Comment créer et utiliser un diagramme RASIC pour la réussite d'un projet ?

La responsabilité s'arrête ici.

_L'affiche sur le bureau du président Harry S. Truman

Dans toute entreprise collective, chacun doit savoir exactement ce dont il est responsable et ce dont les autres sont responsables. Dans la gestion de projet, la clarté des rôles et des responsabilités est essentielle. Comprendre qui est responsable de quoi peut faire la différence entre la réussite du projet et le chaos achevé. Le célèbre écriteau du président Truman nous rappelle que la responsabilité n'est pas négociable.

Si vous avez déjà participé à un projet dans lequel des tâches n'ont pas été accomplies ou des délais ont été dépassés, vous vous êtes peut-être demandé : "Attendez, qui est responsable de ces tâches ?"

A pensait que c'était la responsabilité de B, tandis que B supposait que C était censé le faire. 🤔

Alors que les équipes s'efforcent de délimiter les rôles et les responsabilités, qu'il s'agisse de startups ou de grandes entreprises, un diagramme RASIC peut s'avérer utile. Que vous soyez gestionnaire de projet, chef d'équipe ou analyste d'entreprise, ce diagramme peut rationaliser la communication et améliorer la gouvernance du projet .

Voyons ce qu'est un diagramme RASIC, comment en créer un et comment l'utiliser efficacement. 🚀

Qu'est-ce qu'un diagramme RASIC ?

Un diagramme RASIC est une matrice d'attribution des responsabilités qui aide les équipes de projet à clarifier et à communiquer le rôle de responsabilité des individus dans les différentes tâches. C'est l'abréviation de Responsible, Accountable, Supportive, Informed, and Consulted.

Ce diagramme offre un moyen structuré de planifier ces rôles en fonction de tâches ou de décisions spécifiques, garantissant ainsi la clarté et réduisant tout chevauchement ou confusion. 🤝

Les diagrammes RASIC s'appuient sur les célèbres Le forfait RACI le diagramme RASIC est un outil de gestion de projets complexes, qui ajoute une nouvelle dimension en incluant la notion d'"Assistance". En définissant qui fait quoi, un diagramme RASIC promeut l'efficacité, le compte rendu et une collaboration harmonieuse, autant d'ingrédients essentiels à la réussite.

A lire aussi: L'effet Zeigarnik : Prendre le contrôle des tâches inachevées pour une meilleure productivité

Composants du diagramme RASIC

Pour bien comprendre le travail d'un diagramme RASIC, pour le renforcement des capacités , décomposons les éléments clés :

Responsable (R)

Le responsable (ou l'équipe) chargé(e) de faire le travail est le principal exécutant de la tâche et est responsable de la faire Terminer. Dans de nombreux cas, plusieurs personnes peuvent être responsables de différentes parties de la tâche.

📌 Par instance, lors du lancement d'un produit, le chef de produit est très probablement la personne responsable de la coordination du lancement.

Responsable (A)

Personne qui veille à ce que la tâche soit achevée. Elle détient la propriété finale et est responsable des résultats. Pour éviter toute confusion, une seule personne est généralement compte pour chaque tâche.

📌 Le titre du produit peut être compte de la réussite globale du lancement, en veillant à ce que le produit respecte les normes et les délais de l'entreprise.

Assistance (S)

Personnes qui participent activement à l'achèvement de la tâche. Bien qu'elles ne soient pas directement responsables de la tâche ou de la décision, leur rôle est d'apporter leur assistance et de garantir la réussite de la tâche.

📌 Un graphiste apporte son assistance à la campagne de l'équipe d'assistance marketing en lui fournissant des éléments visuels.

Informé (I)

Ces personnes ont besoin d'être informées de la progression des tâches et des résultats. Elles n'ont pas à agir, mais elles sont informées du statut.

📌 L'équipe commerciale a besoin d'être informée du lancement d'un nouveau produit pour préparer son intervention.

Consulté (C)

Les personnes qui fournissent un apport ou des conseils avant qu'une tâche ne soit achevée. Elles offrent un aperçu ou une expertise mais ne sont pas responsables de l'exécution de la tâche.

