Avez-vous déjà songé à changer de carrière ? Vous avez peut-être envie de vous consacrer à une nouvelle passion, d'atteindre un meilleur équilibre entre travail et vie privée, ou simplement de prendre un nouveau départ. Vous avez peut-être franchi le pas et commencé à postuler, mais vous vous retrouvez désormais perdu dans un dédale d'offres d'emploi et de dates limites de candidature. Vous n'êtes pas seul dans cette situation.
Selon un rapport de la SHRM, seuls 8 % des candidats achevent le processus d'entretien.
Les systèmes désorganisés sont à blâmer. Organiser, suivre et assurer le suivi des candidatures à un emploi est un travail à part entière.
Mais il existe un outil qui peut être votre allié de confiance dans ce processus : Microsoft Excel. Il ne s'agit pas seulement de garder les choses en ordre, mais aussi de vous assurer de ne jamais manquer une occasion de décrocher l'emploi de vos rêves.
Cet article vous guidera dans la configuration d'un outil de suivi des candidatures simple mais efficace dans Excel. Il comprend des conseils pour vous aider à rester organisé, à suivre les détails importants et à assurer le suivi auprès du recruteur.
Le concept d'un outil de suivi des candidatures dans Excel
Un outil de suivi des candidatures vous aide à classer et organiser vos candidatures et à garder le contrôle sur votre processus de recherche d'emploi. Il vous permet de suivre toutes les offres auxquelles vous avez postulé, d'identifier où vous en êtes dans le processus de candidature et de déterminer les prochaines étapes à suivre.
L'objectif de cet outil est simple : vous permettre de ne jamais manquer une date limite, oublier un suivi ou perdre de vue votre progression pendant votre recherche d'emploi.
Traditionnellement, les demandeurs d'emploi s'appuyaient sur des notes manuscrites ou de simples documents Google Docs ou MS Word pour suivre les emplois auxquels ils avaient postulé. Cependant, cette méthode conduit souvent à des occasions manquées, à des entretiens ou des dates de suivi oubliés et à des contacts perdus.
En revanche, les outils modernes de suivi des candidatures offrent un moyen plus efficace de gérer votre recherche. Ces outils vous permettent de stocker des informations clés, telles que les noms des entreprises, les coordonnées, les dates d'entretien et les dates limites de candidature, en un seul endroit.
Selon un sondage mené par le Lincoln College, la plupart des demandeurs d'emploi qui effectuent un suivi après une semaine augmentent leurs chances d'obtenir une réponse de 30 %.
Il n'est donc pas étonnant que de nombreux outils de suivi modernes offrent des fonctionnalités telles que des rappels automatiques, des mises à jour de statut codées par couleur, des outils d'IA pour aider à la préparation des entretiens et une intégration transparente avec l'e-mail, ce qui rend le processus beaucoup plus fluide.
Excel comme outil de suivi des candidatures
Cet outil quotidien se transforme en un outil de suivi des candidatures personnalisable et facile à mettre à jour en quelques clics.
Voyons comment utiliser efficacement Excel pour votre recherche d'emploi.
Comment utiliser Excel pour le suivi des candidatures à un emploi
Utiliser Excel comme outil de suivi des candidatures est plus simple que vous ne le pensez. Comparé à d'autres logiciels de gestion des tâches, il offre une grande flexibilité et nécessite une installation minimale.
Commencez par créer un classeur Excel. Si vous débutez avec Excel, un classeur est un fichier qui contient une ou plusieurs feuilles de calcul. Pour ce faire, lancez Excel, cliquez sur Fichier, sélectionnez Nouveau, puis choisissez Classeur vierge. En suivant les étapes suivantes, vous pouvez personnaliser ce classeur en fonction de vos besoins en matière de recherche d'emploi.
Un outil de suivi des candidatures classique dans Excel comporte les colonnes suivantes :
- Titre du poste et nom de l'entreprise : ces informations doivent figurer dans les colonnes principales afin que vous puissiez rapidement repérer les opportunités.
- Date de candidature : cela vous aide à garder une trace de la date à laquelle vous avez postulé et de la date à laquelle vous devez faire le suivi.
- URL de l'offre d'emploi : enregistrez le lien vers la description du poste pour pouvoir le consulter facilement lorsque vous préparez les entretiens.
- Statut : Tenez cette colonne à jour avec des étapes telles que « Candidature envoyée », « Entretien prévu », « Offre reçue » ou « Refusé ».
- Dates et heures des entretiens : indiquez-les afin d'éviter les doublons ou d'oublier des réunions prévues.
