Tous les chefs de projet le savent : tenir tout le monde informé du statut de votre projet peut parfois s'apparenter à un véritable casse-tête. 🤷🏼♀️
Entre le suivi des prochaines étapes, la vérification de la charge de travail de vos membres et la préparation de rapports pour les parties prenantes, vous devez garder à portée de main un grand nombre d'informations. Et il faut plus qu'un système de dossiers détaillé sur votre disque dur pour tout regrouper.
La solution commence par un système de rapport d'avancement standardisé permettant de collecter et de diffuser facilement et rapidement les informations clés relatives à la gestion de projet.
... Mais comment créer ce processus standardisé ? Avec un modèle de rapport d'avancement personnalisable, bien sûr. 🙂
Les modèles de rapport d'avancement fournissent une structure prédéfinie qui vous permet de gagner du temps et de minimiser les erreurs lors de la préparation de vos rapports d'avancement, à condition de savoir quelles fonctionnalités rechercher !
Tout commence avec vous.
Les exigences spécifiques de votre projet, vos processus actuels et votre logiciel de gestion de projet gratuit préféré auront une incidence sur le modèle de rapport d'avancement qui conviendra le mieux à votre équipe et à votre cas d'utilisation. Mais inutile de chercher sur Internet ! Vous trouverez tout ce dont vous avez besoin pour trouver le meilleur modèle de rapport d'avancement dans cet article.
Suivez-nous pour découvrir tous les tenants et aboutissants des rapports d'avancement de projet. Trouvez les définitions clés, les descriptions des fonctionnalités et accédez aux 10 meilleurs modèles de rapports d'avancement pour vos outils de travail préférés.
Qu'est-ce qu'un modèle de rapport d'avancement ?
Un modèle de rapport d'avancement est un formulaire, une page ou une checklist pré-établi(e) permettant de fournir de manière cohérente et en temps opportun une documentation détaillée sur le projet. Ces ressources peuvent être adaptées aux besoins spécifiques de votre projet ou des processus de votre équipe, et sont généralement conservées par les chefs de projet afin d'être partagées avec les membres et les parties prenantes sur une base hebdomadaire ou mensuelle.
Les modèles de rapport d'avancement sont faciles à partager, à copier et à personnaliser, ce qui évite d'avoir à repartir de zéro chaque semaine. Il vous suffit d'intégrer les mises à jour du projet dans votre document d'équipe personnalisé et de l'envoyer à vos principaux collaborateurs.
Cependant, tous les rapports d'avancement ne peuvent pas être partagés entre les équipes et les secteurs d'activité. Votre cas d'utilisation, le type de projet et la pile technologique détermineront le modèle de rapport d'avancement de projet qui vous convient. Et plus vite vous identifierez les différences clés et les fonctionnalités indispensables, plus vite vous serez en mesure d'atteindre vos objectifs et de fournir les rapports d'avancement dont rêve votre supérieur. 💜
Qu'est-ce qui caractérise un bon modèle de rapport d'avancement de projet ?
Si toutes les équipes ne peuvent pas utiliser les mêmes modèles de rapport d'avancement, comment savoir quel modèle vous convient le mieux ?
Pour éviter les essais et erreurs fastidieux et frustrants, recherchez les fonctionnalités suivantes lorsque vous utilisez un modèle pour créer des rapports d'avancement :
- Personnalisable et facile à effectuer des modifications en cours pour adapter le document pré-conçu à vos besoins.
- Fonctionnalités de collaboration intégrées telles que la modification en cours et le partage d'URL pour garantir l'accès à tous les membres et parties prenantes.
- Plusieurs vues pour prendre en charge une liste, un tableau Kanban, un diagramme de Gantt, un échéancier et d'autres méthodes très visuelles pour gérer l'avancement.
- Tâches réalisables pour responsabiliser les membres vis-à-vis des éléments à venir et faire avancer votre projet.
- Intégrations multiples pour enrichir votre rapport d'avancement avec des informations provenant d'autres outils de travail.
Et bien plus encore !
Ces cinq fonctionnalités peuvent sembler insignifiantes par rapport à ce que vous recherchez. Mais la bonne nouvelle, c'est que votre modèle existe ! Grâce à votre moteur de recherche préféré, vous disposez d'une quantité infinie de ressources à portée de main, mais pourquoi perdre une heure (ou une journée) à fouiller dans des pages de liens ? Commencez plutôt par le meilleur. 🤓
10 modèles gratuits de rapports d'avancement dans Excel et ClickUp
Nous avons fait nos recherches pour vous proposer les meilleurs modèles de rapports d'avancement pour ClickUp, Excel et Word. Quels que soient votre logiciel préféré, votre cas d'utilisation ou votre style de travail, nous avons le modèle de rapport d'avancement que vous recherchez. ✨
1. Modèle de suivi de projet par ClickUp
Le fait est que vous ne gérez probablement pas un seul projet à la fois. Superviser plusieurs projets et encore plus de tâches individuelles peut être une tâche intimidante en soi. Sans le bon modèle de rapport d'avancement, communiquer l'état du statut de chaque tâche et du projet dans son ensemble peut être presque impossible ! C'est ce qui rend le modèle Project Tracker de ClickUp si précieux.