📌 L'équipe juridique peut être consultée pour s'assurer de la conformité à la réglementation.

💡Pro Tip: responsable" et "compte peuvent sembler similaires, mais ce n'est pas le cas. La responsabilité consiste à accomplir les tâches qui lui sont assignées, tandis que l'obligation de rendre compte consiste à s'approprier les résultats de ces tâches. Un membre est tenu responsable des tâches qui incombent aux membres de son équipe.

L'ensemble de ces éléments permet d'obtenir une image claire de qui joue quel rôle dans un projet, garantissant ainsi l'absence de lacunes ou de chevauchements dans les responsabilités tout au long du cycle de vie du projet.

RASIC vs RACI

Avant de comprendre comment créer un diagramme RASIC, répondons à une question fréquente : Quelle est la différence entre un diagramme RASIC et un diagramme RACI ? Modèle RACI ? 📝

Le diagramme RACI est largement utilisé dans les domaines suivants la gestion de projet . RASIC va plus loin en ajoutant le rôle d'Assistance. Cet élément supplémentaire est particulièrement utile pour les projets plus importants où les tâches sont complexes et peuvent nécessiter une aide supplémentaire au-delà de l'exécutant et du décideur.

L'ajout d'un rôle d'Assistance permet de préciser qui doit prêter main forte. Cela permet d'éviter le piège courant de la duplication des efforts ou de l'abandon de tâches d'assistance nécessaires.

En substance, RASIC offre aux équipes de projet une plus grande flexibilité et une plus grande clarté dans la distribution des responsabilités.

**A lire également 15 Teams de gestion du temps pour augmenter la productivité de votre équipe

Comment créer des diagrammes RASIC

Maintenant que nous savons ce qu'est un diagramme RASIC, voyons comment en créer un. 🛠️.

Dans ce guide, nous verrons comment paramétrer un diagramme RASIC dans un outil de gestion de projet tel que ClickUp . Cet outil vous permet d'organiser et de suivre visuellement les responsabilités de votre équipe.

Étape 1 : Créer un nouvel espace et une liste

via ClickUp Commencez par créer un nouvel Espace pour votre projet. Ensuite, créez une liste spécifique pour votre diagramme RASIC. Pour plus de clarté, appelez-la "diagramme RASIC du projet".

Étape 2 : Ajouter les colonnes pertinentes

Une fois votre liste créée, vous devez paramétrer les colonnes de votre diagramme RASIC.

Personnalisez les champs personnalisés des colonnes :

• Responsable: La personne ou l'équipe qui fera le travail
• Responsable: La personne qui est responsable en dernier ressort de la tâche
• Assistance: Les personnes qui offrent de l'assistance ou des ressources supplémentaires
• Informés: Les personnes qui devront être tenues au courant de l'évolution de la situation
• Consultés: Experts ou parties prenantes dont la contribution est nécessaire à la prise de décision

Étape 3 : Définir les rôles et les responsabilités

Une fois vos colonnes en place, il est temps de définir des rôles spécifiques pour chaque tâche. Commencez par identifier les tâches ou décisions clés de votre projet. Pour chaque tâche, affectez des personnes aux colonnes Responsable, Responsable, Assistance, Informé et Consulté.

Ce processus permet de s'assurer que la propriété de chaque tâche est clairement définie et qu'aucune étape n'est négligée.

📌 Exemple: Si votre projet consiste à créer un nouveau site web pour votre entreprise, attribuez la mention "Responsable" au développeur web, "Responsable" au manager du projet, "Assistance" au graphiste, "Consulté" au spécialiste du référencement et "Informé" à l'équipe d'assistance marketing. De cette manière, chacun connaît son rôle dès le départ.

Étape 4 : Ajouter des objectifs de tâche

Utiliser le Champs personnalisés pour suivre des détails supplémentaires, tels que les délais, les niveaux de priorité ou les étapes du projet. L'ajout de ces champs vous permet de suivre la progression de chaque tâche et de vous assurer que rien n'est oublié.

