Etiquette Slack : Les choses à faire et à ne pas faire pour utiliser Slack au travail

« Puis-je envoyer une photo de mon chien à mon équipe ? »« Dois-je envoyer cela par message privé ou sur le canal de l'équipe ? »« Ont-ils seulement vu mon message ? »

Si ces questions vous semblent familières, c'est parce que Slack facilite la communication, mais ne la rend pas toujours claire. La frontière entre le ton informel et le ton professionnel devient rapidement floue, et sans normes appropriées, même les messages les plus anodins peuvent entraîner de gros malentendus.

Messages tardifs, fils de discussion chaotiques, @mentions mal utilisées... Il suffit de peu pour que les discussions d'équipe deviennent désordonnées. C'est pourquoi les outils de communication ont besoin de plus que des emojis et des notifications. Ils ont besoin d'étiquette.

📘 Dans ce guide, nous vous dévoilons les règles d'or de l'étiquette Slack pour aider votre équipe à rester respectueuse, concentrée et asynchrone.

Et si vous recherchez quelque chose qui va au-delà du simple fait de discuter ? Restez avec nous, nous vous présenterons également une alternative qui offre bien plus que Slack. 😉

Qu'est-ce que l'étiquette Slack ?

Le savoir-vivre sur Slack consiste simplement à suivre des règles et des directives tacites qui peuvent vous éviter les tracas liés aux malentendus, aux jugements et aux clarifications d'intention lors de l'utilisation de la plateforme. Il comprend les bonnes pratiques en matière de communication, de collaboration et de création de communautés au sein des équipes et des canaux Slack.

Ces règles tacites vous permettront :

Nous avons compilé quelques stratégies et conseils de communication pour permettre une collaboration productive au sein de votre équipe.

Les choses à faire et à ne pas faire sur Slack

Maintenant que vous savez pourquoi il est important de respecter les règles de conduite sur Slack, découvrons ensemble les choses à faire et à ne pas faire lorsque vous utilisez Slack, ainsi que quelques conseils pratiques.

Les bonnes pratiques sur Slack : ce que vous devez toujours faire :

✔️ Soyez direct dans vos messages

Ne commencez pas vos messages directs sur Slack par un « hey » ou un « hello » sans préciser l'objet de votre message. Veillez à indiquer clairement la raison de vos messages Slack.

N'oubliez pas que la personne à qui vous envoyez un message est peut-être concentrée sur un travail important. Une notification suivie d'un message vague peut perturber son flux de travail et la gêner dans ses tâches.

Lorsque vous envoyez un message à quelqu'un, vous devez tenir compte de son emploi du temps. Un message rapide indiquant ce que vous attendez de lui et l'échéancier suffit pour qu'il puisse agir dès qu'il en aura le temps.

Par exemple, au lieu de dire :

« Salut ! » (il y a 1 seconde) « Tu es là ? » (il y a 1 seconde)

Et puis disparaître jusqu'à ce qu'ils répondent, vous pouvez dire :

« Salut, peux-tu m'aider à rédiger une brève description de produit pour les réseaux sociaux ? Je dois la soumettre avant la fin de la journée. »

Essayez de transmettre l'essentiel dans un seul message Slack plutôt que d'envoyer plusieurs messages. Utilisez des puces, du texte en gras, en italique et des nombres pour rendre votre message plus lisible.

✔️ Utilisez les canaux publics et les fils de discussion pour améliorer la communication sur votre lieu de travail.

Les canaux Slack sont parfaits pour les discussions de groupe concernant un sujet, un service, un évènement ou un projet spécifique. Utilisez les canaux Slack pour discuter de sujets spécifiques et créer un référentiel de groupe contenant toutes les informations connexes.

Si vous envoyez directement un message à un collègue pour obtenir des informations ou lui faire part de vos doutes concernant une campagne qui ne concerne pas uniquement vous deux, vous risquez de multiplier les discussions sur le même problème. Vous risquez ainsi de passer à côté d'informations importantes et de perdre du temps à clarifier le même doute.

