Pernah mengirim pesan chatting di kantor, hanya untuk menyadari bahwa pesan tersebut salah ketik dan, menelan ludah, ada kesalahan pengetikan... jamak? 🙈
Kita semua pernah mengalaminya. 42% karyawan kesulitan untuk menemukan nada yang tepat dalam obrolan kerja mereka.
Aplikasi pesan instan yang sederhana telah menjadi ekosistem komunikasi tim yang canggih yang mengintegrasikan manajemen tugas, berbagi file, dan konferensi video. Karena ruang kerja kita telah bergeser dari bilik ke cloud, menguasai etiket chatting di tempat kerja bukan hanya tentang bersikap sopan-ini tentang menciptakan ruang kerja kolaboratif yang berjalan dengan lancar di mana semua orang berkembang.
Siap mengubah obrolan Anda dari biasa saja menjadi luar biasa? Artikel ini akan membahas topik-topik seperti komunikasi yang jelas dan ringkas, bahasa yang sopan dan inklusif, tanggapan yang tepat waktu dan saluran yang sesuai, penggunaan emoji dan GIF yang efektif, serta menangani topik sensitif dan perselisihan.
Mari kita bahas aturan-aturan penting yang akan mengakhiri kekacauan yang disebabkan oleh obrolan. Tim Anda (dan tingkat stres Anda) akan berterima kasih! 🙌
Memahami Lingkungan Obrolan Tim di Tempat Kerja
Obrolan di kantor adalah tempat yang unik untuk update informasi, kerja tim, atau sesekali berbagi meme (kita semua punya guilty pleasure 😁).
Meskipun obrolan tim bisa menjadi pusat komunikasi yang dinamis, namun sifat informalitasnya terkadang bisa menimbulkan kesalahpahaman, gangguan, atau ketidakefisienan. Anda perlu memahami hal ini untuk mendapatkan hasil yang maksimal:
- Sifatnya informal (namun bukan berarti tidak profesional): Obrolan lebih santai dibandingkan email atau media komunikasi lainnyaaplikasi komunikasi timyang memungkinkan nada percakapan yang lebih santai dan pertukaran yang lebih cepat. Anggap saja seperti berbicara dengan rekan kerja di meja mereka. Namun, profesionalisme tetaplah kuncinya. Hindari penggunaan bahasa gaul yang tidak akan Anda gunakan dalam rapat, dan pertahankan nada bicara yang sopan dan inklusif
- Bergerak cepat: Percakapan berjalan dengan cepat, dengan pesan-pesan yang bermunculan sepanjang hari. Hal ini sangat bagus untuk pembaruan dan curah pendapat yang cepat, namun juga dapat mengganggu. Buatlah pesan yang ringkas dan langsung pada intinya, dan hindari percakapan yang panjang dan bolak-balik yang mungkin lebih cocok untuk email atau panggilan
- Tidak sinkron (terkadang): Orang mungkin tidak akan terpaku pada obrolan mereka sepanjang hari, terutama jika mereka sedang rapat atau fokus pada tugas. Perjelas urgensi Anda jika Anda membutuhkan respons cepat. Pertimbangkan untuk menggunakan fitur seperti "@mentions" untuk mendapatkan perhatian langsung dari seseorang, namun hindari penggunaan yang berlebihan untuk mencegah pemberitahuan yang berlebihan
- Bersifat publik (semacam): Meskipun beberapa platform menawarkan saluran pribadi, sebagian besar percakapan obrolan tim dapat dilihat oleh seluruh tim (atau grup tertentu). Berhati-hatilah dengan apa yang Anda bagikan. Hindari topik sensitif, informasi rahasia, atau hal negatif yang dapat memengaruhi moral tim
- Ini adalah catatan yang hidup: Tidak seperti percakapan sekilas, pesan obrolan disimpan dan dapat dicari. Hal ini dapat membantu merujuk pada diskusi yang lalu, namun juga berarti pesan Anda dapat meninggalkan kesan yang mendalam. Perhatikan gaya komunikasi Anda dan hindari mengirim pesan dengan tergesa-gesa yang mungkin akan Anda sesali di kemudian hari
Baca juga: 10 Alat Rapat Online Terbaik untuk Tim di Tahun 2024 (Gratis & Berbayar)
Praktik Terbaik untuk Etika Mengobrol di Tempat Kerja
Setelah mengetahui dasar-dasar obrolan tim, mari pelajari beberapa jurus chat-fu! Berikut ini beberapa tips mudah yang perlu diingat saat menggunakannya:
1. Jadilah seorang profesional
Buanglah "sup" dan "brb" dan ganti dengan sapaan yang ramah seperti "Halo, [nama rekan kerja]" atau "Selamat pagi!" Bayangkan Anda sedang menulis email kerja namun sedikit lebih santai. Kalimat yang lengkap dan tata bahasa yang tepat akan sangat membantu. Emoji? Tentu saja, sebuah smiley untuk menunjukkan nada yang ramah tidak masalah, tetapi hindari mengubah pesan Anda menjadi parade emoji.
