Vous organisez un évènement ou menez une campagne à but non lucratif ? La gestion des bénévoles peut rapidement devenir fastidieuse, surtout si vous ne disposez pas d'une équipe complète ou d'un outil dédié. C'est là qu'un modèle gratuit de feuille d'inscription des bénévoles peut faire toute la différence.
Dans cet article, nous avons rassemblé les meilleurs modèles pour vous aider à suivre les informations relatives aux bénévoles, les horaires de travail et les tâches liées aux évènements, sans avoir à partir de zéro.
Que sont les modèles de feuille d'inscription pour bénévoles ?
Les modèles de feuille d'inscription des bénévoles sont des formulaires prêts à l'emploi utilisés pour collecter et organiser les informations relatives aux bénévoles pour des évènements, des programmes ou des activités en cours.
Ces modèles comprennent généralement des champs pour les noms, les coordonnées, les disponibilités, les rôles préférés et les horaires de travail, ce qui facilite la planification, l'affectation et la communication avec les bénévoles sans avoir à créer un formulaire à partir de zéro.
11 modèles de feuilles d'inscription pour bénévoles
Voici 11 modèles de feuilles d'inscription pour les bénévoles qui vous faciliteront la vie :
1. Modèle ClickUp pour le travail bénévole
Le bénévolat peut devenir compliqué si les attentes ne sont pas communiquées. Dans un fil de discussion Quora, un organisateur d'évènements a souligné:
Communiquez TOUJOURS de manière excessive et mettez les choses par écrit pour aider ceux qui ont besoin de lire et de voir, et pas seulement d'entendre verbalement.
Communiquez TOUJOURS de manière excessive et mettez les choses par écrit pour aider ceux qui ont besoin de lire et de voir, et pas seulement d'entendre verbalement.
Le modèle ClickUp pour le travail bénévole permet à chaque bénévole de connaître à l'avance son rôle, les attentes et ses responsabilités.
Ce modèle de feuille d'inscription des bénévoles rationalise les échéanciers des projets, la gestion des bénévoles et le suivi de la participation, en conservant tout organisé au même endroit.
Plus important encore, les bénévoles peuvent voir les tâches qui leur sont assignées et les organisateurs de l'évènement peuvent suivre la progression sans les allers-retours habituels.
✨ Idéal pour : les organisateurs d'évènements et les associations à but non lucratif qui ont besoin d'un système structuré pour attribuer des tâches, suivre les horaires et assurer une coordination fluide des bénévoles.
2. Modèle de gestion des bénévoles ClickUp
Le modèle de gestion des bénévoles ClickUp vous évite d'avoir à gérer les inscriptions, les affectations et la planification des évènements des bénévoles en organisant tout cela dans un seul espace connecté. Vous n'avez donc plus besoin de suivre manuellement les heures de bénévolat.
Cette feuille d'inscription des bénévoles simplifie également la communication. Au lieu d'interminables fils d'e-mail, les mises à jour, les rappels et les annonces peuvent être partagés instantanément.
✨ Idéal pour : les responsables d'organisations à but non lucratif et les coordinateurs de bénévoles qui souhaitent simplifier le recrutement, la communication et la planification des bénévoles en un seul endroit.
🧩 Anecdote : Le terme « bénévole » a été utilisé pour la première fois en 1755. Il est dérivé du nom « volontaire », qui désigne une personne qui s'engage dans l'armée, et a ensuite été adopté dans un sens non militaire dans les années 1630.
3. Modèle de formulaire d'inscription à un évènement ClickUp
Plus de 52 % des PDG affirment que le marketing évènementiel offre le meilleur retour sur investissement. Pourtant, beaucoup ne disposent pas des systèmes nécessaires pour mener à bien un évènement. Sans processus d'inscription structuré, les choses peuvent rapidement dégénérer.
Le modèle de formulaire d'inscription à un évènement ClickUp facilite l'ensemble du processus d'inscription.
Au lieu de collecter manuellement les informations sur les participants, ce modèle de formulaire d'inscription vous permet de créer un formulaire en ligne personnalisable qui recueille des informations précises avec un minimum d'effort.
Les participants peuvent s'inscrire facilement et les organisateurs peuvent suivre la participation des bénévoles, les tâches et les horaires en un seul endroit.