- Coordonnées du responsable du recrutement : disposer de ces informations facilite le suivi.
- Notes de suivi : suivez les dates auxquelles vous avez envoyé des e-mails de suivi ou appelé des recruteurs afin d'organiser vos communications.
Voici à quoi ressemble un tableau Excel type pour suivre vos candidatures :
💡Conseil de pro : utilisez des modèles de feuilles de calcul Excel pour accélérer le suivi de vos candidatures. Ces modèles prédéfinis vous font gagner du temps en vous permettant d'organiser les informations clés sans avoir à passer du temps à réaliser l'installation.
Conseils pour la maintenance de votre outil de suivi des candidatures dans Excel
Un outil de suivi négligé ne vous aidera pas à décrocher l'emploi de vos rêves, il est donc essentiel de le tenir à jour. Voici quelques conseils :
- Mise à jour hebdomadaire : considérez votre outil de suivi comme un document évolutif. Chaque fois que vous postulez à un emploi, que vous passez à l'étape suivante du processus d'entretien ou que vous envoyez un e-mail de suivi, veillez à ce que votre outil de suivi reflète ces mises à jour.
- Organisez-vous par priorité : certains emplois se démarqueront comme étant les meilleurs choix. Utilisez les fonctionnalités de tri ou de filtrage d'Excel pour donner la priorité aux emplois dont les dates limites approchent ou qui sont les plus attrayants.
- Sauvegardez vos données : vous ne voulez surtout pas perdre tout votre travail. Sauvegardez votre outil de suivi sur des services cloud tels que Google Drive ou OneDrive.
- Utilisez des filtres ou des formats conditionnels : cela vous aidera à trier les offres d'emploi en fonction de leur niveau de priorité. Par exemple, attribuez un code couleur à vos candidatures en fonction de l'étape à laquelle elles se trouvent : candidature envoyée - surlignée en jaune, entretien prévu - surlignée en bleu, offre reçue - surlignée en vert.
- Définissez des rappels : bien qu'Excel ne propose pas de fonctionnalité de rappel, vous pouvez facilement le coupler avec Google Agenda ou d'autres applications de planification pour recevoir des notifications concernant les échéances importantes.
Vous pouvez également envisager d'utiliser Google Sheets pour recevoir de l'assistance dans votre recherche d'emploi.
Avantages et inconvénients de l'utilisation d'Excel comme outil de suivi des candidatures
Utiliser Excel comme outil de suivi des candidatures présente des avantages, mais aussi des inconvénients. Commençons par les avantages :
Flexibilité et personnalisation
Excel vous permet de créer un outil de suivi des candidatures personnalisé pour répondre à vos besoins spécifiques. Vous pouvez personnaliser les colonnes pour suivre ce qui est le plus important pour vous, des dates limites de candidature aux coordonnées du responsable du recrutement. Cette flexibilité vous permet d'adapter facilement votre outil de suivi en fonction de votre stratégie de recherche d'emploi.
Rentabilité
Si vous disposez déjà de Microsoft Office, l'utilisation d'Excel pour le suivi de vos candidatures ne vous coûte rien de plus. Il s'agit d'une solution simple et économique que tout le monde peut mettre en œuvre.
Familiarité
La plupart des gens sont à l'aise avec Excel, ce qui facilite la création de votre outil de suivi sans courbe d'apprentissage abrupte. Vous pouvez facilement saisir des données, les trier et analyser les tendances dans la progression de votre recherche d'emploi.
Fonctionnalités d'analyse des données
Les fonctions intégrées d'Excel vous permettent d'analyser efficacement vos données de recherche d'emploi. Vous pouvez créer des diagrammes pour visualiser le statut de vos candidatures ou utiliser des formules pour calculer des indicateurs tels que le délai moyen de réponse des employeurs.
Examinons maintenant de plus près certains des inconvénients qui pourraient vous inciter à envisager d'autres alternatives à Excel:
Collaboration limitée
L'un des principaux inconvénients d'Excel réside dans ses capacités de collaboration limitées. Bien que vous puissiez partager des fichiers, la collaboration en temps réel est fastidieuse par rapport aux outils modernes de gestion des tâches. Si vous travaillez avec un coach de carrière ou un ami, vous devrez les informer manuellement chaque fois que vous apportez des modifications au suivi.
Manque d'automatisation
Excel nécessite la saisie et la mise à jour manuelles des données, ce qui peut prendre un temps précieux. Sans automatisation, vous risquez de passer plus de temps sur des feuilles de calcul qu'à effectuer les recherches nécessaires à votre recherche d'emploi.
