Comment appliquer la validation des données dans Google Sheets

Vous est-il déjà arrivé de revérifier vos rapports, inquiet d'avoir égaré une décimale ?

Ou pire encore, vous avez peut-être découvert cette décimale mal placée et avez dû reprendre votre rapport depuis le début ?

L'exactitude et l'intégrité des données contenues dans une seule feuille de calcul peuvent être déterminantes pour la réussite d'une entreprise et pour l'obtention d'une reconnaissance bien méritée.

**C'est là que la validation des données devient une nécessité

La validation des données permet de s'assurer que les données saisies dans un système ou une feuille de calcul répondent à des critères ou à des règles spécifiques. Elle vous permet d'économiser des heures que vous auriez autrement passées à passer au crible des montagnes de données.

Comprendre comment tirer parti de la validation des données est la clé d'une gestion transparente des données.

Si vous utilisez l'application de tableur de Google, Google Sheets, comme 900 millions d'autres personnes dans le monde, ce guide est exactement ce qu'il vous faut.

Nous vous accompagnons tout au long du processus, depuis le paramètre de base des règles de validation jusqu'à la maîtrise des techniques avancées, afin de garantir que vos données restent propres et exemptes d'erreurs.

Comprendre les bases de la validation des données dans Google Sheets

La validation des données est un gardien vigilant qui veille à ce que seules les données correctes restent dans votre base de données Google Sheets. Comme la plupart des techniques de validation, cela implique de définir des paramètres spécifiques pour ce qui est autorisé et ce qui ne l'est pas.

Voici un exemple clair et logique pour vous aider à y voir plus clair :

• Scénario: Vous créez un formulaire de commande pour un client
• **Vous voulez vous assurer que les clients saisissent des données valides, telles qu'une adresse e-mail valide
• La règle: Le champ "Email" de votre feuille de calcul doit mettre en forme un e-mail spécifique
• Le résultat:Les règles de validation des données contraignent les valeurs saisies par les utilisateurs et empêchent la saisie de données incorrectes. Elles vous permettent également de créer une Box pour informer le client du problème s'il met à jour des informations erronées

Bien que cet exemple soit assez simple, il montre à quel point la validation des données permet de contrôler la qualité des données.

Paramètres de la validation des données de base dans Google Sheets## Mise en place de la validation des données de base dans Google Sheets##

Voici les six étapes de la création de règles de validation des données dans Google Sheets :

Etape 1 : Ouvrez votre feuille de calcul

Ouvrez votre feuille de calcul. Pour cela, nous allons considérer l'exemple ci-dessus d'un formulaire de commande client.

Sélectionner un intervalle de cellules pour la validation des données dans Google Sheets

Etape 3 : Accéder à l'option Validation des données

Dans le menu Données, sélectionnez " Validation des données " et cliquez sur " Ajouter une règle "

naviguer vers la validation des données dans Google Sheets_

Etape 4 : Définir les critères de votre règle

Dans la section "Critères", choisissez le type de validation que vous souhaitez appliquer.

Ici, nous allons valider les nombres, sélectionner " inférieur ou égal à " et mettre à jour 100 dans le champ " Valeur ".

établir vos critères de validation des données

Etape 5 : Définissez votre message d'erreur

Accédez ensuite à la section "Options avancées". À " Si les données ne sont pas valides ", sélectionnez ce que vous voulez faire lorsque quelqu'un saisit des données non valides. Vous pouvez également ajouter un texte d'aide pour guider les utilisateurs.

Ici, nous sélectionnerons "Rejeter la saisie" car votre entreprise ne pourra pas accepter la commande. Nous ajouterons également le texte d'aide "Commander jusqu'à 100 pièces en une seule fois"

Etape 6 : Sauvegarder

Sélectionnez "Terminé" pour enregistrer et appliquer les règles que vous avez définies.

Note: Il est préférable de paramétrer la validation des données avant de les saisir. En effet, les valeurs existantes ne seront pas vérifiées automatiquement. Pour valider des données existantes, vous devrez les revoir manuellement ou les saisir à nouveau.

Avec ces étapes, la validation des données de base est dans la poche !

Cela dit, avant d'explorer les techniques avancées, il est important de mieux comprendre les différents types de validation des données.

