La nuit de samedi est terminée. Le bar est en désordre. La liste des stocks ne correspond pas, il manque des bouteilles et personne ne se souvient qui a ouvert quoi. C'est la réalité pour la plupart des gérants de bar qui gèrent leurs stocks sans système fiable. Les commandes excessives réduisent vos marges. Les commandes insuffisantes nuisent au service. Et ne parlons même pas des coûts de débit qui ne correspondent jamais au point de vente.
Les modèles vont changer la donne. Ils vont apporter une structure. Les modèles gratuits d'inventaire de bar proposés dans ce blog vous aideront à enregistrer ce dont vous disposez, à repérer rapidement les manques et à passer de nouvelles commandes avant que les problèmes ne s'accumulent. Que vous gériez un bar seul ou que vous dirigiez une équipe très occupée, ces outils vous permettront de rendre votre processus d'inventaire plus rapide, plus clair et beaucoup moins difficile.
Que sont les modèles d'inventaire de bar ?
Les modèles d'inventaire de bar sont des feuilles de calcul ou des documents préétablis qui aident les bars à suivre leurs stocks, à surveiller leur utilisation et à réduire le gaspillage. Au lieu de créer un système à partir de zéro, ces modèles vous offrent une structure prête à l'emploi pour enregistrer le nombre de bouteilles, consigner les livraisons et calculer les coûts d'inventaire du bar, le tout en un seul endroit.
Ils sont très pratiques pour les gérants de bar très occupés qui ont besoin de rester organisés sans passer des heures à mettre à jour manuellement leurs stocks.
La plupart des modèles d'inventaire de bar vous permettent de :
- Suivez les inventaires et les niveaux d'ingrédients
- Calculez les coûts de service et les taux d'utilisation.
- Surveillez les points de réapprovisionnement et les niveaux paritaires.
- Enregistrez les livraisons et mettez à jour les stocks en temps réel.
- Simplifiez les audits et réduisez le gaspillage
Vous gérez un seul bar ou plusieurs emplacements ? Avec les bons modèles d'inventaire, il est plus facile d'agir rapidement, de rester organisé et de contrôler vos marges.
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15 modèles gratuits pour l'inventaire de votre bar
Il n'y a pas deux bars qui gèrent leurs stocks de la même manière. Certains ont besoin d'un simple tableur, d'autres veulent un système plus détaillé. Nous avons rassemblé les modèles d'inventaire de bar les plus utiles, afin que vous puissiez passer outre l'installation et suivre ce qui compte vraiment.
1. Modèle d'inventaire ClickUp
Le modèle d'inventaire ClickUp offre aux gérants de bars un moyen pratique pour suivre les stocks, gérer les commandes des fournisseurs et réduire les erreurs d'inventaire. Il est conçu pour organiser votre chaîne d'approvisionnement sur plusieurs emplacements tout en vous aidant à minimiser les commandes excessives, les commandes manquées et les pertes cachées.
Tout est également centralisé, ce qui vous évite de vous précipiter pendant le service.
Avec ce modèle, vous pouvez :
- Affichez et organisez tous les éléments en stock par type ou par catégorie.
- Suivez les informations relatives aux fournisseurs, notamment les éléments et les coordonnées.
- Enregistrez les bons de commande et gérez les réapprovisionnements à l'aide des vues intégrées.
- Accédez rapidement aux instructions d’installation grâce à la vue « Commencer ici ».
- Surveillez les statuts des tâches (en cours ou achevées) pour signaler les actions en attente.
- Gardez les parties prenantes informées grâce à des mises à jour en temps réel et à la progression des tâches.
🍸 Idéal pour : les gérants de bar qui souhaitent créer un système d'inventaire rapide à mettre en place, simple pour la maintenance et facile à adapter.
2. Modèle de gestion des stocks ClickUp
La gestion de dizaines de références, de mises à jour de commandes et de coûts fluctuants peut rapidement devenir compliquée. Le modèle de gestion des stocks ClickUp vous offre un moyen structuré de suivre les mouvements, la valeur et la disponibilité, afin que vous n'ayez pas à chercher désespérément ce qui est en stock ou doit être commandé à nouveau.
Cela apporte de la clarté aux flux de travail chargés et aide les équipes à prendre les bonnes décisions en matière d'inventaire.
Utilisez ce modèle pour :
- Suivez la quantité et le coût des éléments à l'aide d'une vue Tableur.
- Surveillez les tendances des mouvements de stock grâce à la vue d’échéancier.
- Consultez les mises à jour des commandes et la valeur des stocks en temps réel dans différentes vues.
