L'intégration n'est pas aussi simple qu'il n'y paraît. Pour les nouveaux employés, cela implique de trouver et de remplir une multitude de documents, d'assister à des séances d'orientation et de se familiariser avec le fonctionnement du bureau (notamment de repérer où se trouve la machine à café tant convoitée).
Pour les professionnels des ressources humaines et les propriétaires d'entreprises, cela revient toutefois à se débattre avec des piles de documents administratifs liés à l'intégration.
Étonnamment, 58 % des entreprises admettent consacrer plus de temps aux procédures et à la paperasse liées à l'intégration qu'à l'expérience réelle des collaborateurs.
L'intégration échoue souvent en raison d'une organisation désordonnée du travail, les informations sur les collaborateurs étant dispersées entre e-mails, feuilles de calcul et outils disparates. L'absence d'un système centralisé entraîne des données manquantes, des doublons et des relances inutiles.
Il existe toutefois un moyen de rendre ce processus encore plus fluide et rapide : les modèles de formulaires de renseignements sur les salariés, qui fournissent un cadre pour la collecte des données. Ces modèles simplifient la collecte des données, organisent les dossiers des salariés et garantissent que toutes les informations essentielles sont disponibles.
Dans cet article, nous partageons 16 modèles gratuits de formulaires d'informations sur les salariés afin de vous aider à accélérer le processus d'intégration de vos nouveaux collaborateurs. C'est parti !
Qu'est-ce qu'un modèle de formulaire de renseignements sur les salariés ?
Le risque que les données relatives aux nouvelles recrues soient dispersées dans des e-mails et des feuilles de calcul est assez élevé.
C’est pourquoi les équipes RH expérimentées s’appuient sur un modèle de formulaire d’informations sur les salariés, un document prédéfini qui simplifie la collecte et l’organisation des informations relatives aux salariés. Ce formulaire couvre tous les éléments essentiels : coordonnées personnelles, informations de contact, contacts en cas d’urgence, données professionnelles et, le cas échéant, parcours scolaire.
Cela évite également de devoir relancer les nouveaux arrivants pour obtenir les informations manquantes : vous disposez ainsi dès le départ de dossiers de personnel clairs et standardisés.
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⭐ Modèle à la une
Si vous recherchez un moyen simple de collecter les informations sur les employés et d’accompagner les nouvelles recrues pendant leurs premiers jours, le modèle d’intégration des employés de ClickUp est un excellent point de départ. Il combine la collecte des données des employés, les tâches d’intégration et le suivi des progrès au sein d’un environnement de travail organisé. Cela permet aux équipes RH de réduire les suivis manuels et de s’assurer que chaque nouvelle recrue démarre dans la clarté.
Éléments clés d'un formulaire de renseignements sur les salariés
Le service des ressources humaines est légalement responsable de la gestion et de la protection des données des salariés ; il doit faire ces tâches et tout manquement à cette obligation peut entraîner des résultats lourds.
La difficulté ? Le traitement manuel d'un grand nombre de données sur les salariés est une tâche difficile et pose de nombreux défis lors de l'intégration.
L'adoption d'un formulaire de renseignements sur les salariés simplifie ce processus. Il permet de recueillir toutes les informations essentielles concernant les nouvelles recrues, garantissant ainsi une intégration sans heurts et assurant une gestion organisée et facile des dossiers des salariés.
Voici un bref aperçu de ses principales sections :
| Section | Informations recueillies |
| Informations personnelles | Nom complet, adresse, numéro de téléphone, e-mail, date de naissance et nationalité |
| Informations relatives à l'emploi | Titre du poste, service, date de début, nom du responsable hiérarchique et identifiant d'employé |
| Coordonnées en cas d'urgence | Nom, numéro de téléphone, relation et contact alternatif de la personne à joindre en cas d'urgence |
| Informations fiscales et de paiement | Coordonnées du compte bancaire, formulaires fiscaux, structure salariale et inscription aux avantages sociaux |
| Champs supplémentaires | Parcours scolaire, certifications, documents tels que le passeport ou les permis de travail |
L'absence de l'une de ces informations peut entraîner des problèmes de conformité ou des complications au niveau de la paie. C'est pourquoi un nouveau modèle de formulaire d'informations sur les salariés garantit que tout est parfaitement organisé, à jour et accessible en cas de besoin.
