Vous devez envoyer un message dans Microsoft Teams, mais ce n'est pas le bon moment ? Il est peut-être tard, ou votre équipe se trouve dans un fuseau horaire différent.
Pas d'inquiétude ! Vous pouvez simplement programmer des messages sur Microsoft Teams et les envoyer exactement au moment voulu.
Cette fonctionnalité garantit que votre équipe recevra votre message instantané au bon moment, afin que personne ne le manque. Que vous utilisiez l'application Teams ou Teams mobile, il est très simple de définir un paramètre personnalisé pour votre message programmé.
Dans cet article, nous vous montrerons comment programmer des messages sur Microsoft Teams, nous vous donnerons quelques conseils et nous aborderons certaines limites de la fonctionnalité de programmation des messages.
Comment programmer des messages sur Teams ?
La planification des messages témoigne du respect des limites de travail de votre équipe et favorise la collaboration au moment opportun. Avec l'application Microsoft Teams, quelques clics suffisent pour planifier des messages.
⭐ Modèle présenté
Vous êtes frustré par les possibilités limitées de planification des messages dans Teams ? Le modèle de message instantané gratuit de ClickUp facilite la planification, l'organisation et la rationalisation de la communication au sein de l'équipe, sans désordre ni messages manqués.
Vous pouvez programmer des messages instantanés à l'aide de l'application mobile Teams et de la version de bureau. Nous aborderons le processus étape par étape pour programmer, modifier ou reprogrammer des messages à l'aide de la version de bureau de Teams.
1. Envoyer un message de chat planifié
- Rédigez un message dans la boîte de discussion de votre équipe et cliquez avec le bouton droit de la souris sur le bouton « Envoyer ».
- Vous pouvez ensuite choisir une date et une heure particulières dans la Box Planifier l'envoi.
- Une fois que vous avez sélectionné une heure, appuyez sur le bouton « Envoyer à l'heure prévue » pour programmer vos messages.
Et voilà ! Vous avez planifié un message pour votre équipe, et le message différé sera automatiquement envoyé à la personne concernée à l'heure prévue.
2. Reprogrammez l'heure d'envoi de votre message instantané
Imaginons que vous ayez programmé par erreur une heure ou une date incorrecte en raison de changements de dernière minute. Vous pouvez facilement reprogrammer l'heure d'envoi de vos messages instantanés dans l'application Teams.
- Passez la souris sur le message programmé et cliquez sur « Modifier ». À partir des mêmes options, vous pouvez appuyer sur « Supprimer » si vous souhaitez supprimer le message programmé.
- Pour reprogrammer la nouvelle date, sélectionnez la flèche vers le bas à côté de l'option de date et d'heure programmées.
- Un menu contextuel avec des options de date et d'heure apparaîtra pour vous permettre de choisir un autre créneau.
- Modifiez la date et l'heure, et vous y êtes presque !
- Sélectionnez « Continuer » et cliquez sur « Terminé » pour enregistrer la mise à jour. Vos messages programmés seront envoyés à la nouvelle heure.
En savoir plus : Guide complet sur la gestion de projet avec Microsoft Teams
3. Planifier des messages de chat quotidiens récurrents
Pour planifier des messages quotidiens récurrents sur Teams, vous pouvez utiliser Power Automate.
- Rendez-vous sur le site web Power Automate et connectez-vous à l'aide de votre compte Microsoft Teams.
- Appuyez sur « Créer » et sélectionnez « Flux cloud planifié ».
- Vous devez ensuite choisir un nom pour le flux (par exemple, « Mise à jour quotidienne des e-mails à froid des clients »).
- Sélectionnez une date de début, une heure et des options de répétition. Vous pouvez programmer des messages récurrents uniquement pour des jours spécifiques ou pour tous les jours ouvrables de la semaine.
- Une fois que vous avez terminé de programmer une heure personnalisée, cliquez sur « Créer » et sélectionnez « Nouvelle étape ».
