En moyenne, une personne prend environ 35 000 décisions par jour. Mais en tant que chef de projet, vous pouvez avoir l'impression d'en prendre deux fois plus, surtout lorsque vous jonglez avec plusieurs tâches.
Une étude McKinsey a montré que le processus décisionnel occupe une grande partie du temps des managers, jusqu'à 70 % pour certains cadres supérieurs.
Il est encore plus important de suivre ces décisions, car cela peut être tout aussi important que les décisions elles-mêmes. Un outil qui peut s'avérer utile à cet égard est le journal des décisions relatives aux produits.
Sous-estimés mais essentiels, les journaux de décisions produits permettent de mieux suivre le cycle de vie de la gestion de projet.
Dans cet article, nous vous aidons à découvrir pourquoi un journal des décisions est essentiel au suivi d'un projet, comment en créer un et quelles sont les bonnes pratiques pour réussir la gestion de projet.
⏰ Résumé en 60 secondes
- Les bases : les journaux de décision permettent de suivre les décisions clés du projet, y compris les justifications, les alternatives, les risques et les éléments à prendre. Ils améliorent la transparence, la responsabilité et la communication.
- Éléments clés : déclaration de décision, date, décideurs, justification, alternatives, risques, mesures à prendre, propriétaires et délais.
- Types de décisions consignées : stratégiques, tactiques, opérationnelles, liées aux risques et controversées.
- Quand l'utiliser : projets complexes, environnements en évolution rapide, équipes dispersées, atténuation des risques et revues post-projet.
- Avantages : améliore la communication, renforce la responsabilité et rationalise la documentation du projet.
- Comment créer : Utilisez des outils tels que ClickUp pour créer des journaux de décision structurés, collaborer en temps réel et lier les tâches entre elles.
- Automatisation : automatisez les mises à jour et les notifications pour maintenir les journaux de décision à jour sans effort manuel.
- Modèle ClickUp : propose des champs personnalisés, des statuts, des vues et un journal des décisions complet pour améliorer la gestion de projet.
Comprendre les journaux de décision
Avant de commencer, voyons d'abord ce que sont les journaux de décision, analysons leurs principaux composants et examinons les différents types de journaux de décision que vous pouvez créer.
Qu'est-ce qu'un journal des décisions ?
Un journal des décisions est un registre structuré des décisions clés prises tout au long d'un projet. Il contient des informations telles que la décision elle-même, la justification qui la sous-tend, les alternatives envisagées et les parties prenantes impliquées.
En tenant un journal des décisions, vous améliorez la transparence, la responsabilité et la communication au sein de l'équipe du projet, en particulier lorsque vous utilisez différentes techniques de prise de décision en groupe.
🧠 Anecdote : Traditionnellement, les décisions relatives aux projets étaient consignées dans les procès-verbaux des réunions. Au fil du temps, le besoin d'un registre plus structuré et plus accessible a conduit à la création de registres de décisions dédiés, garantissant que les choix critiques soient facilement traçables et ne soient pas noyés dans de longs documents.
Composantes d'un journal des décisions
Un journal des décisions du projet bien structuré comprend généralement les éléments suivants :
- Déclaration de décision : résumé clair et concis de la décision prise, rédigé de manière à être facilement compris par l'ensemble de l'équipe.
- Date de décision : date à laquelle la décision a été finalisée, ce qui permet de suivre l'échéancier du projet et d'identifier les retards potentiels.
- Décideurs : les personnes chargées de prendre les décisions, de garantir la responsabilité et la transparence au sein de l'équipe.
- Justification : le raisonnement qui sous-tend la décision, fournissant le contexte et apportant l’assistance nécessaire à la justification du choix.
- Alternatives envisagées : Une liste des autres options évaluées avant d'arriver à la décision finale, démontrant un processus décisionnel rigoureux.
- Risques potentiels et stratégies d'atténuation : une évaluation des risques potentiels liés à la décision, ainsi que des stratégies pour les atténuer et réduire leur impact négatif.
