Vous savez, ce moment où vous jonglez avec 37 choses - fournisseurs, budgets, RSVP - et où un seul petit délai manqué fait tout échouer ? C'est la planification d'un évènement sans échéancier.
Que vous gériez plusieurs projets ou un événement d'entreprise à enjeux élevés, le chaos s'installe rapidement.
🧠 Fait amusant : Un rapport Forrester de 2024 a indiqué qu'environ 73 % des organisations de planification d'évènements utilisaient entre un et cinq outils technologiques pour gérer et planifier les évènements.
Un modèle simple de diagramme de Gantt ne vous aidera pas seulement à suivre la progression, il présentera les tâches du projet, les dates de début, les dates de fin et les tâches dépendantes d'une manière que votre cerveau comprendra.
Plus de devinettes. Plus de « Attendez, qui était censé appeler le traiteur ? » Juste des visuels clairs, des échéanciers précis et tout (enfin) sous contrôle.
Alors, explorons les modèles gratuits de diagramme de Gantt qui font ce que vos notes autocollantes n'ont jamais pu faire pour la planification d'évènements. Il est temps de rassembler toutes ces tâches essentielles sur un échéancier ! 😎
Que sont les modèles de diagramme de Gantt pour la planification d'évènements ?
Un modèle de diagramme de Gantt pour la planification d'un évènement est un diagramme préconçu utilisé pour organiser et planifier visuellement les tâches impliquées dans la planification d'un évènement. Il décompose les activités et les tâches liées à l'évènement en un échéancier, en gardant une trace des tâches du projet, des dates de début, des dates de fin, des durées des tâches et des dépendances.
Les planificateurs attribuent ensuite les responsabilités, hiérarchisent les tâches importantes et gèrent plusieurs évènements ou projets complexes.
Généralement créés dans Excel, Google Sheets ou d'autres outils de gestion de projet, ces modèles sont souvent structurés en lignes pour les tâches et en colonnes pour les dates, ce qui facilite le suivi de la progression de l'ensemble du plan de gestion de l'événement. Ils servent principalement de cadre de travail prêt à l'emploi, ce qui réduit le temps d'installation et permet de respecter le calendrier de chaque tâche.
🔎 Le saviez-vous ? 89 % des professionnels affirment que les évènements sont essentiels pour atteindre les objectifs clés de l'entreprise. Pourtant, 19 % d'entre eux ne font toujours pas correctement le suivi de leur réussite.
Qu'est-ce qui fait un bon modèle de diagramme de Gantt pour la planification d'un évènement ?
Un bon modèle de diagramme de Gantt pour la planification d'un évènement facilite l'organisation des échéanciers, l'attribution des tâches et le suivi de la progression du projet à toutes les étapes de l'évènement. Il vous permet de gérer plusieurs projets tout en conservant des détails clairs et structurés sur les tâches.
Voici quelques fonctionnalités supplémentaires pour comprendre comment en choisir une :
- *lignes et catégories de tâches modifiables : Choisissez des modèles de diagramme de Gantt qui permettent de mettre à jour ou d'ajuster rapidement toutes les tâches en fonction du type ou de la taille de l'évènement
- *calculs de date automatiques : sélectionnez un modèle de diagramme de Gantt qui met à jour les échéanciers en fonction des modifications apportées à la date de début, aux dates de fin ou à la durée estimée
- Installation des dépendances des tâches : Choisissez un modèle de diagramme de Gantt de planification d'évènements qui lie les tâches dépendantes de sorte que le retard d'une tâche ajuste automatiquement le reste
- Barres de progression visuelles : Recherchez des modèles de diagramme de Gantt qui ont des barres de progression visuelles pour voir quelle partie de chaque tâche est achevée avec un suivi en temps réel
- Colonnes de ressources et de budget : recherchez un modèle de diagramme de Gantt Excel ou d'autres modèles basés sur des feuilles de calcul qui vous permettent d'affecter des membres à l'équipe et de surveiller les dépenses dans la même feuille
- Statut des tâches codé par couleur : Optez pour des modèles de diagramme de Gantt où vous pouvez marquer les tâches par statut (par exemple, en attente, en cours, terminé) pour une visibilité rapide
- Plusieurs sections d'évènements : Décidez des modèles de diagramme de Gantt de planification d'évènements où vous pouvez gérer plus d'un évènement ou projet dans une seule feuille
- Affichage intégré de l'échéancier : Hiérarchisez les modèles de diagramme de Gantt qui montrent l'ensemble de l'événement et l'échéancier du projet sur plusieurs semaines ou mois sans avoir besoin d'autres outils
Voyez quand utiliser le diagramme de Gantt par rapport à l'échéancier :
➡️ En savoir plus : Modèles et checklists gratuits pour la planification d'évènements dans Excel et ClickUp
13 modèles gratuits de planification d'évènements qui fonctionnent réellement
Que vous gériez plusieurs évènements ou que vous essayiez de survivre à un seul évènement sans perdre la tête, un modèle détaillé de diagramme de Gantt vous permet de garder le contrôle. Vous trouverez ci-dessous des modèles performants qui couvrent tous vos besoins en matière d'évènements, y compris la structure et la planification.