- Plusieurs actions vous seront proposées. Choisissez « Publier un message dans le chat ou le canal ».
- Sous l'option « Publier en tant que », vous pouvez choisir Utilisateur ou Bot Flow.
- Ensuite, dans l'option « Publier dans », choisissez Canal.
- Choisissez votre équipe et votre canal préférés, puis rédigez votre message programmé.
- Cliquez sur « Enregistrer » et le tour est joué ! Ces messages récurrents seront envoyés automatiquement à l'heure prévue.
C'est aussi simple que cela d'envoyer des messages programmés à l'aide de l'application Teams.
💡Conseil de pro : utilisez un modèle de plan de communication pour définir vos stratégies de communication interne et externe et regrouper les informations clés dans un emplacement centralisé pour en faciliter l'accès.
Limites de l'utilisation de Microsoft Teams pour la communication
Bien que l'utilisation de Teams pour planifier des messages semble très intéressante, cette application de messagerie professionnelle présente quelques limites qui peuvent avoir un impact sur l'efficacité et la collaboration d'une équipe. Voici quelques inconvénients de l'application Teams que vous devez connaître avant de choisir Teams comme outil de communication principal :
- Processus d'installation complexe : le processus d'installation du chat peut s'avérer difficile et fastidieux pour les membres de l'équipe. Ils doivent choisir entre différents canaux et équipes, et la création de canaux en double nécessite un effort manuel.
- Nombre limité de canaux : Microsoft Teams permet de gérer uniquement 200 canaux de discussion standard et 30 canaux de discussion privés. Ce nombre limité de canaux peut s'avérer insuffisant pour les grandes entreprises qui comptent des équipes et des services diversifiés.
- Paramètres de permission inefficaces : le partage de fichiers et de canaux est très facile dans MS Teams, mais vous ne pouvez pas vraiment contrôler qui voit quoi. Tout le monde a accès à tout par défaut, ce qui fonctionne jusqu'à ce que vous ayez besoin d'un contrôle plus poussé. Imaginons que vous fassiez appel à un consultant pour un projet. Il peut également voir les autres projets. À l'heure actuelle, il n'existe aucun moyen de donner à quelqu'un l'accès à un seul canal ou de personnaliser les permissions.
- Capacités d'organisation limitées : les fichiers que vous avez partagés dans vos discussions sont stockés dans le dossier racine du canal. Si vous essayez de classer ces fichiers dans des dossiers bien organisés, les liens vers les fichiers dans les discussions risquent d'être rompus et vous pourriez perdre les fichiers.
- Expérience de réunion en ligne médiocre : Microsoft Teams a fait d'énormes progrès en termes de fonctionnalités, mais l'expérience de réunion en ligne reste peu fluide. Certaines fonctionnalités ne sont pas intuitives, comme l'impossibilité de prendre des notes dans OneNote pendant les réunions.
Vous ne pouvez toujours pas quitter complètement la plateforme Microsoft Teams ? Nous avons la solution ! Vous pouvez activer l'intégration ClickUp Microsoft Teams pour envoyer un nombre illimité de messages, contrôler l'accès, organiser les discussions et améliorer la collaboration entre vos coéquipiers.
📮ClickUp Insight : environ 41 % des professionnels préfèrent la messagerie instantanée pour communiquer au sein de leur équipe. Bien qu'elle permette des échanges rapides et efficaces, les messages sont souvent dispersés entre plusieurs canaux, fils de discussion ou messages directs, ce qui rend plus difficile la récupération des informations par la suite.
📊 Vous voulez avoir une vue d'ensemble ? Obtenez le rapport sur l'état de la communication au travail par ClickUp et découvrez ce qui ralentit réellement les équipes.