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16 modèles de formulaires d'informations sur les salariés
Bien sûr, vous pouvez créer un formulaire de renseignements sur les salariés à partir de zéro, mais pourquoi réinventer la roue alors que ce n'est pas nécessaire ?
Voici 16 modèles irréprochables qui vous faciliteront grandement la vie au service des ressources humaines.
1. Modèle de formulaire ClickUp
Imaginez que le premier jour d'un nouveau collaborateur approche et que vous soyez débordé à essayer de rassembler des informations élémentaires telles que sa date de début, ses contacts en cas d'urgence et ses coordonnées bancaires.
Le modèle de formulaire ClickUp vous évite ce stress en vous aidant à créer des formulaires clairs et bien organisés en quelques minutes. Grâce à la fonctionnalité « Champs personnalisés » de ClickUp, qui couvre tout, des informations personnelles aux détails du poste, il recueille toutes les informations essentielles sur les employés avec précision et en toute sécurité.
Mieux encore, les réponses sont automatiquement triées et prêtes à être exploitées : vous pouvez ainsi éviter les relances manuelles et vous concentrer sur une intégration en douceur de votre nouvelle recrue.
✨ Idéal pour : les équipes RH chargées de l'intégration des nouveaux collaborateurs et toute personne souhaitant simplifier la collecte et l'organisation des informations essentielles sur les salariés.
2. Modèle de formulaire d'évaluation des employés ClickUp
Soyons honnêtes : les évaluations des salariés peuvent sembler être une corvée redoutée, tant pour les RH que pour les responsables.
Ce processus peut parfois s'avérer fastidieux, car les employés doivent gérer de nombreux documents, essayer de se souvenir des jalons clés de leur parcours professionnel et veiller à l'équité.
C'est là qu'intervient le modèle gratuit de formulaire d'évaluation des employés de ClickUp. Il simplifie les évaluations de performances grâce à un format structuré et convivial qui permet de saisir toutes les informations nécessaires, rapidement et avec précision.
Ce modèle facilite la collecte de retours d'expérience précieux, l'identification des axes d'amélioration et le suivi des progrès individuels au fil du temps. Les champs personnalisés vous permettent d'inclure des informations telles que les titres de poste, les réalisations et les axes d'amélioration, garantissant ainsi des évaluations cohérentes, équitables et ciblées.
✨ Idéal pour : les équipes RH et les responsables qui souhaitent faciliter les évaluations des collaborateurs, améliorer le suivi des performances et mettre en place un processus d'évaluation équitable et cohérent qui profite réellement à l'équipe.
3. Modèle ClickUp de retour d'expérience des salariés
Vous êtes-vous déjà demandé ce que votre équipe pense de la direction, de l’environnement de travail ou même de ces « avantages » dont tout le monde parle sans cesse ? Les retours honnêtes des salariés peuvent faire ou défaire un lieu de travail, mais les recueillir peut s’avérer difficile, surtout lorsque ces retours sont dispersés et qu’il est compliqué d’y donner suite.
Utilisez plutôt le modèle ClickUp de retour d'expérience des employés. Ce modèle simplifie le processus de collecte et de gestion des informations pertinentes fournies par votre équipe.
Grâce à des champs personnalisés tels que « Culture d’entreprise », « Clarté du rôle » et « Opportunités d’évolution », vous pouvez relever les défis quotidiens et améliorer la satisfaction de votre équipe. Et ce n’est pas tout
🍪 Bonus : de puissantes visualisations vous permettent également de suivre l’état d’esprit des collaborateurs au fil du temps, ce qui vous aide à repérer des tendances et à agir rapidement avant que des préoccupations mineures ne se transforment en problèmes plus graves. En centralisant les retours d’expérience en un seul endroit, ce modèle favorise des discussions ouvertes et structurées qui renforcent la confiance entre les collaborateurs et la direction.