Au-delà de son aspect pratique, cette feuille d'inscription à un évènement permet d'organiser les inscriptions, de suivre les participations et de stocker efficacement les détails de l'évènement.
✨ Idéal pour : les organisateurs d'évènements et les entreprises qui souhaitent recueillir les coordonnées des participants, gérer les inscriptions et rationaliser les inscriptions aux évènements.
Vous avez besoin d'aide pour planifier votre prochain évènement ? Regardez cette vidéo pour en savoir plus sur la manière dont ClickUp Brain peut travailler avec vous :
4. Modèle de formulaire de contact ClickUp
Un formulaire de contact centralisé est essentiel pour faciliter la communication entre les organisations caritatives, les associations à but non lucratif et les évènements communautaires. Le modèle de formulaire de contact ClickUp simplifie ce processus en permettant de saisir et d'organiser les coordonnées en un seul endroit.
Au-delà de la simple collecte de noms et d'adresses e-mail, ce modèle de formulaire de contact recueille des commentaires précieux grâce à des sondages et des enquêtes, vous aidant ainsi à améliorer vos futurs évènements.
Si vous êtes submergé par trop de canaux de communication, ce modèle à but non lucratif simplifie le processus d'inscription et permet de tout organiser.
✨ Idéal pour : les organisations caritatives et les groupes communautaires qui ont besoin d'un formulaire centralisé pour recueillir les inscriptions, les demandes de renseignements et les commentaires des bénévoles.
📮 ClickUp Insight : près de la moitié de vos employés redoutent Monday parce qu'ils manquent d'informations
Environ 35 % des sondés considèrent le lundi comme le jour le moins productif de la semaine, probablement en raison d'un manque de clarté dans les priorités au début de la semaine. La solution de gestion des tâches de ClickUp élimine les incertitudes en permettant aux équipes de définir des niveaux de priorité clairs pour toutes les tâches assignées. De plus, grâce à ClickUp Brain, un assistant alimenté par l'IA, vous obtenez des réponses instantanées pour rester sur la bonne voie. Avec ClickUp, vous saurez toujours ce qui doit être fait et quand, finie la confusion du lundi !
5. Modèle de formulaire d'inscription ClickUp
Le processus d'inscription est souvent le premier contact entre votre évènement, votre organisation ou votre entreprise et les personnes qui s'inscrivent. S'il est désorganisé, compliqué ou peu sûr, vous risquez de perdre des bénévoles, des donateurs et des participants potentiels avant même qu'ils ne s'engagent.
Le modèle de formulaire d'inscription ClickUp facilite les inscriptions en vous permettant de créer et de personnaliser des formulaires sans aucun codage. Fini les feuilles de calcul désordonnées ou les inscriptions manquantes : tout reste structuré et facile d'accès.
Ce modèle ClickUp permet également aux utilisateurs de télécharger des fichiers, des photos et d'autres pièces jointes, ce qui facilite la collecte d'informations pertinentes sur les bénévoles. De plus, grâce aux options de stockage crypté, vous pouvez garantir la sécurité des données sensibles.
✨ Idéal pour : les associations à but non lucratif et les équipes de collecte de fonds qui souhaitent disposer d'un système d'inscription sécurisé et bien organisé pour le suivi des participants et des bénévoles.
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6. Modèle de formulaire de demande ClickUp
La veille de votre évènement communautaire, vous recevez plusieurs demandes de bénévoles de dernière minute : certains veulent changer leurs horaires, d'autres ont de nouvelles disponibilités et quelques-uns confirment leur participation pour la première fois.
Grâce au modèle de formulaire de demande ClickUp, ce chaos peut être évité. Les bénévoles peuvent soumettre leurs demandes en un seul endroit. Ensuite, les organisateurs peuvent suivre, approuver ou modifier les affectations instantanément.
De plus, ce modèle améliore la responsabilité en conservant un enregistrement clair de tous les envois, ce qui facilite le suivi des progrès par les organisateurs d'évènements et les responsables d'associations à but non lucratif.
✨ Idéal pour : les coordinateurs de bénévoles et les équipes à but non lucratif qui ont besoin d'un moyen simple de suivre les changements d'horaires des bénévoles, les demandes de fournitures et les approbations.