- Organisez vos stocks à l'aide de libellés de statut tels que « En stock » et « En rupture de stock ».
- Attribuez des tâches récurrentes pour les révisions ou les réapprovisionnements.
- Mettez à jour automatiquement la progression et informez votre équipe.
Regardez cette vidéo pour découvrir comment tester différentes vues afin de trouver celle qui vous convient le mieux👇
🍸 Idéal pour : les équipes hôtelières qui ont besoin de systèmes de planification des stocks fiables pour gérer les stocks en vrac, contrôler les coûts et s'adapter rapidement.
📮 ClickUp Insight : 74 % des employés utilisent au moins deux outils pour trouver les informations dont ils ont besoin, passant sans cesse des e-mails aux chats, aux notes, aux outils de gestion de projet et à la documentation. Ces changements constants de contexte font perdre du temps et ralentissent la productivité. En tant qu'application tout-en-un pour le travail, ClickUp regroupe toutes vos tâches (e-mails, chats, documents, tâches et notes) dans un seul environnement de travail consultable, afin que tout soit exactement là où vous en avez besoin.
3. Modèle de rapport d'inventaire ClickUp
Gérer un bar signifie surveiller de près ce qui se vend et ce qui ne se vend pas. Le modèle de rapport d'inventaire ClickUp vous aide au suivi en détail des performances des stocks afin que vous puissiez analyser les tendances, partager les mises à jour avec votre équipe et prendre des décisions plus éclairées en matière de réapprovisionnement.
C'est l'outil idéal pour saisir et comparer les données d'inventaire des bars au fil du temps.
Ce modèle vous permet de :
- Créez des rapports structurés pour chaque cycle d'inventaire.
- Organisez les tâches de rapports par catégorie ou par statut.
- Configurez des notifications pour suivre la progression et les mises à jour.
- Centralisez les données d'inventaire provenant de différentes sources de données pour faciliter leur analyse.
- Exportez des rapports clairs et professionnels pour vos parties prenantes.
- Organisez régulièrement des réunions d'évaluation pour rester alignés.
🍸 Idéal pour : les propriétaires de bars qui se concentrent sur l'optimisation des stocks et la création de rapports réguliers afin de réduire le gaspillage, d'améliorer les prévisions et d'harmoniser les décisions de l'équipe.
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4. Modèle d'inventaire pour restaurant ClickUp
Gérer un restaurant très fréquenté implique plus que le suivi du contenu du menu. Le modèle d'inventaire pour restaurant ClickUp vous offre un moyen pratique de gérer les stocks d'ingrédients, de réduire le gaspillage et de rationaliser le réapprovisionnement sans ralentir le service.
Conçu pour les cuisines à forte rotation qui doivent réagir rapidement. Chaque vue favorise la rapidité, la structure et la précision.
Avec ce modèle, vous pouvez :
- Suivez l'utilisation hebdomadaire des ingrédients grâce à la vue « Consommation hebdomadaire ».
- Restez organisé grâce aux tableaux de bord de stockage des éléments et de rupture de stock.
- La vue « Réapprovisionnement » affiche les stocks faibles et les besoins de réapprovisionnement.
- Organisez les informations clés telles que la durée de conservation, le coût et la quantité en un seul endroit.
- Créez des rapports structurés à l'aide de la vue Tableur ou des applications d'inventaire prises en charge.
- Attribuez des statuts personnalisés tels que « Nouvel élément » ou « Réapprovisionner » pour que toute l'équipe reste synchronisée.
🍸 Idéal pour : les gérants de restaurant qui doivent gérer un volume important de commandes, des stocks périssables et une demande fluctuante en cuisine.
5. Modèle de bon de commande et d'inventaire ClickUp
Vous gérez les achats tout en effectuant le suivi des fluctuations des niveaux de stock ? La situation peut rapidement devenir incontrôlable avant même que vous ayez le temps de vous demander : « Où est passée toute la tequila ? »
Le modèle de bon de commande et d'inventaire ClickUp intègre les deux systèmes, vous offrant ainsi un endroit unique pour suivre les commandes, les stocks et la progression des fournisseurs du début à la fin. Il réduit les allers-retours et permet d'aligner les achats sur les besoins réels en matière de stocks.
