Lorsque votre entreprise transforme enfin les clients qui font du lèche-vitrine en clients fidèles, la demande pour vos produits augmente. En tant que gestionnaire des stocks, vous devez veiller à ce que tout se passe bien, en assurant le suivi, l'enregistrement et le contrôle des stocks pour répondre à cette demande croissante.
Mais la vraie question est de savoir comment faire un suivi précis de vos stocks Comment faites-vous pour savoir ce qui manque ou ce qui vous coûte plus cher en termes de stockage ?
Ce guide présente les listes d'inventaire, ce qu'elles sont, pourquoi elles sont essentielles et les différents types que vous pouvez utiliser.
Nous partagerons également l'outil idéal et un modèle de checklist d'inventaire pour accélérer le processus et faire de la gestion des stocks un jeu d'enfant. C'est parti ! 🚀
⏰ Résumé en 60 secondes
🏁 Les listes d'inventaire permettent de suivre votre stock, y compris les éléments, les quantités et les UGS
les fiches d'inventaire permettent de gérer les niveaux de stock et d'éviter les surstocks ou les pénuries
🏁 Pour créer une liste d'inventaire, commencez par évaluer vos besoins, choisissez le bon outil et utilisez des modèles comme celui-ci pour organiser efficacement votre liste et attribuer des rôles pour une gestion plus rapide
🏁 Pour un suivi plus rapide, suivez nos conseils et bonnes pratiques sur la personnalisation des modèles et l'utilisation de rôles spécifiques
🏁 Utilisez ClickUp pour rationaliser le processus de gestion des stocks de bout en bout. Grâce à des fonctionnalités telles que les modèles, les statuts personnalisés, le tableau de bord et la vue Tableur, vous pouvez surveiller les niveaux de stock actuels, identifier les tendances et optimiser l'affectation des ressources
Qu'est-ce qu'une liste d'inventaire ?
Une liste d'inventaire est un aperçu de tout ce que votre entreprise a en stock. Il s'agit d'une liste détaillée de tous vos produits ou matériaux, des matières premières aux produits finis. Elle vous permet de suivre l'évolution de tout ce que vous avez afin d'éviter les surstocks et les ruptures de stock.
Chaque entrée indique généralement la description de l'élément, la quantité en stock, le numéro SKU de l'élément et parfois des détails supplémentaires tels que l'emplacement ou le nom du fournisseur.
Cette liste est la clé de la gestion des niveaux de stock et vous permet de répondre à la demande des clients sans perdre d'argent en raison d'un stock excédentaire.
Avantages d'une liste d'inventaire
Examinons les nombreuses façons dont une liste d'inventaire rend votre entreprise plus efficace :
👩💼 Répondre à temps à la demande des clients
Lorsque vous vous précipitez pour commander des articles à la dernière minute, vous passez à côté d'offres, de réductions et de profits. Avec une liste d'inventaire, vous saurez toujours ce qui est en stock pour honorer les commandes des clients à temps, sans stress. De cette façon, vous restez en avance sur la demande et vous tirez le meilleur parti de votre stock sans problème.
📈 Perspectives basées sur les données
L'utilisation d'un logiciel moderne pour gérer les stocks vous permet de repérer les tendances d'achat des clients, de voir quels produits s'envolent des rayons et pourquoi, et de prédire la demande saisonnière. Cette analyse des données en temps réel vous aide à décider quoi commander et quand.
💸 Amélioration de la budgétisation et de la planification financière
Le suivi des listes d'inventaire facilite grandement l'établissement des budgets et des forfaits financiers. Vous pouvez ajuster votre budget pour améliorer la productivité (tout en évitant les ruptures de stock ou le surstockage) simplement en identifiant les produits qui font bien et ceux qui ne font pas bien.
