Plus de 3 milliards de personnes utilisent Google Docs, soit environ 40 % de la population mondiale.
Et honnêtement, ce n'est pas surprenant. Google Docs est tellement intuitif que vous pourriez probablement l'utiliser les yeux fermés. Pourtant, certaines fonctionnalités pratiques passent inaperçues malgré leur simplicité.
L'une d'entre elles ? La mise en surbrillance du texte.
Cet outil sous-estimé fait plus que de rendre votre document plus coloré.
Imaginez que vous examinez un document partagé et que vous utilisez des surlignages pour attirer l'attention de votre équipe sur des points importants. Ainsi, tout le monde sait exactement où regarder. C'est un signal visuel qui dit clairement : « Faites attention ici ! »
Découvrons comment surligner dans Google Docs et rendre vos documents fonctionnels et esthétiques.
⏰ Résumé en 60 secondes
Prêt à rendre vos Google Docs plus organisés et plus percutants visuellement ? Voici comment surligner du texte comme un pro :
- Surligner facilement du texte à l'aide de la barre d'outils ou des raccourcis clavier
- Modifiez facilement les couleurs de surlignage en fonction des besoins de votre document.
- Supprimez les surlignages à l'aide d'une simple option « Aucun » dans la barre d'outils.
- Utilisez les surlignages pour attribuer des tâches et fournir des commentaires.
- Améliorez la collaboration au sein de votre équipe en effectuant le suivi des modifications grâce à l'historique des versions.
- Utilisez le mode « Suggestion » pour proposer des modifications sans modifier directement le document.
- Gagnez en efficacité grâce à des systèmes de codage couleur pour les priorités et les tâches.
- N'oubliez pas : les surlignages ne sont pas seulement esthétiques, ils permettent également d'attirer l'attention et d'organiser efficacement le contenu.
Pour des fonctionnalités de collaboration plus avancées, des outils tels que ClickUp offrent des options de niveau supérieur permettant de transformer les surlignages en tâches exploitables.
Guide étape par étape pour surligner du texte dans Google Docs
1. Surligner à l'aide de la barre d'outils
Surligner le texte dans Google Docs à l'aide de la barre d'outils est un moyen plus simple pour terminer votre travail. Si vous êtes novice en la matière ou si vous avez besoin d'un petit rappel, voici comment procéder en un clin d'œil :
Étape 1 : ouvrez Google Docs
Lancez votre navigateur Web et rendez-vous sur Google Docs.
- Si vous avez déjà un document, cliquez pour l'ouvrir.
- Besoin d'un nouveau départ ? Créez un nouveau document vierge.
Étape 2 : sélectionnez le texte que vous souhaitez mettre en surbrillance.
C'est ici que la magie commence :
- Placez votre curseur au début du mot, de l'expression ou de la phrase que vous souhaitez surligner.
- Maintenez le curseur enfoncé et faites-le glisser jusqu'à la fin du texte souhaité : celui-ci est désormais sélectionné.
Étape 3 : cliquez sur l'outil surligneur (icône en forme de crayon).
Regardez : l'outil surligneur se trouve dans la barre d'outils.
- Cliquez sur l'icône en forme de crayon intitulée « Couleur de surlignage » lorsque vous passez la souris dessus.
- Un panneau de couleurs apparaîtra avec différentes options.
Étape 4 : Choisissez la couleur souhaitée
Extrait du panneau :
- Choisissez une couleur dans la palette par défaut.
- Vous souhaitez plus d'options ? Cliquez sur le « + » pour créer une couleur personnalisée.
Étape 5 : relisez votre texte surligné
Voilà ! Votre texte est désormais mis en surbrillance dans la couleur de votre choix.
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2. Utilisation des raccourcis clavier pour surligner
Pourquoi cliquer sur les menus alors que vous pouvez passer en mode efficacité totale grâce aux raccourcis clavier de Google Docs? Que vous utilisiez Windows ou Mac, voici comment surligner dans Google Docs pour tous les adeptes des raccourcis.
