Si vous lisez cet article, vous avez probablement déjà entendu parler du cadre RACI ou l'avez déjà utilisé au moins une fois dans le cadre de votre travail. Était-ce parce que votre responsable a essayé de vous convaincre de ses nombreux avantages ? Ou peut-être avez-vous lu un article sur le RACI en surfant sur Internet pour en savoir plus sur les techniques efficaces de gestion de projet.
Quoi qu'il en soit, pour vous rafraîchir la mémoire, la matrice RACI ou matrice d'attribution des responsabilités est un cadre permettant aux équipes de travailler plus efficacement en définissant clairement les rôles et les responsabilités de chaque membre de l'équipe.
Lorsque vous vous demandez comment déléguer des tâches au travail, vous pouvez utiliser la matrice RACI pour déterminer les différents niveaux de responsabilité de chaque membre de l'équipe pour une tâche donnée au cours d'un projet.
L'acronyme RACI signifie : Responsable, Compte rendu, Consulté et Informé.
Avec RACI, chaque tâche est attribuée à une ou plusieurs personnes qui seront responsables de son exécution, à une personne qui sera chargée de veiller à ce qu'elle soit terminée dans les délais, à une ou plusieurs personnes qui seront consultées en cours de route, et à une personne qui sera informée de l'exécution de la tâche, de son avancement et de son achèvement.
Lecture bonus : Exemples de diagrammes de la matrice RACI
De nombreux modèles de matrice RACI sont disponibles gratuitement en ligne si vous souhaitez les essayer. Par exemple, ClickUp propose un modèle de matrice RACI gratuit et prêt à l'emploi pour organiser votre équipe.
Le modèle de matrice RACI de ClickUp est un modèle hautement personnalisable qui aide les équipes à :
- Attribuer les tâches et la propriété des tâches
- Améliorez la communication, la responsabilisation et la collaboration
- Évitez les retards dans l'achevement des tâches dus à une mauvaise communication.
Le modèle de matrice RACI de ClickUp n'est pas seulement un outil d'organisation. C'est un moyen efficace de garder le contrôle sur vos projets et de vous assurer que chacun connaît son rôle dans le processus. Voici quelques-uns des avantages liés à l'utilisation de ce type de modèle :
- Une visibilité et une clarté accrues quant aux responsabilités de chacun
- Une meilleure compréhension de qui détient le pouvoir décisionnel
- Moins de malentendus et de retards dans les tâches
- Capacité à attribuer des tâches rapidement et efficacement
Bien que la matrice RACI traditionnelle soit facile à mettre en œuvre et définisse clairement les rôles de chacun dans un projet, elle présente certains inconvénients. Les professionnels ont souvent émis les critiques suivantes à l'égard du modèle RACI :
- Elle peut être trop rigide.
- Elle peut représenter un travail trop important pour les petits projets.
- Cela complique les choses pour les petites équipes où une seule personne assume plusieurs rôles.
- Le chef de projet pourrait finir par être responsable de toutes les tâches à faire.
Mais voici le problème : des responsabilités claires dans la gestion de projet sont aussi cruciales que le café du lundi matin. Sans elles, vous vous retrouvez dans une situation chaotique, improductive et susceptible de se terminer en catastrophe. Alors, si RACI ne vous convient pas, que doit faire un chef de projet avisé ?
Heureusement, au fil des ans, les décideurs ont mis au point plusieurs alternatives à la matrice RACI qui s'adaptent mieux à la nature dynamique des équipes.
Explorer les alternatives à la matrice RACI
Ce n'est pas que la matrice RACI ne soit pas utile, mais simplement qu'il n'existe pas de solution de taille unique dans le domaine des logiciels de gestion de projet.
Les diagrammes RACI mettent davantage l'accent sur les responsabilités individuelles que sur le travail d'équipe. Ils ne créent pas d'espace pour un environnement de travail coopératif où plusieurs membres de l'équipe doivent collaborer étroitement.
Il sera difficile de communiquer les responsabilités de l'équipe à l'aide du modèle RACI traditionnel si vous travaillez avec des équipes internationales réparties sur différents fuseaux horaires.
C'est pourquoi choisir le bon cadre décisionnel pour votre équipe n'est pas un simple exercice. Il s'agit de mettre votre projet et votre équipe sur la voie de la réussite. Chaque méthode décisionnelle a un impact différent sur les résultats de votre projet.