- Éléments à prendre en compte : Tâches ou étapes spécifiques nécessaires à la mise en œuvre de la décision, afin de garantir son exécution efficace.
- Responsables et dates d'échéance : les personnes responsables de chaque élément et leurs dates d'échéance respectives, ce qui favorise la responsabilisation de l'équipe et le suivi des progrès.
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Types de décisions consignées
Les décisions sont le moteur de tout projet, elles en déterminent l'orientation et en façonnent la forme. Par conséquent, un journal des décisions doit être suffisamment polyvalent pour saisir les nuances des différents styles de prise de décision. Explorons les types de décisions qui peuvent être consignées :
- Décisions stratégiques : il s'agit de décisions de haut niveau qui ont un impact sur l'orientation générale du projet, en particulier dans le cas de projets à long terme. Elles sont essentielles pour aligner le projet sur les objectifs généraux de l'organisation.
- Décisions tactiques : ces décisions sont de niveau intermédiaire et fournissent l'assistance nécessaire à la mise en œuvre des objectifs stratégiques. Elles impliquent souvent une délégation aux membres de l'équipe de projet et nécessitent des modèles de communication clairs, en particulier dans les équipes interfonctionnelles ou dispersées.
- Décisions opérationnelles : il s'agit de décisions quotidiennes qui garantissent le bon déroulement du projet. Elles sont souvent prises par des membres individuels de l'équipe ou de petits groupes et nécessitent généralement une prise de décision rapide et efficace.
- Décisions liées aux risques : souvent prises pour faire face à des risques identifiés ou à des menaces potentielles pour le projet, ces décisions peuvent impliquer des stratégies d'atténuation, des plans d'urgence ou d'autres mesures visant à minimiser les impacts négatifs et à gérer l'incertitude.
- Décisions controversées : il peut s'agir de décisions qui suscitent des désaccords ou des débats au sein de l'équipe. Les consigner garantit la transparence, aide à justifier le raisonnement et permet à tout le monde de rester sur la même longueur d'onde, même lorsque les opinions divergent.
💡Conseil de pro : ne vous contentez pas d'enregistrer la décision elle-même, notez également le raisonnement qui la sous-tend. Expliquez brièvement les raisons qui ont motivé le choix d'une ligne de conduite particulière. Ce contexte est précieux pour référence future et peut éviter des malentendus par la suite.
Quand utiliser les journaux de décision ?
En tant que chef de projet, vous devez prendre des décisions à un rythme effréné. Sans méthode structurée pour les documenter, vous risquez des malentendus et une perte de responsabilité au sein de vos équipes. C'est là que les journaux de décisions deviennent indispensables.
Ils renforcent la collaboration au sein de l'équipe tout en servant de registre centralisé.
Voici quelques scénarios clés dans lesquels un journal des décisions s'avère indispensable :
- Projets complexes : pour les projets impliquant plusieurs parties prenantes, dépendances ou livrables, un journal des décisions permet de suivre chaque choix, garantissant ainsi l'alignement avec les méthodologies de gestion de projet.
- Environnements au rythme soutenu : pour les équipes travaillant dans des délais serrés, les journaux de décision permettent d'accéder rapidement aux décisions passées, réduisant ainsi les retards causés par des discussions répétées ou des incertitudes.
- Équipes distribuées : dans les installations à distance ou hybrides, les journaux de décision améliorent la collaboration au sein de l'équipe. Ils font office de source unique d'informations fiables, permettant à tous les membres de rester informés, quel que soit leur emplacement.
- Atténuation des risques : ils aident à identifier les schémas décisionnels, fournissent des informations sur les risques et permettent d'ajuster les stratégies de manière proactive.
- Bilan post-projet : les journaux de décision sont précieux pour analyser les résultats et affiner les processus.
💡Conseil de pro : Croisez les décisions de votre journal avec la documentation relative au projet, telle que les cahiers des charges, les comptes rendus de réunion ou les évaluations des risques. Cela permet de créer une piste d'audit claire et fournit un contexte précieux pour chaque décision.