Chaque fois qu'il y a un nouveau commentaire, une nouvelle pièce jointe, un nouveau lien, un nouveau statut ou un changement d'assignation dans les projets ClickUp, vos collègues en seront automatiquement informés dans votre canal Microsoft Teams. C'est un excellent moyen de tenir tous vos collègues informés et d'éviter les malentendus.
De plus, grâce aux liens d'aperçu riches de ClickUp, les membres de votre équipe peuvent facilement comprendre de quelle tâche vous parlez sans avoir à cliquer. De plus, toute information supplémentaire est automatiquement mise à jour dans les liens ClickUp sur vos canaux Teams.
En savoir plus : Les 10 meilleures intégrations Teams pour la collaboration
Améliorer la communication au sein de l'équipe avec ClickUp
ClickUp se distingue comme le meilleur outil logiciel de collaboration d'équipe, car il a surmonté les limites de l'application Teams.
Il offre un ensemble complet de fonctionnalités pour aider vos collègues à communiquer par e-mail, chat, clips vidéo et audio, et commentaires, le tout à partir d'une seule plateforme.
Le plus intéressant, c'est que ces fonctionnalités s'intègrent parfaitement au logiciel de gestion de projet ClickUp, offrant ainsi une connexion entre la communication et vos tâches et éliminant les cloisonnements.
1. Discuter avec ClickUp
La toute première fonctionnalité ClickUp que vous pouvez utiliser pour améliorer la communication et la collaboration est ClickUp Chat.
ClickUp Chat réunit le chat et le travail sur une seule et même plateforme, éliminant ainsi les inefficacités, évitant les communications confuses et stimulant la productivité de l'équipe comme jamais auparavant.
Le plus intéressant ? Vous pouvez associer des tâches à des messages afin qu'aucun contexte ne soit perdu.
De plus, si vous avez intégré un nouveau client ou si vous souhaitez partager des informations sur la nouvelle fonctionnalité d'un produit, vous pouvez utiliser des canaux spécifiques à cet effet. Vous pouvez ainsi partager des annonces, des mises à jour et des discussions importantes avec votre équipe et tenir tout le monde informé.
💡Conseil de pro : utilisez le modèle de message instantané de ClickUp pour centraliser les fils de discussion dans un emplacement organisé et effectuer le suivi des discussions. Ne manquez, ne négligez ou n'oubliez plus jamais un message important.
2. Commentaires ClickUp
Avec ClickUp Comments, vous pouvez facilement poser des questions et y répondre, fournir et recevoir des commentaires, approuver des actions, reconnaître les succès rapides et relever les défis liés aux tâches. Cette fonctionnalité contribue à améliorer la communication au sein de l'équipe à long terme.
Par exemple, vous pouvez attribuer des commentaires au membre de l'équipe afin qu'il acheve une action avant que la tâche puisse être clôturée. Plus tard, vous pouvez également résoudre le commentaire une fois qu'il est terminé ou le réattribuer à un autre destinataire directement dans le même commentaire.
Vous pouvez également utiliser les commentaires en fil de discussion pour organiser vos commentaires dans Tâche, Document et Images en imbriquant vos réponses. De plus, lancez un nouveau fil de discussion sous un commentaire parent pour une discussion plus ciblée.
De plus, ClickUp Comments vous permet de répondre de manière plus créative aux publications de vos collègues concernant la conclusion d'un accord à l'aide d'émojis, ce qui est bien plus intéressant qu'un texte simple et ennuyeux.
Imaginez maintenant que les commentaires s'accumulent dans votre dernier rapport client et que vous devez les traiter plus tard sans les oublier. Vous pouvez utiliser l'option « Me rappeler » pour définir une date et une heure et transformer ce texte particulier en rappel. Et hop, vous recevrez automatiquement une notification à la date et à l'heure sélectionnées pour traiter le commentaire !
Par exemple, Pigment recherchait une plateforme centralisée permettant à l'ensemble de l'organisation de communiquer et de collaborer. Grâce à la plateforme de communication simplifiée de ClickUp, Pigment a augmenté l'efficacité de la communication au sein de ses équipes de 20 %.
