En effet, 61 % des cadres estiment qu'au moins la moitié de leur temps de décision - la plupart du temps consacré à des réunions inefficaces - ne permet pas de faire avancer les choses, selon McKinsey .
Ce sentiment trouve un écho auprès d'innombrables professionnels qui grimacent ou frémissent lorsque leur système émet une nouvelle alerte de réunion.
Les réunions efficaces visent à réunir un groupe de personnes sélectionnées pour échanger des informations, des points de vue et des données en vue d'obtenir un certain résultat. Qu'il s'agisse de prendre des décisions, de faire du brainstorming ou d'élaborer des forfaits, l'objectif est de faire en sorte que chacun en ressorte avec un sentiment de productivité.
Alors, À faire des réunions efficaces qui brisent le cycle de la frustration ? Voyons voir. 👀
Types de réunions
Contrairement aux idées reçues, le travail préparatoire à une réunion réussie commence bien avant que la réunion ne se fasse. La nature de la réunion que vous organisez le détermine en grande partie.
En fonction du résultat escompté, il existe certains types de réunions types de réunions les plus courants que vous pouvez forfaiter pour votre équipe. 🧑💻
1. Réunions en personne
Ces réunions accueillent tous les participants physiquement dans un même emplacement, généralement dans les locaux d'un bureau
Les interactions en face à face lors des réunions en personne permettent un engagement en temps réel et rendent les réunions plus productives. Elles permettent aux participants de communiquer clairement et de s'engager efficacement, en éliminant les erreurs de communication.
Sans les barrières des distractions numériques, les participants sont plus susceptibles de saisir les signaux non verbaux, ce qui fait que les interactions semblent plus authentiques. Ce paramètre permet une collaboration instantanée en autorisant le partage d'idées, les débats et les discussions en temps réel.
Conseil amical: Instaurez une règle "pas d'appareils" pour minimiser les distractions. Le fait de paramétrer les ordinateurs portables et les téléphones permet à chacun de rester concentré et réduit les risques de réunions improductives.
🔍 Best for: Innovation ou sessions de brainstorming axées sur la découverte de solutions créatives à divers défis. Il convient également aux prises de décisions complexes ayant un impact interfonctionnel.
2. Réunions virtuelles
Les réunions virtuelles, ou réunions à distance, sont l'incarnation même de la flexibilité. Elles permettent aux participants de se joindre à la réunion de n'importe où et sur n'importe quel appareil, comme un téléphone mobile, un ordinateur portable ou une tablette. Ces réunions se déroulent de manière numérique sur une plateforme de vidéo/audioconférence.
Les réunions virtuelles permettent d'économiser sur les dépenses telles que la location de salles de conférence, en particulier pour les organisations dont la main-d'œuvre est internationale. Grâce à leur flexibilité, les équipes peuvent prendre des décisions instantanées et éviter les tracas liés à l'organisation d'une réunion en personne.
Les participants n'ont plus besoin de se trouver à un endroit précis à une heure donnée et l'organisation est plus facile. Par exemple, l'hôte peut facilement assurer le suivi de la réunion à l'aide de IA pour les notes de réunion .
🔍 Best for: Sprints rapides comme les mises à jour de projets ou les rapports de tâches et les réunions individuelles impliquant des équipes distantes.
3. Réunions hybrides
Les réunions hybrides sont apparues comme une nécessité au lendemain du confinement pour cause de pandémie. Mais elles continuent à jouer un rôle majeur aujourd'hui. Pourquoi ? Rapports de Promoleaf au moins 52 % des adultes américains ont révélé qu'ils envisageraient de quitter leur emploi s'ils devaient travailler à plein temps depuis leur bureau.
Le travail hybride est donc un compromis idéal. Les réunions hybrides sont un outil puissant que les Business - des entreprises multinationales aux organisations virtuelles - adoptent pour collaborer avec des équipes de plus en plus globales.
Ces réunions impliquent généralement des participants en personne et à distance
À l'instar des paramètres à distance, des réunions ininterrompues ne sont pas garanties dans les installations hybrides. Toutefois, l'utilisation d'une plate-forme de vidéoconférence puissante et d'une connexion internet stable peut grandement contribuer à rendre ces réunions plus faciles à gérer.
