Cara Memanfaatkan Pekerjaan Asinkron secara Maksimal

Produktivitas pekerja adalah makhluk mitologis dalam organisasi mana pun-bagaimana kita tahu bahwa seseorang benar-benar produktif? Jadi, kami menciptakan pos pemeriksaan, seperti rapat yang sinkron, kehadiran di kubikel, istirahat makan siang yang terjadwal, dan rutinitas 9-5.

Akan tetapi, waktu telah berubah. Pekerjaan yang sinkron dan di kantor bukan lagi satu-satunya jenis pekerjaan. Pekerja saat ini mencari fleksibilitas yang lebih besar, tidak hanya dalam jam kerja, namun juga dalam cara mereka bekerja.

Sebagai pemimpin bisnis, manajer, atau profesional SDM, bagaimana Anda dapat menerapkan strategi untuk membantu mereka? Mari kita cari tahu.

Apa yang dimaksud dengan Pekerjaan Asinkron?

Kerja asinkron adalah gaya kerja di mana karyawan bekerja, menyelesaikan tugas, dan berkomunikasi dengan rekan kerja pada waktu yang mereka pilih.

Pada dasarnya, jam kerja setiap individu dalam tim tidak sinkron satu sama lain, oleh karena itu, asinkron.

Seperti apa tempat kerja asinkron itu?

Asinkron bukan berarti semua orang adalah pekerja jarak jauh atau berada di berbagai belahan dunia. Ini hanya berarti bahwa setiap orang memiliki kebebasan untuk merancang bagaimana, di mana, dan kapan mereka bekerja.

Bekerja secara asinkron ditandai dengan hal-hal berikut ini.

• Karyawan memiliki fleksibilitas untuk bekerja dari jarak jauh
• Mereka merancang jam kerja sesuai dengan kehidupan, kebiasaan, dan siklus produktivitas mereka
• Tim berkomunikasi melaluialat kerja jarak jauhdokumen kolaboratif, email, dan sistem manajemen proyek (alih-alih pertemuan tatap muka secara real-time)
• Mereka memutuskan aturan, batasan, dan kode yang mengatur pekerjaan asinkron mereka
• Apa sajakolaborasi waktu nyata dijadwalkan sebelumnya dan dioptimalkan untuk produktivitas maksimum

Singkatnya, pekerjaan asinkron memisahkan produktivitas dari visibilitas dan ketersediaan. Seperti yang dikatakan oleh Tyler Gillespie, Pendiri dan pekerja asinkron, dalam blognya di komunikasi asinkron menunjukkan, kerja asinkron adalah "bukti bahwa karyawan dan anggota tim adalah orang dewasa yang tidak perlu dipantau atau dikelola terus-menerus."

Singkatnya, Anda tidak perlu duduk di kubikel Anda untuk dianggap bekerja!

Bagaimana pekerjaan asinkron membentuk pasar kerja?

Tentu saja, pekerjaan asinkron menuntut perubahan besar dalam budaya dan tatanan emosional seluruh organisasi.

Karyawan harus bisa mengatur dirinya sendiri, dan manajer harus lebih percaya pada karyawan yang tidak mereka temui secara rutin atau tidak pernah mereka temui sama sekali.

Kesenjangan bakat yang semakin meluas, terutama dalam pekerjaan pengetahuan, telah memaksa para manajer untuk menerima dan mendorong pekerjaan yang tidak sinkron.

Memahami Pekerjaan Asinkron

Pekerjaan asinkron memisahkan produktivitas dari komunikasi yang konstan. Asinkronisasi membantu menyelesaikan pekerjaan dengan cara yang paling tidak mengganggu tanpa memerlukan respons atau reaksi langsung. Dalam gaya kerja seperti ini, para kolega akan menghargai otonomi dan nilai fleksibilitas tempat kerja .

Nah, apa bedanya dengan pekerjaan tradisional (yang kita sebut sebagai pekerjaan sinkron)? Mari kita cari tahu.

Pekerjaan sinkron vs. asinkron: Apa perbedaannya? Pekerjaan asinkron dan sinkron adalah dua model operasional yang berbeda terutama pada ketersediaan anggota tim pada waktu tertentu. Pekerjaan sinkron biasanya dilakukan pada jam 9-5 ketika semua orang berada di kantor atau tersedia secara online.

