Tempat kerja global bisa jadi sangat kacau untuk dinavigasi. Saat kantor Anda di New York memulai pagi hari, tim Anda di London sudah bertransisi ke rapat tengah hari, sementara tim Anda di Singapura sudah menyelesaikan pekerjaan.
Perpesanan asinkron mungkin bisa menjadi solusi untuk hal ini.
Ini berusaha untuk menggantikan gagasan bahwa 'Semua orang harus online sekarang!' dengan sesuatu yang lebih praktis: metode komunikasi yang sesuai dengan ritme alami tim Anda, menghargai waktu dan privasi karyawan, dan menjaga kolaborasi yang lancar tanpa melampaui batas-batas pribadi.
Mari kita lihat bagaimana caranya!
Apa itu Perpesanan Asinkron?
Perpesanan asinkron adalah komunikasi yang tidak perlu terjadi secara real time. Peserta dapat memulai, menjeda, dan melanjutkan percakapan sesuai keinginan mereka. Hal ini memungkinkan tim hybrid dan tim jarak jauh untuk berkolaborasi tanpa terikat dengan jadwal masing-masing.
Intinya, setiap orang bekerja dan berkomunikasi sesuai dengan kecepatan masing-masing.
Penulis fiksi ilmiah legendaris Isaac Asimov mungkin telah meramalkan munculnya komunikasi asinkron dalam cerita pendeknya "
."
Dalam cerita ini, sekelompok fisikawan mencoba menemukan cara tercepat untuk berkomunikasi dengan ekspedisi yang mereka kirim ke Pluto. Sayangnya, seperti yang dikatakan oleh salah satu dari mereka, "Dibutuhkan waktu enam jam bagi gelombang radio, yang bergerak dengan kecepatan cahaya, untuk mencapai dari sini ke sana. Jika kita mengatakan sesuatu, kita harus menunggu 12 jam untuk mendapatkan jawabannya."_
Para fisikawan jenius itu bingung. Sampai salah satu ibu mereka memecahkan masalah untuk mereka:
"Sementara kalian menunggu jawaban," kata Ibu Cremorna, dengan sungguh-sungguh, "teruslah mengirim dan beritahu mereka untuk melakukan hal yang sama. Anda berbicara sepanjang waktu dan mereka berbicara sepanjang waktu. Anda memiliki seseorang yang mendengarkan setiap saat dan mereka juga mendengarkan. Jika salah satu dari kalian mengatakan sesuatu yang membutuhkan jawaban, kalian bisa menyelipkan satu jawaban di akhir pembicaraan, tetapi kemungkinan besar, kalian akan mendapatkan semua yang kalian butuhkan tanpa perlu bertanya."
Kedua pria itu menatapnya.
Cremorna berbisik, "Tentu saja." _Pembicaraan yang berkelanjutan." _Hanya dua belas jam di luar fase, itu saja
Itu dia-indahnya perpesanan asinkron.
Pada akhirnya,
mengubah yang tradisional
email vs. obrolan
perdebatan di atas kepalanya. Ini menggabungkan yang terbaik dari kedua dunia dan membuat tim Anda tetap terhubung tanpa mengorbankan jam kerja atau waktu pribadi.
💡Kiat Pro: 'Perpesanan asinkron' bukan berarti hanya mengirimkan email ke dalam kekosongan. Ide di balik pesan asinkron adalah untuk bertukar pesan yang penuh perhatian dan terperinci yang mendahului kebutuhan akan pertanyaan lanjutan dan pertukaran bolak-balik yang tak berkesudahan. Dengan latihan, "Perlu perhatian segera!" menjadi pengecualian, bukan aturan.
Mari kita lihat beberapa contoh seperti apa pesan asinkron itu untuk mendapatkan gambaran yang lebih baik tentang apa yang kami maksud.
