10 alternatives et concurrents de Microsoft Access en 2026

Microsoft Access est officiellement en sursis, et Microsoft procède méthodiquement à son abandon. Avec la fin de vie d'Office 2016 et 2019 prévue en 2025, suivie par celle d'Access 2021 en octobre 2026, les équipes utilisant ces anciennes versions se retrouvent officiellement sans filet de sécurité.

Bien que l'entreprise affirme que les applications pourraient continuer à fonctionner, elles ne bénéficieront plus de correctifs de sécurité, de corrections de bogues ni d'assistance technique en temps opportun.

Access 2024 est toujours disponible et est inclus dans les éditions de Microsoft 365 qui bénéficient d'une assistance. Cependant, si vous constatez que votre base de données est devenue difficile à partager, liée à Windows, difficile à maintenir ou dépendante de plusieurs années de code VBA, cette liste d'alternatives vous sera utile.

Les 10 outils ci-dessous sont classés en fonction de la part de Microsoft Access qu'ils peuvent remplacer, de la base de données elle-même aux formulaires, aux rapports et à la logique du flux de travail.

Aperçu des alternatives à Microsoft Access

Pourquoi les utilisateurs abandonnent-ils Microsoft Access ?

Les équipes commencent généralement à chercher d'autres solutions lorsque Microsoft Access devient plus difficile à partager, à maintenir ou à étendre. Les contraintes se manifestent généralement dans cinq domaines : la concurrence, la taille des fichiers, la maintenance, l'accès aux plateformes et la quantité de logique métier liée à une seule application. Plus en détail :

Ce qu'il faut rechercher dans une alternative à Microsoft Access

La sélection s'avère plus aisée une fois que vous séparez la base de données de tout ce qui a été développé autour d'elle. Avant de comparer les produits, vérifiez si le nouvel outil est capable de prendre en charge les formulaires, les rapports, les relations, les automatisations, les limites et les contrôles d'accès dont dépend votre installation actuelle.

La gouvernance mérite une attention particulière, car les systèmes « low-code » et « no-code » peuvent faciliter la reconstruction rapide d'une application Access sans pour autant améliorer ses contrôles.

Un article de CIO citait Mark Driver, alors directeur de recherche chez Gartner, au sujet du déficit de gouvernance des outils « low-code » :

Contrôles de conformité ? Les éditeurs en font tout un plat, mais la vérité, c’est que les développeurs amateurs ignorent pour l’essentiel les problèmes de réglementation et de conformité.

Notez également que le passage d’un ancien fichier Access à un outil cloud ne résout pas automatiquement les problèmes de gouvernance. Vous devez toujours définir clairement les permissions, la propriété et l’auditabilité au sein du nouveau système.

Les 10 meilleures alternatives à Microsoft Access

Voici 10 alternatives à Microsoft Access qui méritent d'être prises en considération, selon que vous ayez besoin d'une gestion des données plus performante, de meilleurs formulaires, d'une collaboration plus facile ou d'un flux de travail plus moderne.

1. LibreOffice Base (idéal pour une base de données gratuite, hors ligne, de type Access)

LibreOffice Base conserve intact le modèle classique de base de données de bureau, à l'instar de Microsoft Access. Les tables, requêtes, formulaires et rapports sont regroupés dans une seule application, disponible sous Windows, macOS et Linux. Vous pouvez définir des relations, créer des requêtes de manière visuelle ou en SQL, et créer des formulaires comportant des listes déroulantes, des boutons et des sous-formulaires.

Base peut également effectuer une connexion à MySQL, PostgreSQL et d'autres serveurs via JDBC ou ODBC. Dans cette installation, Base reste l'interface utilisateur tandis que les enregistrements sont stockés sur un serveur de base de données conçu pour un accès simultané. Les bases de données plus petites peuvent utiliser le moteur intégré et tout stocker dans un seul fichier .odb.

Le générateur de rapports regroupe les enregistrements, calcule les totaux, trie les résultats et contrôle la disposition. Comme Base est fourni avec LibreOffice, Writer peut intégrer ces enregistrements dans des publipostages, tandis que Calc peut les lire directement dans une feuille de calcul.

Fonctionnalités phares

Tarifs

Évaluations

Un avis d'utilisateur indique :

J'adore LibreOffice, mais il semble qu'il y ait encore beaucoup de travail à faire pour que le résultat soit « beau ».

Où ça coince : la migration d'une application Access existante demande plus de travail que ne le laisse supposer la similitude de la disposition. Les tables sont transférées et les requêtes sont converties en vues. Les formulaires, les rapports et le VBA doivent être recréés, et le partage des modifications devient plus difficile à gérer à mesure que le nombre d'utilisateurs travaillant sur la même installation augmente.

