Mettons les choses au clair :
Microsoft Teams n'est pas une équipe d'experts en productivité travaillant chez Microsoft. 😛
Il s'agit d'une plateforme de communication qui vous aide à collaborer sur des projets.
Plusieurs équipes et individus s'appuient sur Microsoft Teams pour la communication, la collaboration en équipe et la gestion d'équipes à distance.
Mais quelle est l'efficacité réelle de la gestion de projet Microsoft Teams ?
Dans cet article, nous aborderons tout ce que vous devez savoir sur la gestion de projet avec Microsoft Teams, notamment ses principales fonctionnalités, ses avantages et ses limites (avec des solutions).
Commençons cette réunion ! 💻
Qu'est-ce que Microsoft Teams ?
Microsoft (MS) Teams est une plateforme collaborative qui aide les particuliers, les télétravailleurs et les équipes internes à rester en connexion.
Que vous ayez besoin de discuter avec un membre de votre famille ou de collaborer sur une tâche avec votre équipe de projet, Microsoft Teams peut vous aider.
Il vous permet également de :
- Passez des visioconférences ou des appels audio d'un simple clic sur un bouton.
- Partagez des GIF, des autocollants et des emojis dans une discussion de groupe ou dans des messages individuels.
- Enregistrez vos réunions afin de pouvoir les consulter ultérieurement.
- Stockez et partagez des fichiers
- Collaborez avec d'autres applications Microsoft
Ces fonctionnalités facilitent la collaboration au sein de votre équipe sans avoir à passer d'une application à l'autre. De plus, vous pouvez organiser des réunions dans le confort de votre maison, en pyjama !
Vous avez un intérêt pour les applications de télétravail telles que Microsoft Teams ?
Voici plus de 25 outils de télétravail pour faciliter le travail à domicile !
4 fonctionnalités clés de la gestion de projet Microsoft Teams
Voici comment Microsoft Teams peut vous aider à gérer vos projets:
1. Équipes et canaux
Microsoft Teams utilise des « équipes » et des « canaux » pour aider les équipes à s'auto-organiser et à collaborer.
Une équipe est un espace où les gens peuvent travailler en étroite collaboration, par exemple, des départements ou des équipes spécifiques. Ici, vous pouvez discuter du lancement de produits, de la manière d'améliorer votre stratégie de relations publiques, et bien plus encore.
Et ne vous inquiétez pas : les discussions, les fichiers et les notes ne sont visibles que par les membres de l'équipe Microsoft concernée.
D'autre part, les canaux Microsoft Teams sont l'endroit où le travail est effectué, où vous disposez de canaux standard et de canaux privés.
Vous pouvez considérer les canaux standard comme une fête publique à laquelle tout le monde peut participer.
D'autre part, les canaux privés sont comme des évènements ultra-confidentiels accessibles uniquement sur invitation. Vous pouvez ainsi empêcher des invités indésirables de s'incruster dans votre fête.
2. Fonction de chat intégrée
Microsoft Teams propose à la fois des discussions privées et des discussions de groupe.
Il existe également une fonctionnalité pour discuter avec les autres participants lorsque l’on est en ligne.
Il vous permet de personnaliser vos messages grâce à la mise en forme de texte enrichi, aux calendriers de réunion, aux indicateurs de priorité, aux pièces jointes, et bien plus encore !
Et pour les discussions informelles, vous pouvez ajouter autant d'émojis et d'autocollants amusants que vous le souhaitez au contenu de votre 💜.
3. Visioconférences et appels audio
Les fonctionnalités d'appel vidéo et audio de Microsoft Teams sont l'une de ses principales cartes. 😉
Vous pouvez lancer une visioconférence audio ou vidéo en quelques clics. Et pour aider les membres de l'équipe à respecter le calendrier, vous pouvez planifier des réunions vidéo grâce à la fonctionnalité de calendrier partagé.
