Vous souhaitez conclure des ventes et répondre aux requêtes des clients en quelques minutes seulement ? Si votre entreprise assure une grande partie de son service client par téléphone, cela commence par la simple tâche de maîtriser les appels téléphoniques.
Des études montrent que 86 % des clients appellent plusieurs fois une entreprise pour résoudre leurs problèmes, et 72 % affirment que cela a un impact négatif sur leur expérience.
C'est là qu'il devient essentiel de disposer d'un journal détaillé des appels clients. En consignant les informations clés de chaque appel, vous vous assurez que tous vos appels téléphoniques sont opportuns, efficaces et axés sur les objectifs.
Cependant, l'enregistrement et la gestion précis de ces journaux peuvent s'avérer difficiles dans un océan d'appels entrants et sortants.
Dans le blog d'aujourd'hui, nous partageons les meilleurs modèles de registres sous forme de feuilles Google Docs et Excel pour améliorer la gestion de vos appels. 📞
Qu'est-ce qui fait un bon modèle Excel de journal des appels ?
Un bon modèle de journal des appels fait bien plus que simplement enregistrer les détails de vos appels : il vous permet, à vous et à votre équipe, de prendre des décisions éclairées qui stimulent les ventes, les revenus et la croissance.
Voici cinq caractéristiques clés que vous devez rechercher dans un modèle de journal d'appels Excel : 🔍
- Facilité d'utilisation : choisissez un modèle facile à utiliser et à naviguer. Par exemple, il devrait vous permettre de saisir des données sans effort et de préremplir les données courantes ou répétitives.
- Structure claire : choisissez un modèle qui présente une structure claire et simple. Un formulaire de journal avec des lignes et des colonnes distinctes garantit que les journaux d'appels sont bien organisés et faciles à parcourir.
- Exhaustivité : optez pour des modèles de registre d'appels exhaustifs mais concis. Ils doivent vous permettre de saisir de manière compacte les informations essentielles du registre d'appels, telles que le nom du client, son numéro de téléphone et la durée de l'appel.
- Personnalisation : recherchez des modèles de registres sous forme de feuilles qui offrent suffisamment de fonctionnalités de personnalisation. Par exemple, vous devriez avoir la possibilité de modifier les champs, les combinaisons de couleurs, les styles de police de caractère, etc. Une fonction importante à rechercher est le formatage conditionnel.
- Fonctionnalités d'automatisation : choisissez un modèle de journal des appels clients qui vous permet d'utiliser des formules pour calculer des chiffres essentiels tels que le volume d'appels, la durée moyenne des appels et les taux de réussite.
➡️ En savoir plus : 8 modèles gratuits de liste de contacts dans Excel et ClickUp
Modèles Excel gratuits pour registre d'appels
Maintenant que vous savez ce qui fait un excellent modèle de journal des appels pour les entreprises, voici quelques-uns des meilleurs modèles gratuits accessibles et utilisables dans Microsoft Excel :
1. Modèle de journal des appels par Template.net
Le modèle de journal des appels de Template.net est un outil spécialement conçu pour rendre votre processus d'enregistrement des appels plus efficace. Qu'il s'agisse d'appels entrants ou sortants, il vous permet d'enregistrer vos appels quotidiens et des détails tels que la date, l'heure, la durée, l'objet et les actions de suivi.
La structure et le format du modèle sont également conviviaux. De son design épuré à ses couleurs subtiles, tous ses éléments sont professionnels, ce qui en fait un modèle de journal des appels clients adapté.
Voici pourquoi vous allez l'adorer :
- Automatisez des actions telles que le suivi des appels clients et le suivi.
- Personnalisez les champs pour adapter le modèle de journal à vos besoins.
- Accédez au modèle sur Microsoft Excel et Google Sheets.
Idéal pour : les professionnels de l'entreprise qui ont besoin d'un modèle de journal des appels pour organiser les journaux des appels des clients.
2. Modèle simple de journal des appels par Template.net
Vous en avez assez de saisir vous-même les détails des appels ? Le modèle simple de journal des appels de Template.net est la solution qui résoudra vos problèmes de journalisation des appels. Simple et efficace, il vous permet de résumer rapidement tous les appels des clients. Enregistrez des détails tels que l'heure de début et de fin de l'appel, les éléments à entreprendre, etc.
