Planifier un événement est une tâche herculéenne qui nécessite un équilibre délicat entre créativité, finesse logistique et exécution sans faille, le tout dans le but d'offrir une expérience inoubliable.
Mais avant que la folie ne s'empare du terrain, tous les événements commencent de la même manière : vous fixez un document vierge et vous vous demandez : « Comment transformer mon idée géniale en une proposition gagnante qui me permettra de décrocher le contrat ? ». Qu'il s'agisse d'un événement scolaire ou du lancement d'un produit à grande échelle, tous les grands événements commencent ici.
Et comme le dit le proverbe, « bien commencé est à moitié fait », n'est-ce pas ? C'est là que des outils tels que les modèles de déroulement de spectacle, les modèles de proposition d'événement dans Word et les logiciels de planification d'événement s'avèrent utiles.
Cependant, trouver le modèle de proposition d'événement Word idéal peut s'apparenter à chercher une aiguille dans une botte de foin. Ne vous inquiétez pas, nous avons fait le plus gros du travail pour vous !
Bonus : Nous avons également inclus ci-dessous un certain nombre de modèles gratuits de planification d'événements de ClickUp.
Qu'est-ce qui caractérise un bon modèle de proposition d'événement ?
Un modèle de proposition d'événement est un document préconçu qui aide les organisateurs d'événements à présenter leurs idées et leurs forfaits de manière claire et structurée pour un événement à venir.
Ils décrivent généralement les détails clés tels que le plan de l'événement, le public cible, le lieu de l'événement, les objectifs, le budget, l'échéancier et les stratégies marketing, soit tous les éléments essentiels pour concrétiser votre vision.
Un bon modèle de proposition d'événement offre un équilibre parfait entre clarté et détails, garantissant que tous les aspects clés sont couverts. Voici ce qu'il faut rechercher :
- Structure claire : un bon modèle comporte des sections organisées qui facilitent la navigation. Il est toujours utile que les informations essentielles soient facilement accessibles au client potentiel
- Aperçu de l'événement : le modèle doit inclure une description des objectifs et des détails clés de l'événement. Cela permet de comprendre rapidement ce que l'événement vise à accomplir
- Répartition du budget : un modèle percutant fournit une liste détaillée des coûts prévus pour l'évènement. Cette transparence aide les parties prenantes à comprendre les engagements financiers et à prendre des décisions éclairées
- Échéancier et agenda : le modèle doit inclure un échéancier clair avec les jalons et les activités clés. Cela permet à toutes les personnes impliquées de connaître le calendrier et leur rôle dans l'évènement
- Public cible et plan marketing : un modèle bien conçu décrit le public cible et la manière dont l'évènement sera promu. Cela permet d'aligner les stratégies marketing et les objectifs d'engagement du public
📽️ Pour voir tout cela en action, découvrez comment utiliser le modèle de marketing événementiel de ClickUp pour planifier et suivre vos événements marketing :
💡Conseil de pro : Lorsque vous personnalisez un modèle de proposition d'événement, adaptez-le à l'événement et au client en question. Cela démontre votre professionnalisme et augmente vos chances d'obtenir une réponse positive.
Modèles de proposition d'événement
Une proposition d'événement bien rédigée est la clé pour gagner la confiance de vos prospects dans vos services de gestion d'événements. Et la meilleure façon de rédiger une proposition gagnante commence par trouver le modèle parfait pour démarrer.
Découvrons quelques-uns des modèles de propositions d'évènements les plus conviviaux disponibles sur le marché.
1. Modèle de proposition d'événement par HubSpot
Si vous organisez régulièrement des événements pour vos clients, un modèle de proposition clair et détaillé est exactement ce qu'il vous faut. Le modèle de proposition d'événement de HubSpot vous aide à intégrer le storytelling à un modèle de proposition commerciale pratique.
Contrairement aux modèles qui vont directement aux détails de l'évènement, celui-ci établit votre crédibilité dès le départ.
