La gestion des subventions peut souvent donner l'impression de jongler avec plusieurs tâches à la fois, chacune étant liée à une date limite, à une condition de financement ou à un jalon du projet.
Pour les organisations à but non lucratif, la maîtrise de ce processus est essentielle, mais elle peut aussi devenir l'une des responsabilités les plus chronophages et les plus écrasantes.
si vous ne respectez pas une échéance, vous risquez de perdre des fonds. oublier de suivre une exigence ? Cela pourrait compromettre des opportunités futures. ⏰
Heureusement, il existe une solution pour simplifier ce processus complexe : les modèles de suivi des subventions. Ces outils inestimables peuvent transformer la façon dont vous gérez les subventions.
Dans ce blog, nous allons explorer les avantages de l'utilisation de modèles de suivi des subventions et analyser leurs fonctionnalités clés. De plus, nous mettrons en évidence les dix modèles les plus importants qui peuvent révolutionner votre processus de gestion des subventions. 📝
Que sont les modèles de suivi des subventions ?
Les modèles de suivi des subventions sont des outils essentiels à la gestion du financement des organisations à but non lucratif. Ils agissent comme des alliés fiables qui vous permettent de rester organisé et sur la bonne voie.
Ces modèles regroupent tous les détails clés de la subvention en un seul endroit, depuis les coordonnées du bailleur de fonds jusqu'à la progression en cours des jalons, ce qui vous permet de surveiller et de gérer facilement chaque étape du processus.
Grâce à des champs et des sections prédéfinis, les modèles de suivi des subventions éliminent le stress des bousculades de dernière minute, facilitant ainsi le respect des exigences en matière de subventions et la gestion efficace des fonds.
L'optimisation de ces tâches essentielles permet à votre organisation de consacrer plus de temps et d'énergie à sa mission principale et à son travail.
Sur cette note, on ne saurait trop insister sur l'importance de soumettre plusieurs demandes pour augmenter vos chances d'obtenir un financement.
D'après le 2023 State of Grantseeking Report (Rapport sur l'état de la recherche de subventions) les organisations qui n'ont soumis qu'une seule demande ont un taux de réussite de 64%. Mais le taux de réussite a grimpé à 90 % pour ceux qui ont soumis trois à cinq demandes, et un taux remarquable de 98 % des organisations à but non lucratif qui ont envoyé six à dix demandes ont remporté au moins une subvention. 📈
Qu'est-ce qui fait un bon modèle de suivi des subventions ?
Un modèle de suivi des subventions de haute qualité va au-delà de l'organisation de l'information ; il améliore l'efficacité et vous aide à gérer les subventions de façon transparente.
Voici les éléments clés qui distinguent un bon modèle d'un modèle moyen :
- Une disposition structurée : Choisissez un modèle dont la structure est claire et facile à parcourir. Les lignes et les colonnes doivent être bien définies pour permettre une entrée fluide des données et un accès rapide aux informations importantes
- Champs essentiels : Recherchez un modèle qui inclut des champs essentiels tels que le nom du financeur, ses coordonnées, les montants de financement demandés et déboursés, les conditions de la subvention, et plus encore. Cela permet de s'assurer que tous les détails clés sont stockés dans un emplacement pratique
- Personnalisable : Optez pour un modèle qui vous permet de personnaliser les champs et les sections en fonction des besoins uniques de votre organisation à but non lucratif. La flexibilité garantit qu'il s'adapte aux processus et aux exigences spécifiques de votre organisation
- Capacités de suivi : Un bon modèle devrait comporter des fonctionnalités permettant de suivre les aspects clés de la gestion des subventions, tels que les affectations de fonds, les indicateurs clés de performance, les échéances des rapports et la progression vers les jalons. Cela vous permet de garder le contrôle sur toutes les parties en mouvement et de garantir des mises à jour opportunes pour les parties prenantes
- Capacité d'intégration : Choisissez un modèle qui peut s'intégrer à votre flux de travail ou à votre système logiciel existant. Une intégration transparente facilite la synchronisation des données et réduit le risque d'erreurs ou de non-respect des délais
**Vous vous demandez comment améliorer les opérations de votre association ? Utilisez ClickUp pour optimiser les flux de travail et responsabiliser votre équipe !