Avantages de l'utilisation des journaux de décision
Un journal des décisions ne sert pas seulement à conserver des archives, c'est aussi un outil stratégique pour votre équipe. Lorsqu'il est correctement maintenu, il ne se contente pas du suivi des choix, il favorise une meilleure collaboration, une plus grande responsabilité et une meilleure organisation. Voici comment :
1. Amélioration de la communication
Considérez le journal des décisions comme le guide commun de votre équipe. Il s'agit d'un espace centralisé où chacun peut accéder aux mêmes informations sur les décisions clés et les raisons qui les ont motivées.
En tant que chef de projet, la plupart des décisions que vous prenez ont une incidence non seulement sur votre équipe, mais aussi sur d'autres secteurs verticaux. Documenter le processus décisionnel et attribuer les responsabilités permet de réduire les malentendus et de s'assurer que tout le monde est synchronisé avec les objectifs du projet.
De plus, connaître les raisons qui sous-tendent les décisions renforce la confiance et favorise le travail d'équipe.
2. Responsabilité accrue
La responsabilisation devient facile lorsque les éléments à prendre en compte sont associés à des noms spécifiques. Votre journal des décisions contiendra les noms des personnes responsables et d'autres noms importants, essentiels au bon déroulement des opérations.
Ce journal permet non seulement de suivre la progression actuelle, mais sert également d'historique, ce qui est idéal pour passer en revue les choix passés et en tirer des enseignements. En détaillant chaque décision et son impact, les équipes peuvent éviter les erreurs et maintenir leurs projets sur la bonne voie.
3. Documentation du projet rationalisée
De l'intégration de nouveaux membres de l'équipe à la préparation des audits, une documentation de projet bien tenue est une mine d'informations. Votre projet est pérenne si votre journal des décisions est régulièrement mis à jour.
Il regroupe tous les détails essentiels dans un document facile à consulter, ce qui facilite plus que jamais les transferts et les contrôles de conformité.
À lire également : 12 défis liés à la gestion de projet et comment les relever
Comment créer et assurer la maintenance d’un journal des décisions dans la gestion de projet
Heureusement, il existe un moyen simple de commencer à tenir des journaux de décision. ClickUp, l'application tout-en-un pour le travail, est très utile dans ce domaine.
ClickUp pour les équipes de gestion de projet peut vous aider à créer et à tenir à jour un journal des décisions irréprochable. Ajoutez des outils de gestion des tâches, de documentation, de brainstorming et de visualisation, ainsi que des intégrations populaires, et vous obtiendrez un kit de gestion de projet gagnant. Votre équipe peut accomplir tellement de choses en une seule journée !
Voyons comment créer et gérer un journal des décisions sur ClickUp :
Étape 1 : Créez un nouveau document ou une nouvelle liste de tâches.
Vous gérez des projets complexes ou recherchez un hub pour l'historique des décisions de votre équipe ? ClickUp Docs offre la flexibilité et l'adaptabilité nécessaires pour répondre à vos besoins. Et il peut servir de point de départ pour votre journal des décisions !
Voici comment ClickUp Docs peut vous aider :
- Conception personnalisable : créez un journal des décisions professionnel et organisé grâce aux pages imbriquées, aux modèles et aux options de style de ClickUp. Ajoutez des tableaux pour structurer les données et mettez en forme le document en fonction des besoins de votre flux de travail.
- Collaboration en temps réel : collaborez avec votre équipe en effectuant des modifications en cours sur votre journal des décisions. Utilisez des étiquettes et des commentaires pour discuter des décisions, attribuer directement des actions à mener et convertir le texte en tâches suivables afin de garantir le suivi de chaque problème.
- Accès centralisé : liez votre journal des décisions aux tâches et projets pertinents, afin de faciliter l'accès à toutes les informations connexes en un seul endroit. Assurez la cohésion et l'information de votre équipe en connectant Docs à vos flux de travail.