Tout ce dont vous avez besoin est inclus : une présentation convaincante de votre entreprise, des plans détaillés de l'évènement, un aperçu étape par étape de la planification et une ventilation claire du budget. De plus, vous pouvez présenter vos meilleurs travaux dans la section galerie.
Ce modèle comprend également une section tableau simple mais percutante qui met en évidence les informations clés au centre. Il est parfait pour les clients qui préfèrent parcourir rapidement les détails.
Idéal pour : les professionnels de l'entreprise et du marketing qui ont besoin de propositions basées sur des données pour des événements à enjeux élevés impliquant plusieurs parties prenantes
💡 Rappel : l'introduction est votre première impression. Profitez-en pour mettre en avant vos arguments de vente uniques et présenter des exemples de réussite tirés d'événements similaires ou précédents.
2. Modèle de lettre de proposition d'événement scolaire par TEMPLATE. NET
Court et concis : voilà qui décrit parfaitement ce modèle. Le modèle de lettre de proposition d'événement scolaire de TEMPLATE. NET allie professionnalisme et persuasion pour les événements scolaires.
Que vous organisiez un gala des anciens élèves ou une kermesse scolaire, ce modèle est conçu pour cibler les sponsors, les parties prenantes et les comités. Sa mise en forme simple mais complète couvre tous les éléments essentiels, des objectifs et activités de l'évènement aux besoins budgétaires, tout en garantissant que tout est en accord avec la mission de votre école.
Vous pouvez créer une proposition en quelques minutes à l'aide de ce modèle en remplissant simplement les champs obligatoires.
Idéal pour : Les écoles qui organisent des collectes de fonds ou d'autres événements importants et qui ont besoin d'une proposition claire et convaincante pour les administrateurs, les sponsors ou les parents
3. Modèle de proposition d'événement par ProjectManager
Planifier des événements de grande envergure peut sembler amusant au premier abord, mais en tant qu'organisateur, vous vous demandez peut-être : « Et si cela ne dépasse jamais l'étape de la proposition ? »
Le modèle de proposition d'évènement de ProjectManager transforme cette planification complexe en un processus structuré et réalisable en combinant les propositions d'évènements traditionnelles avec les bases de la gestion de projet.
C'est l'outil idéal pour décomposer des événements complexes en tâches gérables que vous et votre client pouvez facilement comprendre.
Vous pouvez tout mapper dans cette proposition, des objectifs aux parties prenantes en passant par les calendriers. Commencez votre événement en définissant des attentes claires avec vos clients.
Idéal pour : Les chefs de projet et les professionnels de l'événementiel qui accordent la priorité à une planification détaillée et à des résultats mesurables pour les événements à grande échelle
4. Modèle de proposition d'événement caritatif par TEMPLATE. NET
La planification d'un événement caritatif nécessite un modèle qui présente vos plans et touche le cœur des donateurs. Le modèle de proposition d'événement caritatif de TEMPLATE. NET allie attrait émotionnel et valeur commerciale pratique.
Ce modèle comprend les sections « À propos de nous » et « Pourquoi sponsoriser cet évènement » pour présenter votre cause. Il comprend également un programme de parrainage à plusieurs niveaux qui vous permet d'offrir divers avantages aux sponsors.
Vous pouvez également personnaliser ce modèle de proposition de parrainage d'événement en fonction des objectifs de vos sponsors potentiels. Par exemple, si vous ciblez des entreprises locales, proposez des opportunités de branding plus localisées qui correspondent à leur implication dans la communauté. Cette touche personnelle peut augmenter vos chances d'obtenir des parrainages.
Le modèle équilibre parfaitement les conditions de marketing et de paiement sans perdre la touche émotionnelle qui rend les événements caritatifs si spéciaux.
Idéal pour : les organisations à but non lucratif et les particuliers qui souhaitent proposer efficacement des événements de collecte de fonds
5. Modèle de proposition pour un événement de lancement de produit par Canva
Les lancements de produits sont des événements passionnants, non seulement pour l'événement en lui-même, mais aussi pour l'opportunité qu'ils représentent de créer le buzz autour d'une nouvelle offre prometteuse ! C'est exactement ce que vous permet de faire le modèle de proposition d'événement de lancement de produit de Canva, avec son design visuellement attrayant.