Imaginons que vous deviez vous rendre dans un nouveau restaurant où vous n'êtes jamais allé et que vous ne savez pas comment vous y rendre. Vous pouvez utiliser un GPS ou un plan papier pour vous rendre à destination, mais l'un des deux peut être plus rapide, plus efficace ou mieux adapté à votre trajet spécifique.
De même, si la matrice RACI est utile pour attribuer des rôles et des responsabilités, la matrice RAPID peut être utile pour accélérer la prise de décision dans le cadre d'un projet urgent. La matrice PACSI peut quant à elle offrir une meilleure granularité pour les projets comportant de multiples variables.
Explorons donc ces alternatives RACI, qui pourraient parfaitement convenir à votre style de gestion de projet.
Alternatives axées sur la prise de décision : RAPID et DACI
Tout d'abord, nous avons quelques modèles qui facilitent et accélèrent la prise de décision. Car soyons honnêtes, la moitié de la gestion de projet consiste à prendre les bonnes décisions, n'est-ce pas ?
RAPID
RAPID signifie Recommander, Accepter, Performer, Intervenir et Décider. Voici comment cela se décompose :
- Recommander : cette personne ou ces personnes recommandent une ligne de conduite.
- Accepter : ils doivent accepter la recommandation pour aller de l'avant.
- Exécuter : ce sont vos exécutants qui mettent en œuvre la décision prise.
- Contribution : ils sont des fournisseurs d’informations ou de contributions pour la recommandation.
- Décider : le décideur, celui qui prend la décision finale.
💡 Le modèle RAPID est particulièrement adapté aux situations où les décisions doivent être prises rapidement et efficacement, avec une responsabilité claire. C'est la méthode idéale pour les startups, les équipes de développement agiles et les équipes de gestion de crise.
DACI
La matrice DACI signifie Driver (responsable), Approver (approbateur), Contributors (contributeurs) et Informed (informés). Elle est similaire à la matrice RAPID, mais avec une orientation légèrement différente :
- Pilote : Cette personne dirige le projet et motive tout le monde pour s'assurer que les décisions sont prises.
- Approbateur : il a le dernier mot sur les décisions.
- Collaborateurs : il s'agit d'experts qui apportent leur contribution au processus décisionnel.
- Informé : ils doivent être informés de la décision finale, mais ne participent pas à sa prise.
💡La matrice DACI aide à cartographier clairement les parties prenantes et est parfaite lorsque vous avez besoin d'une chaîne de commandement claire. Elle s'apparente à une chaîne de montage bien huilée où chacun connaît son rôle et où le processus se déroule sans heurts. Elle est idéale pour les grandes entreprises, les projets gouvernementaux et les industries réglementées.
👉 Si vous ne savez pas ce qu'est la cartographie des parties prenantes, voici un blog qui décrit ce concept et propose des modèles pour vous aider à cartographier les parties prenantes au sein de votre organisation.
Alternatives axées sur les tâches : RASCI et ARPA
RASCI
Le RASCI est une version étendue du RACI, qui ajoute un niveau supplémentaire de granularité à l'attribution des rôles. Il comprend les rôles suivants :
- Responsable : la personne qui effectue le travail pour achever la tâche.
- Responsable : la personne qui est en dernier ressort responsable de l’achevement correct de la tâche.
- Assistance : personnes qui sont des fournisseurs de ressources ou jouent un rôle de soutien dans l’achevement
- Consulté : personnes dont l'avis est sollicité, généralement des experts en la matière.
- Informé : les personnes qui doivent être tenues informées de la progression, souvent uniquement une fois le projet achevé.
La principale différence entre les modèles RASCI et RACI réside dans l'ajout du rôle « Assistance ». Cela permet de reconnaître que certains membres de l'équipe peuvent aider la personne responsable sans être directement responsables de l'achèvement de la tâche.
💡La matrice RASCI est particulièrement utile dans les projets complexes où les tâches nécessitent la participation de plusieurs personnes ou comportent de nombreuses interdépendances et rôles de soutien. Elle est idéale pour les équipes interfonctionnelles, les projets informatiques à grande échelle et les projets de construction.
ARPA
L'ARPA adopte une approche légèrement différente, en se concentrant sur le flux d'autorité et de participation :
- Responsable : la personne qui a le pouvoir d'approuver ou de rejeter le travail.
- Responsable : la personne qui effectue réellement le travail
- Participant : personnes activement impliquées dans le processus, mais qui ne sont pas responsables de son achèvement.
- Conseiller : personnes qui fournissent leur expertise, mais ne participent pas activement.
