Chaque fois que vous pensez avoir tout sous contrôle, une nouvelle exigence apparaît.
Et si vous pouviez rassembler toutes ces données en un seul endroit et les organiser facilement ?
Découvrez ClickUp Formulaires, conçu pour éliminer les incohérences dans la collecte de données (saisie de données).
Grâce aux champs personnalisés avec IA, aux flux de travail automatisés et aux mises à jour en temps réel, vous passez de la collecte des envois de formulaires et de l'organisation des données à leur optimisation.
Dans ce guide, nous vous expliquons comment ClickUp utilise des formulaires pour standardiser les demandes internes.
Le problème : le chaos des demandes internes non structurées
Si vous mappez la manière dont les demandes circulent actuellement dans votre organisation, vous constaterez généralement que les mêmes problèmes reviennent sans cesse. Voici quelques problèmes courants qui nous ont été signalés : 👇
- Propriété invisible : lorsqu'une demande est envoyée par chat ou par e-mail, il est rarement possible de savoir clairement qui en est le propriétaire, de sorte que les tâches sont « fantômes » ou rebondissent jusqu'à ce que quelqu'un les reprenne à contrecœur.
- Absence de SLA cohérents : sans champs standardisés pour l'urgence, l'impact et les délais, il est presque impossible de définir ou de respecter les SLA internes, de sorte que les parties prenantes ont souvent l'impression que le travail est « lent », même lorsque votre équipe est déjà à pleine capacité.
- Zones d'ombre dans la prise de décision et l'audit : les approbations, le contexte et l'historique des décisions se trouvent dans différents fils de discussion, ce qui rend difficile de répondre à des questions élémentaires telles que « Pourquoi avons-nous modifié ce processus ? » ou « Qui a approuvé cet accès la dernière fois ? ».
- Expérience incohérente des employés : un responsable qui « connaît le système » bénéficie d'une assistance rapide et claire, tandis qu'un nouveau collègue ou un collègue à distance ne sait pas vers qui se tourner, ce qui crée discrètement des inégalités et de la frustration en interne.
- Absence de rapports fiables : les demandes étant soumises dans des formats non structurés, il est difficile d'obtenir des nombres sur le volume, la demande par équipe ou la capacité. Il est donc compliqué de justifier les effectifs, de renégocier la portée ou de repousser les délais à l'aide de données.
⭐ Modèle présenté
Le modèle de formulaire de demande ClickUp vous offre un système de réception simplifié afin que chaque demande arrive avec les bonnes informations, au bon moment et au bon endroit.
Ce modèle comprend :
- Champs obligatoires tels que les informations sur le demandeur, le type de demande, l'urgence, les détails complémentaires et les pièces jointes.
- Standardisez les informations importantes dans toutes les demandes (telles que la priorité, le service, la catégorie, le rôle du demandeur et le système concerné) afin de garantir la clarté des rapports.
- Attribuez automatiquement des propriétaires, définissez des priorités, ajoutez des sous-tâches ou acheminez les demandes via l'automatisation en fonction du type ou du service.
Que sont les formulaires ClickUp ?
ClickUp Forms est le générateur de formulaires intégré à ClickUp qui vous permet de collecter des informations (auprès de vos collègues ou de personnes externes) et de transformer automatiquement chaque envoi en tâches ClickUp.
En bref, quelqu'un remplit un formulaire ➜ ClickUp crée une tâche avec toutes ses réponses.
Ainsi, lorsque vous créez des formulaires avec ClickUp, vous concevez en quelque sorte l'apparence d'une nouvelle tâche :
- Une question devient le nom de la tâche.
- Les questions plus longues peuvent remplir la description de la tâche.
- Les menus déroulants, les nombres, les dates, etc. deviennent des champs personnalisés dans la tâche.
- Vous décidez du responsable, du statut, de la priorité, de la liste, des étiquettes, etc. par défaut.
Si vous souhaitez avoir un aperçu rapide de la manière de créer votre propre processus d'admission avec des formulaires dans ClickUp, nous avons une vidéo pour vous :
Comment ClickUp utilise les formulaires en interne (+ exemples)
Chez ClickUp, le premier environnement de travail convergent basé sur l'IA au monde, nous utilisons des formulaires tous les jours.
