Pernahkah Anda merasa bahwa mengelola alur kerja Anda lebih kacau daripada yang seharusnya? Runbook yang solid adalah solusi terbaik-apakah Anda meluncurkan sistem baru, menangani tugas rutin dan tugas yang rumit, atau merespons insiden yang tidak terduga.
Ini berfungsi sebagai alat bantu tim Anda dalam mengoptimalkan operasi secara manual, meningkatkan efisiensi proses, dan menjaga konsistensi di seluruh tugas.
Pembuatan runbook dari awal membutuhkan waktu dan tenaga, namun ada cara yang lebih mudah. Dengan templat runbook yang sepenuhnya otomatis, Anda dapat menghemat waktu, meminimalkan kesalahan, dan fokus pada hal yang paling penting: menyelesaikan pekerjaan dengan lancar dan efisien.
Mari jelajahi bagaimana templat ini dapat menyederhanakan operasi harian Anda dan menyiapkan tim Anda untuk sukses.
Apa yang dimaksud dengan Templat Runbook?
Templat runbook adalah kerangka kerja yang telah dirancang sebelumnya yang membantu tim mengelola operasi dan tugas-tugas yang kompleks secara efisien. Ketika Anda menggunakan templat ini, Anda memiliki proses terdokumentasi yang mengurangi dugaan dan meningkatkan efisiensi.
Sebagai contoh, tim TI dapat dengan cepat menggunakan templat runbook untuk merespons pelanggaran keamanan. Daripada mencari langkah-langkah di tengah-tengah krisis, tim dapat mengikuti instruksi yang jelas dalam templat.
Ini seperti memiliki buku pedoman yang membantu Anda mengelola risiko dan meminimalkan gangguan dengan informasi di ujung jari Anda.
Templat runbook sering kali menyertakan kiat pemecahan masalah untuk masalah umum, sehingga membantu tim Anda menyelesaikan masalah dengan lebih cepat. Templat ini juga biasanya terintegrasi dengan alat bantu otomatisasi alur kerja, sehingga seluruh proses menjadi lebih lancar dan dapat diprediksi, terutama selama situasi stres tinggi.
Beberapa manfaat lain dari penggunaan templat runbook antara lain:
- Memfasilitasi kolaborasi tim dengan bahasa bersama
- Memanfaatkan keahlian kolektif untuk pengambilan keputusan yang lebih baik
- Mendukung pembaruan dan peningkatan yang berkesinambungan
- Memastikan kepatuhan dan mempertahankan struktur
- Memungkinkan skalabilitas seiring pertumbuhan bisnis Anda
- Menyediakan rencana pemulihan sistem untuk keadaan darurat
Bahkan jika tim Anda perlu menangani skenario manajemen insiden TI yang tak terduga, templat proses runbook lengkap dapat memandu mereka melalui proses respons.
Runbook bahkan dapat menyertakan alat bantu visual untuk membuat proses yang rumit menjadi lebih mudah diikuti.
Apa yang Membuat Templat Buku Harian yang Baik?
Templat runbook yang baik memberikan instruksi dan memastikan tim Anda tetap sinkron, responsif, dan efisien, apa pun yang terjadi!
Mari jelajahi aspek-aspek utama yang menentukan templat buku kerja yang efektif:
- Prosedur operasi standar (SOP) : Sertakan panduan langkah demi langkah yang mengikuti SOP yang konsisten. Hal ini membuat tugas dapat diulang dan mengurangi kesalahan
- Langkah-langkah yang dapat ditindaklanjuti: Berikan instruksi yang tepat tentang apa yang harus dilakukan di setiap langkah. Fokus pada kejelasan dan kesederhanaan, hindari jargon yang dapat membingungkan tim Anda
- Kontrol versi: Pastikan runbook Anda memiliki versi untuk mencatat pembaruan atau perubahan. Hal ini membantu tim untuk tetap berada di atas proses yang terus berkembang
- Log kesalahan bawaan: Memiliki bagian untuk log kesalahan dan langkah-langkah pemulihan yang terperinci. Misalnya, Anda dapat menentukan perintah untuk mengambil log dari server
- Templat dokumentasi teknis: Menstandarkan proses Anda dengan templat dokumentasi teknis. Hal ini memastikan keseragaman di berbagai tugas yang berbeda
Selain itu, dengan solusi otomatis yang ada di dalam templat ini, tim Anda bisa dengan cepat merespons insiden atau pembaruan tanpa campur tangan manual, sehingga meningkatkan waktu respons.
