Nous savons que toutes les organisations sont composées de plusieurs éléments mobiles. ♻️
Mais pour que votre organisation soit réussie et productive, ces éléments doivent fonctionner en harmonie.
Comme un Honda CRV 2008 qui roule toujours comme une voiture neuve, les contrôles de routine, les réglages, les tests et les soins quotidiens sont impératifs pour que les équipes fonctionnent à leur meilleure capacité.
Mais comment faire en sorte que tous les membres d'une équipe soient toujours sur la même longueur d'onde ?
Voici la solution : vos Procédures Opérationnelles Standard (POS).
Avoir une procédure opérationnelle standard complète, accessible et compréhensible est plus qu'un manuel de l'employé ou un long document définissant les « règles » de l'entreprise.
C'est une ressource pour aligner et informer les membres de l'équipe sur les attentes de base et sur la manière d'appliquer leurs efforts de la manière la plus productive possible.
La création d'un POS détaillé dans lequel les employés peuvent facilement naviguer n'est pas une mince affaire, mais heureusement, il existe des moyens de vérifier que tous vos canards du POS sont dans une rangée. 🦆
Dites bonjour aux modèles de procédures opérationnelles standard.
Lisez la suite pour accéder à 10 modèles gratuits de Procédures Opérationnelles Standard pour ClickUp, Google Docs et Microsoft Word. En plus, découvrez quelques questions fréquemment posées sur les Procédures Opérationnelles Standard, leurs avantages et des astuces.
Qu'est-ce qu'une procédure opérationnelle standard (POS) ?
Une procédure opérationnelle standard (POS) est un ensemble d'instructions de niveau moyen à élevé qui décrivent la manière dont une organisation ou une équipe doit accomplir des tâches spécifiques.
Pensez à vos POS comme un guide étape par étape qui définit un processus spécifique, un peu comme le manuel d'instructions qui accompagnait votre commode Ikea. 🔨
L'objectif principal des documents de POS est d'améliorer l'efficacité et la coordination des équipes en réduisant les malentendus et les ambiguïtés dans les processus quotidiens.
Je veux dire, vous ne vous attendriez pas à ce que de nouveaux membres de l'équipe réussissent et restent à jour dans leur travail sans aucune forme d'instruction pour les guider, n'est-ce pas ? Bien sûr que non ! Ils doivent d'abord apprendre les bases. Mais les POS ne sont pas réservées qu'aux nouveaux membres de l'équipe, elles sont pour tout le monde. 🤝
Avantages de la création d'une Procédures Opérationnelles Standard (POS)
Créer une POS claire est la première étape pour une gestion efficace des flux de travail , car elle définit les attentes de l'équipe et fournit des instructions claires auxquelles les membres peuvent se référer à tout moment. En rédigeant des Procédures Opérationnelles Standard pour chaque processus au sein d'un flux de travail, vous pouvez aider votre équipe à livrer des résultats de qualité plus rapidement.
Voici un aperçu des autres avantages significatifs des POS :
Amélioration de la conformité dans tous les domaines
Considérez vos procédures opérationnelles standard comme une source de vérité pour renforcer les meilleures pratiques que les membres de l'équipe doivent suivre à tout moment.
Cela permet non seulement d'éliminer les étapes supplémentaires ou inutiles d'un processus, mais aussi de vérifier que votre entreprise est en conformité avec les directives et les règles essentielles.
Amélioration des processus d'intégration
Les POS sont particulièrement utiles lors de l'intégration de nouveaux membres dans l'équipe : elles permettent aux employés de comprendre les attentes liées à leur rôle, les rendant ainsi plus heureux, plus à l'aise et plus productifs grâce à cette transparence dès le départ.
**Faciliter le contrôle de la qualité
Si vos POS sont bien rédigées et faciles à suivre, peu importe qui est en charge du travail à un moment donné. Des
instructions claires sur les détails du processus
aident les membres à se responsabiliser pour le travail qu'ils accomplissent chaque jour et à garder les objectifs à long terme de l'équipe en tête pour chaque projet.
