Êtes-vous quelqu'un qui réfléchit à la manière d'utiliser Slack de manière sûre et efficace ? Des questions comme "Puis-je envoyer une photo de mon chien à mon équipe ?", "Ont-ils vu mes messages ?", "Puis-je envoyer des emojis ?" et "Dois-je envoyer ce texte dans un message direct ou sur le chat de l'équipe ?" tournent-elles dans votre esprit ?
Eh bien, vous n'êtes probablement pas le seul, car la plupart d'entre nous craignent les risques de mauvaise communication en discutant. Il est facile de brouiller la frontière entre le personnel et le professionnel.
C'est pourquoi une organisation doit avoir des règles officielles de des forfaits de communication qui dictent la manière dont les employés communiquent au travail.
Une communication efficace sur le lieu de travail via des plateformes telles que Slack et ses alternatives est une compétence qui ne vient pas forcément facilement à tout le monde. Mais la bonne nouvelle, c'est que tout le monde peut apprendre l'étiquette Slack à son rythme et à sa marge pour utiliser la plateforme de communication de manière optimale grâce à notre guide de l'étiquette Slack.
Comprendre l'étiquette Slack
L'étiquette Slack signifie simplement suivre des règles et des directives non dites qui peuvent vous éviter les tracas de la mauvaise communication, du jugement et de la clarification de l'intention lors de l'utilisation de la plateforme. Elle comprend les bonnes pratiques en matière de communication, de collaboration et de création de communautés au sein des équipes et des canaux Slack.
Ces règles non dites :
- Vous donner une image professionnelle
- Vous aider à mieux communiquer
- Vous éviter de faire un gâchis devant votre équipe ou, pire, devant votre organisation !
- Maximiser votre productivité
Nous avons rassemblé quelques stratégies de communication et des conseils pour permettre une collaboration productive au sein de l'équipe.
Les choses à faire et à ne pas faire dans Slack
Maintenant que vous savez pourquoi nous devons respecter l'étiquette de Slack, comprenons certaines des choses les plus importantes à faire et à ne pas faire lors de l'utilisation de Slack et vérifions quelques conseils d'étiquette de Slack.
Soyez direct dans vos messages
Ne commencez pas vos messages directs sur Slack par un "hey" ou un "hello" sans les faire suivre de l'intention de votre message. Assurez-vous d'inclure la raison de vos messages sur Slack de manière croustillante.
N'oubliez pas que la personne à qui vous envoyez un message est peut-être concentrée sur un travail important. Une notification suivie d'un message vague peut perturber leur flux et entraver leur travail.
Lorsque vous envoyez un message à quelqu'un, vous devez tenir compte de son temps. Un message rapide indiquant ce que vous attendez de la personne et l'échéancier est suffisant pour qu'elle puisse agir quand elle en aura le temps.
Par exemple, au lieu de dire :
"Hé !" (il y a 1 seconde) "Tu es là ?" (il y a 1 seconde)_
et de disparaître jusqu'à ce qu'il réponde, vous pouvez dire,
_"Hey, peux-tu m'aider avec une courte description de produit pour les médias sociaux ? Je dois la soumettre avant la fin de la journée d'aujourd'hui"
Essayez de faire passer l'essentiel dans un seul message Slack au lieu d'en envoyer plusieurs. Utilisez des puces, du texte en gras, de l'italique et des nombres pour que votre message puisse être scanné.
via Slack
Utiliser des canaux et des fils publics pour une meilleure communication sur le lieu de travail
Les canaux Slack sont parfaits pour les discussions de groupe concernant un sujet, un service, un évènement ou un projet spécifique. Utilisez les canaux Slack pour parler de sujets spécifiques et constituer un référentiel de groupe de toutes les informations connexes.
Si vous envoyez directement un message à un collègue pour lui demander des mises à jour ou des doutes concernant une campagne qui concerne plus de deux d'entre vous, vous laissez place à de multiples discussions sur le même problème. Vous risquez de passer à côté d'informations importantes et de perdre du temps à clarifier le même doute.
