Comment créer un journal des décisions pour assurer la réussite de la gestion de projet ?

En moyenne, une personne prend environ 35 000 décisions par jour. Mais en tant que gestionnaire de projet, vous pouvez avoir l'impression de prendre le double de ce nombre, surtout lorsque vous devez jongler avec plusieurs tâches.

Une étude de McKinsey a montré que les processus de prise de décision occupe une grande partie du temps d'un manager - jusqu'à 70 % pour certains cadres supérieurs .

Ce qui est encore plus important, c'est le suivi de ces décisions, car il peut être tout aussi important que les décisions elles-mêmes. Le journal des décisions relatives aux produits est un outil qui peut s'avérer utile à cet égard.

Sous-estimé et pourtant essentiel, il permet de mieux suivre le cycle de vie de la gestion de projet.

Dans cet article, nous vous aidons à découvrir pourquoi un journal des décisions est essentiel pour suivi du projet et les bonnes pratiques pour une gestion de projet réussie.

⏰ Résumé en 60 secondes

• **Les journaux des décisions permettent de suivre les décisions clés du projet, y compris leur justification, les alternatives, les risques et les éléments d'action. Ils améliorent la transparence, le compte rendu et la communication
• Éléments clés: Énoncé de la décision, date, décideurs, justification, alternatives, risques, éléments d'action, propriétaires et échéances
• Types de décisions consignées: Stratégiques, tactiques, opérationnelles, liées au risque et controversées
• Quand l'utiliser: Projets complexes, environnements à rythme rapide, équipes distribuées, atténuation des risques, et révisions post-projet
• Avantages: Améliore la communication, renforce le compte rendu et rationalise la documentation du projet
• Comment créer: Utilisez des outils tels queClickUp pour les journaux de décisions structurés, la collaboration en temps réel et l'enchaînement des tâches
• Automatisation: Automatisez les mises à jour et les notifications pour maintenir les journaux de décision à jour sans effort manuel
• Modèle ClickUp: Offre des champs personnalisés, des statuts, des vues et un journal des décisions complet pour améliorer la gestion du projet

🧠 Fun Fact: Traditionnellement, les décisions relatives aux projets étaient consignées dans les procès-verbaux des réunions. Au fil du temps, le besoin d'un enregistrement plus structuré et plus accessible a conduit au développement de journaux de décision dédiés, garantissant que les choix critiques étaient facilement traçables et non enfouis dans de longs documents.

Comprendre les journaux de décision

Avant de commencer, voyons d'abord ce que sont les journaux des décisions, décomposons leurs composants clés et examinons les différents types de journaux des décisions que vous pouvez créer.

Qu'est-ce qu'un journal des décisions ?

Un journal des décisions est un enregistrement structuré des décisions clés prises tout au long d'un projet. Il contient des détails tels que la décision elle-même, les raisons qui l'ont motivée, les alternatives envisagées et les parties prenantes impliquées.

La maintenance d'un journal des décisions permet d'améliorer la transparence, le compte rendu et la communication au sein de l'équipe du projet, en particulier lors de l'utilisation de différents systèmes d'information techniques de prise de décision en groupe .

$$$a Composantes d'un journal des décisions

Un journal des décisions de projet bien structuré comprend généralement les éléments suivants :

1. Énoncé de la décision: Un résumé clair et concis de la décision prise, rédigé de manière à être facilement compris par l'ensemble de l'équipe
2. Date de la décision: La date à laquelle la décision a été prise, ce qui permet de suivre l'échéancier du projet et d'identifier les retards éventuels
3. Les décideurs: Les personnes responsables de la prise de décision, ce qui garantit la responsabilité et la transparence au sein de l'équipe
4. Justification: Le raisonnement qui sous-tend la décision, en fournissant le contexte et en apportant une assistance à la justification du choix
5. Alternatives envisagées: Une liste des autres options évaluées avant d'arriver à la décision finale, démontrant un processus de prise de décision approfondi
6. Risques potentiels et stratégies d'atténuation: Une évaluation des risques potentiels liés à la décision ainsi que des stratégies visant à les atténuer et à réduire l'impact négatif
7. Éléments d'action: Tâches ou étapes spécifiques nécessaires à la mise en œuvre de la décision, garantissant qu'elle est effectivement appliquée
8. Propriétaires et date d'échéance: Les personnes responsables de chaque élément d'action et leurs dates d'échéance respectives, en favorisantla responsabilisation de l'équipe et le suivi de la progression