Lire aussi: 11 modèles gratuits de paramètres d'objectifs et de suivi pour Excel et ClickUp

Étape 5 : Visualiser avec des diagrammes de Gantt et des affichages

Utiliser la fonction Diagrammes de Gantt ClickUp pour visualiser les échéanciers, les dépendances et la propriété des tâches.

En outre, le diagramme de Gantt de Vue Tableur ClickUp et la vue Tableau peuvent aider à suivre les tâches de différents points de vue, en veillant à ce que chacun connaisse ses responsabilités et ses attentes en matière de livraison.

La vue Tableur affiche également :

• Un aperçu clair: Présentez vos tâches sous forme de tableaux, ce qui permet de voir facilement les détails de chaque tâche d'un seul coup d'œil
• Personnalisation: Personnalisez les colonnes pour afficher exactement les informations dont vous avez besoin pour votre diagramme RASIC.
• Filtrage et tri: Filtrez et triez les tâches en fonction de divers critères, tels que le responsable, le comptable, la date d'échéance ou le statut. Il est ainsi facile d'identifier les tâches qui nécessitent une attention immédiate ou d'analyser la charge de travail des différents membres de l'équipe
• **Gestion des tâches : créez de nouvelles tâches, assignez-les aux membres de l'équipe, définissez des paramètres d'échéance et suivez leur progression directement dans l'affichage
• Intégration avec d'autres affichages: Utilisez la vue Tableur en conjonction avec d'autres affichagesVues ClickUpcomme la vue Tableau et la vue Diagramme de Gantt

Étape 6 : Suivre la progression et ajuster les rôles

Il est essentiel de suivre la progression et de procéder aux ajustements nécessaires pour que votre diagramme RASIC reste efficace tout au long du cycle de vie du projet.

Suivre la progression des tâches: Utilisez la fonction Affichage de la tâche ClickUp pour obtenir une mise à jour détaillée du statut de chaque tâche, ce qui permet de s'assurer que les responsabilités sont réunies et que les délais sont respectés. Les barres de progression et les statuts d'achèvement de la plateforme fournissent des indicateurs visuels pour tenir tout le monde informé. En outre, vous pouvez ajouter des personnes complémentaires en tant qu'"observateurs" d'une tâche dans ClickUp, pour ceux qui ont besoin d'être "informés" ou "consultés""

Ajustez les rôles si nécessaire: Les projets évoluent et les responsabilités de l'équipe peuvent changer. Passez régulièrement en revue le diagramme RASIC et mettez les rôles à jour pour les adapter aux changements des exigences du projet. Par exemple, si une tâche devient plus complexe et nécessite une contribution supplémentaire, mettez à jour les rôles "Consulté" ou "Assistance" en conséquence pour maintenir la clarté et l'efficacité.

Utilisez l'automatisation : Rationalisez les ajustements de rôle en mettant en place une automatisation qui notifie les membres de l'équipe lorsque des changements sont effectués. Cela permet de réduire la communication manuelle et de s'assurer que tout le monde reste aligné.

Étape 7 : Collaborer et communiquer efficacement

ClickUp offre plusieurs fonctionnalités qui favorisent une collaboration et une communication transparentes entre les membres de votre équipe :

Commentaires et discussions sur les tâches: Ajoutez des commentaires directement aux tâches pour fournir des mises à jour, des commentaires ou des clarifications en temps réel. Étiquettez les membres de l'équipe pour les faire participer aux discussions, ce qui garantit des réponses rapides et réduit la nécessité d'utiliser des outils de communication externes.

Mentions et notifications: Utilisez les @mentions dans les commentaires pour notifier immédiatement les individus ou les groupes, en attirant leur attention sur les mises à jour cruciales.

Pièces jointes et liens: Joignez des fichiers, des documents ou des liens pertinents directement aux tâches afin de fournir aux membres de l'équipe toutes les informations nécessaires en un seul endroit, minimisant ainsi les allers-retours pour les ressources.

Notifications personnalisées: Paramétrez des notifications personnalisées pour que les rôles Consultés et Informés sachent quand leur contribution est requise. Automatisez les alertes pour vous assurer que les personnes ayant un rôle d'Assistance restent impliquées aux bonnes étapes du projet.