Types de validation des données

Bien que nous ayons utilisé des règles numériques dans la section précédente, avoir un aperçu détaillé des différentes validations de données permet de garantir l'exactitude et la qualité des données.

Voici un aperçu des types de validation de données disponibles dans Google Sheets :

Nombre

exemple : S'assurer que le client saisit une quantité de commande inférieure ou égale à 100_

Restreindre la saisie de données à des valeurs numériques comprises dans un intervalle spécifié. Cela inclut des conditions telles que "supérieur à", "inférieur à", "égal à" ou même "entre un intervalle personnalisé"

Texte

exemple : S'assurer que l'identifiant de l'e-mail est valide _Exemple : _S'assurer que l'identifiant de l'e-mail est valide

Limiter la saisie de texte en fonction de la longueur et de caractères spécifiques. Cela inclut également des motifs tels que les identifiants d'e-mail ou les URL valides.

Date

exemple : S'assurer que la date de naissance est au bon format

Ce type de validation des données permet de s'assurer que les valeurs saisies sont des dates valides ou qu'elles se situent dans un intervalle spécifique.

Liste

exemple : Liste déroulante dans la validation des données_

Si vous devez limiter les entrées à une liste d'options, vous utiliserez la validation de données "liste" ou "liste déroulante".

Tickbox

exemple : Comment utiliser la case à cocher pour la validation des données

Ici, vous limitez la saisie à une case à cocher ou non. Vous pouvez également paramétrer ce que signifie le fait de laisser le champ coché ou non coché. Cette méthode est surtout utilisée pour recueillir les préférences des clients et les checklists de qualité.

Bonus: Prêt à transformer votre gestion des données ? Suivre notre guide étape par étape pour créer une base de données Google Sheets !

Techniques avancées de validation des données dans Google Sheets

Bien que nous ayons couvert les bases, Google Sheets offre des techniques de validation des données plus avancées, telles que des formules personnalisées et l'intégration de fonctionnalités dans l'application.

Formule personnalisée

Cette fonctionnalité est une forme avancée de validation des données dans Google Sheets qui est disponible lors du paramètre des critères. Contrairement aux autres types de validation, une formule personnalisée vous permet de créer des règles au-delà des options de base comme les nombres ou les dates.

Cette règle personnalisée est mise en place à l'aide des formules que vous utilisez habituellement pour les calculs. Un avantage clé est que vous définissez le type de données autorisées dans une cellule par le biais de cette formule logique avec une plus grande précision.

Les formules personnalisées créent des règles alimentées par des éléments tels que des intervalles de cellules ou des dépendances. Elles vous permettent également d'ajouter plusieurs niveaux de réglementation.

Voici un exemple :

utiliser une formule personnalisée comme règle dans le suivi des détails de l'inventaire %img/

Scénario: Imaginez que vous suivez l'inventaire d'un produit avant l'expédition d'un client.

Ce qui est nécessaire:

Vous voulez vous assurer que la colonne 'stock disponible pour l'expédition' n'accepte que les données suivantes :

• Des nombres (aucun texte n'est autorisé)
• Des valeurs supérieures à zéro (vous ne pouvez pas avoir de stock négatif)

Règle de la formule client:

\NET(ISNUMBER(A1), A1>0)

La règle est ainsi décomposée en trois parties :

• ISNUMBER(A1): Vérifie si la valeur de la cellule A1 est un nombre
• A1>0: Vérifie si la valeur de la cellule A1 est supérieure à zéro
• AND(...): Vérifie que les DEUX conditions sont vraies

Résultat: Les clients reçoivent des informations précises sur les stocks et vous n'avez pas à vous soucier des formules que vous avez utilisées, car les chiffres des stocks seront toujours fiables et faciles à lire.

Intégrer la validation des données dans Google Sheets

La validation avancée des données implique également l'intégration d'autres fonctionnalités dans la validation des données.

Vous ne savez pas où vous en êtes ? Passons en revue quelques intégrations de validation de données avancées qui boostent les fonctions.

Utiliser la mise en forme conditionnelle dans la validation des données

La validation des données dans Google Sheets est facilement associée à la mise en forme conditionnelle, ce qui permet de créer une feuille de calcul beaucoup plus interactive et claire.