Types de décisions enregistrées

Les décisions sont l'élément vital de tout projet, car elles en déterminent l'orientation et en façonnent les résultats. C'est pourquoi un journal des décisions doit être suffisamment polyvalent pour saisir les nuances des différents projets styles de prise de décision . Examinons les types de décisions qui peuvent être enregistrées :

1. Décisions stratégiques: Il s'agit de décisions de haut niveau qui ont un impact sur l'orientation générale du projet, en particulier dans les projets à long terme. Elles sont cruciales pour aligner le projet sur les objectifs plus larges de l'organisation
2. Décisions tactiques: Ces décisions sont de niveau intermédiaire et assistent la mise en œuvre des objectifs stratégiques. Elles impliquent souvent une délégation aux membres de l'équipe du projet et requièrent des décisions claires et précisesmodèles de communicationen particulier dans les équipes interfonctionnelles ou dispersées
3. Décisions opérationnelles: Il s'agit des décisions quotidiennes qui garantissent le bon déroulement du projet. Elles sont souvent prises par des membres individuels de l'équipe ou par de petits groupes et nécessitent généralement une prise de décision rapide et efficace
4. Décisions liées aux risques: Souvent prises pour faire face à des risques identifiés ou à des menaces potentielles pour le projet, ces décisions peuvent impliquer des stratégies d'atténuation, des plans d'urgence ou d'autres mesures visant à minimiser les impacts négatifs et à gérer l'incertitude
5. Décisions controversées: Il peut s'agir de décisions qui suscitent des désaccords ou des débats au sein de l'équipe. Le fait de les consigner assure la transparence, aide à justifier la raison d'être et permet à tout le monde de rester sur la même page, même si les opinions divergent

Conseil professionnel: Ne vous contentez pas d'enregistrer la décision elle-même, saisissez le raisonnement qui la sous-tend. Expliquez brièvement les raisons pour lesquelles vous avez choisi telle ou telle ligne de conduite. Ce contexte est inestimable pour une consultation ultérieure et peut éviter des malentendus par la suite.

**A lire également Comment prendre une décision de manière efficace et rapide

Quand utiliser les journaux de décision

En tant que gestionnaire de projet, les décisions se succèdent à un rythme effréné. Sans une méthode structurée pour les documenter, vous risquez des erreurs de communication et une perte de compte au sein de vos équipes. C'est là que les journaux des décisions deviennent inestimables.

Ils améliorent la collaboration au sein de l'équipe tout en faisant office d'enregistrement centralisé.

Voici les scénarios clés dans lesquels un journal des décisions devient indispensable :

• Projets complexes: Pour les projets avec de multiples parties prenantes, dépendances ou livrables, un journal des décisions permet de suivre chaque choix, en assurant l'alignement avec le projetméthodologies de gestion de projet
  • **Pour les équipes travaillant dans des délais très courts, les journaux des décisions permettent d'accéder rapidement aux décisions collées, réduisant ainsi les retards causés par des discussions répétées ou l'incertitude
• Équipes distribuées: Dans les installations distantes ou hybrides, les journaux des décisions améliorent la collaboration au sein de l'équipe. Ils servent de source unique de vérité, permettant à tous les membres de rester dans le coup, quel que soit leur emplacement
• Atténuation des risques : Ils aident à identifier les schémas de prise de décision, fournissent des informations sur les risques et permettent d'ajuster les stratégies de manière proactive
• **Les journaux des décisions sont précieux pour analyser les résultats et affiner les processus

Astuce : Croisez les décisions de votre journal avec les documents relatifs au projet, tels que les documents relatifs aux exigences, les procès-verbaux des réunions ou les évaluations des risques. Cela permet de créer une piste d'audit claire et de fournir un contexte précieux pour chaque décision.