La façon dont nos propres équipes dépendent de ces formulaires montre à quel point un système de demandes structuré peut être puissant. Voici un aperçu plus détaillé de la manière dont les différents services de ClickUp utilisent les formulaires :
1. Demandes marketing
Le marketing traite toute la journée des idées, des délais et des opinions (on parle ici de gestion de projet à grande échelle). C'est pourquoi ils créent des formulaires personnalisables pour les types de travail qu'ils traitent chaque semaine, comme les lancements, les campagnes, le contenu et l'assistance à la conception.
Les membres de l'équipe peuvent alors créer des champs de formulaire détaillés et complets. En d'autres termes, le service marketing sélectionne minutieusement les questions qui lui fournissent suffisamment de données de formulaire pour comprendre la demande, estimer l'effort nécessaire et l'intégrer à toutes les autres tâches à accomplir.
Par exemple, un formulaire de demande marketing type envoie les tâches vers une liste « Marketing Intake » (Demandes marketing) et demande :
- Ce dont vous avez besoin : campagne, ressource unique, contenu ou assistance pour évènements
- À qui s'adresse-t-il ? Segment, groupe de clients ou compte spécifique
- À quoi ressemble la réussite : inscriptions, réunions, trafic ou cibles de chiffre d'affaires
- Quand vous en avez besoin : dates clés, fenêtres de lancement et contraintes strictes
- Liens et fichiers : briefs, brouillons, présentations ou exemples antérieurs
Lorsque les réponses aux formulaires arrivent :
- Chaque envoi est enregistré dans la liste des demandes et aide l'équipe au suivi de la progression, de l'idée à la livraison du travail.
- Les champs mappés remplissent les détails de la tâche, tels que le nom de la tâche, le canal, la priorité et la date cible.
- Les vues ClickUp regroupées par type de demande et les statuts personnalisés ClickUp donnent au service marketing une image en temps réel de la charge de travail en cours.
📮 ClickUp Insight : Quelle est la solution idéale pour gérer un trop grand nombre d'onglets ? 33 % des personnes interrogées dans le cadre de notre sondage souhaitent disposer d'une IA capable de tout mémoriser et de le restituer à la demande.
Notre besoin de décharger notre cerveau au travail est ici évident : imaginez pouvoir confier à un système la conservation des connaissances afin que notre cerveau n'ait plus à le faire. ✨
C'est exactement ce que vous offre ClickUp Brain, qui vous permet de saisir, stocker et rappeler des idées depuis n'importe où dans votre environnement de travail ou vos applications connectées, dès que vous en avez besoin. C'est votre deuxième cerveau et votre caisse de résonance !
2. Assistance informatique et demandes d'accès
Les équipes informatiques sont toujours submergées de tickets vagues tels que « ordinateur portable en panne » ou « tableau de bord ne fonctionne pas ».
ClickUp Formulaires les aident à recueillir dès le départ les informations diagnostiques pertinentes afin qu'ils puissent effectuer un triage rapide (sans interminables allers-retours). Chaque incident, demande d'accès ou demande de matériel commence par un formulaire structuré qui peut être filtré et faire l'objet de rapports.
Par exemple, un « formulaire de demande d'assistance informatique ou d'accès » peut contenir les informations suivantes :
- Qui demande : Nom, équipe, coordonnées et urgence
- Type de demande : incident, accès, nouveau matériel, installation de logiciel, problème réseau
- Systèmes concernés : ClickUp, Google Workspace, VPN, SSO ou autres outils
- Ce qui se passe : description claire, impact sur le travail, messages d'erreur et étapes reproductibles.
- Pièces jointes utiles : captures d'écran, journaux ou courtes vidéos
Lorsque ce formulaire se transforme en tâche :
- Les nouveaux tickets sont ajoutés à une liste de demandes informatiques ou de service d'assistance avec le type, le système et l'impact déjà renseignés.
- Les automatisations ClickUp acheminent les tickets vers le bon propriétaire en fonction de l'outil ou du type de demande, et définissent les priorités ou les délais SLA.
- Les sous-tâches sont automatiquement générées pour les tâches en plusieurs étapes, comme la mise à disposition de plusieurs outils pour un nouvel employé.
- Les tableaux de bord ClickUp affichent le volume de tickets, les temps de réponse et les problèmes d'ancienneté afin que le service informatique puisse repérer rapidement les goulots d'étranglement.