- Gestion améliorée des flux de travail : ajoutez des widgets pour mettre à jour le statut des projets, attribuer des tâches ou modifier les flux de travail sans changer d'onglet. Cette intégration garantit que votre journal des décisions est toujours à jour et exploitable.
- Récupération d'informations sans effort : utilisez le Hub Documents pour rechercher, trier et filtrer vos ressources. Grâce à des wikis vérifiés, des modèles prédéfinis et des outils de recherche, vous trouverez rapidement et facilement les informations dont vous avez besoin.
Étape 2 : Liez les décisions aux tâches et projets pertinents
Un bon journal de décision ne se contente pas d'enregistrer les choix, il les relie à des étapes concrètes et à des résultats réels.
Avec ClickUp Tasks, vous pouvez relier chaque décision directement aux tâches et projets concernés. Cela garantit une connexion claire entre les décisions et leurs implications pratiques, même lorsque vous gérez plusieurs équipes.
Il est utilisé par l'ensemble de notre agence comme outil de gestion de tous nos projets, échéanciers de tâches et facturation. Il a remplacé un ancien système et nous a permis de passer à un flux de gestion de projet plus agile et a contribué à améliorer la communication interne.
Il est utilisé par l'ensemble de notre agence comme outil de gestion de tous nos projets, échéanciers de tâches et facturation. Il a remplacé un ancien système et nous a permis de passer à un flux de gestion de projet plus agile et a contribué à améliorer la communication interne.
Voici comment rendre votre journal de décisions plus exploitable :
- Reliez les tâches connexes et dépendantes : créez un réseau contextuel en liant les tâches connexes ou dépendantes à vos décisions. Cela vous permettra de voir clairement l'impact des décisions sur les autres aspects de votre projet.
- Suivez les progrès et évitez les goulots d'étranglement : en liant les tâches aux décisions, vous pouvez suivre directement leur progression et identifier rapidement les goulots d'étranglement potentiels. Assurez-vous que vos décisions sont non seulement documentées, mais aussi exécutées efficacement.
- Visualisez le travail sur plusieurs listes : facilitez le travail interfonctionnel en ajoutant des tâches ou des sous-tâches à plusieurs listes. Les tâches conservent leur statut, leur priorité, leurs automatisations et leurs champs personnalisés d'origine, ce qui garantit une visibilité et une harmonisation cohérentes au sein de votre équipe.
Étape 3 : Personnalisez le journal des décisions
Lors de la création d'un journal des décisions, il n'existe pas de solution universelle. Chaque projet a des besoins qui lui sont propres. Pour certains, le suivi des dates des décisions peut être plus important, tandis que pour d'autres, il peut s'agir d'évaluer les impacts.
Grâce aux champs personnalisés ClickUp, vous pouvez concevoir un journal des décisions adapté à votre projet, garantissant ainsi que votre équipe capture les détails les plus importants.
Voici comment cette fonctionnalité peut améliorer votre journal des décisions :
- Ajoutez les détails essentiels relatifs aux décisions : incluez des champs personnalisés pour les informations clés telles que les dates des décisions, les parties prenantes, les justifications et les évaluations d'impact. Ces champs facilitent la documentation de chaque décision avec clarté et contexte.
- Suivez et gérez les décisions : personnalisez les menus déroulants, ajoutez des champs numériques ou effectuez le suivi de la progression avec les détails des clients ou des parties prenantes en un seul endroit. Il n'y a pas de limite au nombre de champs personnalisés que vous pouvez ajouter par décision.
- Triez et filtrez les éléments les plus importants : mettez en évidence les décisions critiques en classant les champs par ordre d'importance. Utilisez les options de filtrage pour trouver rapidement des éléments spécifiques ou faire le tri afin d'obtenir plus rapidement des informations pertinentes.
- Automatisez les calculs pour les données numériques : vous avez besoin de calculer le coût potentiel d'une décision ou de comparer les scores d'évaluations d'impact ? Effectuez rapidement des calculs entre des champs personnalisés pour faire des choix éclairés.
