Vous collaborez sur un document avec votre équipe et les modifications s'enchaînent rapidement : des sections sont reformulées, des paragraphes supprimés et du nouveau contenu ajouté pour apporter des précisions supplémentaires.
Tout à coup, le document est un fouillis de révisions, et vous vous retrouvez à essayer de déterminer qui a modifié quoi et si ces modifications doivent être conservées ou supprimées.
C'est là que le suivi des modifications devient essentiel, et Google Docs simplifie cette tâche en permettant aux équipes de visualiser les modifications en temps réel et de gérer les révisions sans effort.
Logiciel de collaboration documentaire populaire basé sur le cloud, Google Docs enregistre automatiquement les documents toutes les quelques minutes, éliminant ainsi le besoin d'enregistrer manuellement. De plus, il dispose d'options de partage faciles qui vous permettent d'inviter les membres de votre équipe à contribuer, ce qui lui confère un avantage certain par rapport à Microsoft Word.
Ce guide vous explique comment suivre les modifications dans Google Docs afin d'organiser le flux de travail des documents et de vous libérer de tout stress.
Comment suivre les modifications dans Google Docs ?
Google Docs propose une fonctionnalité « Suggestions » pour suivre les modifications. Lorsque le mode Suggestions est activé, les modifications sont mises en évidence en tant que suggestions plutôt que comme modifications permanentes.
Ce mode d'édition est similaire à la fonctionnalité « Suivi des modifications » dans un document Word. Il existe deux façons d'activer le mode Suggestion dans Google Docs.
Option 1 : Activez cette fonctionnalité en accédant à Affichage > Mode > Suggestions.
Option 2 : sélectionnez l'option « Suggérer » dans le menu déroulant situé dans le coin supérieur droit de la barre de mise en forme.
Bien que le mode « Suggestion » soit utile pour gérer les modifications en cours, il peut néanmoins encombrer votre document et le rendre difficile à lire, en particulier lorsque plusieurs collaborateurs y contribuent.
Pour examiner plus clairement les modifications et améliorer la collaboration sur les documents, voyons comment suivre les modifications sans utiliser le mode Suggestions.
Étape 1 : ouvrez votre fichier Google Docs.
Commencez par ouvrir le fichier Google Docs dans lequel vous souhaitez suivre les modifications.
Étape 2 : Partager le fichier
Une fois votre document prêt pour la collaboration, partagez-le avec les membres concernés de l'équipe.
L’emplacement du bouton « Partager » se trouve dans le coin supérieur droit du document. Cliquez sur ce bouton.
Vous pouvez partager votre document en définissant les permissions sur « Éditeur » afin de permettre aux collaborateurs d'apporter directement des modifications au document au lieu de les suggérer.
Essayez d'inviter des personnes spécifiques par e-mail afin d'éviter la surcharge et les conflits de modification en cours.
Vous pouvez également générer un lien partageable afin que toute personne disposant de ce lien puisse afficher, commenter ou effectuer une modification en cours sur le document.
Étape 3 : Accédez à l'historique des versions
Le contrôle des versions des documents est essentiel pour revoir les modifications passées et récupérer les anciennes versions.
Pour accéder à l'historique des versions dans Google Docs, allez dans Fichier > Historique des versions > Afficher l'historique des versions.
Vous pouvez également cliquer sur l'icône d'horodatage, à côté du titre du document en haut, qui indique « Dernière modification il y a [durée] ».
Étape 4 : Trouvez les versions antérieures de votre document
Le panneau de droite affiche la liste des versions précédentes, ainsi que le nom de la personne qui a apporté les modifications et la date à laquelle elles ont été effectuées.
Le plus intéressant ? Les modifications apportées par chaque collaborateur sont identifiées par un code couleur, ce qui vous aide au suivi des contributions et à la gestion des responsabilités dans les projets de groupe.
Étape 5 : Renommer les versions antérieures
Cela vous permet d'identifier les étapes importantes de votre document, telles que « Brouillon 1 » ou « Révision finale », et aide les collaborateurs à comprendre rapidement l'avancement du document et les mises à jour importantes.
Cliquez sur les trois points à côté de la version que vous souhaitez renommer et sélectionnez « Nommer cette version ». Vous pouvez également appuyer simplement sur la date et ajouter le titre souhaité.
Utilisez un système de nommage cohérent qui inclut les dates ou les objectifs (par exemple, « Brouillon 1 – avril 2024 » ou « Proposition finale – Révisée »).
Étape 6 : Restaurer les versions antérieures
Si vous devez annuler des modifications indésirables, vous pouvez restaurer une version antérieure à partir du panneau « Historique des versions ».
Veillez toutefois à en informer votre équipe afin d'éviter toute confusion ou tout conflit.
La restauration d'une version antérieure peut supprimer de nouvelles modifications utiles de votre brouillon actuel. Par conséquent, vérifiez toujours la version restaurée et ajoutez les modifications importantes du dernier brouillon si nécessaire.