Pekerjaan asinkron terjadi ketika tim menetapkan tujuan dan kriteria penerimaan bersama dan kemudian pergi untuk melakukan bagian pekerjaan mereka dalam waktu dan ruang mereka sendiri. Perbedaan ini terwujud dalam berbagai cara.

Perbedaan antara pekerjaan Asinkron dan pekerjaan Sinkron

Dalam hal apa pekerjaan asinkron lebih baik?

Bayangkan situasi di kantor: Anda masuk kerja, basa-basi selesai, dan seorang rekan kerja meminta sebuah konten. Anda mulai mengerjakannya.

Tok tok tok; Anda diinterupsi oleh rekan kerja lain yang melewati meja Anda yang ingin mendiskusikan laporan bulanan Google Analytics. Anda mengintip angka-angkanya dan melakukan perhitungan mental saat melakukan ping!

Manajer Anda ingin Anda melakukan panggilan telepon dengan mereka. Anda memprioritaskan kembali beberapa tugas dan mendiskusikan beberapa masalah dalam tim Anda; sebelum Anda menyadarinya, sudah waktunya makan siang.

Ringkasan: Meskipun Anda sibuk, daftar pekerjaan awal Anda tetap tidak tersentuh.

Meskipun hal ini juga dapat terjadi pada pekerjaan asinkronisasi, sistem menyediakan taktik dan metode tertentu untuk mencegahnya.

matikan Pemberitahuan: Anda bisa mematikan notifikasi Slack dan fokus pada tugas-tugas Anda. (Anda tidak bisa menghindari kolega yang melewati _kantor!

Perencanaan harian yang lebih baik: Anda dapat menyisihkan waktu untuk memeriksa pesan atau email sehingga Anda tidak terganggu saat melakukan pekerjaan yang mendalam. (Bagaimana Anda merencanakan untuk ketukan di bahu?)_

Ekspektasi yang terkelola: Tim Async tidak mengharapkan tanggapan langsung, sehingga lebih mudah untuk mengatakan tidak pada berbagai hal, jika diperlukan (jauh lebih sulit untuk mengatakan tidak pada seseorang yang meminta Anda secara langsung untuk "mengobrol cepat")

Sistem yang dibangun khusus: Tim Async juga memiliki dokumentasi, manajemen proyek, dan alat bantu lainnya untuk memastikan informasi terbuka dan tersedia bagi siapa saja yang membutuhkan. (Anda tidak harus menjadi orang yang menjawab semua pertanyaan)_

Manajemen kalender: Anda dapat menjadwalkan 'jam komunikasi' seperti jam kerja profesor untuk memberi tahu orang-orang kapan Anda bersedia menerima telepon. (Melakukan hal ini di kantor mungkin akan terlihat mahal)

Pekerjaan asinkron adalah sebuah ketukan di bahu yang tetap ditangguhkan hingga Anda atau kolega Anda masuk atau mulai menulis dokumen bersama di zona waktu yang berbeda.

Bonus bacaan: Bagaimana pekerjaan asinkron mengubah kolaborasi Apakah itu berarti semua pekerjaan sinkron adalah pembunuh produktivitas? Tidak!

Tidak semua komunikasi sinkron tidak diperlukan. Ada beberapa kasus di mana kolaborasi waktu nyata diperlukan untuk menyatukan tim ke halaman yang sama.

Kapan pekerjaan sinkron dan asinkron cocok dilakukan?

Pekerjaan sinkron paling baik dilakukan ketika komunikasi waktu nyata sangat penting, seperti:

• Tinjauan tim: Berada secara langsung dalam waktu nyata membantu mengatasi aspek emosional dan manusiawi dari umpan balik dengan lebih baik
• Sesi curah pendapat: Ketersediaan yang sinkron membantu membangun ide satu sama lain dalam lingkungan yang tertutup
• Ide yang muncul secara kebetulan: Momen watercooler yang santai dapat menghasilkan terobosan yang signifikan jika tim bekerja secara sinkron
• Persuasi: Sangat tidak mungkin Anda dapat membujuk prospek untuk membeli atau pelanggan yang marah untuk tetap tinggal tanpa interaksi tatap muka
• Lokakarya: Belajar dengan melakukan lebih baik dilakukan secara langsung dan dalam waktu nyata. Hal ini terutama berlaku untuk tugas-tugas yang membutuhkan dua orang atau lebih untuk bekerja sama