**Formation standardisée
Les POS fixent la norme. Elles définissent les étapes et les responsabilités impliquées dans un processus afin qu'il puisse être effectué de la même manière à chaque fois. Bien qu'elles soient utiles pour ceux qui réalisent une tâche particulière, elles sont également un atout pour ceux qui forment de nouveaux membres de l'équipe.
Surtout pour les tâches routinières, il est facile d'oublier les mises à jour récentes ou de petits détails. Les Procédures Opérationnelles Standard deviennent alors un guide étape par étape lorsqu'il s'agit de guider un nouveau membre de l'équipe à travers une tâche que vous réalisez depuis des années.
Types de formats de POS
Les POS fixent la norme pour les
processus d'affaires
, mais elles ne se limitent pas à un seul format. Il existe plusieurs types de POS et, selon votre objectif, votre style de travail, la taille de votre équipe et votre public, votre POS pourrait prendre plusieurs formes.
Liste de vérification
Les POS de type liste de vérification sont faciles à rédiger, faciles à comprendre et faciles à compléter.
Un grand avantage de ce format de POS...
Les listes de vérification n'ont pas besoin d'être suivies dans un ordre spécifique. Ce qui importe le plus, c'est que tous les éléments de la liste soient cochés et vérifiés avant de passer à l'étape suivante.
Ce format de POS est particulièrement utile pour les processus commerciaux simples ou comme dernier contrôle avant d'envoyer un projet pour approbation finale. ✅
Créez des listes de vérification dans ClickUp en utilisant des commandes Slash dans n'importe quel commentaire ou document, ou ajoutez-les à la fin de n'importe quelle tâche.
Liste étape par étape
Une liste étape par étape est similaire à une liste de vérification, mais elle nécessite que le processus suive un ordre spécifique.
L'ensemble de la procédure est décrite du début à la fin à l'aide d'étapes courtes et faciles à suivre.
Les équipes qui effectuent des processus simples mais sensibles au temps bénéficient grandement de ce format de POS. ⏱
Liste hiérarchique
Alors que les deux premiers formats conviennent mieux aux processus simples, un format de POS hiérarchique est idéal pour les procédures complexes en plusieurs étapes qui nécessitent des informations supplémentaires ou des tâches complexes.
Par exemple, la première étape d'une POs d'intégration peut demander à un nouvel employé de créer un compte utilisateur. Dans la structure hiérarchique, cette étape détaillerait toutes les tâches impliquées dans cette étape, y compris des éléments comme :
- Saisir un nom d'utilisateur
- Créer un mot de passe
- Compléter un profil
Donc, si vos processus impliquent souvent des sous-tâches, des approbations multiples ou des dépendances de tâches, ce format pourrait être un bon choix !
Organigramme
Les organigrammes sont des représentations très visuelles de votre flux de travail et, en tant que format de POS, ils aident l'équipe à comprendre comment chaque étape d'un processus est liée à une autre.
Non seulement un organigramme donne aux employés une meilleure vision de la façon dont l'ensemble du processus fonctionne, mais il les aide également à comprendre comment leur contribution au processus s'intègre dans le tableau d'ensemble.
Les tableaux blancs de ClickUp offrent toutes les fonctionnalités créatives et collaboratives nécessaires pour construire l'organigramme de POS parfait.
10 modèles de POS gratuits avec Word, Google Docs et ClickUp
Commencer une POS à partir de zéro peut être intimidant, mais ce n'est pas une fatalité.
Même si vous rédigez des POS depuis des années, les modèles de POS sont un excellent moyen de faire avancer rapidement l'équipe, d'obtenir une perspective fraîche sur le processus et de vous assurer que toutes les bases sont couvertes.
De plus, il en existe de nombreux gratuits ! 💸
Voici 10 de nos modèles de POS préférés pour ClickUp, Microsoft Word et Google Docs. Ces modèles couvrent une variété de cas d'utilisation et sont dotés des fonctionnalités essentielles pour tous vos besoins en POS.
1. Modèle de POS par ClickUp
Créez et mettez facilement en œuvre de nouvelles procédures opérationnelles standard au sein de votre entreprise avec ce modèle de Procédures Opérationnelles Standard de ClickUp.