1. Modèle d'échéancier sous forme de diagramme de Gantt ClickUp
Le modèle d'échéancier de diagramme de Gantt ClickUp est conçu pour les équipes qui ont besoin de structure sans encombrement. Il offre des échéanciers visuels, une reprogrammation par glisser-déposer et des vues en couches, le tout dans une seule interface. Il est parfait pour les chefs de projet qui ont besoin d'un aperçu clair sans avoir à basculer entre une douzaine d'applications.
Adapté à la création de diagrammes de Gantt simples ou complexes, il permet de basculer entre les vues hebdomadaire, mensuelle ou annuelle en fonction de la durée du forfait. De plus, il permet de mapper les dépendances, de suivre la progression en temps réel, d'identifier les chemins critiques et d'organiser chaque détail avec une clarté codée par couleur.
🌟 Pourquoi vous allez adorer ce modèle
- Affectez des statuts personnalisés tels que « En cours de révision » ou « Bloqué » aux tâches du projet
- Organisez les tâches dépendantes et visualisez les échéanciers à l'aide d'une vue Gantt intégrée
- Code couleur et suivi de la progression à l'aide de champs de pourcentage d'avancement
- Accédez à plusieurs affichages pour zoomer ou dézoomer sur la planification
*idéal pour : les équipes en charge d'évènements gérant des projets complexes avec des délais serrés et de multiples collaborateurs.
🎁 Bonus : La fonctionnalité de vue Gantt de ClickUp transforme les échéanciers complexes des projets en visuels clairs et interactifs, permettant aux équipes de planifier, coordonner et suivre leur travail sans effort.
Grâce à la fonction intuitive de glisser-déposer, vous pouvez ajuster les calendriers, gérer les dépendances entre les tâches et suivre la progression en temps réel, afin de garantir le bon déroulement des projets.
2. Modèle de diagramme de Gantt simple ClickUp
Le modèle de diagramme de Gantt simple de ClickUp élimine le superflu et se concentre sur la fonction.
Conçu pour une installation rapide et une gestion simple des tâches, ce diagramme fonctionne bien lorsque vous n'avez pas besoin de 50 affichages ou de personnalisations avancées, juste d'un diagramme clair qui fonctionne. Il comprend trois affichages principaux et des colonnes essentielles : statut de la tâche, durée et dépendance.
🌟 Pourquoi vous allez adorer ce modèle
- Affichez l'échéancier de votre projet en un seul clic et réorganisez les tâches à la volée
- Liez les tâches dépendantes pour éviter les conflits de délais
- Utilisez des champs personnalisés codés par couleur pour hiérarchiser les tâches importantes
Idéal pour : les organisateurs en solo, les petites équipes ou toute personne souhaitant tester un modèle simple de diagramme de Gantt avant d'investir dans un modèle plus complexe.
📚 À lire également : Comment créer un échéancier de projet en quelques étapes simples (exemples, outils et modèles)
3. Modèle d'échéancier marketing ClickUp
Le modèle Échéancier de ClickUp Marketing est bien plus qu'un simple outil de suivi des tâches : il transforme l'intégralité de votre forfait de gestion d'évènements en un plan stratégique visuel. Ce modèle est conçu pour les équipes de marketing événementiel qui gèrent de multiples éléments en constante évolution, notamment la création de contenu, les publicités, les campagnes et les délais.