✨ Idéal pour : les équipes RH et les responsables qui souhaitent favoriser la transparence, suivre le moral de l'équipe et instaurer une culture d'entreprise épanouissante et basée sur la confiance.
4. Modèle de formulaire interne d'embauche ClickUp
Pourvoir les positions vacantes en interne est une solution gagnant-gagnant : cela permet d'économiser du temps et des ressources, et montre à votre équipe que vous accordez de l'importance à son évolution. La seule difficulté réside dans la collecte de toutes les informations sur les collaborateurs, la vérification des rôles et la gestion manuelle des candidatures, ce qui peut donner l'impression de devoir traiter une pile interminable de paperasse.
C'est là que le modèle de formulaire d'embauche interne de ClickUp entre en jeu pour vous faciliter la tâche à chaque étape.
Ce modèle simplifie le processus de recrutement interne en vous aidant à collecter rapidement et avec précision les données essentielles, telles que les dossiers des salariés, leurs rôles actuels et leurs compétences pertinentes.
Grâce à la numérisation et à la centralisation de toutes ces données, vous évitez les confusions, garantissez le respect des politiques de recrutement et offrez aux employés une expérience fluide et sans stress.
✨ Idéal pour : les équipes RH qui souhaitent faciliter le recrutement interne, assurer le suivi des candidatures en toute simplicité et assurer la maintenance des dossiers employés précis et conformes.
5. Modèle de sondage sur l'engagement des employés ClickUp
Selon le dernier rapport Gallup, 51 % des salariés se sentent démotivés. Cela signifie que plus de la moitié de vos effectifs se sentent déconnectés, démotivés ou accomplissent leurs tâches quotidiennes à contrecœur.
Grâce à des outils adaptés, tels que le modèle de sondage sur l'engagement des employés de ClickUp, vous pouvez obtenir des informations concrètes sur la satisfaction des employés et la culture d'entreprise.
Ce modèle vous aide à créer des sondages ciblés avec des questions personnalisées qui permettent de cerner le sentiment de votre équipe. Que vous évaluiez la satisfaction professionnelle, les conditions de travail ou le moral de l'équipe, il permet de saisir tous ces aspects subjectifs souvent négligés sur le lieu de travail.
Le plus grand avantage ? Les réponses sont centralisées et prêtes à être analysées, ce qui vous permet de repérer les tendances et d'identifier les axes d'amélioration.
✨ Idéal pour : les professionnels des ressources humaines et les managers d'équipe qui souhaitent mesurer l'engagement, suivre les progrès au fil du temps et créer une équipe plus épanouie et plus productive.
Le suivi et l'organisation des projets d'entreprise sont très simples et efficaces grâce au logiciel ClickUp. C'est un outil très performant pour résoudre les problèmes liés à la gestion des tâches et pour suivre l'avancement des tâches et des projets en cours au sein de l'entreprise.
Le suivi et l'organisation des projets d'entreprise sont très simples et efficaces grâce au logiciel ClickUp. C'est un outil très performant pour résoudre les problèmes liés à la gestion des tâches et pour suivre la progression des tâches et des projets en cours au sein de l'entreprise.
6. Modèle de formulaire d'inscription à un atelier ClickUp
Organiser un atelier peut être passionnant… jusqu’à ce que vous soyez submergé de candidatures et que vous ne disposiez d’aucun moyen structuré pour les gérer.
Le modèle de formulaire d'inscription aux ateliers ClickUp simplifie le processus en vous aidant à collecter et à gérer rapidement et efficacement les informations relatives aux « participants ».
Au lieu de devoir parcourir des e-mails épars ou des formulaires disparates, ce modèle centralise les informations clés, telles que les noms, les coordonnées et les horaires des ateliers, en un seul et même endroit facile d'accès.