Au-delà de ses détails accrocheurs, ce modèle a de nombreuses utilisations pratiques. Par exemple, vous pouvez personnaliser la section du programme proposé pour planifier des activités qui correspondent aux intérêts de votre public cible.
Il comprend également une section « Approbations » qui permet aux parties prenantes de signer et garantit la responsabilité de chacun.
Idéal pour : Les équipes marketing et les chefs de produit à la recherche d'un moyen structuré et créatif de présenter des événements de lancement de produit
6. Modèle de proposition d'événement de team building par Canva
Si vous planifiez un événement de team building amusant, celui-ci est fait pour vous. Le modèle de proposition d'événement de team building de Canva se distingue par son approche axée sur les personnes, combinée aux besoins structurels d'un événement d'entreprise.
Ce modèle comprend un aperçu de l'évènement, une ventilation du budget et un planificateur d'activités personnalisable pour toutes vos idées brillantes. C'est tout ce dont vous avez besoin pour organiser un événement de team building réussi.
Il est également très visuel, avec une fonctionnalité de diagramme circulaire illustrant le nombre de participants de l'équipe. Cela permet de planifier plus efficacement les événements pour les grandes équipes.
Idéal pour : les professionnels des ressources humaines et les équipes qui planifient des événements interdépartementaux afin d'améliorer la collaboration
7. Modèle de proposition commerciale pour événement par Canva
Vous planifiez un événement commercial qui génère des résultats ? Le modèle de proposition d'événement commercial de Canva vous aidera à penser comme un stratège, et pas seulement comme un organisateur d'événements.
Dans ce modèle, vous pouvez faire équipe avec les principaux acteurs de l'équipe commerciale pour définir des objectifs concrets, tels que les objectifs de chiffre d'affaires et l'impact de la marque. C'est comme avoir un directeur commercial intelligent et un organisateur d'événements chevronné dans un seul modèle, idéal pour vous assurer que chaque minute de votre événement compte.
Le modèle comprend également une section « Étapes suivantes » avec une checklist préétablie que vous pouvez cocher au fur et à mesure de votre progression.
Idéal pour : les responsables commerciaux, les coordinateurs d'événements et les équipes marketing qui souhaitent organiser des événements commerciaux percutants afin d'améliorer la présence de leur marque et le chiffre d'affaires lié aux produits
Limites de l'utilisation de Word pour les propositions d'événements
Bien que Microsoft Word soit un outil populaire pour créer un modèle de proposition d'événement efficace, il présente certains inconvénients. En voici quelques-uns :
- Manque de collaboration : Word ne prend pas en charge la collaboration en temps réel. Imaginez que vous ayez sept versions différentes de l'agenda de votre conférence parce que les membres de votre équipe apportent des modifications au même document
- Chronophage : Word vous oblige à ajuster manuellement ou à mettre en forme des sections, et le suivi des modifications peut prendre un temps inutile
- Pas d'automatisation : Word ne dispose pas de fonctionnalités d'automatisation telles que la liaison de tâches ou les outils de budgétisation qui régulent le flux de travail
- Accessibilité limitée : les collaborateurs qui n'utilisent pas la même version de Word peuvent rencontrer des problèmes de compatibilité
Modèles alternatifs de proposition d'événement
Les modèles Word sont parfaits si vous recherchez un moyen simple de créer une proposition (et si vous travaillez seul).
Toutefois, si vous souhaitez collaborer avec votre équipe, envisagez d'intégrer des solutions CRM, de gestion des flux de travail et de suivi de la progression aux modèles de proposition de projet.
Voici quelques options.
1. Modèle de proposition d'événement ClickUp
Optimisez votre processus de création de propositions grâce au modèle de proposition d'événement ClickUp, spécialement conçu pour être clair et facile à organiser. Ce modèle comporte des sections dédiées pour saisir les attributs essentiels d'un événement, tels que le résumé, les résultats souhaités, les estimations de coûts, le calendrier, etc., ce qui favorise une documentation minutieuse des détails importants.
