Un environnement de travail non structuré sur Notion peut rapidement se transformer en un labyrinthe de pages et de blocs.
Les notes importantes peuvent se perdre dans un trou noir numérique, ce qui rend difficile l'organisation.
Cependant, la création d'une base de données Notion peut mettre de l'ordre dans ce chaos et vous faire gagner du temps. Vous pouvez structurer, filtrer et établir des connexions entre vos informations tout en effectuant le suivi des échéances, en gérant des projets ou en planifiant du contenu.
Dans ce guide, nous avons exploré comment créer une base de données dans Notion. Il est temps de travailler avec des informations structurées dans un format personnalisable !
⏰ Résumé en 60 secondes
- Une base de données Notion stocke, organise et gère des données structurées au sein de Notion dans un tableau ou une liste flexible et personnalisable.
- Dans une base de données Notion, vous pouvez filtrer les données à l'aide de types de propriétés personnalisés tels que le texte, les dates et les cases à cocher.
- Vous pouvez lier des bases de données connexes à l'aide de relations et de cumuls pour les connexions de données.
- Les utilisateurs peuvent afficher les données sous différentes formes (tableau, tableau blanc, galerie, calendrier) et automatiser les flux de travail à l'aide de modèles de base de données et de filtres.
- Cependant, Notion ne dispose pas de fonctionnalités d'automatisation avancées, ce qui nécessite des mises à jour manuelles pour de nombreux flux de travail.
- Les bases de données volumineuses peuvent ralentir le système, ce qui affecte les temps de chargement et la réactivité.
- ClickUp excelle dans la gestion des tâches et la gestion de projet grâce à l'automatisation, au suivi du temps et à la création de rapports.
- La vue Tableur de ClickUp permet l'édition groupée, les champs personnalisés et les options de filtrage pour gérer les bases de données et les tâches.
Qu'est-ce qu'une base de données Notion ?
Une base de données Notion vous permet de stocker et d'organiser vos informations de manière structurée et personnalisable. Contrairement aux feuilles de calcul statiques ou aux notes éparpillées, les blocs de base de données dans Notion vous permettent de trier, filtrer et établir des connexions entre vos données dans plusieurs vues. Imaginez : des tableaux, des tableaux, des calendriers et des listes dans un seul et même espace.
Chaque base de données Notion contient des entrées (lignes) avec des propriétés (colonnes) qui définissent des détails tels que du texte, des dates, des étiquettes ou des cases à cocher. Elles peuvent être connectées à d'autres bases de données à des fins d'organisation et d'automatisation des flux de travail.
Par exemple, votre base de données Notion peut suivre les tâches, les échéances, les personnes assignées et les statuts avec différentes dispositions pendant la gestion de projet. Cela vous aide à visualiser la progression en un coup d'œil.
Avantages de l'utilisation d'une base de données Notion
Pour les utilisateurs expérimentés de Notion, les bases de données débloquent un nouveau niveau de productivité et de personnalisation. Elles vous permettent notamment :
- Créez des flux de travail et des systèmes personnalisés, adaptés à vos besoins spécifiques, au-delà des modèles de base de données standard ✅
- Automatisez les processus complexes à l'aide de formules, de relations et de rollups, gérez les tâches répétitives et gagnez du temps ✅
- Visualisez les données sous plusieurs formats (tableaux, tableaux, calendriers, échéanciers) et obtenez des informations exploitables sous différents angles ✅
- Mettez en place des systèmes interconnectés grâce à des relations et des bases de données liées, afin de créer un écosystème d'informations dynamique ✅
- Affinez vos données grâce à des fonctions avancées de filtrage et de tri, qui vous garantissent un accès rapide aux informations essentielles au sein de grands ensembles de données ✅
À lire également : Modèles gratuits de gestion de projet Notion pour tous les types de projets
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Types d'affichage de la base de données Notion
Les bases de données Notion fonctionnent de manière fluide : elles peuvent être affichées dans différents formats pour différents types de données, en fonction de la manière dont vous souhaitez afficher vos informations.
Voici une liste pratique :
- Base de données intégrée : s'intègre dans une page Notion existante.
- Base de données pleine page : crée une nouvelle base de données autonome.
- Vue Tableur : présente une disposition de type tableur pour les données structurées et le suivi détaillé.
- Vue Tableau (Kanban) : présente un tableau de type Kanban avec fonctionnalité glisser-déposer, idéal pour la gestion de projet Notion.
- Vue Liste : organise les notes ou les tâches à faire dans une simple liste linéaire.