Types de listes d'inventaire
Il existe différents types de listes d'inventaire pour différents besoins. Examinons trois des listes les plus courantes utilisées par les gestionnaires de stocks 👇
1. Matières premières
Les listes d'inventaire des matières premières vous aident à suivre les matériaux dont vous disposez pour fabriquer des produits finis. Grâce à une visibilité achevée de vos besoins en matières premières et de leur disponibilité, vous pouvez assurer le bon fonctionnement de vos chaînes de production.
2. Travail en cours
Les listes d'inventaire des travaux en cours permettent de suivre les éléments en cours de travail ou utilisés dans la productivité. Ce registre détaillé est utile lorsque vous devez rapidement vérifier ou commander à nouveau des matériaux si les choses ne se déroulent pas comme prévu à la dernière minute.
3. Produits finis
Il s'agit du type de liste d'inventaire le plus simple : un simple relevé de tous les produits finis prêts à être vendus. En l'actualisant régulièrement, vous afficherez clairement ce qui est prêt à être expédié, ce qui vous aidera à forfaiter vos stratégies de marketing et à créer une demande pour vos produits.
Éléments d'une liste d'inventaire efficace
Créez une liste d'inventaire complète et efficace pour assurer le suivi de vos stocks.
Voici les éléments clés que doit contenir la liste d'inventaire d'une entreprise :
- Noms des produits: Dressez la liste de chaque produit par son nom, mais n'hésitez pas à utiliser des versions plus courtes ou plus familières, tant que tout le monde peut identifier les produits sans confusion
- Descriptions uniques: Pour les produits de la même catégorie (comme les vestes), ajoutez un attribut, comme la couleur, la taille ou le modèle, afin de les différencier facilement. Par exemple, "Veste de couleur marron taille 10"
- Unité de gestion des stocks (UGS): Les UGS sont des codes alphanumériques uniques pour chaque produit, tels que "AKSNA01" Elles facilitent le suivi et l'identification des éléments. Veillez donc à ce que chaque produit ait sa propre UGS
- Quantités: Ce point est clé ! Notez le nombre d'unités de chaque élément que vous avez en stock. Des nombres précis vous aideront à éviter les surstocks ou les ruptures de stock
- Emplacements: Si vos produits sont répartis dans différents entrepôts, notez où chaque élément est stocké, qu'il s'agisse d'un entrepôt spécifique, d'une étagère ou d'un emplacement de stockage. Cela permet de trouver et de récupérer les produits beaucoup plus rapidement
- Seuils de commande: Fixez un niveau de stock minimum pour chaque élément ; vous serez ainsi averti lorsqu'il sera temps de passer une nouvelle commande avant d'être à court
- Informations sur le fournisseur: Gardez les informations de contact de votre fournisseur à portée de main, comme son nom, son numéro de téléphone et son e-mail, afin de pouvoir le contacter rapidement lorsqu'il s'agit de passer une commande
- Date d'expiration: Si les éléments ont une date d'expiration (comme les produits alimentaires ou de beauté), ajoutez cette information à votre liste d'inventaire
Bien que ces éléments soient incontournables, vous pouvez en ajouter d'autres ou les modifier en fonction de votre secteur d'activité.
**A lire également Qu'est-ce qu'une note de réception de marchandises (NRM) ?
Créer une liste d'inventaire : Un guide étape par étape
Étape 1 : Évaluer vos besoins
Avant de commencer à créer une liste d'inventaire, procédez à une première évaluation des éléments à inventorier. **Utilisez la méthode ABC pour classer les éléments en fonction de leur valeur, de la demande, de la valeur commerciale, de la fréquence d'utilisation, etc
C'est également à ce stade que vous décidez du degré de détail de votre liste d'inventaire. Vous pouvez inclure les détails principaux, tels que l'UGS, la catégorie, le niveau de stock et l'emplacement de stockage, ou ajouter des détails tels que les besoins de stockage particuliers, les coordonnées du fournisseur et le délai de réapprovisionnement.
Sur la base de cette évaluation initiale, vous pouvez choisir l'outil qui vous aidera à optimiser les coûts et l'efficacité de la gestion des stocks.