Grâce à ce modèle de liste, vous pouvez facilement regrouper les tâches en fonction de leur étape actuelle à l'aide de statuts personnalisés tels que Préparation, Production et Mise en ligne, avec la possibilité d'ajouter d'autres statuts si nécessaire ! Mais ce n'est pas tout. Ce modèle comprend quatre champs personnalisés pour :
- Étape du projet
- Durée du projet (en jours)
- RAG (pour communiquer les priorités)
- Date d'achevement
De plus, vous aurez accès à quatre vues de flux de travail prêtes à l'emploi pour gérer l'avancement de votre projet sous tous les angles, notamment un diagramme de Gantt très visuel et un tableau Kanban interactif organisé par tâches et par responsable.
Par ailleurs, toute personne qui consulte le rapport pourra examiner les autres tâches associées, les planifier et les exécuter d'une manière qui convienne à toutes les personnes concernées.
2. Modèle de rapport d'état de statut du projet par ClickUp
Prêt à passer à la vitesse supérieure ? 🔥
Le modèle de rapport d'état d'avancement du projet de ClickUp est le modèle de Tableau blanc numérique que les membres de votre équipe adeptes de l'apprentissage visuel attendaient ! Grâce à la fonctionnalité Tableaux blancs de ClickUp, votre équipe peut travailler ensemble pour définir :
- Aperçu du projet
- Progression réalisée depuis votre dernier rapport
- Toute assistance ou toute ressource supplémentaire nécessaire pour aller de l'avant
- Points clés à retenir et points forts du rapport
- Les domaines qui ont bien fonctionné et ceux qui doivent être améliorés
Il s'agit essentiellement d'un outil très visuel et collaboratif qui vous permet de suivre la progression du projet tout au long de celui-ci, sans avoir à copier un nouveau document chaque semaine pour préparer les rapports.
Et comme ce modèle est conçu pour les tableaux blancs ClickUp, vous aurez la possibilité d'achever le diagramme avec votre équipe grâce à l'édition collaborative en direct, de voir qui consulte votre tableau, d'intégrer des médias et des cartes de sites web provenant d'autres logiciels, et de convertir directement du texte en tâches exploitables. Les tableaux blancs sont vraiment l'outil rêvé de tout chef de projet. 🏆
3. Modèle de rapport d'avancement par ClickUp
Le modèle de rapport d'avancement de ClickUp est le point de départ idéal. Considérez ce modèle comme la référence à laquelle comparer tous les autres modèles de rapport d'avancement, tant il est polyvalent ! Optimisé par l'éditeur de documents dynamique intégré de ClickUp, ClickUp Docs, ce modèle dispose de toutes les fonctionnalités clés dont vous avez besoin pour établir et optimiser vos processus de rapports d'avancement.
Ce document d'une page est divisé en sections claires afin de définir les acteurs, les objectifs, le lieu et le calendrier du projet sur lequel vous travaillez. Il est mis en forme de manière à vous aider à fournir un aperçu rapide des principales mises à jour afin d'informer à la fois l'équipe de projet et les parties prenantes externes de l'état d'avancement du projet et des prochaines étapes à franchir.
En faisant défiler la page, vous serez invité à partager le statut du projet, les jalons franchis à ce jour et les prochaines étapes nécessaires, soit tout ce que vos parties prenantes souhaitent savoir. Il offre également la possibilité de mettre en évidence les problèmes qui surviennent et les informations indispensables pour toute personne qui lit le rapport d'avancement du projet pour la première fois.
4. Modèle de rapport d'avancement de campagne par ClickUp
Examinons maintenant les détails par cas d'utilisation, en commençant par le modèle de rapport d'avancement de campagne de ClickUp! Il existe une multitude de variables à prendre en compte lors de la mise en œuvre et de la gestion de vos campagnes publicitaires. Contrairement au développement de logiciels ou à l'intégration des employés, les coûts et les indicateurs de performance en temps réel jouent un rôle clé tout au long de la campagne. Si un élément ne convient pas à votre public, il est temps de changer de cap.