- Affichage calendrier : affiche les entrées de la base de données par date pour la planification et la programmation d'évènements.
- Affichage galerie : affiche les entrées sous forme de cartes visuelles, utile pour les portfolios ou les bibliothèques de contenu.
- Échéancier : suit le statut du projet et les délais dans une disposition en diagramme de Gantt.
💡Conseil de pro : en haut de votre base de données, vous pouvez passer d'une vue à l'autre en cliquant sur les onglets individuels ou ajouter une vue en cliquant sur « + Vue ».
Guide étape par étape pour créer une base de données dans Notion
La création d'une base de données Notion est la première étape pour gérer vos données sur la plateforme. Voici un processus étape par étape pour créer des bases de données Notion :
Étape 1 : Ouvrez une nouvelle page dans Notion.
Notion fonctionne avec des pages, tout comme les bases de données qu'il contient. Chaque nouvelle page correspond à un nouvel élément ajouté à la même base de données. Vous pouvez créer des pages pour des projets, des tâches ou des besoins de gestion de données spécifiques.
- Accédez à Notion et créez une nouvelle page en cliquant sur le bouton « + » ou sur le bouton bleu « nouveau » dans la barre latérale.
- Vous pouvez également appuyer sur Ctrl + N (Windows) ou Cmd + N (Mac).
- Donnez un titre clair à votre nouvelle base de données.
📌 Vous pouvez également saisir des commandes telles que /vue Tableur, /vue Tableau, /vue Galerie, etc. pour créer une base de données avec la disposition de votre choix.
Étape 2 : insérer une base de données
Notion propose plusieurs formats de base de données pour s'adapter à différentes sources de données et types de données. Vous pouvez choisir la structure qui correspond le mieux à votre flux de travail, par exemple des tableaux, des tableaux Kanban ou des calendriers.
- Tapez /database et sélectionnez le format/l'affichage de la base de données que vous souhaitez.
📌 Si vous ne savez pas quel type choisir, commencez par une base de données en ligne. Elle vous permet de créer dans un flux de travail existant, puis de la convertir en une base de données pleine page pour un espace dédié !
Lorsque nous créons un calendrier de contenu, utilisons le format Tableau pour une saisie structurée des entrées.
📌 Chaque élément de votre base de données correspond à une ligne, c'est-à-dire une page existante en soi. Vous pouvez ouvrir n'importe quelle entrée de la base de données pour accéder à une page complète contenant davantage de contenu.
Pour créer une base de données liée, faites ce qui suit :
- Utilisez la commande /linked database si votre source de données existante est une autre base de données dans votre environnement de travail Notion.
- Importez directement vos données dans une base de données Notion si elles sont au format CSV.
- Utilisez l'API Notion si vous devez effectuer une connexion à une source de données qui ne peut pas être facilement importée.
Étape 3 : Personnalisez les propriétés de la base de données
Ajoutez des propriétés contenant des informations spécifiques sur chaque entrée (par exemple, nom de la tâche, date d'échéance, statut). Elles sont similaires aux colonnes d'un tableur. Vous pouvez les ajouter, les masquer et les personnaliser.
- Cliquez sur le signe « + » à côté de la colonne par défaut pour ajouter de nouvelles propriétés.
📌 Le champ « nom » dans Notion est obligatoire. Vous pouvez le renommer comme nous l'avons fait en « titre », mais il apparaît par défaut.
Un utilisateur de Reddit considère cela comme l'un des inconvénients de Notion, affirmant :
Pour moi, c'est ce champ obligatoire « Nom » qui m'agace le plus. C'est ma plus grande frustration. »
Pour moi, c'est ce champ obligatoire « Nom » qui m'agace le plus. C'est ma plus grande frustration. »
Étape 4 : Commencez à ajouter des informations à la base de données
L'ajout d'entrées (ou de lignes) permet de stocker des éléments pertinents de la base de données, tels que des dates importantes, des tâches, différents formats, etc.
- Accédez à un champ et commencez à saisir manuellement les données pertinentes.
📌La création de propriétés telles que « Date » ou « Statut » met automatiquement le champ Notion en forme. Cela vous permet d'ajouter facilement des informations à partir d'un Calendrier (dans différents formats de date) ou d'un menu déroulant.
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Étape 5 : Appliquez des filtres, triez et regroupez
Les filtres, le tri et le regroupement vous aident à gérer vos données en vous permettant d'accéder rapidement aux informations pertinentes.