⚡ Archive de modèles : Vos demandes de service internes ou destinées aux clients prennent-elles plus de temps qu'elles ne le devraient parce que les attentes ne sont pas clairement définies dès le départ ? Un modèle bien structuré permet de définir les bonnes attentes dès le départ. Consultez ces modèles de demandes de service sélectionnés pour améliorer la clarté et accélérer les délais de résolution !
3. Demandes RH
Vos équipes des ressources humaines s'occupent de toutes sortes de travaux sensibles et transversaux qui peuvent être perdus si ils sont conservés dans des e-mails.
Mais avec Forms, vous pouvez tout gérer, de l'intégration des nouveaux employés aux mutations internes en passant par les questions relatives aux congés, tout en déclenchant des tâches pour les services informatiques, financiers et les responsables en coulisses.
Par exemple, un « formulaire de demande People Ops » peut inclure les sections suivantes :
- Nouveaux employés : rôle, responsable, date de début, emplacement, service et équipement ou accès requis.
- Changements liés à l'emploi : promotions, changements d'équipe, mises à jour des titres, dates d'entrée en vigueur et approbateurs.
- Congés ou absences : type de congé, dates, jours partiels, contact de sauvegarde et notes éventuelles.
- Aide générale en matière de ressources humaines : questions relatives aux politiques, aux problèmes liés aux avantages sociaux, à la paie ou à l'assistance concernant les relations avec les employés.
Lorsqu'une demande est soumise :
- Il s'affiche dans une liste de demandes People Ops avec un champ de catégorie où vous pouvez simplement filtrer par nouvelle embauche, changement ou congé.
- La logique conditionnelle du formulaire garantit que les utilisateurs ne voient que les champs correspondant à leur situation.
- ClickUp Automatisations attribuent les tâches au bon responsable RH ou spécialiste, et créent des sous-tâches pour les équipes partenaires telles que l'informatique, la paie ou les opérations.
🧠 Anecdote amusante : Netflix a un jour produit un document culturel de 127 pages si légendaire que le directeur général de Facebook l'a qualifié de « document le plus important de la Silicon Valley ». Il a influencé les politiques RH de l'ensemble du secteur technologique.
4. Opérations et demandes inter-équipes
Les équipes opérationnelles fournissent l'assistance à tous les autres services, ce qui signifie que leur travail est susceptible de devenir désorganisé à terme.
Les formulaires permettent de convertir un large éventail de demandes ponctuelles en demandes bien définies qui peuvent être classées par ordre de priorité, évaluées et transmises au bon propriétaire.
Un formulaire de demande opérationnelle ou inter-équipes couvre généralement :
- Besoins en matière d'installations et de bureaux : déménagements de bureaux, réparations, accès aux bâtiments, problèmes liés aux salles ou aux équipements, et questions relatives au nettoyage ou à la sécurité.
- Équipement et fournitures : matériel informatique, périphériques, fournitures de bureau ou articles promotionnels de l'entreprise, y compris les quantités et les dates requises.
- Événements et logistique : évènements internes, réunions hors site, assistance lors de conférences, coordination des fournisseurs ou logistique des déplacements.
- Assistance opérationnelle générale : aide pour les processus, les systèmes internes ou les tâches administratives qui concernent toutes les équipes.
Lorsque ces demandes arrivent via un formulaire :
- Elles sont regroupées dans une liste de demandes opérationnelles ou de demandes d'équipe avec des champs pour la catégorie, l'emplacement, l'estimation budgétaire et la date d'échéance.
- Les questions conditionnelles dans les formulaires permettent de saisir le niveau de détail approprié par catégorie, comme le bureau et l'étage pour les installations, ou les modèles et les quantités pour les équipements.
- Les opérations peuvent utiliser des vues regroupées par catégorie et par statut pour gérer la charge de travail, protéger la capacité et tenir les parties prenantes informées.
💡 Conseil de pro : ClickUp Formulaires prennent en charge la logique conditionnelle, ce qui signifie que les questions apparaissent ou disparaissent en fonction des réponses précédentes. Cela évite aux utilisateurs de voir des champs non pertinents et réduit les envois incomplets ou de mauvaise qualité.