Optimisez plutôt la communication au sein de l'équipe et envoyez un message Slack sur le canal ou le fil de discussion Slack spécifique, en taguant la personne à qui vous souhaitez poser une question. De cette façon, tous les membres du projet peuvent se tenir informés de la progression, des obstacles ou de tout autre élément lié au projet.

À long terme, il sera également plus rapide de simplement vous connecter au canal et de rechercher les informations dont vous pourriez avoir besoin pour poursuivre le projet ou revenir en arrière une fois celui-ci terminé afin d'analyser les résultats.

Vous pouvez également encourager vos équipes à utiliser les canaux Slack publics pour organiser des sessions de brainstorming pour tout projet, campagne ou évènement. Lancez la session en posant une question ouverte dans le canal et en demandant à chacun d'ajouter ses idées dans un fil de discussion.

Répondre dans un fil de discussion permet de désencombrer le canal et vous aide à garder le contrôle de votre environnement de travail. Grâce aux fils de discussion, vous pouvez créer des silos d'informations au sein d'un canal plus large, ce qui optimisera votre banque d'informations.

💡 Les fils de discussion sont le moyen le plus simple de maintenir le flux de discussion et d'initier la collaboration.

✔️ Répondez aux messages dès que possible

Les équipes à distance dépendent fortement des canaux de communication tels que Slack, Teams et Google Meet, car elles ne peuvent pas se rencontrer en personne pour clarifier leurs doutes. Ainsi, même si vous recevez un message lorsque vous êtes occupé, vous pouvez y répondre immédiatement.

Accuser réception du message contribue à instaurer un climat de confiance, en particulier au sein des équipes à distance. Cela rassure la personne qui vous a envoyé le message en lui confirmant que vous l'avez bien reçu.

Cela peut être aussi simple que « Noteé. Je m'en occuperai cet après-midi. »

✔️ Utilisez les mentions à bon escient

Nous comprenons qu'il est essentiel de mentionner ou de taguer quelqu'un sur une plateforme de communication pour vous assurer que la personne à qui vous souhaitez vous adresser voit votre message. Cependant, une utilisation excessive des fonctionnalités @everyone ou @channel peut être intrusive et envoyer des notifications inutiles aux autres membres de l'équipe. N'utilisez ces étiquettes que lorsque vous souhaitez vous adresser à l'ensemble du canal.

Si vous souhaitez qu'un membre spécifique de l'équipe réponde à une demande individuelle, @mentionnez uniquement cette personne dans votre message dans ce groupe particulier afin qu'elle sache qu'une réponse spécifique est requise.

Cela permettra également de s'assurer que les autres membres de l'équipe sont au courant du problème, même s'il ne nécessite pas directement leur intervention. Cette fonctionnalité est très utile, mais seulement si elle est utilisée à bon escient.

Par exemple, au lieu d'écrire un message vague sur le canal, comme :

« Quelqu'un peut-il m'aider à clarifier un doute concernant l'évènement ? »

Vous pouvez écrire :

« @amy @lee, pouvez-vous m'aider à répondre à une question concernant l'évènement ou m'indiquer qui peut m'aider ? »

✔️ Mettez à jour votre statut et vos horaires de travail

La fatigue liée aux notifications est bien réelle ! C'est pourquoi vous devez respecter la disponibilité de vos collègues en vérifiant leur statut avant de les contacter. Slack vous offre également la possibilité de mettre à jour votre statut.

Vous pouvez utiliser cet espace pour ajouter vos horaires de travail, votre fuseau horaire et vos messages d'absence, et informer votre équipe lorsque vous êtes absent, en mode concentration ou en réunion. Ainsi, si quelqu'un souhaite vous contacter, il saura que vous n'êtes pas disponible et pourra demander de l'aide à quelqu'un d'autre ou attendre que vous soyez disponible.