3. ClickUp Clips
Vous avez besoin de communiquer des idées plus complexes tout en éliminant la confusion et les échanges interminables ?
À vrai dire, discuter par chat est plus adapté aux messages courts. Cependant, les enregistrements vidéo sont plus efficaces lorsque vous avez besoin d'approfondir vos idées, de gagner du temps et d'impliquer les membres de votre équipe.
Les clips vidéo empêchent les utilisateurs de passer à côté d'informations importantes tout en rompant la monotonie des longs textes. C'est là que ClickUp Clips apporte de la clarté sur les sujets grâce à un large éventail de fonctionnalités :
- Créer des clips : appuyez sur l'icône vidéo dans ClickUp Clips et cliquez sur « Démarrer l'enregistrement » pour enregistrer des vidéos et partager clairement vos idées.
- Partager des clips : partagez les enregistrements d'écran avec votre équipe en partageant un lien public ou la vidéo elle-même. Encouragez vos collaborateurs à communiquer et à travailler plus rapidement qu'auparavant.
- Donnez votre avis : cliquez n'importe où dans le clip vidéo pour ajouter un commentaire et lancer une discussion. Vous pouvez également cliquer sur l'échéancier du commentaire en question pour rejouer facilement cette section.
- Gérer les clips : tout clip que vous créez dans un commentaire, une tâche ou un document sera automatiquement transféré vers le Hub Clips. Vous pouvez ensuite rechercher, trier, visualiser et organiser les vidéos comme vous le souhaitez et ne jamais perdre la trace d'un clip.
De plus, ClickUp Brain, l'assistant IA intégré à ClickUp, peut automatiser davantage les tâches et améliorer l'efficacité grâce à Clips de la manière suivante :
- Transcription automatique : ClickUp Brain transcrit automatiquement l'intégralité de l'enregistrement de vidéo pour vous permettre de parcourir facilement les moments forts, de cliquer sur les horodatages pour naviguer dans la vidéo et de copier des extraits pour informer vos collègues.
- Accès rapide : vous pouvez interroger l'IA sur n'importe quel sujet à partir du Clip, et ClickUp Brain trouvera instantanément les informations pertinentes dans vos transcriptions, ce qui permettra à votre équipe de gagner du temps et d'économiser son effort.
4. Réunions ClickUp
Transformez les discussions improductives en interactions riches en valeur grâce à ClickUp Réunions.
Il est intégré à ClickUp Docs et permet à tout le monde d'être sur la même longueur d'onde en vous permettant de créer des agendas, de réfléchir ensemble, de définir des actions à mener et de résumer les points clés pendant les réunions.
Vous pouvez collaborer avec votre équipe en temps réel à l'aide d'exemples d'ordres du jour de réunion et de modèles gratuits. De plus, vous pouvez permettre à chaque membre de l'équipe de contribuer aux ordres du jour ouverts, à la prise de notes et aux idées.
Vous pouvez également utiliser les rappels ClickUp pour vous rappeler, ainsi qu'aux participants, les pièces jointes, les dates et heures, et les horaires récurrents. Une fois que vous les aurez configurés, vous recevrez des notifications contextuelles sur votre bureau, votre navigateur ou votre téléphone portable pour vous aider à commencer vos réunions à l'heure.
Vous pouvez également reprogrammer, reporter, déléguer, cocher et gérer les rappels de réunion, le tout au même endroit.
⚡️ Archive des modèles : utilisez le modèle de compte rendu de réunion de ClickUp pour noter les détails importants, notamment la présence, l'agenda de la réunion, les résultats concrets, ainsi que les responsabilités et les tâches attribuées. Ce modèle prédéfini vous fait gagner du temps, favorise la productivité des réunions et vous aide à ne jamais manquer aucun détail.