Ils sont particulièrement utiles lorsque vous devez clarifier la chaîne hiérarchique et faire la distinction entre ceux qui effectuent le travail et ceux qui le supervisent. Ils permettent également de reconnaître le rôle des participants qui sont activement impliqués, mais qui ne sont pas responsables en dernier ressort.
💡 Pour les projets où vous devez faire la distinction entre ceux qui détiennent l'autorité, ceux qui effectuent le travail et ceux qui fournissent leur expertise ou leur aide, vous pouvez utiliser la matrice ARPA. Elle est particulièrement adaptée aux cabinets de conseil, aux projets de recherche et aux initiatives stratégiques.
Autres alternatives à la matrice RACI
PACSI
PACSI signifie Perform (performer), Accountable (responsable), Control (contrôler), Suggest (suggérer) et Informed (informer). Il s'agit d'une alternative à la matrice RACI avec les rôles suivants :
- Exécuter : ils font le travail à faire
- Responsable : Ils sont responsables du résultat.
- Contrôle : ils examinent les décisions et peuvent y opposer leur veto.
- Suggestion : ils sont des fournisseurs de commentaires et de recommandations.
- Informé : ils doivent savoir ce qui se passe
💡Le modèle PACSI est idéal pour les projets impliquant plusieurs parties prenantes et des processus d'approbation complexes. Il s'apparente à un gâteau à plusieurs étages, chaque couche ayant sa propre saveur et sa propre fonction. Les grandes entreprises, les agences gouvernementales et les projets multinationaux trouvent le modèle PACSI plus efficace.
RACI-VS
La matrice RACI-VS ajoute deux nouveaux rôles à la matrice RACI : vérificateur et signataire.
- Vérificateur : personne chargée de vérifier que le travail répond aux exigences.
- Signataire : la personne qui approuve le produit final.
💡 Ce modèle est parfait pour les projets soumis à un contrôle qualité strict ou à des exigences réglementaires, ainsi que pour les secteurs soumis à des exigences de conformité rigoureuses. C'est pourquoi il est idéal pour les entreprises pharmaceutiques, l'industrie aérospatiale et les services financiers.
DCI
Le DCI est une version simplifiée du RACI qui accorde plus d'importance aux moteurs du projet. Il signifie :
- Décideur/moteur : dirige la manière dont la tâche sera effectuée.
- Consulté : On lui a demandé son avis, ses suggestions ou ses opinions.
- Informé : n'est pas directement impliqué dans la réalisation de la tâche, mais doit être informé lorsque celle-ci est terminée.
💡 Le modèle DCI est idéal pour simplifier la gestion de projet dans les petites équipes ou les projets moins complexes, ce que la matrice RACI ne permet pas. Il est parfait pour les petites entreprises, les startups et les services individuels au sein de grandes organisations.
RATSI
Le modèle RATSI apporte davantage de nuances à la répartition des tâches. Il permet de dresser un tableau clair des rôles d'autorité et d'assistance dans un projet. Il comprend :
- Responsabilité : Responsable de la réalisation de la tâche et non de ce qui doit être fait pour la réaliser.
- Autorité : prend les décisions et est responsable de l'activité. N'est pas impliqué dans les tâches quotidiennes.
- Tâche : Responsable de ce qui doit être fait
- Assistance : fournit une assistance ou des suggestions, si nécessaire.
- Informer : sera informé de la tâche une fois celle-ci achevée.
💡La matrice RATSI est utile lorsque vous devez distinguer les personnes qui ont le pouvoir de prendre des décisions de celles qui sont responsables des tâches. Elle est particulièrement adaptée aux organisations matricielles, aux projets interfonctionnels et aux cabinets de conseil.
Diagrammes de Gantt et structure de répartition du travail
Bien qu'il ne s'agisse pas d'alternatives directes à la matrice RACI, les diagrammes de Gantt et les structures de répartition du travail offrent aux chefs de projet des moyens visuels d'attribuer les responsabilités entre les membres de l'équipe et de suivre l'avancement des tâches. Ils s'apparentent à des infographies de gestion de projet, présentant des informations complexes dans un format facile à comprendre.
Le diagramme de Gantt est une excellente alternative visuelle à la matrice RACI. Il montre la quantité de travail achevé par votre équipe sur une période donnée par rapport au temps que vous aviez prévu pour le terminer. Il relie directement les individus aux tâches tout en mettant en évidence les dépendances et les échéanciers.
Les diagrammes de Gantt sont les mieux adaptés pour visualiser les échéanciers et les dépendances des projets. Ils sont idéaux pour les projets urgents comportant des tâches séquentielles.