💡Les bonnes pratiques sur Slack ne concernent pas uniquement les autres. Vous pouvez optimiser votre productivité en utilisant la fonctionnalité de statut pour éviter d'être spammé. Lorsque vous avez mis à jour votre disponibilité, les membres de l'équipe ne devraient pas vous déranger lorsque vous n'êtes pas disponible.

✔️ Utilisez les emojis à bon escient

Les emojis sont parfaits pour donner le ton et réagir rapidement, mais dans les environnements de travail, ils sont plus efficaces lorsqu'ils sont utilisés à bon escient. Tenez-vous en à des réactions couramment comprises, telles que ✅ pour approuver, 👀 pour « examiner » ou 🎉 pour célébrer une victoire.

Évitez les longues chaînes d'émojis ou les symboles confus qui peuvent nuire à la compréhension du message. Lorsque la clarté est importante, associez l'émoji à un bref commentaire.

✔️ Planifiez vos messages à travers les fuseaux horaires

Ce n'est pas parce que vous êtes en ligne que tout le monde l'est aussi. Si votre équipe est répartie sur plusieurs fuseaux horaires, utilisez la fonctionnalité « Planifier un message » de Slack pour éviter de perturber la soirée ou le temps de concentration de quelqu'un.

Il s'agit d'une petite habitude qui favorise le travail asynchrone et témoigne de votre respect envers les limites de vos collègues.

✔️ Rédigez des messages clairs et concis.

Les longs textes sont difficiles à parcourir et encore plus difficiles à répondre. Divisez vos mises à jour en listes à puces, mettez en gras les informations importantes et soyez précis quant à ce dont vous avez besoin et quand.

La clarté aide les gens à agir plus rapidement, sans avoir à demander des précisions à plusieurs reprises.

✔️ Utilisez judicieusement les messages privés et les canaux publics.

En cas de doute, privilégiez les canaux publics. Les discussions de groupe améliorent la visibilité, aident les autres à comprendre le contexte et réduisent les questions répétitives.

Utilisez les messages privés pour les questions confidentielles, les informations personnelles ou les commentaires sensibles. La transparence renforce la confiance, alors communiquez ouvertement lorsque cela est pertinent.

✔️ Organisez les canaux avec des noms et des objectifs clairs.

Les canaux Slack ne sont utiles que si les utilisateurs savent où se trouve chaque information. Utilisez des conventions de nommage telles que #team-design ou #content-qa, et rédigez une brève description afin que les nouveaux membres de l'équipe puissent naviguer en toute confiance.

Nettoyez régulièrement les canaux inactifs afin de réduire le bruit et de préserver la concentration dans votre environnement de travail.

Les interdits de Slack : ce qu'il faut éviter à tout prix

❌ Ne détournez pas les canaux avec des discussions hors sujet.

Il est tentant de partager un mème amusant, une pensée aléatoire ou une opinion brûlante lorsque le chat de l'équipe est actif, mais cela ne signifie pas que tous les canaux sont adaptés à cela.

Détourner une discussion ciblée (comme un fil de discussion sur le lancement d'un produit ou l'évaluation d'une campagne) avec du contenu sans rapport peut perturber le flux de la discussion, distraire les autres et noyer les mises à jour essentielles.

Créez ou utilisez des canaux Slack dédiés tels que #aléatoire, #off-topic ou #watercooler pour les discussions informelles. Cela permet de rester concentré dans les espaces critiques pour le travail tout en donnant à votre équipe la possibilité de créer des liens.

💡 Si le canal porte un nom tel que #lancement-produit, considérez qu'il est destiné à cet usage et à rien d'autre.

❌ N'envoyez pas de messages d'une seule ligne à un rythme effréné.

Taper plusieurs messages Slack à la suite, chacun sur une seule ligne, comme :

... génère de multiples notifications et perturbe le flux de travail de vos collègues.

