Qu'ont en commun les conférences professionnelles, les mariages et l'anniversaire de votre chien ?
ils ont commencé avec un modèle flexible de planification d'événements... probablement!_ Planification d'événements n'est pas une mince affaire. Comme pour la gestion de tout projet complexe, il existe une multitude de pièces mobiles qui doivent s'imbriquer parfaitement pour assurer la réussite d'un événement, même virtuel !
Qu'il s'agisse de la réservation du lieu, de la restauration, la gestion du budget que ce soit pour l'organisation d'un mariage, l'établissement de la liste des invités ou l'envoi des invitations, vous aurez besoin de plus qu'une simple liste de contrôle pour tout organiser sans vous faire quelques cheveux blancs. 👴🏼
Les meilleurs modèles vous aideront à exécuter tous ces éléments, et même plus. Grâce à des vues multiples, des statuts de tâches et des fonctions personnalisables intégrées, le modèle idéal vous soulagera pendant le processus d'organisation afin que vous puissiez profiter pleinement de l'événement lorsqu'il arrivera !
Et nous sommes là pour vous aider ! Avec 10 modèles de planification d'événements détaillés pour tous les types d'événements, des happy hours virtuels aux votre prochaine conférence d'entreprise .
Pourquoi la planification d'événements est-elle importante ?
Des événements bien planifiés peuvent faire des merveilles pour votre réputation, le moral de votre entreprise, l'engagement de la communauté, et bien plus encore !
Et un événement mal planifié ? Il peut faire plus de mal que de bien à toutes les personnes concernées.
Les événements sont un excellent moyen de nouer des liens avec votre communauté, de rendre la pareille à vos employés, d'encourager le travail en réseau et d'attirer de nouveaux clients. Ils sont une extension de votre entreprise et chaque petit détail reflète les valeurs fondamentales et la philosophie de votre marque dans son ensemble.
Pas de pression, n'est-ce pas ? 😅
Ce n'est pas pour vous effrayer ! Il s'agit de vous rappeler que les meilleurs événements viennent du cœur, et aussi stressant que puisse être le processus de planification, les événements sont censés être amusants. Montrer que vous avez consacré du temps et des efforts à la création d'une expérience significative pour un groupe de personnes que vous appréciez est un geste qui a vraiment de l'impact.
Il peut s'agir d'un conférence virtuelle ou aussi modeste qu'un déjeuner d'équipe organisé par un traiteur, mais votre prochaine occasion nécessitera un plan d'action spécifique et approfondi gestion de projet événementiel processus.
10 modèles gratuits de planification d'événements pour 2024
Avec des listes d'invités, des fournisseurs, des billets, des conférenciers et des plans de table à superviser, vous aurez besoin de puissants logiciel de planification d'événements pour gérer vos progrès, garder le contrôle des tâches et visualiser les dates critiques sur un calendrier personnalisable.
Le modèle idéal améliorera les fonctionnalités de votre outil de planification d'événements grâce à des éléments prédéfinis et personnalisables tels que des calendriers, des listes, des statuts de tâches et des vues de flux de travail. sans oublier que le modèle idéal sera également 100 % gratuit_.
Voici 10 de nos modèles de planification d'événements préférés pour ClickUp, Microsoft Office et Excel qui remplissent toutes les conditions. 📦
1. Modèle de dossier d'événement par ClickUp
Le modèle de briefing d'événement de ClickUp vous aidera à aligner toutes les parties prenantes et à donner le coup d'envoi à la planification de votre événement.
Le Modèle de dossier de projet d'événement par ClickUp aide les équipes événementielles à planifier, suivre et organiser les projets. Grâce à ce modèle, votre équipe peut créer une ébauche de projet rapidement et efficacement.
Le modèle comprend des tâches pour chaque phase de l'événement, de la pré-planification à l'évaluation post-événement. Chaque tâche et sous-tâche est structurée avec des responsables, des dates d'échéance et des heures estimées pour le suivi des efforts. Le modèle permet de s'assurer que chaque phase de l'événement est planifiée de manière exhaustive, sans oublier les étapes clés ou les points de communication.