Raccourci pour surligner dans Google Docs sous Windows
- Appuyez sur Ctrl + Alt + H pour ouvrir le menu des couleurs de surlignage.
- Utilisez votre souris ou les touches fléchées pour choisir la couleur souhaitée.
Raccourci pour surligner dans Google Docs sur Mac
- Appuyez sur ⌘ (Commande) + Option + H pour ouvrir le menu de surlignage.
- Naviguez à l'aide des touches fléchées et appuyez sur Entrée pour effectuer la sélection de la couleur de surlignage.
3. Comment modifier la couleur de surlignage dans Google Docs
Vous hésitez sur la couleur de surlignage à utiliser ? Il est tout aussi facile de la modifier :
Étape 1 : sélectionnez le texte surligné
Comme précédemment, faites glisser votre curseur sur le texte surligné que vous souhaitez modifier.
Étape 2 : cliquez à nouveau sur l'icône en forme de crayon.
Dans la barre d'outils, sélectionnez l'outil de surlignage (oui, la même icône en forme de crayon).
- Cette fois-ci, cliquez sur Option personnalisée en bas du menu déroulant.
Étape 3 : Choisissez ou personnalisez votre couleur
Dans le nouveau panneau :
- Faites glisser le curseur pour choisir votre nuance.
- Saisissez des valeurs spécifiques pour obtenir une couleur précise.
Une fois terminé, cliquez sur OK.
Étape 4 : prévisualisez la mise en évidence mise à jour
Votre texte arbore désormais fièrement sa nouvelle couleur, idéale pour ceux qui aiment les documents élégants et organisés.
À lire également : Comment personnaliser et mettre en forme Google Docs
4. Comment supprimer les surlignages dans Google Docs
Vous avez trop utilisé le surlignage jaune ? Ou peut-être que le rose fluo ne vous convient pas. Voici comment supprimer votre surlignage en quelques étapes simples :
Étape 1 : sélectionnez le texte surligné
- Faites glisser votre curseur sur le texte que vous souhaitez désélectionner.
- Assurez-vous que chaque mot surligné est sélectionné.
Étape 2 : cliquez sur l'outil surligneur (icône en forme de crayon).
- Recherchez l'icône en forme de crayon dans la barre d'outils.
- Passez la souris dessus pour confirmer qu'il s'agit bien de l'outil de surlignage, puis cliquez dessus.
Étape 3 : sélectionnez « Aucun » dans le panneau de couleurs.
- Dans le menu déroulant, cliquez sur Aucun.
- Votre surlignage disparaît comme par magie, laissant derrière lui un texte simple et discret.
5. Fonctionnalités de collaboration avec surlignage
En ce qui concerne la collaboration avec les surlignages, il existe trois méthodes efficaces pour mettre votre équipe sur la même longueur d'onde. Voyons-les en détail à l'aide d'exemples :
1. Attribuez des surlignages aux membres de l'équipe
L'un des outils les plus utiles de Google Docs est sa fonctionnalité de commentaire. Combinez-la avec les surlignages pour créer une recette de communication claire.
Utilisez les commentaires pour contextualiser vos surlignages, attribuer des tâches ou fournir des commentaires.
📌 Exemple : vous relisez un rapport de projet ? Surlignez les points importants qui méritent une attention particulière et ajoutez des commentaires tels que « John, peux-tu vérifier ces nombres ? » ou « Maria, merci de réécrire cette section pour plus de clarté. »
Cela permet de s'assurer qu'aucun commentaire ne se perd dans la masse. À faire :
- Surligner le texte
- Cliquez sur l'icône de commentaire (ou utilisez le raccourci clavier Ctrl + Alt + M sous Windows ou Commande + Option + M sous Mac).
- Ajoutez vos commentaires ou appliquez une étiquette à une personne spécifique à l'aide du symbole « @ ».
Cette approche permet de garder votre document organisé et garantit que tout le monde sait ce qu'il y a à faire.