Ce modèle peut également servir de journal des appels de vos patients. Si vous souhaitez stocker les informations sur vos patients et les détails des appels au même endroit, ce modèle est fait pour vous. De plus, son formatage standard le rend très agréable à utiliser.
Voici pourquoi vous allez l'adorer :
- Organisez divers détails importants relatifs aux appels, tels que la date, l'heure CST, l'heure CET, la durée totale, etc.
- Générez et documentez les données techniques et statistiques essentielles relatives aux appels.
- Utilisez le modèle de journal de manière transparente dans MS Word, Excel, Google Docs, Sheets et bien d'autres applications.
Idéal pour : les professionnels de santé ou les entreprises qui ont besoin d'un modèle simple de journal des appels des patients pour un suivi rapide et efficace des appels.
3. Modèle de journal des appels imprimable par Template. net
Un problème courant avec de nombreux modèles de registres sous forme de feuilles est que leur mise en forme est souvent déformée lors de l'impression. Mais ce n'est pas le cas avec le modèle de registre d'appels imprimable de Template.net. Grâce à ce modèle de registre, vous pouvez créer un fichier tangible de toutes vos notes d'appels.
Ce modèle de formulaire de journal des appels est très adaptable, vous pouvez donc personnaliser tous ses éléments en fonction de vos besoins. La conception et l'attrait visuel général du modèle sont également conviviaux, ce qui le rend adapté à la gestion des demandes de service.
Voici pourquoi vous allez l'adorer :
- Utilisez les instructions intégrées pour adapter le modèle à tous les niveaux de compétence.
- Suivez les jalons importants de vos appels et adaptez vos stratégies en conséquence.
- Réduisez vos dépenses en logiciels supplémentaires grâce à la structure facile à utiliser du modèle.
Idéal pour : les entreprises ou les équipes de service qui ont besoin d'un modèle de journal des appels imprimable pour suivre et gérer efficacement les demandes de service.
4. Modèle de journal des appels commerciaux par Template.net
Si vous recherchez un modèle pour vous aider à gérer les appels à froid, le modèle de journal des appels commerciaux de Template.net pourrait vous intéresser. Comme son nom l'indique, ce document est spécialement conçu pour les professionnels de la vente.
Grâce à ce modèle, enregistrez les informations essentielles relatives aux appels, telles que le nom du client, son numéro de téléphone, l'objet de l'appel, etc. Utilisez ce modèle de journal des appels commerciaux pour suivre et assurer le suivi des appels clients.
Cela vous aidera à identifier les problèmes et les lacunes afin d'optimiser votre stratégie de démarchage téléphonique et d'obtenir de meilleurs résultats.
Voici pourquoi vous allez l'adorer :
- Personnalisez les éléments du modèle en fonction des différents besoins de votre entreprise.
- Effectuez l'automatisation des calculs de prévision et de budget grâce à une calculatrice intégrée.
- Utilisez des diagrammes et des barres de progression pour suivre facilement vos objectifs.
Idéal pour : les équipes commerciales qui utilisent des journaux d'appels pour suivre les appels et les relances et améliorer les appels à froid.
5. Suivi des discussions téléphoniques par Microsoft
Le Telephone Conversation Tracker de Microsoft est un outil d'enregistrement des appels avec des lignes et des colonnes dédiées aux noms des clients, à l'heure de début et de fin des appels, à la date, etc.
Ce modèle très polyvalent peut également être utilisé comme journal des appels médias. Si votre entreprise interagit avec des journalistes ou d'autres représentants des médias, utilisez cette ressource pour gérer les interactions et organiser les enregistrements.
Voici pourquoi vous allez l'adorer :
- Utilisez des animations, des transitions et des vidéos pour une meilleure compréhension des données.
- Personnalisez des éléments tels que le texte, les images, les couleurs, etc.
- Partagez le modèle entre les équipes pour favoriser la collaboration.
Idéal pour : les entreprises qui ont besoin d'un modèle de journal des appels de service ou d'un outil de suivi des appels pour les interactions avec les clients et les médias.
6. Modèle de tableau de bord pour centre de contact par Call Centre Helper
Le modèle de tableau de bord pour centre de contact de Call Centre Helper est un modèle de formulaire de journal des appels fonctionnel. Outre le stockage des données du journal des appels, il permet le suivi d'indicateurs clés de performance importants tels que le volume de contacts, le volume de plaintes, le volume des ventes, le taux d'abandon, etc.