En outre, vous pourrez attribuer des responsabilités et fixer des échéances pour chaque tâche. C'est le moyen idéal de s'assurer que toutes les tâches Télécharger ce modèle
2. Modèle de planification d'un grand événement par ClickUp
Modèle de planification d'un grand événement par ClickUp
Alors que le modèle précédent est une excellente ressource pour les planificateurs d'événements qui jonglent avec plusieurs événements, celui-ci Modèle de planification d'un grand événement par ClickUp est créé pour ceux qui planifient de grands événements autonomes tels que des événements sportifs, des festivals de musique, des conférences, etc.
Avec 16 statuts de tâches personnalisés et quatre types de vues de projet inclus, ce modèle de dossier contient tout ce dont vous avez besoin pour exécuter des événements de taille moyenne avec des listes séparées pour la gestion de vos fournisseurs globaux les listes de contrôle, les RSVP et les budgets.
De plus, dans la plus pure tradition ClickUp, ce modèle applique automatiquement un Guide de démarrage pour couvrir les tenants, les aboutissants et les choses à faire pour que ce modèle brille vraiment. Télécharger ce modèle
3. Modèle de budget d'événement par ClickUp
Modèle de budget pour la planification d'un événement par ClickUp
C'est presque effrayant de voir à quel point il est facile d'exploser le budget de votre événement. 👻🥲
Surtout lorsque vous avez envie de rendre la pareille à votre équipe ou que vous planifiez plusieurs événements à la fois, les factures commencent à s'envoler ! Les Modèle de budget d'événement par ClickUp la préparation d'un budget pour un événement peut sembler fastidieuse, mais il s'agit en fait d'un élément essentiel (et profondément satisfaisant) de l'organisation de votre prochain événement.
Ce modèle vous aide à garder le contrôle de vos dépenses en établissant des dates d'échéance, en définissant des actions clés et en gérant le processus de sélection des lieux dans des listes préétablies.
Vous pouvez également garder un œil sur les dépenses à venir grâce à trois statuts personnalisés pour les achats laissés à faire, en cours ou complétés. 💸 Télécharger ce modèle
4. Modèle de gestion d'événements par ClickUp
Modèle de gestion d'événements par ClickUp
Le Modèle de gestion d'événements par ClickUp est le tremplin vers son modèle de planification d'événements (voir recommandation #1). 🤪
Grâce aux listes d'événements distinctes, aux trois statuts personnalisés, aux balises et aux six vues de flux de travail incluses dans ce dossier, vous pouvez organiser plusieurs événements à la fois et les livrer dans le respect du budget !
Les champs personnalisés sont le point fort de ce modèle, avec huit catégories permettant de filtrer, de trier et de regrouper les tâches en fonction de divers éléments liés au budget. Vous pouvez même ajouter des données telles que les pourcentages de progression, les statuts de paiement et la localisation à votre vue du flux de travail pour obtenir plus d'informations à chaque coup d'œil. Télécharger ce modèle
5. Modèle de document de planification d'événements par ClickUp
Modèle de document de planification d'événements par ClickUp
Répétez après moi : C'est votre ultime liste de contrôle pour l'organisation de votre événement. 🗣
Vous avez terminé vos tâches, finalisé les factures, envoyé les invitations, et vous êtes maintenant prêt à assister à l'événement pour lequel vous avez travaillé si dur ! Cette Modèle de document de planification d'événements par ClickUp est la liste de contrôle du jour J qui couvre tout - sérieusement, tout.
Dans votre document, vous trouverez des pages séparées par catégories, notamment Informations générales, Détails de l'organisation, Liste d'invitations, et Informations sur le déroulement de l'événement **Liste des fournisseurs . Besoin d'une page supplémentaire ? Pas de problème ! Copiez facilement des pages, ajoutez-en de nouvelles ou créez des sous-pages pour personnaliser davantage votre modèle dans une hiérarchie visuelle organisée.