🔍 Idéal pour: Les équipes composées à la fois de participants en personne et à distance ; les grandes organisations avec des équipes internationales ; les situations où la flexibilité est clé ; et les réunions nécessitant l'apport de parties prenantes qui ne sont pas physiquement présentes mais qui sont essentielles à la prise de décision.
📖 A lire aussi: Comment choisir la bonne cadence de réunion pour votre équipe ?
Planification et préparation de réunions efficaces
Comme nous l'avons vu précédemment, c'est en préparant le terrain que l'on peut déterminer si une réunion est efficace ou si elle n'est qu'un autre trou noir pour le temps et les ressources de votre équipe.
Mais le premier moyen sûr de mener une réunion efficace est de faire soi-même un travail en profondeur.
Voici quelques éléments à prendre en compte lors de la planification et de l'organisation d'une réunion la préparation de votre réunion .🙋
Définir des paramètres clairs pour la réunion
Commencez par identifier les objectifs que vous souhaitez atteindre grâce à cette réunion. Ensuite, demandez-vous si le résultat que vous recherchez nécessite "réellement" la participation active et en temps réel de votre équipe.
Vous pouvez également vous demander si des discussions par e-mail ou des notes de service permettraient d'atteindre le même résultat. Un autre aspect important est de savoir si l'objectif est sensible au temps et exige une action immédiate.
Si vous répondez par un oui franc et massif à ces deux questions, il est temps de structurer votre réunion.
Créer un agenda de réunion efficace
Une fois que vous avez défini un objectif clair pour votre réunion, élaborez un agenda en précisant les principaux sujets, les personnes qui doivent en discuter et les rôles qui doivent être remplis (et par qui).
Vous pouvez aller plus loin en classant les éléments de l'agenda par ordre de priorité et en attribuant à chacun d'eux un délai de discussion.
Gardez cette checklist à portée de main lors de la rédaction de votre prochain agenda de réunion :
- Intervenants désignés pour traiter de sujets spécifiques
- Heure et emplacement de la réunion
- Durée de la réunion
- Informations générales pertinentes sur le sujet
Ici, Documents ClickUp peut être votre compagnon idéal pour le forfait des réunions et l'élaboration des agendas, la coordination de l'emploi du temps de votre équipe et l'attribution de tâches récurrentes basées sur les conclusions de la réunion.
Collaborez avec votre équipe en utilisant ClickUp Docs pour garantir une discussion productive
Les Modèle d'agenda ClickUp vous aide à rationaliser vos réunions en vous permettant de suivre les objectifs, de définir les grandes lignes, de créer une structure de réunion claire et d'assigner des tâches et des éléments d'action, le tout en un seul endroit.
J'ai des réunions bihebdomadaires avec mon superviseur et nous utilisons ClickUp pour notre ordre du jour. Je me sens plus à l'aise parce que toutes mes demandes d'évènements et de présentations se trouvent ici, avec un indicateur de statut à jour qu'elle peut consulter.
Michael Turner, Directeur associé, Communautés de carrières
Invitez les bons participants à la réunion
Comme pour tout évènement, votre liste d'invités constitue un paramètre de réussite (lire : d'efficacité).
Sur le lieu de travail, cela signifie qu'il faut réunir la bonne proportion de chaque cohorte - décideurs, experts en la matière, exécutants et, bien sûr, l'organisateur. Un trop grand nombre de décideurs pourrait conduire à une impasse et retarder les discussions sur l'exécution.
D'autre part, il est essentiel d'inclure des parties prenantes aux perspectives diverses lors des réunions de brainstorming. Dans l'ensemble, une bonne règle de base consiste à inviter le nombre minimum de personnes nécessaires pour atteindre votre objectif
À faire ? la règle de la réunion à deux pizzas stipule que les réunions ne doivent pas accueillir plus de participants que deux pizzas ne peuvent en nourrir. Cette règle repose sur l'idée que les petites réunions sont plus productives et plus efficaces que les grandes. Cette règle est souvent attribuée à Jeff Bezos, fondateur d'Amazon.