Dans cette intégration, une règle de validation des données distincte déclenche la mise en forme conditionnelle. Celle-ci met visuellement en évidence les points de données importants ou les erreurs potentielles, ce qui facilite l'identification des tendances et des anomalies.

Voyons comment procéder à l'aide d'un exemple clair :

Scénario: Vous avez besoin d'une feuille de calcul pour la gestion de projet pour faciliter le suivi des tâches. Il doit mettre visuellement en évidence les retards.

Étape 1: Créez une feuille de calcul avec des colonnes pour le nom de la tâche, la date d'échéance et le statut. Ajoutez également vos dernières tâches et statuts.

feuille de calcul pour le suivi de la progression de la tâche_

Etape 2: Allez dans Format et cliquez sur mise en forme conditionnelle.

naviguer vers la mise en forme conditionnelle dans Google Sheets_

Note: Vous pouvez créer une règle pour la colonne des dates d'échéance afin de vous assurer que l'utilisateur saisit une date valide.

Etape 3: Ajoutez votre règle de validation des données, en la liant à la validation des données.

*Img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/09/Conditional-format-rules-1400x688.png Établir la règle de validation des données par la mise en forme conditionnelle /$$$img/

établir la règle de validation des données par le biais de la mise en forme conditionnelle_

Ici, nous utiliserons la formule personnalisée '=AND(TODAY() > C2, D2 <> 'Achevé')'.

Voici comment cela fonctionne :

• TODAY(): Cette fonction renvoie la date du jour
• TODAY() > C2: Cette fonction vérifie si la date d'aujourd'hui est supérieure à la date figurant dans le champ 'Date d'échéance'
• D2 <> 'Achevé': Cette fonction vérifie que le champ 'Statut' n'est PAS Achevé
• IMPACT : CECI VÉRIFIE QUE LES DEUX CONDITIONS SONT REMPLIES : Ceci vérifie que les deux conditions sont réunies

Étape 4: Ajoutez votre style de mise en forme. Ici, nous garderons le résultat en rouge (parce qu'il est en retard).

mettre en forme le style de mise en page

Une fois que vous aurez terminé, vos règles seront actives. L'envoi du rapport de performance est en attente et a pris du retard.

Lier la validation des données à l'automatisation

L'automatisation est une autre fonctionnalité avancée de validation des données proposée par Google Sheets.

Google propose ici son extension App Script, qui crée un code déclenchant une action basée sur votre boîte de dialogue de validation des données.

Voici un exemple d'automatisation de l'approbation des dépenses grâce à la validation des données :

comment accéder à Google Apps Script ?

Si votre règle de validation des données stipule que :

• le champ "Approbation requise" est "VRAI" (ce qui signifie que la case est cochée)
• ET que le champ "Statut" est "En attente"

Vous pouvez écrire un code qui déclenche l'envoi d'un e-mail contenant tous les détails de la dépense à votre gestionnaire en fonction des données figurant dans le champ "Email de l'approbateur".

Bonus: Vous pouvez débloquer la puissance de Google Sheets comme votre CRM avec notre guide facile à suivre et des modèles prêts à l'emploi.

Applications pratiques : Liste déroulante et validation des données

Bien que nous ayons abordé les techniques de validation des données, une méthode se distingue dans presque toutes les applications du monde réel et mérite un examen approfondi : la liste déroulante.

Pour commencer, voici les étapes de la création d'une liste déroulante à l'aide de la validation des données dans Google Sheets :

Étape 1 : Dressez la liste de vos options

Créez votre feuille de calcul et dressez la liste de ce que vous voulez dans votre liste déroulante.

Dans le cas présent, nous examinerons l'intégration des employés dans le cadre de votre feuille de calcul Google CRM.

créez les options de liste que vous souhaitez dans votre liste déroulante_

Ensuite, allez dans l'onglet Données, puis Validation des données, et 'Ajouter une règle'

Etape 2 : Sélectionner la liste déroulante dans la validation des données

etablir les critères de la liste déroulante dans la validation des données_

Une fois la boîte de dialogue des règles de validation des données ouverte, sélectionnez l'intervalle de cellules (ici, il s'agira de toute la colonne "Département"), puis choisissez vos critères.