Pekerjaan asinkron lebih baik dilakukan ketika tim membutuhkan ruang untuk melakukan pekerjaan yang terfokus, seperti:

Stand-up: Hanya pembaruan tentang pekerjaan yang sudah selesai, pekerjaan yang sedang berjalan, dan pemblokiran yang dapat dikirim secara asinkron. Bahkan, dengan alat seperti ClickUp Brain anda bisa mengotomatiskan ini berdasarkan masukan hari sebelumnya.

Mengotomatiskan pembaruan standup dengan ClickUp Brain

Menciptakan bersama: Setelah Anda menyepakati sebuah topik, Anda dapat menulis artikel secara asinkron. Beberapa orang dapat memasukkan pekerjaan mereka dalam dokumen bersama dan mengedit secara mandiri.

Manajemen proyek: Seorang manajer proyek dapat melakukan sebagian besar pekerjaan mereka secara asinkron. Misalnya, mereka dapat memberikan tugas, membuat alur kerja, mengirim umpan balik audio/teks, dll., tanpa harus bersama anggota tim.

Operasi karyawan baru: Lewatlah sudah hari-hari ketika Anda menggandeng karyawan baru melalui setiap langkah. Kini, Anda dapat menyiapkan dokumen orientasi yang jelas dan menyeluruh yang dapat dilakukan sendiri oleh karyawan baru!

Jika Anda mengikuti model yang menggabungkan keduanya, berikut ini adalah cara membuat komunikasi hibrida di tempat kerja efektif.

Setelah kita memahami apa itu kerja asinkron dan perbedaannya dengan model tradisional, inilah alasan mengapa Anda harus menerimanya dengan sepenuh hati.

Pentingnya Pekerjaan Asinkron dalam Budaya Kerja Saat Ini

Para pemimpin bisnis dan profesional HR tidak bisa lagi menghindari struktur kerja asinkron karena beberapa alasan.

Preferensi pencari kerja Studi menunjukkan bahwa sekitar 98% tenaga kerja ingin bekerja dari jarak jauh, setidaknya paruh waktu. Karyawan GenZ jauh lebih mungkin untuk melakukan pekerjaan jarak jauh dan fleksibilitasnya menarik bagi perempuan dalam angkatan kerja.

Nomadisme digital

Beberapa pekerja pengetahuan modern lebih suka bekerja sambil bepergian. Beberapa keahlian yang paling terspesialisasi dan bergaji tinggi hanya tersedia bagi mereka yang menginginkan kebebasan lokasi dan waktu. Bagi mereka, pekerjaan asinkron dan alat bantu nomaden digital menjadi hal yang fundamental bagi efektivitas.

Kebijakan cuti alternatif

Hingga saat ini, satu pekerjaan penuh waktu dilakukan oleh satu orang, yang diberi jatah cuti dengan jumlah hari tertentu. Saat ini, karyawan menginginkan lebih banyak fleksibilitas. Mereka ingin mengambil cuti panjang dan cuti panjang untuk mengejar kepentingan lain.

Hal ini memunculkan pembagian kerja, yang memungkinkan dua karyawan berbagi tanggung jawab untuk satu posisi penuh waktu. The praktik menjadi hal yang umum di firma hukum, di mana para konsultan membagi tugas berdasarkan urgensi dan bertanggung jawab atas tugas-tugas tertentu.

Hal ini membantu karyawan berbagi pekerjaan dan waktu mereka, memastikan ada yang menangani tugas-tugas tersebut. Fleksibilitas ini juga berarti berkurangnya ketergantungan pada satu karyawan, sehingga meminimalkan kemacetan karena ketergantungan.

Keunggulan kompetitif

Setiap organisasi sedang mempertimbangkan pekerjaan jarak jauh/hybrid akhir-akhir ini. AirBnB memiliki tinggal dan bekerja di mana saja kebijakan. Penyedia pencarian internet DuckDuckGo memiliki karyawan di 15 negara. Anda harus menjadi perusahaan yang asinkron untuk menarik talenta terbaik di pasar yang kompetitif saat ini.