Ce
modèle convivial de POS par ClickUp
est parfait pour démarrer rapidement. 💨
Que vous cherchiez à mettre en place une nouvelle procédure au sein d'une petite équipe ou dans toute une entreprise, ce modèle de POS est fait pour vous. Avec un aperçu global qui couvre tous les angles possibles, ce dossier ClickUp vous aidera à organiser vos POS de manière simple et gérable.
Dans ce modèle de POS, vous trouverez quatre sections : Vue d'ensemble, Qui, Où, et Quand, afin que toute personne accédant à cette POS sache exactement comment la parcourir, même dès le premier coup d'œil. Télécharger le modèle de POS standard
2. Modèle de POS pour les RH par ClickUp
Standardisez vos processus Ressources Humaines (RH) avec le modèle de POS RH de ClickUp.
Si vous avez suivi les dernières
tendances en automatisation des RH
(coupable), vous savez que les
Ressources Humaines (RH)
font face à des changements cruciaux et passionnants. Un département qui a longtemps été dominé par des processus manuels commence à adopter de nouvelles façons
d'automatiser les tâches répétitives
. 🙌🏼
Avoir un modèle RH flexible comme ce modèle de POS RH par ClickUp est un excellent moyen de définir rapidement les nouveaux processus automatisés pour les nouvelles embauches et de distribuer l'information à tout le département.
Affrontez tous vos défis RH avec ce modèle de Procédures Opérationnelles Standard qui organise tous vos processus RH, du recrutement à la gestion des départs, en utilisant les Télécharger le modèle POS RH . Télécharger Modèle Procédures Opérationnelles Standard RH
3. Modèle de POS Marketing par ClickUp
Modèle de POS marketing par ClickUp
Chaque
campagne marketing
réussie est composée de nombreux efforts. Sérieusement, cela prend beaucoup de temps, d'efforts et de réflexion pour élaborer une stratégie marketing complète et engageante. Avec autant d'éléments, une POS est essentielle.
Il s'agit d'un
modèle de POS marketing par ClickUp
est parfait pour simplifier les procédures de campagne complexes en
procédures structurées Docs ClickUp
que chaque membre de l'équipe peut facilement consulter à tout moment.
Ce modèle POS vous donne les bases d'une POS détaillée et claire pour la gestion de projets marketing , présentée dans l'éditeur de documents collaboratifs et engageants de ClickUp. Les Docs de ClickUp sont riches en options de personnalisation et de formatage pour fournir à votre équipe toutes les informations et ressources nécessaires pour offrir une qualité constante à travers chaque projet marketing. Télécharger le modèle de POS marketing
4. 4. Modèle de POS pour les organisations à but non lucratif par ClickUp
Modèle de POS pour les organisations à but non lucratif par ClickUp
Quelle meilleure façon de donner vie à votre POS qu'à travers un modèle standardisé qui est aussi élaboré qu’il est visuellement impressionnant ?
Le
modèle POS pour organisation à but non lucratif par ClickUp
est ce modèle.
Ce ClickUp Doc facile à utiliser vous aide à établir un plan complet pour l'exécution d'un projet à fort impact pour votre organisation à but non lucratif . Il est grand temps pour vous et votre équipe de dire adieu à ces questions « Que faisons-nous maintenant ? » une fois pour toutes. Télécharger le modèle de POS pour les organisations à but non lucratif
5. Modèle de POS pour les restaurants par ClickUp
Modèle de POS pour les restaurants par ClickUp
Il n'y a pas de meilleure façon d'organiser et de visualiser les modes opératoires normalisés d'un restaurant modèle de POS de restaurant par ClickUp .