Voici comment cela fonctionne : les champs personnalisés vous permettent d’adapter le formulaire à vos besoins, ce qui vous garantit de ne recueillir que les informations pertinentes auprès des participants. Les statuts tels que « En cours d’examen » ou « Approuvé » facilitent le suivi de l’avancement.
✨ Idéal pour : les équipes RH, les organisateurs d'évènements ou les responsables qui souhaitent rationaliser l'inscription des participants et l'organisation d'ateliers avec un minimum d'efforts.
📮 ClickUp Insight : 74 % des employés utilisent au moins deux outils rien que pour trouver les informations dont ils ont besoin, en passant sans cesse des e-mails au chat, aux notes, aux outils de gestion de projet et à la documentation. Ces changements constants de contexte font perdre du temps et ralentissent la productivité. En tant qu’application tout-en-un pour le travail, ClickUp regroupe toutes vos activités — e-mails, chat, documents, tâches et notes — dans un environnement de travail unique et consultable, pour que tout soit exactement là où vous en avez besoin.
7. Modèle ClickUp de gestion des entretiens et de rapports
Selon des données récentes, une offre d'emploi classique en entreprise reçoit en moyenne 250 candidatures — et avouons-le, gérer un tel volume de candidats sans système adapté est la recette du chaos.
Le modèle ClickUp de gestion des entretiens et de rapports élimine toute incertitude du processus.
Il vous offre un espace unique et structuré pour suivre les informations relatives aux candidats, planifier les entretiens et recueillir les commentaires de plusieurs recruteurs.
Grâce à cette centralisation, les membres de l'équipe peuvent facilement accéder aux évaluations des candidats, comparer leurs notes et fournir des retours structurés en temps réel.
✨ Idéal pour : les équipes RH et les recruteurs ont besoin d'un système rationalisé pour organiser les entretiens, suivre les retours d'expérience et prendre des décisions de recrutement en toute confiance, sans passer à côté d'aucun détail.
8. Modèle de formulaire de candidature ClickUp
Le tri des candidatures prend beaucoup de temps et peut rapidement devenir compliqué si vous n’êtes pas organisé. La meilleure solution consiste à utiliser le modèle de formulaire de candidature ClickUp.
Cela simplifie le processus de recrutement en vous permettant de recueillir rapidement et de manière cohérente les informations essentielles de chaque candidat, telles que ses coordonnées personnelles, son parcours scolaire et son expérience professionnelle.
Toutes les candidatures étant stockées dans un emplacement centralisé, vous pouvez dire adieu aux piles de papier et aux e-mails éparpillés. Ce modèle facilite grandement le suivi et l'évaluation des candidats, vous permettant ainsi de vous concentrer sur l'identification des meilleurs talents plutôt que de vous noyer sous le travail administratif.
De plus, cela offre une expérience conviviale aux candidats, ce qui montre que votre entreprise privilégie l'efficacité et le professionnalisme dès le départ.
✨ Idéal pour : les équipes RH et les responsables du recrutement qui souhaitent rationaliser le processus de candidature, organiser les données des candidats et attirer sans effort les meilleurs talents.
9. Modèle ClickUp d'intégration des nouveaux collaborateurs
Si vous avez l'impression d'avoir trop de choses à gérer lors de l'intégration de nouveaux collaborateurs, le modèle ClickUp d'intégration des collaborateurs est votre meilleur allié.
Grâce à ce modèle, vous pouvez créer et organiser des checklists détaillées pour l'intégration, couvrant tout, des présentations au training spécifique au rôle, afin de vous assurer que rien n'est oublié.
Organisez des réunions de date de début de prise de fonction, attribuez les tâches essentielles et aidez les nouvelles recrues à se familiariser avec leurs équipes et la culture d'entreprise.
De plus, tout est regroupé au même endroit, ce qui facilite le suivi de la progression et garantit que chaque nouvelle recrue dispose des outils et des informations essentielles dont elle a besoin pour être immédiatement opérationnelle.
