Manajer operasi ibarat konduktor orkestra. Seperti halnya konduktor yang mengoordinasikan semua pemain musik yang berbeda dan memastikan penyampaian pertunjukan musik yang harmonis, manajer operasi mengawasi dan mengoordinasikan tugas dan sumber daya agar bisnis tetap selaras.
Baik merevisi proses untuk menghilangkan redundansi dan membuat alur kerja menjadi hemat biaya atau mengelola program jaminan kualitas yang bergerak cepat, manajer operasi bekerja lebih dari itu untuk menjaga agar lampu tetap menyala bagi perusahaan. 💡
Untuk memahami kompleksitas posisi ini, simak pandangan kami tentang kehidupan sehari-hari seorang manajer operasi. Selain tugas sehari-hari, kami akan mengeksplorasi berbagai aspek dari peran penting ini, termasuk:
- Kualifikasi yang diinginkan
- Alat dan teknik yang digunakan manajer operasi
Memahami Peran Manajer Operasi
Seorang manajer operasi memiliki banyak peran dalam sebuah organisasi. Mereka terlibat dalam berbagai proses dan prosedur penting - mulai dari perencanaan strategis dan efisien pengelompokan tugas untuk jaminan kualitas. Mereka biasanya berkomunikasi dengan departemen dan divisi lain di dalam perusahaan, tetapi mungkin juga berurusan dengan pelanggan sesekali.
Karena sifat pekerjaannya yang dinamis, mereka harus memiliki keahlian teknis dan bisnis yang kuat serta kepercayaan diri untuk membuat keputusan penting dengan cepat. Mereka juga harus memiliki berbagai keterampilan lunak, seperti manajemen waktu dan komunikasi.
Kami akan menguraikan tiga fungsi utama manajer operasi di bagian berikut:
1. Perencanaan dan penentuan prioritas untuk meningkatkan efisiensi
Manajer operasi pertama-tama harus benar-benar memahami tujuan bisnis organisasi secara keseluruhan. Tugas mereka adalah menyelaraskan tujuan tingkat tinggi perusahaan dengan tujuan tim operasi dengan membangun strategi operasi .
Selama proses penyusunan strategi, manajer operasi berfokus pada:
- Perencanaan operasi: Manajer operasi mendefinisikan tindakan yang harus dilakukan oleh organisasi atau tim tertentu dan menetapkan tenggat waktu untuk mereka. Rencana ini akan menjadi dasar dari manajer operasiperencanaan kapasitas dan strategi manajemen risiko
- Prioritas: Manajer operasi akan berkonsultasi dengan manajer senior lainnya untuk memutuskan aktivitas mana yang harus dipindahkan ke urutan yang lebih tinggi dalam daftar tugas tim. Memprioritaskan beberapa tujuan pada satu waktu dapat mencegah masalah kualitas di kemudian hari
- Memutuskan metrik kinerja: Manajer operasi perlu meluangkan waktu untuk menentukan indikator kinerja utama (KPI) yang akan menandai keberhasilan operasi dan menambah kesehatan perusahaan dalam laporan keuangan
2. Desain proses dan pemantauan serta pengelolaan program jaminan kualitas
Dengan mempertimbangkan tujuan perusahaan, hukum, dan standar industri, manajer operasi membuat kebijakan dan alur kerja untuk seluruh organisasi. Mereka harus memperbarui kebijakan-kebijakan ini dan meningkatkan proses ketika ada informasi baru yang masuk.
Manajer operasi harus berkoordinasi dengan departemen lain yang terlibat dalam memberikan produk dan layanan. Hal ini mungkin termasuk menjalankan jaminan kualitas untuk memeriksa efisiensi produksi, efektivitas biaya logistik saat ini, dan alokasi sumber daya manusia (SDM) yang optimal.
Jika kinerja operasional tidak memuaskan, manajer dapat mendesain ulang atau mengoptimalkan proses untuk membuatnya hemat biaya dan mencapai hasil yang menguntungkan.
Manajer operasi juga mengawasi operasi saat mereka beristirahat, baik di lokasi maupun di lapangan. Di atas segalanya, mereka memantau anggaran, melakukan analisis biaya dan manfaat untuk menilai dampak keuangan dari keputusan operasional. 💵
Kiat pro: Gratis Templat Analisis Manfaat Biaya ClickUp memungkinkan manajer operasi untuk dengan cepat mengevaluasi efektivitas biaya dari proses yang tersedia sebelum berinvestasi. Dengan desainnya yang sederhana dan berkode warna, templat ini menyederhanakan pengambilan keputusan yang kompleks.