Ce modèle POS personnalisable sert de source ultime d'information pour l'exploitation efficace et réussie d'un restaurant. Télécharger le modèle de POS pour restaurants
6. Modèle de POS pour technicien médical par Microsoft Word
Modèle de POS pour technicien médical par Microsoft Word Si vous dirigez actuellement une équipe de techniciens médicaux, un modèle comme ce modèle Procédures Opérationnelles Standard pour technicien médical de Microsoft Word vous aidera à établir vos processus internes complexes d'une manière facile à suivre. Télécharger le modèle de POS pour les techniciens médicaux
7. Modèle de POS par Microsoft Word
Modèle de POS par Microsoft Word Le modèle de procédure opératoire standard de Microsoft Word couvre toutes les sections que vous devrez inclure pour communiquer les procédures à votre équipe. Il vous suffit de modifier l'exemple fourni dans le document Word pour personnaliser le modèle Procédures Opérationnelles Standard selon votre cas d'utilisation spécifique. Télécharger le modèle Word de POS standard
8. Modèle de POS de l'entreprise par Microsoft Word
Modèle de POS de l'entreprise par Microsoft Word Le modèle de POS d'entreprise par Microsoft Word a été conçu pour répondre à de multiples cas d'utilisation. Que vous souhaitiez établir les règles de base pour l'examen de l'emseble des équipements médicaux aux opérations de marketing, ce modèle de POS peut vous aider à y parvenir.
Cette ressource sert à la fois de modèle d'écriture et de guide utilisateur avec un texte mis en évidence dans chaque section expliquant comment aborder chaque tâche. Très joli, Microsoft Word. Télécharger le modèle de POS de l'entreprise
9. Modèle de POS par Google Docs
Modèle de POS par Google Docs Et pour toutes nos équipes G Suite..
Ce modèle de POS Google Docs est simple et direct. 🙌🏼
... Il s'agit également d'un concurrent à part entière du modèle de POS par Microsoft Word présenté ci-dessus.
Il est accompagné d'un tableau attrayant et intuitif avec des sous-sections bien structurées pour Détails de la procédure, Objectif, Champ d'application et Historique des révisions. C'est idéal pour les rôles qui nécessitent une supervision étape par étape Télécharger le modèle de POS par Google Docs
10. Modèle de POS simple avec Google Docs
Modèle de POS simple avec Google Docs Ce modèle Procédures Opérationnelles Standard Google Docs est divisé en sept sections avec des instructions claires sur la façon de remplir ces sections.
Les segments incluent l'objectif (ce que le processus s'appelle), la portée (pour qui il est destiné), et les responsabilités (les membres du personnel responsables de gérer les aspects les plus cruciaux de POS), pour n'en nommer que quelques-uns. Télécharger le modèle de POS simple de Google Docs
Comment rédiger une POS ? (Étape par étape)
Les modèles de POS sont un excellent moyen de commencer à rédiger rapidement des procédures opérationnelles. Ils fournissent la structure de base que vous pouvez remplir et personnaliser selon vos besoins. Mais que doit réellement contenir votre procédure opérationnelle standard (POS) ?
Si vous n'en avez jamais créé une à partir de zéro ou si vous ne disposez pas de modèles de procédures opératoires normalisées, c'est la question du moment. ⏰
Heureusement, nous avons déjà fait nos devoirs à ce sujet. Suivez ces instructions étape par étape pour développer votre POS axé sur l’utilisateur :
Connaissez votre objectif: demandez-vous ce que cela apportera à l’équipe, comment cela améliorera l’expérience de votre équipe et si cela respectera les normes de l’entreprise. Savoir ce que vous voulez accomplir avec votre POS vous aidera à identifier un point de départ pratique.
Définir l'utilisateur final: autrement dit, connaître votre audience. À qui est destiné cette POS ?
Faites-en un processus collaboratif: les meilleures POS Standard sont rédigées en équipe. Les retours ne feront que renforcer et détailler votre POS. De plus, vous aurez probablement de meilleures idées sur la façon de réaliser les tâches de manière plus efficace.
Déterminer la portée et le format de POS : la complexité de la procédure que vous définissez dans la POS dictera son format. La meilleure chose à faire est de penser de manière simple : comment pouvez-vous décomposer votre processus de la manière la plus simple possible ?
Commencez par un plan: un plan vous aidera à établir les points clés que votre POS doit aborder avant de commencer la rédaction. Il vous aidera également à rester sur la bonne voie et à peut-être économiser quelques étapes de révisions avant l’approbation de votre POS !
Ces conseils vous aideront à adopter le bon état d'esprit pour créer une POS complète, même avec l'aide d'un modèle. Mais si les modèles de POS ne sont pas votre tasse de thé, il y a aussi quelques éléments nécessaires à garder en tête.