(Contoh: Alih-alih "Hai teman-teman, brb butuh kopi! Ada yang tahu di mana Sarah berada?" Cobalah: "Hai semuanya, hanya ingin minum kopi. Ada yang tahu apakah Sarah sedang online?")
2. Berpikirlah sebelum Anda melakukan ping
Kita semua pernah menerima ping pada pukul 8 malam tentang tugas yang tidak mendesak. Pertimbangkan jadwal kolega Anda dan hargai kebutuhan mereka akan keseimbangan antara pekerjaan dan kehidupan pribadi. Dapatkah pesan Anda menunggu hingga pagi hari? Kecuali dalam situasi latihan kebakaran, mengirim pesan kerja di luar jam kerja mungkin bukan ide terbaik.
Contoh: Daripada mengirim pesan kepada semua orang di malam hari mengenai detail kecil dalam laporan, tunggu hingga keesokan harinya dan kirimkan pesan seperti: "Hai semuanya, semoga malam Anda menyenangkan! Ada pertanyaan singkat tentang laporan..."
3. Buatlah pesan yang singkat dan manis
Tidak ada yang suka membaca novel di jendela obrolan mereka. Langsung saja ke intinya! Poin-poin adalah teman Anda untuk topik-topik yang rumit. Butuh lebih banyak ruang? Pertimbangkan untuk melakukan panggilan cepat atau obrolan video untuk diskusi yang lebih rinci.
Contoh: Daripada mengirimkan paragraf panjang tentang pembaruan proyek, cobalah laporan standup asinkron: "Hai tim, ada kabar terbaru tentang Proyek X:
- Sudah selesai [tugas 1]
- Sedang mengerjakan [tugas 2]: Ada pertanyaan?
- Langkah selanjutnya: "[penjelasan singkat]"
4. Mengoreksi seperti seorang profesional
Salah ketik di sana-sini bukanlah masalah besar, tetapi pesan yang penuh dengan kesalahan dapat membingungkan. Gunakan fitur pemeriksa ejaan! Baca pesan Anda dengan lantang sebelum menekan tombol kirim. Apakah terdengar jelas dan profesional? Periksa kembali, dan Anda akan terhindar dari kesalahan yang canggung. Pemeriksaan yang cepat akan menghemat waktu Anda!
5. Jadikan baris subjek sebagai judul mini Anda
Jika platform chatting Anda mengizinkannya, gunakan baris subjek yang deskriptif. Ini seperti memberikan judul kecil pada pesan Anda. Hal ini membantu rekan kerja untuk memprioritaskan dan memahami konten dengan cepat.
(Contoh: Alih-alih menggunakan kalimat umum "Hai Sarah," cobalah kalimat subjek seperti: "Pertanyaan singkat tentang presentasi hari ini.")
