Le logiciel gratuit de Google est omniprésent dans le monde de l'entreprise d'aujourd'hui, que vous travailliez dans une grande ou une petite entreprise. Alors pourquoi n'êtes-vous pas encore un pro ?
En 2020, Google a annoncé que sa suite d'outils de productivité, comprenant Gmail, Google Docs et Google Sheets (le concurrent du logiciel Excel de Microsoft), avait dépassé les 2 milliards d'utilisateurs mensuels. Comme tous les autres logiciels de la suite Google, Google Sheets se synchronise automatiquement avec plusieurs utilisateurs afin que vous et vos collègues puissiez collaborer en toute transparence. Il s'agit sans doute du logiciel le plus accessible et le plus puissant actuellement disponible pour les professionnels qui souhaitent traiter de grands volumes de données.
Que ce soit pour le travail ou simplement pour gérer votre budget personnel, mieux maîtriser les raccourcis disponibles dans Google Sheets est un moyen facile de gagner du temps que vous pourrez consacrer à autre chose qu'à rester penché sur votre clavier.
ClickUp a passé au crible les influenceurs les plus suivis sur les réseaux sociaux qui partagent des conseils et astuces sur les feuilles de calcul, notamment CheatSheets et Your Excel Dictionary, afin de compiler cette liste de dix astuces Google Sheets que vous devriez mettre en pratique.
Commencez par ajouter à vos signets cet outil basé sur l'intelligence artificielle appelé Excel Formulator, qui permet aux utilisateurs de dicter ce qu'ils veulent que la fonction de Google Sheets fasse et qui génère la fonction correspondante. Poursuivez votre lecture pour découvrir d'autres conseils utiles.
20 ASTUCES DE PRODUCTIVITÉ POUR EN FAIRE PLUSTravaillez plus intelligemment, pas plus dur, grâce à ces astuces de productivité qui vous feront gagner du temps, proposées par ClickUp.
1. Diagrammes rapides et simples
Vous vous rendez à une réunion et vous avez besoin d'une courbe de tendance rapide pour savoir de quoi vous allez parler ? Dans Excel, vous utiliseriez Alt + F1, ou Option + F1 sur un Mac, après avoir sélectionné un tableau de données pour générer un diagramme rapide des données que vous avez sélectionnées. Dans Google Sheets, vous devrez utiliser votre souris non seulement pour sélectionner votre tableau, mais aussi pour sélectionner « Diagramme » dans le menu déroulant « Insérer ».
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2. Additionnez tout en une seconde
Dans Excel, sélectionnez vos données à l'aide des touches Ctrl + A, puis utilisez Alt + = pour exécuter la fonction Somme sur l'ensemble du tableau de données si celui-ci est mis en forme de manière standard. Le logiciel de traitement de feuilles de calcul de Google tente de faciliter cette opération en détectant quand remplir automatiquement une fonction.
Il vous suffit d'entrer une fonction une seule fois pour obtenir l'invite de remplissage automatique. Cela est utile pour la fonction =SUM couramment utilisée, qui additionnera pour vous toutes les valeurs des lignes précédentes.
Google Sheets fonctionne un peu différemment, et vous aurez peut-être plus de facilité à lui demander de remplir automatiquement les fonctions après avoir créé un filtre. Il vous suffit de cliquer sur le bouton « Filtre » à l'extrême droite de votre barre d'outils et de sélectionner « Créer un nouveau filtre » pour activer cette fonction.
3. Divisez les données ou les listes désordonnées en colonnes bien organisées
La fonction =SPLIT vous permet de diviser les données d'une cellule en fonction du caractère que vous placez entre guillemets.
4. Masquez ces erreurs disgracieuses
La fonction =IFERROR vous permet d'indiquer aux feuilles de calcul de reconnaître les erreurs et d'afficher les valeurs que vous placez entre les guillemets, y compris des espaces vides si vous le souhaitez. Pour cela, vous devez écrire toutes vos formules entre les parenthèses de l'expression =IFERROR().
