La planification d'un évènement est une tâche herculéenne qui nécessite un équilibre délicat entre créativité, finesse logistique et exécution sans faille, le tout dans le but d'offrir une expérience inoubliable.
Mais avant que la folie ne s'empare du terrain, tous les évènements commencent de la même manière : vous fixez un document vierge et vous vous demandez : « Comment transformer ma brillante idée d'évènement en une proposition gagnante qui me permettra de décrocher le contrat ? ». Qu'il s'agisse d'un évènement scolaire ou d'un grand lancement de produit, tous les grands évènements commencent ici.
Comme le dit le proverbe, « bien commencé est à moitié terminé », n'est-ce pas ? C'est là que des outils tels que les modèles de déroulement de spectacle, les modèles de proposition d'évènement dans Word et les logiciels de planification d'évènements s'avèrent utiles.
Cependant, trouver le modèle de proposition d'évènement Word idéal peut s'apparenter à chercher une aiguille dans une botte de foin. Ne vous inquiétez pas, nous avons fait le plus gros du travail pour vous !
Bonus : nous avons également inclus ci-dessous plusieurs modèles gratuits de planification d'évènements provenant de ClickUp.
Qu'est-ce qui caractérise un bon modèle de proposition d'évènement ?
Un modèle de proposition d'évènement est un document pré-conçu qui aide les organisateurs d'évènements à présenter leurs idées et leurs plans dans un format clair et structuré pour un évènement à venir.
Il décrit généralement les détails clés tels que le plan de l'évènement, le public cible, le lieu de l'évènement, les objectifs, le budget, l'échéancier et les stratégies marketing, soit tous les éléments essentiels pour concrétiser votre vision.
Un bon modèle de proposition d'évènement offre un équilibre parfait entre clarté et détails, en veillant à couvrir tous les aspects essentiels. Voici ce qu'il faut rechercher :
- Structure claire : un bon modèle comporte des sections organisées qui facilitent la navigation. Il est toujours utile que les informations essentielles soient facilement accessibles au client potentiel.
- Aperçu de l'évènement : le modèle doit inclure une description des objectifs et des détails clés de l'évènement. Cela permet de comprendre rapidement ce que l'évènement vise à accomplir.
- Répartition du budget : un modèle percutant fournit une liste détaillée des coûts prévus pour l'évènement. Cette transparence aide les parties prenantes à comprendre les engagements financiers et à prendre des décisions éclairées.
- Échéancier et programme : le modèle doit inclure un échéancier clair avec les jalons et activités clés. Cela permet de s'assurer que toutes les personnes impliquées connaissent le programme et leur rôle dans l'évènement.
- Public cible et plan marketing : un modèle bien conçu décrit le public cible et la manière dont l'évènement sera promu. Cela permet d'harmoniser les stratégies marketing et les objectifs d'engagement du public.
📽️ Pour voir tout cela en action, découvrez comment utiliser le modèle de marketing événementiel de ClickUp pour planifier et suivre vos évènements marketing :
💡Conseil de pro : lorsque vous personnalisez un modèle de proposition d'évènement, adaptez-le à l'évènement et au client spécifiques. Cela démontre votre professionnalisme et augmente les chances d'obtenir l'approbation.
Modèles de propositions d'évènements
Une proposition d'évènement bien rédigée est la clé pour gagner la confiance de vos prospects dans vos services de gestion d'évènements. Et la meilleure façon de rédiger une proposition gagnante commence par trouver le modèle parfait pour démarrer.
Découvrons quelques-uns des modèles de propositions d'évènements les plus conviviaux disponibles sur le marché.
1. Modèle de proposition d'évènement par HubSpot
Si vous organisez régulièrement des évènements pour vos clients, un modèle de proposition clair et détaillé est exactement ce qu'il vous faut. Le modèle de proposition d'évènement de HubSpot vous aide à intégrer le storytelling à un modèle de proposition commerciale pratique.
Contrairement aux modèles qui passent directement aux détails de l'évènement, celui-ci renforce la crédibilité dès le départ.