Le filtrage vous permet d'afficher uniquement les entrées de la base de données qui répondent à des critères spécifiques.
- Cliquez sur le bouton « Filtre » situé à droite de la vue de votre base de données Notion.
- Sélectionnez la propriété que vous souhaitez filtrer (par exemple, nous avons choisi « statut »).
- Choisissez les critères de filtrage (par exemple, nous avons choisi « terminé » dans « statut »).
📌 Notion permet d'utiliser des filtres simples et avancés qui utilisent la logique « Et » et « Ou ». L'option « + Ajouter un filtre » vous permet d'ajouter plusieurs filtres.
Le tri permet d'organiser les entrées de votre base de données dans un ordre spécifique en fonction des valeurs d'une propriété choisie. Cela facilite la recherche d'informations et l'identification de tendances.
- Sélectionnez l'icône « Trier » située à côté de l'icône de filtre, à droite de votre vue de base de données.
- Sélectionnez la propriété que vous souhaitez trier (par exemple, nous avons choisi « date »).
- Choisissez de trier par ordre croissant ou décroissant.
Le regroupement organise les entrées de votre base de données en catégories en fonction des valeurs d'une propriété choisie. Cela crée des sections visuelles dans votre base de données, ce qui facilite la visualisation des entrées connexes.
- Cliquez sur les trois points en haut à droite de votre base de données, à côté du bouton bleu « Nouveau », puis sélectionnez « Groupe ».
- Choisissez la propriété que vous souhaitez regrouper (par exemple, nous avons choisi la « catégorie à sélection multiple »).
Vous pouvez également utiliser les modèles, les automatisations et les relations de Notion. Les relations vous permettent de relier des bases de données entre elles. Imaginez que vous puissiez connecter vos tâches à des projets spécifiques ou relier des contacts à des contrats clients.
Cela crée un réseau de données interconnectées, facilitant le filtrage, la requête et l'affichage d'informations dans différents contextes. De même, vous pouvez démarrer vos projets rapidement grâce à des modèles et créer un tableau de bord dans Notion.
Cependant, Notion ne dispose pas de déclencheurs d'automatisation natifs ou avancés. Vous pouvez utiliser les intégrations Notion pour ces fonctionnalités et les intégrer à des outils tiers.
Il utilise son API pour mettre en place des automatisations qui réduisent le travail manuel, comme l'envoi de notifications lorsqu'une tâche est mise à jour ou la création d'entrées récurrentes en fonction de critères définis. Cela vous permet de vous concentrer davantage sur le travail stratégique.
👀Le saviez-vous ? Certains chercheurs comparent les bases de données au cerveau humain: tous deux stockent, récupèrent et traitent des informations. La différence ? Le cerveau est incroyablement efficace pour reconnaître des schémas, tandis que les bases de données sont bien meilleures pour retrouver des informations précises.
Limites de l'utilisation de Notion pour la gestion de bases de données
Notion convient aux contenus créatifs et aux organisations flexibles, mais en tant que moteur de base de données très performant, vous risquez de rencontrer quelques obstacles. Voici quelques limites clés qui pourraient vous inciter à rechercher des alternatives à Notion:
- Lenteur des performances avec des ensembles de données volumineux : vous pouvez constater une baisse des performances, comme des temps de chargement plus longs ou des ralentissements lors de la modification en cours, lorsque vous travaillez avec des bases de données volumineuses et organisées ❌.
- Capacités de requête limitées : vous êtes principalement limité à des conditions simples, sans pouvoir effectuer de requêtes complexes ou d'opérations de type SQL ❌
- Gestion relationnelle de base des données : l'ensemble des fonctionnalités des bases de données relationnelles, telles que les opérations conjointes complexes ou la normalisation avancée des données, reste inaccessible ❌
- Rapports personnalisés contrôlés : Si vous cherchez à générer des rapports ou des tableaux de bord détaillés et personnalisés directement à partir de vos données, Notion peut vous sembler un peu limité ❌
- Pas de diagrammes avancés : il manque un tableau de bord interactif avec des diagrammes détaillés qui se mettent à jour en temps réel ❌
- Personnalisation sous-optimale : les fonctionnalités de filtrage et de tri ne se traduisent pas par les analyses visuelles personnalisées que vous pourriez attendre d'un logiciel dédié à la visualisation des données ❌
👀Le saviez-vous ? Les bases de données professionnelles se dégradent avec le temps : des études montrent que 30 % des données B2B deviennent obsolètes chaque année en raison de changements d'emploi, de fermetures d'entreprises et de changements de marque. Une maintenance régulière des bases de données est essentielle pour garantir leur exactitude.