Étape 2 : Sélectionner les bons outils
Il existe plusieurs façons de créer une liste d'inventaire, en fonction de vos besoins :
- Processus manuels : Si vous commencez simplement, vous pouvez vous appuyer sur une liste d'inventaire manuelle. C'est une méthode économique mais qui prend du temps et qui est sujette aux erreurs, surtout lorsqu'il s'agit de suivre plusieurs niveaux d'inventaire
- Microsoft Excel ou Google Sheets : Microsoft Excel ou Google Sheets organise votre liste d'inventaire en lignes et en colonnes où vous pouvez configurer des formules automatiques pour mettre à jour les nombres lorsque vous modifiez votre quantité de stock. Cela permet de réduire les erreurs et de rationaliser le suivi, mais cela nécessite toujours une entrée manuelle des données
- Logiciel de gestion des stocks: Aveclogiciel de gestion des stocksvous pouvez gérer la rotation des stocks, définir des points de commande et même effectuer des analyses de données pour suivre et optimiser la quantité des stocks
Étape 3 : Utiliser des modèles prédéfinis
Un logiciel de gestion des stocks avancé offre des modèles d'inventaire gratuits qui permettent de tout organiser, de suivre les stocks en temps réel et d'automatiser l'ensemble du processus.
Ces cadres préconçus peuvent être personnalisés en fonction des besoins uniques de l'entreprise et intégrés aux systèmes de gestion des ventes, de la comptabilité et de la chaîne d'approvisionnement.
⌛ Time-Saver: Use Le modèle d'inventaire de ClickUp pour suivre vos stocks. Ajoutez tous les composants - UGS, seuils de réapprovisionnement et valeur totale des stocks - et modifiez-le en fonction de votre secteur d'activité.
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Utiliser ClickUp pour la gestion des stocks ClickUp est une plateforme tout-en-un qui vous débarrasse du casse-tête que représente la gestion de votre inventaire.
À la place de jongler avec plusieurs outils pour des besoins différents, ClickUp vous permet de tout faire, de la création de listes d'inventaire au suivi de vos niveaux de stock en un seul endroit.
ClickUp Vue Tableur
Pour commencer, La vue Tableur de ClickUp rend le suivi des stocks beaucoup plus intuitif. Pensez-y comme à un tableur d'inventaire, mais avec beaucoup plus de puissance.
Il vous permet de créer, de mettre à jour et d'organiser des listes d'inventaire en toute simplicité, tout en veillant à ce que tout soit interconnecté.
Organisez les données d'inventaire dans des feuilles de calcul avec ClickUp Tableur
Avec Statuts de tâches ClickUp personnalisés et des libellés, vous pouvez obtenir un aperçu complet de votre inventaire et établir des relations pour rationaliser la gestion des stocks.
Pour améliorer encore votre liste d'inventaire, vous pouvez :
- Personnaliser la feuille de calcul grâce à de solides options de filtrage et de regroupement
- Épingler des colonnes pour trier et retrouver facilement les informations d'inventaire
- Glisser-déposer des colonnes pour organiser les données d'inventaire en fonction de vos besoins
Tableau de bord ClickUp
Personnalisez et organisez votre inventaire à l'aide de filtres, de colonnes épinglées et de la fonction glisser-déposer en utilisant la vue Tableur de ClickUp Tableaux de bord ClickUp affichent une vue à 360° de votre inventaire et vous permettent de partager des informations avec les décideurs clés.
Les tableaux de bord sont également très personnalisables. Que vous suiviez la rotation des stocks, les performances de l'équipe ou les ventes, vous pouvez ajouter des diagrammes, des graphiques et des cartes qui rendent les données faciles à assimiler et à exploiter. Et ce n'est pas tout ! Avec ClickUp Automatisations, vous pouvez automatiser les tâches de routine telles que les alertes de bas de stock et les activités de réapprovisionnement des stocks.
