La gestion des subventions peut souvent donner l'impression de jongler avec plusieurs tâches à la fois, chacune étant liée à sa propre échéance, à ses propres exigences de financement ou à ses propres jalons importants.
Pour les organisations à but non lucratif, il est essentiel de maîtriser ce processus, mais cela peut également devenir l'une des responsabilités les plus chronophages et les plus lourdes.
Vous avez manqué une date limite ? Le résultat pourrait être une perte de financement. Vous avez oublié le suivi d’une exigence ? Cela pourrait compromettre vos chances futures. ⏰
Heureusement, il existe une solution pour simplifier ce processus complexe : les modèles de suivi des subventions. Ces outils précieux peuvent transformer votre façon de gérer les subventions.
Dans cet article, nous allons explorer les avantages des modèles de suivi des subventions et détailler leurs principales fonctionnalités. De plus, nous mettrons en avant les dix meilleurs modèles qui peuvent révolutionner votre processus de gestion des subventions. 📝
Que sont les modèles de suivi des subventions ?
Les modèles de suivi des subventions sont des outils essentiels dans la gestion du financement des organisations à but non lucratif. Ils constituent des alliés fiables qui vous aident à rester organisé et à suivre vos objectifs.
Ces modèles regroupent toutes les informations clés relatives aux subventions en un seul endroit, des coordonnées des bailleurs de fonds à la progression des jalons, vous permettant ainsi de suivre et de gérer facilement chaque étape du processus.
Grâce à leurs champs et sections prédéfinis, les modèles de suivi des subventions vous évitent le stress des courses de dernière minute et vous permettent de rester en conformité avec les exigences des subventions et de gérer efficacement les fonds.
L'optimisation de ces tâches essentielles permet à votre organisation de consacrer plus de temps et d'énergie à sa mission principale et à son travail à fort impact.
À cette note, on ne saurait trop insister sur l'importance de soumettre plusieurs demandes afin d'augmenter vos chances d'obtenir un financement.
Selon le rapport 2023 State of Grantseeking Report, les organisations qui n'ont soumis qu'une seule demande ont obtenu un taux de réussite de 64 %. Mais ce taux a grimpé à 90 % pour celles qui ont soumis trois à cinq demandes, et 98 % des organisations à but non lucratif qui ont envoyé six à dix demandes ont obtenu au moins une subvention. 📈
Qu'est-ce qui caractérise un bon modèle de suivi des subventions ?
Un modèle de suivi des subventions de haute qualité ne se contente pas d'organiser les informations ; il améliore l'efficacité et vous aide à gérer les subventions de manière transparente.
Voici les éléments clés qui distinguent un bon modèle d'un modèle moyen :
- Disposition structurée : choisissez un modèle avec une structure claire et facile à naviguer. Les lignes et les colonnes doivent être bien définies pour permettre une saisie fluide des données et un accès rapide aux informations importantes.
- Champs essentiels : recherchez un modèle qui comprend les champs essentiels tels que le nom du bailleur de fonds, ses coordonnées, les montants demandés et versés, les conditions d'octroi, etc. Cela vous permettra de conserver toutes les informations importantes à un même emplacement.
- Personnalisable : optez pour un modèle qui vous permet de personnaliser les champs et les sections en fonction des besoins spécifiques de votre organisation à but non lucratif. Sa flexibilité lui permet de s'adapter aux processus et aux exigences spécifiques de votre organisation.
- Fonctionnalités de suivi : un bon modèle doit comporter des fonctionnalités permettant de suivre les aspects clés de la gestion des subventions, tels que l'allocation des fonds, les indicateurs clés de performance, les dates limites de remise des rapports et l'avancement des jalons. Cela vous aide à garder le contrôle sur tous les éléments en mouvement et garantit des mises à jour en temps opportun pour les parties prenantes.
- Capacité d'intégration : choisissez un modèle qui s'intègre à votre flux de travail ou à votre système logiciel existant. Une intégration transparente facilite la synchronisation des données et réduit le risque d'erreurs ou de délais non respectés.