2. Microsoft Dataverse et Power Apps (idéal pour moderniser Access au sein de Microsoft 365)

Dataverse et Power Apps constituent la solution cloud de Microsoft destinée aux équipes qui souhaitent regrouper leurs données, leur identité et leur couche applicative au sein d’un même écosystème. Microsoft peut transférer les tables existantes vers Dataverse tout en maintenant la connexion de l’interface utilisateur de bureau pendant la migration.

Dataverse stocke les données, tandis que Power Apps les transforme en une application fonctionnelle. Ces mêmes enregistrements peuvent alimenter Power BI, Power Automate, Dynamics 365 et Teams, ce qui permet de maintenir les rapports, l'automatisation et la collaboration au sein de l'écosystème Microsoft au sens large.

Le service informatique bénéficie également d’un meilleur contrôle sur l’installation nouvelle. Dataverse prend en charge les permissions basées sur les rôles, les règles métier et la gestion centralisée des données. Pour les organisations utilisant déjà Microsoft Entra et Power Platform, les administrateurs peuvent gérer une grande partie de ces accès via des outils qu’ils connaissent déjà.

Power Apps intègre également Copilot dans le processus de développement. Vous pouvez décrire l'application ou la structure de données dont vous avez besoin en langage naturel et utiliser le résultat généré comme point de départ. Les applications pilotées par modèle offrent une approche plus structurée, tandis que les applications « canvas » laissent aux équipes davantage de liberté en matière de disposition et d'interaction.

Fonctionnalités phares

Tarifs

Évaluations

Un utilisateur de Reddit a déclaré :

Mon équipe l'utilise depuis plusieurs mois maintenant. L'équipe PowerApps en est ravie, mais pour ma part, je l'utilise comme n'importe quelle autre source de données. Elle semble très bien fonctionner.

Limites de la solution : La migration transfère les données vers Dataverse, mais l’application Access qui gère ces données nécessite encore du travail. Les formulaires et les rapports doivent être recréés dans Power Apps. Le code VBA doit être réécrit en Power Fx ou sous forme de flux. Les colonnes de type « float », « pièce jointe » et « multivalué » nécessitent une préparation manuelle avant leur migration. Une migration qui semble simple peut se transformer en une refonte plus importante ; il est donc recommandé de commencer par effectuer des tests avec un nombre réel d’enregistrements.

3. ClickUp (Idéal pour remplacer un outil de suivi Access par un flux de travail partagé)

ClickUp est la solution la plus pertinente lorsqu'une base de données ne se contente pas de stocker des informations. Pensez à une demande de service, à une mise à jour des stocks ou à un flux de validation avec un propriétaire désigné, des statuts définis et des étapes suivantes clairement identifiées.

Ces informations s’organisent dans un tableau familier grâce à la vue « Tableur » de ClickUp. Chaque ligne correspond à une tâche, tandis que les champs personnalisés de ClickUp stockent les dates, les nombres, les menus déroulants, les emplacements, les fichiers et autres détails qui y sont associés. Vous bénéficiez toujours de la clarté des lignes et des colonnes, mais le propriétaire, le statut, les fichiers et l’activité restent associés à l’enregistrement.

ClickUp Forms gère la phase de saisie. Un envoi devient une tâche dont les champs sont déjà mappés avec les données essentielles, ce qui fonctionne bien pour les demandes, les candidatures, les rapports de problème et d'autres processus qui, autrement, commenceraient par une saisie manuelle des données.

À partir de là, des automatisations ou des « Super Agents » peuvent attribuer un propriétaire, mettre à jour un statut, envoyer un rappel ou réacheminer la tâche en cas de changement. C’est ce qui distingue ClickUp d’un outil de suivi de base de données classique. L’enregistrement peut évoluer tout au long du processus sans que quelqu’un ait à décider à plusieurs reprises de la suite des opérations.

Fonctionnalités phares

Tarifs

Évaluations

Un utilisateur de G2 a déclaré :

Honnêtement, la hiérarchie qu’il gère et la possibilité de relier des tâches issues de différentes listes grâce à des champs relationnels ont révolutionné le travail de mon équipe : nous pouvons désormais organiser les livrables de développement, synchroniser les exigences et ne plus perdre de vue ce que chaque développeur met en œuvre. Tout reste impeccable et en vue.

Ses limites : les relations de ClickUp sont conçues pour des dossiers de travail interconnectés. Elles n’imposent pas de clés étrangères, de règles transactionnelles ni le type de jointures complexes que l’on attendrait d’un moteur de base de données relationnelle. Une application Access comportant une logique SQL complexe aura toujours besoin d’une base de données adéquate en arrière-plan.

