Vous gérez un projet dans Google Sheets, et c'est le chaos. Un collègue tape « En cours » comme mise à jour de statut, tandis qu'un autre écrit « En cours » et qu'un autre encore laisse le champ vide.

Dans une telle situation, que se passerait-il si chaque cellule disposait de son propre petit menu déroulant dans lequel votre équipe pourrait simplement sélectionner « À faire », « En cours » ou « Terminé » ?

Pour gagner du temps et garantir la cohérence des données, vous devez savoir comment ajouter une liste déroulante dans Google Sheets. Une liste déroulante facilite non seulement la saisie des entrées, mais la rend également infaillible.

Dans cet article, vous découvrirez comment créer et personnaliser ces menus pratiques (que vous utilisiez des modèles de feuilles de calcul ou que vous en créiez un à partir de zéro).

🧠 Anecdote amusante : le nom « Google » est en fait une variante ludique de « googol », le mot qui désigne le nombre 1 suivi de 100 zéros, un clin d'œil approprié à leur mission qui consiste à organiser une mer infinie d'informations.

⏰ Résumé en 60 secondes

Voici un petit guide sur les listes déroulantes dans Google Sheets : qu'est-ce que c'est, où les trouver, comment les utiliser et pourquoi les utiliser ?

Ajoutez des listes déroulantes dans Google Sheets pour simplifier et normaliser vos données.
Créez des listes déroulantes avec des valeurs prédéfinies ou des données existantes, et ajoutez une touche personnelle grâce à des codes de couleur et des paramètres avancés.
Modifiez, personnalisez ou supprimez facilement des listes déroulantes à l'aide du panneau des règles de validation des données.
Bien qu'utiles pour les tâches de base, les listes déroulantes de Google Sheets ont leurs limites, notamment en termes de nombre de caractères et de problèmes de performances avec des ensembles de données volumineux.
Des outils tels que ClickUp offrent des fonctionnalités plus avancées, notamment l'intégration des tâches, les champs personnalisés et les automatisations, ce qui en fait une alternative puissante à Google Sheets pour la gestion de projets complexes.

Comment créer une liste déroulante dans Google Sheets

Vous pouvez créer des menus déroulants dans Google Sheets à l'aide de valeurs prédéfinies et de données existantes. Commençons par créer une feuille Google Sheets avec deux champs : le nom d'un étudiant et son université.

Au lieu de saisir manuellement les noms des universités à chaque fois, vous pouvez simplifier la saisie des données en configurant un menu déroulant.

Comment ajouter une liste déroulante dans Google Sheets avec des valeurs prédéfinies

Ouvrez votre feuille de calcul et identifiez la colonne ou l'intervalle de cellules où vous souhaitez insérer la liste déroulante.

Cellules Google Sheets — via Google Sheets

Sélectionnez l’intervalle de cellules à lequel vous souhaitez ajouter la liste déroulante afin que toutes les cellules suivent les mêmes règles.
Dans le menu supérieur, cliquez sur Données, puis sélectionnez Validation des données dans le menu déroulant. Vous pouvez également cliquer avec le bouton droit sur les cellules sélectionnées et choisir directement l'option Menu déroulant.

Dans le panneau Règles de validation des données, sélectionnez « Menu déroulant » sous Critères et saisissez vos valeurs prédéfinies à la place de « Option 1 », « Option 2 », etc. Dans notre exemple, nous allons saisir les noms des universités.

Une fois vos valeurs saisies, cliquez sur Terminé. Votre menu déroulant est désormais prêt à être utilisé.

Désormais, lorsque vous cliquez sur l'une des cellules sélectionnées, un menu déroulant clair s'affiche avec vos valeurs prédéfinies.

👀 Le saviez-vous ? Google Sheets vous permet de lier des listes déroulantes entre plusieurs feuilles, ce qui facilite la standardisation des options et garantit la cohérence de vos données dans l'ensemble d'un classeur.

