Comment utiliser la messagerie instantanée au travail ?

Nous sommes lundi matin. Vous avez ouvert votre ordinateur portable, une tasse de café à côté de vous, et vous vous préparez à relever les défis de la journée.

Sans surprise, votre boîte de réception ressemble à une machine à pop-corn débordant de messages non lus. Vous commencez à chercher tout ce qui est arrivé d'important au cours du week-end, sachant qu'il vous reste environ 20 minutes avant votre première réunion de la journée.

Parmi tous les fils d'e-mails et les pièces jointes, une notification attire votre attention, révélant un message clair : la réunion avec le client est reportée à demain. Vérifiez votre e-mail pour la nouvelle invitation"

Vous respirez profondément et cessez de vous précipiter.🧘🏼

C'est là toute la puissance de la messagerie instantanée : elle permet de couper court au brouhaha et de transmettre les informations importantes qui comptent vraiment, au moment où elles comptent. Alors que la boîte de réception s'encombre d'e-mails d'importance variable, la messagerie instantanée vous permet de rester au courant de tout sans vous encombrer.

Cela dit, pour tirer le meilleur parti de la messagerie instantanée au travail, il faut relever les défis en matière de sécurité et adopter les bonnes pratiques. Heureusement, nous avons tout ce qu'il faut pour vous aider à comprendre les grands avantages de la messagerie instantanée.

Comprendre la pertinence de la messagerie instantanée au travail

Des données récentes montrent que nous passons plus de 250 minutes par jour sur notre téléphone. C'est environ 70 jours de temps d'écran moyen par an.

Que nous consultions nos téléphones pour savoir ce que font nos amis, que nous vérifiions Instagram ou que nous suivions cette commande Amazon pour voir si elle a été expédiée, nos téléphones sont toujours là, à portée de main. Et la plupart d'entre nous ont installé Microsoft Teams ou Slack sur leur téléphone, ce qui garantit l'accès aux messages importants pour le travail.

Sur le lieu de travail, l'accès instantané aux messages peut s'avérer salvateur . Les e-mails traînent souvent dans la boîte de réception pendant des jours, mais les textes ? Nous les lisons presque immédiatement. Cette immédiateté fait de la messagerie instantanée un outil indispensable pour faire les choses terminées.

Mais il ne s'agit pas seulement de faire les choses. Le travail de la messagerie instantanée consiste à :

• L'amélioration de la productivité: Un message instantané signifie une réponse immédiate qui permet de prendre des décisions et de résoudre des problèmes rapidement. De plus, elle permet des sessions spontanées de brainstorming et un partage rapide des idées, ce qui accroît la productivité
• Encourager la collaboration: Grâce à la messagerie instantanée, les membres de l'équipe peuvent facilement communiquer, où qu'ils se trouvent. Non seulement les messages, mais vous pouvez également partager des fichiers, des documents et des liens, ce qui accélère les flux de travail par rapport aux longs e-mails
• Assistance à la communauté et à l'esprit d'équipe: La messagerie instantanée encourage un environnement collaboratif dans lequel les membres de l'équipe peuvent facilement partager des idées, poser des questions et apporter leur assistance. Elle peut contribuer à créer une culture d'entreprise plus positive et plus assistante en encourageant un sentiment de communauté et d'appartenance

Le rôle de la messagerie instantanée dans la culture du travail télétravail

• La messagerie instantanée encourage le brainstorming collectif, tout comme les sessions de réunion en entreprise, mais avec une archive de l'historique des messages à titre de référence. Elle permet de s'assurer que tout le monde est sur la même page
• Elle est également facilement accessible depuis différents appareils, ce qui garantit des interactions ininterrompues au travail, pendant votre trajet ou lorsque vous faites des courses
• Il offre une excellente visibilité sur les activités et les statuts des projets pour que tout le monde soit informé et impliqué, même lorsque les membres de l'équipe sont répartis sur différents fuseaux horaires

La messagerie instantanée est essentielle dans la culture du travail télétravail, car elle contribue à une communication efficace au sein de l'équipe, renforce les liens entre les membres de l'équipe, stimule la collaboration et est propice à des horaires de travail flexibles. En matière de gestion de projet, la messagerie instantanée facilite les flux de travail, encourage le compte rendu, accélère la résolution des problèmes et améliore la transparence générale.