6. Berhati-hatilah dengan humor
Humor dapat disalahartikan dalam teks. Hindari lelucon yang dapat menyinggung atau tidak sensitif secara budaya dalam obrolan grup. Jika ragu, tinggalkan saja. Berikut adalah beberapa tips etiket obrolan yang tepat:
- Perhatikan audiens Anda dan selera humor mereka
- Hindari sarkasme, karena dapat dengan mudah disalahartikan dalam teks
- Tetap berpegang pada topik yang aman dan hindari lelucon yang mengandalkan permainan kata atau referensi budaya yang mungkin tidak dimengerti semua orang
7. Beri tag dengan bijak
Jangan terlalu sering menggunakan fungsi "@ mention". Gunakan hanya untuk menyapa secara langsung seseorang yang perlu dilibatkan dalam percakapan. Berikut adalah beberapa tips untuk menggunakannya secara efektif:
- Jangan gunakan "@" untuk menarik perhatian seseorang untuk masalah yang tidak mendesak. Sebuah pesan sederhana mungkin sudah cukup
- Hindari menyebut seluruh tim dalam obrolan jika hanya beberapa orang saja yang perlu dilibatkan
- Jika Anda tidak yakin siapa yang perlu disebut, pertimbangkan untuk mengirim pesan terpisah kepada orang yang relevan
8. Hormati status online
Perhatikan indikator status online rekan kerja (misalnya, "Jangan Ganggu"). Hindari mengirim pesan mendesak kepada seseorang yang ditandai sebagai tidak tersedia. Berikut adalah beberapa tips tambahan:
- Jika seorang kolega tampak tidak tersedia namun Anda memerlukan jawaban cepat, pertimbangkan untuk meninggalkan pesan singkat yang menjelaskan pertanyaan Anda dan beri tahu mereka bahwa Anda akan menindaklanjutinya nanti
- Untuk hal-hal yang mendesak, mungkin lebih baik menggunakanaplikasi kolaborasi atau saluran, seperti panggilan telepon, jika diperlukan
Pastikan untuk menggunakan status ketersediaan Anda sendiri untuk berkomunikasi dengan lebih baik.
9. Mengakui dan merespons
Jika seseorang mengirimi Anda pesan, akui pesan tersebut meskipun Anda tidak dapat langsung merespons. "Terima kasih, saya akan segera menghubungi Anda kembali" menunjukkan rasa hormat atas waktu mereka. Berikut adalah beberapa tips tambahan untuk mengakui pesan:
- Jika Anda membutuhkan waktu lebih lama untuk merespons, beri tahu pengirim pesan kapan mereka dapat mengharapkan respons Anda. ("Terima kasih atas pesan Anda. Saya sedang sibuk sekarang, tetapi saya akan membalas pesan Anda di akhir hari.")
- Tombol "jempol" atau "suka" (jika ada) juga bisa menjadi cara untuk mengakui pesan
10. Gunakan saluran dengan tepat
Banyak tempat kerja menggunakan saluran obrolan yang berbeda untuk tujuan yang berbeda. Perlakukan saluran-saluran ini dengan hormat! Jangan menjadi orang yang menyebarkan pembaruan proyek di saluran "Meme Lucu & GIF". Berikut ini cara menavigasi saluran-saluran tersebut:
- Kenali saluran Anda: Luangkan waktu untuk membiasakan diri Anda dengan berbagai saluran obrolan yang tersedia. Sebagian besar platform akan memiliki nama atau deskripsi yang jelas untuk setiap saluran
- Posting di tempat yang tepat: Sebelum menekan tombol kirim, pertimbangkan saluran mana yang paling sesuai dengan pesan Anda. Pembaruan proyek yang mendesak seharusnya berada di saluran proyek, bukan obrolan umum. Butuh bantuan untuk tugas tertentu? Buka saluran komunikasi tim yang didedikasikan untuk proyek tersebut
- Hormati tujuan: Setiap saluran kemungkinan besar memiliki tujuan tertentu. Jangan membajak saluran untuk sesuatu yang tidak terkait. Jika meme lucu muncul di kepala Anda, tahan keinginan untuk membagikannya di saluran "KlienNotulen Rapat". Ada waktu dan tempat untuk segala sesuatu, bahkan video anjing yang lucu
Dengan mengikuti tips ini, Anda akan menjadi komunikator yang ahli, membuat segala sesuatunya jelas, ringkas, dan (berani kami katakan) bahkan menyenangkan bagi kolega Anda.