Voici en quoi il est utile :
Statuts personnalisés: Suivez la progression des tâches avec une transparence adaptée aux besoins de chaque département 🗂️
Assignés multiples: Améliorez la collaboration en identifiant clairement toutes les personnes impliquées dans une tâche 🤝
Suivi du temps: Prévenir l'épuisement professionnel en surveillant les heures de travail, les heures supplémentaires et en planifiant les congés ⏱️
10 modèles de suivi de subvention à explorer
Le monde des modèles de suivi des subventions est vaste, mais tous les modèles ne se valent pas. Avec autant d'options disponibles, trouver le bon modèle pour votre organisme sans but lucratif peut sembler insurmontable.
À cet égard, nous vous proposons de découvrir les modèles de suivi des subventions, ClickUp s'impose comme une solution puissante. Plateforme de productivité tout-en-un, elle offre un intervalle de modèles de suivi des subventions personnalisables et conviviaux, conçus pour simplifier la gestion des subventions.
Qu'il s'agisse de suivre les échéances, les montants de financement ou la progression vers les jalons, les modèles de ClickUp peuvent vous aider à rester organisé et à maîtriser vos besoins en matière de gestion des subventions.
Voici les dix meilleurs modèles de suivi des subventions, chacun conçu pour améliorer votre processus de gestion des subventions :
1. Modèle de suivi de proposition de subvention ClickUp
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Rédiger des propositions de subventions
peut être une tâche décourageante, mais avec l'aide de la
Modèle de suivi de proposition de subvention ClickUp
avec le modèle ClickUp, vous pouvez rationaliser le processus et rédiger facilement des propositions claires et convaincantes. Ce modèle vous aide à rester organisé en décomposant la proposition en tâches gérables, telles que les informations générales, la définition du problème, les objets, etc.
Ce modèle modèle de proposition de subvention vous permet d'assigner des échéances à chaque tâche, ce qui garantit que la proposition est achevée bien avant la date limite de dépôt des demandes. Il s'agit d'un excellent outil pour vous aider à rester sur la bonne voie et à donner le meilleur de vous-même lorsque vous sollicitez des subventions.
Voici pourquoi vous l'aimerez :
- Attribuer des tâches de rédaction des sections de la proposition aux employés avec des échéances précises
- Définir des paramètres de priorité avec un code couleur pour les tâches
- Ajouter des attributs tels que la partie de la proposition, la date cible, la mesure de la performance, les coûts de la première année, et plus encore pour créer une proposition de subvention organisée
- Suivre la progression à l'aide de visualisations et d'échéanciers
Idéal pour: Les organisations à but non lucratif qui souhaitent rédiger des propositions de subvention claires, organisées et convaincantes pour obtenir des financements.
💡Pro Tip: Utilisez des outils d'IA tels que ClickUp Brain pour rédiger des propositions de subvention claires, efficaces et convaincantes. Sur la base de vos invitations, ClickUp Brain génère un contenu détaillé et personnalisé qui couvre tous les aspects importants des propositions de subvention dans la langue et le ton requis par votre organisation à but non lucratif.
De cette manière, il vous aidera :
📝 Générer des récits clairs et détaillés qui couvrent tous les éléments clés des demandes de subvention
⏳ Gagner du temps en automatisant les tâches répétitives et en vous concentrant sur les domaines à fort impact
🔄 Assurez la cohérence de vos propositions grâce à des suggestions de contenu alimentées par l'IA
🚀 Augmenter les taux de réussite des propositions en élaborant des envois bien étoffés et convaincants
2. Modèle de suivi des actifs de la subvention ClickUp
Le suivi des actifs est essentiel, mais il prend souvent beaucoup de temps. Les Modèle de suivi des actifs de la subvention ClickUp simplifie ce processus en vous permettant de gérer et de suivre efficacement les actifs liés aux projets financés par des subventions.
Grâce à ce modèle, vous pouvez stocker en toute sécurité des informations détaillées sur chaque actif, suivre sa valeur en dollars américains et rationaliser les rapports et les audits pour une plus grande efficacité.