💡 Conseil de pro : Vous vous demandez comment améliorer le fonctionnement de votre organisation à but non lucratif ? Utilisez ClickUp pour optimiser les flux de travail et donner plus de moyens à votre équipe!
Voici comment cela peut vous aider :
🗂️ Statuts personnalisés : suivez la progression des tâches en toute transparence, en fonction des besoins de chaque service.
🤝 Plusieurs responsables : améliorez la collaboration en identifiant clairement toutes les personnes impliquées dans une tâche.
⏱️ Suivi du temps : évitez le surmenage en surveillant les heures de travail, les heures supplémentaires et en planifiant les congés.
10 modèles de suivi des subventions à découvrir
Il existe une multitude de modèles de suivi des subventions, mais tous ne se valent pas. Avec autant d'options disponibles, trouver celui qui convient à votre organisation à but non lucratif peut sembler insurmontable.
À cet égard, ClickUp se distingue comme une solution puissante. En tant que plateforme de productivité tout-en-un, elle offre une gamme de modèles de suivi des subventions personnalisables et conviviaux, conçus pour simplifier la gestion des subventions.
Que vous effectuiez le suivi des échéances, des montants des financements ou de la progression vers les jalons importants, les modèles de ClickUp peuvent vous aider à rester organisé et à répondre à vos besoins en matière de gestion des subventions.
Voici les dix meilleurs modèles de suivi des subventions, chacun conçu pour améliorer votre processus de gestion des subventions :
1. Modèle de suivi des demandes de subvention ClickUp
Rédiger des demandes de subvention peut être une tâche ardue, mais grâce au modèle de suivi des demandes de subvention ClickUp, vous pouvez rationaliser le processus et rédiger facilement des demandes claires et convaincantes. Ce modèle vous aide à rester organisé en décomposant la demande en tâches gérables, telles que les informations générales, la définition du problème, les objectifs, etc.
Ce modèle de proposition de subvention vous permet d'attribuer des dates limites à chaque tâche, garantissant ainsi que l'ensemble de la proposition soit achevé bien avant la date limite de dépôt des candidatures. C'est un excellent outil qui vous aide à rester sur la bonne voie et à mettre toutes les chances de votre côté lorsque vous postulez pour des subventions.
Voici pourquoi vous allez l'apprécier :
- Attribuez à vos employés des tâches pour la rédaction de certaines sections de la proposition, avec des délais clairs.
- Définissez des niveaux de priorité codés par couleur pour les tâches.
- Ajoutez des attributs tels que la partie de la proposition, la date de cible, la mesure des performances, les coûts de la première année, etc. pour créer une proposition de subvention organisée.
- Suivez la progression grâce à des visualisations et des tableaux d’échéanciers.
Idéal pour : les organisations à but non lucratif qui souhaitent rédiger des demandes de subvention claires, organisées et convaincantes afin d'obtenir des financements.
💡Conseil de pro : utilisez des outils basés sur l'IA tels que ClickUp Brain pour rédiger des demandes de subvention claires, efficaces et convaincantes. À partir de vos indications, ClickUp Brain générera un contenu détaillé et personnalisé qui couvrira tous les aspects importants des demandes de subvention, dans le langage et le ton requis par votre organisation à but non lucratif.
Cela vous aidera à :
📝 Générez des descriptions claires et détaillées qui couvrent tous les éléments clés des demandes de subvention.
⏳ Gagnez du temps en automatisant les tâches répétitives et en vous concentrant sur les domaines à fort impact.
🔄 Assurez la cohérence de vos propositions grâce à des suggestions de contenu basées sur l'IA.
🚀 Augmentez le taux de réussite de vos envois en rédigeant des envois complets et convaincants.
2. Modèle de suivi des subventions ClickUp
Le suivi des actifs est essentiel, mais souvent chronophage. Le modèle de suivi des actifs de subventions ClickUp simplifie ce processus, vous permettant de gérer et de surveiller efficacement les actifs liés aux projets financés par des subventions.
Grâce à ce modèle, vous pouvez stocker en toute sécurité des informations détaillées sur chaque actif, suivre sa valeur en dollars américains et rationaliser les rapports et les audits pour une plus grande efficacité.