Le modèle est polyvalent et s'adapte à un large éventail d'évènements, des conférences d'entreprise aux célébrations personnelles ou aux événements caritatifs. Sa fonctionnalité collaborative permet aux membres de l'équipe de contribuer simultanément à la proposition, ce qui favorise la productivité et le travail d'équipe.
De plus, le modèle de proposition d'événement ClickUp s'intègre facilement à la gamme d'outils de productivité et de gestion d'événements de ClickUp, facilitant ainsi la transition entre la création de la proposition et l'exécution de l'événement au sein d'une plateforme unique.
Adoptez le modèle de proposition d'événement ClickUp pour structurer vos processus de proposition, affiner vos présentations et attirer davantage de clients potentiels.
2. Le modèle de planification d'évènement ClickUp
Lorsque vous organisez un événement, de nombreux éléments sont à prendre en compte. Pire encore, les informations relatives à ces éléments peuvent être dispersées dans des dizaines de feuilles de calcul.
Pourquoi ne pas centraliser votre planification en un seul endroit ?
Le modèle de planification d'évènement ClickUp couvre tout. C'est comme un guide de gestion de projet d'évènement tout prêt, qui simplifie les flux de travail complexes en un hub organisé.
Il peut également servir de centre de commande numérique pour vos événements, où vous pouvez contrôler exactement ce qui doit se passer et quand. Ce qui est vraiment génial, c'est qu'il s'adapte à votre style de travail.
🎊 Principaux avantages :
- Accédez à l'ensemble de votre événement en un coup d'œil grâce aux vues Liste, Tableau ou Calendrier
- Gardez le contrôle de vos tâches, des coordonnées des fournisseurs et des notes importantes grâce aux champs personnalisés et aux statuts personnalisés
- Suivez les budgets et les paiements sans les tracas des feuilles de calcul
- Gardez toute votre équipe sur la même page (littéralement) avec ClickUp Docs
Idéal pour : les équipes de gestion d'évènements qui ont besoin d'une collaboration en temps réel et d'un suivi visuel des projets sur plusieurs évènements et avec plusieurs parties prenantes.
J'ai utilisé ClickUp pour organiser et gérer des événements et des projets de grande et petite envergure dans le cadre de mon travail. J'ai trouvé la fonctionnalité de calendrier, les fonctionnalités de dépendance et les fonctions de sondage particulièrement utiles. C'est le meilleur logiciel de gestion de projet que j'ai jamais utilisé. ClickUp m'a littéralement sauvé la vie lors de la planification d'un événement majeur en 2022
J'ai utilisé ClickUp pour organiser et gérer des événements et des projets de grande et petite envergure dans le cadre de mon travail. J'ai trouvé la fonctionnalité de calendrier, les fonctionnalités de dépendance et les fonctions de sondage particulièrement utiles. C'est le meilleur logiciel de gestion de projet que j'ai jamais utilisé. ClickUp m'a littéralement sauvé la vie lors de la planification d'un événement majeur en 2022
3. Le modèle de gestion d'évènements ClickUp
Planifier un événement est déjà suffisamment stressant, vous n'avez certainement pas besoin d'une équipe désorganisée en plus ! Le modèle de gestion d'événements ClickUp place la collaboration entre les équipes au premier plan, vous permettant ainsi de garder une longueur d'avance.
Ce modèle complet de proposition d'événement vous aide également à suivre votre budget afin de ne pas dépasser vos dépenses.
Vous pouvez afficher l'intégralité de votre événement dans le format qui vous convient le mieux : vue Liste, vue Plan, vue Échéancier, etc. De plus, des fonctionnalités telles que les diagrammes de Gantt vous permettent de ne pas réserver le DJ avant d'avoir confirmé le lieu.
🎊 Avantages clés :
- Suivez votre budget pour ne pas le dépasser
- Collaborez en temps réel pour obtenir des commentaires et des retours instantanés
- Automatisez les rappels et les suivis pour que votre équipe reste sur la bonne voie
Idéal pour : les responsables événementiels qui coordonnent plusieurs événements, des conférences aux lancements de produits
💡Conseil de pro : configurez des tâches récurrentes pour suivre la progression et vous assurer qu'aucune étape n'est oubliée avant les événements. Utilisez la fonctionnalité de commentaire sur les tâches pour discuter des mises à jour en temps réel.