Bonus: Logiciel du manuel de l'employé
Éléments clés d'une POS
Surtout si vous êtes en train de créer le premier brouillon ou de définir un processus assez simple, suivre ces neuf éléments de la POS vous permettra de bien accomplir la tâche.
Si vous êtes prêt, ouvrez un document de ClickUp et suivez les étapes !
Les documents de ClickUp permettent un formatage riche et des commandes slash pour travailler plus efficacement.
- En-tête: il doit inclure le titre, le numéro du document et la version. L'en-tête doit identifier clairement et succinctement l'activité en question.
- Objectif: définissez l'intention du document. Essayez de le garder en moins de deux phrases.
- Portée: définissez à qui ou à quoi le processus s'applique.
- Références et documents associés : incluez tout document ou référence nécessaire pour comprendre et exécuter efficacement le processus.
- Définitions: décrivez toute terminologie qui pourrait ne pas être familière à votre public et écrivez les abréviations ou acronymes.
- Rôles et responsabilités: définissez les rôles responsables de l'exécution du processus.
- Procédure: incluez uniquement les étapes nécessaires pour accomplir l'objectif de la procédure. Rappelez-vous, c’est la qualité qui compte, pas la quantité.
- Historique des révisions: cette section sert à enregistrer les modifications apportées à une procédure ainsi que la justification de ces modifications.
- Signature d'approbation: cette section se trouve généralement à la dernière page ou à la fin d’un document, mais toutes les POS ne nécessitent pas une signature d'approbation. Les signatures d'approbation peuvent inclure l’auteur, le réviseur ou le responsable impliqué.
Qui bénéficie de l'utilisation des procédures opérationnelles standard (POS) ?
Équipes de service client: les procédures opérationnelles standard (POS) sont essentielles pour les équipes de service client afin de garantir que toutes les interactions avec les clients soient professionnelles et cohérentes. Ce document décrit le processus de gestion de toute demande de client, comme les remboursements ou les retours, afin que les membres de l'équipe puissent offrir le meilleur service possible.
- Procédures Opérationnelles Standard pour la gestion des plaintes des clients
- Procédure opérationnelle standard de gestion des réclamations des clients
- Procédures Opérationnelles Standard pour le système de billetterie
- Procédures Opérationnelles Standard pour la gestion de la relation client (CRM)
- Procédures Opérationnelles Standard pour les opérations des centres d'appel
Entreprises: avoir une procédure opérationnelle standard (POS) permet aux entreprises de rester organisées et de s'assurer que toutes les tâches sont réalisées en temps voulu. Ce document les aide à suivre les progrès et à s'assurer que toutes les parties prenantes sont informées de toute modification ou mise à jour nécessaire pour le projet.
- Petites entreprises
- Système d'information sur les entreprises
- Entreprises franchisées
- Plan de continuité des activités
- Entreprises e-commerce
Optimisez les processus avec un modèle de POS
Construire une procédure opérationnelle standard complète peut être un processus long, mais un modèle de POS flexible est un excellent moyen d'optimiser votre temps tout en développant cette ressource de qualité supérieure.
Quel que soit votre style de travail préféré, il existe un modèle de POS pour vous. Mais si vous cherchez une option à la fois puissante et économique, vous voudrez commencer avec ClickUp . En plus des modèles POS prêts à l'emploi de ClickUp, utilisez l'Assistant IA de ClickUp, ClickUp Brain, pour utiliser vos tâches et objectifs afin de créer un Procédures Opérationnelles Standard en quelques secondes !
Réglez les points en suspens et améliorez la qualité de votre document POS grâce aux rappels de suivi via ClickUp Brain.
Les modèles de procédures opérationnelles standard présentés dans cette liste ne représentent qu'une petite partie de la vaste bibliothèque de modèles de La vaste bibliothèque de modèles de ClickUp pour chaque cas d'utilisation , sans oublier ses nombreuses fonctionnalités de productivité et ses outils de gestion de projet personnalisables disponibles dans tous les plans tarifaires.s.
Avec plus de 15 affichages de flux de travail personnalisables, d'innombrables façons d'automatiser les tâches répétitives et plus de 1 000 intégrations pour rationaliser vos processus, ClickUp est la plateforme idéale pour créer des POS détaillées pour des équipes et des entreprises de toutes tailles.
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