Cette habitude est source de distraction et d'inefficacité, en particulier dans les environnements à distance où la communication asynchrone est importante. Prenez plutôt quelques secondes supplémentaires pour rédiger votre message dans son intégralité. Utilisez des sauts de ligne, des puces et des caractères gras pour faciliter la lecture.

❌ Ne posez pas de questions avant d'avoir lu le fil de discussion.

Avant de poster une requête dans un canal Slack très fréquenté, faites défiler vers le haut. Il se peut que votre requête ait déjà reçu une réponse ou que quelqu'un ait partagé le contexte dont vous avez besoin.

Ignorer le fil de discussion existant et poster un message tel que « Quel est le programme pour l'appel client d'aujourd'hui ? » peut entraîner des réponses répétitives, frustrer vos collègues et encombrer les discussions.

Respectez le temps que les gens ont passé à rédiger des mises à jour claires en les lisant. Si vous avez un doute, vous pouvez répondre au fil de discussion ou demander des précisions poliment : « J'ai vu la mise à jour de Sarah, je voulais juste confirmer si l'appel est toujours prévu à 14 h. »

❌ Ne vous fiez pas uniquement à Slack comme source d'informations fiables.

Slack est destiné aux discussions, pas aux décisions. Si une décision importante est prise dans un fil de discussion Slack (comme la finalisation d'un changement de prix ou d'un accord client) et qu'elle n'est pas documentée ailleurs, elle est considérée comme oubliée.

Les messages Slack peuvent être noyés dans la masse, supprimés ou perdus au fil du temps. Pour les mises à jour, processus ou livrables importants, assurez-vous de les consigner dans votre outil de gestion de projet (comme les tâches ClickUp), ClickUp Docs ou les wikis internes.

✍️ « Si c'est important, cela ne doit pas rester uniquement sur Slack. »

❌ Ne laissez pas les discussions ouvertes

Imaginez que vous demandiez de l'aide, que vous obteniez une excellente suggestion, puis... plus rien. Aucune réaction, aucun « merci », aucune mise à jour sur ce qui s'est passé.

Laisser des discussions en suspens crée une ambiguïté. La solution a-t-elle fonctionné ? Avez-vous encore besoin d'aide ? Quelqu'un doit-il assurer le suivi ?

Bouclez la boucle en réagissant avec un ✅, en répondant rapidement « Ça marche ! » ou en fournissant un résumé brièvement de ce que vous avez fait ensuite. Cela témoigne de votre respect et de votre reconnaissance et renforce les habitudes de communication au sein de l'équipe.

👂 Considérez Slack comme une véritable discussion : ne partez pas au milieu d'une phrase.

❌ N'hésitez pas à transformer vos discussions en réunions.

Selon la formule 55/38/7, la communication est composée à 55 % de communication non verbale, à 38 % de communication vocale et à 7 % de communication par texte. Même s'il est très facile de communiquer par texte, il est parfois plus efficace d'organiser une réunion par vidéo ou en face à face plutôt que de taper sans fin ou d'envoyer des messages en masse au groupe pour expliquer quelque chose en détail.

Les gens ont une meilleure connexion lorsqu'ils peuvent voir le langage corporel, les expressions et les gestes de leurs interlocuteurs.

Les évaluations de performances, les entretiens d'évaluation, les sessions de feedback, les sessions de formation, les évaluations clients, etc. nécessitent une touche humaine, ce qui n'est possible qu'avec des réunions en face à face. De même, il faut synchroniser quotidiennement les données pour les mises à jour quotidiennes et les réunions scrum, ce qui se fait en personne ou par visio-conférence.

Consultez ce guide que nous recommandons vivement pour connaître les règles de conduite à adopter lors des réunions d'équipe virtuelles et les bonnes pratiques à suivre pour votre prochaine réunion.