Baca juga: 10 Alat dan Perangkat Lunak Komunikasi di Tempat Kerja Terbaik di Tahun 2024
Masalah yang Sering Ditemui Saat Menggunakan Obrolan Kerja
Platform obrolan kerja sangat bagus untuk komunikasi cepat dan kolaborasi jarak jauh namun alat bantu chatting terbaik pun bisa memiliki kelemahan. Berikut ini adalah beberapa masalah yang biasa ditemui dalam percakapan digital dan bagaimana Anda dapat mengatasinya dengan etiket komunikasi profesional yang baik:
| tantangan | Solusi | Solusi |
|---|---|---|
| Kelebihan informasi: Obrolan kerja dapat dipenuhi dengan informasi. Ping yang terus-menerus, pesan yang tak ada habisnya, dan utas yang melimpah dapat membuat Anda merasa kewalahan dan kesulitan untuk fokus. | Jangan takut untuk membisukan saluran yang tidak penting. Jangan takut untuk membisukan saluran yang tidak secara langsung berkaitan dengan pekerjaan Anda. Sebagian besar platform memungkinkan Anda untuk menyesuaikan pengaturan notifikasi Jadwalkan waktu obrolan khusus Jika notifikasi terus-menerus mengganggu, pertimbangkan untuk mengatur waktu tertentu untuk memeriksa dan merespons pesan obrolan | |
| Kesalahpahaman dan miskomunikasi: Komunikasi berbasis teks tidak memiliki kekayaan isyarat nonverbal seperti nada suara dan ekspresi wajah. Hal ini dapat menyebabkan kesalahpahaman dan salah tafsir. | Gunakan bahasa yang jelas dan ringkas. Hindari sarkasme dan humor yang mungkin tidak dapat diterjemahkan dengan baik ke dalam teks. Gunakan emoji secukupnya namun secara strategis. Wajah yang tersenyum dapat membantu menyampaikan nada yang bersahabat, namun hindari hanya mengandalkan emoji untuk mengekspresikan ide yang rumit. Jika ragu, klarifikasi. Jika ada yang tidak jelas, jangan ragu untuk meminta klarifikasi atau mengulangi pesan Anda | |
| Perilaku yang berlebihan dan tidak profesional: Sifat obrolan yang santai terkadang dapat menyebabkan perilaku yang tidak profesional atau berbagi informasi pribadi secara berlebihan. | Ingat, ini masih merupakan platform komunikasi kerja Pikirkan sebelum mengirim Apakah Anda merasa nyaman membagikan informasi ini dalam email kerja? Jika tidak, mungkin pertimbangkan kembali untuk mengirimkannya melalui obrolan | |
| Kurangnya konteks: Melompat ke dalam percakapan yang sedang berlangsung tanpa konteks dapat membingungkan. | Luangkan waktu sejenak untuk membaca sekilas utas percakapan. Hal ini akan memberi Anda pemahaman yang lebih baik tentang topik dan menghindari mengajukan pertanyaan yang sudah dijawab Jika tidak yakin, mintalah klarifikasi. Pertanyaan singkat "Hei, bisakah seseorang memberi saya ikhtisar singkat tentang apa yang sedang didiskusikan di sini?" bisa sangat membantu | |
| Kelebihan informasi-sisi lain: Terkadang, pesan penting dapat terkubur dalam lautan obrolan. | Gunakan pin atau bintang pada pesan-pesan penting untuk membantu Anda menemukannya dengan mudah di kemudian hari Gunakan huruf tebal atau miring untuk penekanan Hal ini dapat membantu menarik perhatian pada poin-poin penting dalam pesan Anda |
Perkenalkan ClickUp: Alat Obrolan Tim Terbaik untuk Berkomunikasi di Tempat Kerja
Jaga agar percakapan tetap mengalir dengan ClickUp Chat
Beralih dari satu aplikasi kolaborasi ke aplikasi lainnya? Kesulitan menemukan percakapan sebelumnya? Melewatkan pembaruan penting? Izinkan kami memperkenalkan Anda kepada ClickUp sebuah platform lengkap untuk kebutuhan manajemen proyek dan kolaborasi. Tampilan Obrolan ClickUp menghilangkan kebingungan di tempat kerja dan mendorong kolaborasi yang efektif dengan menyatukan semua komunikasi tim Anda dalam satu atap.