Vos vidéoconférences peuvent accueillir jusqu'à 250 utilisateurs, et vous pouvez également utiliser l'intégration Microsoft Stream pour toucher un public plus large. L'intégration est un service vidéo d'entreprise qui vous permet de télécharger, d'afficher et de partager des vidéos en toute sécurité pour un maximum de 10 000 spectateurs.
4. Partage d'écran
Les équipes virtuelles s'appuient sur les visioconférences pour accueillir les nouveaux membres et leur expliquer leurs tâches.
Mais parfois, certaines informations peuvent se perdre dans la traduction.
Et nous finissons par afficher un sourire vide alors que nous ressentons en réalité ceci :
Heureusement, la fonctionnalité de partage d'écran de MS Teams peut aider les équipes à distance à expliquer les choses facilement.
Vous pouvez sélectionner ce que vous souhaitez montrer aux participants, notamment votre bureau, la fenêtre de votre navigateur, un tableau blanc numérique ou un fichier spécifique.
3 avantages de la gestion de projet Microsoft Teams
Voici trois avantages à utiliser l'application Microsoft Teams pour gérer vos projets :
1. S'intègre à de nombreuses applications Microsoft Office
Microsoft Teams s'intègre à de nombreuses applications du groupe Office 365, ce qui en fait un véritable buffet d'applications à volonté ! 😋
Et inutile de changer de restaurant (application), car le menu de Microsoft Teams propose tout ce dont vous avez besoin.
Voici quelques exemples d'avantages que vous pouvez tirer de cette fonctionnalité :
- Créez un nouveau projet ou une nouvelle feuille de route avec Microsoft Project.
- Utilisez Project Online pour la gestion de portefeuille de projets
- Suivez les informations ou créez une liste de tâches avec Microsoft Lists.
- Créez un tableau de planification de projet avec Microsoft Planner.
- Stockez et accédez à vos fichiers depuis votre cloud Microsoft.
- Planifiez une réunion Microsoft Teams directement dans Outlook.
2. Fonction de webinaire intégrée
À mesure que votre entreprise se développe, vous aurez probablement besoin d'organiser des vidéoconférences avec plus de 250 participants, et c'est là que les fonctionnalités de webinaire intégrées à l'outil peuvent s'avérer utiles.
Les webinaires peuvent aider les entreprises à accueillir de nouveaux clients, à former leurs employés et à informer leurs clients sur les nouvelles fonctionnalités de leurs produits.
Avec Microsoft Teams, vous pouvez organiser des webinaires sécurisés pouvant accueillir jusqu'à 1 000 participants et les diffuser auprès de 10 000 spectateurs maximum.
Voici quelques-unes des fonctionnalités intéressantes à faire ici :
- Utilisez la fonctionnalité « lever la main » lorsque vous souhaitez mentionner quelque chose.
- Affichez et téléchargez la liste des participants afin de pouvoir assurer le suivi avec eux.
- Utilisez les rapports post-évènements pour améliorer vos futurs webinaires
- Créez des présentations et du contenu professionnels grâce au mode présentateur.
- Faites vos grands débuts en tant que journaliste grâce au mode reporter 📹
3. Automatisez les processus à l'aide de bots
Les utilisateurs de Teams peuvent utiliser des bots pour obtenir des conseils, lancer des flux de travail ou recueillir des informations. 🤖
Voici quelques-uns des bots dont vous disposez :
- Le bot Calendrier : vérifiez la disponibilité de vos contacts et planifiez des réunions avec eux.
- The GrowBot : félicitez automatiquement les employés pour leurs bonnes performances
- The DailyBot : organisez des réunions quotidiennes de résumé rapide et créez des rapports de productivité.
- The WhoBot : si vous avez besoin de contacter quelqu'un qui élabore un plan d'intégration, il vous suffit de taper : « Qui élabore le dernier plan d'intégration ? » Le bot recueillera alors des informations sur ces employés et vous donnera des conseils pour les contacter.
Microsoft Teams vous permet même de créer vos propres bots !