Sekarang setelah kita memiliki pemahaman yang kuat tentang templat runbook, mari kita jelajahi berbagai contoh runbook khusus dan bagaimana masing-masingnya dapat berguna!
11 Templat Buku Harian
Setelah Anda mengetahui manfaat runbook, lihat daftar 11 templat runbook terbaik di ClickUp.
Kami akan menunjukkan kepada Anda cara memanfaatkan setiap templat secara maksimal, baik saat Anda membuat rutinitas runbook khusus untuk tim TI atau merampingkan proses perusahaan Anda.
1. Templat Buku Pedoman Karyawan ClickUp
Apakah Anda sedang memulai bisnis dan perlu membuat panduan pelatihan karyawan? Templat Panduan Karyawan ClickUp adalah tempat yang tepat untuk memulai. Templat ini membantu Anda menguraikan semua yang dibutuhkan karyawan Anda untuk sukses dan berkembang.
Ini termasuk:
- Panduan pemula yang menjelaskan apa itu buku panduan karyawan, mengapa hal ini penting, dan bagaimana cara menggunakan templat tersebut
- Dua bagian utama dengan 19 subbagian yang mencakup info perusahaan, detail peran, dan kebijakan seperti ketepatan waktu, hari gajian, dan lainnya
- Catatan, petunjuk, dan pertanyaan yang bermanfaat di seluruh bagian untuk menginspirasi ide untuk manual Anda
Panduan karyawan berbeda dengan buku pedoman karyawan. Buku panduan berfokus pada kebijakan di seluruh perusahaan, sedangkan buku pedoman menyediakan prosedur terperinci untuk peran atau departemen tertentu.
Cocok untuk: Pemilik usaha kecil, tim SDM, dan manajer yang ingin membuat panduan pelatihan karyawan yang jelas dan komprehensif
2. Templat Proses dan Prosedur ClickUp
Bayangkan Anda telah mendokumentasikan semua proses dalam bisnis Anda, tetapi bagaimana Anda melacak semuanya? 🤔
Itulah mengapa kami membuat Templat Proses dan Prosedur ClickUp. Dengan berbagai tampilan dan opsi kustomisasi, template ini membantu Anda melacak segala sesuatu dengan cepat dan tetap berada di atas tugas. Dengan templat ini, Anda bisa:
- Akses Panduan Memulai, daftar dokumentasi, papan sage, dan papan tulis diagram alir proses
- Gunakan Tampilan Daftar dan Papan untuk memusatkan dan mengelola dokumen proyek, dengan menambahkan bidang utama seperti jenis, prioritas, dan tahap
- Tandai penerima tugas, pemangku kepentingan, dan pemberi persetujuan untuk memastikan masukan yang tepat waktu
- Memvisualisasikan dan memetakan proses dengan tampilan Papan Tulis, mengubah node diagram alur menjadi tugas interaktif
Cocok untuk: Manajer proyek, tim operasi, dan bisnis yang ingin mengelola dokumentasi proses, meningkatkan organisasi alur kerja, dan meningkatkan kolaborasi
3. Templat Prosedur ClickUp
Templat Prosedur ClickUp secara efisien membuat dan mengelola prosedur yang jelas dan terstruktur dengan baik untuk proyek atau tugas apa pun. Ini mendefinisikan alur proses, memperjelas tujuan, dan memastikan konsistensi di seluruh operasi.
Dengan templat ini, Anda bisa:
- Tetapkan tujuan yang jelas dan petakan langkah-langkah untuk setiap prosedur
- Tetapkan tugas, berkolaborasi dengan pemangku kepentingan, dan lacak kemajuan
- Gunakan Status, Bidang, dan Tampilan untuk mengelola proses Anda
- Atur pemberitahuan dan jadwalkan rapat untuk koordinasi yang lancar
Dengan alat bantu yang dapat disesuaikan, templat ini menyederhanakan identifikasi tugas, definisi ruang lingkup, dan manajemen dokumen.