✨ Idéal pour : les équipes RH et les responsables qui souhaitent rationaliser l'intégration, organiser les informations sur les salariés et aider les nouvelles recrues à se sentir informées et connectées.
10. Modèle d'annuaire des employés ClickUp
Nous connaissons bien ce genre de situation : c'est l'anniversaire d'un de vos collègues et vous essayez de lui envoyer un gâteau, mais le suivi de ses coordonnées s'avère être un véritable casse-tête auquel vous n'étiez pas préparé.
Le modèle d’annuaire des employés de ClickUp vous évite ces tracas en vous offrant un hub centralisé et organisé pour toutes les informations relatives aux employés. Que vous recherchiez l’e-mail ou le rôle d’une personne, ou que vous souhaitiez savoir qui travaille dans quel service, ce modèle répond à tous vos besoins.
Fonctionnement : ses fonctionnalités de recherche intuitives vous permettent d'accéder rapidement à des informations à jour, de vérifier qui est présent au bureau et de visualiser la structure des équipes.
De plus, ce modèle est idéal pour les nouvelles recrues qui souhaitent faire connaissance avec l'équipe ou pour toute personne ayant besoin de trouver rapidement les coordonnées d'un collègue sans avoir à envoyer de messages du type « Qui s'occupe de ça ? ».
✨ Idéal pour : les équipes RH, les responsables et les salariés qui souhaitent centraliser les dossiers du personnel, améliorer la communication et faciliter les connexions entre tous.
11. Modèle de formulaire d'informations sur les salariés (RH) par Collage
via Collage
La tenue de dossiers précis et à jour sur les salariés est une obligation légale pour tout employeur. Le modèle de formulaire d'informations sur les salariés de Collage facilite la gestion de toutes sortes de données, des informations personnelles aux détails salariaux en passant par les dates de début.
Ce formulaire gratuit vous permet de recueillir tout ce qui est nécessaire, du nom et de l'adresse du salarié aux taux de rémunération, en passant par les avantages sociaux et même les détails relatifs aux congés.
De plus, la législation obligeant les employeurs à conserver certains dossiers des salariés pendant des durées spécifiques — même après le départ d’un salarié —, le fait de tout organiser clairement dès le départ peut vous éviter d’éventuelles responsabilités ultérieures.
✨ Idéal pour : les employeurs et les professionnels des ressources humaines qui recherchent un moyen clair et conforme de collecter et de gérer les informations relatives aux salariés, tout en s'assurant de respecter sans difficulté les réglementations en matière de conservation des données.
À lire également : Le pouvoir de la voix des salariés dans la transformation de votre lieu de travail
12. Modèle de formulaire d’informations sur les salariés « CollageWord » par AIHR
via AIHR
Saviez-vous que le fait de ne pas collecter les informations relatives aux salariés avec précision et dans les délais peut entraîner des erreurs de paie coûtant plus de 600 dollars par incident?
Pour éviter ce préjudice financier, le modèle de formulaire d’informations sur les salariés de CollageWord, développé par AIHR, offre une meilleure solution pour gérer les informations relatives aux nouveaux salariés dès leur premier jour.
Ce formulaire offre un aperçu complet des informations personnelles et professionnelles d’un salarié, depuis sa date de début jusqu’aux contacts en cas d’urgence et à son salaire.
Cet outil simplifie les tâches administratives et permet de conserver vos dossiers de personnel organisés, sécurisés et à jour. Il propose des modèles gratuits et personnalisables aux formats PDF et Word.
✨ Idéal pour : les équipes RH et les employeurs qui recherchent une solution efficace et conforme pour collecter et gérer les informations relatives aux salariés lors de leur intégration.