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7. Modèle de répertoire des membres ClickUp avec photos
Dans les associations professionnelles, les groupes de réseautage et les communautés d'anciens élèves, les connexions comptent. Mais si votre répertoire des membres est un tableau Excel désordonné contenant des informations manquantes ou obsolètes, il ne vous est pas d'une grande utilité, n'est-ce pas ?
Le modèle de répertoire des membres ClickUp avec photos résout ce problème.
Grâce à ce modèle de répertoire des membres, vous pouvez rapidement ajouter, mettre à jour ou supprimer des membres. Vous vous assurez ainsi que tout le monde a facilement accès aux coordonnées, aux rôles professionnels et aux photos.
✨ Idéal pour : les groupes de réseautage, les écoles et les organisations à but non lucratif qui souhaitent conserver un répertoire organisé et à jour de leurs membres, avec photos et coordonnées.
💡 Conseil de pro : Vous aimez les modèles ClickUp ? Vous adorerez également les autres fonctionnalités de ClickUp. ClickUp est le logiciel de gestion des membres idéal pour le suivi facile des membres des écoles, des associations à but non lucratif, des clubs et des groupes communautaires.
8. Modèle ClickUp pour la planification d'évènements à but non lucratif
Imaginons que vous organisiez une collecte de fonds caritative, mais que vous ayez trop de choses à faire. Les inscriptions des bénévoles, les réservations de salles et le suivi du budget vous prennent tout votre temps.
Le modèle ClickUp pour la planification d'évènements à but non lucratif met de l'ordre dans le chaos, permettant aux organisateurs d'évènements de suivre les échéanciers et les responsabilités en un seul endroit.
De plus, ce modèle comprend une checklist pour la planification d'évènements avec un outil de suivi budgétaire, qui vous aide à respecter vos limites financières, à surveiller vos dépenses et à maximiser l'impact de vos collectes de fonds.
✨ Idéal pour : les équipes de collecte de fonds et les organisations à but non lucratif qui ont besoin d'une méthode structurée pour planifier, budgétiser et organiser des évènements sans oublier aucun détail clé.
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9. Modèle de planning des bénévoles ClickUp
Je suis coordinateur des bénévoles pour un festival local. Je recherche un moyen, de préférence gratuit, mais sinon très bon marché, de suivre les arrivées et les départs de mes bénévoles. Nous avons environ 450 bénévoles, et le suivi sur papier est assez difficile car nous devons ensuite tout mettre en ligne.
Je suis coordinateur des bénévoles pour un festival local. Je recherche un moyen, de préférence gratuit, mais sinon très bon marché, de suivre les arrivées et les départs de mes bénévoles. Nous avons environ 450 bénévoles, et le suivi sur papier est assez difficile car nous devons ensuite tout mettre en ligne.
Cette question posée par un utilisateur de Reddit met en évidence un défi courant pour les organisateurs d'évènements et les organisations à but non lucratif : le suivi manuel des heures de bénévolat est un cauchemar logistique.
Le modèle de planning des bénévoles ClickUp est la solution. Ce modèle de feuille d'inscription vous permet de contrôler la présence, d'attribuer des quarts de travail et de suivre les heures de bénévolat sans effort. Les bénévoles peuvent s'enregistrer numériquement et les organisateurs d'évènements peuvent voir les mises à jour en temps réel.
Si vous ne voulez pas avoir à rechercher des informations sur leurs horaires, vous pouvez commencer à utiliser ce système de suivi des candidats dès maintenant.
✨ Idéal pour : les programmes de bénévolat à grande échelle et les festivals qui ont besoin d'un système efficace pour le suivi des heures, des quarts de travail et de la présence des bénévoles.
🧩 Fun Fact : En 1736, Benjamin Franklin a créé la première caserne de pompiers volontaires à Philadelphie après un incendie dévastateur, marquant l'un des premiers efforts bénévoles organisés aux États-Unis.
10. Modèle de feuille d'inscription pour bénévoles par LimeSurvey
Trouver les bons bénévoles pour votre évènement, votre organisation à but non lucratif ou votre programme communautaire ne se résume pas à collecter des noms sur une liste. Vous devez comprendre leurs compétences, leurs intérêts et leur disponibilité afin de vous assurer qu'ils occupent les bons rôles.
Le modèle de feuille d'inscription des bénévoles de LimeSurvey vous aide à recueillir efficacement les informations clés sur les bénévoles.