Ils comprennent tout ce dont vous avez besoin : une présentation convaincante de votre entreprise, des plans détaillés de l'évènement, un aperçu étape par étape de la planification et une ventilation claire du budget. De plus, vous pouvez mettre en avant vos meilleurs travaux dans la section galerie.
Ce modèle comprend également un tableau simple mais percutant qui met en évidence les informations clés au premier plan. Il est parfait pour les clients qui préfèrent parcourir rapidement les détails.
Idéal pour : les professionnels du monde de l'entreprise et du marketing qui ont besoin de propositions basées sur des données pour des évènements à enjeux élevés impliquant plusieurs parties prenantes.
💡 Rappel utile : l'introduction est votre première impression. Profitez-en pour mettre en avant vos arguments de vente uniques et présenter les réussites d'évènements similaires ou précédents.
2. Modèle de lettre de proposition d'évènement scolaire par TEMPLATE. NET
Concis et efficace : voilà comment décrire au mieux ce modèle. Le modèle de lettre de proposition d'évènement scolaire de TEMPLATE. NET allie professionnalisme et persuasion pour les évènements scolaires.
Que vous organisiez un gala des anciens élèves ou une kermesse scolaire, ce modèle est conçu pour cibler les sponsors, les parties prenantes et les comités. Son format simple mais complet couvre tous les éléments essentiels, des objectifs et activités de l'évènement aux besoins budgétaires, tout en garantissant que tout est en accord avec la mission de votre école.
Vous pouvez créer une proposition en quelques minutes à l'aide de ce modèle en remplissant simplement les champs obligatoires.
Idéal pour : les écoles qui organisent des collectes de fonds ou d'autres évènements importants et qui ont besoin d'une proposition claire et convaincante à présenter aux administrateurs, aux sponsors ou aux parents.
3. Modèle de proposition d'évènement par ProjectManager
Planifier des évènements de grande envergure peut sembler amusant au premier abord, mais en tant qu'organisateur d'évènements, vous vous demandez peut-être : « Et si cela ne dépassait jamais l'étape de la proposition ? »
Le modèle de proposition d'évènement de ProjectManager transforme cette planification complexe en un processus structuré et réalisable en combinant les propositions d'évènements traditionnelles avec les principes de base de la gestion de projet.
C'est l'outil idéal pour décomposer des évènements complexes en tâches gérables que vous et votre client pouvez facilement comprendre.
Vous pouvez tout planifier dans cette proposition, des objectifs et buts aux parties prenantes et aux calendriers. Commencez votre évènement en définissant des attentes claires avec vos clients.
Idéal pour : les chefs de projet et les professionnels de l'évènementiel qui accordent la priorité à une planification détaillée et à des résultats mesurables pour les évènements à grande échelle.
4. Modèle de proposition d'évènement caritatif par TEMPLATE. NET
La planification d'un évènement caritatif nécessite un modèle qui présente vos projets et touche le cœur des donateurs. Le modèle de proposition d'évènement caritatif de TEMPLATE. NET allie attrait émotionnel et valeur commerciale pratique.
Ce modèle comprend les sections « À propos de nous » et « Pourquoi sponsoriser cet évènement » pour présenter votre cause. Il propose également une fonctionnalité de parrainage à plusieurs niveaux qui vous permet d'offrir divers avantages aux sponsors.
Vous pouvez également personnaliser ce modèle de proposition de parrainage d'évènement en fonction des objectifs de vos sponsors potentiels. Par exemple, si vous ciblez des entreprises locales, proposez des opportunités de branding plus localisées qui correspondent à leur implication dans la communauté. Cette touche personnelle peut augmenter vos chances d'obtenir des parrainages.
Le modèle équilibre parfaitement les conditions marketing et de paiement sans perdre la touche émotionnelle qui rend les évènements caritatifs si spéciaux.
Idéal pour : les organisations à but non lucratif et les particuliers qui souhaitent proposer efficacement des évènements de collecte de fonds.
5. Modèle de proposition d'évènement de lancement de produit par Canva
Les évènements de lancement de produit sont passionnants, non seulement pour l'évènement lui-même, mais aussi pour l'opportunité de créer un buzz autour d'une nouvelle offre brillante ! Et c'est exactement ce que vous permet de faire le modèle de proposition d'évènement de lancement de produit de Canva , avec un design visuellement attrayant.