Avantages de l'utilisation des journaux de décision

Un journal des décisions ne se limite pas à la tenue d'archives : il s'agit d'un outil stratégique pour votre équipe. Lorsqu'il est correctement maintenu, il fait plus que suivre les choix ; il favorise la collaboration, la responsabilisation et l'organisation. Voici comment :

1. Amélioration de la communication

Considérez le journal des décisions comme le carnet de route commun de votre équipe. Il s'agit d'un espace centralisé où chacun peut accéder aux mêmes informations concernant les décisions clés et les raisons pour lesquelles elles ont été prises.

En tant que gestionnaire de projet, la plupart des décisions que vous prenez ont une incidence non seulement sur votre équipe, mais aussi sur d'autres secteurs verticaux. Le fait de documenter le processus de prise de décision et d'attribuer les responsabilités permet de réduire les malentendus et de s'assurer que tout le monde est synchronisé avec les objectifs du projet.

En outre, le fait de connaître le "pourquoi" des décisions renforce la confiance et favorise le travail d'équipe.

2. Renforcement de la responsabilité

La responsabilisation devient un jeu d'enfant lorsque les éléments de l'action sont associés à des noms spécifiques. Votre journal des décisions contiendra les noms des personnes de référence et d'autres noms importants qui sont indispensables à la poursuite des activités.

Ce journal permet non seulement de suivre la progression en cours, mais sert également d'historique, ce qui est parfait pour revoir les choix passés et en tirer des enseignements. En suivant chaque décision et son impact, les équipes peuvent éviter les faux pas et maintenir leurs projets sur la bonne voie.

3. Une documentation de projet rationalisée

De l'intégration des nouveaux membres de l'équipe à la préparation des audits, une documentation de projet bien maintenue est essentielle documentation du projet est une mine d'informations. Votre projet est à l'épreuve du temps si votre journal des décisions est mis à jour régulièrement.

Il regroupe tous les détails essentiels dans un document facile à consulter, ce qui rend les transferts et les contrôles de conformité plus fluides que jamais.

**A lire également 12 défis de la gestion de projet et comment les résoudre

Comment créer et maintenir un journal des décisions dans la gestion de projet

Heureusement, il existe une méthode simple pour commencer à maintenir des journaux de décisions. ClickUp l'application Tout pour le travail, est très utile ici. ClickUp pour les équipes de gestion de projet peut vous aider à créer et à maintenir un journal des décisions impeccable. Ajoutez des outils de gestion des tâches, de documentation, de brainstorming et de visualisation ainsi que des intégrations populaires, et vous avez un kit de gestion de projet gagnant. Il y a tant de choses que votre équipe peut réaliser en une journée !

Jetons un coup d'œil à la création et à la gestion d'un journal des décisions sur ClickUp :

Étape 1 : Créer un nouveau document ou une nouvelle liste de tâches

Vous gérez des projets complexes ou vous cherchez un hub central pour l'historique des décisions de votre équipe ? Documents ClickUp offre la flexibilité et l'adaptabilité nécessaires pour répondre à vos besoins. Et il peut servir de point de départ à votre journal des décisions !

Liez vos tâches et ClickUp Docs pour créer des relations contextuelles au sein de vos flux de travail

Voici comment ClickUp Docs peut vous aider :

• Conception personnalisable: Créez un journal des décisions professionnel et organisé grâce aux pages imbriquées, aux modèles et aux options de style de ClickUp. Ajoutez des tableaux pour les données structurées et mettez en forme le document en fonction des besoins de votre flux de travail
• Collaboration en temps réel: Collaborez avec votre équipe en modifiant votre journal des décisions en cours. Utilisez des étiquettes et des commentaires pour discuter des décisions, assignez directement des éléments d'action et convertissez le texte en tâches traçables pour assurer le suivi de chaque problème
• Accès centralisé: Liez votre journal des décisions aux tâches liées et aux projets, afin de faciliter l'accès à toutes les informations connexes en un seul endroit. Gardez votre équipe alignée et informée en connectant Teams à vos flux de travail
• Gestion améliorée des flux de travail: Ajoutez des widgets pour mettre à jour le statut des projets, assigner des tâches ou modifier les flux de travail sans changer d'onglet. Cette intégration garantit que votre journal de décisions est toujours à jour et exploitable
• Recherche d'informations sans effort : Utilisez le Hub Documents pour rechercher, trier et filtrer vos ressources. Avec des wikis vérifiés, des modèles préconstruits et des outils de recherche, trouver l'information dont vous avez besoin est rapide et facile