Créez et gérez votre base de données avec ClickUp
Notion peut vous aider à organiser vos idées et votre contenu, mais présente des lacunes en matière de gestion de projet intégrée.
ClickUp , l'application tout-en-un pour le travail, peut la compléter avec des informations en temps réel, des tâches récurrentes et une automatisation conditionnelle au sein de son écosystème alimenté par l'IA.
Tableaux de bord ClickUp
Par exemple, les tableaux de bord ClickUp peuvent transformer des données brutes en informations exploitables, offrant une vue d'ensemble de l'ensemble de vos opérations. Cependant, pour une expérience interactive comme celle-ci, Notion nécessite des solutions de contournement et des outils externes.
Par conséquent, dans le débat Notion vs ClickUp, les professionnels et les équipes ayant des besoins importants en matière de base de données de projets ou de gestion complète des tâches pourraient choisir cette dernière solution.
💡Conseil de pro : pour exporter des données de Notion vers ClickUp, accédez aux paramètres et membres en bas de la barre latérale gauche et sélectionnez Exporter tout le contenu de l'environnement de travail au format HTML. Dans ClickUp, sélectionnez l'option importer/exporter, choisissez Notion, puis cliquez sur Importer depuis Notion.
ClickUp CRM et vues
Voici comment utiliser ClickUp pour créer et gérer une base de données relationnelle:
ClickUp CRM propose 10 vues très flexibles, notamment Liste, Kanban et Tableau, qui vous permettent de personnaliser la façon dont vous visualisez et gérez vos relations clients. Vous pouvez passer d'une vue d'ensemble macro à des analyses détaillées, ce qui vous permet d'avoir tous les détails de la base de données à portée de main.
Vue Tableur ClickUp
La vue Tableur de ClickUp offre une efficacité similaire à celle d'un tableur, vous permettant de saisir, modifier et visualiser des données dans un format de grille familier. Elle prend en charge plus de 15 types de champs personnalisés, allant de la progression des tâches et des pièces jointes aux notes par étoiles, afin que vous puissiez enregistrer les informations pertinentes.
Grâce à des fonctionnalités telles que le glisser-déposer, l'épinglage et le masquage de colonnes, vous pouvez personnaliser votre tableau afin de mettre en évidence les données les plus importantes. Les options de regroupement et de filtrage facilitent le tri de grands ensembles de données, que vous gériez les commandes des clients ou suiviez les budgets des projets.
La vue Tableur de ClickUp permet également la modification groupée et les mises à jour instantanées, ce qui en fait un excellent outil pour la gestion des données. Vous pouvez exporter vos tableaux dans des feuilles de calcul accessibles ou les partager via des liens publics, garantissant ainsi aux parties prenantes et aux clients un accès en temps réel aux informations clés.
Vue Liste ClickUp
Il y a ensuite la vue Liste de ClickUp, qui offre une disposition claire et linéaire, parfaite pour la gestion des données centrée sur les tâches. Elle est particulièrement efficace lorsque vous avez besoin de visualiser des tâches ou de créer des entrées de base de données dans un format de liste simple, ce qui facilite la consultation, la hiérarchisation et la mise à jour rapides des éléments.
Chaque élément de la liste dans ClickUp n'est pas seulement une ligne de texte ; il peut inclure des propriétés riches telles que des dates d'échéance, des statuts, des priorités et des champs personnalisés.
Cela fait de ClickUp Vue Liste un logiciel de flux de travail idéal pour suivre les pipelines de vente, surveiller l'engagement des clients ou organiser les livrables des projets.
En plus des vues, le CRM ClickUp dispose de plus de 50 widgets de tableau de bord pour visualiser les indicateurs clés et simplifier les données du tableau de bord. Vos données CRM, qu'elles soient gérées via des vues Liste ou Tableau, sont directement intégrées à ces tableaux de bord à l'aide des outils de rapports ClickUp.
Toute mise à jour, tout changement de statut ou toute attribution automatisée de tâche se reflète immédiatement dans vos rapports, garantissant ainsi que vos informations sont toujours à jour. Vous pouvez personnaliser les tableaux de bord en fonction des besoins de votre entreprise en réorganisant les widgets, en configurant des filtres et en créant d'autres scénarios.
Automatisations ClickUp
La fonctionnalité intégrée ClickUp Automatisations permet à votre CRM ClickUp de capturer et de gérer des données.