Au-delà de ses détails accrocheurs, ce modèle a de nombreuses utilisations pratiques. Par exemple, vous pouvez personnaliser la section du programme proposé pour planifier des activités qui correspondent aux intérêts de votre public cible.
Il comprend également une section « Approbations », qui permet aux parties prenantes de donner leur accord et garantit la maintenance de la responsabilité.
Idéal pour : les équipes marketing et les chefs de produit à la recherche d'une manière structurée mais créative de présenter des évènements de lancement de produit.
6. Modèle de proposition d'évènement de team building par Canva
Si vous prévoyez d'organiser un évènement de team building divertissant, ce modèle est fait pour vous. Le modèle de proposition d'évènement de team building de Canva se distingue par son approche axée sur les personnes, combinée aux exigences structurelles d'un évènement d'entreprise.
Ce modèle comprend un aperçu de l'évènement, une ventilation du budget et un planificateur d'activités personnalisable pour toutes vos idées brillantes. C'est tout ce dont vous avez besoin pour organiser un évènement de team building réussi.
Il est également très riche visuellement, avec un diagramme circulaire illustrant le nombre de participants de l'équipe. Cela permet de planifier plus efficacement les évènements pour les équipes plus importantes.
Idéal pour : les professionnels des ressources humaines et les équipes qui planifient des évènements interdépartementaux afin d'améliorer la collaboration.
7. Modèle de proposition d'évènement commercial par Canva
Vous planifiez un évènement commercial qui génère des résultats ? Le modèle de proposition d'évènement commercial de Canva vous aidera à penser comme un stratège, et pas seulement comme un organisateur d'évènements.
Dans ce modèle, vous pouvez vous associer aux principaux acteurs de l'équipe commerciale pour définir des objectifs concrets, tels que des cibles de chiffre d'affaires et d'impact de la marque. C'est comme si vous aviez un directeur commercial avisé et un organisateur d'évènements chevronné dans un seul modèle, idéal pour tirer le meilleur parti de chaque minute de votre évènement.
Le modèle comprend également une section « Étapes suivantes », avec une checklist préétablie que vous pouvez cocher au fur et à mesure de votre progression.
Idéal pour : les responsables commerciaux, les coordinateurs d'évènements et les équipes marketing qui souhaitent organiser des évènements commerciaux percutants afin d'améliorer la présence de la marque et les revenus liés aux produits.
Limites de l'utilisation de Word pour les propositions d'évènements
Bien que Microsoft Word soit un outil populaire pour créer un modèle de proposition pour un évènement efficace, il présente certains inconvénients. En voici quelques-uns :
- Manque de collaboration : Word ne prend pas en charge la collaboration en temps réel. Imaginez que vous ayez sept versions différentes de votre agenda de conférence parce que les membres de votre équipe apportent des modifications au même document.
- Chronophage : Word vous oblige à effectuer des ajustements manuels ou à mettre en forme des sections, et le suivi des modifications peut prendre un temps inutile.
- Pas d'automatisation : Word ne dispose pas de fonctionnalités d'automatisation telles que la liaison des tâches ou les outils de budgétisation qui régulent le flux de travail.
- Accessibilité limitée : les collaborateurs qui n'utilisent pas la même version de Word peuvent rencontrer des problèmes de compatibilité.
Modèles alternatifs de propositions d'évènements
Les modèles Word sont parfaits si vous recherchez un moyen simple de créer une proposition (et si vous travaillez seul).
Toutefois, si vous souhaitez collaborer avec votre équipe, envisagez d'intégrer des solutions CRM, la gestion des flux de travail et le suivi des progrès aux côtés des modèles de propositions de projet.
Voici quelques options.
1. Modèle de proposition d'évènement ClickUp
Optimisez votre processus de création de propositions grâce au modèle de proposition d'évènement ClickUp, spécialement conçu pour être clair et facile à organiser. Ce modèle comporte des sections dédiées à la saisie des attributs essentiels de l'évènement, tels que le résumé, les résultats souhaités, les estimations de coûts, le calendrier, etc., ce qui favorise une documentation minutieuse des détails importants.