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Bonnes pratiques pour une utilisation efficace de la messagerie instantanée au travail

Effacées, les messageries instantanées favorisent la productivité et la collaboration, et leur rôle dans la culture du travail télétravail est quasiment irremplaçable. Allons plus loin et comprenons comment elle peut générer de meilleurs résultats lorsqu'elle est utilisée avec l'intention et le soin nécessaires.

Voici quelques règles de base et règles d'étiquette à respecter lors du travail avec la messagerie instantanée sur le lieu de travail :

1. Soyez professionnel

À première vue, le travail par messagerie instantanée peut apparaître comme un outil informel, compte tenu de sa conception et de son mécanisme. Mais il s'agit tout de même d'un une application de messagerie pour les entreprises dans l'âme. Évitez donc le langage décontracté et restez professionnel. Utilisez les émojis avec parcimonie, surtout lorsque vous communiquez avec la direction ou des personnes que vous ne connaissez pas bien.

2. Venez-en au fait

L'intérêt de la messagerie instantanée est de permettre des échanges rapides et importants qui exigent une action. Si vous donnez de longues explications, vous trahissez cet objectif. Faites en sorte que vos messages soient courts, clairs et précis.

3. Respecter la confidentialité

Évitez de discuter d'informations sensibles ou confidentielles, telles que des détails personnels, des informations financières ou des données exclusives, par le biais de la messagerie instantanée. Si vous devez partager des informations sensibles, envisagez d'utiliser des canaux de communication sécurisés tels que des e-mails cryptés ou des réunions en face à face.

4. Des réponses rapides

Des instructions invitées sont essentielles pour une communication et une collaboration efficaces sur le lieu de travail. Lorsque vous recevez un message, faites l'effort d'y répondre dans un délai raisonnable. Vous faites ainsi preuve de respect envers vos collègues et contribuez à la maintenance d'un flux de travail productif.

5. Fixer des paramètres

La messagerie instantanée n'est pas synonyme d'accès instantané, surtout en dehors des heures de travail traditionnelles. Même pendant les heures de travail traditionnelles, votre destinataire peut être en réunion ou en plein travail.

Établissez des paramètres clairs pour votre équipe en ce qui concerne l'utilisation de la messagerie instantanée. Et surtout, fixez-vous des paramètres. Prévoyez des heures précises pour consulter vos messages et respectez-les. Définissez des paramètres et encouragez votre équipe à définir des statuts lorsqu'elle est occupée à d'autres tâches. Dans l'idéal, ne dérangez pas vos coéquipiers en dehors des heures de travail, sauf s'il s'agit d'une urgence et de mises à jour non routinières. Respectez le temps de chacun et encouragez cette culture au sein de votre équipe.

6. Restez organisé

Regroupez et libellez soigneusement vos messages dans les outils de messagerie instantanée. Créez des groupes ou des canaux différents pour des sujets spécifiques afin d'éviter les distractions et le désordre. Cela vous permet de trouver rapidement les informations dont vous avez besoin. Classez vos discussions individuelles et utilisez des couleurs ou d'autres marqueurs pour les mettre en évidence.

7. Mises à jour du statut

Utilisez efficacement les mises à jour de statut pour indiquer quand vous êtes occupé ou disponible. Cela vous permet de rester concentré sans interruption involontaire.

8. Réduire les distractions

Limitez les distractions pour créer un environnement de travail plus concentré et plus productif. Il s'agit notamment de minimiser l'utilisation de la messagerie instantanée pendant les réunions ou lors d'un travail nécessitant une grande concentration. Envisagez de paramétrer des moments spécifiques pour vérifier les messages et y répondre, par exemple pendant les pauses ou à la fin de la journée.

