Vous est-il déjà arrivé de vérifier deux fois vos rapports, inquiet d'avoir mal placé une décimale ?
Ou pire encore, vous avez peut-être découvert cette décimale mal placée et avez dû refaire votre rapport à partir de zéro ?
Des informations commerciales révolutionnaires et une reconnaissance bien méritée peuvent dépendre de l'exactitude et de l'intégrité des données contenues dans une simple feuille de calcul.
C'est là que la validation des données devient une nécessité.
La validation des données garantit que les données saisies dans un système ou une feuille de calcul répondent à des critères ou à des règles spécifiques. Elle vous évite de passer des heures à passer au crible des montagnes de données.
Comprendre comment tirer parti de la validation des données est la clé d'une gestion fluide des données.
Si vous utilisez l'application de tableur de Google, Google Sheets, comme 900 millions d'autres personnes dans le monde, ce guide est exactement ce qu'il vous faut.
Nous vous expliquerons tout, de la configuration des règles de validation de base à la maîtrise des techniques avancées, afin de garantir que vos données restent parfaitement propres et exemptes d'erreurs.
Comprendre les bases de la validation des données dans Google Sheets
La validation des données est un garde-fou vigilant qui garantit que seules les données correctes restent dans votre base de données Google Sheets. Comme la plupart des techniques de validation, cela implique de définir des paramètres spécifiques pour déterminer ce qui est autorisé et ce qui ne l'est pas.
Voici un exemple clair et logique pour vous aider à comprendre :
- Scénario : vous créez un formulaire de commande client personnalisé.
- Ce dont vous avez besoin : vous voulez vous assurer que les clients saisissent des données valides, telles qu'une adresse e-mail valide.
- La règle : le champ « E-mail » de votre feuille de calcul doit respecter un format d'adresse e-mail spécifique.
- Résultat : les règles de validation des données limitent les valeurs saisies par les utilisateurs et empêchent les données incorrectes. Elles vous permettent également de créer une fenêtre contextuelle pour informer le client du problème s'il met à jour des informations erronées.
Bien qu'il s'agisse d'un exemple assez simple, il montre à quel point la validation des données influe sur leur qualité.
Configurer la validation de données de base dans Google Sheets
Voici les six étapes à suivre pour créer des règles de validation des données dans Google Sheets :
Étape 1 : ouvrez votre feuille de calcul
Ouvrez votre feuille de calcul. Pour cela, nous allons nous baser sur l'exemple ci-dessus d'un formulaire de commande client.
Étape 2 : sélectionnez votre intervalle de données
Sélectionnez les cellules pour lesquelles vous souhaitez définir la règle.
Définissons une règle pour le champ Quantité de commande. Sélectionnez la cellule dans laquelle les clients ajouteraient leur quantité de commande, D8.
Étape 3 : accédez à l'option Validation des données
Dans le menu Données, sélectionnez « Validation des données » et cliquez sur « Ajouter une règle ».
Étape 4 : Définissez vos critères
Dans la section « Critères », choisissez le type de validation que vous souhaitez appliquer.
Ici, nous allons valider les nombres, sélectionner « inférieur ou égal à » et mettre à jour 100 dans le champ Valeur.
Étape 5 : définissez votre message d'erreur
Ensuite, accédez à la section « Options avancées ». Sous « Si les données ne sont pas valides », sélectionnez l'action à faire lorsqu'une personne saisit des données non valides. Vous pouvez également ajouter un texte d'aide pour guider les utilisateurs.
Ici, nous sélectionnerons « Rejeter la saisie » car votre entreprise ne pourra pas accepter la commande. Nous ajouterons également le texte d'aide « Commandez jusqu'à 100 pièces en une seule fois. »
Étape 6 : Enregistrer
Sélectionnez « Terminé » pour enregistrer et appliquer les règles que vous avez définies.
Note : il est préférable de configurer la validation des données avant de saisir vos données. En effet, les valeurs existantes ne seront pas vérifiées automatiquement. Pour valider les données existantes, vous devrez les vérifier manuellement ou les saisir à nouveau.
Grâce à ces étapes, la validation de base des données n'aura plus de secret pour vous !
Cela dit, avant d'explorer les techniques avancées, il est important de mieux comprendre les différents types de validation des données.
Types de validation des données
Bien que nous ayons utilisé des règles numériques dans la section précédente, un aperçu détaillé des différentes validations de données permet de garantir l'exactitude et la qualité.
Voici un aperçu des types de validation des données disponibles dans Google Sheets :
Nombre
Limitez la saisie de données à des valeurs numériques comprises dans un intervalle spécifié. Cela inclut des conditions telles que « supérieur à », « inférieur à », « égal à » ou même « compris entre un intervalle personnalisé ».