Ce modèle vous permet de :
- Créez des tâches individuelles pour chaque commande et attribuez-les à la propriété de l'équipe
- Utilisez les statuts personnalisés pour suivre la progression depuis la demande jusqu'à la livraison
- Collaborez avec les parties prenantes pour confirmer les détails des commandes et signaler les retards
- Définissez des rappels et des notifications automatiques pour les suivis importants
- Suivez les données d'achat, le statut des stocks et les coûts en parallèle
- Organisez les coordonnées de vos fournisseurs à l'aide de modèles de listes de fournisseurs
🍸 Idéal pour : les propriétaires d'entreprises qui gèrent des commandes fréquentes et souhaitent contrôler plus étroitement l'approvisionnement, la livraison et la responsabilité de leur équipe.
👀 Le saviez-vous ? Le concept de gestion des stocks d'alcool remonte à 2000 avant J.-C., lorsque les tavernes mésopotamiennes servaient les voyageurs et étaient souvent liées à des rituels religieux. Les Grecs et les Romains de l'Antiquité avaient également des « publicains » qui géraient le vin communautaire et surveillaient attentivement leurs stocks, une forme précoce de gestion des stocks.
6. Modèle d'inventaire des fournitures de bureau ClickUp
Ne perdez plus de temps à chercher du papier pour l'imprimante ou à vous demander qui a passé la commande pour le dernier paquet de post-it. Le modèle d'inventaire des fournitures de bureau ClickUp facilite le suivi des stocks et le rend plus transparent, en particulier dans les environnements où tout va très vite, comme les bars.
Il remplace les feuilles de calcul dispersées par un système organisé de suivi des approvisionnements. Les équipes peuvent réapprovisionner les produits essentiels et examiner leur utilisation sans avoir à se poser de questions.
Utilisez ce modèle pour :
- Utilisez la vue Liste des priorités pour suivre et réapprovisionner rapidement les fournitures urgentes
- Organisez les demandes grâce à la vue « Commandes par service » pour simplifier la coordination de l'équipe
- Obtenez un aperçu des niveaux de stock actuels à l'aide de la vue Inventaire
- Accompagnez les nouveaux membres de l'équipe en affichant le guide de démarrage pour une intégration plus rapide
- Assurez la cohérence entre tous les collaborateurs en mettant à jour les statuts à mesure que les tâches passent de « En cours » à « Achevée »
- Prenez des décisions d'achat plus éclairées en examinant les commandes grâce à des vues claires des tâches
🍸 Idéal pour : les responsables administratifs de bars qui doivent concilier leur travail avec les besoins quotidiens et qui recherchent un système fiable pour éviter les ruptures de stock et les dépenses excessives.
7. Modèle simple de registre d'inventaire pour l'entreprise ClickUp
Idéal pour les petites équipes de bar ou les nouvelles entreprises, ce modèle de registre d'inventaire simple ClickUp offre un moyen simple de suivre les stocks, les commandes et les coûts sans se perdre dans la complexité.
Il est conçu pour vous donner un aperçu rapide des articles qui se vendent, de ceux qui restent en stock et de ceux qui doivent être commandés à nouveau. La disposition reste légère et efficace, ce qui vous permet de vous concentrer davantage sur les décisions et moins sur l'administration.
Ce modèle vous permet de :
- Utilisez la vue Liste des stocks pour surveiller tous les niveaux de stock en un seul endroit
- Identifiez rapidement les éléments en rupture de stock grâce à la vue « Stock critique » qui affiche ces éléments
- Ajoutez instantanément de nouveaux éléments à l'aide du formulaire d'inventaire des éléments
- Configurez et gérez rapidement vos flux de travail grâce au guide de démarrage
- Organisez les éléments en trois statuts (actif, inactif, nouveau produit) pour une visibilité claire
- Suivez les mises à jour et les modifications apportées aux éléments afin de toujours travailler avec des données exactes
🍸 Idéal pour : les propriétaires de bars qui ont besoin d'un système d'inventaire basique pour rester organisés, en particulier lorsqu'ils doivent jongler entre plusieurs outils.
8. Modèle de formulaire de commande ClickUp
Le modèle de bon de commande ClickUp offre aux entreprises un moyen clair et centralisé de demander, suivre et gérer les commandes d'approvisionnement du début à la fin. Il simplifie la coordination des fournisseurs, garantit le respect des délais de livraison et aide les équipes à éliminer les approximations tout au long du processus d'approvisionnement.
Vous passerez moins de temps à rechercher des mises à jour et plus de temps à maintenir vos opérations sur la bonne voie.
Avec ce modèle, vous pouvez :
- Suivez toutes les demandes d'approvisionnement entrantes grâce à la vue Liste des nouvelles commandes.
- Remplissez les informations telles que le type d'approvisionnement, le délai de production et les coordonnées du demandeur dans le formulaire d'affichage de la commande d'approvisionnement.