4. Airtable (Idéal pour transférer une base de données Access vers un environnement de travail cloud de type tableur)

Lorsque vous ouvrez Airtable pour la première fois, la ressemblance avec un tableur est évidente. Sous cette grille familière se cache un modèle relationnel capable de relier des enregistrements entre différentes tables.

Une table « Clients » peut, par exemple, être liée à la table « Commandes », tandis que les champs de référence permettent d'intégrer les informations client dans la commande sans avoir à les copier dans une autre table. Airtable prend en charge les relations un-à-un, un-à-plusieurs et plusieurs-à-plusieurs, qui couvrent la structure de nombreuses bases de données de petites entreprises.

Les formulaires permettent de gérer les nouveaux enregistrements, tandis que l’Interface Designer offre aux utilisateurs un moyen plus simple d’afficher et de mettre à jour les enregistrements existants sans avoir à ouvrir l’intégralité de la base. Cela rend les tables sous-jacentes moins intimidantes pour les équipes qui n’ont besoin de travailler que sur une partie spécifique des données.

Airtable Sync couvre les systèmes liés à cette base de données. Il peut extraire des données d’autres bases Airtable et de sources externes prises en charge, tandis que les forfaits supérieurs ajoutent une synchronisation bidirectionnelle et multi-sources pour les flux de travail où les enregistrements doivent encore être transférés d’une plateforme à l’autre.

Fonctionnalités phares

Tarifs

Évaluations

Un utilisateur de G2 a déclaré :

Airtable est un outil de base de données incroyablement accessible et puissant. Grâce à ses interfaces, j’ai pu amener toute mon équipe à utiliser cet outil de multiples façons et à améliorer ses propres systèmes et technologies. Le codage de type tableur, très intuitif, associé à un back-end s’appuyant sur une base de données robuste, a véritablement changé la donne.

Ses limites : Airtable gère bien les tableaux de bord et les affichages à l'écran. Les rapports paginés avec des totaux groupés et des dispositions fixes nécessitent généralement une étape supplémentaire, comme une extension ou une exportation vers Excel. Les coûts peuvent également augmenter lorsqu'un groupe plus important a besoin d'un accès en modification.

5. Ninox (Idéal pour les équipes Mac qui développent des bases de données métier personnalisées)

Ninox regroupe les tables, les formulaires, les relations, les formules et les rapports au sein d'un seul environnement de travail de base de données. Il fonctionne dans le navigateur et via des applications natives pour macOS, iOS, iPadOS et Android, avec une assistance hors ligne dans les applications installées.

Pour les équipes Mac, cela élimine un casse-tête récurrent. Une base de données articulée autour de formulaires et d'enregistrements de bureau n'a plus besoin d'une machine virtuelle Windows pour rester utilisable.

Ninox Script prend en charge la logique métier. Les scripts peuvent réagir aux modifications d'enregistrements, valider des données, créer des enregistrements associés et exécuter des actions de suivi. Les blocs de transaction permettent de regrouper plusieurs opérations, et les applications installées peuvent continuer à traiter les transactions locales en cas de perte de connexion.

La base de données n'a pas non plus besoin de rester autonome. Une API REST permet une connexion entre Ninox et des systèmes externes, tandis que Make et n8n gèrent des flux de travail plus étendus. Les enregistrements peuvent également être directement intégrés dans des contrats, des factures et des rapports générés automatiquement.

Fonctionnalités phares

Tarifs

Évaluations

Un utilisateur de G2 a déclaré :

La création de vastes ensembles de données avec ce produit est remarquablement simple. Toutes les informations dont vous avez besoin sont toujours accessibles, faciles à analyser, et l’interface offre un niveau de clarté et de modularité que je n’ai retrouvé dans aucun autre produit similaire. Finie l’époque où l’on devait gérer d’innombrables feuilles de calcul Excel enfouies dans des dossiers interminables ou où l’on peinait à déterminer leur emplacement rapidement.

Ses limites : Ninox reste accessible tant que la base de données se compose principalement de formulaires, de relations et de formules. Dès qu'une solution s'appuie fortement sur Ninox Script, des intégrations personnalisées et des règles métier complexes, toute modification devient tributaire d'une personne maîtrisant le code sous-jacent.

6. Claris FileMaker (Idéal pour les applications professionnelles personnalisées avec formulaires et rapports)

FileMaker est conçu pour les bases de données qui ont évolué vers des applications métier à part entière. Le modèle de données, les écrans d'entrée, les scripts et les rapports prêts à imprimer partagent le même environnement. FileMaker Pro fonctionne en mode natif sous Windows et macOS et est développé par Claris, une filiale d'Apple.