Risque d'erreurs
La saisie manuelle comporte un risque d'erreur humaine. Les fautes de frappe, les dates incorrectes ou les informations mal placées peuvent compromettre votre recherche d'emploi. Personne ne veut manquer un entretien parce qu'il a mal saisi une date.
Mise en œuvre d'autres logiciels d'application pour le suivi des candidatures
Bien qu'Excel soit un outil pratique pour suivre les candidatures, ses limites peuvent entraver votre recherche d'emploi. Le besoin d'une meilleure collaboration, d'une automatisation et de mises à jour en temps réel peut être satisfait efficacement en passant à un autre logiciel de suivi des candidatures, tel que ClickUp.
ClickUp est un outil de gestion de projet polyvalent qui améliore la productivité grâce à des flux de travail personnalisables et une collaboration en temps réel. Des fonctionnalités telles que la gestion des tâches, l'automatisation et les intégrations étendues simplifient le processus de suivi des candidatures, vous permettant ainsi de rester au top de votre recherche d'emploi.
Voici quelques exemples illustrant comment ClickUp peut vous aider à assurer la réussite de votre reconversion professionnelle:
1. Gérez les données relatives aux candidatures à un emploi
La vue Tableur de ClickUp offre une vue d'ensemble unique, ce qui en fait un choix idéal pour ceux qui souhaitent abandonner Excel. Créez une vue Tableur dédiée dans ClickUp pour gérer vos données de candidature. ClickUp propose également des modèles de base de données gratuits pour vous aider à démarrer.
Ajoutez des champs personnalisés ClickUp pour saisir des informations clés telles que l'intitulé du poste, le nom de l'entreprise, la date de candidature et les dates de suivi. Configurez des statuts de tâche personnalisés tels que « Candidature envoyée », « Entretien prévu » et « Offre reçue » pour suivre la progression de chaque candidature et avoir un aperçu clair de votre situation.
2. Concentrez vos efforts sur les meilleures opportunités
Ajoutez des dates d'échéance pour vous rappeler les actions de suivi importantes et les délais à respecter. Utilisez ClickUp Suivi du temps pour enregistrer le temps passé sur chaque candidature, ce qui vous aidera à analyser vos efforts de recherche d'emploi et à vous concentrer sur les opportunités les plus prometteuses et les plus recherchées.
3. Effectuez l'automatisation de votre flux de travail
Tirez parti de ClickUp Automatisation pour configurer des déclencheurs afin de faire passer automatiquement les candidatures au statut suivant, envoyer des rappels pour les suivis ou attribuer des tâches lorsque certaines conditions sont remplies, améliorant ainsi votre productivité.
📌Exemple :
Imaginons que vous ayez configuré un tableau Kanban dans ClickUp pour suivre vos candidatures. Grâce aux automatisations, vous pouvez créer des déclencheurs qui font passer automatiquement les candidatures de « Postulé » à « Entretien prévu » dès que vous recevez une invitation à un entretien, ce qui vous permet de rester organisé sans effort supplémentaire. Vous pouvez même définir des rappels pour envoyer des e-mails de suivi si vous n'avez pas reçu de réponse au bout d'une semaine, afin de ne jamais perdre de vue les opportunités.
4. Rédigez, stockez, effectuez des modifications en cours et gérez vos candidatures
ClickUp Docs peut vous aider à rédiger des lettres de motivation, des CV et des propositions d'emploi, en conservant tous vos documents liés à votre candidature organisés en un seul endroit. Vous pouvez également suivre les différentes versions de vos documents, ce qui vous garantit d'avoir accès aux dernières mises à jour et modifications.
Le plus gros avantage ? Vous pouvez partager ces documents avec les personnes qui vous fournissent de l'assistance dans votre recherche d'emploi et collaborer avec elles en temps réel pour peaufiner vos candidatures.
5. Explorez différentes vues
Tirez parti de différentes vues, telles que la vue Tableau ClickUp ou la vue Liste ClickUp, pour visualiser vos candidatures dans des formats adaptés à vos préférences. Cette flexibilité vous permet de gérer votre recherche d'emploi et de trouver ce qui fonctionne le mieux pour vous.
6. Utilisez l'IA pour préparer vos entretiens
Tirez le meilleur parti de ClickUp Brain, l'assistant personnel alimenté par l'IA de ClickUp, pour faciliter la préparation de vos entretiens. Utilisez-le pour générer des questions d'entretien potentielles, réfléchir à des réponses personnalisées et créer des plans structurés. Il peut également vous aider à mettre à jour votre CV en partageant des exemples de formats de CV.