💡Pro Tip: Créez un rappel récurrent dans ClickUp pour revoir votre diagramme RASIC toutes les semaines ou toutes les deux semaines, afin que chacun reste conscient de ses responsabilités et de toute mise à jour potentielle.

Étape 8 : Optimiser le diagramme RASIC pour plus d'efficacité

L'optimisation de votre diagramme RASIC contribue à la maintenance de la clarté et à l'amélioration du flux de travail tout au long du projet.

Dépendances entre les tâches: Définissez et planifiez les dépendances entre les tâches afin d'indiquer comment les différents rôles (tels que Consultation ou Assistance) doivent interagir. Cette approche proactive permet d'éviter les goulets d'étranglement et d'assurer le bon déroulement du projet.

Tableaux de bord personnalisés pour les indicateurs clés de performance: Concevez des tableaux de bord qui affichent les indicateurs clés de performance (ICP) pertinents pour votre diagramme RASIC. Incluez des widgets tels que :

Diagrammes d'avancement et d'épuisement: Suivez la progression par rapport à l'échéancier du projet.

Widgets de suivi du temps: Contrôlez le temps alloué aux tâches et déterminez si des ajustements sont nécessaires.

Progression des tâches: Visualisez les rôles qui contribuent efficacement et identifiez les points à améliorer.

Automatisation des rappels de flux de travail: Mettez en place une automatisation qui informe les membres de l'équipe des échéances à venir ou du moment où leur contribution est requise. Par exemple, configurez des paramètres d'alerte pour les membres de l'équipe ayant le rôle Informé afin de vous assurer qu'ils reçoivent des mises à jour en temps voulu.

Réviser et affiner: Révisez périodiquement la structure globale de votre diagramme RASIC afin d'identifier toute inefficacité. Ajustez les colonnes, les affichages de tâches ou les champs personnalisés pour rendre le diagramme plus clair et plus fonctionnel.

ClickUp Modèle de planification RACI

Si vous souhaitez gagner du temps en utilisant un diagramme RASIC préétabli, vous pouvez utiliser différents types de diagrammes RASIC modèles gratuits de diagramme RACI . Par exemple, consultez l'utile Modèle de planification RACI de ClickUp qui peut être facilement personnalisé pour répondre à vos besoins.

/$$$cta/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/11/image-152.png Modèle de planification RACI ClickUp https://app.clickup.com/signup?template=kkmvq-1631005&department=pmo Télécharger ce modèle /$cta/

Ce modèle de diagramme RACI permet de définir les objectifs du projet les rôles et les responsabilités qui peut également être adapté aux diagrammes RASIC.

Il vous permet de définir des statuts personnalisés qui représentent les différents rôles dans un diagramme RASIC : Responsable, Compte rendu, Assistance, Informé et Consulté.

Cela facilite l'attribution et le suivi des responsabilités de chaque personne sur n'importe quelle tâche.

💡Quick Tips:

• Utilisez des statuts clairs et distincts pour chaque rôle afin d'éviter toute confusion. Attribuez les responsabilités pendant la phase de planification du projet pour vous assurer que chaque membre de l'équipe connaît son rôle dans chaque tâche
• Créez des champs personnalisés tels que "Consulté", "Assistance" ou "Informé" pour ajouter plus de granularité à votre diagramme. Mettez régulièrement ces champs à jour au fur et à mesure de la progression des tâches pour que l'équipe reste en phase
• Utilisez la Vue Liste pour obtenir une ventilation détaillée des responsabilités individuelles et la Vue Gantt pour afficher les goulets d'étranglement ou les chevauchements dans la propriété des tâches. Cela peut aider à rationaliser votre flux de travail en identifiant les lacunes ou les excès dans les tâchesresponsabilité de l'équipe Mettez en évidence la façon dont les différents rôles (tels que Consultés ou Assistance) doivent interagir avant qu'une tâche n'avance à l'aide des *Dépendances de la tâche. Planifiez ces dépendances dès le début du cycle de vie du projet
• Paramétrez l'automatisation qui notifie les membres de l'équipe de projet "consultés" ou "informés" lorsqu'une contribution est nécessaire afin d'éviter les retards. En outre, automatisez des rappels pour les personnes ayant un rôle d'Assistance afin qu'elles restent impliquées aux bonnes étapes du projet
• Utilisez les commentaires pour fournir des mises à jour en temps réel ou un retour d'information aux membres de l'équipe responsable et de l'équipe d'assistance. De cette façon, il n'y a pas besoin de réunions ou de communications supplémentaires en dehors de ClickUp, en gardant toutes les informations pertinentes en un seul endroit
• Personnalisez les tableaux de bord pour suivre les indicateurs clés de performance (ICP) liés aux rôles et aux tâches de votre diagramme RASIC