Mais assurez-vous d'avoir les compétences nécessaires.
Après tout, vous ne voulez pas vous retrouver dans une situation à la I, Robot.
4 Limites de la gestion de projet Microsoft Teams (et solutions)
Certes, Microsoft Teams vous offre des fonctionnalités intéressantes telles que des bots, la diffusion d'actualités et une intégration avec MS Project. Cependant, cet outil n'est pas le plus performant en matière de gestion de projet.
Consultez notre blog sur les meilleures alternatives à Microsoft Teams.
Voici quelques-uns des inconvénients liés à l'utilisation de l'application Microsoft Teams pour la gestion de projets :
Voici un aperçu détaillé de chaque limite et de la manière dont vous pouvez la contourner :
1. Peut être difficile à configurer
L'un des inconvénients de Teams est que son installation peut être très longue et difficile.
Pourquoi ?
Il n'y a pas de structure initiale, vous devrez donc déterminer les canaux et les équipes dont vous avez besoin.
De plus, si vous souhaitez dupliquer un canal ou une équipe, vous devrez le faire manuellement.
Un outil de gestion de projet tel que ClickUp comprend que les chefs de projet doivent consacrer leur temps à doubler les profits, et non les canaux !
Attendez... qu'est-ce que ClickUp ?
ClickUp est l'un des logiciels de productivité et de gestion de projet les plus évalués au monde , utilisé par des équipes ultra-productives dans des petites et grandes entreprises.
Avec ClickUp, vous pouvez suivre le temps passé sur plusieurs projets, synchroniser votre calendrier Google Agenda, Apple ou Outlook, créer des feuilles de calcul grâce à la vue Tableur flexible, et bien plus encore.
Voici comment ClickUp surpasse Microsoft Teams dans le domaine de la collaboration en équipe :
Solution ClickUp : guides d'intégration et commandes slash pour une installation rapide et facile.
La configuration de ClickUp est très simple.
Grâce à nos guides d'intégration détaillés sur la gestion de projet, vous disposerez de toutes les informations nécessaires pour vous lancer immédiatement.
Et si vous souhaitez supprimer les clics inutiles, utilisez la fonctionnalité / commandes slash pour créer des tâches, des sous-tâches et bien plus encore en un clin d'œil !
Voici quelques exemples :
- Tapez /me pour vous attribuer une tâche.
- Tapez /close pour fermer une tâche (ou utilisez simplement / cl pour aller encore plus vite).
- Créez rapidement des sous-tâches au sein d'une tâche en tapant / –
Vous pourrez ainsi réduire de moitié le temps nécessaire à l'achevement de vos tâches.
2. Nombre limité de canaux
Microsoft Teams vous limite à 30 canaux privés, et vous ne pouvez avoir que 250 membres dans un canal privé.
Ces limites peuvent poser problème aux grandes entreprises qui comptent de nombreuses équipes et divisions différentes.
Solution ClickUp n° 1 : discutez illimitéement grâce à la vue Chat.
ClickUp dispose d'une vue Chat illimitée que vous pouvez conserver à côté de n'importe quel environnement de travail. Vous pouvez l'utiliser pour discuter des tâches ou des projets de déjeuner de votre équipe.
Et comme vous pouvez avoir ces discussions dans n'importe quelle vue ou n'importe quel emplacement dans ClickUp, vous ne perdrez jamais de vue vos discussions, et surtout, les commandes de déjeuner de votre équipe !
Démarrer une nouvelle conversation dans la vue Chat de ClickUp
Solution ClickUp n° 2 : créez un nombre illimité de canaux grâce à l'intégration Slack.
Vous ne pouvez pas vous passer des canaux ?
Pas de souci.
Il vous suffit d'utiliser l'intégration Slack de ClickUp.
Il vous permet de transformer rapidement les messages Slack en tâches et en commentaires . De plus, ClickUp peut envoyer instantanément des notifications concernant les tâches à vos canaux de gestion de projet Slack .