Pigment, platform perencanaan bisnis terkemuka untuk tim keuangan dan pendapatan, misalnya, telah mengalami peningkatan 20% dalam efisiensi komunikasi tim dengan ClickUp Chat.
Anda juga dapat mencapai hasil yang sama dan menggunakannya:
- Berkolaborasi secara real time: Terlibat dalam pesan instan dengan tim Anda, memastikan komunikasi dan alur proyek yang tepat waktu
- Memusatkan komunikasi: Menghilangkan kebutuhan akan banyak alat. Mengintegrasikan ClickUp Chat dengan aplikasi Anda yang sudah adaTugas ClickUp,Dokumen ClickUpdan proyek, menjaga semuanya tetap teratur dan dapat diakses di satu platform
- Tingkatkan akuntabilitas: Tetapkan item tindakan secara langsung dalam percakapan obrolan menggunakanFungsi "@mention" dari ClickUp. Hal ini memastikan semua orang berada di halaman yang sama dan membuat proyek terus berjalan
Tetapkan item tindakan dan pastikan akuntabilitas setiap saat dengan ClickUp Chat
- Berbagi lampiran dengan mudah: Bagikan tautan proyek, dokumen, spreadsheet, dan bahkan menyematkan video dan halaman web secara langsung di dalam percakapan chat. ClickUp membuat semuanya dikelompokkan dengan mudah untuk referensi yang mudah
Menambahkan dan berbagi lampiran terkait proyek dengan ClickUp Chat
- Edit teks kaya: Memformat pesan Anda dengan mudah untuk menarik perhatian pada hal yang penting! ClickUp Chat menawarkan opsi pengeditan teks yang kaya, termasuk blok kode, daftar berpoin, dan bahkan spanduk, untuk meningkatkan kejelasan dalam komunikasi Anda. Selain itu, Anda dapat menghemat waktu dengan pintasan "/Slash Command" yang praktis untuk pemformatan yang efisien
- Atur obrolan Anda: Buat tampilan Obrolan khusus untuk setiap aspek pekerjaan Anda di dalam ClickUp, mulai dari pembaruan di seluruh perusahaan hinggastrategi komunikasi timdiskusi, atau kolaborasi proyek. Anda dapat mengontrol akses ke setiap obrolan dan tetap mendapatkan informasi dengan umpan Notifikasi terpusat
Setelah Anda menjelajahi kekuatan ClickUp sebagai pusat komunikasi untuk tim Anda, ingatlah bahwa komunikasi dan kolaborasi yang efektif melibatkan mendengarkan dan mudah didekati. Hal ini akan membantu Anda membangun suasana positif, hubungan kerja yang kuat, dan lingkungan kolaboratif dalam tim Anda.
Dapatkan Praktik Chatting Anda dengan Benar dengan ClickUp
Itu dia! Dengan sedikit pemahaman tentang etika chatting profesional, Anda bisa membuat komunikasi kerja menjadi sangat nyaman dan menyenangkan bagi semua orang di tim Anda, termasuk pekerja jarak jauh.
Tambahkan fitur ClickUp seperti Chat dan Dokumen ke dalamnya, dan Anda akan menguasai nuansa obrolan grup dalam waktu singkat! Dengan satu alat, Anda bisa berbagi umpan balik, membuat tugas, memberikan pembaruan, mengirim file, dan banyak lagi. Daftar ke ClickUp secara gratis dan buat percakapan mengalir, tanpa kekacauan!