9. Utiliser un outil de gestion du travail

Les outils de gestion du travail tels que

ClickUp

centraliser communication sur le lieu de travail et simplifier les processus de messagerie afin que les équipes puissent travailler plus efficacement et rester connectées, ce qui se traduit en fin de compte par de meilleurs résultats pour les projets.

Voici quelques-unes des fonctionnalités de ClickUp qui peuvent vous aider avec la messagerie instantanée au travail :

Affichage ClickUp Chat:

Affichage ClickUp Chat

offre une interface conviviale pour l'envoi et la réception de messages en temps réel. L'affiche de discussion est intégrée de manière transparente dans le système de gestion de l'information

Environnements de travail ClickUp

qui vous permet de communiquer directement sans quitter la plateforme.

Collaborez, envoyez des fichiers et créez des canaux de discussion dédiés dans ClickUp Chat View

Vous pouvez engager des discussions en tête-à-tête ou en groupe, en gardant toutes les discussions organisées et accessibles dans l'environnement de gestion de projet.

Parmi les autres fonctionnalités offertes par l'affichage du chat, citons :

• Le partage de fichiers : Vous pouvez partager des fichiers, des documents et des images directement dans la discussion, ce qui facilite la collaboration sur les projets et le partage d'informations
• Assignation de tâches : Utilisez ClickUp @mentions pour faire participer n'importe qui à la discussion et assigner des commentaires afin de s'assurer que le travail avance sans distraction
• Intégration de la gestion des tâches : connexion transparente entre les discussions et les tâches dans ClickUp, vous permettant de discuter des détails du projet, d'assigner des tâches et de suivre la progression directement dans la discussion
• Mises à jour en temps réel : Restez au courant des développements du projet et recevez des notifications pour les attributions de tâches, les commentaires et les mentions

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ClickUp Brain: ClickUp Brain est un assistant intelligent qui vous aide à rédiger des messages efficaces. Il fournit des suggestions et des modèles pour rédiger des messages clairs et percutants, en veillant à ce qu'ils soient bien structurés et pertinents. Cette fonctionnalité améliore la qualité des interactions et évite les malentendus.

Demandez à l'IA de créer des forfaits et de rédiger des messages pour vous avec ClickUp Brain

Voici comment ClickUp Brain peut vous aider :

• Accès rapide: Utilisez la fonction de recherche pour trouver rapidement les informations dont vous avez besoin, ce qui permet de gagner du temps et de réduire la nécessité de longues discussions en amont et en aval
• Polissez vos messages: Passez vos messages à fort enjeu par ClickUp Brain pour vérifier l'orthographe, la grammaire et le ton

Automatisations ClickUp:

Automatisation de ClickUp

incluent son application de messagerie, qui permet aux utilisateurs de paramétrer des réponses automatisées et de programmer des messages.

Montez des flux de travail pour accélérer les choses au travail avec ClickUp Automatisations

Cela peut être particulièrement utile pour envoyer des rappels, des mises à jour ou des notifications sans intervention manuelle. L'automatisation maintient une communication cohérente sur le lieu de travail et garantit que les messages importants ou les mises à jour sont envoyés à la bonne personne au bon moment.

Modèle de message instantané de ClickUp:

Modèle de message instantané de ClickUp

répond à votre première crainte - comment commencer. Il est prêt à l'emploi et peut vous pousser à démarrer en quelques secondes.

Pour gérer efficacement les discussions, créez un projet distinct pour chaque sujet et invitez les membres de l'équipe concernés à rejoindre ces projets. Utilisez la barre de recherche du modèle pour localiser rapidement les messages importants et archivez ceux qui sont périmés pour organiser votre espace de travail. Vous pouvez également configurer des notifications pour rester informé de la progression des discussions et garantir des réponses en temps voulu.