Cocok untuk: Manajer proyek, tim operasi, spesialis jaminan kualitas, petugas kepatuhan, tim TI, dan departemen layanan pelanggan yang ingin menstandarkan, merampingkan, dan melacak prosedur di berbagai industri
4. Templat SOP ClickUp
Apakah Anda mengalami kesulitan untuk memulai prosedur operasi standar (SOP) Anda? Templat SOP ClickUp membuatnya cepat dan mudah untuk memulai! Baik Anda meluncurkan prosedur baru untuk tim kecil atau seluruh perusahaan, templat SOP ini siap membantu Anda.
Berikut ini adalah bagaimana templat ini membantu:
- Atur SOP dengan struktur yang jelas: Gambaran Umum, Siapa, Di mana, dan Kapan
- Bagian yang sederhana dan mudah dikelola yang mudah dinavigasi oleh siapa pun
- Menyederhanakan proses peluncuran prosedur baru
Cocok untuk: Tim SDM, manajer departemen, tim operasi, pemilik bisnis, manajer proyek, spesialis jaminan kualitas, petugas kepatuhan, dan pemimpin tim yang ingin membuat, mengatur, dan menerapkan SOP yang jelas dan efektif
💡 Kiat Pro: Untuk mengembangkan garis besar SOP yang efektif, mulailah dengan tujuan akhir dalam pikiran dan bekerja mundur, uraikan setiap langkah yang diperlukan untuk mencapai hasil tersebut.
5. Templat Dokumen Proses Perusahaan ClickUp
Dokumen yang terorganisir dengan baik yang menguraikan proses perusahaan Anda adalah kunci untuk kelancaran operasi internal dan komunikasi yang konsisten-dan dengan alat bantu yang tepat, hal ini menjadi lebih mudah. Templat Dokumen Proses Perusahaan ClickUp dirancang untuk membantu Anda menghemat waktu sekaligus menyimpan semuanya di satu pusat.
Dengan templat ini, Anda bisa:
- Memusatkan semua dokumen proses Anda di satu tempat
- Buat templat dan daftar periksa untuk orientasi dan pelatihan karyawan
- Selalu perbarui semua orang dengan instruksi terbaru
Baik saat Anda menerima karyawan baru atau sekadar menyegarkan kebijakan, templat dokumentasi proses ini menjadikannya lebih efisien dan mudah dikelola!
Cocok untuk: Tim SDM, manajer operasi, koordinator pelatihan, pemilik bisnis, dan manajer proyek yang ingin memusatkan dokumentasi proses, mempermudah proses orientasi, dan memastikan komunikasi yang konsisten di seluruh departemen
Tahukah Anda? Penelitian telah menunjukkan bahwa perusahaan dapat menghemat hingga 50% waktu pembuatan dokumen dengan menggunakan alat bantu otomatisasi dokumen.
6. Templat Prosedur Operasi Standar ClickUp
SOP sangat penting untuk efisiensi operasional dan memastikan konsistensi dalam bisnis Anda. Templat Prosedur Operasi Standar ClickUp dirancang untuk membantu Anda membuat SOP yang jelas dan terorganisir sejak awal.
Ini memungkinkan Anda:
- Buat tugas dengan status seperti 'Belum Dimulai', 'Sedang Berlangsung', dan 'Selesai' untuk melacak kemajuan di setiap langkah dengan mudah
- Tambahkan detail seperti ' Tingkat Prioritas ' dan 'Tanggal Jatuh Tempo' pada tugas, sehingga membantu Anda tetap terorganisir dan mengelolanya dengan lebih efisien
- Beralih di antara beberapa tampilan-List View untuk ikhtisar tugas sederhana, Gantt View untuk garis waktu, dan Workload View untuk memeriksa kapasitas tim
- Mengotomatiskan tugas yang berulang seperti mengatur pengingat untuk tanggal peninjauan atau menggunakan AI untuk meringkas kemajuan tugas
Templat ini menghilangkan dugaan dalam pembuatan dan pengelolaan SOP, membantu Anda menjaga semuanya tetap pada jalurnya!