L'avantage supplémentaire ici est que Slack ne « slack » pas dans le domaine des canaux.
Qu'entendons-nous par là ?
L'application vous permet de créer un nombre illimité de canaux. #WinWin
Transformer un message Slack en tâche dans ClickUp
Solution ClickUp n° 3 : créez et attribuez des tâches à un nombre illimité de membres de l'équipe.
ClickUp vous permet de créer des groupes de personnes que vous pouvez affecter à des tâches, mentionner dans les commentaires et même ajouter en masse comme observateurs.
Par exemple, si vous avez une équipe marketing, vous pouvez simplement créer un groupe d'utilisateurs appelé « Équipe marketing » et attribuer instantanément des tâches à chaque membre de cette équipe.
Création d'équipes dans ClickUp
3. Paramètres de permission inadéquats
Chaque entreprise doit assurer la sécurité de ses documents et autres données.
Le problème avec Microsoft Teams est que l'application facilite grandement le partage de fichiers et de documents avec toute personne ajoutée à une équipe MS.
Il peut être très difficile d'appliquer des paramètres de permission uniques à un canal, un fichier ou un dossier spécifique.
Par exemple, les équipes privées sont difficiles à gérer, car seuls les administrateurs peuvent contrôler qui peut les rejoindre. Par conséquent, les équipes publiques sont probablement la meilleure option, car tous les membres de votre équipe peuvent les rejoindre relativement facilement.
Le problème ?
Cela signifie qu'il sera très difficile de garantir la sécurité de votre environnement Teams, car tous les membres de l'équipe pourraient accéder à vos documents privés.
Solution ClickUp : attribuez des rôles aux utilisateurs et définissez des permissions granulaires.
Les utilisateurs de ClickUp peuvent endosser l'un des quatre rôles suivants au sein de leur environnement de travail : membre, administrateur, propriétaire ou invité. Vous pouvez ainsi inviter des clients à collaborer sans compromettre la confidentialité de votre environnement de travail.
Bien sûr, vous aurez parfois besoin de plus de quatre rôles.
C'est pourquoi ClickUp vous permet de créer des rôles personnalisés.
Vous pouvez créer de nouveaux rôles tels que super-héros, acolyte ou tout autre rôle adapté à vos besoins.
Et même si nous sommes tous probablement fatigués des confinements, vos documents sensibles, eux, ne le sont pas !
Voici les types de permissions permettant de protéger vos informations sensibles :
- Peut afficher : lecture seule, ne peut en aucun cas modifier les tâches
- Peuvent commenter : commenter uniquement, joindre des pièces jointes et achever les éléments de checklist qui leur sont attribués.
- Peut commenter (avec tâche assignée) : peut modifier le statut de la tâche et les personnes assignées à la tâche
- Peut modifier : modifier des tâches, mais ne peut pas en créer de nouvelles.
- Créer et modifier : créez des tâches et des sous-tâches
- Peut supprimer : empêche les utilisateurs de supprimer des éléments qu'ils n'ont pas créés.
Rôles utilisateurs personnalisés et options de permission dans ClickUp
4. Mauvaise gestion des fichiers
Microsoft Teams présente une structure de fichiers complexe.
Si vous préférez les dossiers bien organisés plutôt que de rechercher des fichiers, vous allez rencontrer des obstacles sans fin avec cet outil.
Dans Teams, tous les fichiers que vous téléchargez dans les discussions sont placés dans le dossier racine du canal.
En conséquence, lorsque vous essayez de réorganiser les fichiers dans des dossiers, les liens vers les fichiers dans les discussions sont rompus, tout comme votre patience. 😤
Solution ClickUp n° 1 : utilisez la structure d’hiérarchie pour organiser facilement vos fichiers.
ClickUp vous permet de gérer efficacement le flux de travail de vos projets en décomposant les projets complexes et en les organisant en éléments gérables.
Voici les différents niveaux disponibles dans ClickUp :
- Environnements de travail : représentent l'ensemble de votre entreprise, y compris vos employés.