ClickUp Templat Analisis Biaya Manfaat membantu manajer operasi membuat keputusan yang bertanggung jawab secara finansial
3. Manajemen karyawan
Manajer operasi yang hebat sering kali berkolaborasi dengan manajer SDM untuk melakukan hal-hal berikut:
- Melacak jadwal karyawan
- Menerima karyawan baru
- Menjadwalkan pekerjaan secara efektif, sesuai dengan keahlian dan ketersediaan karyawan
- Mendokumentasikan praktik terbaik danprosedur operasi standar (SOP)* Merancang program pelatihan yang berdampak untuk meningkatkan efisiensi tim produksi
- Menerapkan sistem baru untuk kehadiran karyawan dan pelacakan waktu
- Menulis manual proses untuk meningkatkan efisiensi dan produktivitas tim
- Menerapkan langkah-langkah keamanan di pabrik dan lokasi kantor
Kiat: Untuk menilai kapasitas tim dan mendistribusikan tugas secara efektif, manajer dapat menggunakan Templat Jadwal Karyawan ClickUp .
Tidak peduli ukuran tim Anda, Templat Jadwal Karyawan ClickUp memudahkan untuk mengkoordinasikan beban kerja
Templat ini memiliki berbagai tampilan, seperti Board dan Kalender, yang memungkinkan para manajer untuk menilai pekerjaan dari berbagai sudut pandang. Mereka juga dapat melacak kemajuan menuju pencapaian spesifik proyek.
Hari-hari Biasa dalam Kehidupan Seorang Manajer Operasi
Setiap hari adalah unik bagi seorang manajer operasi. Kami telah menjelaskan apa saja yang biasa mereka lakukan di bawah ini.
Di pagi hari
Biasanya, manajer operasi adalah salah satu orang pertama yang tiba di kantor. Hal ini memungkinkan mereka untuk menjernihkan pikiran agar bisa menghadapi tantangan hari itu. Mereka pertama-tama memastikan segala sesuatunya siap untuk memulai proses operasional. 🌄
Untuk melihat apa yang akan terjadi pada hari itu dan membuat rencana yang efektif, manajer operasi meninjau daftar yang harus dilakukan dan kalender. Mereka juga memeriksa kotak masuk email mereka untuk melihat apakah ada masalah yang perlu segera ditangani.
Kiat profesional: Manajer operasi yang sangat produktif biasanya menggunakan solusi manajemen tugas seperti ClickUp untuk mengatur segala sesuatunya secara digital. Sebagai contoh, Daftar Periksa Tugas ClickUp adalah pilihan utama bagi banyak manajer karena menyederhanakan tugas-tugas yang kompleks dan membuatnya lebih mudah dikelola.
Daftar Periksa Tugas ClickUp meningkatkan produktivitas Anda dengan memungkinkan Anda memecah tugas-tugas sulit menjadi bagian-bagian yang lebih kecil
Penyelesaian masalah harian (dengan contoh)
Sebagian besar waktu manajer operasi didedikasikan untuk menyelesaikan masalah yang muncul. 🚨
Misalnya, pemasok menginformasikan bahwa mereka terlambat mengirim bahan baku karena kondisi cuaca. Dalam hal ini, manajer operasi mengevaluasi inventaris yang ada, memprioritaskan produksi produk yang paling mendesak, dan memberi tahu pelanggan tentang potensi penundaan. Mereka juga dapat menghubungi pemasok alternatif untuk meminimalkan gangguan.
Jika terjadi kerusakan peralatan secara tiba-tiba, manajer operasi akan memanggil atau membentuk tim untuk menangani perbaikan dengan segera. Jika perbaikan cepat tidak memungkinkan, manajer menentukan cara menyelesaikan semua pekerjaan menggunakan mesin yang tersedia dan mencegah penundaan produksi.
Skenario pemecahan masalah yang menegangkan lainnya muncul ketika seorang karyawan kunci harus mengambil cuti sakit yang tidak terduga untuk waktu yang tidak terbatas. Di sini, manajer operasi ditugaskan untuk mencari pengganti sementara.
Jadi, sepanjang hari, manajer operasi harus siap untuk mengatasi masalah tak terduga ini, dan untuk itu, mereka harus manajemen risiko permainan harus menjadi yang terbaik.