Au lieu de cela, optimiser la communication au sein de l'équipe et envoyez un message Slack sur le canal ou le fil Slack spécifique en étiquetant la personne à qui vous posez une question. De cette façon, tout le monde sur le projet peut connaître la progression, les goulets d'étranglement ou tout autre élément lié au projet.
À long terme, il sera également plus rapide de sauter sur le canal et de rechercher toute information dont vous pourriez avoir besoin pour poursuivre le projet ou pour analyser les résultats une fois le projet terminé.
Vous pouvez également pousser vos équipes à utiliser des canaux Slack publics pour tenir des réunions de travail sessions de brainstorming pour tout projet, campagne ou évènement. Lancez la session en posant une question ouverte dans le canal et en demandant à chacun d'ajouter ses idées dans un fil.
Le fait de répondre dans un fil permet de désencombrer le canal et de garder le contrôle de votre espace de travail. Grâce aux fils de discussion, vous pouvez créer des silos d'informations au sein d'un canal plus large qui optimisera votre banque d'informations.
💡 Les fils de discussion sont le moyen le plus simple de maintenir le flux de la discussion et d'initier la collaboration.
Accuser réception des messages dès que possible
Les équipes à distance s'appuient fortement sur des canaux de communication tels que Slack, Teams et Google Meet, car elles ne peuvent pas se réunir en personne pour clarifier les doutes. Ainsi, même si vous recevez un message alors que vous êtes occupé, vous pouvez en accuser réception immédiatement.
Accuser réception du message permet d'instaurer un climat de confiance, en particulier dans les équipes à distance. Il rassure la personne en lui montrant que vous avez vu le message.
Il peut s'agir d'un simple $$$a : "Noté. Je travaillerai sur ce point dans l'après-midi"
Utiliser les mentions avec discernement
Nous comprenons qu'il est important de mentionner ou d'étiqueter quelqu'un sur une plateforme de communication pour s'assurer que la personne à qui vous voulez parler voit votre message. Cependant, l'utilisation excessive de la fonctionnalité @tous ou @canal peut être intrusive et envoyer des notifications inutiles aux autres membres de l'équipe. Utilisez ces étiquettes uniquement lorsque vous souhaitez vous adresser à l'ensemble du canal.
Si vous souhaitez qu'un membre spécifique de l'équipe réponde à une demande individuelle, @$$a ne mentionne que lui dans votre message dans ce groupe particulier afin qu'il sache qu'il nécessite une réponse spécifique.
Cela permettra également de s'assurer que les autres membres de l'équipe sont au courant du problème, même s'il n'appelle pas directement une réponse de leur part. Cette fonctionnalité est géniale, mais seulement si elle est utilisée à bon escient.
Par exemple, au lieu d'écrire un message vague sur le canal, comme :
"Quelqu'un peut-il m'aider en cas de doute sur l'évènement ?"
Vous pouvez écrire :
_"@amy @lee, pouvez-vous m'aider avec une question sur l'évènement ou me dire qui peut m'aider à ce sujet ?"
Mettez à jour votre statut et votre temps de travail
via Slack La fatigue des notifications est bien réelle ! C'est pourquoi vous devez respecter la disponibilité de vos collègues en vérifiant leur statut avant de les contacter. Slack offre également la possibilité de mettre à jour votre statut.
Vous pouvez utiliser cet espace pour ajouter votre timing de travail, votre fuseau horaire et vos messages OOO et informer votre équipe lorsque vous êtes absent, en mode focus ou en réunion. De cette façon, si quelqu'un veut vous joindre, il sait que vous n'êtes pas disponible et peut demander de l'aide à quelqu'un d'autre ou attendre que vous soyez disponible.