Améliorer la communication au sein de l'équipe avec ClickUp et Slack

Bien que de nombreuses applications offrent les mêmes fonctionnalités que Slack, elles sont loin d'égaler ce que propose cette dernière. En plus de ses fonctionnalités pratiques, la plateforme offre certaines des meilleures intégrations pour stimuler la collaboration au travail.

Par exemple, l'intégration Slack de ClickUp combine la collaboration en ligne et la gestion de projet pour créer une application tout-en-un.

En bref, grâce à cette intégration, vous pouvez utiliser Slack pour la gestion de projet!

L'intégration de ClickUp à Slack peut également améliorer les habitudes de votre équipe sur Slack en vous permettant de créer des tâches et des commentaires à partir de messages ! Il vous suffit de taper /ClickUp new dans n'importe quel message Slack pour les ajouter comme tâches à ClickUp.

Vous pouvez envoyer des notifications concernant le statut du travail, les nouveaux commentaires, les mises à jour, etc. directement sur votre canal Slack.

Ou... Remplacez complètement Slack par ClickUp Chat.

Mais que se passerait-il si vous n'aviez pas besoin de deux outils distincts pour discuter et effectuer le travail ?

Si vous cherchez à réduire la surcharge d'outils et à rationaliser votre flux de travail, ClickUp Chat est plus qu'une simple intégration à Slack : c'est une solution de messagerie intégrée puissante qui regroupe la gestion des tâches, l'assistance IA et les discussions en temps réel en un seul endroit. C'est comme Slack, mais avec une fonctionnalité de productivité intégrée.

Voyons cela de plus près. 👇

Si Slack vous aide à communiquer, ClickUp Chat vous aide à communiquer et à agir au même endroit. Il s'agit d'un outil de chat complet intégré à votre environnement de travail qui vous permet de centraliser les discussions, d'attribuer instantanément du travail et de maintenir les discussions en lien avec vos objectifs.

Que vous discutiez de manière informelle, preniez des décisions ou collaboriez entre différents services, ClickUp Chat offre bien plus qu'une simple messagerie : il transforme les conversations en résultats concrets.

En quoi ClickUp Chat est-il différent ?

Messages et fils de discussion épinglés : gardez les messages ayant une priorité élevée en haut de chaque discussion et restez concentré grâce à des fils de discussion dédiés dans les tâches et les documents.

Transformez instantanément les messages en tâches : finie la confusion autour des responsabilités de chacun. Attribuez des tâches, planifiez-les et ajoutez des détails directement depuis une conversation.

Messagerie alimentée par l'IA : utilisez ClickUp Brain pour résumer les fils de discussion, suggérer des réponses, reformuler des messages ou rédiger des réponses dans différents fuseaux horaires.

Intégré à votre flux de travail : ClickUp Chat se trouve là où vous travaillez, c'est-à-dire dans les tâches, les documents, les Tableaux blancs et les tableaux de bord.

Slack vs ClickUp Chat : quelle est la différence ?

Communiquez et collaborez plus efficacement avec Slack et ClickUp

Slack est un outil de communication puissant, mais sans les bonnes règles de conduite, même les meilleurs messages peuvent se perdre dans une multitude de notifications, de messages vagues et de canaux chaotiques.

En suivant ces quelques conseils simples, vous pouvez créer une culture d'entreprise où la communication est respectueuse, asynchrone et claire, que vous travailliez avec différents services ou sur plusieurs fuseaux horaires.

Vous recherchez un environnement de travail plus pratique et tout-en-un ? ClickUp réunit la messagerie, la gestion des tâches et l'assistance alimentée par l'IA dans une plateforme rationalisée. Vous pouvez l'intégrer à Slack pour rendre vos discussions plus productives, ou passer à ClickUp Chat pour centraliser la collaboration, éliminer les changements d'onglets et transformer les messages en résultats.

💬 Des discussions plus intelligentes commencent ici — Essayez ClickUp gratuitement et faites passer la communication de votre équipe au niveau supérieur.