Comment ajouter une liste déroulante dans Google Sheets avec des données existantes

Il est encore plus facile de créer un menu déroulant à partir des données existantes. Voici ce que vous pouvez faire si vous souhaitez transformer les données de plusieurs cellules en un menu déroulant :

Sélectionnez toutes les cellules contenant les données existantes que vous souhaitez voir apparaître dans la liste déroulante.
Maintenant, cliquez avec le bouton droit sur l'intervalle de cellules sélectionné et choisissez l'option « Menu déroulant ».

Liste déroulante avec des données existantes

Dans le volet qui s'ouvre, vérifiez les différentes options déroulantes, attribuez les couleurs de votre choix, puis cliquez sur « Terminé ».

Votre liste déroulante est prête !

💡 Conseil de pro : pour créer une liste déroulante encore plus rapidement, tapez simplement « @drop-down » dans n'importe quelle cellule Google. Cela ouvrira un panneau dans lequel vous pourrez effectuer une sélection parmi une série de listes déroulantes prédéfinies et ajouter votre propre liste déroulante.

Une fois que vous avez ajouté des menus déroulants à votre feuille de calcul, vous pourriez avoir besoin de les modifier ou de les supprimer complètement. Heureusement, c'est très simple et cela ne nécessite aucune manipulation complexe dans Google Sheets.

Voici comment gérer vos listes de menus déroulants :

La modification en cours d'une liste déroulante existante est assez facile avec Google Sheets.

Sélectionnez la ou les cellules que vous souhaitez modifier.
Cliquez sur l'icône d'édition, qui ressemble à un crayon, ou cliquez avec le bouton droit sur la cellule et sélectionnez Validation des données dans le menu.

Modification en cours d'une option existante

Dans le panneau des règles de validation des données, recherchez la section Critères et ajoutez ou modifiez les valeurs de la liste. Par exemple, vous pouvez ajouter une autre université, telle que « Yale », à la liste.

Enregistrez toutes les modifications en cliquant sur le bouton « Terminé » dans le coin droit.

Cela revient presque à effectuer une modification en cours sur un menu déroulant. Sélectionnez l'icône Modifier ou accédez au panneau Règles de validation des données et cliquez sur Supprimer la règle pour supprimer l'intégralité du menu déroulant.

💡 Conseil de pro : la suppression de la règle n'efface pas les données existantes dans la cellule. Si vous souhaitez obtenir une feuille vierge, vous devrez donc effacer manuellement le contenu de la cellule.

Vous pouvez personnaliser votre liste déroulante pour lui donner une touche personnelle.

Ajoutez un formatage conditionnel pour améliorer la visualisation (par exemple, en ajoutant de la couleur à toutes les universités de la liste déroulante).
Cliquez sur Options avancées pour inclure un texte d'aide ou définir des règles afin de rejeter les entrées lorsque les utilisateurs saisissent des données non valides.

Utilisez des menus déroulants prédéfinis pour effectuer plus rapidement l’installation de vos listes.

Limites de l'utilisation de Google Sheets pour créer des listes

Bien que Google Sheets offre des fonctionnalités robustes pour créer des listes déroulantes, il présente certaines limites :

Limites de caractères dans les menus déroulants : lorsque vous saisissez manuellement des éléments dans un menu déroulant, la limite de caractères est de 256 pour l'ensemble de la liste. Cela peut s'avérer restrictif lorsque vous travaillez avec des listes volumineuses.
Messages d'erreur personnalisés limités : bien que vous puissiez configurer la validation des données dans Google Sheets pour afficher des avertissements ou rejeter les entrées non valides, la personnalisation des messages d'erreur est quelque peu limitée, ce qui peut ne pas aider les utilisateurs à corriger leurs entrées.
Problèmes de performances avec les grands ensembles de données : l'utilisation de la validation des données sur de grands ensembles de données peut parfois entraîner des problèmes de performances, provoquant des retards ou des ralentissements lors de l'interaction avec la feuille de calcul.

Utilisation de ClickUp pour créer et gérer des listes

Si Google Sheets est un fournisseur de base solide pour la gestion des données, ClickUp propose des fonctionnalités bien plus robustes de gestion de projet qui vous simplifient la vie.