4. Modèle de forfait pour projet événementiel ClickUp
Planifier un événement ne doit pas nécessairement être une tâche fastidieuse, surtout lorsque vous disposez du modèle de plan de projet d'événement ClickUp. Que vous organisiez le lancement d'un produit ou une collecte de fonds, ce modèle contient tout ce dont vous avez besoin pour rester sur la bonne voie.
Ce modèle convivial pour les débutants vous aide à travailler sur plusieurs événements et échéanciers à la fois. Un champ Emplacement est intégré à la vue Liste, ce qui vous permet de jongler simultanément avec plusieurs lieux sans confusion.
🎊 Principaux avantages :
- Surveillez chaque détail de votre événement dans plusieurs affichages, du Kanban au Calendrier, du début à la fin
- Restez connecté avec votre équipe en temps réel grâce à la vue Chat intégrée à l'application. Utilisez la vue Plan pour visualiser facilement les emplacements des lieux et des sites des fournisseurs, ce qui simplifie encore davantage la planification
- Utilisez des champs personnalisés prêts à l'emploi et des options d'automatisation pour vous assurer que rien ne soit oublié
Idéal pour : Les organisateurs qui souhaitent rester organisés grâce à un plan de projet entièrement personnalisé
💡Conseil de pro : Utilisez l'automatisation personnalisée pour mettre en place une « réaction en chaîne des fournisseurs ». Lorsqu'un fournisseur confirme une commande, les tâches dépendantes sont automatiquement déclenchées. Par exemple, vous pouvez configurer une réaction pour que la tâche d'installation audiovisuelle ne soit activée qu'après confirmation du lieu.
5. Modèle de document de planification d'évènement ClickUp
Après avoir tout prévu pour organiser l'événement parfait, le modèle de document de planification d'événement ClickUp peut être la dernière pièce de votre puzzle. Il couvre tout ce que vous pourriez vouloir suivre le jour J.
Au lieu d'utiliser plusieurs documents et feuilles de calcul, ce modèle rassemble tout votre travail en un seul endroit. Des listes d'invités aux coordonnées des fournisseurs, en passant par les instructions d'installation et les checklists de dernière minute, tout est structuré et prêt à l'emploi.
🎊 Principaux avantages :
- Organisez tout grâce à des catégories prédéfinies telles que « Informations générales », « Détails de l'installation », « Liste des invités », etc
- Utilisez des tableaux et des checklists prêts à l'emploi que vous pouvez mettre à jour directement depuis votre téléphone
- Collaborez avec votre équipe dans le même document ClickUp
Idéal pour : Les équipes de gestion d'événements à la recherche de la checklist ultime pour les dernières vérifications avant l'événement
💡Astuce rapide : créez une section « Trousse d'urgence » dans votre document qui répertorie les éléments de sauvegarde essentiels, les numéros de téléphone des fournisseurs et les solutions rapides aux problèmes courants. Vous pouvez également la dupliquer pour de futurs évènements.
6. Le modèle de proposition de campagne ClickUp
Prêt à lancer une campagne marketing à succès ? Tout commence par une proposition solide. Le modèle de proposition de campagne ClickUp transforme cette page blanche intimidante en un reflet structuré de votre créativité.
Fini les ressources éparpillées et les chaînes d'e-mails à parcourir pour trouver des informations claires. Que vous planifiiez des objectifs, assigniez des tâches ou collaboriez avec les parties prenantes pour obtenir des commentaires sur votre proposition, tout reste au même endroit.