Voici pourquoi vous l'aimerez :
- Vous aurez une meilleure idée de la façon dont les actifs sont utilisés dans votre organisation
- Assurer une maintenance adéquate des actifs
- Réduire le temps que vous auriez passé à rechercher des biens
- Obtenir une visibilité sur le cycle de vie des actifs et leurs coûts associés
Idéal pour: Les gestionnaires de subventions, les entreprises et les organisations à but non lucratif qui souhaitent gérer et suivre leurs multiples subventions et actifs sans effort.
➡️Also Lire: Guide de la gestion de programme avec des exemples détaillés
3. ClickUp Grant Project Tracker Template (Modèle de suivi de projet de subvention ClickUp)
La gestion des projets financés par des subventions peut être complexe, impliquant tout, des tâches et de la coordination des équipes aux échéanciers et aux budgets. Le Modèle de suivi de projet de subvention ClickUp peut simplifier ce processus et faire de la le suivi du projet et la gestion des projets sans effort.
Ce modèle de suivi des subventions vous permet de distribuer les informations requises sur les tâches aux membres de l'équipe concernés. Vous pouvez également utiliser ce modèle pour fournir aux parties prenantes des mises à jour régulières sur le statut de vos projets.
Voici pourquoi vous l'aimerez :
- Organiser les tâches par étapes désignées et suivre la progression à l'aide de RAG (rouge pour critique, orange pour retard, vert pour en bonne voie)
- Permettre aux membres de l'équipe d'afficher et de gérer leurs tâches côte à côte pour une meilleure coordination
- Contrôler la progression à l'aide de champs personnalisables tels que les dates d'achèvement et les durées des tâches
- Optimiser l'allocation des ressources et hiérarchiser les budgets de manière plus efficace
Idéal pour: Les coordinateurs d'équipe, les gestionnaires de subventions et les organisations à but non lucratif qui souhaitent suivre les subventions et gérer efficacement les tâches, les échéanciers et les membres de l'équipe dans le cadre de projets financés par des subventions.
💡 Bonus Tip: Automatisez le suivi et le changement de statut des tâches avec le logiciel Automatisations ClickUp . Il vous suffit de définir certaines règles et conditions ; cet outil fera le nécessaire - changer les statuts lorsque les critères sont réunis - et vous fera gagner un temps précieux que vous pourrez consacrer à d'autres travaux importants.
4. Modèle de structure de répartition du travail pour une subvention ClickUp
Le modèle Modèle de structure de répartition du travail pour une subvention ClickUp permet de gérer l'ensemble du cycle de vie d'une subvention en décomposant les grands projets en tâches gérables. Ce modèle polyvalent et riche en fonctionnalités est parfait pour les gestionnaires de projet et comprend des champs tels que le nom de la tâche, le numéro WBS, l'assigné, la date de la tâche, la date d'échéance, le statut, la phase du projet, la progression, et plus encore. Vous pouvez facilement personnaliser ou ajouter des champs pour répondre à vos besoins.
Ce modèle permet de regrouper les tâches en fonction des phases du projet, telles que le lancement, la planification, l'exécution et la clôture. Il fournit une représentation visuelle claire de la progression des tâches, vous aidant à vous assurer que chaque phase du projet est achevée dans les délais et que le projet dans son ensemble reste sur la bonne voie.
Voici pourquoi vous l'aimerez :
- Attribuer les bonnes tâches aux bons membres de l'équipe
- Clarifier les rôles et les responsabilités des membres de l'équipe
- Suivre le statut des tâches grâce à des catégories telles que non commencé, en progression, en cours de révision, mise à jour requise et prêt
- Améliorer la communication entre votre équipe et les parties prenantes
Idéal pour: Les gestionnaires de projet et les organisations à but non lucratif qui souhaitent superviser la répartition du travail pour les projets et s'assurer que les projets sont achevés à temps.
5. Modèle de document de planification de projet pour la subvention ClickUp
La création d'un forfait solide est essentielle à la réussite de tout projet de proposition de projet la planification d'un projet est une étape importante, car elle permet d'établir des bases solides et d'éviter les obstacles potentiels. Cependant, le forfait de projet peut s'avérer difficile, et c'est là qu'intervient la Modèle de document de planification de projet de subvention de ClickUp est disponible en.