Contoh perpesanan asinkron
Komunikasi yang jelas dan terorganisir adalah dasar dari pesan asinkron. Berikut ini adalah contoh-contoh utama komunikasi asinkron yang efektif:
- Pembaruan proyek yang terbaca seperti cerita yang dibuat dengan baik, bukan obrolan yang terburu-buru
- Panduan video yang menjelaskan ide kompleks secara mendetail
- Umpan balik dokumen yang kaya yang memicu perbaikan yang berarti
- Dokumentasi hidup yang tumbuh bersama pengetahuan tim Anda
- Pembaruan status yang menginformasikan tanpa mengganggu
- Ruang kolaboratif tempat ide berkembang seiring waktu
Jadi, bagaimana hal ini dibandingkan dengan cara berkomunikasi yang lebih tradisional alias perpesanan sinkron?
Perpesanan asinkron vs. sinkron
Perpesanan sinkron dan asinkron memiliki tujuan yang berbeda. Sementara metode komunikasi sinkron (seperti panggilan video yang sudah sangat kita kenal) menuntut
komunikasi asinkron memberikan ruang gerak bagi tim Anda:
- Menyelesaikan masalah yang rumit tanpa 'ping' yang menuntut respons segera
- Membuat tanggapan yang memajukan proyek
- Menyimpan catatan yang jelas tentang keputusan dan diskusi penting
- Bekerja secara efektif di berbagai demografi yang berbeda
- Melepaskan diri dari siklus rapat yang tidak ada habisnya
- Menetapkan batasan yang sehat antara pekerjaan dan kehidupan
Menerapkan perpesanan asinkron di tempat kerja mengubah pola pikir 'selalu aktif' menjadi pola pikir 'selalu bergerak maju' dengan kecepatan yang sesuai untuk semua orang.
Dengan pemahaman yang jelas tentang apa yang dimaksud dengan perpesanan asinkron, mari kita lihat bagaimana perpesanan asinkron dapat membentuk kembali cara tim berkolaborasi dan mencapai lebih banyak hal bersama.
Bagaimana Perpesanan Asinkron Meningkatkan Kolaborasi Tim
Perusahaan-perusahaan yang cerdas tidak hanya mengadopsi komunikasi asinkron. Mereka berkembang dengan pesat. Dari penyelesaian proyek yang lebih cepat hingga tim yang lebih bahagia, hasilnya sangat jelas.
Berikut ini
bagaimana kerja asinkron mengubah kolaborasi
untuk tim modern:
Peningkatan fokus dan produktivitas
Katakanlah pengembang Anda telah membuat kode selama berjam-jam tanpa gangguan. Penulis Anda berada dalam arus mereka, membuat konten. Para ahli strategi Anda sibuk memecahkan masalah yang rumit tanpa pesan terus-menerus dari manajer mereka yang meminta pembaruan.
Itulah keuntungan perpesanan asinkron: Ketika tim Anda mengontrol waktu responsnya, tim Anda mengontrol produktivitasnya.
Pengambilan keputusan yang lebih baik
Dengan komunikasi asinkron, tim Anda dapat berpikir sebelum merespons. Mereka dapat meneliti tren pasar, menjalankan kembali angka-angka tersebut, atau berkonsultasi dengan pemangku kepentingan utama. Hal ini akan menghasilkan keputusan yang dapat bertahan dalam ujian waktu.
Kolaborasi global yang inklusif
Sinkronisasi pagi hari di Tokyo vs sinkronisasi sore hari di Berlin? Perpesanan asinkron membuat sakit kepala karena penjadwalan itu hilang.
Desainer UI Anda di Tokyo dapat membagikan mockup antarmuka yang mendetail dengan komentar pada pukul 4 sore, sehingga pengembang Anda di Berlin dapat meninjau dan mengimplementasikan perubahan pada jam-jam produktif di pagi hari.
Setiap anggota tim berkontribusi pada jam-jam sibuk mereka, mempertahankan kemajuan proyek yang berkelanjutan.
Jejak dokumentasi yang jelas
Karena diskusi dilakukan secara tertulis, setiap kebutuhan produk, preferensi klien, dan keputusan proyek dicatat secara otomatis.
Ketika anggota tim baru bertanya tentang alasan di balik sebuah fitur, mereka dapat menelusuri seluruh riwayat diskusi, sehingga tidak perlu mengulang penjelasan.