Planifiez les réunions avec discernement
Le fait de programmer les réunions à des moments opportuns permet aux participants de rester mobilisés et concentrés, ce qui se traduit en fin de compte par une augmentation de la productivité de l'entreprise des discussions plus productives et les résultats des réunions.
Commencez par obtenir l'adhésion des membres dont l'emploi du temps est le plus susceptible d'être perturbé, comme les participants à des réunions situées au même endroit et travaillant dans des fuseaux horaires différents.
💡Pro Tip: Les horaires des réunions peuvent dicter l'énergie et la productivité globales des membres de votre équipe. D'après les recherches de la Harvard Business Review, le fait de programmer des réunions à haut rendement lorsque la charge de travail de votre équipe est la plus faible pourrait améliorer son énergie et sa productivité.
Que vous organisiez des comptes rendus hebdomadaires ou des réunions d'équipe ad hoc en cas d'urgence, il est fastidieux de vérifier l'emploi du temps de chaque participant pour trouver un moment idéal pour se réunir.
ClickUp Calendrier View (Vue du calendrier)
Avec la fonction Affichage du Calendrier ClickUp avec ClickUp Calendar View, vous pouvez centraliser vos calendriers et ceux de votre équipe en un seul endroit.
Personnalisez l'affichage du Calendrier ClickUp en activant/désactivant les affichages quotidiens, hebdomadaires et mensuels
Vous pouvez même modifier votre calendrier par une simple action de glisser-déposer. L'affichage du Calendrier permet à tout le monde de se synchroniser, de sorte que toute l'équipe reste sur la même page, littéralement.
Modèle ClickUp Réunions
Le Modèle de réunion ClickUp rend vos réunions plus efficaces. Il vous permet de gérer votre agenda, de prendre des notes et de suivre les suivis, en gardant tous les détails importants à portée de main.
Vous pouvez facilement personnaliser le modèle pour l'adapter aux besoins de votre réunion, en veillant à ce que tous les sujets clés soient abordés. La section des notes est parfaite pour capturer les points importants discutés, tandis que la section de suivi garde les éléments d'action et les responsabilités claires, ce qui permet de rester au courant de ce qui se passe ensuite.
🧠 Did You Know? A study by Fellow indique que le meilleur moment pour organiser des réunions est le milieu de la matinée, en particulier entre 10 et 12 heures. Alors que le lundi matin est le pire moment pour les réunions, le mardi est considéré comme le plus idéal.
Réaliser des réunions efficaces
Créez le bon précédent en commençant votre réunion.
Voici quelques principes directeurs à retenir lors de la conduite de votre prochaine réunion . 📋
Démarrer à l'heure
Commencer vos réunions à l'heure est un moyen efficace de respecter l'agenda. C'est aussi une preuve de respect et d'attention à l'égard du temps des participants.
Distribuer les rôles
La plupart des réunions sont dynamiques, avec de nouveaux développements qui se déroulent à la volée. Pour maintenir l'élan, transformez ces discussions en pistes d'action pour votre équipe.
Avec Réunions ClickUp avec ClickUp Meetings, vous pouvez facilement transformer ces informations en tâches.
ClickUp Tasks vous permet de créer des points d'action détaillés directement à partir de vos notes de réunion, afin de ne rien oublier.
Utilisez différents types de tâches ClickUp pour suivre facilement les responsabilités
Une fois que vous avez créé des tâches, vous pouvez les déléguer avec ClickUp Attribuer des commentaires qui vous permet d'attribuer des responsabilités spécifiques aux membres de l'équipe directement à partir des commentaires de la tâche.
Tenir les parties prenantes responsables de leurs tâches avec ClickUp Attribuer des commentaires
📖 A lire aussi: 10 Modèles de notes de réunion gratuits pour rédiger de meilleurs comptes-rendus de réunion
Encourager la collaboration
La véritable mesure de la réussite d'une réunion est le degré de collaboration significative qu'elle facilite. Vous pouvez y parvenir en invitant les participants à exprimer des points de vue différents sur les sujets de discussion ou même en leur assignant des éléments d'action.