À lire également : 15 astuces Google Docs pour améliorer la collaboration sur les documents
2. Suivez les modifications grâce à l'historique des versions
L'historique des versions de Google Docs vous permet de voir qui a ajouté, effectué une modification en cours ou supprimé ces surlignages, et pourquoi.
📌 Exemple : lors d'une session de brainstorming, l'équipe surligne les slogans potentiels en vert vif. Une semaine plus tard, lors de la révision, l'historique des versions montre que Kelly a pris une note pour supprimer l'un des slogans. Vous savez qui a pris cette décision et à quel moment.
Accédez à Fichier > Historique des versions > Afficher l'historique des versions pour accéder à l'historique des versions.
À lire également : Pourquoi le contrôle des versions des documents est-il important ?
3. Mode Suggestion
Imaginons que vous soyez éditeur, mais que vous souhaitiez que l'auteur note et comprenne les modifications à long terme.
Au lieu de réaliser une modification en cours sur le document, le mode Suggestions de Google Docs vous permet de suggérer des modifications que d'autres personnes peuvent ensuite examiner et accepter (ou refuser).
Comment ça marche :
- Passez en mode Suggestion en cliquant sur l'icône en forme de crayon dans le coin supérieur droit de l'écran et en effectuant la sélection Suggestion.
- Apportez vos modifications comme d'habitude. Au lieu de remplacer directement le texte, vos suggestions apparaîtront sous forme de commentaires dans la marge.
📌 Exemple : Imaginons une phrase qui dit : « L'équipe a achevé le projet dans les délais. » En tant que rédacteur, vous remarquez un problème grammatical. En mode Suggestion, vous modifiez la phrase comme suit : « L'équipe a achevé le projet dans les délais. »
L'auteur voit votre modification surlignée en vert avec une note dans la marge : « Remplacer « have » par « has ». » Il peut cliquer sur la coche pour accepter votre suggestion, et la correction est immédiatement appliquée.
L'auteur ou l'éditeur d'origine peut examiner et accepter ou refuser chaque suggestion.
À lire également : Comment suivre les modifications dans Google Docs pour une collaboration fluide au sein de votre équipe
Techniques avancées de surlignage
Bonnes pratiques en matière de codage couleur
La mise en évidence n'est efficace que si le système que vous utilisez l'est également. Si votre document ressemble à une explosion arc-en-ciel, ce n'est pas bon signe.
Suivez ces conseils pour que vos choix de couleurs de surlignage restent pertinents et organisés :
- Tenez-vous en à une palette : limitez-vous à 3-5 couleurs. Vos yeux (et vos collègues) vous en remercieront.
- Définissez vos couleurs : utilisez une légende des couleurs en haut de votre document ou dans une note partagée. Exemple : rouge = urgent, jaune = en attente, vert = achevé.
- Hiérarchisez comme un pro : attribuez des couleurs en fonction de la priorité. Tâches hautement prioritaires ? Rouge vif. Priorité moindre ? Vert apaisant.
- Classez vos documents comme un pro : utilisez différentes couleurs pour les différents types de contenu, par exemple les échéances, les jalons et les tâches.
- Les modèles vous facilitent la vie : si vous surlignez fréquemment des types de contenu similaires, créez un modèle Google Docs préchargé avec les couleurs de surlignage de votre choix et une légende claire.
💡 Conseil de pro : les équipes rapportent une amélioration de 25 % de leur productivité lorsqu'elles utilisent des systèmes de codes couleurs pour suivre les tâches et les priorités. C'est pourquoi un document Google Docs bien surligné augmente l'efficacité.
Limites de l'utilisation de Google Docs pour la gestion et la collaboration sur des documents
Bien que Google Docs soit assez facile à utiliser et à partager, les utilisateurs se heurtent à certaines limites, en particulier dans le cadre d'un travail d'équipe.
1. Problèmes de compatibilité
Google Docs et Microsoft Word ne sont pas toujours compatibles. Bien sûr, vous pouvez importer et exporter des documents entre les deux plateformes, mais ne soyez pas surpris si votre mise en forme parfaite se transforme soudainement en une peinture abstraite.