Application tout-en-un pour le travail, ClickUp combine des outils de gestion des tâches, de collaboration et de rapports avancés au sein d'une plateforme unique et fluide. Contrairement à Google Sheets, qui nécessite des formules complexes et un effort manuel pour suivre les progrès ou analyser les données, ClickUp rationalise votre flux de travail grâce à des fonctionnalités intuitives telles que des tableaux de bord personnalisés, l'automatisation et la collaboration en temps réel.

Par exemple, la vue Tableur ClickUp améliore l'expérience de traitement des données grâce à des fonctionnalités adaptées à la gestion du travail et à la gestion de projet. C'est comme disposer d'une feuille de calcul dotée de super pouvoirs, conçue pour tirer des informations utiles des données, accélérer les tâches et suivre les progrès.

Vue Tableur ClickUp

La vue Tableur de ClickUp est une alternative personnalisable à Google Sheets, alliant la familiarité d'une feuille de calcul à une gestion des tâches puissante.

Dans Google Sheets, la mise en place de flux de travail complexes implique souvent de se débattre avec des formules ou d'ajouter des saisies de données manuelles. Dans ClickUp, vous pouvez facilement créer des champs personnalisés pour suivre exactement ce qui vous intéresse (texte, menus déroulants, dates, barres de progression ou même champs calculés) sans avoir besoin de compétences avancées en matière de tableurs.

📌 Exemple

Vous vous demandez comment utiliser les champs personnalisés de ClickUp pour faciliter votre travail ? Voici quelques exemples rapides d'utilisation courante :

Équipes immobilières : utilisez les menus déroulants pour classer les propriétés (par exemple, « À vendre », « Sous contrat », « Vendu ») et les champs numériques pour suivre les prix des propriétés ou les commissions.
Équipes de développement de produits : ajoutez des barres de progression aux tâches pour afficher les phases de développement, de la conception à la production.
Organisateurs d'évènements : créez des champs pour les dates des évènements, les coordonnées des clients, les informations sur les lieux et des cases à cocher pour les tâches achevées, telles que la réservation des lieux ou l'envoi des invitations.

Imaginez la vue Tableur de ClickUp comme votre feuille de calcul traditionnelle, mais améliorée avec des capacités de super-héros. Chaque ligne de la vue Tableur représente une tâche entièrement fonctionnelle que vous pouvez gérer avec précision dans la même interface.

Plus besoin de passer d'un outil ou d'un onglet à l'autre.

Vue Tableur ClickUp — Structurez vos données désorganisées grâce à la vue Tableur de ClickUp.

Plusieurs autres fonctionnalités distinguent ClickUp Vue Tableur des autres tableurs.

Attribuez des tâches sans difficulté

Chaque ligne du tableau correspond à une tâche qui peut être instantanément attribuée aux membres de l'équipe. Par exemple, si vous planifiez le lancement d'un produit, vous pouvez attribuer des tâches telles que « Concevoir des bannières marketing » ou « Rédiger des communiqués de presse » directement aux membres de votre équipe.

Définissez vos priorités en un clin d'œil

Ajoutez un champ de priorité à votre vue Tableur pour mettre en évidence les éléments qui nécessitent une attention particulière. Par exemple, dans un calendrier de contenu, vous pouvez marquer les articles comme ayant une priorité « élevée », « moyenne » ou « faible », ce qui aidera votre équipe à se concentrer sur les tâches les plus importantes.

Joignez des pièces jointes pour plus de contexte.

Vous avez besoin de partager des fichiers avec votre équipe ? Joignez des maquettes, des feuilles de calcul ou des documents directement aux tâches de la vue Tableur. Si vous coordonnez une campagne, votre équipe créative peut télécharger des ébauches de conception pour obtenir un retour instantané, le tout sans quitter ClickUp.

Ajouter des dépendances

Les dépendances garantissent que les tâches s'enchaînent dans le bon ordre. Par exemple, la tâche « Lancer la campagne publicitaire » ne peut pas commencer tant que la tâche « Finaliser les créations publicitaires » n'est pas achevée. La configuration de ce paramètre dans la vue Tableur permet d'éviter toute confusion et de maintenir le projet sur la bonne voie.

