En novembre 2021, le Portugal a fait la une des journaux en interdisant aux patrons de contacter leurs employés après les heures de travail. La France dispose de sa propre version de cette loi, le « droit à la déconnexion », depuis 2016.
Malheureusement, nous ne sommes pas tous à l'abri des messages professionnels en dehors des heures de travail. Mais voici la bonne nouvelle : si vous utilisez la messagerie instantanée au travail avec Slack, vous pouvez définir certaines limites pour un meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie privée en suspendant les notifications.
Vous pouvez également respecter le temps de vos collègues en programmant l'envoi de messages à des heures précises. Votre journée de travail commence peut-être, mais vos collègues à travers le monde sont en train de terminer la leur. Ou peut-être êtes-vous plus productif la nuit, alors que les autres dorment déjà profondément. Vous souhaitez peut-être programmer des messages récurrents.
Dans tous ces cas de figure, programmer vos messages Slack pour qu'ils arrivent au bon moment vous permet de ne déranger personne en dehors des heures de travail.
Slack est l'un des outils de communication les plus utilisés pour la collaboration en temps réel. Voyons comment vous pouvez programmer des messages Slack et transformer cet outil, qui est souvent source d'interruptions constantes, en un atout puissant pour la communication au sein de votre équipe.
Comment programmer des messages dans Slack
Planifier des messages sur Slack est aussi simple que d'en taper un. Voici ce qu'il faut faire :
Étape 1 : ouvrez votre discussion
Rendez-vous dans la discussion ou le canal Slack où vous souhaitez programmer votre message. Rédigez votre message comme vous le feriez habituellement.
Étape 2 : Accédez à l'option de planification
Une fois votre message prêt, recherchez la flèche menu déroulant à côté de l'icône en forme d'avion en papier ou du bouton « Envoyer ». En cliquant dessus, vous verrez apparaître l'option permettant de programmer l'envoi du message ultérieurement.
Étape 3 : Définissez l'heure
Après avoir sélectionné l'option de planification, un menu contextuel proposant différents créneaux horaires s'affichera. Vous pourrez alors choisir l'heure exacte à laquelle vous souhaitez que votre message soit envoyé.
Vous pouvez sélectionner l'heure recommandée (si elle vous convient) ou choisir « Heure personnalisée », qui vous permet de spécifier une heure différente pour l'envoi de votre message.
Étape 4 : Personnalisez la date et l'heure
Sélectionnez maintenant la date et l'heure exactes auxquelles votre message doit être envoyé. Cette flexibilité vous permet de planifier l'envoi du message en fonction de votre flux de travail ou des fuseaux horaires de votre équipe.
Une fois l'heure définie, cliquez sur le bouton « Planifier le message ». Félicitations, votre message est désormais en attente d'envoi ! Vous venez d'utiliser une astuce Slack très pratique pour booster votre productivité.
Mais ce n'est pas tout.
Saviez-vous que vous pouvez modifier, reprogrammer ou annuler vos messages programmés avant leur envoi ? Vous pouvez le faire à la fois depuis l'application de bureau et depuis votre appareil mobile.
Étape 5 : Afficher les messages programmés
Après la planification, vous verrez s'afficher une invite vous invitant à consulter vos messages Slack planifiés. En cliquant dessus, vous accéderez à la section Planifié dans Slack.
Vous pouvez également accéder à cette section directement depuis le panneau rapide situé à gauche de votre environnement de travail Slack. Elle n'apparaîtra que lorsque vous aurez un message dans la file d'attente.
Étape 6 : Modification en cours de votre message
Si vous souhaitez apporter des modifications, il vous suffit de passer la souris sur votre message programmé et de cliquer sur l'icône en forme de crayon à droite, qui représente la fonction de modification en cours. Cela vous permet de modifier le contenu du champ de message avant son envoi.
Étape 7 : Ajustez l'heure programmée
Si vous devez modifier l'heure de votre message, cliquez sur l'icône en forme d'horloge à côté de l'icône d'édition. Cela vous permettra de modifier la date et l'heure, afin que votre message arrive exactement au moment souhaité.
Étape 8 : Annuler ou supprimer le message programmé
Vous n'êtes plus sûr du message ou du moment choisi ? Pas de souci !
Vous pouvez annuler ou supprimer le message programmé en cliquant sur les options appropriées. Cela vous permet de contrôler entièrement la gestion de projet dans Slack.