Modèle de compte-rendu de réunion ClickUp
Le Modèle de procès-verbal de réunion ClickUp permet de documenter vos réunions de manière transparente. Vous pouvez facilement enregistrer les participants, en confirmant que toutes les personnes présentes ont été reconnues. Le modèle permet de prendre des notes détaillées pour chaque élément de l'agenda, afin de capturer les discussions et les décisions clés.
La conception collaborative du modèle permet à plusieurs utilisateurs de contribuer et de modifier en cours pour que votre équipe reste alignée. Il permet également de suivre les résultats et les idées clés, ce qui constitue un précieux outil d'évaluation de la performance récapitulation de la réunion pour les parties prenantes qui n'ont pas pu assister à la réunion.
Gérer correctement le temps de réunion
La meilleure façon d'organiser une réunion efficace est de paramétrer et de respecter le temps alloué à chaque élément de l'agenda.
Mais cela peut aussi signifier animer un débat sain tout en veillant à ce que les discussions ne s'éloignent pas du sujet traité. Pensez à inclure un modérateur dans votre liste de participants si, en tant qu'organisateur, vous participez également à la prise de décision.
Suivi et responsabilisation après les réunions
Maintenant que la réunion est terminée, le vrai travail commence. C'est là que vous commencez à suivre les résultats que votre réunion visait à obtenir.
Voici comment vous pouvez analyser et vous assurer que vos réunions ont des résultats significatifs . 🎯
Compiler les résultats de la réunion
Vous pouvez mesurer l'efficacité réelle d'une réunion grâce aux résultats obtenus par chaque participant. **Une réunion n'est productive que si elle débouche sur des objectifs concrets ou des forfaits de travail
La récapitulation de votre réunion doit être convertie en résultats exploitables pour chaque participant. Lors de discussions plus longues, il est plus facile de perdre de vue les points les plus délicats de la discussion. Par instance, des points concernant un certain élément de l'agenda peuvent avoir été soulevés mais laissés en suspens.
Pour les personnes chargées de résumer les les résultats des réunions il n'est pas nécessaire de passer en revue tous les détails manuellement.
Avec ClickUp Brain avec ClickUp Brain, un assistant IA intégré, vous pouvez résumer les notes d'une réunion sans perdre une miette (ou un détail de la discussion).
Accédez plus rapidement aux informations et aux actions contenues dans les notes de réunion grâce à ClickUp Brain
En outre, le Modèle de rapport de réunion ClickUp est également un excellent outil pour résumer et saisir rapidement les données d'une réunion, qu'il s'agisse du type de réunion, de l'emplacement, de la durée ou du nombre de participants.
Automatiser la délégation des tâches
L'étape suivante consiste à s'assurer que les résultats de ces réunions ne restent pas uniquement sur le papier. Les intégrer dans le flux de travail quotidien devient crucial pour générer des résultats de réunion significatifs. Vous pouvez utiliser Automatisations ClickUp pour assigner des tâches et programmer des abonnements chaque fois que cela est nécessaire.
L'utilisation des Automatisations avec ClickUp Brain permet de maximiser l'efficacité de votre réunion tout en vous déchargeant.
Gérer les Automatisations ClickUp pour réduire le risque d'erreur humaine et maintenir la cohérence lors des réunions récurrentes
Suivre la progression
Fermez l'écart entre les décisions et les actions en assurant le suivi des tâches de votre réunion.
Il peut s'agir d'un suivi régulier du statut des tâches ou de l'état d'avancement d'un projet de planifier des réunions en tête-à-tête avec l'assigné chaque fois qu'une intervention est nécessaire. Vous pouvez déterminer la fréquence de ces vérifications en fonction de la complexité de la tâche et des personnes impliquées.
Une bonne pratique consiste à travailler au sein d'équipes et à identifier des "partenaires" qui peuvent travailler uniquement pour anticiper les obstacles et créer des cadres d'atténuation.
Lorsque les équipes se concentrent excessivement sur des segments spécifiques du projet, elles perdent souvent de vue la situation dans son ensemble. Cette perspective étroite peut les empêcher de découvrir des informations précieuses qui pourraient accélérer la prise de décision. Tableaux de bord ClickUp est un puissant outil de collaboration qui aide votre équipe à améliorer la planification et la performance des projets, à mieux gérer les sprints et à hiérarchiser le travail en le visualisant.