Utilisez ce modèle pour saisir tous les détails, des objectifs clés aux éléments d'action et aux échéanciers, et pour aligner les équipes autour d'objectifs communs importants pour la réussite collective. Vous pouvez également l'utiliser pour forfaiter et gérer les budgets des projets et d'autres ressources et mettre en place un paramètre de suivi pour assurer l'achèvement du projet dans les délais impartis.
Voici pourquoi vous l'aimerez :
- Diviser les projets complexes en tâches gérables
- Identifier les jalons clés et les étapes à franchirsuivre et documenter la progression du projet
- Repérer les risques potentiels susceptibles d'entraver la progression des projets
- Élaborer des stratégies pour atténuer les risques
Idéal pour: Les gestionnaires de projet et les organisations à but non lucratif à la recherche d'une approche organisée de la planification et de l'exécution des projets.
➡️Read Plus: 10 modèles gratuits de cahier des charges en MS Word et ClickUp Docs
6. ClickUp Grant Project Status Report Template (Modèle de rapport sur le statut du projet)
Vous vous demandez comment organiser la progression de votre projet et communiquer efficacement avec les parties prenantes ? Modèle de rapport sur l'état d'avancement d'un projet de subvention de ClickUp vous couvre. Ce modèle de tableau blanc facile à utiliser comporte six fonctionnalités qui vous permettent de résumer clairement les détails clés du projet.
Ce modèle vous permet d'ajouter des libellés, des notes autocollantes et des indicateurs de statut colorés, ce qui vous aide à suivre la progression et à mettre en évidence les mises à jour importantes. Il permet de s'assurer que les parties prenantes sont toujours au courant et que vos projets restent dans les temps pour être achevés dans les délais impartis.
Voici pourquoi vous l'aimerez :
- Fournir aux équipes les dernières mises à jour sur les tâches, les dates d'échéance et le budget
- Suivre la progression à l'aide de graphiques et de diagrammes automatisés
- Améliorer le compte rendu et accroître la productivité de l'équipe
- Ajoutez des sections et des attributs au modèle de rapport en fonction des besoins de votre organisation
Idéal pour: Les organisations à but non lucratif qui souhaitent suivre et générer des rapports sur le statut des projets et tenir les parties prenantes informées en toute simplicité.
7. Modèle de tableau blanc de l'échéancier d'un projet de subvention ClickUp
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Création et la gestion des échéanciers des projets peut s'avérer longue et fastidieuse. Cependant, les Échéancier du projet de subvention ClickUp Modèle de Tableau blanc peut optimiser cette tâche, en facilitant la visualisation de l'ensemble de l'échéancier et en garantissant que les équipes restent sur la bonne voie et respectent les délais.
Ce modèle convivial et personnalisable vous permet de documenter les étapes ou les phases de votre projet ainsi que leur durée. Sous chaque étape, vous pouvez spécifier les activités à faire dans différents blocs et colorer les blocs dont les activités prévues ont été réalisées.
Voici pourquoi vous l'aimerez :
- Personnaliser les détails, tels que les tâches, les dépendances, les durées, etc.
- Identifier les goulets d'étranglement potentiels ou les sujets de préoccupation
- Effectuer les ajustements nécessaires pour que les projets avancent
- Suivre la progression pour s'assurer que les projets sont achevés dans les échéanciers prévus
Idéal pour: Les gestionnaires de projet et les organisations qui recherchent un moyen simplifié de forfaiter, de créer et de gérer des échéanciers pour différents projets.
8. Modèle de délais de subvention ClickUp
Le modèle Modèle de délais de subvention ClickUp est parfait pour les organisations qui gèrent plusieurs subventions. Il vous aide à visualiser, à organiser et à hiérarchiser les échéances, en veillant à ce que les multiples projets restent sur la bonne voie.