Vous utilisez peut-être déjà une structure de répartition du travail (WBS). Il s'agit d'un diagramme qui décompose les projets complexes et de grande envergure en parties ou sections de travail plus petites, faciles à comprendre pour tout le monde. Cela permet de maintenir la dynamique d'un projet, d'organiser tout le monde et de s'assurer que toutes les tâches essentielles soient achevées.
Cette approche est idéale pour les projets de construction, le développement de logiciels et les lancements de produits.
Facteurs à prendre en compte pour la sélection du cadre approprié
Choisir le bon diagramme RACI alternatif, c'est comme choisir la tenue parfaite : vous devez choisir ce qui convient le mieux à l'occasion, à vos préférences et à vos objectifs.
Voici quelques éléments à prendre en compte pour choisir le cadre décisionnel approprié :
- Taille et complexité du projet
- Structure et dynamique d'équipe
- Culture décisionnelle au sein de votre organisation
- Implication des parties prenantes
- Échéancier du projet et urgence
- Exigences réglementaires ou de conformité
Le meilleur cadre est celui qui convient à votre équipe et à votre projet. Il ne s'agit pas de suivre la dernière tendance, mais de trouver ce qui correspond le mieux à vos besoins.
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Mise en œuvre d'alternatives à la matrice RACI
Nous avons évoqué jusqu'à présent les nombreuses alternatives à la matrice RACI. Voyons maintenant comment vous pouvez parfaitement mettre en œuvre ces cadres dans votre travail !
Découvrez ClickUp !
ClickUp est un logiciel de gestion de projet gratuit doté de fonctionnalités qui peuvent aider n'importe quelle équipe de projet à mettre en œuvre n'importe quelle alternative RACI.
Voici les principales fonctionnalités de ClickUp que vous pouvez utiliser pour mettre en œuvre des alternatives à la matrice RACI :
Tableaux blancs ClickUp
Lors de la mise en œuvre d'un modèle tel que RASCI, les équipes peuvent utiliser les tableaux blancs ClickUp pour dessiner un organigramme montrant comment les tâches passent d'un rôle à l'autre ou créer une matrice des responsabilités avec un code couleur. Cette approche visuelle aide les membres de l'équipe à comprendre rapidement leur place dans le processus et à commencer à travailler sur leurs tâches.
ClickUp Tableaux blancs propose des outils tels que des notes autocollantes, des formes, des surligneurs et des stylos de différentes couleurs pour permettre une collaboration visuelle ininterrompue sur une toile numérique étendue. Vous pouvez même lier Tableaux blancs à vos documents et tâches dans ClickUp afin de suivre les rôles attribués lors de la mise en œuvre des cadres de gestion de projet que vous avez choisis.
ClickUp Documents
Après avoir réfléchi à des idées et à des plans d'action sur des Tableaux blancs, utilisez ClickUp Docs pour créer, stocker et partager une documentation détaillée sur le cadre choisi, l'étendue des travaux, les guides de rôles, le plan du projet, etc.
Par exemple, si vous avez choisi le modèle DACI, vous pouvez créer un document détaillant les responsabilités du pilote, notamment comment prendre des décisions, qui impliquer et comment communiquer les résultats. Ces documents servent de référence centrale, garantissant la cohérence dans l'application du cadre à différents projets ou équipes.
Champs personnalisés ClickUp
Les champs personnalisés de ClickUp vous permettent de remplir les tâches ClickUp avec toutes les informations pertinentes nécessaires pour bien achever la tâche. Lorsque vous mettez en œuvre RACI ou ses cadres alternatifs, vous pouvez ajouter des détails tels que les rôles, les responsabilités clés, les indicateurs clés de performance, les échéanciers, etc. aux tâches afin que tout le monde soit sur la même longueur d'onde.
Par exemple, pour le modèle DACI, vous pouvez créer des champs personnalisés pour chaque tâche afin d'indiquer qui sont le responsable, l'approbateur, les collaborateurs et les personnes informées. Cela permet aux membres de l'équipe d'identifier rapidement leur rôle pour chaque tâche en consultant simplement le tableau de bord/les détails de la tâche. Cela contribue à rationaliser le processus décisionnel et à réduire les goulots d'étranglement.
Vues personnalisées dans ClickUp
Les différentes parties prenantes ont besoin de perspectives différentes sur la progression du projet et les responsabilités. Visualisez les tâches, les personnes assignées et la progression de manière claire pour les principales parties prenantes de votre équipe grâce aux vues ClickUp. Choisissez parmi plus de 15 vues, notamment les tableaux Kanban, les listes, les diagrammes de Gantt, la vue Calendrier, la vue Tableur et la vue Équipe.