Les fonctionnalités telles que les tableaux avancés, les polices de caractère personnalisées ou les modifications spécifiques de disposition sont souvent perdues dans la traduction.
Les fichiers PDF et OpenOffice ne sont pas mieux lotis, ce qui rend les flux de travail multiplateformes cauchemardesques.
À lire également : Optimisation du flux de travail de gestion des documents : bonnes pratiques pour améliorer l'organisation
2. Problèmes de confidentialité et de sécurité
Votre document Google Docs est stocké sur les serveurs de Google, ce qui le rend accessible via Internet, sauf si vous activez le mode hors ligne. Bien que Google affirme ne pas analyser les documents des environnements de travail à des fins publicitaires, des inquiétudes subsistent quant à la confidentialité des données, en particulier pour les entreprises traitant des informations sensibles.
Google peut partager des données dans certaines circonstances, par exemple en cas de demande légale, ce qui soulève des questions pour les entreprises qui doivent se conformer à des réglementations strictes en matière de confidentialité.
3. Fonctionnalités et personnalisation limitées
Si Google Docs maîtrise bien les fonctions de base (polices de caractère, couleurs de surlignage, tableaux), il manque toutefois d'outils avancés tels que des correcteurs grammaticaux avancés, des gestionnaires de citations ou même une option de carte mentale.
Vous souhaitez un modèle personnalisé ? Vous devrez probablement utiliser un autre outil pour cela.
Voici ce qui se passe : la simplicité de Google Docs peut être idéale pour les projets rapides, mais elle laisse les utilisateurs expérimentés sur leur faim, surtout lorsque les concurrents offrent des fonctions bien plus riches.
4. Les défis de la collaboration
Si la collaboration en temps réel est l'un des points forts de Google Docs, elle présente toutefois encore quelques défis.
Par exemple, les documents partagés ne peuvent pas être protégés par mot de passe, ce qui signifie que vous devez faire confiance à toutes les personnes qui disposent du lien.
Vous ne pouvez pas définir des permissions détaillées pour les différents collaborateurs : ils peuvent effectuer des modifications en cours ou non. Ce manque de contrôle nuancé peut conduire à des situations délicates du type « Qui a modifié cela ? » pour les grandes équipes qui traitent des données sensibles.
À lire également : 10 modèles Google Docs gratuits et modifiables
5. Taille des fichiers et limites de téléchargement
N'oublions pas les limites de taille des fichiers : Google Drive impose des restrictions strictes sur les téléchargements. Pour les fichiers de texte convertis dans Google Docs, la taille maximale est de 50 Mo. Et pour les feuilles de calcul ? Seulement 20 Mo.
Si votre équipe traite régulièrement de grands ensembles de données ou des projets riches en médias, ces restrictions peuvent rapidement devenir un véritable casse-tête.
Comment ClickUp améliore la collaboration au-delà des surlignages
Si les limites de Google Docs vous ont frustré, ClickUp offre une solution qui permet une connexion facile à votre flux de travail.
Faites confiance au responsable du marketing numérique d'Agora, qui a déclaré : « ClickUp est une solution tout-en-un incroyable qui remplace Docs, Excel et d'autres outils de gestion de projet. Elle a permis à mon équipe de mieux s'organiser, d'améliorer son efficacité opérationnelle et d'offrir une meilleure visibilité sur l'impact de notre travail. »
Alors, qu'est-ce que ClickUp ? Il s'agit d'un outil de productivité tout-en-un qui vous aide à collaborer avec votre équipe et à mieux communiquer avec elle. Le plus intéressant ? Il dispose de dizaines d'outils et de modèles pour vous aider à atteindre vos objectifs.
Alors, qu'est-ce qui rend les documents ClickUp si efficaces ? Voyons cela de plus près.