Cerise sur le gâteau ? ClickUp s'intègre parfaitement à d'autres alternatives à Microsoft Teams, telles que Zoom et Slack, pour vous aider à participer facilement à des réunions, améliorer la communication et éviter de jongler entre plusieurs plateformes.
- L'intégration ClickUp Slack vous permet de rester organisé en créant des tâches et des sous-tâches directement à partir des canaux et des messages Slack, afin que rien ne se perde. Après avoir synchronisé ClickUp avec Slack, vous pouvez facilement partager des tâches, des commentaires et des liens vers des documents ClickUp dans Slack. Vous verrez des détails tels que les statuts, les personnes assignées et les priorités pour commencer à travailler dessus instantanément.
- De même, imaginez que vous deviez immédiatement démarrer une réunion pour informer votre équipe du rapport client. Grâce à l'intégration ClickUp Zoom, vous pouvez démarrer une réunion dans le cadre de vos tâches à l'aide du bouton de réunion Zoom ou de la commande /zoom slash. Le lien vers la réunion sera automatiquement publié dans un commentaire afin que toutes les personnes concernées puissent facilement y participer sans quitter la plateforme.
Cette large gamme de fonctionnalités vous aide à ne tenir que les réunions nécessaires et à encourager la coordination entre les membres de votre équipe. Veillez toutefois à mettre en œuvre des stratégies de communication efficaces afin de favoriser un environnement propice à la résolution collaborative des problèmes et d'atteindre vos indicateurs clés de performance en matière de communication.
Pour démarrer plus rapidement, vous pouvez utiliser le modèle de stratégie de communication interne et de plan d'action de ClickUp afin d'établir une communication efficace entre la direction, les cadres supérieurs, les cadres généraux et l'ensemble des membres de votre équipe.
Grâce à ce modèle, vous pouvez :
- Définissez clairement les buts et objectifs de communication : établissez des objectifs spécifiques, mesurables, réalisables, pertinents et limités dans le temps (SMART) pour guider vos efforts de communication.
- Élaborez un plan de communication complet : définissez les messages clés, les canaux, les échéanciers et les indicateurs permettant de mesurer la réussite.
- Utilisez des outils de gestion de projet : organisez les tâches liées à la communication, suivez la progression et collaborez efficacement avec les membres de votre équipe.
- Surveillez et ajustez régulièrement : évaluez en permanence l'efficacité de votre plan de communication et apportez les ajustements nécessaires pour garantir l'alignement avec les objectifs et les objectifs.
Grâce à son ensemble complet de fonctionnalités, ce modèle vous permet d'identifier facilement des objectifs de communication intelligents pour vos équipes et de déployer un plan d'action avec des indicateurs pertinents.
En savoir plus : 10 règles de conduite à respecter lors d'une réunion virtuelle : bonnes pratiques pour le travail
Rationalisez la communication au sein de votre équipe avec ClickUp
La fonctionnalité de planification des messages dans Microsoft Teams est un outil précieux qui aide les équipes à planifier et à envoyer des messages, ainsi qu'à gérer efficacement leurs tâches.
Cependant, les limites de l'application Microsoft Teams peuvent nuire à la communication et entraver l'efficacité, en particulier lorsque vous collaborez avec des équipes plus importantes.
C'est là que ClickUp se distingue. Il offre des capacités de communication plus nuancées et un environnement collaboratif amélioré. Vous pouvez utiliser la plateforme pour tout type de communication : chats, vidéos et fils de commentaires.
Grâce à ses canaux de communication intégrés, ses puissantes fonctionnalités d'IA et ses modèles de forfaits de communication gratuits, ClickUp améliore la collaboration au sein des équipes et permet à chacun de contribuer à la réalisation de la vision de l'entreprise.
Inscrivez-vous gratuitement dès aujourd'hui sur ClickUp et optimisez la communication au sein de votre équipe.