Il comprend neuf champs personnalisés et six statuts, ce qui vous aide à passer de la planification à l'exécution avec une visibilité totale. Le modèle est particulièrement utile pour les équipes qui travaillent dans plusieurs services, qui gèrent des échéanciers partagés ou qui coordonnent simultanément plusieurs tâches de projets.
🌟 Pourquoi vous allez adorer ce modèle
- Organisez les activités promotionnelles sur les réseaux sociaux, par e-mail et par relations publiques dans un seul échéancier
- Définissez les jalons de la campagne et ajustez les calendriers de manière dynamique selon les besoins
- Attribuez des tâches de marketing aux membres de l'équipe avec des échéances intégrées
- Surveillez l'engagement et les résultats grâce au suivi intégré des performances
Idéal pour : Les équipes marketing ou événementielles qui gèrent des lancements de produits, des campagnes saisonnières ou des échéanciers interfonctionnels sur plusieurs projets.
➡️ En savoir plus : Meilleur logiciel gratuit de création de diagrammes de Gantt
4. Modèle d'échéancier à remplir ClickUp
Chaque évènement comporte d'innombrables éléments en mouvement, et leur suivi peut être accablant. Le modèle d'échéancier à remplir ClickUp offre un échéancier interactif et personnalisable qui permet aux équipes de planifier facilement les tâches, les délais et les dépendances.
Avec une installation minimale, il vous aide à surveiller la durée des tâches, à suivre les budgets et à décaler les délais. Contrairement aux feuilles de calcul traditionnelles, ce modèle permet une collaboration en temps réel, une planification par glisser-déposer et des mises à jour automatisées, ce qui permet à chacun de rester aligné de la planification à l'exécution.
🌟 Pourquoi vous allez adorer ce modèle
- Personnalisez l'échéancier pour l'adapter à tout type d'évènement, des conférences d'entreprise aux mariages
- Automatisation des mises à jour de statut pour que tout le monde reste informé
- Suivi des attributs personnalisés tels que les jours alloués ou les coûts estimés par tâche
Idéal pour : Les équipes gérant plusieurs projets qui nécessitent des échéanciers précis et des mises à jour fréquentes entre les services.
📮 ClickUp Insight : Vous pensez que votre liste de tâches à faire est efficace ? Détrompez-vous. Notre sondage montre que 76 % des professionnels utilisent leur système de priorisation pour la gestion des tâches. Cependant, des recherches récentes confirment que 65 % des travailleurs privilégient les gains faciles aux tâches de grande valeur sans priorisation efficace. Les priorités de tâche de ClickUp transforment la façon dont vous visualisez et abordez les projets complexes, en mettant facilement en évidence les tâches critiques. Grâce aux flux de travail optimisés par l'IA et aux indicateurs de priorité personnalisés de ClickUp, vous saurez toujours par quoi commencer.
5. Modèle de feuille de route de projet ClickUp
La planification d'un évènement à grande échelle nécessite une feuille de route claire pour naviguer à travers chaque étape, de la réservation du lieu jusqu'aux suivis post-évènement. Le modèle de feuille de route de projet ClickUp aide les équipes à créer un aperçu stratégique des jalons clés, garantissant une exécution fluide du début à la fin.
Grâce aux affichages interactifs de ClickUp, vous pouvez suivre les dépendances, allouer les ressources et adapter les forfaits de manière dynamique au fur et à mesure que l'évènement évolue. Il comprend également des listes de planification trimestrielles qui vous aident à aligner les échéanciers de plusieurs projets ou phases de produits.
🌟 Pourquoi vous allez adorer ce modèle
- Planifiez les principales phases de l'évènement avec une feuille de route structurée et à long terme
- Affichez les charges de travail à l'aide de la vue Charge de travail pour mieux répartir les ressources
- Suivi du statut de préparation de l'évènement en temps réel avec de multiples mises en forme visuelles
- Adaptez instantanément la feuille de route à mesure que de nouvelles priorités apparaissent
Idéal pour : Teams gérant des projets ou des évènements complexes qui nécessitent une planification trimestrielle, une exécution en plusieurs phases et une collaboration en temps réel.