Keseimbangan kehidupan kerja yang lebih baik
Akhiri rasa bersalah karena keluar saat orang lain sedang online. Async memungkinkan tim Anda menyelaraskan pekerjaan dengan kehidupan mereka. Dengan cara ini, mereka yang bangun pagi bisa mendapatkan momentum pagi mereka, dan mereka yang bangun malam bisa mendapatkan aliran malam mereka.
Mengurangi biaya rapat
Ingatkah Anda ketika rapat adalah untuk keputusan, bukan pembaruan? Obrolan asinkron mengembalikan hal itu.
Pindahkan laporan status dan informasi penting ke saluran pesan asinkron Anda. Simpan momen-momen sinkron yang berharga itu untuk percakapan yang benar-benar membutuhkannya-curah pendapat, membangun hubungan, dan pemecahan masalah yang kompleks.
Ketika Anda memberikan kebebasan kepada tim Anda untuk berkomunikasi dengan cara mereka sendiri, Anda mengubah cara kerja mereka.
Mengetahui manfaat kolaborasi asinkron hanyalah teori-ini hanya akan menjadi efektif dengan alat bantu implementasi yang tepat. Selain itu, memilih alat yang tepat lebih dari sekadar fitur. Alat yang tepat harus sesuai dengan alur kerja tim Anda, bukan sebaliknya.
Alat Perpesanan Asinkron yang Populer
Kanan
tidak hanya menambahkan notifikasi lain pada hari Anda. Alat-alat ini menyatu dengan cara kerja tim Anda, membuat komunikasi menjadi lebih jelas dan kolaborasi menjadi lebih lancar.
ClickUp
ClickUp
adalah aplikasi untuk bekerja yang mengubah pembaruan proyek menjadi percakapan alami. Tidak seperti alat tradisional yang mengubur komentar di dalam tugas, ClickUp mengintegrasikan manajemen proyek dengan mulus dengan fitur komunikasi yang canggih-membebaskan tim Anda dari gangguan terus-menerus.
Alat pertama di gudangnya?
Obrolan ClickUp
.
Simpan ide-ide hebat dengan mengubah percakapan ClickUp Chat menjadi tugas terstruktur
ClickUp Chat adalah solusi lengkap untuk komunikasi asinkron yang bermakna. Aplikasi ini dirancang untuk menyelesaikan semua masalah menjengkelkan yang dihadapi kolaborator jarak jauh: pajak pengalihan, penyalinan/penempelan/pembuatan tugas secara manual, kehilangan konteks, dan kehilangan ide.
Inilah caranya:
- Ubah percakapan ClickUp Chat biasa menjadi tugas yang dapat ditindaklanjuti-sempurna untuk momen 'Ide bagus, ayo kita kerjakan nanti!' yang biasanya hilang di platform perpesanan
- Biarkan ClickUp Brain menangkap konteks dari utas Anda dan mengemasnya dengan rapi, siap untuk Anda kerjakan
- Pertahankan konteks pada semua pekerjaan Anda dalam semua percakapan Anda. Menjaga agar utas tetap tersinkronisasi antara Obrolan dan Tugas
- Buat konten yang digerakkan oleh sinkronisasi seperti pembaruan dan pengumuman
- Lihat jadwal semua orang langsung di dalam Chat dan atur rapat yang sesuai
ClickUp Chat memungkinkan perpesanan asinkron dengan...hanya dengan mengeklik tombol.
Ada beberapa cara lain di mana ClickUp dapat membantu komunikasi asinkron:
- Menetapkan komentar secara langsung pada berkas Tugas ClickUp , dokumen, atau proyek. Tim Anda membaca dan merespons ketika mereka siap, menjaga konteks tetap pada tempatnya
Berikan komentar mendetail pada Tugas ClickUp Anda untuk menjaga konteks tetap jelas
- Lewati rapat dan bagikan pembaruan video yang direkam di layar dengan cepat menggunakan Klip ClickUp yang dapat ditonton oleh rekan tim selama jam kerja mereka
Bagikan pembaruan video cepat dengan ClickUp Clips dan lewati rapat
- Undang rekan tim dengan @menyebutkan mereka di Dokumen ClickUp untuk menjadi bagian dari percakapan-mereka akan terlibat ketika mereka dapat
sebutkan anggota tim di ClickUp Docs untuk berkolaborasi dalam ide bersama
- Atur jadwal pemberitahuan khusus yang menghormati waktu fokus
- Biarkan setiap anggota tim memilih tampilan (Tampilan Daftar, Tampilan Papan , atau Tampilan Garis Waktu ) yang paling sesuai untuk mereka, membuat pembaruan asinkronisasi mudah untuk diproses dengan cara mereka
Dan yang paling penting? integrasi tanpa batas ClickUp dengan alat komunikasi Anda yang sudah ada.