Ce modèle est polyvalent et s'adapte à un large éventail d'évènements, des conférences d'entreprise aux célébrations personnelles ou aux évènements caritatifs. Sa fonctionnalité collaborative permet aux membres de l'équipe de contribuer simultanément à la proposition, ce qui favorise la productivité et le travail d'équipe.
De plus, le modèle de proposition d'évènement ClickUp s'intègre facilement à la gamme d'outils de productivité et de gestion d'évènements de ClickUp, facilitant ainsi la transition entre la création de la proposition et l'exécution de l'évènement au sein d'une plateforme unique.
Adoptez le modèle de proposition d'évènement ClickUp pour structurer vos processus de proposition, affiner vos présentations et attirer davantage de clients potentiels.
2. Le modèle de planification d'évènements ClickUp
Lorsque vous planifiez un évènement, vous devez gérer de nombreux éléments à tout moment. Pire encore, les informations à ce sujet peuvent être dispersées dans des dizaines de feuilles de calcul.
Pourquoi ne pas centraliser votre planification en un seul endroit ?
Le modèle de planification d'évènements ClickUp couvre tout. Il s'agit en quelque sorte d'un guide de gestion de projet événementiel prêt à l'emploi, qui simplifie les flux de travail complexes en les regroupant dans un hub organisé.
Il peut également servir de centre de commande numérique pour vos évènements, où vous pouvez contrôler exactement ce qui doit se passer et à quel moment. Ce qui est vraiment génial, c'est qu'il s'adapte à votre style de travail.
🎊 Principaux avantages :
- Accédez à l'ensemble de votre évènement en un coup d'œil grâce à la vue Liste, la vue Tableau ou la vue Calendrier.
- Gardez le contrôle sur vos tâches, les coordonnées des fournisseurs et les notes importantes grâce aux champs personnalisés et aux statuts personnalisés.
- Suivez les budgets et les paiements sans les tracas liés aux feuilles de calcul.
- Gardez toute votre équipe sur la même page (littéralement) avec ClickUp Docs.
Idéal pour : les équipes de gestion d'évènements qui ont besoin d'une collaboration en temps réel et d'un suivi visuel des projets pour plusieurs évènements et parties prenantes.
J'ai utilisé ClickUp pour organiser et gérer des évènements et des projets de grande et petite envergure dans le cadre de mon travail. J'ai trouvé les fonctionnalités de calendrier, de dépendance et de sondage particulièrement utiles. C'est le meilleur logiciel de gestion de projet que j'ai jamais utilisé. ClickUp m'a littéralement sauvé la vie lors de la planification d'un évènement majeur en 2022.
J'ai utilisé ClickUp pour organiser et gérer des évènements et des projets de grande et petite envergure dans le cadre de mon travail. J'ai trouvé les fonctionnalités de calendrier, de dépendance et de sondage particulièrement utiles. C'est le meilleur logiciel de gestion de projet que j'ai jamais utilisé. ClickUp m'a littéralement sauvé la vie lors de la planification d'un évènement majeur en 2022.
3. Le modèle de gestion d'évènements ClickUp
La planification d'un évènement est déjà suffisamment stressante, vous n'avez certainement pas besoin d'une équipe désorganisée en plus ! Le modèle de gestion d'évènements ClickUp place la collaboration entre vos équipes au premier plan, vous permettant ainsi de garder une longueur d'avance.
Ce modèle complet de proposition d'évènement vous aide également au suivi de votre budget afin de ne pas dépasser vos dépenses.
Vous pouvez afficher l'ensemble de votre évènement dans le format qui vous convient le mieux : vue Liste, vue Plan, échéancier, etc. De plus, des fonctionnalités telles que les diagrammes de Gantt vous permettent de ne pas réserver le DJ avant d'avoir confirmé le lieu.
🎊 Principaux avantages :
- Effectuez le suivi de votre budget afin de ne pas le dépasser.
- Collaborez en temps réel pour obtenir des avis et des commentaires instantanés.
- Automatisez les rappels et les suivis pour que votre équipe reste sur la bonne voie.
Idéal pour : les responsables d’évènements qui coordonnent plusieurs évènements, des conférences aux lancements de produits.
