yang membuat tugas Anda diurutkan dan diprioritaskan, memastikan Anda menangani tugas yang paling mendesak terlebih dahulu.
Dengan Notepad, Anda selalu siap untuk rapat, baik saat membuat daftar periksa, menyematkan tautan penting, atau mengubah ide menjadi tugas yang dapat ditindaklanjuti dengan tanggal jatuh tempo dan prioritas.
Bagaimana ClickUp Docs dan Notepad membantu:
- Menciptakan satu sumber kebenaran dengan ClickUp Docs, menghindari miskomunikasi
- Pengeditan waktu nyata memastikan pembaruan dilakukan secara instan dan kolaboratif
- @Memberitahukan dan melibatkan rekan tim pada waktu yang tepat
- Daftar periksa cepat dan tautan yang disematkan dengan ClickUp Notepad untuk memprioritaskan tugas
Untuk komunikasi internal, Miya memanfaatkan Template Komunikasi Internal ClickUp - sebuah dokumen komprehensif untuk memelihara budaya perusahaan, memberikan informasi kepada karyawan, dan menciptakan keterlibatan staf yang lancar.
Dengan alat bantu lain, Miya akan selalu menghadapi satu masalah-aplikasi perpesanan yang konstan bisa terasa seperti disodok setiap lima menit-mengganggu dan tidak produktif.
Sebaliknya, ClickUp Chat meningkatkan alur kerja dengan perpesanan asinkron -semua pesan dikonsolidasikan ke dalam satu ruang dan ditautkan ke ruang kerja, proyek, tugas, atau dokumen yang relevan, sehingga Miya dan timnya bisa meninjau pembaruan ketika mereka siap, bukan ketika mereka terganggu.
โ Inilah cara ClickUp Chat membantu:
- Obrolan yang terorganisir, tidak perlu menggulir banyak utas secara panik
- Pemberitahuan yang disesuaikan untuk menghormati waktu fokus
- Konteks terpusat-tidak perlu berpindah-pindah di antara beberapa alat untuk mengumpulkan informasi yang Anda butuhkan
- Pembuatan tugas yang didukung AI yang mengubah pesan menjadi tugas dalam satu klik
Namun, pesan teks terkadang tidak cukup untuk menjelaskan topik yang rumit, dan nadanya bisa hilang saat diterjemahkan. Miya menggunakan ClickUp Clips untuk berbagi rekaman layar, umpan balik suara, dan panduan, sehingga komunikasi menjadi lebih jelas dan menarik.
โ Berikut ini adalah bagaimana ClickUp Clips membantu:
- Komunikasi yang jelas dengan rekaman layar, umpan balik suara, dan panduan
- Pembaruan yang cepat dan dapat digunakan kembali yang menghilangkan kebutuhan untuk mengulang informasi
ClickUp telah membuat penyelarasan asinkron menjadi lebih sederhana dan efektif. Dengan membangun kerangka kerja untuk menguraikan dan menyusun tujuan dan hasil, tim jarak jauh dapat memahami ekspektasi dan memberikan pembaruan status dengan lancar. Bertukar pikiran dengan papan tulis itu mudah, mengatur ulang prioritas itu mudah, dan menambahkan gambar referensi, dll. semuanya sangat mudah dilakukan.
ClickUp telah membuat penyelarasan asinkron menjadi lebih sederhana dan efektif. Dengan membangun kerangka kerja untuk menguraikan dan menyusun tujuan dan hasil, tim jarak jauh dapat memahami ekspektasi dan memberikan pembaruan status dengan lancar. Bertukar pikiran dengan papan tulis itu mudah, mengatur ulang prioritas itu mudah, dan menambahkan gambar referensi, dll. semuanya sangat mudah dilakukan.
Seperti Bazza, Miya juga menyukai Papan Tulis ClickUp. Timnya menggunakannya untuk memetakan strategi dan menghubungkan ide secara visual.
๐ก Kiat Pro: Dengan Papan Tulis ClickUp, ubah catatan tempel dan bentuk menjadi tugas dengan pemilik dan tanggal jatuh tempo.