À lire également : Comment optimiser la gestion de projet grâce à l'automatisation
Étape 4 : Favorisez la collaboration au sein de l'équipe
La collaboration et une communication fluide jouent un rôle indéniablement important dans la tenue d'un journal de décisions complet. Et ClickUp Chat et ClickUp Assign Comments facilitent ce processus.
Voici comment ils peuvent faciliter la collaboration sur les journaux de décision :
- Communication simplifiée : utilisez Chat pour discuter des décisions en temps réel sans passer à une autre plateforme. Collaborez avec des individus ou des groupes, partagez des mises à jour et créez même des tâches directement à partir des messages Chat.
- Résumés générés par l'IA : restez au fait des discussions grâce à AI Catchup, qui résume les discussions manquées. Restez toujours à jour sur les discussions liées aux décisions, ce qui vous évite de devoir faire défiler d'anciens fils de discussion.
- Commentaires exploitables : Transformez les commentaires ou les approbations en étapes concrètes en attribuant des commentaires comme tâches. Les personnes assignées doivent les achever avant de fermer la tâche principale afin que chaque détail soit pris en compte.
- Suivez et approuvez en temps réel : utilisez les commentaires pour poser des questions, demander des approbations ou documenter les réussites directement sur les tâches, les documents ou les pièces jointes. Cela permet de centraliser les commentaires, ce qui garantit l'exactitude et l'exhaustivité de votre journal des décisions.
Étape 5 : Automatisez les mises à jour et les notifications
La gestion d'un journal détaillé des décisions relatives à un projet peut prendre beaucoup de temps, en particulier lorsqu'il implique des mises à jour régulières, des rappels et des notifications. Grâce aux automatisations ClickUp, vous pouvez simplifier le processus et tenir votre journal des décisions à jour sans travail manuel supplémentaire.
Voici comment utiliser cette fonctionnalité :
- Automatisez l'attribution des tâches et les mises à jour : utilisez des modèles prédéfinis pour gérer les tâches répétitives telles que l'attribution des responsabilités et la mise à jour des statuts lorsque de nouvelles décisions sont ajoutées. Assurez-vous que chaque décision est rapidement enregistrée et mise en œuvre.
- Mises à jour dynamiques des assignataires : conservez la flexibilité de vos automatisations en assignant des tâches à des groupes dynamiques, tels que les observateurs de tâches ou la personne qui a déclenché une mise à jour. Cette adaptabilité garantit que les notifications et les tâches sont toujours envoyées aux bonnes personnes.
- Envoyez des notifications en temps opportun : configurez des automatisations par e-mail pour alerter les membres de l'équipe des nouvelles décisions ou des mises à jour des décisions existantes. Tenez les parties prenantes informées et impliquées sans avoir à rédiger manuellement les mises à jour.
Si vous recherchez quelque chose de plus simple pour commencer, le modèle de journal des décisions de gestion de projet ClickUp peut vous aider à créer votre journal des décisions sans avoir à partir de zéro. Il est conçu pour vous aider à gérer la prise de décision avec précision, sans risque d'oublier des détails.
Voici ce qu'il vous offre :
- Statuts personnalisés : suivez l'avancement des décisions grâce à des statuts personnalisés tels que « À examiner », « En cours d'examen », « Approuvé », « Refusé » et « Abandonné ». Vous avez besoin de plus d'options ? Vous pouvez les ajouter rapidement.
- Champs personnalisés : saisissez les détails essentiels à l'aide d'attributs tels que « Approver » (Approbateur), « Project Aspect » (Aspect du projet) et « Impact » (Impact). Obtenez une vision claire de la personne qui a approuvé une décision, des domaines concernés et de son impact global.