Cocok untuk: Manajer operasi, pemimpin tim, manajer proyek, tim jaminan kualitas, dan pemilik bisnis yang harus membuat, mengelola, dan melacak SOP untuk memastikan konsistensi dan efisiensi operasional
Fakta Menarik: SOP sudah ada sejak peradaban kuno. Prosedur pertama yang tercatat-yang merinci praktik medis-telah ditemukan pada papirus Mesir kuno.
7. Templat Bagan Alur Proses ClickUp
Jika Anda seorang pemikir visual, Templat Bagan Alur Proses ClickUp mungkin yang Anda butuhkan. Templat ini menggunakan warna dan bentuk untuk menyederhanakan proses bisnis yang kompleks, sehingga mudah dipahami dan diikuti.
Templat ini dibagi menjadi dua bagian-pemain dan aktivitas-dengan aktivitas setiap pemain diwakili oleh bentuk di kolom mereka. Tersedia di ClickUp Whiteboards, templat ini, seperti templat papan tulis lain yang berguna, menawarkan kemungkinan kreatif tanpa batas.
Anda dapat menggunakan templat alur proses ini untuk:
- Memetakan proses dengan mudah dengan bentuk dan konektor untuk kejelasan
- Mengatur pemain dan aktivitas untuk tampilan langkah demi langkah
- Sesuaikan dengan simpul keputusan dan perbarui legenda untuk panduan tim
- Tambahkan berbagai elemen seperti Peta Pikiran, peta proses, gambar, dokumen, dan bahkan coretan untuk kreativitas
Cocok untuk: Tim SDM, manajer proyek, tim operasi, departemen TI, dan tim pemasaran yang ingin memvisualisasikan alur kerja, menyederhanakan dokumentasi proses, dan meningkatkan kolaborasi tim
8. Templat Rencana Tindakan Keamanan Siber ClickUp
Templat Rencana Tindakan Keamanan Siber ClickUp mempermudah penguatan postur keamanan perusahaan Anda. Dalam istilah teknologi, "postur keamanan" mengacu pada kekuatan keamanan siber organisasi secara keseluruhan dan seberapa baik organisasi tersebut dapat memprediksi, mencegah, dan merespons ancaman siber yang terus berubah.
Templat yang dapat disesuaikan sepenuhnya ini membantu tim keamanan membuat rencana tindakan yang jelas dan efektif, memastikan semua orang tetap berada di halaman yang sama.
- Sesuaikan rencana tindakan agar sesuai dengan kebutuhan keamanan siber spesifik Anda
- Berkolaborasi secara real time atau asinkron dengan tim Anda
- Amankan paket Anda dengan kontrol Privasi dan Edit di ClickUp Documents
- Menyederhanakan proses perencanaan tindakan agar tetap proaktif dalam menghadapi ancaman siber
Cocok untuk: Tim keamanan TI, petugas kepatuhan, profesional keamanan siber, tim manajemen risiko, pemimpin bisnis, tim tanggap insiden, administrator jaringan, dan CTO
Baca Lebih Lanjut: 15 Templat Rencana Pemulihan Bencana Gratis untuk Membantu Bisnis Anda Bangkit Kembali Lebih Cepat
9. Templat Rencana Tindakan Insiden ClickUp
Baik itu bencana alam atau perubahan manajemen secara tiba-tiba, bertindak cepat dan terkoordinasi sangat penting untuk meminimalkan dampak kejadian tak terduga pada bisnis Anda.
Templat Rencana Tindakan Insiden ClickUp membantu Anda membuat panduan langkah demi langkah yang jelas untuk menangani insiden saat terjadi. Dengan bagian yang didedikasikan untuk tujuan, detail tugas, peran, dan sumber daya, templat ini memastikan tim Anda mengetahui dengan pasti siapa yang bertanggung jawab atas apa selama keadaan darurat.
Inilah yang harus dilakukan:
- Gunakan bagian rencana tindakan untuk menguraikan langkah-langkah segera, seperti mematikan server atau sistem yang terkena dampak
- Buat daftar peralatan, tim, dan sumber daya yang diperlukan untuk respons yang efisien
Ideal untuk: Tim tanggap darurat yang menangani krisis waktu nyata, departemen TI yang menangani insiden seperti kegagalan sistem atau pelanggaran data, dan tim SDM yang mengelola keselamatan di tempat kerja atau situasi yang mendesak
10. Templat Rencana Tindakan Darurat di Tempat Kerja ClickUp
Keadaan darurat dapat terjadi tanpa peringatan, sehingga kesiapsiagaan sangat penting untuk melindungi tim dan tempat kerja Anda. Templat Rencana Tindakan Darurat di Tempat Kerja ClickUp menyediakan semua yang Anda perlukan untuk memastikan keamanan, mulai dari rute evakuasi dan titik kumpul hingga penugasan peran yang jelas untuk pemimpin keadaan darurat.