Étape 9 : Regardez la mise en ligne
Enfin, lorsque l'heure programmée arrive, votre message apparaîtra automatiquement dans le canal désigné, comme n'importe quel autre message Slack classique. C'est aussi simple que cela. Vous pouvez également programmer des messages récurrents de cette manière.
Cependant, n'oubliez pas que vous ne pouvez pas envoyer de messages programmés pour répondre à un fil de discussion ou à une discussion en cours.
Utilisation des bots Slack pour l'automatisation de la communication
Si la fonctionnalité native de programmation des envois de Slack est un moyen d'automatiser la communication, vous pouvez également compter sur les bots Slack pour faire la même chose.
Un bot Slack est un programme ou un outil d'automatisation qui interagit avec les utilisateurs au sein d'un environnement de travail Slack.
Les bots peuvent être programmés pour envoyer un message Slack à des moments précis, tout comme la fonctionnalité de planification native, mais ils sont généralement utilisés pour des tâches plus complexes, telles que la gestion des flux de travail, la réponse aux entrées des utilisateurs ou l'intégration avec d'autres outils et plateformes (comme ClickUp, GitHub, GoogleDocs, etc.) afin de fournir des mises à jour transparentes sur le travail effectué en dehors de Slack.
Voici quelques-unes des façons les plus courantes d'utiliser les bots Slack pour programmer des messages, des rappels et des mises à jour :
- Messages de bienvenue automatisés pour les nouveaux employés : un bot Slack peut présenter les nouveaux employés aux canaux pertinents et leur fournir les ressources essentielles à leur intégration.
- Messages quotidiens pour les résumés rapides : un bot peut automatiquement rappeler aux membres de l'équipe de soumettre leurs résumés rapides lors des réunions debout à une heure précise chaque jour.
- Mises à jour et résumés des tâches : un bot peut publier automatiquement des mises à jour sur le statut des tâches, afin que les membres de l'équipe sachent qui travaille sur quoi et où en est chaque tâche.
- Notifications pour les tâches à échéance : intégré à des outils de gestion de projet tels que ClickUp, un bot peut avertir les utilisateurs lorsque les échéances approchent ou que les tâches ont été achevées.
- Rappels pour les réunions ou les évènements : les bots peuvent rappeler aux équipes les réunions ou les échéances à venir, afin que personne ne rate les moments importants.
Ces messages et réponses automatisés permettent aux membres de l'équipe de gagner du temps et garantissent une communication rapide, pertinente et efficace.
Limites de l'utilisation des bots Slack pour la communication
Les bots Slack sont un excellent moyen d'automatiser des tâches, d'envoyer des rappels et de répondre à des requêtes au sein d'un canal. C'est comme avoir un assistant utile disponible 24 heures sur 24, 7 jours sur 7.
Cependant, malgré ces avantages, il existe certaines limites qui méritent d'être prises en considération.
Comprendre ces défis peut vous aider à déterminer si Slack convient à votre équipe ou si d'autres outils de communication asynchrones seraient plus adaptés.
1. Les bots peuvent être source de distraction
Si les bots Slack offrent des réponses rapides et automatisées, ils peuvent également générer beaucoup de bruit. Bien qu'il soit utile d'obtenir des réponses instantanées à vos questions, le flux constant de notifications des bots (des mises à jour aux mentions de l'équipe) peut perturber votre concentration.
Cela peut facilement submerger les employés, rendant difficile la concentration sur les tâches importantes avec toutes ces discussions en arrière-plan.
2. Les bots Slack ont un prix élevé
Le principal inconvénient de Slack est son coût, en particulier lorsque l'on ajoute des bots.
Le prix de Slack commence à 7,25 $ par utilisateur pour le forfait Pro. Cela ne semble pas trop élevé jusqu'à ce que votre équipe commence à s'agrandir et que, soudainement, vous vous retrouviez avec une facture beaucoup plus élevée chaque mois.
Plus vous ajoutez d'utilisateurs, plus le coût augmente. Certaines équipes pourraient devoir envisager des alternatives à Slack offrant des fonctionnalités similaires ou supérieures, qui pourraient s'avérer plus rentables.
3. Les bots nécessitent une maintenance régulière
Comme tous les autres bots, les bots Slack ne sont pas parfaits dès leur installation. Ils dépendent des données et des commandes que vous leur fournissez.