Texte
Limitez la saisie de texte en fonction de la longueur et de caractères spécifiques. Cela inclut également des modèles tels que les identifiants de e-mail ou les URL valides.
Date
Ce type de validation des données garantit que les valeurs saisies sont des dates valides ou qu'elles se situent dans un intervalle spécifique.
liste
Si vous devez limiter les saisies à une liste d'options, vous utiliserez la validation des données « Liste » ou « Menu déroulant ».
Cochez la case
Ici, vous limitez la saisie à cocher ou non une case. Vous pouvez également définir ce que signifie laisser le champ coché ou non coché. Cette fonction est particulièrement utile pour recueillir les préférences des clients et les checklists de qualité.
Bonus : prêt à transformer votre gestion des données ? Suivez notre guide étape par étape pour créer une base de données Google Sheets !
Techniques avancées de validation des données dans Google Sheets
Nous avons abordé les bases, mais Google Sheets propose des techniques de validation des données plus avancées, telles que des formules personnalisées et l'intégration de fonctionnalités dans l'application.
Formule personnalisée
Cette fonctionnalité est une forme avancée de validation des données dans Google Sheets, disponible lors de la définition des paramètres. Contrairement aux autres types de validation, une formule personnalisée vous permet de créer des règles qui vont au-delà des options de base telles que les nombres ou les dates.
Cette règle personnalisée est configurée à l'aide des formules que vous utilisez habituellement pour vos calculs. L'un des principaux avantages est que vous définissez le type de données autorisées dans une cellule grâce à cette formule logique avec une plus grande précision.
Les formules personnalisées créent des règles basées sur des éléments tels que les intervalles de cellules ou les dépendances. Elles vous permettent également d'ajouter plusieurs niveaux de réglementation.
Voici un exemple :
Scénario : imaginez que vous suiviez l'inventaire des produits avant l'expédition à un client.
Ce dont vous avez besoin :
Vous voulez vous assurer que la colonne « stock disponible pour expédition » n'accepte que :
- Nombres (aucun texte autorisé)
- Valeurs supérieures à zéro (vous ne pouvez pas avoir de stock négatif)
Règle de formule personnalisée :
=AND(ISNUMBER(A1), A1>0)
Ce guide décompose la règle en trois parties :
- ISNUMBER(A1) : vérifie si la valeur dans la cellule A1 est un nombre.
- A1>0 : vérifie si la valeur dans la cellule A1 est supérieure à zéro.
- ET(…): s'assure que les DEUX conditions sont vraies.
Résultat : vos clients disposent d'informations précises sur vos stocks, et vous n'avez plus à vous soucier des formules que vous avez utilisées, car les chiffres relatifs aux stocks sont toujours fiables et faciles à lire.
Intégrer la validation des données dans Google Sheets
La validation avancée des données implique également l'intégration d'autres fonctionnalités dans la validation des données.
Vous êtes perdu ? Passons en revue quelques intégrations avancées de validation des données qui améliorent les fonctions.
Utilisation du formatage conditionnel dans la validation des données
La validation des données dans Google Sheets s'associe facilement au formatage conditionnel, ce qui permet de créer des feuilles de calcul beaucoup plus interactives et claires.
Dans cette intégration, une règle de validation des données distincte déclenche un formatage conditionnel. Elle met en évidence les points de données importants ou les erreurs potentielles, ce qui facilite l'identification des tendances et des anomalies.
Voici un exemple clair pour vous montrer comment procéder :
Scénario : vous avez besoin d'une feuille de calcul pour la gestion de projet et le suivi de l'avancement des tâches. Elle doit mettre en évidence visuellement les retards par rapport au calendrier prévu.
Étape 1 : créez une feuille de calcul avec des colonnes pour le nom de la tâche, la date d'échéance et le statut. Ajoutez également vos dernières tâches et statuts.
Étape 2 : Allez dans Format et cliquez sur Mise en forme conditionnelle.
Note : vous pouvez créer une règle pour la colonne des dates d'échéance afin de vous assurer que l'utilisateur saisit une date valide.
Étape 3 : Ajoutez votre règle de validation des données en la liant à la validation des données.
Ici, nous utiliserons la formule personnalisée « =AND(TODAY() > C2, D2 <> « Achevé ») ».
Voici comment cela fonctionne :
- TODAY() : cette fonction renvoie la date du jour.
- TODAY() > C2 : cette fonction vérifie si la date du jour est postérieure à la date indiquée dans le champ « Date d'échéance ».
- D2 <> « Achevé » : cette fonction vérifie si le champ « Statut » n'est PAS « Achevé ».