À lire également : Les meilleurs conseils pour mener des sondages d'intégration auprès des nouvelles recrues (questions + modèle)
13. Modèle de formulaire PDF de renseignements sur les salariés par Charlie
via Charlie
L'intégration d'un nouveau collaborateur est une étape passionnante, mais elle ne serait pas la même sans le modèle de formulaire PDF de Charlie pour les informations sur les collaborateurs, qui vous aide à recueillir toutes les informations nécessaires sur vos collaborateurs.
Ce modèle est conçu pour les vérifications préalables à l'embauche, avant la première semaine. Vous pouvez recueillir des informations essentielles, telles que les justificatifs du droit au travail (numéros de passeport et de sécurité sociale), avant la date d'entrée en fonction de l'employé, garantissant ainsi la conformité légale dès le premier jour.
Puis, au cours de la première semaine, réglez les derniers détails en recueillant les coordonnées des personnes à contacter en cas d'urgence, les adresses e-mail personnelles et même les préférences alimentaires.
Bien qu'il existe des outils plus avancés de gestion des dossiers du personnel, ce modèle PDF constitue une solution simple et économique pour les entreprises qui ne sont pas encore prêtes à investir dans un logiciel.
✨ Idéal pour : les petites entreprises ou les équipes RH à la recherche d'un moyen simple et abordable de collecter et de gérer les informations essentielles sur les employés lors de leur intégration.
À lire également : Modèles et formulaires RH gratuits pour améliorer les processus RH
14. Modèle de formulaire de recommandation d'un collaborateur par 123 Form Builder
via 123 Form Builder
Recruter les meilleurs talents n’est pas chose facile, mais vos meilleurs recruteurs se trouvent probablement déjà dans vos locaux : vos collaborateurs. Le modèle de formulaire de recommandation de collaborateurs de 123 Form Builder permet aux équipes de recommander sans effort des candidats exceptionnels.
Voici comment cela fonctionne : ce formulaire personnalisable permet de recueillir toutes les informations essentielles sur les salariés et les candidats, telles que les positions auxquelles ils postulent, ainsi que les pièces jointes comme les CV.
Aucune connaissance en programmation n'est requise : il suffit de glisser-déposer et de personnaliser le formulaire en fonction des besoins de votre entreprise. Vous pouvez le publier via des liens sécurisés, l'intégrer à votre site web ou le partager sur des plateformes telles que Facebook ou WordPress.
Une fois soumises, toutes les candidatures sont stockées dans une base de données en ligne sécurisée pour faciliter leur consultation. Accédez aux données via un tableau de bord centralisé, exportez-les au format CSV ou Excel, ou intégrez le formulaire à des outils tels que Google Drive pour simplifier le suivi.
✨ Idéal pour : les équipes qui souhaitent numériser et accélérer leur processus de recommandation de candidats et se constituer un vivier de talents plus solide.
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15. Modèle de formulaire d'informations sur la santé des salariés par 123 Form Builder
via 123 Form Builder
En matière de santé des salariés, la plupart des organisations se concentrent sur les domaines générant des coûts directs ou des responsabilités, tels que les accidents du travail, les demandes d’indemnisation pour invalidité ou le recours aux programmes d’aide aux salariés. Or, ces indicateurs ne reflètent qu’une infime partie du bien-être physique et mental global de votre personnel.
Il est pratiquement impossible de concevoir des stratégies de santé efficaces — ou d'en mesurer l'impact — sans une collecte systématique de données.
Le modèle de formulaire d'informations sur la santé des salariés de 123 Form Builder aide les organisations à relever ce défi.
Ce modèle facilite la collecte des données essentielles relatives à la santé — des antécédents médicaux aux conditions chroniques, en passant par le carnet de vaccination et les contacts en cas d'urgence — de manière sécurisée et pratique.
✨ Idéal pour : les organisations qui s'engagent à instaurer une culture de la santé, à améliorer le bien-être de leur personnel et à faire face à la hausse des coûts de santé grâce à des solutions systématiques et fondées sur les données.