Ses outils de disposition permettent de regrouper des enregistrements, de calculer des sous-totaux et des totaux généraux, d'ajouter des en-têtes et des pieds de page, et de contrôler l'impression de chaque page. Les rapports finalisés peuvent être directement exportés au format PDF ou Excel, ce qui rend FileMaker particulièrement pertinent lorsque des documents officiels font encore partie du flux de travail.

La même application peut fonctionner sur iPhone et iPad via FileMaker Go ou dans un navigateur via WebDirect. L'infrastructure SQL existante peut également être conservée. Les sources SQL externes permettent à FileMaker d'accéder en temps réel aux données de Microsoft SQL Server, MySQL et Oracle, et les scripts peuvent traiter ces enregistrements en parallèle des tables locales.

FileMaker 2026 intègre également des fonctionnalités d'IA au niveau de la plateforme, notamment des connexions LLM, la recherche sémantique, des flux de travail RAG et l'assistance pour Google Gemini.

Fonctionnalités phares

Tarifs

FileMaker Cloud

FileMaker Serveur

Évaluations

Un utilisateur de G2 a déclaré :

Claris FileMaker est un outil puissant et flexible qui prend véritablement en charge le développement multiplateforme d'applications de bases de données personnalisées. Sa rapidité et sa facilité de mise en œuvre en font un excellent choix pour la gestion de données complexes dans divers secteurs, tels que la recherche, le monde universitaire et la finance. Au-delà de la simple gestion des données, il peut servir de hub de données central pour les organisations grâce à son intégration transparente avec les bases de données existantes.

Ses limites : FileMaker peut devenir assez fermé dès lors que l'application repose fortement sur des dispositions personnalisées, des scripts et des fichiers .fmp12. Plus le développement est poussé, plus il devient difficile de transférer ultérieurement cette logique applicative vers une autre plateforme.

7. Baserow (Idéal pour garder le contrôle de votre infrastructure de base de données)

Baserow vous permet de choisir l'emplacement de votre base de données. Vous pouvez utiliser Baserow Cloud et confier l'infrastructure au fournisseur, ou exécuter la version open source sur vos propres serveurs. L'auto-hébergement peut s'effectuer au sein d'un cloud privé, d'un réseau sur site, voire d'un environnement «air-gapped» lorsque les règles de résidence des données sont strictes.

Les tables contiennent les enregistrements, et les champs « Lien vers une table » relient les données associées. Les recherches peuvent extraire des valeurs via ces liens, tandis que les champs de cumul permettent de calculer des totaux, des moyennes, des nombres d'occurrences et d'autres opérations.

Les formulaires gèrent à la fois les nouveaux envois et les modifications. Vous pouvez rendre certains champs obligatoires, appliquer une logique conditionnelle et préremplir des valeurs connues avant même que quelqu'un n'ouvre le formulaire. Baserow peut également générer un lien d'édition sécurisé pour une ligne existante, en chargeant les valeurs actuelles et en enregistrant les modifications apportées dans ce même enregistrement.

Pour la migration, Baserow importe des fichiers CSV, Excel, JSON, XML ainsi que des données issues de feuilles de calcul collées. L'importation dans une nouvelle table prend actuellement en charge jusqu'à 5 000 lignes à la fois ; vous devrez donc peut-être fractionner les exportations plus volumineuses en lots.

Fonctionnalités phares

Tarifs

Baserow Cloud

Baserow en auto-hébergement

Évaluations

Un utilisateur de G2 a déclaré :

La flexibilité de Baserow est vraiment remarquable. Il offre un haut niveau de personnalisation dans la gestion des bases de données, le tout sans nécessiter de compétences en programmation. Cela signifie que vous pouvez l’adapter exactement à vos besoins, qu’il s’agisse de gérer les échéanciers de projet, de suivre les informations clients ou d’organiser des ensembles de données complexes. De plus, ses fonctionnalités collaboratives changent la donne. Les membres d’une équipe peuvent travailler ensemble en toute fluidité sur des bases de données partagées, ce qui en fait un outil idéal pour les projets menés en équipe. Il s’agit en substance d’une solution sur mesure pour une gestion efficace des données.

Ses limites : l'auto-hébergement vous offre un contrôle total, mais votre équipe doit se charger de toutes les tâches opérationnelles. Les mises à jour, les sauvegardes, la surveillance, la restauration et la planification des capacités relèvent entièrement de votre responsabilité. Le cloud géré vous décharge de ce fardeau, mais ses limites en termes de nombre de lignes peuvent devenir un frein à mesure que les tables s'étoffent.

8. Grist (Idéal pour les données de type tableur avec des formules Python et des règles d'accès granulaires)

Grist conserve la feuille de calcul comme surface de travail tout en y ajoutant des tables relationnelles et du Python en arrière-plan. Les lignes et les colonnes restent familières, mais les références et les tableaux de résumé apportent une structure aux données.