Si les informations ne sont pas à jour, votre bot pourrait avoir du mal à fournir des réponses utiles. Cela signifie que pour que votre bot fonctionne efficacement, vous devrez le mettre à jour régulièrement. À mesure que votre équipe s'agrandit et que les canaux Slack se multiplient, la maintenance de ces bots peut devenir fastidieuse.
4. Les bots peuvent saturer l'espace de stockage
Un problème moins connu est l'espace de stockage limité offert par Slack. Comme votre bot aide à automatiser des tâches et à envoyer des fichiers, il contribuera à atteindre les limites de données de Slack.
Une fois ces limites atteintes, Slack commencera à supprimer les fichiers et messages les plus anciens. Cela peut poser problème si vos bots génèrent beaucoup de données ou si vous utilisez Slack pour stocker l'historique des communications ou des documents importants.
5. La créativité n'est pas le point fort des bots
Enfin, même si les bots peuvent vous aider dans vos tâches quotidiennes, ils manquent d'un élément essentiel : la créativité.
Les bots sont très efficaces pour répondre à des commandes prédéfinies, mais ils ne sont pas très utiles pour résoudre des problèmes complexes ou sortir des sentiers battus.
Dans les situations qui exigent de l'innovation ou une réflexion critique, vous aurez besoin d'une touche humaine pour résoudre le problème.
Vous pouvez contourner certaines de ces limitations en associant Slack à une plateforme complète de gestion de projet basée sur l'IA, telle que ClickUp.
Améliorer la communication au sein de l'équipe avec ClickUp et Slack
Slack et ClickUp proposent tous deux des outils de collaboration en équipe, mais si l'on compare ClickUp et Slack, chacun se distingue dans des domaines différents. En combinant leurs points forts, ils forment toutefois le duo idéal pour le travail d'équipe, rendant la collaboration plus fluide que jamais.
Voici comment l'intégration de Slack à ClickUp peut simplifier votre flux de travail :
1. Synchronisez Slack avec ClickUp pour une gestion de projet fluide
En intégrant ClickUp à Slack, vous transformez Slack en bien plus qu'un simple outil de communication.
L'intégration ClickUp Slack vous permet de transformer rapidement les messages Slack en tâches dans ClickUp. Vous pouvez même créer des tâches directement à partir de n'importe quel message en tapant /ClickUp new, qui les enverra directement dans votre tableau de bord de gestion de projet.
Cela permet d'organiser les discussions et vous aide à recevoir des notifications en temps réel dans Slack concernant les mises à jour de statut, les commentaires ou l'avancement des projets.
2. Restez en connexion grâce aux chats en temps réel
ClickUp Chat redéfinit la collaboration en équipe en unifiant les discussions et le travail au sein d'une plateforme unique et fluide, contrairement à Slack, où les discussions et les tâches restent dissociées. Avec ClickUp Chat, les discussions se déroulent parallèlement aux projets, tâches et documents, créant ainsi une source unique d'informations et éliminant les changements de contexte.
Grâce aux fonctionnalités basées sur l'IA intégrées à Chat, vous pouvez :
- Créez des tâches directement à partir des messages
- Établissez des relations pour lier avec le bon contexte à tout moment.
- Générez des résumés en temps réel et suivez les discussions sans avoir à lire chaque message individuellement.
De plus, la fonctionnalité FollowUps garantit que les messages clés et les éléments à entreprendre ne se perdent jamais dans les discussions en triant les informations importantes pour faciliter leur suivi.
De même, la fonctionnalité SyncUps permet de passer des visioconférences et des appels audio en direct directement dans votre environnement de travail, créant automatiquement des éléments à entreprendre et des résumés à partir des discussions.
Avant ClickUp, les réunions et les échanges incessants d'e-mails conduisaient à un trou noir où certains éléments passaient inaperçus et étaient laissés de côté. De ce fait, les tâches n'étaient pas examinées à temps et personne ne savait où en était le développement créatif. Désormais, tous les membres de l'équipe peuvent clairement voir quand les actions doivent être réalisées, discuter et collaborer dans le cadre des tâches.