Par exemple, dans le modèle ARPA, la personne responsable peut utiliser la vue Calendrier ou la vue Gantt qui montre l'avancement global du projet, tandis que les personnes chargées de tâches individuelles peuvent utiliser une vue plus détaillée comme la vue Liste.
Dépendances des tâches ClickUp
De nombreuses alternatives à la matrice RACI impliquent des processus décisionnels ou d'approbation séquentiels. Pour ces cadres, les dépendances de tâches de ClickUp indiquent l'ordre des opérations et qui est responsable de quoi.
Par exemple, dans un modèle RACI-VS, vous pouvez définir des dépendances pour les processus existants afin de garantir que les tâches passent par les étapes Responsable, Compte rendu, Vérificateur et Signataire dans le bon ordre. Cela empêche le travail d'avancer avant d'être approuvé ou vérifié, éliminant ainsi les révisions et les retouches coûteuses.
Afficher le chat et les commentaires ClickUp
Communiquez directement dans les tâches en temps réel grâce à la vue Chat de ClickUp ou suivez la progression grâce aux commentaires pour une collaboration fluide.
La vue Chat de ClickUp est idéale pour :
- Requêtes rapides : obtenez des réponses immédiates à vos questions sans interrompre vos flux de travail.
- Sessions de brainstorming : générez des idées et des solutions de manière collaborative au sein d'un chat dédié.
- Discussions informelles : favorisez une communication ouverte et le partage des connaissances entre les membres de l'équipe.
Les commentaires sont particulièrement adaptés aux discussions spécifiques à une tâche et à la fourniture de retours d'information. Utilisez-les pour :
- Fournissez des commentaires détaillés : formulez des critiques constructives ou des suggestions directement sur les tâches.
- Documenter les décisions : consignez les discussions importantes et les résultats liés à une tâche.
- Suivre les progrès : surveiller les mises à jour des tâches et fournir des commentaires si nécessaire.
En combinant efficacement la vue Chat et les commentaires, les équipes peuvent rationaliser la communication, améliorer la collaboration et s'assurer que toutes les discussions sont correctement enregistrées et organisées dans le cadre du projet.
Dans le modèle RASCI, par exemple, les rôles « Assistance » et « Consulté » peuvent utiliser les commentaires pour apporter directement leur contribution sur des tâches spécifiques. Cela permet de garder toutes les communications dans leur contexte et garantit que la personne « Responsable » dispose de toutes les informations nécessaires à portée de main.
ClickUp notifications
Une gestion de projet intelligente nécessite d'informer tout le monde de la progression et des changements, et les notifications ClickUp sont parfaites pour cela.
Dans le modèle RAPID, les membres de l'équipe peuvent configurer des notifications pour être alertés lorsque c'est à leur tour d'agir. Par exemple, la personne chargée d'approuver peut être avertie dès que la personne chargée de recommander a achevé sa partie, ce qui garantit une prise de décision rapide.
Avec ClickUp, vous pouvez mettre en œuvre n'importe quelle alternative RACI et la faire fonctionner avec un minimum d'efforts. Vous devez suivre le modèle RAPID ? Utilisez des champs personnalisés pour désigner qui recommande, qui approuve, etc. Vous souhaitez mettre en œuvre le modèle DACI ? Configurez un flux de travail qui indique clairement qui est le responsable et qui est l'approbateur pour chaque tâche.
La flexibilité de ClickUp en tant qu'outil de gestion de projet vous permet de l'adapter à n'importe quel cadre de travail. Il peut devenir un logiciel de délégation des tâches, vous aider dans l'exécution de vos projets, et bien plus encore !
Les bases de la gestion de projet
De RAPID à RASCI, de DACI à ARPA, nous avons exploré ici toute une série d'alternatives à la matrice RACI.
Le point essentiel à retenir ?
Il n'existe pas de solution universelle en matière de gestion de projet. Le meilleur cadre pour la réussite d'un projet est celui qui correspond parfaitement à votre équipe, à votre projet et à vos objectifs.
Et c'est là que ClickUp entre en jeu.
Quelle que soit l'alternative RACI que vous choisissez, ClickUp dispose des fonctionnalités nécessaires pour la faire fonctionner sans problème. C'est comme une baguette magique pour la gestion de projet : quoi que vous ayez besoin, ClickUp peut le réaliser.
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