Kesenjangan talenta

Berbicara tentang kesenjangan talenta, organisasi yang nyaman dengan pekerjaan asinkron dapat merekrut dari mana saja di seluruh dunia. Hal ini dapat menghemat biaya dan memberikan manfaat yang signifikan dalam jangka panjang.

Jika ini terdengar menarik (atau tak terelakkan), berikut ini cara menerapkan praktik kerja asinkron dalam organisasi Anda.

Penerapan Kerja Asinkron: Praktik Terbaik

Secara teori, kerja asinkron itu sederhana-biarkan orang mengatur diri mereka sendiri dan pekerjaan mereka dengan cara yang paling sesuai untuk mereka. Pada praktiknya, hal ini bisa menimbulkan kekacauan.

Untuk menerapkan kerja asinkron dengan lancar, Anda membutuhkan orang, proses, dan teknologi yang memungkinkan tidak hanya karyawan namun juga manajer, HR, dll. Mari kita lihat bagaimana Anda bisa memanfaatkan delapan praktik terbaik untuk memastikan keberhasilan.

1. Mengidentifikasi para juara kerja asinkron

Anda tidak dapat menyelesaikan apa pun jika orang tidak percaya dan mengidentifikasi dengan hal tersebut. Untuk memungkinkan hal ini, Anda perlu mengetahui denyut nadi audiens Anda.

• Lakukan survei untuk memahami apakah tim Anda menginginkan pekerjaan asinkron;Formulir ClickUp adalah cara yang bagus untuk melakukan ini
• Tanyakan apakah mereka hanya membutuhkan waktu kerja fleksibel atau lokasi fleksibel juga
• Pelajari metode kerja dan tingkat produktivitas mereka saat ini

tampilan Formulir ClickUp untuk survei_

Kemudian, identifikasi anggota tim Anda yang sangat antusias yang akan memperjuangkan perubahan di antara anggota tim lainnya. Berdayakan mereka dengan alat dan proses yang diperlukan untuk memperkuat manajemen perubahan.

2. Ciptakan sistem

Tim jarak jauh juga membutuhkan tempat kerja yang sama, kecuali tempat kerja virtual. Aktifkan ruang kerja virtual yang komprehensif dan memiliki banyak aspek untuk tim Anda. Platform kerja lengkap dari ClickUp untuk pekerjaan jarak jauh memberi Anda semua yang Anda butuhkan untuk mendukung pekerjaan asinkronisasi:

• Proyek dan tugas
• Banyak tampilan
• Pelacakan produktivitas
• Manajemen kinerja
• Dokumentasi
• Otomatisasi

3. Mengkonsolidasikan komunikasi

Pastikan bahwa sistem apa pun yang Anda siapkan memungkinkan komunikasi asinkronisasi, pertukaran ide, dan kolaborasi pada item tindakan.

ClickUp mencakup sejumlah fitur komunikasi asinkron fitur juga. Tugas ClickUp memiliki komentar bersarang bagi tim untuk memperdebatkan/mendiskusikan ide dalam konteks. Papan Tulis ClickUp dan Peta Pikiran membuat kolaborasi virtual menjadi visual dan efektif. Tampilan Obrolan ClickUp dirancang khusus untuk pekerjaan asinkron, mengkonsolidasikan semua pesan dalam satu jendela. Anda tidak perlu melompati rintangan untuk menemukan pesan yang disajikan kepada Anda untuk ditinjau dan diambil tindakan saat Anda siap.

clickUp Chat View untuk melihat semua pesan secara terkonsolidasi_

4. Lebih dari sekadar pesan teks

Ketika mengirim pesan teks, terutama di antara orang-orang yang berbicara dengan dialek yang berbeda atau berasal dari budaya yang berbeda, nada bicara Anda dapat disalahpahami. Jadi, ciptakan peluang komunikasi melalui teks, audio, video, dan lainnya.

Contohnya, Klip ClickUp memungkinkan Anda berbagi rekaman layar secara instan dan menawarkan umpan balik berbasis suara. Daripada melakukan panggilan video (yang membutuhkan ketersediaan umum, Anda dapat membuat video yang dapat dilihat oleh penerima nanti.