Voici pourquoi vous allez l'apprécier :
- Obtenez des informations sur la manière dont les actifs sont utilisés au sein de votre organisation.
- Assurez la bonne maintenance des actifs
- Réduisez le temps que vous auriez passé à rechercher des ressources.
- Bénéficiez d'une meilleure visibilité sur le cycle de vie des actifs et les coûts associés.
Idéal pour : les gestionnaires de subventions, les entreprises et les organisations à but non lucratif qui souhaitent gérer et suivre sans effort leurs multiples subventions et actifs.
➡️À lire également : Guide de gestion de programme avec exemples détaillés
3. Modèle ClickUp pour le suivi des projets de subventions
La gestion des projets financés par des subventions peut être complexe, car elle implique tout, des tâches et de la coordination des équipes aux échéanciers et aux budgets. Le modèle ClickUp Grant Project Tracker peut simplifier ce processus et faciliter le suivi et la gestion des projets.
Ce modèle de suivi des subventions vous permet de distribuer les informations requises sur les tâches aux membres de l'équipe concernés. Vous pouvez également utiliser ce modèle pour fournir aux parties prenantes des mises à jour régulières sur le statut de vos projets.
Voici pourquoi vous allez l'apprécier :
- Organisez les tâches par étapes désignées et suivez la progression à l'aide du système RAG (rouge pour critique, orange pour en retard, vert pour en bonne voie).
- Permettez aux membres de l'équipe de visualiser et de gérer leurs tâches côte à côte pour une meilleure coordination.
- Suivez l'avancement grâce à des champs personnalisables tels que les dates d'achèvement et la durée des tâches.
- Optimisez l'allocation des ressources et hiérarchisez les budgets plus efficacement.
Idéal pour : les coordinateurs d'équipe, les gestionnaires de subventions et les organisations à but non lucratif qui souhaitent suivre les subventions et gérer efficacement les tâches, les échéanciers et les membres de l'équipe dans le cadre de projets financés par des subventions.
💡 Astuce bonus : automatisez le suivi et la modification du statut des tâches grâce aux automatisations ClickUp. Il vous suffit de définir certaines règles et conditions ; cet outil fera le nécessaire (modifier le statut lorsque les critères sont remplis), vous permettant ainsi de gagner un temps précieux que vous pourrez consacrer à d'autres tâches importantes.
4. Modèle ClickUp pour la structure de répartition du travail des subventions
Le modèle de structure de répartition du travail ClickUp Grant vous aide à gérer l'ensemble du cycle de vie des subventions en décomposant les grands projets en tâches gérables. Ce modèle polyvalent et riche en fonctionnalités est parfait pour les chefs de projet et comprend des champs tels que le nom de la tâche, le numéro WBS, l'assigné, la date de la tâche, la date d'échéance, le statut, la phase du projet, l'avancement, etc. Vous pouvez facilement personnaliser ou ajouter des champs en fonction de vos besoins.
Utilisez ce modèle pour regrouper les tâches par phases de projet, telles que le lancement, la planification, l'exécution et la clôture. Il offre une représentation visuelle claire de l'avancement des tâches, vous aidant ainsi à vous assurer que chaque phase du projet est achevée dans les délais et que l'ensemble du projet reste sur la bonne voie.
Voici pourquoi vous allez l'apprécier :
- Attribuez les bonnes tâches aux bons membres de l'équipe.
- Clarifiez les rôles et les responsabilités des membres de votre équipe.
- Suivez le statut des tâches à l'aide de catégories telles que « non commencé », « en cours », « en cours de révision », « mise à jour requise » et « prêt ».
- Améliorez la communication entre votre équipe et les parties prenantes.
Idéal pour : les chefs de projet et les organisations à but non lucratif qui souhaitent superviser la répartition du travail pour les projets et s'assurer que ceux-ci sont achevés dans les délais impartis.
5. Modèle de document de planification de projet de subvention ClickUp
La création d'un plan solide est essentielle à la réussite de toute proposition de projet, car elle établit des bases solides et atténue les obstacles potentiels. Cependant, la planification d'un projet peut s'avérer difficile, c'est là que le modèle de document de planification de projet de subvention de ClickUp entre en jeu.