Vous pourrez ainsi renforcer vos initiatives en matière de démarchage téléphonique et de service client. Le plus intéressant ? Ce modèle présente les données dans un format visuellement attrayant, en utilisant efficacement des barres, des diagrammes à barres et des graphiques.
Voici pourquoi vous allez l'adorer :
- Effectuez la modification du modèle de journal pour ajouter ou supprimer des indicateurs de performance clés spécifiques.
- Utilisez les outils de visualisation des données intégrés pour analyser les indicateurs clés de performance (KPI).
- Identifiez les tendances historiques pour prendre des décisions éclairées.
Idéal pour : les centres de contact qui ont besoin d'un modèle de journal des appels téléphoniques ou des appels clients pour suivre leurs indicateurs clés de performance.
Limites de l'utilisation d'un modèle de journal des appels Excel
Bien que ces modèles de journal d'appels Microsoft Excel et Google Sheets soient efficaces, ils ne conviennent qu'à ceux qui recherchent un modèle de journal d'appels quotidien basique. Voici pourquoi :
- Pas d'accès en temps réel : ces modèles de registre étant basés sur Excel, les possibilités de collaboration sont limitées, ce qui rend difficile leur partage avec d'autres équipes de votre organisation.
- Fonctionnalités d'automatisation limitées : la plupart des feuilles de journalisation n'offrent qu'une assistance de base en matière d'automatisation. Ainsi, si vous avez besoin d'automatiser des calculs complexes, vous ne pourrez peut-être pas le faire.
- Manque d'analyses : contrairement à un formulaire de journal sophistiqué, la plupart des modèles de journal n'offrent pas d'outils d'analyse de données ou de rapports. Ils sont spécialement conçus pour stocker des données.
💡 Conseil de pro : Rendez votre modèle de journal des appels plus efficace grâce aux 10 meilleurs modèles de journal de travail pour suivre votre productivité. Grâce à ces modèles, vous saurez exactement combien de temps il vous faut pour achever vos tâches quotidiennes ! ⏳
7 modèles Excel alternatifs pour vos journaux d'appels
Vous savez probablement déjà que ClickUp est un excellent outil de gestion de projet (ses merveilles ne sont un secret pour personne !). Mais ce n'est pas tout, il y a plus encore !
En plus de faciliter la gestion de projet, ClickUp propose également toute une gamme de modèles de registres d'appels téléphoniques que vous pouvez utiliser pour simplifier l'enregistrement des appels.
Voici comment ClickUp aide les organisations à améliorer leur service client 🎖️
L'adoption de ClickUp a non seulement amélioré nos processus, mais a également contribué à façonner le département Customer Success, ce qui nous a permis de passer de 2 000 à 8 000 clients par an.
L'adoption de ClickUp a non seulement amélioré nos processus, mais a également contribué à façonner le département Customer Success, ce qui nous a permis de passer de 2 000 à 8 000 clients par an.
Contrairement à la liste de modèles mentionnés ci-dessus, ces modèles sont efficaces, polyvalents et faciles à utiliser.
Explorons certains d'entre eux en détail :
1. Modèle ClickUp pour les appels commerciaux
La création d'un pipeline d'appels commerciaux à haut taux de conversion demande du temps, des efforts et des essais et erreurs. Malgré cela, les résultats peuvent ne pas être à la hauteur des attentes. Heureusement, le modèle d'appels commerciaux ClickUp élimine les conjectures du processus.
Enregistrez tous vos scripts d'appels commerciaux pour y accéder rapidement, afin que les membres de votre équipe commerciale puissent choisir le bon script au bon moment et ne manquer aucune opportunité de vente.
Ce modèle de journal vous permet de suivre les interactions avec les clients, d'organiser les données de vente, d'attribuer des tâches et d'assurer le suivi des prospects.
Voici pourquoi vous allez l'adorer :
- Suivez chaque prospect grâce à des statuts personnalisés tels que « Appel commercial » et « Contrat fermé ».
- Renforcez vos relations avec vos clients et augmentez vos chances de conclure des ventes.
- Passez facilement de la vue Résumé à la vue Pipeline commercial et à la vue Guide.