Dengan Clip, Anda juga dapat melakukannya:

• Mentranskrip rekaman dan menyalin cuplikan
• Menambahkan komentar di dalam video dan memulai percakapan di timeline
• Mengubah deskripsi Klip menjadi daftar tugas yang sebenarnya
• Mencari di dalam transkrip untuk poin tertentu

hub perekaman layar dan video ClickUp Clips_

5. Mengelola ekspektasi

Ajaklah tim untuk menetapkan batasan dan ekspektasi satu sama lain. Hal ini mungkin termasuk membuat keputusan:

• Seberapa cepat seseorang harus membalas pesan?
• Di zona waktu mana tenggat waktu ditetapkan?
• Kapan kita bisa meminta percakapan secara real-time?
• Di mana dan bagaimana umpan balik harus diberikan?

Buat piagam kerja asinkron untuk tim/organisasi Anda di Dokumen ClickUp . Bagikan dengan semua orang yang relevan. Undang mereka untuk berkomentar/memberikan umpan balik. Berevolusi seiring berjalannya waktu!

Mendokumentasikan secara menyeluruh dan berkolaborasi secara efektif dengan ClickUp Docs

6. Lacak produktivitas

Meskipun tim mungkin tidak suka dimonitor tentang apa yang mereka lakukan, kapan mereka bekerja, dll., hal ini membantu organisasi untuk melacak produktivitas. Dorong anggota tim untuk melakukannya:

• Gunakan fiturPelacakan Waktu ClickUp untuk mencatat jam kerja mereka
• Mengatur ketersediaan dengan jelas sehingga manajer proyek dapat memberikan tugas yang sesuai
• Membuat estimasi waktu yang hampir akurat untuk tugas yang diberikan kepada mereka

pelacakan Waktu ClickUp_

Lacak juga berapa banyak waktu yang dihabiskan untuk rapat, email, pesan obrolan, Slack huddle, dll. untuk mengukur dampak produktivitas dari penggunaan asinkron.

7. Mencegah pemikiran kelompok

Groupthink, sederhananya, adalah konsensus yang tidak kritis terhadap sesuatu karena orang ingin menghindari konfrontasi. Ini bisa menjadi masalah yang lebih besar dalam tim jarak jauh karena lebih mudah bagi mereka yang tidak setuju untuk diam saja.

Untuk mencegah hal ini terjadi:

• Dorong semua orang untuk berbicara
• Tandai orang dan undang mereka untuk memberikan komentar
• Latihlah juara kerja asinkronisasi (ingat dari langkah 1?) untuk mendorong orang-orang yang diam untuk berkontribusi
• Jika benar-benar diperlukan, buatlah cara-cara untuk masukan anonim melalui formulir dan jajak pendapat

8. Mengintegrasikan pekerjaan dan alur kerja

Sebagian besar tim menggunakan beberapa alat bantu untuk menyelesaikan pekerjaan mereka. Mengintegrasikan alat komunikasi asinkron Anda secara efektif akan membuat pekerjaan menjadi lebih mudah.

Misalnya, Anda dapat mengintegrasikan Zoom dengan ClickUp untuk memulai panggilan langsung dari platform manajemen proyek Anda. Dengan integrasi Slack, Anda bisa memberi tahu orang-orang tertentu tentang perubahan status tugas. Tim perangkat lunak mengintegrasikan alat bantu seperti GitHub, LambdaTest, dll., untuk membuat alur kerja mereka lancar.

ClickUp menawarkan integrasi dengan 1000+ alat untuk membuat pekerjaan Anda lancar

Terlepas dari upaya terbaik Anda, tantangan tidak bisa dihindari. Mari kita lihat apa saja yang mungkin Anda hadapi dan bagaimana cara mengatasinya.

Pekerjaan Asinkron: Tantangan dan Keterbatasan

Kita telah melihat bahwa kolaborasi asinkron menawarkan beberapa manfaat dan sangat disukai oleh tim modern. Namun, asinkronisasi itu sendiri bukanlah pendekatan terbaik untuk semua kasus. Inilah alasannya dan bagaimana Anda bisa mengatasi keterbatasan tersebut.