1. Mise en forme avancée du texte : votre barre d'outils ultime
La barre d'outils de ClickUp Docs est un véritable trésor pour les modifications en cours de documents. Que vous souhaitiez mettre en surbrillance, structurer le contenu ou insérer des tâches directement dans votre document, tout ce dont vous avez besoin est à portée de clic. Voici un aperçu plus détaillé :
| Fonctionnalité | Ce qu'il fait | En quoi cela vous aide-t-il ? |
| Transformez en | Convertit le texte en titres, bannières, blocs de code ou blocs de citation. | Facilite la structuration visuelle du contenu et permet de mettre en évidence les sections importantes. |
| Formatage du texte enrichi | Permet de mettre en forme le texte en gras, italique, souligné, barré et en ligne. | Améliore la lisibilité et l'attrait visuel |
| Couleurs et surlignages du texte | Permet d'appliquer des couleurs vives au texte et de surligner les informations importantes. | Ajoute de l'importance et de la clarté aux points essentiels. |
| Badges | Insère des badges colorés pour attirer l'attention sur des lignes ou des blocs spécifiques. | Idéal pour signaler les éléments à entreprendre ou mettre en évidence les notes importantes. |
| Alignement | Aligne le texte à gauche, au centre ou à droite et permet l'indentation. | Gardez votre document propre et organisé |
| Listes | Mettez en forme le texte sous forme de listes à puces, numérotées ou à bascule. | Aide à organiser sans effort les idées, les points d'action ou les détails. |
| Checklists | Transformez le texte en tâches exploitables. | Suivez le suivi des tâches directement dans le document. |
| Insérer des liens | Intégrez des liens hypertextes pour les références ou le contenu externe. | Rendez vos documents plus interactifs et en connexion. |
| Sous-pages | Créez des sous-pages liées au document principal. | Aide à organiser le contenu de manière hiérarchique pour faciliter la navigation. |
| Ajouter des commentaires | Ajoute des commentaires dans la barre latérale qui mettent en évidence un texte spécifique. | Permet un retour d'information précis et une collaboration efficace. |
| Créer des tâches | Génère des tâches à partir du texte surligné en un seul clic. | Rationalisez la gestion de projet en intégrant des étapes concrètes directement dans le document. |
| Intégration de l'IA | Comprend ClickUp AI pour générer des idées, effectuer des modifications en cours sur le contenu ou analyser du texte. | Améliorez votre productivité grâce à l'assistance basée sur l'IA. |
| Outils d'insertion | Ajoutez des images, des séparateurs, des tableaux, des listes à bascule, des boutons, des listes de tâches ou même des vidéos YouTube. | Rendez votre document dynamique et multifonctionnel. |
| Options de blocage de bloc | Mettez en forme des blocs sous forme de titres, de citations, de listes ou de bannières ; dupliquez, liez ou supprimez des blocs. | Organisez votre contenu avec une flexibilité avancée |
| Position de la barre d'outils | Offre des options pour épingler, faire flotter ou repositionner la barre d'outils afin d'en faciliter l'accès. | Personnalisez l'environnement de travail selon vos préférences. |
| Annuler/Rétablir et effacer le format | Annule les actions ou efface la mise en forme des zones sélectionnées. | Accélère les corrections et garantit la cohérence de la mise en forme. |
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2. Collaboration en temps réel : ajoutez des étiquettes, commentez et accomplissez ce qui est à faire
La collaboration dans ClickUp Documents s'apparente à une discussion. Non, littéralement.
Vous pouvez étiqueter les membres de votre équipe directement dans le document à l'aide de @mentions ou de la fonctionnalité Assign Comments (Attribuer des commentaires) de ClickUp pour des éléments spécifiques.
Vous avez besoin d'un retour immédiat ? Les commentaires et les modifications sont visibles en temps réel, ce qui élimine les délais liés aux échanges par e-mail.
📌 Exemple : votre équipe rédige une proposition client dans ClickUp Docs. Le rédacteur rédige le document et identifie le designer pour qu'il peaufine les visuels à l'aide de @mentions. Lors de la révision, le chef de projet met en évidence les points clés, tels que les livrables, et les convertit instantanément en tâches, qu'il attribue aux membres de l'équipe.