5. Redimensionnez automatiquement la taille de vos données
Vos colonnes et lignes vous empêchent-elles de voir clairement la valeur totale de chaque cellule ? Google Sheets nous propose deux solutions pour remédier à ce problème. Tout d'abord, vous pouvez cliquer avec le bouton droit sur une colonne ou une ligne et sélectionner « Redimensionner la colonne » ou « Redimensionner la ligne », puis choisir « Ajuster aux données » et cliquer sur « OK ».
Un raccourci plus rapide consiste à double-cliquer sur la ligne séparant la ligne ou la colonne, qui s'ajustera alors à la taille parfaite pour les valeurs qu'elle contient.
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6. Remplissez automatiquement vos colonnes
La prochaine fois que vous devrez saisir une série de dates ou copier une formule, saisissez les deux premières, puis arrêtez-vous. Utilisez la combinaison de touches Ctrl + D, ou Commande + D si vous utilisez un Mac, pour remplir une colonne vers le bas. Google Sheets devinera et remplira le reste des dates ou autres chiffres en se basant sur les modèles qu'il reconnaît dans votre ligne ou colonne. Vous pouvez également utiliser Ctrl + R ou Commande + R pour remplir une colonne vers la droite. Cette fonction est également appelée « remplissage instantané ».
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7. Importez des données directement depuis des pages web
Cessez de copier-coller des tableaux mal formés à partir de pages web.
Vous pouvez saisir la fonction =IMPORTHTML dans Google Sheets pour importer un tableau ou une liste à partir d'une page web dont vous avez copié l'URL. Ajoutez « table/list », « 1 » dans la fonction pour récupérer le premier tableau. Il est important de noter que toutes les sources de données ne s'importent pas correctement. Si votre importation ne fonctionne pas du premier coup, assurez-vous que chaque élément, y compris l'URL, est entouré de guillemets.
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8. Créez des boutons pour masquer et afficher certaines informations
Vous pouvez utiliser la fonction Slicer pour examiner des « tranches » de votre ensemble de données. Mettez les données en surbrillance et sélectionnez « Ajouter un slicer » dans le menu déroulant « Données ». À partir de là, vous pouvez choisir les identifiants que vous souhaitez afficher lorsque vous activez ou désactivez le slicer d'un simple clic.
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9. Nettoyez les majuscules et les espaces
Essayez d'utiliser =PROPER(insérez ici la cellule contenant les valeurs) pour mettre en majuscule en un clin d'œil le texte mal mis en forme. Vous pouvez également imbriquer la fonction trim ici sous la forme =TRIM(PROPER(insérez ici la cellule contenant les valeurs) pour supprimer les espaces indésirables.
10. Modifier automatiquement la couleur d'une cellule en fonction de sa valeur
Utilisez la mise en forme conditionnelle pour créer des règles pour une colonne ou une ligne de données. Vous pouvez faire en sorte que les cellules de cet intervalle changent de couleur en fonction d'un mot, d'un caractère ou d'une valeur positive ou négative. L'une des applications les plus évidentes consiste à coder les cellules pour qu'elles deviennent vertes ou rouges en fonction des changements positifs ou négatifs dans les ensembles de données.
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Travaillez plus intelligemment et plus rapidement grâce à des astuces et des outils de productivité
L'utilisation d'outils de productivité tels que les raccourcis et ClickUp peut transformer votre expérience de travail dans son ensemble, vous permettant d'accomplir bien plus qu'auparavant.
En intégrant ces astuces et ces outils, les équipes peuvent rationaliser leurs flux de travail, éliminer les activités qui font perdre du temps et augmenter leur productivité. Utilisez ces astuces Google Sheets pour accélérer et automatiser les processus manuels, et ClickUp pour organiser vos tâches et vos projets en un seul endroit. De plus, les équipes peuvent utiliser la vue Embed dans ClickUp pour intégrer Google Sheets dans les tâches ClickUp, ce qui améliore la visibilité des projets, renforce la responsabilité et favorise une meilleure collaboration et communication.
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