Étape 2 : Lier les décisions aux tâches et projets pertinents

Un bon journal des décisions ne se contente pas d'enregistrer les choix, il les connecte à des étapes exploitables et à des résultats concrets.

Avec Tâches ClickUp avec ClickUp Tasks, vous pouvez lier chaque décision directement aux tâches et projets qui lui sont liés. Cela garantit une connexion claire entre les décisions et leurs implications pratiques, même lorsque vous gérez plusieurs équipes.

Configurez des dépendances dans ClickUp Tasks afin de pouvoir lier les décisions à vos flux de travail et de voir leur impact sur chaque tâche

_Il est utilisé par l'ensemble de notre agence comme outil de gestion de tous nos projets, des tâches, des échéanciers et de la facturation. Il a remplacé un ancien système et nous a permis de passer à une gestion de projet plus agile en termes de flux et d'améliorer la communication interne Mike Muller vice-président exécutif, Stevens Advertising

Voici comment vous pouvez rendre votre journal de décision plus exploitable :

• Liez les tâches liées et dépendantes: Créez un réseau de contexte en liant les tâches liées ou dépendantes à vos décisions. Cela permet d'afficher clairement l'impact des décisions sur d'autres aspects de votre projet
• Suivre la progression et éviter les goulets d'étranglement: En liant les tâches aux décisions, vous pouvez suivre directement leur progression et identifier rapidement les goulets d'étranglement potentiels. Veillez à ce que vos décisions soient non seulement documentées, mais aussi exécutées de manière efficace
• Visualisez le travail sur plusieurs listes: Facilitez le travail interfonctionnel en ajoutant des tâches ou des sous-tâches à plusieurs listes. Les tâches conservent leur statut d'origine, leur priorité, leurs Automatisations et leurs champs personnalisés, ce qui garantit une visibilité et un alignement cohérents au sein de votre équipe

Étape 3 : Personnaliser le journal des décisions

Lors de la création d'un journal des décisions, il n'y a pas de taille unique. Chaque projet a des besoins uniques. Pour certains, le suivi des dates de décision pourrait être plus important, tandis que pour d'autres, il pourrait s'agir d'évaluer les impacts.

Avec l'aide de Champs personnalisés ClickUp vous pouvez concevoir un journal des décisions adapté à votre projet, en veillant à ce que votre équipe saisisse les détails les plus importants.

Créez différents champs personnalisés ClickUp en fonction de votre journal de décision pour différents projets

Voici comment cette fonctionnalité peut améliorer votre journal des décisions :

• Ajouter les détails essentiels de la décision: Inclure des champs personnalisés pour les informations clés telles que les dates de décision, les parties prenantes, la justification et les évaluations d'impact. Ces champs facilitent la documentation de chaque décision avec clarté et contexte
• Suivez et gérez les décisions: Personnalisez les menus déroulants, ajoutez des champs numériques ou suivez la progression avec les détails du client ou de la partie prenante en un seul endroit. Il n'y a pas de limite au nombre de champs personnalisés que vous pouvez ajouter par décision
• Triez et filtrez ce qui compte le plus: Mettez en évidence les décisions critiques en commandant les champs par ordre d'importance. Utilisez les options de filtrage pour trouver rapidement des éléments spécifiques ou éliminer le fouillis pour une compréhension plus rapide
• Automatisation des calculs pour les données numériques: Besoin de calculer le coût potentiel d'une décision ou de comparer les scores pour les évaluations d'impact ? Effectuez rapidement des calculs entre les champs personnalisés numériques pour faire des choix éclairés

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Étape 4 : Permettre la collaboration entre les équipes

La collaboration et une communication fluide jouent un rôle indéniablement puissant dans la maintenance d'un registre de décisions complet. Et ClickUp Discuter et ClickUp Attribuer des commentaires rendent ce processus gratuit.