Par exemple :
- Si le demandeur sélectionne « Urgent » sous Priorité → Afficher un champ Date d'échéance
- S'ils choisissent « Demande d'accès » → Affichez un champ demandant « Quel système ? »
Pour le configurer :
- Ajoutez une question avec un type pris en charge (menu déroulant, case à cocher, statut, etc.).
- Activez la logique en bas à droite de la question.
- Développez Règles et définissez : SI [condition] → ALORS [action = afficher le(s) champ(s)]
👉 La logique conditionnelle est particulièrement puissante pour les formulaires de saisie partagés qui traitent plusieurs types de demandes entre les équipes.
Comment créer un formulaire de demande interne dans ClickUp
Voici comment configurer un formulaire de demande interne dans ClickUp 👇
1. Préparez votre processus de demande
Avant même d'ouvrir ClickUp, ayez une idée claire de ce que votre formulaire de demande interne doit accomplir.
Définissez l'objectif de votre formulaire. Posez-vous les questions suivantes :
- Quels types de demandes spécifiques ce formulaire doit-il accepter, et lesquels doivent être redirigés vers un autre service ? (Évite l'encombrement)
- De quelles informations avons-nous besoin pour commencer à travailler immédiatement ? (Noms, services, identifiants d'appareils, actifs, liens vers les projets, etc.)
- Différents types de demandes doivent-ils déclencher différentes questions de suivi ou différents chemins d'acheminement ? (Un signe que vous aurez besoin d'une logique conditionnelle ou de plusieurs listes)
- Y a-t-il des champs susceptibles de contenir des données incohérentes qui devraient être standardisés à l'aide de menus déroulants ou de champs obligatoires ? (Pensez à la priorité, aux noms des services, aux catégories de demandes)
- Qui remplira ce formulaire et de quelle terminologie ou instructions ont-ils besoin pour pouvoir l'achever correctement et facilement ? (Particulièrement important si plusieurs équipes utilisent le même formulaire)
Les tableaux blancs ClickUp et les cartes mentales ClickUp peuvent être utiles pour cartographier chaque aspect de ces processus et étapes.
Ensuite, quelles sont les informations exactes que vous demandez à chaque demandeur de fournir ?
Si vous ignorez cette étape, vous devrez effectuer une modification en cours sur le formulaire plusieurs fois par la suite.
2. Ajouter un affichage de formulaire dans ClickUp
Il est temps de commencer à créer le formulaire !
Rendez-vous dans l'espace, le dossier ou la liste où vous souhaitez que les demandes entrantes apparaissent. Ceci est important car chaque formulaire est lié à un emplacement spécifique. Chaque envoi devient une tâche à cet emplacement précis.
Une fois que vous êtes à cet emplacement, vous pouvez ajouter le formulaire :
- Cliquez sur le bouton + Afficher.
- Dans la galerie des types d'affichage disponibles, choisissez Formulaire.
- Donnez un nom à la nouvelle vue Formulaire si vous souhaitez la rendre facilement identifiable.
- Vous serez invité à choisir un modèle ou à partir de zéro.
⚡ Archive de modèles : Vous souhaitez gagner du temps sur l'installation de vos formulaires d'admission ? Jetez un œil à ces modèles de formulaires d'admission spécialement conçus pour vous, chacun étant conçu pour traiter tout type de demande, des incidents informatiques aux briefs marketing en passant par les demandes opérationnelles.
3. Créer les champs du formulaire
Dans le formulaire, décidez quelles informations les utilisateurs devront remplir et comment le flux du formulaire se déroulera.
Commencez par lui donner un titre et une brève description. Ensuite, il vous suffit de faire glisser les champs dont vous avez besoin. ClickUp vous offre une multitude d'options (saisie de texte, menus déroulants, dates, pièces jointes, cases à cocher, etc.) afin que vous puissiez reproduire exactement ce dont votre flux de travail a besoin.
Voici quelques domaines sur lesquels vous devriez vous concentrer 👇
- Champs obligatoires : ajoutez le nom du demandeur, le service et une brève description du problème ou de la demande.
- Menus déroulants pour plus de cohérence : pour les catégories telles que « Type de demande » ou « Priorité », les menus déroulants vous offrent les champs de données les plus clairs et les plus standardisés.
- Pièces jointes : si votre processus nécessite des captures d'écran, des briefs créatifs ou des documents, il vous suffit d'ajouter un champ de pièce jointe dès le début.