- =AND : cette fonction vérifie que les deux conditions sont remplies.
Étape 4 : ajoutez votre style de mise en forme. Ici, nous conserverons le résultat en rouge (car il est en retard).
Une fois que vous avez cliqué sur « Terminé », vos règles seront actives. Le « Rapport de performance » est en attente et en retard.
Lier la validation des données à l'automatisation
L'automatisation est une autre technique avancée de validation des données qui est une fonctionnalité de Google Sheets.
Google présente ici sa fonctionnalité App Script, qui crée un code qui déclenche une action en fonction de votre boîte de dialogue de validation des données.
Voici un exemple d'automatisation des approbations de dépenses grâce à la validation des données :
Si votre règle de validation des données stipule que :
- Le champ « Approbation requise » est « VRAI » (ce qui signifie que la case est cochée).
- ET le champ « Statut » est « En attente ».
Vous pouvez écrire un code qui déclenche l'envoi d'un e-mail contenant tous les détails des dépenses à votre responsable, en fonction des données saisies dans le champ « E-mail de l'approbateur ».
Bonus : vous pouvez débloquer toute la puissance de Google Sheets en tant que CRM grâce à notre guide facile à suivre et à nos modèles prêts à l'emploi.
Applications pratiques : liste déroulante et validation des données
Bien que nous ayons abordé plusieurs techniques de validation des données, une méthode se démarque dans presque toutes les applications concrètes et mérite d'être approfondie : la liste déroulante.
Pour commencer, voici les étapes à suivre pour créer une liste déroulante à l'aide de la validation des données dans Google Sheets :
Étape 1 : Dressez la liste de vos options
Créez votre feuille de calcul et dressez la liste de ce que vous souhaitez voir apparaître dans votre menu déroulant.
Pour cela, nous examinerons l'intégration des employés dans le cadre de votre feuille Google CRM.
Ensuite, allez dans l'onglet Données, puis Validation des données et « Ajouter une règle ».
Étape 2 : effectuez la sélection du menu déroulant dans la validation des données
Une fois la boîte de dialogue des règles de validation des données ouverte, sélectionnez l'intervalle de cellules (ici, il s'agit de toute la colonne « Département »), puis choisissez vos critères.
Il existe deux types de critères dans les listes déroulantes.
- Liste déroulante : cela implique d'ajouter manuellement vos options (départements).
- Liste déroulante (à partir d'un intervalle) : cela vous permet de choisir un intervalle de cellules et d'ajouter automatiquement les valeurs des cellules comme options de liste.
Note : chaque option de la liste peut également se voir attribuer une couleur afin de rendre le tout plus esthétique et attrayant. Vous devez mettre à jour manuellement chaque couleur lorsque la liste change en fonction des données de référence.
Étape 3 : cliquez sur Terminé et vérifiez
La dernière étape consiste à cliquer sur « Terminé » et à observer la validation s'afficher dans les cellules.
Dans cet exemple, toutes les options de votre liste s'affichent lorsque vous cliquez sur le champ « Département ».
Et voilà, votre liste déroulante est prête. Cependant, la création d'une liste déroulante de base n'est que le début de cette méthode polyvalente de validation des données. Voyons maintenant comment utiliser un niveau supplémentaire de validation des données.
Listes déroulantes dépendantes dans Google Sheets
Si les listes déroulantes permettent de cibler les réponses, Google Sheets offre également la possibilité de créer des listes déroulantes dépendantes afin d'étendre le contrôle aux champs de données suivants.
Une liste déroulante dépendante de filtres actifs sera utilisée pour réviser la liste des options. En créant ces filtres, les options d'une liste déroulante changent en fonction de la sélection effectuée dans une liste déroulante précédente.
Cette validation dynamique des données est extrêmement utile pour organiser et filtrer efficacement les données, en particulier lorsque vous traitez des ensembles de données volumineux.
💡 Conseil de pro : il est important de garder à l'esprit que vous n'avez pas besoin d'accéder à la validation des données chaque fois que vous avez besoin d'une liste déroulante ou d'une case à cocher. Une astuce rapide dans Google Sheets consiste à utiliser l'onglet Insertion, qui est facilement accessible.
Résolution des problèmes courants liés à la validation des données
Maintenant que vous savez comment configurer les validations de données, vous rencontrerez également des erreurs courantes. Qu'elles proviennent de la saisie, de l'utilisation ou de problèmes complexes liés aux intervalles, il est essentiel de savoir comment les gérer.
Voici deux problèmes ou erreurs courants et comment les résoudre :
Erreur n° 1 : les données que vous avez saisies enfreignent les règles de validation des données définies pour cette cellule
Ce message d'erreur s'affiche lorsque vous essayez d'entrer des données dans une cellule qui ne respecte pas la règle que vous avez définie pour valider les données de cette cellule.