- Espaces : contient des membres sélectionnés, par exemple, des services et des équipes spécifiques.
- Dossiers : suivez les tâches et organisez les campagnes, les données et les projets associés.
- Listes : peuvent être considérées comme des « onglets » dans vos dossiers.
- Tâches : suivez et collaborez sur les tâches de votre projet. Ajoutez des descriptions de tâches, plusieurs personnes assignées, des statuts, des commentaires, etc.
- Sous-tâches : ajoutez encore plus de détails à vos tâches en les divisant en niveaux de travail plus petits.
- Sous-tâches imbriquées : oui, nous n'avons pas encore terminé. Entrez dans les détails en décomposant encore davantage vos sous-tâches.
- Checklists : ajoutez des listes simples à faire à vos tâches. Bien sûr, les checklists peuvent également contenir des sous-éléments.
Les différents niveaux de l'hiérarchie dans ClickUp
Solution ClickUp n° 2 : trouvez des fichiers en quelques secondes grâce à un filtre et une fonction de recherche puissants.
Grâce à la fonction de recherche exceptionnelle de ClickUp, vous pouvez utiliser des filtres pour afficher les tâches par :
- Responsables
- Statut
- Date de création
- Date d'échéance
- Champs personnalisés
- Priorité et plus encore
De cette façon, vous pouvez « filtrer » votre frustration et ne voir que les tâches qui correspondent à vos critères spécifiques.
Rechercher des tâches à l'aide de la fonctionnalité Filtre et recherche dans ClickUp
Voici encore plus de raisons pour lesquelles vous devriez utiliser ClickUp pour la gestion de projet :
- Intégration Microsoft Teams: vous n'êtes pas prêt à dire adieu à MS Teams ? 😢 Cette intégration vous permet de trouver et de joindre une tâche directement dans n'importe quelle discussion Microsoft Teams, afin que votre équipe sache exactement de quoi vous discutez.
- Documents : créez des programmes de formation pour vos employés, des documents d'intégration pour vos clients et tout ce que vous pouvez imaginer.
- Détection de la collaboration : sachez quand un collègue affiche ou effectue une modification en cours sur le même document que vous
- Statuts de tâche personnalisés : ajoutez des étapes uniques au flux de travail de votre projet afin que tout le monde sache où en est le projet.
- Tableaux de bord : réveillez le Superman qui sommeille en vous et obtenez un aperçu très détaillé de vos projets. Vous pouvez y surveiller les performances, les goulots d'étranglement, les ressources, etc.
- Vue du diagramme de Gantt : planifiez les tâches, gérez l'avancement du projet et suivez les échéances.
- Vue Charge de travail : l'endroit idéal pour la gestion des ressources. Ici, vous pouvez planifier la capacité de votre équipe, afin que personne ne se retrouve à porter tout le poids de la gestion de projet sur ses épaules.
- Vue Calendrier : vous gérez des projets avec de nombreuses échéances ? Créez simplement un calendrier pour votre plan de projet à l'aide de cette vue.
- Gestion de projet agile : créez des sprints et suivez la progression du projet en temps réel grâce aux widgets Sprint.
Passez de la gestion de projet micro à la gestion de projet macro
Bien sûr, Microsoft Teams offre d'excellentes fonctionnalités de visioconférence.
Mais son impact est minime, presque microscopique, en matière de collaboration d'équipe et de gestion de projet.
L'application manque d'une multitude de fonctionnalités robustes de suivi de projet qui sont présentes dans les solutions de gestion de projet tout-en-un telles que ClickUp.
Avec ClickUp, vous pouvez toujours bénéficier de toutes les fonctionnalités offertes par Microsoft Teams et en faire encore plus grâce à plusieurs fonctionnalités telles que les automatisations, les rappels et les modèles pour gérer vos projets.
Passez dès aujourd'hui à ClickUp gratuitement pour découvrir la puissance d'un outil de gestion de projet expert. 😎