💡 Conseil de pro : Contrairement à la gestion de projet générale, qui gère des tâches en cours, la gestion de projet d'évènement est un champ dynamique à court terme axé sur la fourniture d'une expérience spécifique.
6. Modèle de tâche Échéancier d'événement ClickUp
Décomposer un évènement en tâches spécifiques fait presque toujours la différence entre une fonction bien gérée et un cauchemar logistique. Le modèle de tâche Échéancier d'événement ClickUp fournit une approche de la planification d'événements axée sur les tâches, aidant les équipes à attribuer, planifier et suivre les responsabilités individuelles sans perdre de vue la situation dans son ensemble.
Avec des vues personnalisées, des dépendances de tâches et des fonctionnalités d'automatisation, ce modèle garantit une coordination parfaite entre les fournisseurs, les intervenants, le personnel et les équipes logistiques. Il vous aide à cocher chaque point de la checklist de planification d'un évènement. Il vous permet de fixer des délais, d'attribuer des propriétaires et de créer des sous-tâches pour que rien ne se perde.
🌟 Pourquoi vous allez adorer ce modèle
- Décomposez l'évènement en jalons basés sur des tâches pour une exécution plus claire
- Configurez des automatisations pour les rappels, les mises à jour des tâches et les alertes aux parties prenantes
- Suivez la progression des projets en temps réel à l'aide de tableaux de bord et de filtres de statut
- Synchronisez-vous avec les plannings des fournisseurs pour garantir une coordination sans faille
Idéal pour : Les organisateurs d'évènements qui doivent gérer des échéanciers serrés pour des conférences, des galas ou des évènements de plusieurs jours qui impliquent de nombreuses parties et équipes en mouvement
➡️ En savoir plus : Modèles de déroulement de spectacle gratuits dans Excel et ClickUp
7. Modèle de planification d'évènements ClickUp
Le modèle de planification d'événements ClickUp agit comme un hub central, permettant aux responsables d'événements de superviser chaque détail, des invitations à la logistique sur site.
Au lieu de jongler avec plusieurs feuilles de calcul, ce modèle permet de tout organiser, en s'assurant que chaque élément de l'évènement est exécuté dans les délais et le budget impartis. De plus, que vous gériez un seul évènement ou jongliez avec plusieurs projets, ce modèle contrôle tout en utilisant des listes séparées pour les activités, les installations, la facturation, etc.
🌟 Pourquoi vous allez adorer ce modèle
- Gérez les contrats, les budgets et les calendriers des fournisseurs grâce au suivi financier intégré
- Automatisation de la gestion de la liste des invités, du suivi des réponses et des rappels par e-mail
- Ajoutez des champs tels que le statut du budget, l'état d'avancement du paiement et la progression pour assurer la visibilité des indicateurs clés
- Collaborez en temps réel en utilisant ClickUp Docs pour les détails des fournisseurs, les informations sur les sponsors et les notes de tâches
Idéal pour : Les équipes événementielles qui gèrent la planification de A à Z, de la logistique et la budgétisation à la coordination des invités et la livraison finale.
Voici une vidéo qui explique comment créer des modèles cohérents dans ClickUp :
8. Modèle de gestion d'évènements ClickUp
Que vous organisiez un webinaire, un sommet interne ou le lancement d'un produit, le modèle de gestion d'événements ClickUp vous aide à attribuer des tâches, à gérer l'échéancier de l'événement et à respecter le budget.
Il dispose de vues intégrées pour l'Échéancier, le Budget, la Liste et même une vue Plan pour la logistique sur le terrain. Personnalisez des champs tels que Budget restant et Statut du paiement, ce qui permet de rester plus facilement sur la bonne voie financièrement sans passer d'un outil à l'autre.
🌟 Pourquoi vous allez adorer ce modèle
- Créez, attribuez et suivez toutes les tâches liées à votre évènement dans un tableau de bord centralisé
- Utilisez les vues Gantt et Échéancier pour gérer les dates de début, les dates de fin et les dépendances
- Surveillez les coûts et la progression des projets grâce aux vues Budget et Liste
- Paramétrez des tâches récurrentes, créez des flux de travail marketing et collaborez avec toute l'équipe
Idéal pour : Les organisateurs d'événements gérant plusieurs événements avec des besoins de coordination serrés entre les équipes, les échéanciers et les budgets.