Utilisez ce modèle pour saisir tous les détails, des objectifs clés aux éléments à prendre et aux échéanciers, et aligner les équipes sur des objectifs communs importants pour la réussite collective. Vous pouvez également l'utiliser pour planifier et gérer les budgets des projets et autres ressources, et mettre en place un système de suivi afin de garantir l'achèvement dans les délais.
Voici pourquoi vous allez l'apprécier :
- Divisez les projets complexes en tâches gérables.
- Identifiez les jalons clés, suivez et documentez l'avancement du projet.
- Identifiez les risques potentiels susceptibles d'entraver la progression des projets.
- Élaborez des stratégies pour atténuer les risques.
Idéal pour : les chefs de projet et les organisations à but non lucratif qui recherchent une approche organisée pour planifier et exécuter leurs projets.
➡️En savoir plus : 10 modèles gratuits de cahier des charges dans MS Word et ClickUp Docs
6. Modèle de rapport sur le statut d'un projet de subvention ClickUp
Vous vous demandez comment organiser l'avancement de votre projet et communiquer efficacement avec les parties prenantes ? Le modèle de rapport d'état d'avancement du projet de subvention de ClickUp est là pour vous aider. Ce modèle de Tableau blanc facile à utiliser comprend six sections qui vous permettent de résumer clairement les détails clés du projet.
Ce modèle vous permet d'ajouter des libellés, des notes autocollantes et des indicateurs de statut colorés, vous aidant ainsi à suivre les progrès et à mettre en évidence les mises à jour importantes. Il garantit que les parties prenantes sont toujours informées et que vos projets respectent le calendrier prévu pour être achevés dans les délais.
Voici pourquoi vous allez l'apprécier :
- Fournissez à vos équipes les dernières mises à jour sur les tâches, les dates d'échéance et le budget.
- Suivez la progression grâce à des graphiques et des diagrammes automatisés.
- Améliorez la responsabilité et augmentez la productivité de votre équipe.
- Ajoutez des sections et des attributs au modèle de rapport en fonction des besoins de votre organisation.
Idéal pour : les organisations à but non lucratif qui souhaitent suivre et générer des rapports sur le statut des projets et tenir les parties prenantes informées en toute simplicité.
7. Modèle de Tableau blanc ClickUp pour l'échéancier d'un projet de subvention
La création et la gestion des échéanciers de projet peuvent être fastidieuses et prendre beaucoup de temps. Cependant, le modèle de Tableau blanc ClickUp Grant Project Timeline permet d'optimiser cette tâche, en facilitant la visualisation de l'ensemble de l'échéancier et en garantissant que les équipes restent sur la bonne voie et respectent leurs délais.
Ce modèle personnalisable et adapté aux débutants vous permet de documenter les étapes ou les phases de votre projet ainsi que leur durée. Sous chaque étape, vous pouvez spécifier les activités à réaliser dans différents blocs et colorier les blocs dont les activités prévues ont été terminées.
Voici pourquoi vous allez l'apprécier :
- Personnalisez les détails, tels que les tâches, les dépendances, les durées, etc.
- Identifiez les goulots d'étranglement potentiels ou les domaines préoccupants.
- Apportez les modifications nécessaires pour faire avancer vos projets.
- Suivez l'avancement des projets pour vous assurer qu'ils sont achevés dans les échéanciers impartis.
Idéal pour : les chefs de projet et les organisations à la recherche d'un moyen simplifié de planifier, créer et gérer les échéanciers de différents projets.
8. Modèle ClickUp pour les dates limites de subventions
Le modèle ClickUp « Dates limites des subventions » est idéal pour les organisations qui gèrent plusieurs subventions. Il vous aide à visualiser, organiser et hiérarchiser les dates limites, afin de garantir le bon déroulement de plusieurs projets.
Utilisez ce modèle pour attribuer des tâches, définir des dates clés et créer des jalons pour chaque subvention. Suivez l'avancement des tâches pour vous assurer que votre équipe respecte toutes les échéances pour plusieurs subventions simultanément, tout en gardant vos projets organisés et dans les délais.