Télécharger ce modèle

Évitez les discussions désorganisées et simplifiez la collaboration avec le modèle de message instantané ClickUp

Avec ce modèle, votre équipe peut :

• Organiser les discussions: Conserver tous les fils de messages dans un emplacement unique et bien structuré
• Fixer des priorités de manière efficace: Se concentrer sur les discussions les plus importantes afin de maximiser la productivité
• S'assurer qu'aucun message n'est manqué: Éviter les messages négligés ou oubliés
• Collaboration simplifiée: Dites adieu aux discussions désorganisées et profitez d'un travail d'équipe efficace

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Aspects de la sécurité de la messagerie instantanée à connaître

Les cybermenaces peuvent causer des dommages critiques à la communication des entreprises, en particulier lorsqu'il s'agit de données confidentielles de l'organisation. Voici quelques éléments à prendre en compte pour comprendre comment

La sécurité de ClickUp

par rapport à celles des autres grandes plates-formes.

1. Accès non autorisé

Conservez vos canaux et groupes internes pour empêcher les pirates d'entrer sans autorisation dans vos communications critiques pour l'entreprise. Veillez à ce que les mesures d'authentification soient solides et que tout le monde s'y conforme.

ClickUp permet aux administrateurs de définir clairement les rôles et les permissions des utilisateurs, ce qui limite en fin de compte l'accès aux informations sensibles en fonction des rôles des utilisateurs.

2. Données sensibles

La messagerie instantanée est incroyablement pratique car elle permet de partager facilement n'importe quelle information. Cependant, elle comporte également son lot de risques. L'un des plus importants est la violation de données. Les informations sensibles partagées par le biais de la messagerie instantanée peuvent constituer une cible de choix pour les pirates informatiques.

ClickUp assiste l'authentification unique (SSO), qui permet aux utilisateurs de s'authentifier à l'aide de leurs identifiants d'entreprise. Cela signifie simplement que vous éliminez le risque de gérer plusieurs mots de passe.

3. Mots de passe faibles

Nous connaissons tous la tentation d'utiliser des mots de passe fréquents et faciles à mémoriser. Ils nous permettent de nous connecter à nos comptes rapidement et sans effort. Mais la paresse peut coûter une fortune à votre organisation. Si votre mot de passe est faible ou ancien, les risques de piratage de votre compte sont plus élevés que ceux d'une personne ayant un mot de passe difficile à retenir. C'est aussi une bonne habitude de mettre à jour vos mots de passe régulièrement.

ClickUp adhère aux normes et réglementations du secteur, notamment le Règlement général sur la protection des données (RGPD), les contrôles de système et d'organisation 2 (SOC 2) et la loi californienne sur la protection de la vie privée des consommateurs (CCPA), ce qui garantit que la plateforme répond à des normes élevées en matière de sécurité et de confidentialité.

Comparaison des fonctionnalités de sécurité avec d'autres plateformes

Placé dans les favoris de l'industrie logiciel de communication d'entreprise et des applications comme Google Chat et Skype for Business disposent de fonctionnalités de sécurité robustes. Voyons comment les fonctionnalités de sécurité de ClickUp se comparent à celles d'autres applications de messagerie instantanée populaires.

Google Discuter

• Google Chat est conforme aux normes de sécurité populaires du secteur, telles que le Règlement général sur la protection des données (RGPD), la loi sur la portabilité et la responsabilité en matière d'assurance maladie (HIPAA) et la loi sur les droits et la confidentialité en matière d'éducation familiale (FERPA)
• Les messages de Google Discuss sont chiffrés tout au long de leur cycle de vie. Ils sont cryptés à la fois lors de leur transmission et de leur stockage
• Google Chat a une durée de session qui peut varier en fonction de facteurs tels que l'activité de l'utilisateur et les paramètres du compte. Par exemple, les délégués et les super administrateurs peuvent avoir des durées de session plus courtes

Skype for Business

• Microsoft utilise OAuth, un protocole d'authentification de serveur à serveur, pour garantir l'échange sécurisé de messages instantanés sur Skype for Business et ses autres produits propriétaires comme Microsoft Exchange
• Le contrôle d'accès basé sur les rôles (RABA) de Skype garantit que les utilisateurs obtiennent uniquement les permissions requises en fonction de leur rôle. Il permet de déléguer les tâches administratives et d'éviter les erreurs avec une permission complète
• Skype pour entreprise utilise la norme de chiffrement avancé (AES) à 128 bits, le protocole de transport sécurisé en temps réel (SRTP) et la sécurité de la couche de transport (TLS). En gros, on peut dire qu'ils sont en sécurité ici