🎊 Principaux avantages :
- Commencez sur les chapeaux de roue grâce à des champs prédéfinis qui vous guident dans l'élaboration de votre proposition d'événement
- Attribuez des tâches, définissez des dates d'échéance et suivez la progression à l'aide des vues Liste, Gantt ou Calendrier
- Terminez la création de votre flux de travail en ajoutant la vue Charge de travail pour voir ce qui occupe les parties prenantes
- Rassemblez, visualisez et organisez vos concepts de campagne en temps réel avec les tableaux blancs ClickUp
Idéal pour : Les équipes marketing qui souhaitent créer une proposition d'événement solide à partir de zéro
7. Le modèle de budget pour événement ClickUp
Avec toutes les dépenses liées à la coordination d'un événement, il est facile de perdre le fil de vos finances. Le modèle de budget événementiel ClickUp peut être votre solution idéale pour contrôler le financement de votre événement.
Le modèle est prêt à l'emploi pour s'adapter aux paramètres d'objectifs et de budget de chaque événement, ce qui vous évite d'avoir à créer plusieurs feuilles de calcul. De plus, vous pouvez également joindre des factures directement aux entrées correspondantes de l'événement, afin que toutes les parties prenantes restent informées.
Il est également judicieux d'utiliser les automatisations ClickUp pour configurer des rappels pour les paiements clés ou d'autres jalons afin de ne jamais manquer une date d'échéance.
🎊 Principaux avantages :
- Organisez les dépenses, les détails du lieu et les informations sur les fournisseurs dans des catégories prédéfinies pour faciliter le suivi
- Suivez la progression de chaque achat grâce à des statuts tels que « À faire », « En cours » et « Achevé » pour respecter votre budget
- Définissez et gérez les délais pour garantir des paiements en temps voulu et éviter les surprises de dernière minute
- Ajoutez des détails supplémentaires pour chaque élément de dépense afin d'obtenir un meilleur aperçu de vos finances
Idéal pour : Teams cherchant à gérer efficacement des forfaits événementiels grâce à l'automatisation
8. Le modèle de proposition budgétaire ClickUp
Établir un budget pour convaincre les parties prenantes peut être fastidieux, mais le modèle de proposition budgétaire ClickUp vous aide à rester organisé. C'est l'outil idéal pour créer des propositions claires et détaillées qui vous aideront à obtenir des financements et à garantir la transparence de vos finances.
Le modèle comprend également des pages répertoriant le personnel, la logistique et les événements, que vous pouvez simplement insérer et utiliser.
Mais surtout, cette proposition peut vous aider à dresser un tableau détaillé des coûts et servir de feuille de route pour votre prochain événement. Grâce à des tableaux qui vous guident dans vos dépenses, vous pouvez vous assurer que tout le monde est sur la même page.
🎊 Fonctionnalités clés :
- Ajoutez des sous-pages pour créer votre bible budgétaire pour l'événement
- Ajoutez des statuts personnalisés pour suivre la progression de vos tâches de proposition budgétaire et garder tout sur la bonne voie
- Forfait des échéanciers de projet en ajoutant un diagramme de Gantt ClickUp pour respecter toutes les échéances financières
- Assurez la cohérence de votre équipe grâce aux commentaires, aux liens vers les tâches et aux notifications
- Collaborez en temps réel avec votre équipe sur ClickUp Docs
Idéal pour : les équipes et les planificateurs financiers qui souhaitent créer et gérer des propositions budgétaires détaillées pour les parties prenantes
Planifiez votre événement parfait avec ClickUp
Organiser un événement relève en partie de l'art, en partie de la science et en grande partie de l'organisation. Si les modèles constituent un excellent point de départ, c'est votre vision qui rendra votre événement vraiment inoubliable.
Maintenant que vous comprenez les avantages et les limites de l'utilisation des modèles Word, vous pouvez les parcourir plus efficacement.
Vous pouvez également opter pour les modèles ClickUp, qui offrent une solution complète pour gérer vos projets en un seul endroit. Qu'il s'agisse de l'attribution des tâches, du suivi, de la gestion des ressources, de l'automatisation des tâches routinières ou de la collaboration en équipe, ClickUp a tout ce qu'il vous faut !
Prêt à automatiser votre événement, de la proposition à la planification ? Inscrivez-vous dès maintenant pour obtenir un compte ClickUp gratuit!