Cela signifie très probablement l'une des choses suivantes :
- La valeur saisie ne correspond pas aux critères spécifiés (par exemple, intervalle de valeurs numériques, liste des valeurs autorisées, formule personnalisée).
- Les règles établies posent problème.
Lorsque cela se produit, même si la valeur saisie semble correcte, voici les principales étapes de dépannage à suivre :
- Assurez-vous que les critères de validation des données sont précis et logiques.
- Vérifiez qu'il n'y a pas de fautes de frappe, d'espaces supplémentaires, de majuscules/minuscules incorrectes ou de différences de type de données.
- Retapez manuellement pour éliminer les caractères cachés si la valeur a été collée.
- Vérifiez s'il existe des références circulaires susceptibles de provoquer des conflits si la règle de validation implique des formules.
Erreur n° 2 : problèmes liés au tri des filtres pouvant compromettre la validation des données
Un autre problème survient lors de l'application de filtres ou du tri des données. Cela perturbe le fonctionnement des listes déroulantes dépendantes ou d'autres fonctionnalités de validation des données. Cela peut entraîner des options incorrectes ou vides dans les listes dépendantes ou des règles de validation incorrectement appliquées.
Voici les facteurs courants à l'origine de ces erreurs :
- Si votre validation des données repose sur des intervalles nommés et que ces intervalles ne sont pas configurés pour s'ajuster automatiquement lorsque les données sont filtrées ou triées, les références sont rompues.
- L'utilisation de références relatives dans les formules de validation des données pose des problèmes lorsque la position des données change en raison d'un filtrage ou d'un tri.
- Certaines installations de validation des données ne sont pas compatibles avec la manière dont Google Sheets gère le filtrage et le tri, ce qui peut entraîner un comportement inattendu.
Si vous souhaitez résoudre ce problème, vous devez
- Rendez les intervalles nommés dynamiques : si vous utilisez des intervalles nommés, assurez-vous qu'ils sont dynamiques et qu'ils se mettent à jour automatiquement lorsque les données sont filtrées ou triées. Pour ce faire, utilisez des formules dans les définitions des intervalles nommés afin de prendre en compte le filtrage ou le tri.
- Utilisez des références absolues : dans vos formules de validation des données, remplacez les références relatives par des références absolues (par exemple, $A$1) afin de vous assurer qu'elles pointent toujours vers les bonnes cellules, même après un filtrage ou un tri.
- Introduisez des colonnes d'aide : envisagez de créer des colonnes d'aide pour stocker les données originales non filtrées. Référez-vous à ces colonnes d'aide dans vos formules de validation des données afin qu'elles ne soient pas affectées par le filtrage ou le tri.
Défis et limites de Google Sheets
Bien que Google Sheets soit utilisé par de nombreuses personnes et offre des fonctionnalités qui se mettent à jour en temps réel, voici quelques défis et limites qui y sont associés :
- Performances avec des ensembles de données volumineux : lorsque vous travaillez avec des milliers de lignes et des calculs complexes, cette application de productivité devient souvent lente.
- Formatage limité : lorsque vous utilisez Google Sheets, vous remarquerez qu'il est assez difficile de créer des dispositions visuellement attrayantes ou précises. Ses options de formatage et de visualisation sont assez limitées.
- Pas de vérification orthographique : contrairement à d'autres tableurs, cette application ne dispose pas d'un correcteur orthographique. Cela rend son utilisation assez peu pratique pour traiter des données en texte ou pour créer des documents.
- Tableaux croisés dynamiques déroutants : Google Sheets n'a pas fait ses preuves en matière de création et de manipulation de tableaux croisés dynamiques. Ses fonctionnalités de résumé ne sont pas très performantes et peuvent parfois prêter à confusion.
- Fonctionnalités analytiques : la configuration de Google Analytics avec Sheets est assez complexe. Il manque également des fonctions statistiques complexes ou des outils avancés de modélisation des données.
Google Sheets est un excellent outil pour organiser des données, effectuer des calculs de base et fusionner des feuilles de données. Cependant, ses capacités sont limitées à ces cellules.
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Alternatives à Google Sheets
| Fonctionnalité | Google Sheets | ClickUp |
|---|---|---|
| Fonctionnalités des feuilles de calcul | ✅ | ✅ |
| Gestion des tâches | ❌ | ✅ |
| Gestion de projet | ❌ | ✅ |
| Collaboration | ✅ | ✅ |
| Intégrations | ✅ | ✅ |
| Diagrammes de Gantt | ❌ | ✅ |
| Suivi du temps | ❌ | ✅ |
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