Sur chaque page, le formatage est automatiquement créé pour vous aider à distribuer les informations essentielles et à y accéder le plus rapidement possible. Avec des listes de contrôle que vous pouvez rayer une fois terminées (même à partir de votre appareil mobile), des tableaux préétablis pour votre liste d'invités et des conseils de Slash Command, cette ClickUp Doc est le guide ultime pour calmer votre nervosité lors de l'organisation d'un événement. Télécharger ce modèle
6. Modèle de suivi de la planification d'un événement par Microsoft Office
via Microsoft Office Ce modèle d'événement vous aide à rester au courant des informations relatives à l'événement dans un environnement de travail convivial Excel avec différentes feuilles de travail pour les paramètres du projet, les détails du projet et les totaux du projet. Chaque feuille de calcul comporte un tableau ou un graphique modifiable permettant de déterminer le nombre de ressources ou le montant du budget déjà utilisé par événement.
Il s'agit d'un modèle idéal pour comparer les résultats de plusieurs projets au cas où vous devriez présenter des conclusions aux parties prenantes ou réévaluer votre budget. Il s'agit moins d'un outil de gestion des tâches et plus un raccourci pour comparer rapidement les grands totaux à vos coûts initiaux prévus, y compris le temps, le personnel, le budget global et la logistique. Télécharger ce modèle
7. Modèle de planificateur d'événements et de fêtes pour Excel
via Modèles de bureau en ligne Si vous préférez voir toutes les informations relatives à votre événement organisées dans un format de feuille de calcul, ce modèle de planificateur d'événements et de fêtes pour Excel est fait pour vous. Mieux adapté aux événements de petite ou moyenne envergure, ce modèle de feuille de calcul unique est divisé en sections pour ajouter les informations sur les invités, les arrangements musicaux, les décorations, les fournitures, les notes, etc. Chaque section comporte un certain nombre de colonnes pour indiquer si un élément a été complété ou non, ainsi qu'une ventilation cumulative de votre budget et des coûts prévus. Télécharger ce modèle
8. Modèle de planificateur d'événements Word par Microsoft Office
via Microsoft Office
Vous n'aimez pas les feuilles de calcul ? Pas de problème ! Ce modèle de planificateur d'événements pour Microsoft Word vous aidera à obtenir la même structure dans un document formaté. Il s'agit d'un modèle facile à mettre en place et à modifier pour chaque événement de votre calendrier le suivi des étapes ou des mises à jour importantes dans le processus de planification de l'événement. Lorsque vous présentez l'état d'avancement de l'événement à des responsables ou à des parties prenantes, vous pouvez utiliser ce modèle pour indiquer où vous en êtes dans votre projet calendrier du projet et les principales tâches qui restent à accomplir. Télécharger ce modèle
9. Modèle de marketing événementiel par ClickUp
Télécharger ce modèle
Ce modèle Modèle de marketing événementiel de ClickUp fournit une vue d'ensemble claire des buts et objectifs de votre événement, ainsi qu'une structure organisée pour le suivi des détails de l'événement, comme le public cible, la chronologie de l'événement la gestion du budget et bien d'autres choses encore. Vous pouvez assigner des tâches à des membres spécifiques de l'équipe et suivre les progrès dans une interface facile à naviguer.
De plus, le modèle de planification d'événements de ClickUp est doté de fonctions telles que des rappels, des balises et des champs personnalisés pour garantir que votre événement se déroule sans accroc. Avec tous les détails essentiels de la planification d'un événement en un seul endroit, vous pouvez être sûr que votre événement sera un succès. Télécharger ce modèle
10. Modèle Excel de calendrier des événements sur cinq jours
via Microsoft Office
Cet événement de cinq jours Modèle d'horaire de Microsoft est aussi utile pour les invités que pour l'organisateur de l'événement. Les conférences et les événements de réseautage durent souvent plusieurs jours et peuvent comprendre des dizaines d'intervenants, des déjeuners programmés, des activités et des pauses minimales.
Ce modèle gratuit de planification d'événement peut être gardé à portée de main pendant l'événement et utilisé par les organisateurs pour s'assurer que chaque élément commence et se termine comme prévu. Quant aux invités, ils peuvent modifier ce modèle tout au long de l'événement ou l'utiliser à l'avance pour planifier chaque journée en fonction des conférenciers ou des sessions les plus attendus. Télécharger ce modèle
Que rechercher dans un modèle de planification d'événement ?