Transformer les données en informations exploitables grâce aux tableaux de bord ClickUp
Il décompose le statut des différentes tâches au sein de vos projets pour afficher une vue d'ensemble de ce qui est en retard et vous aider à allouer les ressources en conséquence.
Mesurer l'efficacité des réunions
Mesurer l'efficacité de vos réunions n'est pas un simple exercice de vanité. Il s'agit plutôt d'un audit.
Plus vous comprendrez ce qui fait la réussite d'une réunion, meilleures seront vos réunions. Découvrons les indicateurs que vous devez mapper pour mesurer l'efficacité d'une réunion. 📊
- Opportunité: Comparez l'heure à laquelle vos réunions étaient censées commencer ou se terminer par rapport à l'heure à laquelle elles se sont faites. Vérifiez si vous avez pu couvrir votre agenda dans le temps impartila préparation de la réunion *Actions entreprises: Suivez les éléments d'action générés et fermés avant la prochaine réunion. Cela vous permet d'évaluer l'efficacité du suivi de vos réunions et d'améliorer le processus
- Commentaires recueillis: Garantissez l'efficacité de vos réunions. Utilisez des sondages anonymes pour identifier et combler les lacunes afin que les participants se sentent impliqués et valorisés
- Le mérite des décisions prises: Suivez les réunions au cours desquelles des décisions importantes ont été prises afin de mieux comprendre les processus et les personnes nécessaires à une mise en œuvre réussie. Cette pratique permet de déterminer si ces décisions serviront vos objectifs ou s'il faudra les revoir à l'avenir
- Engagement obtenu: Reconnaître les réunions qui génèrent un engagement élevé et significatif afin de créer un modèle de collaboration productive. Utilisez ces informations pour améliorer les réunions futures et favoriser un environnement d'équipe plus engagé et plus efficace
Bonnes pratiques pour des types de réunion spécifiques
Chaque réunion est différente et, par conséquent, ce qui rend chaque réunion productive varie également. Les règles d'or pour forfaiter et organiser des réunions réussies s'appuient sur quelques bonnes pratiques.
Explorons les stratégies de réunion efficaces qui peuvent placer la barre plus haut pour toutes vos réunions de rattrapage :
🤝 Optimiser les réunions en personne
- Définir l'objectif: Veillez à ce que chaque participant puisse ajouter ou retirer quelque chose de valeur au cours de la réunion. Mais surtout, assurez-vous que tous les participants savent ce que la réunion tente d'accomplir
- Concevoir le bon environnement de réunion: Créer une atmosphère qui encourage l'engagement et la productivité, qu'il s'agisse d'une installation formelle de salle de conférence ou d'un espace décontracté pour une session de remue-méninges
- Combattre la lassitude des participants à la réunion: Incorporer des éléments interactifs ou des activités pour maintenir le niveau d'énergie élevé et maintenir l'engagement des participants tout au long des sessions
🤝 Améliorer l'expérience des réunions virtuelles
- Les réunions doivent être courtes: Préparez des réunions courtes qui aboutissent à des résultats efficaces. Fixer l'écran pendant des heures est épuisant, alors transformez ce marathon de 3 heures en un rattrapage de 30 minutes en réduisant votre agenda
- Sélectionnez judicieusement vos participants: Limitez le nombre de participants pour maximiser l'efficacité. À moins que vous n'organisiez un évènement à l'échelle de l'organisation, limitez votre liste de participants à sept personnes au maximum, en particulier pour les réunions de prise de décision
- Favorisez l'inclusion: Faites participer activement les participants aux réunions virtuelles. Il appartient aux organisateurs et aux dirigeants de faciliter la discussion et l'interaction entre les participants
🤝 Tirer le meilleur parti des réunions hybrides
- Établir l'étiquette de la réunion: Décidez de l'utilisation ou non de la vidéo et d'autres directives. Déterminer l'étiquette de la réunion aide à normaliser ce qui est acceptable et ce qui ne l'est pas, permettant aux participants - à distance ou en personne - de collaborer de manière plus cohérente
- Améliorer la visibilité pour tous: Confirmer que chaque participant se sent inclus. En particulier lorsque les discussions en personne éclipsent les contributions des participants à distance, le fait de rendre la vidéo obligatoire crée un champ de collaboration plus équitable
- Stimulez l'engagement: Combattez la déconnexion liée à l'emplacement et améliorez la collaboration des membres de votre équipe. Utilisez des outils tels que le vote en temps réel pour éliminer la distance qui sépare les participants éloignés
Surmonter les défis courants des réunions
Quelle que soit la nature de votre réunion, elle n'est pas exempte de défis. Même les réunions les mieux forfaitées peuvent s'égarer, mais explorons quelques défis courants pour des réunions efficaces. ⚠️
Gérer les personnes qui dominent les discussions
Le mérite des réunions réside dans leur capacité à générer des perspectives variées.