- Triez et gérez les commandes par service en affichant la vue Commandes par service.
- Restez informé de l'avancement des livraisons grâce au suivi des commandes d'approvisionnement affichant l'état des livraisons.
- Accédez au guide de démarrage pour configurer et personnaliser vos flux de travail.
- Mettez à jour les statuts tels que « En attente d'approbation », « En transit » ou « Achevé » pour refléter les changements en temps réel.
🍸 Idéal pour : les agents ou responsables des achats qui supervisent plusieurs flux de travail d'approvisionnement et souhaitent améliorer la gestion des ressources entre les équipes.
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9. Modèle d'inventaire de bar Excel et Google Sheets par Coefficient
Le modèle Excel et Google Sheets pour l'inventaire des bars de Coefficient est conçu pour la gestion réelle des stocks des bars.
Le modèle gratuit propose des sections distinctes pour les alcools, les mixers et les outils de bar, où vous pouvez suivre la quantité, l'emplacement, le coût unitaire et les points de réapprovisionnement dans une vue claire. Que vous gériez un bar très fréquenté ou un petit pub, il simplifie vos contrôles hebdomadaires des stocks et vous aide à gérer facilement vos stocks dans Excel.
🍸Idéal pour : les gérants de barres qui recherchent un système flexible, basé sur des feuilles de calcul, pour suivre les stocks d'alcool, de mixers et de verres sans avoir recours à des logiciels complexes.
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10. Modèle de feuille de calcul pour l'inventaire de bar par Superjoin
Conçu pour une utilisation pratique au quotidien, le modèle de feuille de calcul pour l'inventaire de bar de Superjoin couvre tous les aspects de l'inventaire de votre bar, des alcools aux mixers, en passant par les garnitures. Le modèle de feuille de calcul vous aide à enregistrer les quantités, les informations sur les fournisseurs et les dates d'achat, tout en garantissant la précision et la facilité de mise à jour de votre liste d'inventaire.
Avec une disposition claire et un espace pour les entrées personnalisées, c'est un choix judicieux pour les équipes qui souhaitent un contrôle simple sans avoir à apprendre à utiliser un nouveau logiciel.
🍸Idéal pour : le personnel de bar et les équipes d'accueil à la recherche d'un moyen simple pour suivre les niveaux de stock et passer efficacement de nouvelles commandes.
👀 Le saviez-vous ? En 1862, Jerry Thomas a publié How to Mix Drinks, le premier guide de barman au monde. Au-delà des recettes, il comprenait des conseils sur la manière de stocker et de gérer efficacement un bar, reflétant le fait que même au XIXe siècle, l'inventaire était un élément central du métier de barman.
11. Modèle de feuille de calcul pour l'inventaire des alcools par Jotform
Le modèle de feuille de calcul pour l'inventaire des alcools de Jotform offre un moyen flexible de suivre les marques, le degré d'alcool, les prix et les quantités, ce qui est parfait pour les bars ou les magasins d'alcool axés sur le numérique. Il prend en charge une catégorisation et un tri fluides, vous permettant de gérer les stocks en fonction des performances, de l'âge ou de la fréquence de réapprovisionnement.
Le modèle est entièrement modifiable, vous pouvez donc facilement personnaliser les libellés, les onglets et les colonnes en fonction des besoins de votre bar.
🍸Idéal pour : les bars, les magasins d'alcool et les restaurants qui souhaitent numériser le suivi de leurs stocks et améliorer leur prise de décision grâce à des rapports détaillés.
12. Modèle d'inventaire de bar par Template. Net
Si vous recherchez un moyen simple de suivre vos stocks de bar, le modèle d'inventaire de bar de Template. Net est un choix judicieux. Avec des sections claires pour les spiritueux, les bières, les vins et les mixers, ce modèle d'inventaire de bar minimaliste vous aide à enregistrer rapidement les quantités sans encombrer l'interface avec des champs ou des formules inutiles.
Vous pouvez également l'imprimer, le partager avec votre personnel ou l'utiliser pour effectuer rapidement des vérifications manuelles des stocks pendant les heures de pointe.
🍸Idéal pour : les propriétaires de bars ou les coordinateurs d'évènements qui gèrent des stocks compacts et ont besoin d'un format rapide et clair pour effectuer un suivi quotidien ou hebdomadaire.
13. Modèle de disposition des stocks de bar par Template. Net
Conçu dans un souci de simplicité, le modèle de disposition des stocks de bar de Template. Net offre un moyen structuré de regrouper et de créer une liste des éléments alcoolisés et non alcoolisés. Grâce à des catégories d'éléments claires telles que spiritueux, vins, bières, jus et sirops, vous pouvez tout enregistrer sur une seule feuille sans trop compliquer les choses.