Anda bisa
mengintegrasikan ClickUp dengan Slack
untuk pesan instan,
menggunakan Microsoft Teams
untuk kolaborasi yang lebih luas, dan
meluncurkan rapat Zoom
langsung dari tugas Anda.
Ekosistem integrasi ini memastikan tim Anda dapat mempertahankan metode komunikasi yang mereka sukai sekaligus menjaga semua informasi terkait proyek tetap terpusat dan terorganisir.
ClickUp telah dibuat
penyelarasan asinkron jauh lebih sederhana dan lebih efektif.
Dengan membangun kerangka kerja untuk menguraikan dan menyusun tujuan dan hasil, tim jarak jauh dapat memahami ekspektasi dan memberikan pembaruan status dengan lancar. Bertukar pikiran dengan papan tulis itu mudah, mengatur ulang prioritas itu mudah, dan menambahkan gambar referensi, dll., semuanya sangat lancar
Bazza Gilbert, Manajer Produk di AccuWeather
Kelonggaran
Slack adalah alat perpesanan berbasis saluran khusus di mana tim Anda bisa mengatur percakapan berdasarkan proyek, topik, atau departemen.
via Kendur Meskipun kemampuan obrolan langsungnya sudah terkenal, nilai sebenarnya dari Slack terletak pada fitur-fitur asinkronnya yang membantu mengurangi komunikasi yang berlebihan.
Platform ini memungkinkan Anda untuk melakukannya:
- Mengatur pesan status yang lebih dari sekadar 'sedang pergi'-memberitahukan kepada rekan tim bahwa Anda sedang berada dalam mode kerja yang mendalam, dalam tenggat waktu, atau siap menjawab pertanyaan cepat
- **Membuat utas diskusi terfokus untuk menjaga percakapan tetap teratur
- Sematkan pesan penting untuk referensi yang mudah
- Jadwalkan pesan untuk menghormati zona waktu yang berbeda
- Terintegrasi dengan alat manajemen proyek untuk alur kerja yang lebih baik
💡Kiat Pro: Buat konvensi penamaan saluran yang masuk akal, tetapkan ekspektasi waktu respons yang jelas, dan dorong utas untuk diskusi yang terperinci.
Tim Microsoft
Bekerja lintas zona waktu menuntut fleksibilitas dalam bagaimana tim berkomunikasi di tempat kerja . Microsoft Teams menghadirkan hal ini melalui platform terpadu di mana chatting, video, dan berbagi file terjalin dengan lancar.
melalui Microsoft Tim mengatur percakapan ke dalam saluran-saluran tetapi mendapatkan kekuatan unik melalui integrasi Microsoft. Akses dokumen SharePoint, berkolaborasi di file OneDrive, dan gunakan alat perencanaan bawaan tanpa berpindah platform.
Nilai nyata untuk tim terdistribusi terletak pada kemampuan asinkron Teams. Anggota tim bisa:
- Melihat rekaman rapat pada jadwal mereka
- **Berkontribusi dalam diskusi melalui jajak pendapat daripada menghadiri sesi langsung
- Mengikuti percakapan proyek di saluran khusus
- Mengakses file bersama dan alat bantu kolaboratif bila diperlukan
Fleksibilitas ini memastikan semua orang tetap terhubung dan berkontribusi secara bermakna.