Vous souhaitez rester vigilant et prêt pour vos entretiens ? Brain vous aidera à organiser vos recherches sur les entreprises, à affiner vos réponses et vous suggérera des moyens de vous démarquer auprès des responsables du recrutement.
À lire également : Conseils pour préparer votre prochain entretien d'embauche à distance
7. Suivez toutes les candidatures en un seul endroit
ClickUp propose des modèles gratuits pour vous aider à gérer chaque étape du processus de recherche d'emploi.
Le modèle de recherche d'emploi de ClickUp est conçu pour vous aider à organiser votre processus de candidature et à le rendre plus efficace.
Grâce au modèle de recherche d'emploi de ClickUp, vous pouvez :
- Suivez et organisez toutes vos candidatures à un seul emplacement, facilement accessible.
- Conservez ensemble les documents importants tels que les CV, les lettres de motivation et les notes d'entretien.
- Fixez des délais pour l'envoi des candidatures et les suivis afin de rester sur la bonne voie dans votre recherche d'emploi.
- Suivez le statut de chaque candidature, de « Postulée » à « Entretien prévu » et « Offre reçue ».
Vous pouvez également utiliser le modèle avancé ClickUp Job Search Template pour personnaliser davantage le processus.
Avec ce modèle, vous pouvez :
- Ajoutez des statuts personnalisés à chaque opportunité, tels que « En cours d'entretien », « Offre en attente » et « Refusé », et visualisez-les dans un tableau ou une vue Liste pratique.
- Intégrez des champs personnalisés tels que « Nom de l'entreprise », « Position », « Date de candidature » et « Date limite de suivi » pour obtenir une vue claire et détaillée de votre progression.
- Accédez à 50 questions toutes prêtes pour renforcer votre préparation aux entretiens.
- Enregistrez et suivez les évaluations Glassdoor des entreprises auxquelles vous postulez.
👀 Anecdote amusante
En plus de fournir de l'assistance aux candidats dans leur recherche d'emploi, ClickUp fournit également de l'assistance aux équipes RH, leur permettant de se concentrer davantage sur la recherche, la formation et la fidélisation des bons talents et moins sur la logistique.
Voici comment les équipes RH utilisent ClickUp pour augmenter leur productivité :
- Données RH centralisées : stockez les informations, les documents et les dossiers des employés en un seul endroit avec ClickUp Docs et gérez-les à l'aide de plus de 15 vues ClickUp personnalisées.
- Gestion des tâches : suivez le recrutement, l'intégration, les évaluations de performance et la formation avec les tâches ClickUp.
- Suivi du temps : surveillez les heures de travail des employés et le temps consacré aux projets pour une allocation efficace des ressources.
- Flux de travail personnalisables : créez des flux de travail spécifiques à votre organisation pour le recrutement, l'intégration et d'autres processus RH.
- Collaboration : améliorez le travail d'équipe grâce aux Espaces partagés, au chat ClickUp et à la collaboration en temps réel.
- Rapports et analyses : générez des rapports sur les indicateurs RH et visualisez-les sur les tableaux de bord ClickUp.
- Intégration d'outils : intégrez des systèmes de paie et de suivi des candidats pour une gestion RH fluide.
ClickUp est idéal pour gérer des projets comportant plusieurs activités et nécessitant un suivi des ressources humaines, car chaque membre peut fournir des rapports sur l'avancement des activités, qu'il s'agisse de projets basés sur des méthodologies agiles ou en cascade.
ClickUp est idéal pour gérer des projets comportant plusieurs activités et nécessitant un suivi des ressources humaines, car chaque membre peut rendre compte de l'avancement des activités, que ce soit dans le cadre de projets basés sur des méthodologies agiles ou en cascade.
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On n'est jamais trop vieux pour se fixer un nouvel objectif ou faire un nouveau rêve.
On n'est jamais trop vieux pour se fixer un nouvel objectif ou faire un nouveau rêve.
Lorsque vous vous lancez dans la recherche d'emploi, n'oubliez pas que chaque candidature vous rapproche de nouvelles opportunités. La création d'un modèle Excel pour suivre vos candidatures peut s'avérer utile. Cependant, à mesure que votre recherche d'emploi progresse, Excel peut rapidement devenir insuffisant et fastidieux, car il manque de flexibilité pour gérer les tâches ou les rappels.
ClickUp offre une solution plus robuste avec des fonctionnalités telles que le suivi des tâches, l'automatisation et la gestion des documents pour tous les aspects de votre recherche d'emploi.
Du suivi des candidatures à la préparation des entretiens, les puissantes fonctionnalités de ClickUp vous permettront de maîtriser chaque étape du processus.
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