Au lieu d'une feuille d'inscription générique, ce modèle basé sur un sondage vous permet de débloquer les insights sur les préférences des bénévoles, afin de leur attribuer des tâches qui correspondent à leurs compétences et à leurs passions.
De plus, les bénévoles peuvent indiquer leurs domaines d'intérêt, tels que la planification d'évènements, la collecte de fonds ou la défense des droits, et sélectionner leurs disponibilités préférées.
✨ Idéal pour : les organisations à but non lucratif et les organisateurs d'évènements qui souhaitent mettre en place un processus d'inscription des bénévoles basé sur un sondage, afin de les affecter à des rôles en fonction de leurs compétences et de leur disponibilité.
📚 À lire également : Modèles gratuits pour les collectes de fonds destinées à des évènements et des œuvres caritatives
🧩 Anecdote : Pendant la guerre civile américaine, les femmes se sont largement engagées comme bénévoles en cousant des fournitures pour les soldats et en assurant des soins médicaux. Clara Barton, surnommée « l'ange du champ de bataille », a fondé la Croix-Rouge américaine en 1881, mobilisant des bénévoles pour venir en aide aux victimes de catastrophes.
11. Modèle de feuille d'inscription des bénévoles par Google Sheets
Le modèle de feuille d'inscription des bénévoles de Google Sheets offre un moyen simple, structuré et accessible de suivre le suivi des inscriptions des bénévoles en ligne.
Voici comment : grâce aux colones intégrées pour le poste/l'activité, le jour/l'heure et les coordonnées, les organisateurs peuvent rapidement attribuer des rôles, gérer les horaires et communiquer efficacement les détails de l'évènement.
Comme le modèle se trouve dans Google Sheets, il est basé sur le cloud et peut être partagé, ce qui facilite la collaboration pour les équipes qui gèrent de grands programmes de bénévolat.
✨ Idéal pour : les petites organisations et les évènements communautaires qui ont besoin d'une feuille d'inscription en ligne simple et partageable pour gérer les bénévoles en temps réel.
Qu'est-ce qui fait un bon modèle de feuille d'inscription pour les bénévoles ?
Un bon modèle de feuille d'inscription pour les bénévoles doit être simple à utiliser, facile à personnaliser et clairement organisé. Voici quelques éléments clés à prendre en compte :
- informations de base* : incluez les informations relatives aux bénévoles, telles que leur nom, leurs coordonnées et leurs préférences en matière d'évènements
- Planification flexible : permettez aux bénévoles d'indiquer leurs disponibilités
- *suivi automatisé : aidez les organisateurs à surveiller les heures de bénévolat, les tâches et la participation
- *mettre en forme convivial : fournissez un format convivial, qu'il s'agisse d'une feuille d'inscription imprimable ou d'un formulaire en ligne
- Rappels et confirmations : automatisez les e-mails ou les notifications pour réduire les absences et améliorer la participation
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ClickUp facilite le bénévolat
Ce qui rend ClickUp spécial, c'est que les gens peuvent vraiment compter dessus, non seulement pour la gestion des bénévoles, mais aussi pour la gestion du travail en général.
En effet, ClickUp est une application tout-en-un pour le travail qui combine des centaines de modèles, une automatisation basée sur l'IA et un logiciel de gestion de projet pour les organisations à but non lucratif, les organisateurs d'évènements et les groupes communautaires.
ClickUp a transformé la façon dont notre équipe travaille, en tant que fournisseur d'une source unique d'informations qui harmonise notre équipe et nous permet de rester concentrés sur nos objectifs. L'utilisation de modèles, d'automatisations et la mise en place adéquate de nos flux de travail ont changé la donne en termes d'efficacité et de communication.
ClickUp a transformé la façon dont notre équipe travaille, en tant que fournisseur d'une source unique d'informations qui harmonise notre équipe et nous permet de rester concentrés sur nos objectifs. L'utilisation de modèles, d'automatisations et la mise en place adéquate de nos flux de travail ont changé la donne en termes d'efficacité et de communication.
Des feuilles d'inscription des bénévoles et des modèles de planification d'évènements au suivi des horaires et aux flux de travail d'automatisation, ClickUp simplifie tous les aspects de la coordination des bénévoles afin que vous puissiez vous concentrer sur l'essentiel.
Inscrivez-vous dès maintenant et améliorez votre façon de gérer les bénévoles.