- Améliorez votre efficacité grâce au suivi du temps, aux étiquettes et aux outils de e-mail.
Idéal pour : les équipes commerciales qui ont besoin d'un modèle de journal des appels pour gérer les journaux d'appels, le suivi des prospects, les interactions avec les clients et les suivis.
2. Modèle de pipeline commercial ClickUp
Le modèle de pipeline commercial ClickUp est un modèle de journal des appels commerciaux visuellement attrayant, indispensable pour les professionnels de l’équipe commerciale dans toutes les organisations. Ce modèle de journal des appels est extrêmement polyvalent. Il vous permet de visualiser votre entonnoir de vente, de gérer les données clients et de hiérarchiser les prospects.
Utilisez ce modèle de journal pour faciliter la collaboration entre les services, rationaliser le développement de produits et établir des prévisions de ventes précises. De plus, ce modèle est facile à utiliser et hautement adaptable.
Voici pourquoi vous allez l'adorer :
- Visualisez chaque étape grâce à 30 statuts uniques, de « Qualifié » à « Renouvellement ».
- Conservez des données à jour grâce à des champs tels que « Dernier contact ».
- Simplifiez vos affichages grâce aux vues Liste, SOP et Vue Équipe pour un accès facile.
- Automatisez vos flux de travail grâce au suivi du temps et aux alertes.
Idéal pour : les membres de l'équipe commerciale qui ont besoin d'un modèle visuel de journal des appels téléphoniques pour les étapes de prospection, la gestion des données et les prévisions.
3. Modèle de formulaire de contact client ClickUp
Le modèle de formulaire de contact client ClickUp n'est pas un simple modèle de journal des appels clients, c'est la ressource ultime dont vous avez besoin pour gagner en efficacité. Centralisez les précieux commentaires des clients et utilisez-les de différentes manières, par exemple pour innover avec un nouveau produit ou améliorer un produit existant.
Le modèle de journal des appels présente un design simple et visuellement attrayant. Il enregistre différentes informations sur les clients, telles que leur nom, leurs coordonnées, leur demande et leur message. Utilisez le modèle pour attribuer une demande spécifique à un membre de l'équipe concerné et la résoudre.
Voici pourquoi vous allez l'adorer :
- Organisez les demandes avec des statuts clairs pour mieux établir les priorités.
- Trouvez rapidement l’information dont vous avez besoin grâce aux vues Contact et Résumé simplifiées.
- Restez réactif grâce aux dépendances et au suivi alimenté par l'IA.
Idéal pour : les équipes qui recherchent un modèle de journal des appels clients permettant de centraliser les commentaires des clients et les requêtes.
4. Modèle d'escalade du service client ClickUp
Vous rencontrez des difficultés dans la gestion du service client? Procurez-vous le modèle d'escalade du service client ClickUp! Ce document de journal des appels du service client simplifie la résolution des requêtes des clients.
À l'aide de ce modèle de journal des appels, créez des tâches pour les appels hors service et attribuez-les aux membres de l'équipe afin qu'ils puissent les résoudre rapidement. Il vous aide, vous et votre équipe, à rester coordonnés en centralisant les requêtes des clients et en suivant leur statut de résolution.
Ce modèle de journal des appels est facile à utiliser et à parcourir. Il présente les informations relatives aux services liés à la clientèle de manière complète et concise.
Voici pourquoi vous allez l'adorer :
- Gérez les escalades avec des statuts tels que « En attente du client ».
- Saisissez les informations essentielles telles que les e-mails des clients, les détails de livraison et les niveaux.
- Rationalisez l'assistance grâce à des vues telles que le tableau d'assistance par niveau et la liste des tickets.
- Effectuez l'automatisation et le suivi de vos appels pour trouver des solutions rapides et efficaces.
Idéal pour : les équipes d'assistance qui ont besoin d'un modèle de journal des appels de service pour gérer efficacement les escalades.
💡 Conseil de pro : Vous souhaitez tirer le meilleur parti de votre service client ? Apprenez à améliorer votre étiquette en matière de service client afin de rendre votre service personnalisé en fonction des réponses des clients ! 📝
5. Modèle de gestion du service client ClickUp
La gestion de la relation client (CRM) est complexe, et nous le comprenons. Mais si vous souhaitez offrir une expérience satisfaisante à vos clients potentiels et existants, il est essentiel de disposer d'un CRM simple d'utilisation. C'est là que le modèle de gestion du service client ClickUp vient à votre secours.