/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2025/01/image-495-1400x932.png ClickUp Chat : gestion de projet du journal de décision /$$img/

Centralisez la communication de votre équipe avec ClickUp Chat

Voici comment ils peuvent faciliter la collaboration sur les journaux de décision :

• Communication rationalisée: Utilisez Chat pour discuter des décisions en temps réel sans passer à une autre plateforme. Collaborez avec des individus ou des groupes, partagez des mises à jour et créez même des tâches directement à partir des messages Chat
• Résumés alimentés par l'IA: Restez au fait des discussions grâce à IA Catchup, qui résume les conversations manquées. Restez toujours à jour sur les discussions liées aux décisions, ce qui vous évite de faire défiler d'anciens fils de discussion
• Commentaires exploitables: Transformez les retours d'information ou les approbations en étapes exploitables en attribuant des commentaires en tant que tâches. Les assignés doivent les achever avant de fermer la tâche principale afin que chaque détail soit pris en compte
• Suivez et approuvez en temps réel: Utilisez les commentaires pour poser des questions, demander des approbations ou documenter les victoires directement sur les tâches, les documents ou les pièces jointes. Les commentaires sont ainsi centralisés, ce qui permet de conserver un journal des décisions précis et complet

Utilisez ClickUp Assigned Comments pour créer des tâches à partir des commentaires afin de prendre des mesures instantanément

Étape 5 : Automatisation des mises à jour et des notifications

La gestion d'un journal détaillé des décisions relatives à un projet peut prendre beaucoup de temps, surtout lorsqu'elle implique des mises à jour régulières, des rappels et des notifications. Avec Automatisations ClickUp grâce à ClickUp Automations, vous pouvez simplifier le processus et maintenir votre journal des décisions à jour sans travail manuel supplémentaire.

/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2025/01/image-497.png ClickUp Automatisation : gestion de projet du registre des décisions /$$img/

Branchez votre journal de décision avec IA dans ClickUp Automatisations et remplissez des champs personnalisés pour envoyer des rappels, des notifications de mise à jour et des analyses de données

Voici comment vous pouvez utiliser cette fonctionnalité :

• Automatiser les attributions de tâches et les mises à jour: Utilisez des modèles préconstruits pour gérer les tâches répétitives telles que l'attribution de responsabilités et la mise à jour des statuts lorsque de nouvelles décisions sont ajoutées. Assurez-vous que chaque décision est invitée, instructions et mise en œuvre
• Mises à jour dynamiques des assignés: Conservez la flexibilité de vos automatisations en assignant des tâches à des groupes dynamiques, tels que les observateurs de tâches ou la personne qui a déclenché une mise à jour. Cette adaptabilité permet de s'assurer que les notifications et les tâches sont toujours envoyées aux bonnes personnes
• Envoyez des notifications en temps voulu: Mettez en place des automatisations par e-mail pour alerter les membres de l'équipe sur les nouvelles décisions ou les mises à jour des paramètres existants. Gardez les parties prenantes informées et engagées sans avoir à rédiger manuellement des mises à jour

Si vous cherchez quelque chose de plus simple pour commencer, la solution Modèle de journal des décisions de gestion de projet ClickUp peut vous aider à créer votre journal des décisions sans avoir à partir de zéro. Il est conçu pour vous aider à gérer la prise de décision avec précision sans risquer d'oublier des détails.