Visualisez les données d'inventaire et obtenez des informations puissantes avec les tableaux de bord ClickUp
De plus, la bibliothèque ClickUp de tableaux de bord d'inventaire et de modèles de suivi de commande fournit des cadres prêts à l'emploi pour suivre les niveaux de stock, les statuts des commandes, les fournisseurs, les coûts, etc.
Modèle de gestion des stocks ClickUp
Par instance, Modèle de gestion des stocks de ClickUp facilite la gestion de stocks importants ou complexes sur plusieurs emplacements et dans plusieurs équipes commerciales.
Modèle de gestion des stocks de ClickUp
Voici comment faire travailler ce modèle gratuit pour vous →
- Organiser les données d'inventaire et suivre les aperçus tels que les niveaux de stock, la disponibilité des stocks, les mouvements de stock et les changements de coûts
- Créez des tâches avec des statuts personnalisés tels que " En stock ", " Plus utilisé " et " En rupture de stock " pour suivre les éléments en stock
- Paramétrer des tâches récurrentes à l'aide de la fonctionAutomatisations ClickUp pour examiner votre flux d'inventaire, rationaliser les opérations quotidiennes et les processus d'audit
Bonus : 10 modèles gratuits de formulaires de commande en Excel et ClickUp
Bonnes pratiques pour la gestion des listes d'inventaire
Pour tirer le meilleur parti de votre liste d'inventaire, voici quelques bonnes pratiques à suivre :
1. Audit et rapprochement réguliers de l'inventaire
Une liste d'inventaire n'est pas une tâche unique à faire ; c'est un document vivant. Des audits réguliers et des contrôles de conformité permettent de s'assurer que chaque processus de gestion des stocks est conforme aux règles et réglementations spécifiques à l'industrie.
✅ Auditer régulièrement votre inventaire et le rapprocher des comptages physiques
documenter les écarts, analyser les causes et prendre des mesures correctives
créer des procédures opératoires normalisées (SOP) pour les bonnes pratiques de gestion des stocks
2. Stratégies pour maintenir la précision et réduire les erreurs
La précision est tout ce qu'il y a de plus important en matière de gestion des stocks. Le calcul de votre taux d'exactitude est un moyen rapide de mesurer ce que vous faites :
Taux d'exactitude des stocks = Unités comptées / Unités enregistrées × 100
✅ Utilisez un logiciel de gestion des stocks pour automatiser les processus et minimiser les erreurs
✅ Analyser les données historiques et les outils de prévision de la demande pour prédire les besoins avec précision
normaliser le libellé, la description des éléments, les unités de mesure, etc. pour éviter toute confusion
3. Tirer parti de la technologie pour une gestion des stocks en temps réel
Les logiciels de gestion des stocks peuvent considérablement améliorer de manière significative votre forfait d'inventaire . Avec l'aide de l'IA et de l'automatisation, ces outils offrent une visibilité en temps réel sur les niveaux de stocks et garantissent une exécution transparente des commandes sans surstockage.
✅ Suivre les mouvements de stock et réduire les erreurs de manipulation grâce aux systèmes de lecture de codes-barres et d'identification par radiofréquence (RFID)
✅ Utiliser une solution de gestion de projet pour centraliser les données d'inventaire et améliorer la collaboration
✅ Assurer le suivi en temps réel des expéditions pendant le transport grâce au GPS et à l'Étiquette
Défis courants dans la création de listes d'inventaire
Chaque entreprise est confrontée à ses propres obstacles lors de la création d'une liste d'inventaire, mais certains défis semblent universels dans tous les secteurs d'activité.
Décortiquons-les :
1. Problèmes de traitement des données
La gestion d'une liste d'inventaire à l'aide d'un logiciel obsolète peut fonctionner lorsqu'il s'agit d'un petit stock ou d'un seul entrepôt.
Mais au fur et à mesure que votre entreprise se développe, jongler avec des tonnes de stocks répartis sur plusieurs emplacements de stockage devient décourageant. Le processus prend souvent beaucoup de temps et nécessite une main-d'œuvre supplémentaire pour collecter et saisir les données.