Baik untuk merencanakan sprint atau menangani proposal klien, kanvas virtual tanpa batas membuat sesi tetap teratur dan dapat ditindaklanjuti. Karena fitur kolaborasi waktu nyata, aplikasi ini sangat bagus untuk sesi curah pendapat.
Dan tidak berhenti sampai di situ. Sama seperti yang lainnya, pemeriksaan menjadi lebih mudah dengan ClickUp.
Inilah cara kerjanya: Buka lampiran di tugas, klik "Tambahkan komentar" di kanan atas, tandai bagian tertentu, dan tinggalkan komentar.
Anda bahkan bisa menugaskan ke anggota tim sehingga mereka bisa segera mengambil tindakan. Dari PNG hingga PDF, aplikasi ini mendukung berbagai jenis file, sehingga memudahkan untuk menandai perubahan secara langsung pada file.
๐ฎ Wawasan ClickUp: 50% responden survei kami melaporkan bahwa hari Jumat adalah hari yang paling produktif. Ini bisa jadi merupakan fenomena yang unik dalam dunia kerja modern. Hari Jumat cenderung memiliki lebih sedikit rapat, dan ini, dikombinasikan dengan konteks yang terakumulasi dari minggu kerja, dapat berarti lebih sedikit gangguan dan lebih banyak waktu untuk pekerjaan yang mendalam dan terfokus.
Ingin mempertahankan produktivitas tingkat hari Jumat sepanjang minggu? Terapkan praktik komunikasi asinkronisasi dengan ClickUp, aplikasi segalanya untuk bekerja! Rekam layar Anda dengan ClickUp Clips, dapatkan transkripsi instan melalui ClickUp Brain, atau minta AI Notetaker ClickUp untuk turun tangan dan meringkas sorotan rapat untuk Anda!
Dan bagian terbaiknya? ClickUp tidak berdiri sendiri, namun terintegrasi dengan kalender, alat berbagi file seperti Google Drive, dan aplikasi produktivitas lainnya.
Dengan 1000+ Integrasi ClickUp, Miya menyinkronkan jadwal dan dokumen timnya dengan mudah, memastikan setiap alat bekerja bersama untuk mendukung komunikasi asinkron.
Metode pelatihan dan edukasi untuk implementasi yang lancar
Memberikan alat bantu baru dan mengharapkan anggota tim Anda menguasainya tidaklah realistis. Sebaliknya, siapkan mereka untuk sukses dengan tips pelatihan ini:
- Bagikan panduan langkah demi langkah, video, atau FAQ yang disesuaikan dengan proses tim Anda agar mudah dipelajari
- Tawarkan sesi interaktif untuk membiasakan tim dengan alat bantu seperti ClickUp Docs, Papan Tulis, dan Klip, dan rekam untuk referensi di masa mendatang
- Pasangkan karyawan yang paham teknologi dengan mereka yang membutuhkan bantuan ekstra untuk membangun keterampilan dan kolaborasi
- Buat kursus orientasi asinkron dengan alat bantu seperti ClickUp Docs yang menyertakan video, kuis, dan ruang untuk umpan balik
๐ Baca juga: Cara Memilih Irama Rapat yang Tepat untuk Tim Anda
Tantangan Rapat Asinkron dan Cara Mengatasinya
Bagi tim yang baru mengenal pekerjaan asinkron, kurangnya respons langsung dan kebutuhan dokumentasi mandiri yang jelas mungkin terasa seperti penghalang.
Namun, dengan strategi dan alat yang tepat, tantangan-tantangan ini sepenuhnya dapat dikelola.
Sebagai permulaan, berikut ini adalah beberapa tantangan rapat asinkron yang paling umum dan beberapa solusi mudah untuk membuat pekerjaan Anda bebas dari stres.
1. Manajemen waktu pribadi
โ ๏ธ Tantangan: Pekerjaan asinkron sangat bergantung pada individu yang mengatur waktu mereka sendiri secara efektif, yang bisa jadi rumit bagi mereka yang berkembang dengan jadwal terstruktur.
โ Solusi: Dorong pemblokiran waktu, tetapkan tenggat waktu yang jelas untuk hasil kerja, dan identifikasi jam produktivitas puncak untuk berbagai tugas. Gunakan Tampilan Kalender ClickUp untuk mengukir waktu fokus, memvisualisasikan jadwal Anda dengan cepat, dan mengelola tenggat waktu dengan lebih baik.