Voici pourquoi vous allez l'apprécier :
- Planifiez et structurez vos projets en toute simplicité.
- Obtenez un aperçu des échéances à venir et des échéances dépassées.
- Définissez des niveaux de priorité pour les tâches à l'aide de différentes couleurs.
- Assurez-vous que les tâches achevées répondent aux normes de qualité fixées.
Idéal pour : les professionnels, les chefs de projet et les organisations à but non lucratif qui souhaitent visualiser, définir, gérer, suivre et respecter les délais des projets.
9. Modèle d’échéancier de subvention remplissable ClickUp
Le modèle d’échéancier de subventions à remplir ClickUp vous aide à planifier et à visualiser facilement vos projets, évènements et bien plus encore. Cet outil polyvalent vous permet de créer des échéanciers qui conservent une apparence et une ergonomie cohérentes pour différents types de projets.
Utilisez-le pour gérer et suivre les phases du projet, les tâches, les jours alloués, les jours suggérés, le statut, le budget, les coûts réels, etc. Ce modèle simplifie la création d'échéanciers, vous laissant plus de temps pour vous concentrer sur d'autres responsabilités essentielles.
Voici pourquoi vous allez l'apprécier :
- Partagez les échéanciers avec les parties prenantes pour examen.
- Ajoutez, modifiez ou supprimez des tâches dans l’échéancier selon vos besoins.
- Définissez et suivez facilement les jalons importants.
- Partagez les échéanciers approuvés avec les membres de votre équipe.
Idéal pour : les planificateurs de projets, les gestionnaires et les organisations à but non lucratif qui souhaitent planifier, organiser et suivre les tâches, le temps et les estimations de coûts pour les projets et les évènements.
10. Modèle de feuille de calcul pour le suivi des subventions par Qgiv
Il peut être difficile de suivre toutes vos demandes de subvention, mais le modèle de feuille de calcul de suivi des subventions de Qgiv facilite leur gestion. Cet outil convivial aide les utilisateurs à rester au courant de leurs demandes de subvention et à rester organisés tout au long du processus.
Le modèle comprend quatre feuilles de calcul dédiées à l'enregistrement et au stockage des informations essentielles : données sur les bailleurs de fonds potentiels, subventions soumises, réponse des bailleurs de fonds et subventions impossibles à soumettre. Grâce à ces ressources, vous pouvez gérer efficacement vos demandes et vous assurer qu'aucun détail important ne vous échappe.
Voici pourquoi vous allez l'apprécier :
- Conservez un enregistrement précis des données relatives aux organismes de financement.
- Planifiez les dates de suivi avec les organismes de financement.
- Définissez les niveaux de priorité des demandes.
- Ajoutez des informations complémentaires dans la section « Notes » séparée.
Idéal pour : les coordinateurs de subventions et les organisations à but non lucratif qui recherchent une solution complète pour gérer et suivre leurs demandes de subventions.
➡️En savoir plus : Mission possible : les 10 meilleurs logiciels de gestion de projet pour la réussite des organisations à but non lucratif
Simplifiez le suivi des subventions et maximisez votre impact avec ClickUp.
Les subventions sont vitales pour les organisations à but non lucratif, mais leur gestion efficace peut s'avérer complexe. C'est là que ClickUp entre en jeu. En tirant parti de ses puissants outils, tels que les modèles de suivi des subventions, les modèles de formulaire de demande de projet, ClickUp Docs et ClickUp Brain, vous pouvez rationaliser vos processus de gestion des subventions et vous concentrer davantage sur la réalisation de votre mission.
Avec ClickUp, vous pouvez rester organisé, améliorer la conformité et optimiser l'allocation des ressources, en veillant à ce que chaque subvention contribue à la réussite de votre organisation à but non lucratif.
✔️Ne laissez pas les obstacles administratifs vous freiner : inscrivez-vous dès aujourd'hui sur ClickUp pour optimiser la gestion de vos subventions, amplifier votre impact et atteindre vos objectifs en toute simplicité. 🚀