Au cours du processus de planification d'un événement, un modèle de planification d'événement peut changer la donne. Il permet de rationaliser le flux de travail, de tout organiser et de s'assurer qu'aucun détail n'est négligé. Mais tous les modèles ne se valent pas. Voici ce qu'il faut rechercher lors du choix d'un modèle de planification d'événement :
**Un bon modèle de planification d'événement doit couvrir tous les aspects de l'organisation de l'événement. Cela inclut les détails de l'événement tels que le budget, la programmation, la sélection du lieu, la gestion de la liste des invités, le marketing et l'analyse post-événement. Si un modèle n'aborde pas un aspect essentiel de la planification d'un événement, vous risquez de vous retrouver dans l'embarras à la dernière minute.
Personnalisation: Chaque événement est unique, c'est pourquoi votre modèle de planification d'événement doit être suffisamment souple pour répondre à vos besoins spécifiques. Recherchez des modèles qui vous permettent d'ajouter, de supprimer ou de modifier des sections en fonction de vos besoins.
Facilité d'utilisation: Un modèle de planification d'événement doit simplifier votre travail, et non le compliquer. Il doit être facile à comprendre et à parcourir, avec une présentation claire et intuitive. Si vous passez plus de temps à comprendre comment utiliser le modèle qu'à planifier votre événement, ce n'est pas l'outil qu'il vous faut.
Fonctionnalités de collaboration: Si vous travaillez en équipe, vous aurez besoin d'un modèle qui supporte la collaboration. Cela signifie que plusieurs personnes peuvent consulter et modifier le modèle simultanément, ce qui facilite la coordination des efforts et permet à tout le monde d'être sur la même longueur d'onde.
Accessibilité: Votre modèle de planification d'événements doit être accessible de n'importe où et à n'importe quel moment. C'est particulièrement important si vous ou les membres de votre équipe êtes souvent en déplacement. Recherchez des modèles basés sur le cloud qui peuvent être consultés à partir de n'importe quel appareil disposant d'une connexion internet.
Évolutivité: Enfin, vérifiez si le modèle peut s'adapter à la taille et à la complexité de votre événement. Si vous planifiez une grande conférence de plusieurs jours, par exemple, vous aurez besoin d'un modèle plus robuste que si vous organisez une petite réunion informelle.
Organiser un événement réussi avec des modèles gratuits de planification d'événements
La planification efficace d'un événement commence par l'organisation d'un événement logiciel de gestion de projet gratuit qui peut suivre votre processus, établir les détails importants de votre événement et vous aider à communiquer les mises à jour à toutes les personnes concernées.
Considérez votre modèle idéal de planification d'événement comme une structure à superposer à votre outil de gestion de projet pour vous donner, à vous et à l'équipe, un point de départ clair dès le départ.
Les modèles sont plus qu'une simple ressource prête à l'emploi pour vérifier votre travail. Pour en tirer le meilleur parti, vos modèles de planification d'événements doivent offrir une assistance pour chaque tâche liée à l'événement grâce à des fonctionnalités dynamiques telles que l'automatisation du flux de travail, des statuts de tâches personnalisables et des vues de projet flexibles.
De plus, la planification d'événements est un travail collaboratif. Un modèle qui ne peut pas se synchroniser sur plusieurs appareils ou être partagé avec des contributeurs en dehors de votre espace de travail posera donc quelques obstacles en cours de route.
La planification d'événements peut être stressante. Mais avec le bon modèle... il y a de l'espoir. 💜
Les meilleurs modèles sont personnalisables, entièrement gratuits et associés à un logiciel de gestion d'événements conçu pour centraliser votre travail, rassembler l'équipe et faire avancer les choses.
Comme Cliquez sur le bouton . 🙂
ClickUp est la plateforme de productivité tout-en-un pour les planificateurs d'événements, les équipes et les parties prenantes pour réfléchir, agir sur leurs idées et donner vie aux événements en utilisant un seul espace de travail collaboratif. Avec un ensemble riche de fonctionnalités entièrement personnalisables 15 vues uniques du flux de travail, et plus de 1 000 intégrations clickUp aide les équipes à accéder à leur travail à travers les applications et à rationaliser n'importe quel processus.
S'inscrire à l'offre de ClickUp Plan gratuit pour toujours aujourd'hui pour accéder à des centaines de modèles préconstruits pour chaque cas d'utilisation, dont des dizaines créés spécifiquement pour la planification de votre prochain événement. 🪩