- Champs obligatoires : marquez les champs non négociables comme obligatoires afin que les utilisateurs ne passent pas accidentellement à côté d'informations dont votre équipe a besoin pour faire son travail efficacement.
En outre, vous pouvez également ajouter d'autres questions pour personnaliser le formulaire à votre guise.
🧠 Anecdote amusante : Dans les années 1800, les gens pliaient les lettres de manière si complexe pour éviter toute falsification que les historiens appellent aujourd'hui cette technique « letter-locking » (verrouillage des lettres). Certaines méthodes sont si complexes que les musées les traitent comme des puzzles en papier.
4. Configurez les paramètres d'envoi et l'automatisation du flux de travail
La prochaine étape consiste à s'assurer que chaque envoi arrive exactement là où il doit arriver (et, bien sûr, qu'il se comporte comme votre équipe le souhaite).
Commencez par ouvrir le panneau Paramètres situé à droite de votre vue Formulaire, puis : ⬇️
- Choisissez la liste de destination : chaque envoi de formulaire devient une tâche, alors choisissez la liste exacte où ces demandes doivent être enregistrées. (par exemple, assistance informatique, demandes de conception, boîte de réception des installations)
- Définissez un destinataire assigné par défaut : si toutes les demandes doivent être adressées à une seule personne ou équipe, vous pouvez les assigner automatiquement (ce qui vous évite de nombreuses tâches manuelles).
- Appliquez un modèle de tâche (facultatif mais très utile) : si votre équipe dispose d'un modèle pour les problèmes informatiques, les briefs créatifs, les rapports de bogues, etc., vous pouvez l'appliquer automatiquement afin que chaque nouvelle tâche comprenne : Sous-tâches Checklists Champs personnalisés
- Sous-tâches
- Checklists
- champs personnalisés
- Sous-tâches
- Checklists
- champs personnalisés
Vous cherchez de l'inspiration pour créer des processus plus automatisés ? Découvrez ces cas d'utilisation de l'automatisation des flux de travail par l'IA.
5. Personnalisez le style et l'image de marque de votre formulaire
Votre formulaire mérite d'être un peu amélioré avant d'être envoyé aux membres de votre équipe ou de votre service. Dans l'onglet « Design », modifiez l'apparence et la convivialité du formulaire afin qu'il corresponde à l'esprit de votre équipe.
Vous pouvez :
- Passez d'une disposition à une colonne à une disposition à deux colonnes en fonction de la quantité d'informations que vous collectez.
- Ajustez les couleurs, les arrière-plans et les styles de boutons pour les adapter à l'image de marque de votre entreprise.
- Téléchargez une image d'arrière-plan personnalisée si vous souhaitez obtenir un résultat encore plus soigné.
- Choisissez des thèmes clairs ou sombres et jouez avec les couleurs de votre marque afin que le formulaire s'intègre parfaitement à votre environnement de travail interne.
…et plus encore.
🤯 Le saviez-vous ? ClickUp prend désormais en charge plus de 4 millions d'équipes, et tandis que les nouveaux environnements de travail continuent de se multiplier, l'utilisation de l'IA connaît également une croissance fulgurante. Plus de 2 millions d'environnements de travail utilisent actuellement l'IA, contre seulement 665 000 l'année dernière !
6. Partagez le formulaire en interne
Et voici le meilleur (et le plus simple) ! Il vous suffit de partager votre formulaire ClickUp avec votre équipe dans :
- Lien direct : copiez l'URL partageable du formulaire et collez-la dans ClickUp Chat, un e-mail ou Teams. En un clic, vos collègues se retrouvent exactement là où ils doivent être pour soumettre une demande.
- Intégration dans les outils internes : récupérez le code d'intégration et insérez le formulaire dans Confluence, SharePoint ou votre intranet. Ainsi, les utilisateurs le trouveront naturellement tout en effectuant leur travail habituel.
- Restriction d'accès : conservez le formulaire dans une liste privée afin qu'il reste accessible uniquement aux équipes internes concernées et utilisez les permissions d'accès à l'environnement de travail pour empêcher tout envoi externe aléatoire.
- Facilitez la recherche : ajoutez le lien vers les documents d'intégration, votre wiki interne ou ClickUp Docs. Offrez à votre équipe un emplacement unique, afin que personne n'ait à jouer à « Où est Charlie ? » avec votre formulaire de demande.