De plus, les mises à jour en temps réel de ClickUp garantissent que tous les membres de votre équipe restent synchronisés. Lorsqu'une personne effectue une modification en cours sur une tâche, ajuste un champ ou met à jour le statut, cela est instantanément visible par tous les collaborateurs.

ClickUp propose également des filtres avancés que vous pouvez utiliser pour affiner vos tâches en fonction des champs tels que les échéances ou les personnes assignées.

ClickUp : bien plus que des lignes et des colonnes

ClickUp n'est pas seulement une alternative à vos feuilles de calcul. Il combine la gestion de projet, la gestion des connaissances et le chat, le tout alimenté par l'IA qui vous aide à travailler plus rapidement et plus intelligemment.

Vous en avez assez de mettre à jour manuellement le statut des tâches ? Les automatisations ClickUp vous permettent d'automatiser les tâches routinières. Vous pouvez définir des règles personnalisées pour modifier les statuts, informer les membres de l'équipe ou attribuer des tâches en fonction de déclencheurs spécifiques. ,

📌 Par exemple :

Déplacez automatiquement une tâche vers « En cours » lorsqu'un membre de l'équipe commence à y travailler.
Informez les parties prenantes lorsqu'une tâche est marquée comme « Achevée ».
Attribuez des tâches à des membres spécifiques de l'équipe en fonction de champs personnalisés tels que le service ou le type de projet.

Automatisations ClickUp — Configurez et gérez plusieurs tâches automatisées avec ClickUp Automatisations.

En résumé ? La vue Tableur de ClickUp est pratique pour gérer les flux de travail ou suivre la progression de différentes équipes.

De même, la vue Liste de ClickUp simplifie la gestion des tâches en organisant les données dans des listes claires et exploitables. Elle met l'accent sur la hiérarchisation des priorités et des tâches, ce qui facilite la décomposition de projets complexes en étapes gérables.

Vue Liste ClickUp — Utilisez la vue Liste de ClickUp pour obtenir une vue d'ensemble claire et ordonnée de tous vos livrables en un seul endroit.

Utilisées conjointement, ces vues offrent une flexibilité optimale : commencez par la vue Tableur pour saisir et analyser des données détaillées, puis passez à la vue Liste pour vous concentrer sur l'exécution et la hiérarchisation.

Contrairement à Google Sheets, cette intégration dynamique garantit la cohésion de votre équipe, chaque information étant directement liée à des tâches concrètes.

Enfin, associez votre vue Tableur à ClickUp Dashboards, qui extrait les données de plusieurs tableaux pour visualiser les tendances et les indicateurs clés tels que les taux d'achèvement des tâches ou la distribution de la charge de travail.

Tableau de bord ClickUp — Offrez à votre équipe une visualisation claire de ses objectifs et tâches grâce aux tableaux de bord ClickUp.

En bref, ClickUp peut transformer votre façon de gérer votre travail grâce à ses fonctionnalités avancées et ses intégrations robustes.

Réduisez votre stress grâce à ClickUp

Google Sheets est l'un des tableurs les plus utilisés, et les listes déroulantes constituent un moyen efficace de transformer des données désordonnées en informations bien structurées et organisées.

Mais que diriez-vous de pouvoir organiser non seulement vos données, mais aussi l'ensemble de votre projet ? ClickUp vous offre la solution idéale.

Bien que vous puissiez également utiliser Google Sheets pour la gestion de projet, ClickUp s'intègre beaucoup mieux dans un écosystème plus large. Il offre un moyen plus dynamique de gérer les tâches, les échéances et les équipes, le tout en un seul endroit.

C'est comme passer d'un placard à un dressing : plus spacieux, plus intelligent et avec un style d'affichage adapté à vos besoins.

Laissez tomber votre stress et relevez les défis liés à la gestion de projet : inscrivez-vous dès aujourd'hui pour obtenir un compte ClickUp gratuit!

Comment ajouter une liste déroulante dans Google Sheets ?