Zoom
Pekerja jarak jauh membutuhkan opsi selain panggilan video terjadwal. Zoom kini membantu tim yang tersebar berbagi informasi dan berkolaborasi secara efektif untuk mendukung komunikasi video asinkronisasi .
melalui Memperbesar Obrolan Tim Zoom menghadirkan komunikasi terstruktur melalui saluran dan grup, tetapi Zoom Clips menonjol untuk pekerjaan asinkronisasi. Rekam pesan video singkat untuk menjelaskan proses yang rumit atau memberikan umpan balik yang mendetail, sehingga anggota tim dapat menyerap informasi selama jam kerja.
Setiap percakapan penting tetap dapat diakses:
- Rekaman rapat yang dapat dicari
- Transkrip otomatis
- Riwayat obrolan yang diarsipkan
Tim Anda dapat merujuk pada diskusi dan keputusan penting tanpa perlu menjadwalkan rapat lain, sehingga pekerjaan tetap berjalan di zona waktu yang berbeda.
Sekarang, mari kita lihat tantangan yang muncul dari perpesanan asinkron.
Tantangan Perpesanan Asinkron
Beralih ke pesan asinkron tidak semuanya berjalan mulus. Memahami rintangan yang paling umum dapat membantu tim Anda beradaptasi lebih cepat dan berkomunikasi dengan lebih baik.
Potensi penundaan
Terkadang, Anda membutuhkan umpan balik sekarang, bukan ketika semua orang sedang online.
Misalnya, agen layanan pelanggan mungkin memerlukan persetujuan mendesak untuk mengeluarkan pengembalian dana atau mengeskalasi kasus. Jika manajer yang bertanggung jawab atas keputusan tersebut sedang offline, permintaan tersebut dapat tertunda, sehingga menunda penyelesaian.
Ingat: orang yang menghubungi layanan pelanggan sering kali melakukannya setelah jam kerja, dan penundaan berisiko membuat pelanggan semakin frustrasi.
Solusi: Tanggung jawab untuk persetujuan mendesak untuk masalah pelanggan perlu didelegasikan. Sebagai contoh, mempercayai agen layanan pelanggan Anda-setidaknya agen senior-menyelesaikan masalah di atas dan meningkatkan kepuasan pelanggan.
Kesenjangan komunikasi
Kata-kata tertulis bisa jadi rumit. Tanpa anggukan halus dan "hmms" dari obrolan tatap muka, pesan-pesan Anda yang tidak sinkron dapat disalahartikan, sehingga menimbulkan kesalahpahaman.
Solusi: Keterampilan komunikasi yang lebih baik! Seluruh tenaga kerja Anda perlu mempelajari cara mengirim pesan yang jelas, komprehensif, dan kaya informasi. Sesi pelatihan dapat membantu.
➡️ Baca Juga: Memanfaatkan Etika Obrolan Tim di Tempat Kerja untuk Kolaborasi yang Optimal
Komunikasi tertulis yang berlebihan
Dengan asinkronisasi, ini bukan lagi sekadar email. Ada komentar, dokumen, utas obrolan, dan pembaruan proyek-semuanya menuntut perhatian.
Anda harus menghabiskan banyak waktu untuk membaca percakapan dan pembaruan. Terkadang, pesan-pesan penting bisa terlewatkan dalam prosesnya. Tantangan ini semakin besar ketika bekerja di berbagai platform, yang masing-masing menghasilkan aliran notifikasi dan pesannya sendiri-sendiri.
Memahami tantangan perpesanan asinkron adalah langkah pertama. Sekarang, mari kita jelajahi praktik terbaik untuk membantu Anda mengatasinya.
Solusi: Sama seperti di atas! Komunikasi adalah keterampilan yang dapat dipelajari; bahkan jika beberapa karyawan melakukan kesalahan pada awalnya, mereka dapat dan harus diajari dengan lebih baik.
Jadi, ayo belajar.
Praktik Terbaik untuk Perpesanan Asinkron yang Efektif
Keberhasilan asinkronisasi bukan tentang alat yang mewah atau aturan yang kaku. Ini adalah tentang menciptakan kebiasaan komunikasi yang cocok untuk tim Anda. Inilah cara mewujudkannya.