L'installation minimale des colonnes est idéale pour les mises à jour quotidiennes rapides ou les vérifications d'inventaire de base dans tous les types de bars.
🍸Idéal pour : les petits bars, les organisateurs d'évènements ou les salons d'hôtel qui ont besoin d'un moyen rapide et simple de suivre différentes catégories de stocks.
14. Modèle de feuille de calcul pour l'inventaire de bar par Backbar
Le modèle de feuille de calcul d'inventaire de bar de Backbar aide les gérants de bar à calculer en un clin d'œil le coût par once, le prix par portion et les niveaux de parité.
La disposition claire est idéale pour garder un œil sur les spiritueux, la bière et le vin grâce à des prix unitaires précis et des calculs de service personnalisés. Il est conçu dans Excel et pensé pour simplifier les décisions de commande tout en améliorant la visibilité des stocks.
🍸Idéal pour : les gérants de bars et de restaurants qui souhaitent avoir une vue en temps réel de la valeur des stocks et des coûts de service afin de rationaliser leurs opérations.
🧠 Anecdote amusante : vous êtes-vous déjà demandé pourquoi on l'appelle un jigger ? Remerciez la Royal British Navy. Le terme vient du « jiggermast », le plus petit mât d'un navire, et désignait en argot la ration quotidienne de rhum d'un marin (servie dans une tasse en métal, bien sûr). Au XIXe siècle, à New York, des jiggers de whisky étaient distribués aux ouvriers irlandais travaillant sur les canaux.
15. Modèle de feuille de calcul pour l'inventaire de bar par File Drop
Le modèle de feuille de calcul pour l'inventaire de bar de File Drop fournit un système visuel et codé par couleur pour le suivi en temps réel de l'inventaire de bar. Chaque ligne détaille les noms des éléments, les marques, les références, les niveaux de stock, les coûts unitaires et le statut des commandes.
Le formatage conditionnel met en évidence les éléments qui nécessitent une attention particulière, vous aidant ainsi à éviter les commandes excessives ou les ruptures de stock.
🍸Idéal pour : les gérants de bars et les équipes hôtelières qui souhaitent disposer d'une feuille Google Sheets automatisée pour signaler les besoins de réapprovisionnement et rationaliser les commandes hebdomadaires.
Qu'est-ce qui caractérise un bon modèle d'inventaire de bar ?
Si votre feuille d'inventaire de bar actuelle ressemble davantage à une chasse au trésor qu'à un système, il manque probablement des détails essentiels. Un bon modèle d'inventaire de bar ne se contente pas du suivi des stocks, il vous aide à comprendre ce qui bouge, ce qui manque et ce qui vous coûte de l'argent.
Recherchez des modèles qui prennent en charge :
- Les champs faciles à modifier vous permettent d’ajuster la taille des bouteilles, les noms des produits ou les unités de service.
- Catégories prédéfinies pour la bière, le vin, les spiritueux, les garnitures et les boissons non alcoolisées.
- Calculs automatiques des coûts, tels que les pourcentages de coût de revient et le suivi des écarts.
- Formats flexibles : que vous préfériez Excel, Google Sheets ou ClickUp Doc.
- Résumés visuels pour suivre l'utilisation et repérer les tendances dans vos indicateurs d'inventaire.
Au final, un bon modèle vous permet de garder le contrôle. Il vous aide à détecter rapidement les pertes, à passer des commandes plus intelligentes et à garder une longueur d'avance, que vous gériez un seul point de vente ou plusieurs emplacements.
Optimisez la gestion de vos stocks grâce à ClickUp
La plupart des erreurs d'inventaire ne sont pas dues à la négligence, mais à des outils désorganisés et à des approximations. Un bon modèle permet de changer cela. Il vous offre une structure, réduit les retouches et permet de contrôler chaque commande, chaque bouteille et chaque fournisseur.
ClickUp, l'application tout-en-un pour le travail, va encore plus loin. Ses modèles intégrés sont suffisamment flexibles pour permettre le comptage quotidien, le suivi des fournisseurs et les alertes de réapprovisionnement, le tout dans un seul environnement de travail. Vous bénéficiez d'une visibilité totale sur les stocks en baisse, les livraisons en cours et les demandes d'approbation.
Inscrivez-vous dès maintenant à ClickUp pour prendre le contrôle de votre inventaire de bar avant qu'il ne vous contrôle.