Avant ClickUp, les réunions et les échanges incessants d'e-mails conduisaient à un trou noir où certains éléments passaient inaperçus et étaient laissés de côté. De ce fait, les tâches n'étaient pas examinées à temps et personne ne savait où en était le développement créatif. Désormais, tous les membres de l'équipe peuvent clairement voir quand les actions doivent être réalisées, discuter et collaborer dans le cadre des tâches.
3. Gérez vos tâches sans effort grâce aux commentaires assignés
L'une des fonctionnalités les plus puissantes de la plateforme est ClickUp Assign Comments. Cette fonctionnalité vous permet d'attribuer des tâches spécifiques aux membres de l'équipe directement dans une discussion à l'aide de ClickUp @mentions.
Imaginez que vous receviez une mise à jour importante pendant que vous discutez : plutôt que de risquer de l'oublier, vous pouvez instantanément transformer ce commentaire en tâche à accomplir par la personne responsable. C'est idéal pour éviter que des détails importants ne passent entre les mailles du filet.
💡Conseil de pro : respecter les règles de bonne conduite sur Slack, comme utiliser des objets clairs et limiter les mentions, permet d'assurer une communication plus fluide au sein de l'équipe et de réduire les distractions inutiles.
4. Communiquez visuellement avec ClickUp Clips
Si vous apprenez mieux visuellement, ClickUp Clips sera votre outil préféré. Il vous permet de capturer et de partager des enregistrements d'écran directement depuis ClickUp.
Par exemple, si une équipe informatique doit suivre un processus de dépannage, elle peut l'enregistrer étape par étape, afin que tous les membres de l'équipe puissent accéder à ce guide à tout moment.
5. Effectuez l'automatisation des réponses et programmez les messages pour plus d'efficacité
Les fonctionnalités d'automatisation de ClickUp s'étendent à la messagerie, vous permettant de configurer des réponses automatiques et de programmer des messages lorsque cela est nécessaire.
Cette fonctionnalité est particulièrement utile pour envoyer des rappels, des mises à jour ou des notifications importantes sans avoir à être présent pour appuyer sur « envoyer ».
Par l'automatisation de la communication, vous pouvez vous assurer que les mises à jour importantes sont envoyées aux bonnes personnes au bon moment, sans rien manquer.
6. Commencez facilement grâce à des modèles prêts à l'emploi
Slack et ClickUp sont, à la base, des outils destinés à simplifier la communication.
Pour vous aider à démarrer sans vous sentir dépassé, ClickUp vous fournit un modèle de message instantané.
Le modèle de message instantané ClickUp vous permet de créer des projets dédiés à des sujets spécifiques, d'inviter les bons membres de l'équipe et de rechercher rapidement des messages. Il est conçu pour vous permettre d'être opérationnel rapidement et d'organiser vos discussions dès le premier jour.
Grâce aux fonctionnalités permettant d'archiver les anciennes discussions et de configurer des notifications pour les mises à jour, la gestion de la communication devient beaucoup plus facile.
Grâce à ce modèle, votre équipe peut :
- Conservez tous vos messages organisés au même endroit.
- Donnez la priorité aux discussions les plus importantes
- Assurez-vous qu'aucun message important ne soit manqué.
- Collaborez plus efficacement sans discuter de choses désordonnées
💡Conseil de pro : l'utilisation de modèles de plans de communication peut vous aider à définir des objectifs de communication internes et externes clairs, ce qui facilite la collaboration.
Envoyez des messages comme un pro avec ClickUp
La manière dont nous communiquons est essentielle pour favoriser un environnement de travail positif et améliorer la fidélisation des employés. Une étude récente a révélé que seuls 9 % des employés estiment que la communication sur leur lieu de travail est précise, ouverte et opportune. Mais cela ne doit pas nécessairement être votre réalité.
Grâce à l'intégration Slack de ClickUp, vous pouvez combler les lacunes en matière de communication et vous assurer que votre équipe reçoit les mises à jour pertinentes en temps opportun. La communication passe d'un mode cloisonné à un mode transparent, et votre équipe peut se concentrer sur la contribution optimale à chaque projet.
Le plus gros avantage ? Avec ClickUp, tout ce dont vous avez besoin pour travailler (messages, tâches, vues, tableaux de bord, etc.) est regroupé au même endroit. Les discussions en temps réel, la possibilité de transformer les messages directs en tâches détaillées et les options de visualisation des discussions font de cette plateforme un outil complet de gestion de projet.
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