À lire également : Les meilleurs modèles de planning d'intégration des nouveaux employés
16. Modèle de formulaire de consentement médical pour les salariés par 123 Form Builder
via 123 Form Builder
Compte tenu de la pénurie persistante de talents et de la hausse des coûts de santé, il n'est plus possible de se permettre de ne pas accorder la priorité à la santé des salariés.
Le modèle de formulaire de consentement médical pour les salariés de 123 Form Builder simplifie le processus, permettant ainsi aux employeurs et aux nouveaux salariés de suivre facilement leurs démarches administratives, de manière rapide, avec une sécurité élevée et pratique.
Ce modèle prêt à l'emploi vous permet d'envoyer par e-mail des formulaires de consentement médical aux nouveaux salariés. Ceux-ci peuvent les achever depuis chez eux ou lors de leurs déplacements.
Leurs réponses sont stockées en toute sécurité et facilement accessibles par les équipes RH, ce qui garantit que les informations sur les salariés sont bien organisées et conformes aux exigences en matière de confidentialité.
✨ Idéal pour : les équipes RH à la recherche d'une solution numérique sécurisée pour gérer les formulaires de consentement médical lors de l'intégration.
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Comment créer et utiliser des formulaires de renseignements sur les salariés
Que vous préfériez les méthodes manuelles ou les outils numériques, il existe des moyens de créer un formulaire de renseignements sur les salariés adapté à vos besoins. Voyons cela en détail :
1. Google Forms
Si vous recherchez une solution simple et gratuite, Google Forms est l'outil qu'il vous faut. Voici comment vous y prendre :
- Partez de zéro ou utilisez un modèle : Google Forms propose des modèles prêts à l'emploi pour les RH. Il vous suffit de les adapter à vos besoins.
- Ajoutez vos questions : cliquez sur le bouton « + » pour ajouter des champs concernant les informations personnelles, la date de début et tout autre élément dont vous avez besoin.
- Personnalisez votre formulaire : adaptez le thème, la police de caractère et les couleurs pour lui donner un aspect professionnel. Vous pouvez même ajouter des images ou des vidéos pour rendre le tout plus ludique (ou plus clair).
- Personnalisez les paramètres : sécurisez les réponses et gérez la manière dont les données sont collectées. Liez les réponses à Google Sheets pour faciliter le suivi et l'analyse.
Même si Google Forms fait l'affaire, il n'est pas parfait : sa conception basique et ses fonctionnalités limitées pourraient vous laisser sur votre faim.
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2. Tableurs
Si vous êtes un inconditionnel du bon vieux Excel ou de Google Sheets, vous pouvez créer manuellement un formulaire de renseignements sur les salariés :
- Ajoutez des colonnes pour le nom complet, l'adresse, les contacts en cas d'urgence et d'autres informations essentielles concernant les salariés.
- Partagez-le avec les nouvelles recrues afin qu'elles puissent le remplir ou le mettre à jour directement
- Bonus : utilisez les filtres et les options de tri pour que vos données restent organisées et à jour.
Manuelle ? Oui. Mais efficace pour les petites équipes.
3. ClickUp Formulaires : la solution la plus intelligente
Si vous êtes prêt à abandonner les feuilles de calcul peu pratiques et à passer à la vitesse supérieure, ClickUp est la solution qu'il vous faut.
ClickUp Forms recueille les données de vos collaborateurs et les transforme en actions concrètes.
✨ Voici comment cela fonctionne : ClickUp propose une multitude de champs personnalisés adaptés à vos besoins.
Que vous demandiez des réponses sous forme de texte, des sélections dans des menus déroulants ou des dates de début à choisir dans un Calendrier, chaque question peut disposer d’un champ personnalisé adapté à la réponse. Ainsi, les employés remplissent les formulaires avec précision, ce qui vous évite d’avoir à gérer des données désordonnées et incohérentes.
Mais ce n’est pas tout : ClickUp transforme automatiquement les réponses au formulaire en tâches.