Les meilleurs cas d'utilisation des diagrammes RASIC

Le diagramme RASIC est largement utilisé pour la gestion de projet dans tous les secteurs d'activité. En voici quelques exemples :

1. Construction

Dans les projets de construction, la coordination entre les différentes parties prenantes (architectes, ingénieurs, entrepreneurs et fonctionnaires) est essentielle. Imaginons que vous construisiez un complexe commercial.

Le diagramme pourrait ressembler à ceci :

Diagramme RASIC pour la construction

2. Santé

La mise en œuvre de nouvelles technologies dans le secteur des soins de santé nécessite une coordination minutieuse afin de respecter les normes réglementaires, techniques et de soins aux patients.

Par exemple, voici le diagramme RASIC si vous souhaitez mettre en place un système de dossiers médicaux électroniques :

Diagramme RASIC pour les soins de santé

3. Développement de logiciels et de technologies de l'information

Les projets de développement de logiciels exigent des équipes qu'elles attribuent chaque tâche particulière de manière claire et sans ambiguïté afin de garantir les résultats positifs du projet.

Prenons un exemple de projet : le développement d'une application bancaire. Votre diagramme RASIC pourrait être le suivant :

Diagramme RASIC pour l'informatique

💡Pro Tip: Mettez en évidence les interactions entre les rôles avec les dépendances des tâches dans ClickUp pour planifier les transferts critiques. 🤝

4. Marketing et publicité

Prenons maintenant un exemple de la manière d'aborder le RASIC dans le cadre d'un projet de marketing. Imaginons que vous lanciez une nouvelle campagne de marketing.

Voici votre diagramme RASIC :

Diagramme RASIC pour le marketing

Pour les équipes déjà familiarisées avec le modèle RACI, l'adaptation à un diagramme RASIC peut apporter encore plus de profondeur en incluant le rôle d'Assistance. Si le modèle RACI est un excellent cadre pour définir les rôles, la dimension ajoutée par le diagramme RASIC aide les équipes à mieux naviguer dans les projets complexes et à répartir efficacement les rôles d'assistance.

A lire aussi: 10 modèles forfaitaires de planification des ressources en Excel et ClickUp

Créer un plan directeur pour la réussite d'un projet avec les diagrammes RASIC

L'ambiguïté peut ralentir les équipes, créer des tensions inutiles ou conduire à des erreurs coûteuses. Le diagramme RASIC élimine ces risques en offrant une approche structurée et visuelle des rôles et des responsabilités.

En définissant qui est responsable, comptable, Assistance, Informé et Consulté, votre équipe peut fonctionner de manière plus précise, en veillant à ce que les tâches soient achevées à temps et que chacun connaisse sa place dans le processus de gestion du projet. 📋

Elle permet également une communication plus fluide et le forfait de productivité car chaque membre de l'équipe sait exactement à qui s'adresser pour obtenir des décisions, des informations en retour ou des mises à jour.

L'utilisation d'un outil comme ClickUp pour créer et gérer vos diagrammes RASIC amplifie ces avantages. Ses modèles personnalisables, ses fonctionnalités de collaboration en temps réel et ses visualisations intuitives (comme les diagrammes de Gantt) permettent d'adapter facilement les principes RASIC à n'importe quel projet, quelle que soit sa taille ou sa complexité.

En utilisant ClickUp, vous vous assurez que votre diagramme RASIC évolue avec votre projet, ce qui vous permet d'ajuster les rôles, de suivre la progression et d'optimiser les flux de travail. Essayez ClickUp dès aujourd'hui et travaillez plus intelligemment ! ✨