- Vues personnalisées : accédez à vos données décisionnelles et organisez-les à l'aide de quatre vues distinctes : Journal des décisions : liste complète de toutes les décisions Tableau des décisions : tableau visuel pour un suivi rapide Calendrier : suivi des décisions basé sur un échéancier Guide de démarrage : aperçu structuré pour vous mettre sur la voie de la réussite
- Journal des décisions : liste exhaustive de toutes les décisions prises.
- Tableau de décision : un tableau visuel pour un suivi rapide
- Calendrier : suivi des décisions basé sur un échéancier
- Guide de démarrage : un aperçu structuré pour vous mettre sur la voie de la réussite.
- Journal des décisions : liste exhaustive de toutes les décisions prises.
- Tableau de décision : un tableau visuel pour un suivi rapide
- Calendrier : suivi des décisions basé sur un échéancier
- Guide de démarrage : un aperçu structuré pour vous mettre sur la voie de la réussite.
Améliorer la gestion de projet grâce à un journal de décision efficace
Dans la gestion de projet, une seule décision peut changer la donne en termes d'échéanciers, de budgets et de résultats. Mais si vous disposez d'un journal de décisions solide, votre équipe peut facilement déterminer la cause et l'effet de chacune de ces décisions.
Maintenant que vous savez comment créer votre journal des décisions, voici quelques exemples illustrant comment un document efficace peut améliorer la gestion de projet :
L'importance des journaux de décision dans la gestion de projet
À mi-parcours de votre grand projet, un nouvel intervenant se demande pourquoi un itinéraire spécifique a été choisi l'année dernière. C'est le moment où la panique et la confusion s'installent pendant votre compte rendu.
Si vous disposez d'un journal de décisions solide, il vous suffit de revenir sur la décision. Vous aurez ainsi une vision claire et précise, depuis les raisons qui vous ont conduit à prendre cette décision jusqu'à son impact. Tenir un journal à chaque étape améliore la communication, atténue les risques et s'avère utile à chaque étape de la gestion de projet.
Rôle dans l'automatisation des processus métier (BPA)
Bien sûr, la tenue d'un journal des décisions peut sembler fastidieuse. Mais avec des outils tels que ClickUp, vous pouvez réaliser l'automatisation non seulement des fonctions du journal, mais aussi de vos processus d'entreprise.
Imaginez que les parties prenantes soient informées des changements sans intervention manuelle et que les tâches de suivi soient attribuées automatiquement. Cela réduit également les erreurs et accélère le suivi des projets grâce à un effort humain minimal.
Connexion avec le triangle de la gestion de projet
Le triangle de la gestion de projet (portée, délai et coût) est au cœur de chaque projet. Les journaux de décision aident les équipes à équilibrer ces contraintes en documentant les compromis et leurs implications.
Imaginez un projet de développement logiciel dans lequel votre client demande une fonctionnalité supplémentaire à un stade avancé de l'échéancier. L'ajout de cette fonctionnalité augmenterait la portée du projet et aurait une incidence sur le temps et les coûts. Votre équipe accepte de respecter le délai, mais à un coût plus élevé.
Votre journal des décisions contiendra désormais la justification des décisions prises et leur incidence sur le résultat. En tant que chefs de projet, vous pouvez démontrer de manière transparente comment les décisions s'alignent sur les objectifs stratégiques et s'adaptent à l'évolution des exigences.
🧠Anecdote : Le Domesday Book est l'un des premiers exemples de journal de décisions, compilé en 1086 à la demande du roi Guillaume le Conquérant. Ce livre contenait des informations sur la propriété et les ressources en Angleterre, ainsi que sur les décisions qui ne pouvaient être modifiées.
Simplifiez-vous la vie et réussissez grâce aux journaux de décision sur ClickUp.
Simple dans son concept mais inestimable pour les chefs de projet en gestion de projet, le journal des décisions vous ouvre la voie vers un projet plus transparent et collaboratif.
Grâce à l'outil de gestion de projet ClickUp, vous pouvez améliorer votre journal de décision. Vous pouvez y personnaliser des modèles tout en collaborant avec des équipes interfonctionnelles, tout en automatisant votre flux de travail.
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