Et voilà ! Vous venez de standardiser toutes vos demandes internes.
⭐ Étape bonus : utilisez ClickUp AI pour l'analyse
Mais la saisie des demandes n'est que la moitié du travail. C'est généralement la suite qui pose problème. Une fois que les tâches commencent à affluer, la plupart des équipes retombent dans le chaos qui ralentit tout le monde. Vous connaissez la chanson :
- À la recherche du contexte manquant
- Demander deux fois les mêmes informations
- Réécrire les mêmes réponses
- Trier et hiérarchiser tout manuellement
- Passer d'un outil à l'autre juste pour comprendre ce qui se passe
Il s'agit là d'un cas classique de dispersion du travail et du contexte. Mais saluez tous ClickUp Brain, l'IA de travail conçue pour éliminer le chaos que vous vivez chaque jour.
Voici comment cela rend votre système de demandes incroyablement fluide :
- Comprenez le contexte : chaque demande est accompagnée de détails, d'un historique et de modèles. Les champs ClickUp AI peuvent rassembler toutes ces informations instantanément grâce à des résumés IA, vous évitant ainsi d'avoir à fouiller dans les journaux de discussion.
- Vous aide à trier automatiquement : Brain peut vous aider à classer les demandes, à repérer celles qui sont urgentes et à mettre en évidence celles qui sont liées.
- Vous apporte des réponses : demandez à ClickUp Brain un résumé, une prochaine étape, une explication ou une mise à jour provisoire, et vous obtiendrez une réponse basée sur vos tâches, vos documents et vos flux de travail réels (contexte réel issu de votre travail réel).
📚 En savoir plus : Les meilleurs créateurs de formulaires IA
⭐ Étape bonus : analysez les envois de formulaires via les tableaux de bord.
Les tableaux de bord vous permettent de visualiser les données saisies, ce qui vous permet de prendre des décisions plus rapidement et d'identifier des tendances sans avoir à établir de rapports manuellement.
Grâce à cette fonctionnalité supplémentaire, les tableaux de bord ClickUp affichent les indicateurs et les tendances les plus importants en temps réel.
Voici comment cela vous aide à améliorer les demandes internes :
- Créez des cartes liées à vos listes d'admission : ajoutez des cartes de liste de tâches qui renvoient à la liste où aboutissent les tâches du formulaire. Utilisez le regroupement et les filtres (par exemple, par type de demande, priorité, assigné) pour vous concentrer sur ce qui compte le plus.
- Suivez le volume et les tendances des envois : utilisez les cartes de calcul (par exemple, le nombre de tâches) ou les cartes de diagrammes à barres/lignes pour voir comment les types de demandes évoluent au fil du temps.
- Suivez le travail en cours : ajoutez des cartes Charge de travail par statut ou Temps total dans le statut pour voir où les demandes sont bloquées ou en bonne voie — idéal pour les SLA ou les indicateurs de risque SLA.
- Affichez les détails si nécessaire : la plupart des cartes du tableau de bord vous permettent de cliquer sur les tâches sous-jacentes afin que vous puissiez inspecter les réponses individuelles aux formulaires sans quitter le tableau de bord.
Avantages de la standardisation des demandes avec les formulaires ClickUp
Voici pourquoi la standardisation des demandes via les formulaires ClickUp a un impact si notable :
- Priorisation plus facile des demandes : comme les formulaires peuvent inclure des menus déroulants ou des priorités prédéfinies, votre équipe n'a pas besoin d'interpréter manuellement les échéanciers. Cette saisie cohérente des priorités vous permet de créer des tableaux de bord ou des filtres plus fiables, et même de standardiser les processus autour de ce qui est considéré comme une priorité élevée, moyenne ou faible.
- Meilleure visibilité entre les équipes/rôles : grâce à une réception standardisée, les dirigeants et les parties prenantes peuvent consulter des données uniformes (par exemple, « nombre de demandes par service », « temps de traitement moyen par type de demande »). Cela vous aide à documenter les processus plus clairement, car chaque demande est saisie dans le système de la même manière.
- Meilleure harmonisation de la marque ou des processus : avec ClickUp Forms, vous pouvez personnaliser la disposition et l'image de marque (« Quelle gamme de produits ? », « Quelle région ? », etc.) afin que le formulaire d'inscription lui-même renforce votre processus et vos attentes, et pas seulement le contenu.