💡Conseil de pro : configurez des tâches récurrentes pour suivre la progression et vous assurer qu'aucune étape n'est oubliée avant les évènements. Utilisez la fonctionnalité de commentaire sur les tâches pour discuter des mises à jour en temps réel.
4. Le modèle de plan de projet évènementiel ClickUp
La planification d'un évènement ne doit pas nécessairement être une tâche fastidieuse, surtout lorsque vous disposez du modèle de plan de projet évènementiel ClickUp. Que vous organisiez le lancement d'un produit ou une collecte de fonds, ce modèle contient tout ce dont vous avez besoin pour mener à bien votre projet.
Ce modèle convivial pour les débutants vous aide à travailler sur plusieurs évènements et échéanciers à la fois. Un champ d’emplacement est intégré à la vue Liste, ce qui vous permet de jongler simultanément avec plusieurs lieux sans risque de confusion.
🎊 Principaux avantages :
- Suivez chaque détail de votre évènement à travers plusieurs vues, de Kanban au Calendrier, du début à la fin.
- Restez en contact avec votre équipe en temps réel grâce à la vue Chat intégrée à l'application. Utilisez la vue Plan pour visualiser facilement les emplacements des lieux et des fournisseurs, ce qui simplifie encore davantage la planification.
- Utilisez des champs personnalisés prêts à l'emploi et des options d'automatisation pour vous assurer que rien ne soit oublié.
Idéal pour : les organisateurs qui souhaitent rester organisés grâce à un plan de projet entièrement personnalisé.
💡Conseil de pro : utilisez l'automatisation personnalisée pour mettre en place une « réaction en chaîne des fournisseurs ». Lorsqu'un fournisseur confirme une commande, les tâches dépendantes sont automatiquement déclenchées. Par exemple, vous pouvez configurer une réaction pour que la tâche d'installation audiovisuelle ne soit activée qu'après confirmation du lieu.
5. Le modèle de document de planification d'évènements ClickUp
Après avoir tout passé en revue pour planifier l'évènement parfait, le modèle de document de planification d'évènement ClickUp peut être la dernière pièce de votre puzzle. Il couvre tout ce que vous pourriez vouloir garder à l'esprit le jour J.
Au lieu d'utiliser plusieurs documents et feuilles de calcul, ce modèle rassemble tout votre travail en un seul endroit. Des listes d'invités aux coordonnées des fournisseurs, en passant par les instructions d'installation et les checklists de dernière minute, tout est structuré et prêt à l'emploi.
🎊 Principaux avantages :
- Organisez tout grâce à des catégories prédéfinies telles que « Informations générales », « Détails de l'installation », « Liste des invités », etc.
- Utilisez des tableaux et des checklists prêts à l'emploi que vous pouvez mettre à jour directement depuis votre téléphone.
- Collaborez avec votre équipe dans le même document ClickUp Doc.
Idéal pour : les équipes de gestion d'évènements à la recherche de la checklist ultime pour les dernières vérifications.
💡Astuce rapide : créez une section « Trousse d'urgence pour le jour J » dans votre document qui répertorie les éléments de sauvegarde essentiels, les numéros de téléphone des fournisseurs et les solutions rapides aux problèmes courants. Vous pouvez également la dupliquer pour de futurs évènements.
6. Le modèle de proposition de campagne ClickUp
Prêt à lancer une campagne marketing à succès ? Tout commence par une proposition solide. Le modèle de proposition de campagne ClickUp transforme cette page blanche intimidante en un reflet structuré de votre créativité.
Fini les ressources éparpillées et les chaînes d'e-mails interminables à parcourir pour clarifier les choses. Que vous définissiez des objectifs, assigniez des tâches ou collaboriez avec les parties prenantes pour obtenir des commentaires sur votre proposition, tout reste au même endroit.
🎊 Principaux avantages :
- Commencez du bon pied grâce à des champs prédéfinis qui vous guident dans l'élaboration de votre proposition d'évènement.
- Attribuez des tâches, fixez des dates d'échéance et suivez la progression grâce aux vues Liste, Gantt ou Calendrier.