Il existe deux types de critères de liste déroulante.

• Liste déroulante: Il s'agit d'ajouter manuellement vos options (départements)

/$$$imgg/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/09/Drop-down-list-1400x533.png Liste déroulante permettant de saisir manuellement les options de la liste /$$$img/

sélection de la liste déroulante et saisie manuelle des options de la liste_

• Liste déroulante (à partir d'un intervalle): Cette liste vous permet de choisir un intervalle de cellules et d'ajouter automatiquement les valeurs des cellules en tant qu'options de la liste

Sélectionner la liste déroulante à partir d'un intervalle et sélectionner l'intervalle des options de la liste

Note: Une couleur peut également être attribuée à chaque option de la liste afin de préserver l'esthétique et l'attrait de l'ensemble. Vous devez mettre à jour manuellement chaque couleur pendant que la liste change avec les données de référence.

Etape 3 : Cliquez sur Terminé et révisez

L'étape finale consiste à cliquer sur "Terminé" et à regarder la validation se refléter dans les cellules.

Dans cet exemple, toutes les options de la liste se dérouleront lorsque vous cliquerez sur le champ "Département".

une vue finale des listes déroulantes dans la feuille de calcul_

Comme ça, votre liste déroulante est prête. Toutefois, la création d'une liste déroulante de base n'est que le début de cette méthode polyvalente de validation des données. Voyons maintenant comment utiliser une couche supplémentaire de validation des données.

Listes déroulantes dépendantes dans Google Sheets

Alors que les listes déroulantes permettent de cibler les réponses, Google Sheets permet aux utilisateurs de créer des listes déroulantes dépendantes afin d'étendre le contrôle aux champs de données à venir.

Une liste déroulante dépendante de filtres actifs sera utilisée pour réviser la liste des options. En créant ces filtres, les options d'une liste déroulante changent en fonction de la sélection effectuée dans une liste déroulante précédente.

Cette validation dynamique des données est extrêmement utile pour organiser et filtrer efficacement les données, en particulier lorsqu'il s'agit de grands ensembles de données.

raccourcis pour les cases à cocher et les listes déroulantes dans Google Sheets

💡 Conseil pro: Il est important de se rappeler qu'il n'est pas nécessaire d'accéder à la validation des données à chaque fois que vous avez besoin d'une liste déroulante ou d'une boîte à cocher. Une rapide Google Sheets hack est qu'il est facilement disponible dans l'onglet Insertion.

Dépannage des problèmes courants de validation des données

Maintenant que vous savez comment paramétrer les validations de données, vous rencontrerez également des erreurs courantes. Qu'elles proviennent de la saisie, de son utilisation ou de problèmes d'intervalles complexes, il est essentiel de savoir comment les résoudre.

Voici deux défis ou erreurs et la manière de les résoudre :

Erreur #1 : Les données que vous avez saisies violent les règles de validation des données paramétrées pour cette cellule

Ce message d'erreur apparaît lorsque vous tentez de saisir dans une cellule des données qui ne sont pas conformes à la règle que vous avez établie pour valider les données de cette cellule.

Il s'agit très probablement de l'une des situations suivantes :

• La valeur saisie ne correspond pas aux critères spécifiés (par exemple, intervalle de données numériques, liste de valeurs autorisées, formule personnalisée)
• Il y a des problèmes avec les règles établies

Lorsque cela se produit alors que la valeur saisie semble correcte, voici les étapes clés de dépannage que vous devez suivre :

• S'assurer que les critères de validation des données sont précis et logiques
• Vérifiez qu'il n'y a pas de fautes de frappe, d'espaces supplémentaires, de différences entre les majuscules et les minuscules ou de différences entre les types de données
• Retapez manuellement pour éliminer les caractères cachés si la valeur a été copiée-collée
• Vérifier l'absence de références circulaires susceptibles de provoquer des conflits si la règle de validation implique des formules

Erreur #2 : Problèmes avec le tri des filtres qui peuvent interrompre la validation des données

Un autre problème survient lors de l'application de filtres ou du tri de données. Il perturbe la fonction des listes déroulantes dépendantes ou d'autres fonctionnalités de validation des données. Il peut entraîner des options incorrectes ou vides dans les listes dépendantes ou des règles de validation mal appliquées.