De plus, Google Docs conserve votre dernière version intacte, ce qui vous permet de revenir facilement en arrière si nécessaire. Vous pouvez également créer une copie de n'importe quelle version de Google Docs pour référence future.
Étape 7 : Vérifiez les commentaires
La section Commentaires de Google Docs permet aux collaborateurs de discuter des modifications et de donner leur avis.
Pour y accéder, cliquez sur l'icône « Commentaires » (bulle) dans le coin supérieur droit du document. Vous pouvez également afficher les commentaires en cliquant sur n'importe quel commentaire mis en surbrillance dans le document Google.
Utilisez la fonctionnalité @mention pour taguer les collaborateurs lorsque vous demandez des commentaires ou attribuez des tâches. Cela garantit que votre message parvient à la personne concernée.
💡Conseil de pro : consultez régulièrement les suggestions et l'historique des modifications afin de repérer les changements qui auraient pu vous échapper et d'éviter d'éventuels problèmes, tels que des modifications contradictoires, des mises à jour manquées ou des commentaires incomplets.
Étape 8 : désactiver le suivi des modifications
Une fois que vous avez traité toutes les modifications et tous les commentaires, désactivez le suivi des modifications pour simplifier et peaufiner votre document. Cela vous permettra de repérer plus facilement les problèmes restants.
Voici comment désactiver le suivi des modifications dans Google Docs :
- Masquer les commentaires : allez dans Affichage > Commentaires > Masquer les commentaires pour supprimer tous les commentaires visibles du document.
- Résoudre les commentaires : traitez chaque commentaire en cliquant sur la coche (✓). Cela permet de garder le fil des commentaires organisé et indique que le problème a été résolu.
- Gérer les suggestions : si votre document contient des suggestions, cliquez sur chacune d'elles et effectuez la sélection d'Accepter (✓) ou de Refuser (X).
Grâce à ces étapes, vous pouvez préparer votre document pour la révision finale ou la publication.
En savoir plus : Comment ajouter une nouvelle page dans Google Docs
Limites de l'utilisation de Google Docs pour le suivi des modifications
Google Docs excelle dans le suivi et la gestion des versions de documents. Vous pouvez utiliser les modèles Google Docs prédéfinis pour tout, de la création de CV à la rédaction d'un plan de projet détaillé.
Cependant, il présente certaines limites pour les besoins de modification en cours plus complexes par rapport aux logiciels avancés de contrôle des versions de documents.
- Interface encombrée : les modifications en cours et les commentaires fréquents peuvent encombrer le document Google Docs, le rendant plus difficile à lire et à gérer.
- Problèmes de collaboration : lorsqu'une grande équipe travaille sur un même document, les modifications simultanées multiples peuvent entraîner des conflits. Par exemple, si deux membres de l'équipe effectuent des modifications en cours dans la même section en temps réel, leurs modifications peuvent se chevaucher et créer une confusion.
- Navigation fastidieuse entre les versions : la gestion d'un document comportant de nombreuses versions peut s'avérer difficile. Si vous travaillez sur un projet de longue haleine comportant plusieurs versions préliminaires, passer en revue chacune d'entre elles pour trouver des mises à jour spécifiques peut s'avérer fastidieux.
- Dépendance à Internet : le suivi des modifications hors ligne n'est pas aussi fluide. Par exemple, si vous travaillez dans une région isolée sans accès à Internet ou avec un accès limité, vous risquez de manquer les mises à jour en temps réel et les modifications apportées par d'autres personnes.
- Outils de révision limités : Google Docs ne dispose pas d'outils de révision avancés, tels que la comparaison côte à côte des versions de documents ou des panneaux de révision dédiés au suivi des modifications. Vous devez vérifier manuellement chaque version ou utiliser un autre outil pour effectuer une comparaison détaillée.
Si vous souhaitez bénéficier de fonctionnalités avancées de gestion des documents pour rationaliser votre flux de travail, vous devriez rechercher une alternative à Google Docs.
Voici nos recommandations. ⬇️
Découvrez ClickUp : un moyen plus sûr de suivre les modifications dans les documents
ClickUp est un logiciel de gestion de projet tout-en-un qui améliore la communication au sein de l'équipe, le suivi des projets et le partage de documents sur une plateforme centralisée.
Sa fonctionnalité phare, ClickUp Docs, permet aux équipes de créer, effectuer des modifications en cours sur les documents et les partager en temps réel, favorisant ainsi une collaboration fluide.
Voyons comment vous pouvez utiliser ClickUp Docs pour suivre les modifications sans effort :
1. Accédez à l'historique des modifications
ClickUp Docs fournit un historique complet des modifications pour chaque document, avec l'heure à laquelle chaque modification a été effectuée. Cela inclut qui a effectué la modification, ce qui a été modifié et quand cela s'est produit.