*voici ce qu'Alaina Maracotta, responsable du marketing événementiel chez Vida Health, avait à dire sur l'utilisation de ClickUp pour la planification d'évènements
C'est incroyable le temps que nous avons gagné en réunions depuis que nous avons adopté ClickUp. Ce qui nous prenait trois heures par semaine pour planifier et mettre à jour les évènements ne nous prend plus qu'une heure. Les équipes concernées ont désormais plus de temps à consacrer à des priorités marketing plus importantes.
C'est incroyable le temps que nous avons gagné en réunions depuis que nous avons adopté ClickUp. Ce qui nous prenait trois heures par semaine pour planifier et mettre à jour les évènements ne nous prend plus qu'une heure. Les équipes concernées ont désormais plus de temps à consacrer aux priorités marketing plus importantes.
9. Modèle de diagramme de Gantt Excel pour la planification de projets d'évènements par Microsoft
Ce modèle de diagramme de Gantt Excel est une option incontournable pour les planificateurs qui recherchent un outil simple, visuel et basé sur une feuille de calcul. Intégré directement dans Excel, il vous permet de saisir les dates de début, la durée des tâches et l'état d'avancement sans aucune installation requise.
🌟 Pourquoi vous allez adorer ce modèle
- Définissez manuellement les dates de début et de fin de chaque phase de planification
- S'ajuste automatiquement en fonction des données saisies, vous offrant un échéancier horizontal clair pour les tâches de votre projet
- Partagez facilement les échéanciers avec les équipes à l'aide des outils de collaboration d'Excel
- Modification des champs pour s'adapter à la fois aux projets simples et à la planification à plus long terme
*idéal pour : les personnes ou les équipes qui préfèrent utiliser Microsoft Excel pour la gestion de projets et qui ont besoin d'un outil flexible et prêt à l'emploi pour planifier des événements ou des échéanciers généraux.
➡️ En savoir plus : Exemples de diagrammes de Gantt pour la gestion de projet
10. Modèle Excel de diagramme de Gantt pour la planification d'évènements par ProjectManager
*le modèle de diagramme de Gantt Excel de ProjectManager pour la planification d'évènements propose deux options : Excel et en ligne. Si vous utilisez Excel, vous obtenez un format structuré pour lister les tâches du projet, attribuer les dates de début et de fin, paramétrer la durée estimée et suivre l'état d'avancement.
Ce modèle est particulièrement utile pour coordonner les fournisseurs, les lieux et les échéanciers dans une disposition visuelle unique.
🌟 Pourquoi vous allez adorer ce modèle
- Personnalisez les phases du projet et ajustez les calendriers selon les besoins
- Exportez les diagrammes de Gantt pour les discussions avec les clients et les équipes
- Saisissez les tâches avec les dates limites, la durée et le pourcentage achevé pour remplir un échéancier d'évènements basé sur Excel
- Ajustez facilement les échéanciers en cas de retard, par exemple en cas de retard de la part des fournisseurs ou de reprogrammation
Idéal pour : les organisateurs d'évènements indépendants, les consultants et les équipes qui travaillent avec des documents statiques.
📚 Lire aussi : Modèles gratuits de proposition d'évènement pour votre prochain évènement
11. Modèle Tableau blanc de diagramme de Gantt hebdomadaire Canva
Pour une planification visuelle attrayante des événements, le modèle de diagramme de Gantt hebdomadaire de Canva fournit un moyen intuitif de concevoir des échéanciers d'événements codés par couleur qui peuvent être facilement personnalisés pour des présentations ou un usage interne.
Ce modèle permet aux organisateurs d'événements de structurer les tâches, de suivre les délais et de créer une feuille de route visuellement attrayante. Il est idéal pour les équipes qui ont besoin d'un aperçu de haut niveau de la progression hebdomadaire des événements. Il est également parfait pour visualiser les échéanciers des événements, en particulier lorsque l'on travaille avec des équipes créatives ou que l'on présente des échéanciers à des clients ou des parties prenantes.