Tetapkan protokol dan ekspektasi komunikasi
Tim Anda memerlukan panduan yang jelas tentang kapan dan bagaimana menggunakan berbagai saluran komunikasi . Tetapkan ekspektasi waktu respons berdasarkan prioritas pesan. Buat panduan sederhana seperti:
- Bendera merah = perlu perhatian hari ini
- Bendera kuning = tinjau dalam waktu 48 jam
- Bendera hijau = FYI, baca ketika Anda bisa
Pesan asinkron dan GitLab
Ambil contoh, GitLab, sebuah perusahaan yang sepenuhnya bekerja dari jarak jauh yang telah menyempurnakan protokol komunikasinya untuk memastikan kolaborasi asinkron yang lancar di seluruh zona waktu. Mereka telah mengadopsi sistem respons berjenjang yang memprioritaskan urgensi dan kejelasan.
- Hal-hal yang mendesak dikomunikasikan melalui Slack dengan waktu yang jelas, memastikan hanya gangguan kritis yang terjadi
- Item dengan prioritas sedang dicatat dalam alat manajemen proyek dengan tanggal jatuh tempo dan penanggung jawabnya
- Pembaruan dengan prioritas rendah, seperti pengumuman perusahaan, dibagikan dalam buletin bulanan untuk ditinjau oleh seluruh tim pada waktu yang tepat
Pendekatan terstruktur ini menghilangkan gangguan yang tidak perlu, namun membuat semua orang tetap mendapatkan informasi yang sama.
Gunakan alat bantu asinkronisasi yang terintegrasi ke dalam alur kerja Anda
Keberhasilan komunikasi asinkron sangat bergantung pada pemilihan alat yang tepat. Carilah solusi yang membawa komunikasi Anda langsung ke dalam alur kerja Anda.
Sebagai contoh, ClickUp mengintegrasikan pesan, tugas, dan dokumen Anda di satu tempat, sehingga Anda tidak perlu berpindah-pindah platform.
Selain itu, integrasinya dengan alat bantu lain, seperti Slack, Zoom, dan Teams, memastikan bahwa diskusi penting tetap terhubung dengan proyek dan tugas yang relevan, sehingga informasi dapat dengan mudah diambil saat dibutuhkan.
Memelihara dokumentasi
Membuat dokumentasi yang komprehensif melalui pekerjaan asinkron membantu tim Anda tetap selaras tanpa perlu mengadakan rapat terus-menerus. Kembangkan basis pengetahuan terpusat yang mencakup:
- Persyaratan dan keputusan proyek
- Pedoman proses dan praktik terbaik
- Rangkuman rapat dan butir-butir tindakan
- Protokol tim dan standar komunikasi
Dokumentasi ini berfungsi sebagai sumber kebenaran tunggal, mengurangi pertanyaan yang berulang-ulang dan memungkinkan anggota tim baru untuk cepat memahami.
Pesan asinkron dan Basecamp
Salah satu perusahaan yang telah menggunakan pendekatan ini adalah Basecamp. Budaya perusahaan yang mengutamakan asinkronisasi
tumbuh subur pada dokumentasi terpusat
.
Buku panduan yang komprehensif, catatan rapat bersama, dan panduan yang sudah ditulis sebelumnya memastikan kejelasan, mempercepat proses orientasi, dan mendorong kemandirian tim. Bagi Basecamp, dokumentasi adalah strategi, bukan sekadar alat.
Jadikan pembaruan dokumen sebagai bagian dari alur kerja rutin Anda, bukan tambahan. Dokumentasi terbaik tumbuh secara alami dengan proyek Anda.
Siap Membebaskan Diri dari Budaya Selalu Aktif?
Pekerjaan terbaik tim Anda tidak terjadi dalam rapat beruntun atau ping chat yang terus-menerus. Hal ini terjadi ketika orang-orang memiliki ruang untuk berpikir, berkreasi, dan berkolaborasi dengan cara mereka sendiri.
Ingin melihat seperti apa komunikasi asinkron yang bijaksana itu dalam tindakan? Lihat bagaimana menyatukan percakapan, tugas, dan dokumen tim Anda ke dalam satu ruang kerja cerdas dapat mengubah 'rapat tentang rapat' menjadi kemajuan yang nyata.
Cobalah ClickUp
.