Les formules peuvent utiliser des fonctions de tableur courantes ou Python 3.11 avec accès à la bibliothèque standard. Un calcul qui nécessitait auparavant une fonction VBA distincte peut désormais être intégré directement dans la colonne où son résultat doit figurer. Grist exécute ce code dans un environnement isolé (sandbox) sans accès permanent au système de fichiers ni à Internet.

Les colonnes « Référence » et « Liste de références » relient les enregistrements entre les tables et prennent en charge les structures un-à-un, un-à-plusieurs et plusieurs-à-plusieurs. Les tables de résumé peuvent ensuite regrouper ces enregistrements à des fins de calcul de totaux et d'analyse, à l'instar d'un tableau croisé dynamique ou d'une clause GROUP BY en SQL.

Les règles d'Access peuvent cibler des tables, des lignes et des colonnes. Lorsque ces conditions se recoupent, la restriction peut s'appliquer à une seule cellule. Par exemple, un annuaire des employés pourrait être stocké dans un seul document, tandis que chaque personne ne verrait que les enregistrements auxquels elle est autorisée à accéder.

Fonctionnalités phares

Tarifs

Grist Cloud

Auto-hébergé

Évaluations

Un utilisateur de G2 a déclaré :

Un tableur, mais aussi une base de données — et une base de données qui ressemble toujours à un tableur. C’est très utile et cela facilite la connexion des données, ce qui a considérablement amélioré mon flux de travail par rapport à l’utilisation d’un tableur traditionnel. En même temps, cela reste intuitif pour les non-programmeurs qui souhaitent travailler avec une base de données dont l’apparence et le fonctionnement s’apparentent à ceux d’un tableur. J’ai testé plusieurs outils de base de données sans code tels que Budibase, NocoDB et NocoBase, ainsi que des systèmes ERP complets comme ERPNext et Dolibarr. Pour mes besoins, je pense que Grist est la solution idéale.

Où ça coince : Grist comptabilise la limite d’enregistrements sur l’ensemble des tables d’un document. Le forfait Pro plafonne à 100 000 lignes et le forfait Business à 150 000, tandis que Grist recommande de limiter la taille des données d’un document à environ 20 Mo pour garantir des performances optimales. Une base de données comportant plusieurs grandes tables liées peut atteindre ces limites pratiques plus rapidement que ne le laisse supposer le nombre de lignes annoncé.

9. SQL Server Express (idéal pour conserver l'interface utilisateur que vous avez déjà développée)

Encore une fois, il s'agit de Microsoft. SQL Server Express est l'édition gratuite de Microsoft SQL Server, et il apporte une réponse à une autre partie du problème que Dataverse et Power Apps. Dataverse vous ouvre la voie vers une nouvelle application cloud. SQL Server Express vous permet de conserver l'interface utilisateur de bureau tout en déplaçant la couche de données sous-jacente.

Les tables sont transférées vers SQL Server Express et reliées via ODBC. Les formulaires, rapports, requêtes, macros et code VBA existants peuvent continuer à fonctionner avec ces tables liées. L'assistant de migration SQL Server de Microsoft peut prendre en charge une grande partie du transfert du schéma et des données lors de la migration.

SQL Server gère désormais les écritures simultanées, les transactions, le verrouillage et le stockage. L'interface de bureau existante est conservée, tandis que les données partagées sont transférées vers un moteur de base de données conçu pour les environnements multi-utilisateurs plus exigeants. SQL Server 2025 Express a également porté la taille maximale des bases de données relationnelles à 50 Go, offrant ainsi aux applications de petite taille bien plus d'espace qu'un fichier accdb de bureau.

Fonctionnalités phares

Tarifs

Évaluations

Un utilisateur de G2 a déclaré :

Microsoft SQL Server se distingue par sa stabilité et sa fiabilité lors du traitement de grands volumes de données. Son intégration avec d’autres produits Microsoft, tels que Power BI, Excel et Azure, le rend très pratique à utiliser, en particulier au sein d’un écosystème Microsoft existant. La documentation exhaustive et la vaste communauté sont également très précieuses lorsque vous rencontrez un problème. De plus, des outils intégrés tels que SQL Server Management Studio facilitent la gestion et l’optimisation des bases de données, même dans des environnements plus vastes et plus complexes.

Ses limites : SQL Server Express présente des limites techniques strictes : 50 Go par base de données relationnelle, jusqu’à quatre cœurs et 1 410 Mo de mémoire de pool de tampon dans SQL Server 2025. Il n’inclut pas non plus SQL Server Agent ; les sauvegardes et les tâches de maintenance planifiées nécessitent donc un autre planificateur, tel que le Planificateur de tâches Windows.