Même avec des outils d’IA en place, de nombreuses équipes sont confrontées à une prolifération des systèmes d’IA, plusieurs d’entre eux fonctionnant sans contexte partagé ni accès à l’ensemble des données des salariés. En l’absence d’une source d’information unique et fiable, les analyses issues de l’IA restent incohérentes et difficiles à exploiter.
Imaginez qu'un nouveau collaborateur remplisse son formulaire, et hop ! Une tâche est créée pour que le service de la paie configure son compte salarial ou que le service informatique prépare ses documents d'intégration.
Pour une meilleure organisation, ClickUp vous permet d'ajouter des libellés et des réponses directement dans les descriptions des tâches, ce qui facilite le suivi et la gestion des demandes. Plutôt que de perdre du temps à chercher les bonnes informations, vous pouvez rechercher, trier et fusionner les tâches en double en quelques secondes.
À lire également : Les documents indispensables à l'intégration pour garantir une intégration sans heurts des nouvelles recrues
Collectez les informations de vos employés avec ClickUp
Les modèles de formulaire d'informations sur les employés de ClickUp permettent de collecter rapidement, précisément et sans effort les données essentielles sur les employés.
Les champs personnalisables vous permettent de recueillir tout ce dont vous avez besoin — des données personnelles aux formulaires fiscaux — sans allers-retours inutiles.
Une fois soumises, les informations sont soigneusement classées par tâches et stockées dans un hub centralisé et sécurisé, accessible à tout moment.
Utilisez ClickUp Brain pour comprendre instantanément les données relatives aux employés
La collecte des informations sur les collaborateurs ne représente que la moitié du travail ; le véritable défi consiste à en tirer rapidement des conclusions. ClickUp Brain aide les équipes RH à résumer les informations sur les collaborateurs, à signaler les données manquantes et à faire ressortir instantanément les informations clés issues des formulaires soumis. Au lieu d'examiner manuellement chaque réponse, vous obtenez une vue d'ensemble claire en quelques secondes.
Inscrivez-vous sur ClickUp et mettez de l'ordre dans les informations relatives à vos collaborateurs.
FAQ (Foire aux questions)
À quoi sert un formulaire de renseignements sur les salariés ?
Un formulaire d'informations sur les salariés sert à recueillir et à conserver les informations essentielles les concernant, telles que leurs coordonnées, leur rôle et leurs contacts en cas d'urgence. Il aide les équipes RH à disposer de dossiers précis, bien organisés et conformes dès le premier jour.
Les modèles de formulaire de renseignements sur les salariés sont-ils obligatoires d'un point de vue légal ?
Les formulaires d’informations sur les salariés ne sont pas obligatoires au sens strict de la loi, mais les employeurs sont tenus de conserver des dossiers précis sur leurs salariés. L’utilisation de modèles standardisés permet de garantir le respect des réglementations en matière de droit du travail, de fiscalité et de tenue des registres.
Les formulaires de renseignements sur les salariés peuvent-ils être créés au format numérique ?
Oui, les formulaires d'informations sur les salariés peuvent être créés au format numérique à l'aide d'outils tels que ClickUp Forms, plutôt que sur papier ou dans des tableurs. Les formulaires numériques réduisent les erreurs, améliorent la sécurité des données et facilitent la mise à jour et l'accès aux informations.
En quoi les formulaires de renseignements sur les salariés facilitent-ils l'intégration ?
Les formulaires d'informations sur les salariés rationalisent l'intégration en rassemblant d'emblée toutes les informations requises en un seul endroit. Cela réduit les allers-retours, accélère l'installation de la paie et des services informatiques, et offre une expérience d'intégration plus fluide aux nouveaux collaborateurs.
Quelle est la différence entre un formulaire d'informations sur les salariés et une checklist d'intégration ?
Un formulaire d’informations sur les salariés sert principalement à recueillir les données des salariés, tandis qu’une checklist d’intégration permet de suivre les tâches et les activités liées à l’arrivée des nouvelles recrues. Ces deux outils fonctionnent mieux ensemble, en particulier lorsqu’ils sont gérés dans un système unique tel que ClickUp.