- Terminez la création de votre flux de travail en ajoutant la vue Charge de travail pour voir ce qui occupe les parties prenantes.
- Rassemblez, visualisez et organisez vos concepts de campagne en temps réel avec ClickUp Tableaux blancs.
Idéal pour : les équipes marketing qui souhaitent créer une proposition d'évènement solide à partir de zéro.
7. Le modèle de budget pour les évènements ClickUp
Avec autant de dépenses liées à la coordination d'évènements, il est facile de perdre le fil de vos finances. Le modèle de budget d'évènement ClickUp peut être votre solution idéale pour contrôler l'allocation des fonds destinés à l'évènement.
Le modèle est prêt à l'emploi et permet de définir les objectifs et le budget de chaque évènement, ce qui vous évite d'avoir à créer plusieurs feuilles de calcul. De plus, vous pouvez également joindre des factures en pièce jointe aux entrées d'évènements concernées, afin de tenir toutes les parties prenantes informées.
Il est également judicieux d'utiliser ClickUp Automatisations pour configurer des rappels pour les paiements importants ou d'autres jalons afin de ne jamais manquer une date d'échéance.
🎊 Principaux avantages :
- Organisez les dépenses, les détails du lieu et les informations sur les fournisseurs dans des catégories prédéfinies pour un suivi facile.
- Suivez la progression de chaque achat grâce à des statuts tels que « À faire », « En cours » et « Achevé » pour garder le contrôle de votre budget.
- Définissez et gérez les délais pour garantir des paiements ponctuels et éviter les surprises de dernière minute.
- Ajoutez des détails supplémentaires pour chaque élément de dépense afin d'avoir un meilleur aperçu de vos finances.
Idéal pour : les équipes qui cherchent à gérer efficacement les forfaits d'évènements grâce à l'automatisation.
8. Le modèle de proposition budgétaire ClickUp
Établir un budget pour convaincre les parties prenantes peut être fastidieux, mais le modèle de proposition budgétaire ClickUp vous aide à rester organisé. C'est l'outil idéal pour créer des propositions claires et détaillées qui vous aideront à obtenir des financements et à garantir la transparence financière.
Le modèle comprend également des pages répertoriant le personnel, la logistique et les évènements, que vous pouvez simplement insérer dans votre proposition.
Mais surtout, cette proposition peut vous aider à dresser un tableau détaillé des coûts et servir de feuille de route pour votre prochain évènement. Grâce à des tableaux qui vous guident dans vos dépenses, vous pouvez vous assurer que tout le monde est sur la même longueur d'onde.
🎊 Principales fonctionnalités :
- Ajoutez des sous-pages pour créer votre bible budgétaire pour l'évènement.
- Ajoutez des statuts personnalisés pour suivre la progression de vos tâches liées aux propositions budgétaires, afin que tout se déroule comme prévu.
- Planifiez l’échéancier de vos projets en ajoutant un diagramme de Gantt ClickUp afin de respecter toutes les échéances financières.
- Assurez la cohésion de votre équipe grâce aux commentaires, aux liens vers les tâches et aux notifications.
- Collaborez en temps réel avec votre équipe sur ClickUp Docs.
Idéal pour : les équipes et les planificateurs financiers qui souhaitent créer et gérer des propositions budgétaires détaillées pour les parties prenantes.
Planifiez votre évènement parfait avec ClickUp
L'organisation d'un évènement relève à la fois de l'art, de la science et, surtout, de l'organisation. Si les modèles constituent un excellent point de départ, c'est votre vision qui rendra votre évènement vraiment inoubliable.
Maintenant que vous comprenez les avantages et les limites de l'utilisation des modèles Word, vous pouvez les utiliser plus efficacement.
Vous pouvez également opter pour les modèles ClickUp, qui offrent une solution complète pour gérer vos projets en un seul endroit. Qu'il s'agisse de la répartition des tâches, du suivi, de la gestion des ressources, de l'automatisation des tâches routinières ou de la collaboration en équipe, ClickUp est là pour vous aider !
Prêt à automatiser votre évènement, de la proposition à la planification ? Inscrivez-vous dès maintenant pour obtenir un compte ClickUp gratuit!