10. NocoDB (Idéal pour ajouter une interface de navigateur à une base de données existante)

Si vos enregistrements sont stockés dans PostgreSQL ou MySQL, NocoDB peut superposer une interface de navigateur à cette base de données sans avoir à déplacer les données. Il analyse le schéma existant et transforme les tables en grilles modifiables, tandis que le backend reste en place.

Pour les équipes qui ont déjà modernisé leur stockage, il ne reste souvent plus qu'à s'attaquer à l'interface utilisateur. NocoDB Interfaces permet de transformer ces mêmes données en formulaires, tableaux de bord, écrans de consultation d'enregistrements et pages de détails sans exposer le schéma sous-jacent.

La synchronisation personnalisée couvre les cas où les données de production doivent rester en lecture seule. Certaines tables PostgreSQL ou MySQL peuvent être actualisées dans NocoDB manuellement ou selon un calendrier défini, offrant ainsi aux utilisateurs une copie de travail pour la consultation, la révision ou la création de rapports, tandis que le système source reste intact.

Fonctionnalités phares

Tarifs

NocoDB Cloud

Auto-hébergé

Évaluations

Un utilisateur de Reddit a déclaré :

Je suis un grand fan de NocoDB depuis un certain temps déjà. À mon avis, il est de loin supérieur à la plupart des alternatives payantes. Jusqu’à récemment, j’utilisais avec satisfaction la Community Edition de mars (v0.301.5) avec un backend Postgres pour exploiter tout le potentiel des formules, et mon expérience s’est avérée irréprochable.

Limites : la prise en charge des connecteurs varie selon le moteur de base de données. PostgreSQL et MySQL s'adaptent à l'installation standard de NoSQLDB, mais Microsoft SQL Server nécessite actuellement un module complémentaire « Enterprise ». Si vous prévoyez de conserver SQL Server, cette option peut s'avérer considérablement plus coûteuse.

Comment choisir la bonne alternative à Microsoft Access

Pour choisir la bonne alternative à Microsoft Access, il faut d'abord identifier la partie d'Access dont vous dépendez le plus. Il peut s'agir de la base de données relationnelle sous-jacente, des formulaires sur lesquels les utilisateurs travaillent, des rapports qu'ils envoient, ou encore des macros et du VBA qui assurent le bon déroulement des processus.

La deuxième question est tout aussi importante : quelle partie de cette installation souhaitez-vous conserver ? Certaines méthodes de migration vous permettent de conserver l'interface utilisateur d'Access et de ne remplacer que le backend. D'autres nécessitent de tout reconstruire autour des données.

Cette distinction peut modifier considérablement la taille de la migration. Le transfert des tables est souvent la partie la plus simple. Ce sont les formulaires, les rapports, les sources de données liées, les macros et le VBA qui concentrent généralement des années de logique métier.

Avant de vous engager, dressez l'inventaire de ces éléments en plus des enregistrements eux-mêmes. Une base de données comportant cinq tables et une douzaine de routines personnalisées peut nécessiter plus de travail pour être remplacée qu'une base de données comportant cinquante tables simples.

Les limites des forfaits méritent la même attention. Grist, Baserow, Airtable et d’autres solutions hébergées imposent des limites différentes en matière de documents, d’environnements de travail, de stockage ou de forfaits. Si vous ne savez pas exactement quelle partie de votre ancienne installation doit être remplacée, commencez par créer un prototype de flux de travail représentatif. Créez les enregistrements, le formulaire de saisie, les relations et un rapport, puis comparez le résultat avec ce que fait votre base de données actuelle.

Comment migrer depuis Microsoft Access sans perdre de données ni de flux de travail

Ne commencez pas par exporter tous les tableaux. Une base de données Access peut receler une logique importante en dehors des données elles-mêmes. Les requêtes alimentent les formulaires et les rapports, tandis que les macros et le VBA peuvent contrôler ce qui se passe lorsqu'un utilisateur clique sur un bouton, ouvre un écran ou modifie un enregistrement.

Les recommandations de migration de Microsoft traitent ces éléments séparément, car des outils tels que SSMA permettent de transférer des tables et certaines requêtes, mais ne convertissent pas les formulaires, les rapports, les macros ou le VBA. Voici quelques étapes à suivre :

Sauvegardez et documentez la base de données actuelle. Commencez par les tables, les relations, les requêtes, les formulaires, les états, les macros, les modules VBA et les sources de données liées. Access inclut un outil de documentation de base de données capable de générer un rapport sur les objets sélectionnés, tandis que le volet « Dépendances entre objets » indique quels formulaires, états et requêtes dépendent les uns des autres. Cette méthode est plus fiable que de se contenter d’identifier les éléments qui semblent inutilisés à partir du volet de navigation seul.