Berikut ini cara membuat rencana darurat di tempat kerja yang efektif dengan ClickUp:
- Buat garis besar potensi keadaan darurat dan strategi respons di ClickUp Docs
- Tetapkan tanggung jawab kepada anggota tim menggunakan ClickUp Tasks,
- Rancang rute evakuasi dengan Dasbor ClickUp
- Mengotomatiskan peringatan dan pengingat selama krisis dengan ClickUp Automations
- Lacak kemajuan kesiapsiagaan menggunakan ClickUp Goals, yang memungkinkan Anda memecah tugas-tugas yang lebih besar menjadi bagian-bagian yang lebih kecil dan membantu melacak kemajuan
- Jadwalkan dan lacak latihan darurat dengan ClickUp Milestones
Templat ini menyederhanakan perencanaan darurat dan menggabungkan alat bantu penting untuk rencana pemulihan bencana dan peningkatan proses.
Cocok untuk: Koordinator tanggap darurat, manajer fasilitas, tim SDM, petugas keselamatan, manajer operasi, perencana kesinambungan bisnis, pemimpin tim, dan koordinator keselamatan di tempat kerja
11. Templat Laporan Insiden TI ClickUp
Setiap gangguan TI memiliki cerita tersendiri; mencatatnya adalah kunci untuk mencegah gangguan berikutnya. Templat Laporan Insiden TI ClickUp menawarkan cara mudah untuk mendokumentasikan segala sesuatu mulai dari kegagalan sistem hingga pelanggaran keamanan siber dan tugas TI.
Templat ini mencakup bidang khusus untuk detail insiden, analisis akar penyebab, dan tindakan pemulihan untuk merampingkan respons dan mengurangi risiko. Inilah cara memaksimalkan laporan insiden TI Anda:
- Menganalisis akar masalah untuk mengidentifikasi masalah yang berulang dan mencegah masalah di masa mendatang
- Lacak waktu penyelesaian menggunakan Pelacakan Waktu Proyek ClickUp untuk mengukur efisiensi
- Optimalkan proses Anda dengan menyempurnakan strategi respons berdasarkan data dari insiden sebelumnya
Cocok untuk: Tim TI, administrator sistem, teknisi jaringan, spesialis keamanan siber, tim tanggap insiden, dan manajer meja layanan yang ingin mendokumentasikan, menganalisis, dan meningkatkan proses tanggap insiden mereka
💡 Kiat Pro: Gabungkan pelaporan insiden ke dalam strategi otomatisasi proses bisnis Anda yang lebih luas. Hal ini memastikan kegagalan dan pelanggaran sistem diselesaikan dengan cepat dan mulus, selaras dengan tujuan pemulihan TI dan mitigasi risiko Anda.
Buat Runbook yang Bekerja dengan ClickUp
Runbook sangat penting dalam membantu para profesional TI mengoptimalkan proses mereka dan menangani insiden dengan cepat. Mereka memberikan langkah-langkah yang jelas dan terstandarisasi untuk diikuti dalam situasi apa pun, memastikan operasi yang lancar dan efisien.
Menjaga agar runbook ini selalu diperbarui sangat penting bagi tim TI yang sukses, dan ClickUp memudahkan tugas ini.
Dengan ClickUp, Anda dapat dengan mudah membuat, mendistribusikan, dan mengelola runbook. Secara otomatis menghasilkan petunjuk langkah demi langkah dan menangkap tangkapan layar untuk mendokumentasikan setiap proses.
Selain itu, ClickUp menawarkan berbagai templat, memungkinkan Anda untuk menyesuaikan runbook agar sesuai dengan kebutuhan tim Anda.
Dan coba tebak? Semuanya gratis! Daftar untuk menggunakan ClickUp sekarang.