Kiat profesional: Ketika dihadapkan pada keputusan yang menuntut, manajer operasi dapat beralih ke Templat Matriks Risiko Nilai ClickUp . Templat ini memungkinkan mereka membuat daftar semua solusi untuk suatu masalah, memberikan peringkat nilai dan risiko, dan memvisualisasikan posisi setiap opsi dalam matriks Papan Tulis. Setelah solusi optimal muncul, manajer dapat memprioritaskannya di Ruang Kerja sehingga tim dapat mulai mengerjakannya secepat mungkin.
Pertemuan
Manajer operasi biasanya ikut serta dalam atau memimpin banyak rapat dan panggilan sepanjang hari, seperti dengan:
- Manajer lain: Biasanya, manajer operasi mengadakan rapat mingguan dengan semua manajer dan kepala departemen. Dalam rapat ini, mereka merekap hasil rapat sebelumnyapekerjaan minggu sebelumnya sebelumnya dan merencanakan untuk minggu berikutnya. Ini adalah kesempatan untuk mengungkap masalah dan meninjau laporan
- Pelanggan: Klien, terutama yang baru, cenderung memiliki banyak pertanyaan dan kekhawatiran. Manajer operasi menjawab beberapa di antaranya, menjelaskan bagaimana perusahaan akan melakukan pekerjaan yang dipekerjakan
- Eksekutif senior:: Manajer operasi membawa masalah proses atau kualitas ke manajemen senior, seperti Chief Executive Officer (CEO) dan General Manager (GM), untuk mendapatkan solusi yang tepat waktu
Kiat pro: Memiliki tujuan yang jelas agenda pertemuan dan berpegang teguh pada agenda tersebut untuk memastikan bahwa percakapan ini efisien dan bermanfaat. Dengan ClickUp, manajer bisa membuat templat agenda untuk berbagai kasus penggunaan untuk mempercepat persiapan rapat di masa mendatang.
Templat Agenda Rapat ClickUp
Akhir hari
Manajer operasi harus tetap berada di tempat hingga akhir hari jika terjadi keadaan darurat di menit-menit terakhir. Mereka biasanya mengakhiri hari dengan memeriksa kembali kotak masuk mereka, menjadwalkan rapat, dan menyiapkan tugas untuk hari berikutnya. 🌇
Bagaimana industri dapat memengaruhi keseharian manajer operasi
Tugas harian seorang manajer operasi berbeda-beda, tergantung pada industri tempat mereka bekerja. Simak empat contoh spesifik industri dan tanggung jawab yang relevan:
- Konstruksi: Mengelola pengadaan material ke lokasi konstruksi, melacak penggunaan sumber daya, memastikan pemeliharaan peralatan, pengiriman peralatan dan pekerja konstruksi, pemantauan harga vendor,manajemen anggaran proyek2. Teknologi Informasi (TI) : Memantau, memelihara, dan mengoptimalkan infrastruktur jaringan, mengawasi operasi keamanan dan transfer data, mengelola peningkatan perangkat keras dan perangkat lunak, menganalisis kinerja sistem dan mengusulkan perbaikan, menyelesaikan kesulitan teknis yang signifikan
- Perawatan Kesehatan: Memesan dan melacak inventaris (peralatan dan perlengkapan medis), memelihara catatan pasien, menetapkan kebijakan dan prosedur fasilitas, memastikan kepatuhan, menyusun strategi untuk mengoptimalkan pengalaman pasien
- Retail: Membangun dan memelihara hubungan dengan klien, mengelola inventaris, memantau pesanan, pengiriman, menghasilkan penjualan, menyelidiki keluhan dan saran pelanggan
Keterampilan dan Persyaratan untuk Manajer Operasi
Mengingat fleksibilitas dan pentingnya manajemen operasi, kandidat harus memiliki kualifikasi dan keterampilan yang tepat untuk dipertimbangkan untuk peran tersebut. Cari tahu apa saja di bagian di bawah ini.