Lancez la commande « Compacter et réparer » avant d’évaluer la taille de la migration. Access ne récupère pas automatiquement tout l’espace disque laissé par les objets supprimés et les données temporaires. La commande « Compacter et réparer » supprime cet espace inutilisé, ce qui signifie que la taille du fichier obtenu constitue un meilleur point de départ pour estimer la taille réelle des données à transférer. Sauvegardez d’abord la base de données et assurez-vous de disposer d’un accès exclusif pendant l’exécution de l’opération.

Recréez d'abord un flux de travail représentatif avant de vous attaquer à l'ensemble du schéma. Choisissez un formulaire que les utilisateurs consultent quotidiennement et reproduisez l'expérience complète qui l'entoure : saisie de données, champs obligatoires, validation, permissions, pièces jointes et tout ce qui doit se passer après l'envoi.

Testez un rapport sur lequel vos collaborateurs comptent. Choisissez un rapport comportant des regroupements, des totaux, des sauts de page ou une disposition fixe au format PDF ou pour l'impression. Les rapports Access sont spécialement conçus pour mettre en forme et présenter les données ; c'est pourquoi le remplacement des tables ne remplace pas automatiquement la couche de création de rapports. Déterminez dès le départ si le nouvel outil peut reproduire ce résultat ou si la création de rapports nécessitera une solution distincte.

Attribuez une destination à chaque requête, macro et routine VBA. Une requête peut devenir une vue ou une formule. Une macro peut devenir une automatisation ou un flux de travail. Le VBA peut nécessiter du code personnalisé, une tâche planifiée ou un processus repensé. Ne partez pas du principe que ces éléments suivront automatiquement les tables. Microsoft précise que SSMA ne convertit que certaines requêtes sélectionnées, tandis que les formulaires, les états, les macros et les modules VBA nécessitent un travail distinct.

Migrer une copie de test et valider le résultat. Comparer le nombre d'enregistrements, les relations, les champs obligatoires, les dates, les valeurs numériques, les pièces jointes, les permissions et tout résultat calculé dont les utilisateurs dépendent. Exécuter les flux de travail les plus intensifs sur cette copie avant de planifier le transfert définitif.

Ne procédez à la migration qu’une fois que le nouveau système a fait ses preuves lors du travail réel. Conservez les deux systèmes disponibles suffisamment longtemps pour couvrir les processus récurrents qui vous importent, y compris la création de rapports. Une fois le nouveau système validé, gelez l’ancien fichier .accdb en archive en lecture seule plutôt que de le supprimer immédiatement.

Si, dans la pratique, la base de données d'origine s'est davantage transformée en flux de travail, demandez-vous si vous avez réellement besoin d'une autre base de données polyvalente. Une application de gestion des flux de travail peut mieux convenir aux files d'attente de demandes, aux processus de validation ou aux outils de suivi opérationnel, tandis qu'un logiciel dédié à la gestion des stocks peut s'avérer plus adapté aux registres de stocks et d'actifs.

Microsoft Access fait-il encore l'objet de développements ?

Oui. Microsoft propose toujours Access 2024 en achat autonome et inclut Access dans plusieurs forfaits Microsoft 365. La version par abonnement continue de bénéficier de nouvelles fonctionnalités, notamment l'éditeur SQL Monaco avec mise en évidence de la syntaxe, saisie semi-automatique et mise en forme.

Microsoft a également ajouté des types de diagrammes modernes et un contrôle du navigateur Edge pour afficher du contenu Web au sein des formulaires.

Il existe toutefois une distinction importante. Certaines fonctionnalités récentes, notamment l'éditeur Monaco, sont exclusives à Microsoft 365 et ne sont pas disponibles dans la version à licence perpétuelle d'Access 2024.

Access n’a donc pas été abandonné. Mais les nouvelles fonctionnalités ne répondent pas aux raisons pour lesquelles de nombreuses équipes se tournent vers d’autres solutions, telles que la prise en charge de Mac, l’accès via un navigateur, la saisie de données sur mobile, une concurrence plus importante ou une gouvernance centralisée.

Coûts de migration de Microsoft Access vers Dataverse

Microsoft propose une fonctionnalité intégrée permettant de transférer les données d'Access vers Dataverse. Elle permet de migrer les tables, les données et les relations prises en charge, puis de relier les tables Dataverse à Access afin que l'interface utilisateur existante puisse continuer à fonctionner pendant la transition.