Ainsi, lorsqu'une ou deux voix dominantes monopolisent la discussion, il reste peu d'espace pour d'autres Espaces. Le résultat ? Des idées superficielles, unidimensionnelles et, en fin de compte, inutiles.
C'est à vous, en tant qu'hôte de la réunion, de surveiller de près les opinions dominantes qui s'affichent au cours de la réunion.
**La solution
poser davantage de questions ouvertes aux personnes qui ne sont pas en position dominante
inviter des points de vue différents lorsqu'une opinion n'est pas contestée
utiliser des outils interactifs tels que les sondages pour une participation et un engagement équilibrés
📖 Also Read: Comment participer efficacement à des réunions ?
Établir l'inclusivité
L'inclusivité peut prendre différents formulaires en fonction du type de réunion. Dans les discussions relatives à la prise de décision, par exemple, elle peut consister à inviter les membres de l'équipe les moins expérimentés à partager leurs nouvelles perspectives avant de permettre aux chefs d'équipe de faire valoir leurs points de vue.
Dans les réunions hybrides ou virtuelles, il peut s'agir d'inviter spécialement les participants virtuels à faire part de leurs opinions sans se laisser influencer par les participants en chair et en os.
**La solution
✅ Créer des processus d'engagement dans le cadre de la réunion
intégrer le temps alloué à ces interactions dans le cadre de votre agenda
Maintenir les discussions sur la bonne voie
Les réunions sans agenda s'apparentent à des discussions autour d'une fontaine d'eau - des ragots.
Sauf que lorsque les participants assistent à votre réunion, ils s'attendent à des discussions sérieuses. Après tout, ils prennent du temps sur leur travail pour participer à la réunion.
Même avec un agenda, il arrive que les réunions dépassent le temps imparti ou que des mises à jour importantes soient omises, ce qui laisse tout le monde frustré.
**La solution
✅ Nommez un animateur de réunion pour maintenir les discussions sur la bonne voie
attribuer des limites de temps à chaque élément de l'ordre du jour
lorsque des idées hors sujet surgissent, réorientez la discussion et consignez-les dans le procès-verbal de la réunion
Naviguer dans les problèmes techniques
Les problèmes techniques sont un obstacle fréquent aux réunions.
Ils ont tendance à retarder ou à empêcher le flux des discussions, dans le meilleur des cas, et à achever la progression des réunions, dans le pire des cas. Équiper les membres de votre équipe d'une meilleure technologie de réunion et prévoir des forfaits pour les imprévus devient ici non négociable.
**La solution
effectuer des audits techniques avant les réunions, en particulier avant les évènements à fort enjeu
paramétrer l'étiquette de la réunion, par exemple quand couper le son des micros ou quels fonds d'écran utiliser
📖 Lire aussi: Comment gérer les réunions dans ClickUp
Planifiez et organisez des réunions efficaces avec ClickUp
Pour résumer, les réunions efficaces créent un impact tangible ou significatif sur votre travail ou votre service/produit.
**Cela signifie que même la planification d'une réunion ressemble à une vidéo inversée : vous commencez par le résultat, vous prévoyez comment vous y arriverez (et avec qui), et vous revenez à votre point de départ
Mais grâce à ClickUp, il ne s'agit pas d'un voyage en solitaire. Tirez parti d'un écosystème d'outils de productivité pour vous aider à forfaiter, rationaliser et gérer efficacement vos réunions. Démarrer avec ClickUp aujourd'hui.