Utilisez ce modèle pour assigner des tâches, fixer des paramètres clés et créer des jalons pour chaque subvention. Suivez la progression des tâches pour vous assurer que votre équipe respecte toutes les échéances pour plusieurs subventions simultanément, en veillant à ce que vos projets soient organisés et respectent le calendrier.
Voici pourquoi vous l'aimerez :
- Planifiez et structurez vos projets en toute simplicité
- Obtenez un aperçu des échéances à venir et des retards
- Définir des paramètres de priorité pour les tâches avec différentes couleurs
- S'assurer que les tâches achevées respectent les paramètres de qualité définis
Idéal pour: Les professionnels du travail, les gestionnaires de projet et les organisations à but non lucratif qui souhaitent visualiser, paramétrer, gérer, suivre et respecter les délais des projets.
9. Modèle d'échéancier remplissable pour la subvention ClickUp
Le Modèle d'échéancier remplissable pour les subventions ClickUp vous aide à forfaiter et à visualiser facilement vos projets, évènements et autres. Cet outil polyvalent vous permet de créer des échéanciers qui maintiennent une apparence cohérente pour différents types de projets.
Utilisez-le pour gérer et suivre les phases du projet, les tâches, les jours alloués, les jours suggérés, le statut, le budget, les coûts réels et bien plus encore. Ce modèle simplifie la création d'échéanciers, ce qui vous laisse plus de temps pour vous concentrer sur d'autres responsabilités essentielles.
Voici pourquoi vous l'aimerez :
- Partagez les échéanciers avec les parties prenantes pour qu'elles les examinent
- Ajoutez, modifiez ou supprimez des tâches dans l'échéancier selon vos besoins
- Définir et suivre facilement les paramètres
- Partager les échéanciers approuvés avec les membres de l'équipe
Idéal pour: Les planificateurs de projets, les gestionnaires et les organisations à but non lucratif qui souhaitent planifier, organiser et suivre les tâches, le temps et les estimations de durée pour les projets et les évènements.
10. Modèle de feuille de calcul pour le suivi des subventions par Qgiv
suivez toutes les subventions que vous avez demandées facilement avec le modèle de feuille de calcul pour le suivi des subventions *[_par Qgiv](https://www.qgiv.com/blog/resources/grant-tracking-spreadsheet-template/)* Garder la trace de toutes vos demandes de subventions peut être un défi, mais le modèle de feuille de calcul de suivi des subventions de Qgiv facilite la gestion. Cet outil convivial vous aide à garder le contrôle de vos demandes de subvention et à rester organisé tout au long du processus.
Le modèle comprend quatre feuilles de calcul dédiées pour enregistrer et stocker les informations essentielles : Données sur le subventionneur potentiel, Subventions soumises, Réponse du subventionneur et Subventions impossibles à soumettre. Grâce à ces ressources, vous pouvez gérer efficacement vos demandes et vous assurer qu'aucun détail important ne passe inaperçu.
Voici pourquoi vous l'aimerez :
- Conserver un enregistrement précis des données relatives aux organismes de financement
- Planifier les dates de suivi avec les agences de financement
- Paramétrer les niveaux de priorité des demandes
- Inscrire des informations complémentaires dans la section "notes"
Idéal pour: Les coordinateurs de subventions et les organisations à but non lucratif qui souhaitent une solution complète pour la gestion et le suivi de leurs demandes de subventions
➡️Read Plus: Mission possible : 10 meilleurs logiciels de gestion de projet pour la réussite des organisations à but non lucratif
Simplifiez le suivi des subventions et maximisez votre impact avec ClickUp
Les subventions sont une bouée de sauvetage vitale pour les organisations à but non lucratif, mais leur gestion efficace peut s'avérer complexe. C'est là que ClickUp intervient. En tirant parti de ses puissants outils - tels que les modèles de suivi des subventions, formulaire de demande de projet grâce aux modèles ClickUp, ClickUp Docs et ClickUp Brain, vous pouvez rationaliser vos processus de gestion des subventions et vous concentrer davantage sur l'avancement de votre mission.
Avec ClickUp, vous pouvez rester organisé, améliorer la conformité et optimiser l'allocation des ressources, en veillant à ce que chaque subvention contribue à la réussite de votre association.
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