Le hic, c'est que cela ne concerne principalement que la couche de données. Si vous prévoyez d'abandonner complètement Access, les formulaires, les états, les macros et le VBA nécessiteront tout de même leur propre processus de migration. Certains types de données nécessitent également une préparation, en particulier les recherches à valeurs multiples et les champs à virgule flottante.

Power Apps Premium coûte actuellement 20 $ par utilisateur et par mois, chaque licence ajoutant 250 Mo de capacité de base de données Dataverse. Les locataires éligibles bénéficient également de 10 Go de capacité de base de données par défaut, tandis que le stockage supplémentaire coûte 40 $ par Go et par mois.

L'outil de migration de Microsoft s'avère donc utile, mais le coût réel dépend de la part de l'application liée aux données qui doit encore être reconstruite.

Quand un outil de flux de travail s'avère plus pertinent qu'une autre base de données

Les outils présentés dans ce guide répondent aux attentes des utilisateurs vis-à-vis d'une alternative à Microsoft Access, notamment en matière de données relationnelles, de formulaires, de rapports, d'accès via un navigateur, d'auto-hébergement, de gestion plus stricte des permissions et d'infrastructure plus fiable. Le choix approprié dépend de l'utilisation que vous faites actuellement de votre base de données.

Il existe un cas où il vaut la peine d'envisager une autre solution qu'une base de données.

Si chaque enregistrement doit également comporter un propriétaire, un statut, une date limite, une validation ou une étape suivante, vous gérez un flux de travail en plus des données. C'est là qu'une plateforme comme ClickUp vaut la peine d'être testée, car l'enregistrement et le travail qui l'entoure peuvent être regroupés au même endroit.

Foire aux questions sur les alternatives à Microsoft Access

Existe-t-il une version de Microsoft Access accessible via un navigateur ?

Ne concerne pas les utilisateurs actuels de Microsoft 365. Microsoft a supprimé Access Services de Microsoft 365 et SharePoint Online ; il n'existe donc plus de version web moderne de l'application de bureau Access. Microsoft recommande plutôt à ses équipes ayant besoin d'applications pour navigateur et mobiles d'utiliser Power Apps et Dataverse.

Peut-on utiliser une base de données Access sans avoir installé Microsoft Access ?

Oui. Microsoft propose gratuitement Access Runtime, qui permet d’exécuter une application Access sans acheter le produit de bureau complet. Les utilisateurs peuvent utiliser les formulaires et les fonctionnalités que vous mettez à leur disposition, mais les outils de conception tels que le volet de navigation ne sont pas disponibles en mode Runtime. Microsoft vous autorise également à redistribuer Runtime sans limite par utilisateur.

Quelle est la différence entre les fichiers .accdb et .mdb ?

. Le format .accdb est le format par défaut d'Access depuis Access 2007 et prend en charge des fonctionnalités plus récentes telles que les pièces jointes, les champs calculés et les champs à valeurs multiples. Le format .mdb est l'ancien format utilisé par les versions antérieures d'Access et dispose encore de quelques fonctionnalités héritées que le format .accdb n'offre plus, notamment la réplication de bases de données et l'ancien modèle de sécurité au niveau de l'utilisateur.

Les versions récentes d'Access permettent-elles toujours d'ouvrir d'anciennes bases de données .mdb ?

Oui, si le fichier utilise le format .mdb d'Access 2000 ou d'Access 2002–2003. Microsoft indique que vous pouvez toujours ouvrir et utiliser ces fichiers normalement dans les versions actuelles d'Access. Les fichiers Access 97 font exception. Access 2013 et les versions ultérieures ne peuvent pas les convertir directement au format .accdb. La procédure recommandée par Microsoft consiste à ouvrir le fichier dans une ancienne version d’Access, à le convertir au format Access 2002–2003, puis à convertir ce fichier au format .accdb.

Faut-il fractionner une base de données Access multi-utilisateurs ?

En général, oui. Microsoft recommande de diviser une base de données partagée dès lors que plusieurs personnes l'utilisent sur un réseau local. Chaque utilisateur dispose alors d'une interface locale contenant des formulaires, des rapports et des requêtes, tandis que le serveur partagé contient les tables. Cela permet d'améliorer les performances et de réduire le risque de corruption des données.

Puis-je ouvrir une base de données Microsoft Access dans un autre outil ?

Parfois, l'ouverture des données et la reproduction de l'application Access sont deux tâches distinctes. LibreOffice Base peut établir une connexion avec les données Microsoft Access, tandis que d'autres plateformes peuvent vous obliger à exporter au format CSV ou Excel avant de les importer. Les formulaires, les rapports, les macros et le VBA nécessitent généralement un plan de migration spécifique. Le simple transfert des tables ne suffit pas à reproduire tout ce qui a été construit autour d'elles.