Persyaratan teknis
Perekrut dapat mencari yang berikut ini saat merekrut manajer operasi:
- Pendidikan: Biasanya, gelar Sarjana atau lebih tinggi di bidang Manajemen Operasi, Administrasi Bisnis, atau bidang terkait. Gelar tersebut menunjukkan pengetahuan teoretis individu tersebut
- Pengalaman kerja yang terbukti: Pengalaman manajemen operasi sangat ideal, tetapi latar belakang dalam peran kepemimpinan lainnya juga bisa digunakan
- Keterampilan yang mumpuni: Beberapa yang paling dicari termasuk kemahiran dalam analisis data, manajemen anggaran, dan manajemen proyekmetodologi seperti agile danLean Six Sigma. Diutamakan yang memiliki pengalaman dengan perangkat lunak bisnis dan manajemen yang relevan
- Sertifikasi: Meskipun tidak selalu diperlukan, sertifikasi menunjukkan kesediaan manajer untuk terus mengembangkan keterampilan mereka. Berlakusertifikasi untuk manajer operasi termasuk:
- Sertifikasi manajer bersertifikat (CMC)
- Profesional manajemen proyek (PMP)
- Pengawasan dan manajemen keamanan bersertifikat (CSM)
- Akuntan manajemen bersertifikat (CMA)
- Keahlian khusus industri: Pengetahuan dan pengalaman dalam industri tertentu dapat meningkatkan peluang manajer untuk berhasil dalam perannya
Ketajaman bisnis dan administrasi
Seorang manajer operasi harus memiliki keterampilan analitis untuk memahami proses bisnis dan mengenali apa yang harus dilakukan agar perusahaan tetap berjalan dan berkembang. Mereka juga harus mampu berpikir strategis, menilai risiko dan peluang, serta memiliki literasi dasar untuk menavigasi laporan keuangan.
Keterampilan manajemen waktu dan operasi
Karena mereka harus menangani banyak tugas dan sumber daya, seorang manajer operasi harus terorganisir. Tugas mereka adalah membuat jadwal sambil mempertimbangkan jadwal proyek dan ketersediaan karyawan.
Manajer operasi sering menggunakan bagan Gantt ( yang tersedia di dalam ClickUp ) untuk membangun dan melacak jadwal proyek.
Templat Garis Waktu Gantt dari ClickUp menyediakan cara yang efektif dan menarik untuk memvisualisasikan jadwal tugas Anda untuk proyek apa pun
Keterampilan interpersonal dan komunikasi
Manajer operasi berinteraksi dengan hampir semua pihak yang terlibat dalam bisnis. Ini termasuk staf, manajer lain, eksekutif, distributor, dan klien. Inilah sebabnya mengapa mereka harus bersikap sopan dan menjaga hubungan yang kuat. Mereka harus dapat berbagi ide secara efektif dalam media apa pun.
Keterampilan manajemen dan pembinaan
Saat mengelola staf, manajer operasi bertanggung jawab untuk melatih karyawan, membantu mereka mengembangkan keterampilan prosedural dan menjadi lebih produktif .
Alat dan Teknik yang Digunakan oleh Manajer Operasi untuk Tugas Sehari-hari
Panduan berikut ini dapat membantu manajer operasi menjadi luar biasa dalam pekerjaan mereka.
1. Memanfaatkan kekuatan perangkat lunak dan otomatisasi
Setelah Anda mendapatkan pemahaman yang mendalam tentang semua proses operasional, mulailah memperkenalkan teknologi. Hal ini akan memungkinkan Anda dan tim Anda bekerja lebih efisien, mengotomatiskan beberapa tugas biasa, dan mencegah waktu henti yang terkait dengan penundaan admin. Beberapa perangkat lunak yang umum digunakan manajer operasi meliputi:
- Alat manajemen proyek
- Sistem komunikasi
- Alat bantu meja bantuan
- Solusi manajemen proses bisnis
Dengan platform yang komprehensif seperti ClickUp, Anda bisa mendapatkan semua ini alat manajemen operasi di bawah atap yang sama. 😍
ClickUp dapat menjadi pusat untuk semua pengetahuan, perencanaan, dan alur kerja pelacakan kemajuan Anda. Gunakan Tugas ClickUp dan bahasa aslinya kemampuan manajemen proyek untuk menjadwalkan dan menetapkan tugas. Bagi tugas-tugas tersebut menjadi subtugas atau daftar periksa dan tentukan ketergantungan untuk menciptakan alur kerja tim yang mulus.
Memvisualisasikan semua pekerjaan yang akan datang di salah satu dari 15+ tampilan ClickUp yang dapat disesuaikan -klasik Tampilan papan dan Tampilan kalender adalah favorit di antara para manajer operasi!
Visualisasikan semua pekerjaan yang akan datang dan jadwalkan tugas dengan mudah menggunakan ClickUp
Tidak hanya itu-menyederhanakan operasi dukungan pelanggan dan mengumpulkan umpan balik menggunakan Tampilan Formulir ClickUp yang dapat disesuaikan . Platform ini akan secara otomatis mengubah respons menjadi tugas untuk menghemat waktu yang Anda habiskan untuk memprosesnya secara manual.