Ce modèle ClickUp Doc facilite la gestion de ces éléments grâce à un document mis en forme qui vous aide à choisir les OKR à surveiller, à garder un œil sur les coûts, à gérer les revenus, etc. Par exemple, vous pouvez rapidement visualiser la part de votre budget campagne déjà dépensée à ce jour et les revenus générés par cet investissement. Vous pouvez également afficher un diagramme des clics et des conversions afin d'identifier les tendances clés.
Utilisez ce modèle pour suivre l'efficacité et les résultats publicitaires de votre campagne, à la fois pour les partager avec d'autres parties prenantes et pour apporter les ajustements nécessaires afin d'optimiser le retour sur investissement.
5. Modèle de suivi de la production par ClickUp
Les vidéos font partie des projets les plus complexes auxquels s'attaquent la plupart des équipes marketing et communication. Elles nécessitent une collaboration étroite entre plusieurs membres de l'équipe, et parfois des mois de planification, d'exécution et de post-production avant de pouvoir publier le produit final.
Ce processus devient encore plus compliqué lorsque vous supervisez la production de plusieurs vidéos à la fois. C'est là que le modèle de suivi de production de ClickUp s'avère utile.
Ce modèle complet applique cinq statuts de tâche personnalisés, 11 champs personnalisés et six vues de projet à votre environnement de travail. Dans la vue Liste par défaut, chaque vidéo est représentée comme une tâche qui peut être organisée en fonction de son statut actuel. Pour gérer votre calendrier de production, accédez à la vue Calendrier pour obtenir une représentation visuelle de votre cadence de publication.
Et pour suivre la progression globale de la production, utilisez votre vue Tableau préconfigurée pour voir les champs personnalisés en action. Depuis votre tableau Kanban, vous trouverez des informations clés telles que les validations des clients, les liens vers les storyboards, les types de production, les briefs et des ressources supplémentaires pour plus de contexte en un coup d'œil. Cela permet de conserver un aperçu simplifié, tout en fournissant les détails nécessaires pour que les vidéos soient terminées à temps et conformément aux spécifications pour la publication.
💡 Conseil de pro : apprenez à utiliser les tableaux de bord ClickUp pour améliorer vos rapports de progression !
6. Modèle de rapport d'avancement RH par ClickUp
L'un des processus RH les plus importants consiste à évaluer les nouveaux employés après leurs 30, 60 et 90 premiers jours de travail. Le modèle de rapport RH de ClickUp vous aide à le faire. Utilisez le simple document ClickUp pour saisir les informations relatives aux employés, puis notez les domaines dans lesquels vos nouvelles recrues pourraient avoir besoin d'une formation ou d'une supervision supplémentaires.
Le modèle d'une seule page comprend des sections pour plusieurs périodes d'évaluation, ce qui vous permet de suivre la progression au fil du temps. Le résultat est un processus plus rationalisé qui garantit la réussite de l'intégration des nouveaux employés dans votre organisation.
7. Modèle « Start Stop Continue » (Commencer, Arrêter, Continuer) par ClickUp
Chaque projet comporte des points de décision importants où vous devez déterminer si les tâches en cours méritent d'être lancées, poursuivies ou arrêtées. Le modèle Start Stop Continue de ClickUp vous aide à suivre précisément ces décisions.
Pour chaque domaine, vous pouvez inclure des notes autocollantes virtuelles correspondant aux tâches qui nécessitent l'action décrite dans cette section. Au fil du temps, vous pouvez facilement déplacer ces notes autocollantes selon vos besoins. Enfin, un code couleur utile vous permet de toujours voir facilement ce sur quoi votre équipe doit se concentrer ou ce qu'elle doit cesser de faire.
Essayez ces modèles « Stop Start Continue » !
8. Modèle de rapport mensuel sur l'état d'avancement des activités par ClickUp
Prenons un peu de recul. Si vous lancez une entreprise ou commercialisez un nouveau produit, les principales parties prenantes doivent connaître les informations de base sur le déroulement de ce lancement. Le modèle de rapport mensuel sur l'état d'avancement des activités de ClickUp permet de simplifier ce processus.
Ce modèle ClickUp Doc offre un aperçu simple des modifications nécessaires en termes de portée, des livrables et des problèmes de capacité. Il vous permet également de mettre en évidence le travail achevé au cours d'un mois donné, donnant ainsi aux membres et aux parties prenantes un aperçu des performances de l'entreprise et des prochaines étapes à franchir.
9. Modèle de rapport d'avancement du diagramme de Gantt pour Excel
Pour tous les adeptes des feuilles de calcul, ce modèle gratuit de rapport d'avancement pour Excel est fait pour vous. 💜
Une page de garde permet d'indiquer les informations de base, notamment un code couleur de type « feu tricolore » sur le statut général, la portée, le budget et l'échéancier.