/$$$cta/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2025/01/image-498.png Modèle de journal des décisions pour la gestion de projet ClickUp https://app.clickup.com/signup?template=t-200543326&department=pmo Télécharger ce modèle /$cta/

Voici ce qu'il offre :

• Statuts personnalisés: Suivez la progression des décisions grâce à des statuts personnalisés tels que À examiner, En cours d'examen, Approuvé, Refusé et Abandonné. Vous avez besoin de plus d'options ? Vous pouvez les ajouter rapidement
• Champs personnalisés: Saisissez les détails essentiels à l'aide d'attributs tels que Approbateur, Aspect du projet et Impact. Vous pouvez ainsi savoir qui a approuvé une décision, quels sont les domaines concernés et quel est son impact global
• Vues personnalisées: Accédez à vos données décisionnelles et organisez-les à l'aide de quatre vues distinctes :
  
  • journal des décisions : Une liste complète de toutes les décisions
  • tableau des décisions_ : Tableau visuel pour un suivi rapide
  • calendrier : Suivi des décisions sur la base d'un échéancier
  • guide de démarrage : Un aperçu structuré pour vous préparer à la réussite

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Améliorer la gestion de projet grâce à un enregistrement efficace des décisions

Dans la gestion de projet, une seule décision peut changer la donne en matière d'échéancier, de budget et de résultats. Mais si vous disposez d'un journal des décisions solide, votre équipe peut trouver la cause et l'effet de chacun de ces éléments assez facilement.

Maintenant que vous savez comment créer votre journal des décisions, voici comment un document efficace peut améliorer la gestion de projet :

L'importance des journaux des décisions dans la gestion de projet

À mi-parcours de votre grand projet, une nouvelle partie prenante se demande pourquoi un itinéraire spécifique a été choisi l'année dernière. C'est la panique et les regards confus lors de votre conférence de presse.

Si vous disposez d'un solide journal des décisions, tout ce que vous avez à faire, c'est de revenir sur la décision. De la raison pour laquelle vous avez pris cette décision à l'impact qu'elle a eu, vous disposez d'une clarté absolue. La maintenance d'un registre à chaque étape améliore la communication, atténue les risques et s'avère utile à tout moment de votre carrière cycle de vie de la gestion de projet .

Rôle dans l'automatisation des processus d'entreprise (BPA)

Certes, la maintenance du journal des décisions semble être un processus fastidieux. Mais avec des outils comme ClickUp, vous pouvez automatiser non seulement la fonction du journal, mais aussi vos processus d'entreprise.

Pensez aux parties prenantes qui sont informées des changements sans intervention manuelle et aux tâches de suivi qui sont assignées automatiquement. Cela permet également de réduire les erreurs et d'accélérer le processus le suivi du projet en raison d'un effort humain minimal.

Connexion au triangle de la gestion de projet

Le triangle de la gestion de projet - portée, temps et coût - est au cœur de tout projet. Les journaux des décisions aident les équipes à équilibrer ces contraintes en documentant les compromis et leurs implications.

Imaginez un projet de développement de logiciel dans lequel votre client demande une fonctionnalité supplémentaire à la fin de l'échéancier. L'ajout de cette fonctionnalité augmenterait la portée du projet et aurait une incidence sur les délais et les coûts. Votre équipe accepte de respecter le délai, mais à un coût plus élevé.

Votre journal des décisions contiendra désormais la justification des décisions prises et la manière dont elles ont influencé le résultat. En tant que gestionnaires de projet, vous pouvez démontrer de manière transparente comment les décisions s'alignent sur les objectifs stratégiques et s'adaptent à l'évolution des besoins.

🧠Fun Fact: Le Domesday Book est l'un des premiers exemples de journal des décisions, compilé en 1086 à la demande du roi Guillaume le Conquérant. Le livre contenait des informations sur la propriété et les ressources en Angleterre, ainsi que des informations sur les décisions qui ne pouvaient pas être modifiées.

Simplifier et réussir avec les journaux de décision sur ClickUp

Simple dans son concept mais inestimable pour les gestionnaires de projet, le journal des décisions sert de passerelle vers un projet plus transparent et plus collaboratif.

Grâce à l'outil de gestion de projet de ClickUp, vous pouvez améliorer votre journal des décisions. C'est là que vous pouvez personnaliser des modèles tout en collaborant avec des équipes interfonctionnelles - tout en automatisant votre flux de travail.

Prêt à débloquer une prise de décision plus intelligente et à assurer la réussite de vos projets ? Inscrivez-vous sur ClickUp aujourd'hui !