Des règles conditionnelles peuvent être définies pour réattribuer des tâches en fonction des changements de statut des clients, ajuster les priorités au fur et à mesure de l'avancement des transactions, ou même générer des rapports détaillés sur les indicateurs de conversion.
Cela réduit le risque d'erreur humaine et élimine le besoin de saisie manuelle des entrées, garantissant ainsi que votre base de données reste précise et reflète les mises à jour en temps réel.
🧠 Anecdote : les systèmes de gestion de bases de données relationnelles (SGBDR) représentent 72 % des parts de marché.
Modèles de base de données ClickUp
Pour une solution plus rapide, vous pouvez également essayer les modèles de base de données ClickUp.
Vous pouvez utiliser le modèle de feuille de calcul de gestion de projet de ClickUp pour bénéficier de nombreuses fonctionnalités axées sur les projets. Il offre un espace centralisé et personnalisable pour suivre les tâches, les échéances, les échéanciers et les dépendances.
Que vous soyez débutant ou gestionnaire de projet chevronné, ce modèle vous aide à visualiser l'avancement des projets grâce à des statuts personnalisés (Terminé, En cours et À faire) et à plusieurs vues, telles que Liste, Tableau et Calendrier.
Voici comment utiliser le modèle :
- Suivez les tâches, les échéances et la progression en temps réel grâce aux statuts personnalisés.
- Planifiez les échéanciers et les dépendances de vos projets à l'aide des vues Liste, Tableau et Calendrier.
- Consolidez les données critiques du projet, notamment les niveaux de risque, les étapes d'approbation et les phases, dans un seul tableur accessible.
- Impliquez les membres de votre équipe et les parties prenantes en attribuant des tâches et en partageant les dernières informations.
- Ajustez les calendriers, réattribuez les tâches et mettez à jour les statuts au fur et à mesure que votre projet évolue afin de maintenir la clarté et la concentration.
De plus, le modèle de feuille de calcul ClickUp vous permet de collecter et de centraliser des informations essentielles, telles que les coordonnées, l'historique des achats, les indicateurs d'engagement et les journaux de communication, dans un emplacement unique et accessible.
Vous pouvez organiser et segmenter vos données clients à l'aide de plusieurs vues et statuts afin de suivre le parcours des clients, d'identifier les tendances et de gérer les relations. En fin de compte, ce modèle de feuille de calcul est un outil polyvalent qui vous aide à prendre de meilleures décisions commerciales.
ClickUp vous permet de créer des tâches étroitement liées à vos données. Chaque tâche comprend des champs personnalisés, des statuts, des dépendances et même des documents ou des feuilles de calcul liés.
ClickUp Chat
Grâce à des fonctionnalités telles que ClickUp Chat, la collaboration s'effectue parallèlement aux mises à jour des tâches et aux modifications des données. Contrairement aux applications de chat traditionnelles qui fonctionnent de manière isolée, ClickUp Chat est intégré à votre flux de travail de gestion de projet.
Vous pouvez discuter des tâches, partager des mises à jour et faire référence à des projets ou des documents spécifiques sans quitter votre environnement de travail.
Olivia Wheeler, PDG d'Acton Circle, explique qu'ils sont passés de Notion à ClickUp :
Avant d'utiliser ClickUp, j'avais du mal à trouver une plateforme capable de s'adapter à la croissance de mon équipe. J'ai essayé Hive App, Notion, Asana, Basecamp et Wrike, mais aucune d'entre elles n'était aussi conviviale ET esthétique.
Avant d'utiliser ClickUp, j'avais du mal à trouver une plateforme capable de s'adapter à la croissance de mon équipe. J'ai essayé Hive App, Notion, Asana, Basecamp et Wrike, mais aucune d'entre elles n'était aussi conviviale ET esthétique.
Créez votre base de données dans ClickUp pour une gestion complète
À mesure que vos besoins en matière de gestion de projet complexe et de suivi des tâches évoluent, les fonctionnalités précieuses de Notion peuvent sembler insuffisantes ou insatisfaisantes.
Il manque de fonctions avancées telles que la création de rapports complexes, l'automatisation étendue et l'évolutivité pour la gestion des données au niveau de l'entreprise.
Alors que Notion peut sembler fragmenté lorsqu'il s'agit de gérer des tâches et des flux de travail, ClickUp combine ces fonctions dans un seul écosystème. Cette intégration signifie que les tâches, les données et la communication coexistent en un seul endroit, éliminant ainsi le besoin de passer d'un outil à l'autre. Alors, qu'attendez-vous ?
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