Slack

• Slack propose un chiffrement de bout en bout pour les messages directs et les fichiers partagés dans les messages directs. Cela signifie que seuls vous et le destinataire prévu pouvez lire ou accéder au contenu
• Vous pouvez activer l'authentification en deux étapes (2FA) dans Slack pour ajouter une couche de sécurité supplémentaire en demandant un code à votre téléphone ou à un autre appareil en plus de votre mot de passe
• Slack adhère aux certifications de conformité aux normes de l'industrie telles que SOC 2 Type II, ISO 27001 et GDPR, démontrant ainsi son engagement en matière de protection des données

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Faire face aux défis et aux inconvénients de la messagerie instantanée

Si les avantages de la messagerie instantanée sont nombreux, elle présente aussi quelques inconvénients :

1. Distraction et faible productivité

Le flot constant de notifications d'une application de messagerie instantanée peut interrompre le flux de travail et diminuer la productivité, en faisant de votre journée une succession de "ping !" qui vous empêchent de vous concentrer sur quoi que ce soit.

Ce besoin constant de vérifier les messages peut conduire à ce que l'on appelle le "changement de contexte", où votre cerveau doit changer de vitesse, ce qui vous prive d'énergie et de temps.

Solutions:

• Fixez des moments précis dans la journée pour consulter vos messages et y répondre
• Activez les fonctionnalités "À ne pas déranger" sur votre appareil pour éviter les distractions pendant les tâches cruciales
• Définissez clairement vos priorités et allouez du temps en conséquence

2. Mauvaise communication et manque de clarté

Contrairement aux appels téléphoniques ou aux visioconférences, les messages instantanés peuvent être facilement mal interprétés en raison d'un manque de ton et de contexte, ce qui peut résulter en des conflits potentiels ou des malentendus entre les employés. Le résultat peut être que les destinataires interprètent mal l'intention ou le sérieux d'un message, ce qui peut être source de confusion ou d'offense.

Solutions:

• N'hésitez pas à demander des éclaircissements si vous n'êtes pas sûr de la signification d'un message
• Évitez le jargon et les termes ambigus. Soyez précis et direct dans vos messages
• Utilisez les émojis et les GIF avec parcimonie pour transmettre le ton et l'émotion, tout en tenant compte des différences culturelles

3. Surcharge d'informations

Une application de messagerie instantanée peut vous submerger d'informations, ce qui rend difficile l'établissement de priorités et la concentration. Cette surcharge d'informations peut résulter en une confusion, des messages manqués et des détails importants qui se perdent dans le bavardage.

Solutions:

• Utilisez la fonction de recherche pour trouver rapidement des messages ou des informations spécifiques
• Utilisez des canaux ou des dossiers pour classer les discussions et les organiser
• Mettez en sourdine les notifications des canaux ou des personnes moins importantes pour réduire la surcharge d'informations

4. Dépendance à l'égard de la technologie

Une dépendance extrême à l'égard d'une application de messagerie instantanée, quelle qu'elle soit, peut entraîner des problèmes critiques si elle est confrontée à des pépins techniques et refuse de coopérer.

Si les employés dépendent fortement de la messagerie instantanée, toute panne peut interrompre le travail. Les messages importants risquent de ne pas passer, les mises à jour critiques ne seront pas vérifiées et la prise de décision peut être retardée, ce qui entraîne de la frustration.

Solutions:

• Ne vous fiez pas uniquement à la messagerie instantanée. Envisagez d'utiliser l'e-mail, les appels téléphoniques ou les réunions en face à face pour les discussions importantes
• Élaborez des forfaits d'urgence en cas de problèmes techniques ou de pannes, par exemple en utilisant d'autres méthodes de communication
• Maintenez votre application de messagerie et le logiciel de votre appareil à jour pour minimiser les problèmes techniques

5. Manque d'interaction personnelle

La messagerie instantanée peut réduire les interactions en face à face, ce qui a un impact négatif sur vos objectifs de renforcement de l'équipe.