Kelelahan zoom dan notifikasi yang berlebihan

Tidak bekerja di lingkungan fisik yang sama dapat menyebabkan orang terlalu sering melakukan ping satu sama lain atau menuntut terlalu banyak rapat. Hal ini dapat mengalahkan tujuan utama dari sinkronisasi.

Solusi

Bangun budaya dokumentasi dalam organisasi. Dorong tim untuk mencatat ide-ide utama, proses berpikir, pendapat, dan lainnya sehingga orang dapat mengaksesnya kapan pun mereka perlu. Gunakan ini untuk menciptakan alur kerja asinkron yang membuat hidup lebih mudah bagi semua orang dalam jangka panjang.

Komunikasi lintas zona waktu

Pernahkah Anda mengirimkan "hai" dan pada saat penerima merespons, Anda lupa apa yang Anda inginkan? Hal ini dapat terjadi lebih sering ketika tim bekerja lintas zona waktu.

**Solusi:

• Identifikasi jam kerja yang umum untuk menjadwalkan panggilan video penting, komunikasi waktu nyata, dan tugas serah terima proyek
• Tetapkan ekspektasi yang jelas tentang kapan dan bagaimana anggota tim akan merespons pesan satu sama lain
• Tetapkan templat dan kerangka kerja untuk percakapan-katakanlah, dorong semua orang untuk memberikan konteks dan ajukan pertanyaan secara keseluruhan, bukan hanya sekadar "halo"

Keterlibatan tim

Keterasingan karena bekerja dari jarak jauh dan tidak berinteraksi secara langsung dengan rekan kerja dapat memengaruhi motivasi. Dalam waktu singkat, anggota tim akan kehilangan rasa memiliki tujuan dan keselarasan dengan tujuan organisasi.

Solusi: Sertakan keterlibatan tim dalam area tanggung jawab utama manajer (KRA). Sertakan kegiatan yang mengikat dan menyenangkan sesekali. (Anda bahkan dapat meminta anggota tim Anda untuk berbagi foto kucing mereka - selalu berhasil!)

Urgensi vs. fleksibilitas

Bekerja dari jarak jauh berarti anggota tim mungkin tidak memahami urgensi atau dampak dari masalah tertentu. Misalnya, tiket "prioritas satu" harus segera ditangani, yang mungkin tidak dapat ditangani oleh tim yang fleksibel.

Solusi: Rencanakan jadwal fleksibel Anda untuk memastikan perjanjian tingkat layanan (SLA) Anda terpenuhi. Jika Anda membutuhkan anggota tim yang tersedia pada waktu-waktu tertentu, jelaskan hal itu lebih awal dan jadwalkan dengan tepat.

Efektivitas pelatihan

Meskipun pembelajaran individual yang dilakukan secara mandiri semakin populer, namun sering kali ini bukan yang paling efektif. Hampir tidak mungkin untuk mendokumentasikan atau mentransfer pengetahuan diam-diam di lingkungan kerja. Bekerja di kantor yang sama membantu mencontohkan perilaku yang sulit disinkronkan.

Solusi: Buatlah modul pembelajaran yang berorientasi pada tindakan. Kumpulkan tim untuk saling belajar satu sama lain. Buatlah rencana pembelajaran yang interaktif. Jangan berhenti pada orientasi awal-ciptakan cara untuk melatih dan melatih ulang anggota tim secara teratur.

Mengatasi Pekerjaan Asinkron Dengan ClickUp

Baik Anda bekerja secara sinkron maupun asinkron, produktivitas sering kali menjadi mitos, seperti unicorn atau kucing Cheshire. Dalam lingkungan kerja tradisional, penanda produktivitas biasanya adalah visibilitas, online, duduk di ruang kerja, berbicara dalam rapat, dll.

Di dunia asinkron, visibilitas tidak lagi menjadi hal yang penting. Untuk membuatnya berfungsi, tim asinkron membutuhkan cara baru yang radikal untuk mengelola pekerjaan, komunikasi, dan kinerja mereka.

Perangkat lunak manajemen proyek ClickUp dirancang untuk memungkinkan hal ini. Dengan papan tulis, peta pikiran, obrolan waktu nyata, manajemen tugas, dokumen, dasbor, dan banyak lagi, ClickUp akan mengubah pekerjaan tim Anda.

Buktikan sendiri. Coba ClickUp hari ini !