Ce modèle de journal des appels fonctionne comme un document maître. Utilisez-le pour recueillir les commentaires des clients, résoudre les problèmes, suivre les évaluations de satisfaction et assurer le suivi avec les autres membres de l'équipe, le tout en un seul endroit.
À long terme, il s'avère inestimable pour rationaliser votre approche globale de la gestion de la relation client.
Voici pourquoi vous allez l'adorer :
- Gérez vos tickets de manière visuelle grâce aux vues Liste, Tableau et Formulaire.
- Accélérez les temps de réponse grâce à des formulaires personnalisables à portée de main.
- Standardisez vos processus grâce à une documentation claire dans la vue Document.
- Suivez chaque demande pour rationaliser les efforts d'assistance.
Idéal pour : les équipes qui ont besoin d'un modèle complet de journal des appels du service client pour rationaliser leur CRM.
➡️ En savoir plus : Comment le service client ClickUp utilise ClickUp
6. Modèle ClickUp Client Discovery
Même les professionnels chevronnés échouent parfois à convertir des prospects en clients en raison d'un manque de compréhension. Le modèle ClickUp Client Discovery vous aide à éviter cela.
Ce modèle de journal des appels clients vous permet de conserver un enregistrement complet des communications avec vos clients afin de ne manquer aucun détail. Considérez-le comme un formulaire d'admission client, mais en plus avancé.
Le modèle vous permet également de créer un profil client complet, que vous pouvez partager avec vos partenaires d'entreprise afin d'interagir plus facilement avec le client. Vos appels commerciaux seront ainsi plus efficaces et personnalisés.
Voici pourquoi vous allez l'adorer :
- Organisez les étapes de vos projets grâce à des statuts flexibles.
- Passez d'un affichage à l'autre, comme la vue Gantt ou le Calendrier, pour l'adapter à votre flux de travail.
- Collaborez en temps réel grâce au partage d'écran et aux modifications en cours.
Idéal pour : les équipes commerciales qui ont besoin d'un modèle de journal des appels de service pour créer des profils clients détaillés et améliorer leurs relations.
7. Modèle de journal des discussions ClickUp
Vous souhaitez surveiller tous les appels entrants et sortants de votre organisation ? Le modèle de journal des discussions ClickUp est la solution idéale.
À l'aide de ce modèle de journal des appels, enregistrez chaque appel commercial ou interaction avec un client effectué par vous-même ou l'un des membres de votre équipe. Documentez d'autres éléments essentiels de l'appel, tels que sa durée, les actions de suivi, les notes spécifiques, etc.
Facile à utiliser, ce modèle hautement personnalisable et adapté aux débutants est un outil indispensable.
Voici pourquoi vous allez l'adorer :
- Documentez les clés grâce à des champs intuitifs.
- Organisez vos suivis dans les vues Liste, Gantt et Calendrier.
- Collaborez instantanément grâce aux commentaires en direct et à l'assistance pour plusieurs destinataires.
- Suivez facilement la progression grâce à des indicateurs de statut clairs.
Idéal pour : les entreprises qui ont besoin d'un modèle de journal des appels quotidien pour documenter les discussions avec l'équipe commerciale et les clients.
➡️ En savoir plus : 10 modèles gratuits de rapports d'incident dans ClickUp Docs, Word et Excel
Gérez vos appels grâce aux modèles de journal des appels de ClickUp !
Les journaux d'appels sont une source de données essentielle, en particulier pour les services commerciaux et le service clientèle. En améliorant les interactions avec les clients, ils contribuent à rationaliser les efforts en matière de CRM et d'appels commerciaux.
Cependant, la maintenance d’un enregistrement précis de chaque appel est fastidieuse. Dans ce contexte, un modèle de journal fournit des informations détaillées sur les appels téléphoniques, du début à la fin.
La prochaine fois que vous aurez du mal à suivre vos appels téléphoniques, choisissez un modèle de journal des appels téléphoniques dans la suite de modèles ClickUp et ajoutez la puissance de l'efficacité à votre processus de gestion des journaux d'appels.
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