Sans communication en personne, il est difficile d'établir des relations saines, de comprendre les allusions non verbales et de créer un sentiment de communauté parmi les membres de l'équipe. Ce manque de connexions personnelles peut entraîner un sentiment d'isolement et affaiblir l'esprit d'équipe dans son ensemble.

Solutions :

• Promouvoir des interactions décontractées en dehors du travail, telles que des activités de renforcement de l'équipe ou des pauses café virtuelles
• Organisez régulièrement des réunions d'équipe, en personne ou virtuellement, afin d'encourager les connexions personnelles et de nouer des relations
• Lorsque c'est possible, utilisez la vidéo-conférence pour vous voir et vous entendre, ce qui peut améliorer la communication et créer des liens

6. Utilisation inappropriée

Nous pouvons naturellement nous retrouver à utiliser une application de messagerie instantanée pour des discussions non liées au travail. Lorsque nous nous laissons entraîner dans des discussions décontractées, cela peut nous distraire des tâches à accomplir.

Cette utilisation inappropriée des plateformes de messagerie peut avoir pour résultat une moindre concentration sur le travail et plus de temps consacré à des discussions hors sujet.

Solutions :

• Sensibiliser les employés aux conséquences potentielles d'une utilisation inappropriée et encourager un comportement responsable
• Établir des lignes directrices claires pour l'utilisation appropriée de la messagerie instantanée sur le lieu de travail

7. Difficulté de suivi et de compte rendu

Il peut être difficile d'assurer le suivi des discussions et de garantir le compte rendu avec la messagerie instantanée, en particulier dans des conditions de travail télétravail.

Les discussions et décisions importantes risquent d'être noyées dans les messages, ce qui rend difficile de passer en revue les interactions passées ou de tenir les employés responsables de leurs contributions et de leurs validations.

Solutions:

• Communiquez clairement vos attentes en matière de temps de réponse, de compte rendu et de documentation
• Consultez l'historique des discussions pour suivre les discussions, les listes de choses à faire et les décisions

L'approche de ClickUp en matière de messagerie instantanée

• Les paramètres et les politiques de l'environnement de travail peuvent être configurés pour s'aligner sur les directives de l'entreprise et contrôler l'utilisation
• Les journaux d'audit détaillés, l'historique des messages et les fonctionnalités d'attribution de tâches contribuent à améliorer le suivi et la responsabilisation
• Les checklists de ClickUp fournissent des outils tels que des étiquettes, des fils et des canaux pour gérer et hiérarchiser les informations de manière efficace
• Les paramètres de notification personnalisables et les modes Ne pas déranger vous aident à gérer les distractions
• Les fonctionnalités intégrées à son application de messagerie instantanée, comme les discussions filées et la modification des messages, améliorent la clarté et le contexte.
  La modification en cours de l'IA de ClickUp de ClickUp vous aident à modifier le cours d'un message, ou vous pouvez également modifier le texte existant
• Garantit une disponibilité et une fiabilité élevées grâce à une maintenance régulière et une infrastructure robuste
• Intégration avec les outils de vidéo conférence et encouragement à l'utilisation des outils de vidéo conférencela communication hybride stratégies

Tirer parti de la messagerie instantanée au travail pour une communication efficace

L'évolution des outils de messagerie instantanée, en particulier avec des plateformes comme ClickUp et d'autres applications de messagerie instantanée populaires, a parcouru un long chemin depuis ses humbles débuts.

Les plateformes de messagerie instantanée étaient au départ de simples outils pour des échanges rapides, mais elles ont évolué vers des plateformes sophistiquées qui intègrent d'étonnantes fonctionnalités de gestion de projet.

Tirez donc parti des fonctionnalités de ClickUp, telles que l'affichage du Chat, l'assistant IA, l'automatisation et les modèles de messagerie, pour utiliser efficacement la messagerie instantanée au travail.

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