- Intégration plus rapide des nouveaux demandeurs : lorsque les champs de vos formulaires sont prévisibles et standardisés, les nouveaux membres de l'équipe ou les demandeurs externes (fournisseurs, sous-traitants) s'intègrent plus rapidement (moins d'explications nécessaires, moins d'erreurs).
- Audit/suivi plus facile des demandes de modification : si vous standardisez la réception des demandes, vous pouvez suivre le type de demandes qui ont été reçues au fil du temps (par exemple, augmentation du budget, modification de la portée) car tout le monde utilise la même taxonomie.
- Meilleure intégration avec les tâches et les flux de travail : chaque envoi de formulaire devenant une tâche dans ClickUp (avec des champs prévisibles), la chaîne demande → tâche → achèvement devient plus fluide, et vous êtes moins susceptible de devoir mapper manuellement les demandes ponctuelles dans votre système de tâches.
Standardisez toutes les demandes internes avec ClickUp
Si les gens continuent à envoyer leurs demandes dans des chats aléatoires, des e-mails partiels et des discussions de couloir, le problème ne vient pas de votre équipe. Le problème est qu'il n'existe pas de moyen unique et fiable de demander de l'aide.
ClickUp Forms résout ce problème en offrant à tous les mêmes formulaires simples pour soumettre des demandes.
Chaque demande suit la même structure, pose les bonnes questions et aboutit dans la bonne liste sous forme de tâche sur laquelle votre équipe peut réellement agir. Les champs personnalisés, les questions conditionnelles et les automatisations garantissent que les services informatiques, RH, conception et opérations obtiennent les informations dont ils ont besoin.
Inscrivez-vous dès aujourd'hui à ClickUp et transformez vos demandes internes en un système auquel toute votre équipe peut faire confiance. ✅
FAQ
Oui. Vous pouvez facilement envoyer des notifications automatiques à Slack ou par e-mail chaque fois qu'un nouveau formulaire est envoyé. Cela est particulièrement utile pour les membres de l'équipe qui doivent traiter rapidement les demandes internes. De nombreuses équipes partagent ClickUp Forms dans Slack, puis utilisent ClickUp Automatisations pour transférer les nouvelles soumissions directement vers les canaux appropriés.
ClickUp protège tous les envois de formulaires grâce à une sécurité, un cryptage et des contrôles de permission de niveau entreprise. Vous décidez qui peut collecter des données, qui peut consulter les envois et où les tâches sont créées. L'accès est basé sur les rôles, et les informations sensibles peuvent être verrouillées pour les équipes interfonctionnelles ou les individus, selon les besoins. Mieux encore, les environnements de travail, les listes et les vues qui stockent les données des formulaires héritent des mêmes normes de sécurité utilisées sur l'ensemble de la plateforme. De plus, lorsque vous activez les paramètres des formulaires authentifiés par le compte, seules les personnes qui ont rejoint votre environnement de travail peuvent consulter et soumettre des formulaires.
Tout à fait. De nombreuses entreprises créent des formulaires personnalisables qui servent à plusieurs équipes en utilisant les champs personnalisés et la logique conditionnelle de ClickUp. Par exemple, les services marketing, informatique et ressources humaines peuvent tous recevoir des demandes à partir d'un formulaire unifié, et les règles ClickUp achemineront chaque envoi vers la liste ou les tâches exploitables appropriées pour cette équipe. C'est idéal pour les services partagés ou l'intégration des nouveaux employés.
L'interface glisser-déposer de ClickUp facilite l'ajout de champs personnalisés tels que la priorité, le type de demande ou le service. Une fois ces champs créés, vous pouvez utiliser les automatisations pour classer ou hiérarchiser instantanément les nouvelles tâches dès leur arrivée. Par exemple, les demandes « urgentes » peuvent être automatiquement attribuées à un responsable, tandis que les problèmes informatiques peuvent être placés dans une file d'attente dédiée.
Oui. ClickUp Brain, également connu sous le nom de ClickUp AI, peut résumer les envois de formulaires longs ou peu clairs, mettre en évidence les informations manquantes et aider à acheminer le travail vers le bon propriétaire. Comme il comprend le contexte, il peut immédiatement transformer les envois bruts en tâches exploitables.