Untuk berkomunikasi dengan tim atau individu untuk pemecahan masalah yang cepat, gunakan fitur Tampilan obrolan atau menandai rekan tim di komentar tugas. Dan jika Anda ingin melakukan curah pendapat tentang strategi baru dan memetakan proses dalam pengaturan yang lebih visual, gunakan Papan Tulis ClickUp dan Peta Pikiran yang mendukung kolaborasi waktu nyata.
Bertukar pikiran secara kolektif dan berkreasi dengan bantuan Papan Tulis ClickUp
Bonus baca: Yang terbaik template manajemen proyek untuk tim operasi!
2. Data adalah teman terbaik Anda
Jika Anda tidak mengukur kinerja, sulit untuk mengetahui seberapa sukses operasi Anda. Data memungkinkan Anda untuk bersikap objektif dan melacak kemajuan bertahap. Data juga merupakan kunci untuk mengidentifikasi kemacetan sebelum meningkat menjadi masalah yang signifikan.
Anda juga membutuhkan cara yang efektif untuk mengatur semua data sehingga Anda dapat memilikinya di ujung jari Anda. Masukkan ClickUp Docs pengelola dan editor dokumen platform dengan fitur pemformatan yang kaya. Dilengkapi dengan fitur asisten AI asli yang bisa:
- Memproses permintaan data untuk tugas dan proses di Ruang Kerja ClickUp Anda
- Melakukan curah pendapat solusi untuk tim operasi (dengan 100+ petunjuk)
- Membuat jadwal proyek dan panduan proses
- Meringkas catatan rapat
Atur dan rangkum penelitian Anda dengan bantuan ClickUp Docs dan AI
3. Jangan takut untuk menganalisis pesaing
Anda harus melihat operasi dan metrik yang digunakan oleh perusahaan dan manajer yang menjadi panutan Anda. Pikirkan bagaimana Anda dapat menerapkannya ke dalam alur kerja Anda. Namun, berhati-hatilah agar tidak berlebihan. Beberapa taktik mungkin tidak cocok untuk niche spesifik Anda.
Bonus baca: Lihat artikel teratas hari ini alat analisis pesaing .
4. Mengawasi tetapi jangan mengatur secara mikro
Banyak manajer operasi mempersulit diri mereka sendiri dengan mengatur SEMUA karyawan secara mikro-itu tidak akan berhasil.
Tujuannya adalah agar karyawan dapat bekerja secara mandiri tanpa perlu diawasi terus-menerus. Meskipun Anda harus mengawasi pekerjaan untuk memastikan operasi sehari-hari berjalan lancar, penting untuk berinvestasi dalam pelatihan personalia dan mempercayai tim Anda. Dengan begitu, Anda bisa fokus pada tugas-tugas yang lebih penting-merampingkan alur kerja dan kinerja.
ClickUp memungkinkan Anda melacak kemajuan dari jauh saat pekerjaan diselesaikan. Anda dapat menetapkan Sasaran dan target yang terukur. Jelajahi 50+ rapornya dan atur di rapor pribadi Anda Dasbor ClickUp . Dengan begitu, Anda bisa mendapatkan gambaran umum singkat tentang proses tim atau perusahaan secara real time.
Buat Dasbor ClickUp agar Anda dapat dengan cepat menilai kemajuan setiap operasi dan kinerja tim
5. Menyeimbangkan efisiensi dan kualitas
Dalam dunia operasi, baik efisiensi maupun kualitas tidak boleh dikorbankan. Meskipun tidak selalu memungkinkan untuk mencapai keduanya secara maksimal, sangat penting untuk membuat strategi operasi Anda kuat dalam kedua aspek tersebut. Selalu mengupayakan keseimbangan ini akan meningkatkan profitabilitas dan keberlanjutan perusahaan Anda, serta memposisikannya sebagai pemimpin pasar. ⚖️
Rencanakan dan Operasikan Bisnis Secara Efisien dengan ClickUp
Dalam mengintip kehidupan sehari-hari seorang manajer operasi, Anda telah belajar tentang tugas dan tantangan spesifik yang ada dalam peran tersebut. Meskipun pekerjaannya kompleks, dengan pendekatan, keterampilan, dan motivasi yang tepat, setiap manajer operasi dapat mendorong efisiensi dan inovasi dengan hasil yang luar biasa.
Memiliki alat bantu untuk mendukung proses ini dapat membantu Anda mencapainya lebih cepat. Mendaftar untuk ClickUp hari ini, dan gunakan salah satu dari sekian banyak templat operasi dan fitur-fitur untuk bekerja lebih cerdas-bukan lebih keras! 😉 😉