Dans le même temps, le gestionnaire de compte ajoute des commentaires pour ajuster le ton, et tout le monde voit les mises à jour en direct, ce qui permet de résoudre les commentaires au fur et à mesure. Le concepteur télécharge les maquettes directement dans le document, en les liant aux tâches associées. À la fin, la proposition est peaufinée et reliée au tableau du projet, ce qui garantit des transferts et des étapes suivantes sans heurts, sans quitter ClickUp.
3. Intégration des tâches : effectuez de manière transparente la connexion des surlignages aux actions
Combien de fois vous arrive-t-il de surligner quelque chose d'important dans un document, pour l'oublier quelques minutes plus tard ?
Avec ClickUp, ces surlignages peuvent instantanément devenir des tâches.
Voici comment cela fonctionne : surlignez le texte qui nécessite votre attention, cliquez sur « Créer une tâche » et voilà, votre action est prête, avec un titre tiré du texte surligné.
Vous avez besoin d'ajouter du contexte ? Joignez des pièces jointes, définissez des priorités et attribuez des dates d'échéance directement dans le document.
🍪 Bonus : la recherche connectée de ClickUp utilise l'IA pour localiser n'importe quel fichier, document ou discussion dans votre environnement de travail ClickUp en quelques secondes, simplement en saisissant des mots-clés ou des descriptions. Elle analyse même les e-mails et les chats, vous garantissant de ne plus jamais perdre de temps à rechercher des informations essentielles.
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4. Stockage centralisé et intégration du flux de travail
Parlons maintenant d'organisation. ClickUp Docs garantit que vos documents sont toujours au bon endroit, associés aux bonnes tâches et accessibles aux bonnes personnes.
Vous pouvez lier des tâches connexes à l'aide de fonctionnalités telles que les relations de ClickUp Docs, afin de vous assurer que tous les détails du projet sont interconnectés. Tout reste organisé, qu'il s'agisse d'un fichier de référence, d'une tâche en dépendance ou d'un élément de suivi.
Le Hub Documents change la donne pour ceux qui gèrent plusieurs fichiers. Il classe les fichiers dans les catégories Récent, Favoris et Créé par moi, suivies d'un tableau détaillé qui organise chaque enregistrement pour un accès rapide.
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5. ClickUp Brain : votre assistant de rédaction IA pour un contenu de haute qualité
Le meilleur pour la fin : ClickUp Brain propose un assistant de rédaction alimenté par l'IA.
✨ Voici comment cela fonctionne : intégrée de manière transparente à ClickUp Docs, cette fonctionnalité analyse votre texte et vous propose des suggestions en temps réel pour améliorer la grammaire, la clarté et le ton.
Imaginez que vous notiez des idées éparses dans un document et que, en quelques secondes, ClickUp AI les organise en un plan structuré.
📌 Exemple : votre équipe marketing rédige un document pour le lancement d'un produit. ClickUp Brain met en évidence les sections peu claires, suggère des reformulations pour assurer la cohérence du ton et organise même les éléments à mener sous forme de liste à puces. Au lieu de passer des heures à réviser le document, votre équipe peut se concentrer sur la recherche d'idées créatives.
Le produit phare de l'époque : ClickUp Documents vous rend plus productif
Trinetix s'est soudainement rendu compte qu'il y avait trop de réunions inutiles et qu'il était difficile d'intégrer de nouveaux designers. Les coupables étaient des outils déconnectés et des flux de travail chaotiques.
ClickUp Docs a centralisé la documentation de ses projets, réalisé l'automatisation de ses flux de travail et regroupé ses outils sur une seule plateforme, ce qui a permis de réduire de 50 % le nombre de réunions et d'augmenter de 20 % la satisfaction de l'équipe de conception. Enfin, un espace de travail fiable.
C'est là toute la puissance de ClickUp Docs, un outil conçu pour les équipes lassées de rechercher des documents, de lutter pour le suivi des tâches ou de se noyer dans des e-mails interminables pour clarifier des points simples.
Si Google Docs vous aide à démarrer, ClickUp Docs veille à ce que rien ne soit oublié, transformant vos documents en un hub organisé et exploitable pour votre équipe.
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