À partir de là, vous trouverez un diagramme de Gantt plus détaillé avec les tâches individuelles qui ont conduit à des décisions plus importantes. Ainsi, les parties prenantes et les membres de l'équipe intéressés peuvent s'en tenir à un aperçu plus large ou approfondir les détails si nécessaire.
📮ClickUp Insight : 37 % des employés envoient des notes de suivi ou des comptes rendus de réunion pour suivre les éléments à mener, mais 36 % continuent de recourir à d'autres méthodes fragmentées.
Sans un système unifié pour consigner les décisions, les informations clés dont vous avez besoin risquent de se perdre dans les discussions, les e-mails ou les feuilles de calcul. Avec ClickUp, vous pouvez instantanément transformer les discussions en tâches exploitables dans l'ensemble de vos tâches, discussions et documents, afin de vous assurer que rien ne passe entre les mailles du filet.
10. Modèle de rapport d'avancement hebdomadaire Microsoft Word
Le modèle de rapport d'avancement pour Microsoft Word aide les chefs de projet à présenter à tout moment l'état d'avancement, le résumé, l'aperçu budgétaire et les risques liés à votre projet. Ce modèle est simple et comprend des sections faciles à modifier qui vous aident à brosser un tableau de la santé de votre projet au fil du temps. De plus, il offre la possibilité de personnaliser son thème afin de l'aligner sur votre marque.
Comment fournir des commentaires sur les rapports d'avancement
Maintenant que vous disposez de modèles de rapports d'avancement, parlons de la manière de donner (et de recevoir) des commentaires sur ces rapports. Voici quelques conseils pour rendre ce processus aussi fluide et productif que possible :
1. Fournir des preuves concrètes
Lorsque vous donnez votre avis sur des rapports d'avancement, il est essentiel d'apporter des preuves concrètes à l'appui de vos commentaires. Par exemple, au lieu de dire « ce rapport n'est pas assez détaillé », donnez des exemples précis d'informations qui pourraient manquer ou qui mériteraient d'être approfondies. Cela aide le destinataire à comprendre exactement ce qui doit être corrigé et comment.
2. Concentrez-vous sur les solutions
Lorsque vous donnez votre avis, il est important de vous concentrer sur les solutions plutôt que de simplement souligner les problèmes. Proposez des suggestions pour améliorer le rapport de progression ou résoudre les problèmes qui ont pu être soulevés.
3. Soyez ponctuel
Il est essentiel de fournir des commentaires en temps opportun. Si vous attendez trop longtemps avant de partager vos réflexions, les mêmes problèmes risquent de se reproduire dans les futurs rapports d'avancement, ce qui peut ralentir la progression du projet.
4. Encouragez une communication ouverte
Encouragez une communication ouverte entre les membres de l'équipe lors des discussions sur les rapports d'avancement. Cela permet de s'assurer que tout le monde est sur la même longueur d'onde et de répondre rapidement à toutes les questions ou préoccupations.
5. Reconnaître les efforts fournis
Veillez à reconnaître les efforts déployés pour créer le rapport d'avancement, même s'il y a des points à améliorer. Cela motive les membres de l'équipe et leur montre que leur travail est apprécié.
6. Soyez précis
Lorsque vous recevez des commentaires sur vos propres rapports d'avancement, demandez des exemples précis ou des suggestions d'amélioration. Cela vous aidera à mieux comprendre comment améliorer vos futurs rapports et garantira que tout le monde est sur la même longueur d'onde.
7. Soyez ouvert au changement
Soyez ouvert au changement et prêt à adapter vos rapports d'avancement en fonction des commentaires reçus. Être ouvert au changement améliorera l'efficacité globale du rapport et garantira qu'il reflète fidèlement l'avancement du projet.
Suivez vos progrès grâce à un modèle de rapport d'avancement gratuit
Vous connaissez le vieil adage qui dit qu'il vaut mieux se concentrer sur la progression plutôt que sur la perfection ? Chez ClickUp, nous croyons à la progression vers la perfection, et le bon modèle de rapport d'avancement est la première étape pour y parvenir !
Investir votre temps dans un modèle de rapport d'avancement est un ajout simple à votre flux de travail qui permet à tout le monde de rester informé de l'état d'avancement du projet. N'importe lequel des modèles ci-dessus vous permettra de partir du bon pied, en particulier un modèle personnalisable de ClickUp.
Accédez à tous les modèles répertoriés ci-dessus et à plus de 1 000 autres modèles issus de la vaste bibliothèque de modèles de ClickUp, ainsi qu'à des centaines de fonctionnalités riches en matière de gestion de projet, à de nombreuses intégrations et bien plus encore en vous inscrivant dès aujourd'hui à ClickUp!