2. Pemberitahuan yang berlebihan
โ ๏ธ Tantangan: Tanpa rapat langsung, volume pesan dan pembaruan bisa terasa sangat banyak.
Solusi: Gunakan alat khusus seperti ClickUp Chat untuk mengkonsolidasikan pesan, membisukan notifikasi selama pekerjaan yang mendalam, dan menetapkan pedoman komunikasi yang jelas. Anda dapat menyesuaikan notifikasi secara mendalam di ClickUp Chat, membungkam ping yang mengganggu dan mengganggu untuk fokus hanya pada hal-hal yang penting.
3. Membangun kepercayaan dengan mengurangi interaksi langsung
โ ๏ธ Tantangan: Kehilangan nada bicara, bahasa tubuh, dan momen spontan dapat mempersulit pembangunan hubungan.
โ Solusi: Gabungkan catatan suara, pesan video, atau ritual sentuhan ringan seperti berbagi sorotan akhir pekan atau menggunakan reaksi emoji untuk memupuk koneksi.
๐ก Kiat Pro: Rapat video sangat bagus untuk tim jarak jauh, namun perlu struktur agar tidak membuang-buang waktu. Berikut ini cara menggunakan komunikasi video asinkron untuk meningkatkan pekerjaan jarak jauh.
4. Pembuatan pesan yang memakan waktu
โ ๏ธ Tantangan: Menulis pesan asinkronisasi yang jelas, ringkas, dan kaya konteks bisa memakan waktu lebih lama daripada penjelasan verbal yang singkat.
โ Solusi: Gunakan alat bantu seperti ClickUp Clips untuk rekaman layar, tambahkan hyperlink untuk konteks, dan susun pembaruan untuk meminimalkan percakapan bolak-balik.
5. Ketergantungan pada dokumentasi mandiri
โ ๏ธ Tantangan: Alur kerja asinkronisasi bergantung pada dokumentasi yang mudah diakses dan mendetail, yang bisa memakan waktu untuk membuatnya.
Solusi: Gunakan alat bantu seperti ClickUp Docs untuk membangun pusat pengetahuan, memperbaruinya secara teratur, dan memastikannya mudah dinavigasi.
๐ Baca juga: Memanfaatkan Etika Obrolan Tim di Tempat Kerja untuk Kolaborasi yang Optimal
Bagaimana ClickUp Menyinkronkan dengan Sempurna dengan Rapat Asinkron Anda
Tujuan penggunaan ClickUp pada awalnya adalah untuk mengawasi tugas semua orang dari sudut pandang manajer, namun berkembang menjadi sesuatu yang jauh lebih besar. Semua orang mulai menyusun tugas mereka dengan jadwal, dan ini menjadi alat kolaborasi yang luar biasa-lebih dari yang kami harapkan. Kami beralih dari mengelola karyawan menjadi mengelola tugas dan memantaunya dengan lancar.
Tujuan penggunaan ClickUp pada awalnya adalah untuk mengawasi tugas semua orang dari sudut pandang manajer, namun berkembang menjadi sesuatu yang jauh lebih besar. Semua orang mulai menyusun tugas mereka dengan jadwal, dan ini menjadi alat kolaborasi yang luar biasa-lebih dari yang kami harapkan. Kami beralih dari mengelola karyawan menjadi mengelola tugas dan memantaunya dengan lancar.
Itulah keindahan ClickUp-itu tumbuh dengan kebutuhan Anda, disinkronkan dengan sempurna dengan rapat asinkron dan alur kerja Anda.
Ketika Anda mulai menggunakan ClickUp, ClickUp mulai menyederhanakan hari kerja Anda satu per satu fitur. Misalnya, Tugas ClickUp menetapkan tanggung jawab dengan jadwal, Dokumen menyederhanakan kolaborasi, dan Obrolan mengkonsolidasikan percakapan untuk referensi yang mudah.
Buat akun di ClickUp secara gratis dan biarkan ClickUp melakukan pekerjaan berat sementara Anda fokus menyelesaikan pekerjaan!