🌟 Pourquoi vous allez adorer ce modèle
- Ajustez les calendriers des évènements à l'aide des outils de modification en cours de Canva
- Exportez les échéanciers sous forme de graphiques haute résolution pour les présentations et les rapports
- Créez l'échéancier de votre projet avec des blocs de tâches codés par couleur sur plusieurs semaines ou mois
- Collaborez en direct avec toute votre équipe grâce aux fonctionnalités de tableau blanc de Canva
Idéal pour : Les penseurs visuels, les équipes créatives ou les organisateurs d'événements qui présentent les échéanciers de projets aux clients ou aux parties prenantes en les mettant en forme de manière plus attrayante.
12. Modèle Excel/Google Sheets de planification d'évènements par GanttPro
La planification d'un évènement nécessite souvent de la flexibilité, et le modèle de planification d'évènements Excel/Google Sheets de GanttPro fournit un moyen simple et structuré de planifier et de suivre les tâches en utilisant un tableur compatible avec le cloud.
Ce modèle est pré-structuré avec des tâches, des sous-tâches, des jalons et des dépendances, ce qui permet de commencer instantanément dans Excel, Google Sheets ou la plateforme en ligne de GanttPRO. Gérez plusieurs projets, modifiez les échéanciers et exportez au format PDF ou PNG.
🌟 Pourquoi vous allez adorer ce modèle
- Personnalisez la durée des tâches et ajustez les échéanciers des évènements selon vos besoins
- Définissez les dates de début, les dates de fin et les hiérarchies des tâches pour tous les évènements
- Ajoutez des jalons et des tâches dépendantes de liens grâce à la fonctionnalité glisser-déposer
- Suivi en temps réel de la progression des projets et ajustements à la volée
*idéal pour : les professionnels de l'évènementiel qui ont besoin de flexibilité et de structure, en particulier lorsqu'ils gèrent des projets récurrents impliquant plusieurs équipes ou clients.
13. Modèle de diagramme de Gantt pour le programme de la conférence par Tom's Planner
Le modèle de diagramme de Gantt pour le programme de la conférence de Tom's Planner fournit un programme clair et organisé par blocs de temps, permettant aux organisateurs d'organiser efficacement des conférences et des sommets d'entreprise de plusieurs jours.
Contrairement aux simples tableurs de suivi, ce modèle spécialisé de diagramme de Gantt est adapté aux conférences et permet de planifier des sessions simultanées, de suivre la disponibilité des intervenants et d'ajuster dynamiquement la durée des sessions.
🌟 Pourquoi vous allez adorer ce modèle
- Organisez les programmes de conférence dans des diagrammes de Gantt clairs et visuels pour faciliter la navigation
- Structurez les sessions plénières, les tables rondes et les ateliers en définissant des créneaux horaires distincts
- Ajustez la durée des sessions et les blocs de temps des intervenants sans perturber l'ensemble du programme
- Créez une référence en temps réel pour les organisateurs d'évènements, les intervenants et les bénévoles
Idéal pour : les directeurs de programme, les coordinateurs de conférence et les équipes événementielles à la recherche d'un échéancier visuel simple mais puissant pour des projets complexes tels que des conférences de plusieurs jours.
➡️ En savoir plus : Meilleurs logiciels de planification d'événements gratuits (outils de gestion d'événements)
Maîtrisez le chaos avec ClickUp
La planification d'un évènement est toujours imprévisible, mais votre échéancier ne devrait pas l'être. Les diagrammes de Gantt vous offrent une structure qui s'adapte, s'ajuste et maintient tout ensemble, même en cas de changements de dernière minute. Avec le bon modèle, vous cessez de réagir et commencez à diriger.
En matière de planification d'évènements, la clarté, la collaboration et l'adaptabilité sont des éléments clés, et c'est exactement ce que les modèles de diagrammes de Gantt de ClickUp offrent. En tant qu'application de travail quotidienne, ClickUp vous permet de visualiser chaque phase, de suivre les dépendances et d'ajuster les échéanciers en temps réel, ce que les feuilles de calcul statiques ne permettent pas. Abandonnez les mises à jour manuelles et profitez d'une planification d'évènements fluide et dynamique avec ClickUp ! Inscrivez-vous gratuitement dès aujourd'hui ! ✨