Voici les facteurs communs à l'origine de ces erreurs :

• Si votre validation des données repose sur des intervalles nommés et que ces intervalles ne sont pas paramétrés pour s'ajuster automatiquement lorsque les données sont filtrées ou triées, les références se brisent
• L'utilisation de références relatives dans les formules de validation des données pose des problèmes lorsque la position des données change à la suite d'un filtrage ou d'un tri
• Certaines installations de validation des données ne sont pas compatibles avec la manière dont Google Sheets gère le filtrage et le tri, ce qui entraîne un comportement inattendu

Pour résoudre ce problème, vous devez

• Rendre les intervalles nommés dynamiques: Si vous utilisez des intervalles nommés, assurez-vous qu'ils sont dynamiques et qu'ils se mettent à jour automatiquement lorsque les données sont filtrées ou triées. Pour ce faire, vous pouvez utiliser des formules dans les définitions des intervalles nommés afin de tenir compte du filtrage ou du tri
• Utilisez des références absolues: Dans vos formules de validation des données, remplacez les références relatives par des références absolues (par exemple, $A$$1) afin de vous assurer qu'elles pointent toujours vers les bonnes cellules, même après un filtrage ou un tri
• Introduisez des colonnes d'aide: Envisagez de créer des colonnes d'aide pour stocker les données originales non filtrées. Faites référence à ces colonnes d'aide dans vos formules de validation des données afin qu'elles ne soient pas affectées par le filtrage ou le tri

Défis et limites de Google Sheets

Bien que Google Sheets soit utilisé par de nombreuses personnes et qu'il offre des fonctionnalités qui se mettent à jour en temps réel, voici quelques défis et limites qu'il comporte :

• Performance avec les grands ensembles de données: Lors du travail avec des milliers de lignes et des calculs complexes, cette application de productivité devient souvent léthargique
• Mise en forme limitée: Au fur et à mesure que vous utilisez Google Sheets, vous remarquerez qu'il est assez difficile de mettre en forme des documents de façon précise et attrayante. La mise en forme et la visualisation sont assez limitées
• Pas de correcteur orthographique: Comparé à d'autres logiciels de gestion de documents, Google Sheets ne permet pas de vérifier l'orthographetableurscette application n'est pas dotée d'un correcteur orthographique. Elle n'est donc pas très pratique lorsqu'il s'agit de manipuler des données contenant du texte ou de l'utiliser à des fins de documentation
• Tableaux croisés dynamiques déroutants: Google Sheets n'est pas très performant en matière de suivi de la création et de la manipulation des tableaux croisés dynamiques. Ses fonctionnalités de résumés sont peu robustes et parfois déroutantes
• Fonctionnalités analytiques: Le paramètre Google Analytics avec Sheets est assez complexe. Il manque également des fonctions statistiques complexes ou des outils de modélisation de données avancés

Google Sheets est un excellent outil pour l'organisation des données, les calculs de base et la modélisation des données fusionner des feuilles de données . Cependant, ses capacités sont limitées à ces cellules.

Lorsque vous avez besoin de gérer des tâches et des projets et de collaborer de manière plus complète, ClickUp -un vétéran de la gestion de projet - apparaît comme une alternative puissante .

Alternatives à Google Sheets

ClickUp

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La plateforme présente également un outil de feuille de calcul dédié qui intègre des fonctions avec des fonctionnalités robustes de gestion du travail et des projets.

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Améliorez la validation de vos données avec ClickUp

La validation des données est un concept qui transforme l'exactitude des données dans toutes les entreprises. En créant simplement des règles personnalisées, elle peut potentiellement rejeter toute donnée incorrecte dès qu'elle tente de s'y glisser.

Notre analyse détaillée de l'utilisation de la validation des données dans Google Sheets s'applique également à de nombreux autres tableurs.

Cela dit, si vous traitez des volumes de données plus importants ou si vous souhaitez établir une connexion entre vos projets et le traitement des données, la vue Tableur de ClickUp est un bien meilleur choix. S'inscrire à ClickUp et commencez à transformer la qualité de vos données.