2. Imprécisions et redondances
Le recours à des méthodes manuelles ou à de multiples feuilles de calcul pour gérer les listes d'inventaire est souvent source d'erreurs, de redondances et de divergences. Ces erreurs peuvent résulter en un surstockage, des difficultés financières ou des livraisons de produits erronées - des problèmes qu'aucune entreprise ne peut se permettre.
À faire ? Une étude réalisée par Netstock a révélé que près de 80 % des PME sont confrontées à des problèmes de surstockage, les stocks excédentaires comptant pour 38 % de leurs stocks. Cela souligne à quel point un mauvais suivi des stocks et des processus inefficaces ont un impact sur les entreprises du monde entier.
3. Inventaires à grande échelle
Les systèmes hérités et les feuilles de calcul pour la création des listes d'inventaire doivent souvent s'intégrer aux outils d'entreprise existants, tels que les systèmes ERP, logiciel de gestion des stocks pour le commerce électronique ou logiciel de gestion des achats .
Cela crée des silos, ce qui complique la gestion des flux de travail.
Avantages de l'utilisation de la technologie dans la gestion des stocks
La technologie simplifie le processus de gestion des stocks, le rendant plus rapide, plus intelligent et plus transparent. Voici comment :
1. Automatisation et efficacité des processus d'inventaire
Grâce aux outils avancés de gestion des stocks, vous pouvez automatiser les tâches répétitives telles que le suivi des quantités en stock, la génération de rapports et la création de commandes. Votre équipe est ainsi libérée et peut se consacrer à des opérations plus stratégiques pour l'entreprise.
2. Des données et des analyses en temps réel pour une prise de décision éclairée
Le suivi en temps réel vous permet de surveiller les niveaux de stock et de calculer le délai de production facilement. Les entreprises peuvent ainsi répondre rapidement aux fluctuations de la demande et s'assurer que les clients trouvent toujours ce qu'ils veulent.
👀 Did You Know? (Le saviez-vous ?) Selon une étude, tirer parti des technologies IA pour gérer les niveaux de stocks permet de réduire les effets des erreurs extrêmes de 60 % et les stocks de sécurité de 40 à 50 %.
3. Réduction des coûts et optimisation des ressources
Les économies de coûts viennent naturellement lorsque vous automatisez les flux de travail grâce à des outils de gestion des stocks et des logiciels de logistique . Résultat : vous éliminez les erreurs et réduisez les coûts liés aux stocks excédentaires ou aux équipes commerciales perdues. Le résultat ? Un processus de gestion des stocks allégé et plus rentable pour votre entreprise.
4. Flexibilité et évolutivité accrues
Basé sur le cloud systèmes de gestion des stocks vous permettent d'adapter votre installation à la volée, qu'il s'agisse d'ajouter de nouveaux modules ou de gérer la quantité de stock dans les différents emplacements. Ils sont conçus pour faire croître votre entreprise et vous permettre de rester compétitif sans avoir à transpirer.
Rationalisez vos processus de gestion des stocks avec ClickUp
La création de listes d'inventaire précises est essentielle pour éviter les ruptures de stock et les sous-stocks, pour répondre aux demandes des clients et pour améliorer votre flux de trésorerie.
Une bonne liste d'inventaire affiche une vue à 360 degrés de vos stocks, ce qui permet de prendre des décisions d'entreprise précises et de rationaliser les processus de réapprovisionnement des stocks.
ClickUp offre une solution complète pour simplifier la gestion des stocks. Grâce à un large intervalle de fonctionnalités et à des modèles d'inventaire gratuits, vous pouvez surveiller les niveaux de stock actuels, identifier les tendances, prendre de meilleures décisions et optimiser l'allocation des ressources. Inscrivez-vous gratuitement sur ClickUp et prenez le contrôle de votre système d'inventaire dès aujourd'hui.