Cette fonctionnalité est essentielle pour garantir la responsabilité et revenir aux versions précédentes si nécessaire. Pour y accéder :
- Ouvrir un document
- Dans le coin supérieur droit, cliquez sur le menu ellipsis …
- Dans le menu déroulant, sélectionnez « Historique de la page ».
- Parcourez les différentes versions pour voir les modifications détaillées.
- Si nécessaire, restaurez une version précédente en la sélectionnant et en cliquant sur « Restaurer ».
De plus, la vue Activité offre un journal en temps réel de toutes les actions récentes effectuées dans les documents. Cela inclut les modifications, les commentaires, les changements de permission, etc.
La vue Activité vous permet de repérer et de résoudre rapidement les modifications qui se chevauchent ou les changements de permission et de suivre la progression de l'équipe.
Pour l'ajouter :
- Accédez à votre environnement de travail et cliquez sur « + Afficher » dans la barre des vues pour ouvrir la fenêtre modale Affichage.
- Sélectionnez « Activité ».
- Une fois la vue créée, nommez-la et personnalisez-la via le menu « Personnaliser » situé à droite.
2. Contrôlez les permissions d'accès
L'accès non autorisé à des documents peut entraîner des incohérences dans les données, des violations de conformité et l'exposition d'informations confidentielles.
Par exemple, le partage d'un rapport financier non restreint avec du personnel non autorisé peut entraîner des pertes financières et nuire à la réputation.
Pour éviter cela, ClickUp Docs offre des fonctionnalités robustes de contrôle des versions et vous permet de désigner des rôles spécifiques, tels que « Propriétaires » et « Collaborateurs ». En fonction de vos besoins, vous pouvez également créer des liens partageables qui peuvent être distribués exclusivement à des équipes, des invités ou au public.
Par exemple, vous pouvez limiter la modification en cours d'un rapport financier aux cadres supérieurs et aux responsables financiers, tout en fournissant un accès en lecture seule aux autres membres du personnel et aux auditeurs.
Cette flexibilité garantit que seuls les membres autorisés de l'équipe peuvent apporter ou suggérer des modifications, préservant ainsi l'intégrité du document.
💡Conseil de pro : vérifiez régulièrement qui a accès à vos documents et mettez à jour les permissions si nécessaire. Cela permet de garantir la sécurité des documents, en particulier lorsque des membres rejoignent ou quittent l'équipe.
Par exemple, si un membre de l'équipe passe d'un rôle de projet à un rôle d'assistance, mettez à jour son accès pour vous assurer qu'il ne peut pas effectuer de modifications en cours sur les plans de projet actifs.
3. Collaborez en temps réel
Lorsque plusieurs membres d'une équipe effectuent des modifications en cours sur un document simultanément, cela peut devenir compliqué sans un logiciel de collaboration d'équipe, qui offre une visibilité claire sur les actions de chacun.
La fonctionnalité de détection de collaboration ClickUp résout ce problème.
Par exemple, si un membre de l'équipe met à jour les projections financières et qu'un autre révise la stratégie marketing dans un rapport trimestriel, cela permet de savoir exactement qui travaille sur chaque section. Cela évite les doublons et garantit une intégration transparente des mises à jour dans le document final.
De plus, la fonctionnalité « Assigner des commentaires » de ClickUp vous permet d'assigner directement des actions et des responsabilités à partir du document. Si un commentaire signale une erreur dans les prévisions de revenus, assignez la tâche de correction à un membre de l'équipe directement à partir du commentaire. Cela permet de garder les tâches organisées et garantit un suivi rapide.
💡 Conseil de pro : utilisez les notifications ClickUp pour recevoir des alertes en temps réel pour les commentaires assignés. Cela permet à votre équipe de rester informée de l'avancement des tâches et garantit le respect des délais.
De plus, tirez parti de la vue Chat de ClickUp pour faciliter la communication instantanée pendant que vous travaillez sur des documents. Cela est particulièrement utile pour discuter des modifications en cours ou répondre aux questions en temps réel, ce qui réduit le nombre de réunions et de fils d'e-mails.
Maintenez le suivi de la collaboration sur la bonne voie avec ClickUp
Google Docs est idéal pour la gestion de documents en temps réel. Divers modes d'édition permettent le suivi des modifications, et la sauvegarde automatique évite d'avoir à enregistrer manuellement ou de craindre de perdre son travail.
Cependant, cela peut devenir compliqué avec de multiples modifications et versions. C'est là que ClickUp Docs entre en jeu.
Il fournit des historiques d'édition détaillés indiquant qui a modifié quoi et quand. Vous pouvez facilement revenir aux versions précédentes si nécessaire, et sa fonctionnalité de contrôle des versions limite les modifications aux utilisateurs autorisés.
Vous souhaitez faciliter la gestion des révisions ? Inscrivez-vous gratuitement dès aujourd'hui sur ClickUp.