💡Une bonne étiquette sur Slack n'est pas seulement destinée aux autres. Vous pouvez maximiser votre productivité en utilisant la fonctionnalité de statut pour éviter de vous faire spammer. Lorsque vous avez mis à jour vos disponibilités, les membres de l'équipe ne doivent pas vous déranger lorsque vous n'êtes pas disponible.
N'hésitez pas à transformer les discussions en réunions
D'après le 55/38/7 formule la communication est composée à 55 % de non verbal, à 38 % de vocal et à 7 % de mots seulement. Même s'il est facile de parler par texte, il est parfois plus efficace d'avoir une vidéo ou une réunion en face à face plutôt que de taper sans fin ou de spammer le groupe en essayant d'expliquer quelque chose en détail.
Les gens se connectent mieux lorsqu'ils voient le langage corporel, les expressions et les gestes de l'autre.
Les examens de performance, les évaluations, les sessions de retour d'information, les sessions de formation, les examens des clients, etc. nécessitent une touche humaine qui n'est possible qu'avec des réunions en face à face. De même, les synchronisations quotidiennes pour les mises à jour et les réunions de mêlée doivent se faire en personne ou par visioconférence.
Reportez-vous à ce livre de règles que nous ne jurons que par les réunions en personne l'étiquette des réunions d'équipes virtuelles et bonnes pratiques pour votre prochaine réunion.
Améliorer la communication au sein de l'équipe avec ClickUp et Slack
Alors que tant d'applications font ce que Slack fait, elles se rapprochent à peine de ce qu'il offre. En plus de ses fonctionnalités pratiques, la plateforme offre certaines des meilleures intégrations pour stimuler la collaboration sur le lieu de travail.
Par exemple, la solution ClickUp de Intégration de Slack combine la collaboration en ligne et la gestion de projet pour en faire une application tout-en-un.
Combinez les pouvoirs de la gestion de projet et de la collaboration avec l'intégration ClickUp Slack
En termes simples, cette intégration vous permet d'utiliser Slack pour la gestion de projet ! L'intégration de ClickUp avec Slack peut également améliorer l'étiquette Slack de votre équipe en vous permettant de créer des tâches et des commentaires à partir des messages ! Il suffit de taper /ClickUp nouveau à partir de n'importe quel message Slack pour les ajouter en tant que tâches à ClickUp.
Créer et gérer des tâches sur ClickUp grâce à son intégration Slack
Vous pouvez envoyer des notifications sur le statut du travail, les nouveaux commentaires, les mises à jour, etc. directement sur votre canal Slack.
Avec L'affichage du chat de ClickUp vous pouvez partager des mises à jour, lier des ressources et communiquer de manière transparente avec les membres de l'équipe concernant divers projets sans quitter la plateforme.
Vous pouvez rationaliser et désencombrer la communication de l'équipe avec des canaux de discussion en temps réel.
Ajoutez n'importe qui à la discussion avec les @mentions et attribuez des mentions pour que votre équipe continue à avancer sur les éléments d'action.
Discutez tout en travaillant côte à côte avec l'affichage Chat de ClickUp
Mieux communiquer et collaborer avec Slack et ClickUp
Slack est un outil formidable qui permet d'équilibrer les discussions professionnelles et personnelles. C'est pourquoi il est très facile de tomber dans des habitudes de communication informelles qui pourraient entraver la productivité de l'équipe, vous faire paraître non professionnel et entraîner des erreurs de communication.
Des messages effacés à l'utilisation judicieuse des canaux, le respect de ces quelques règles d'étiquette de Slack devrait rendre votre prochaine expérience avec l'application plus amusante et fructueuse !
Vous pouvez également envisager de paramétrer des smart objectifs de communication au sein de l'organisation afin de s'assurer que chacun transmet son message de manière claire et productive.
La combinaison ClickUp-Slack offre ici un grand avantage ! La combinaison des fonctionnalités de ces deux applications offre un moyen simple d'améliorer la communication et la productivité de l'équipe. Essayez ClickUp dès aujourd'hui et débloquez un nouveau niveau d'efficacité !