La gestion des plannings des employés peut rapidement devenir chaotique, entraînant des malentendus, des absences et des erreurs de paie.
Si cela vous semble familier, ne vous inquiétez pas. Je suis passé par là moi aussi.
Heureusement, les logiciels de gestion des plannings simplifient le processus par automatisation des plannings, suivi des présences et gain de temps précieux.
Mais avec autant d'options disponibles, comment choisir la meilleure ?
Dans cet article, je vais vous présenter les 10 meilleurs outils de planification que mon équipe et moi-même avons testés afin de vous aider à trouver la solution idéale.
Que rechercher dans un logiciel de planification ?
Le choix du bon logiciel de planification a transformé ma façon de gérer les horaires des employés, me permettant de gagner du temps et d'éliminer les conflits d'horaires.
Après avoir testé divers outils, voici les fonctionnalités clés qui me semblent indispensables :
- Suivi de la disponibilité des employés : choisissez un logiciel de planification du personnel qui enregistre avec précision la disponibilité des employés afin d'éviter les conflits d'horaires et de garantir une attribution correcte des quarts de travail.
- Fonctionnalités d'échange de quarts de travail : recherchez des applications de planification qui vous permettent de créer des horaires flexibles et permettent aux employés d'échanger facilement leurs quarts de travail au sein de la plateforme, ce qui minimise les perturbations et assure le bon déroulement des opérations.
- Intégration de la paie : choisissez un logiciel de paie qui s'intègre parfaitement à votre système de paie pour des calculs précis. Cela permet de réduire le travail administratif.
- Suivi des présences : optez pour un logiciel de gestion des présences qui enregistre les présences à distance en temps réel afin d'éviter les divergences.
- Outils de communication d'équipe : trouvez un logiciel de gestion des plannings en ligne qui facilite la communication rapide entre les responsables et les employés et qui tient tout le monde informé des changements d'horaires et de la disponibilité de l'équipe.
- Gestion de plusieurs équipes : optez pour un logiciel de gestion des plannings qui prend en charge la planification des horaires des employés dans plusieurs équipes ou services sans créer de confusion.
En gardant à l'esprit ces fonctionnalités indispensables, découvrons le meilleur logiciel de planification qui répond à tous ces critères !
À lire également : Pour mieux gérer votre temps, voici le guide ultime pour maîtriser la gestion des relevés de temps.
Les 10 meilleurs logiciels de planification
Après des recherches approfondies, mon équipe et moi-même avons soigneusement sélectionné ces 10 meilleurs logiciels de gestion des plannings. Ces outils peuvent vous aider à rationaliser vos besoins complexes en matière de planification et à optimiser la productivité de votre équipe.
1. ClickUp (idéal pour la planification des horaires des employés, le suivi du temps de travail et la gestion des effectifs)
ClickUp a considérablement optimisé mon flux de travail. Il a transformé la gestion d'équipe en rationalisant la planification, le suivi et l'attribution des tâches, le tout sur une seule et même plateforme puissante.
Grâce à l'outil ClickUp Calendar View, je peux glisser-déposer des tâches, fixer des délais et avoir une vue d'ensemble de tout ce qui se passe dans la semaine ou le mois à venir.
Vous pouvez également synchroniser l'outil avec Google Agenda pour harmoniser tout entre les différentes plateformes.
Une autre fonction que j'utilise fréquemment est le codage couleur des différentes tâches en fonction de leur priorité. C'est parfait si vous souhaitez gérer plusieurs projets simultanément.
Par exemple, je peux voir quand la date limite d'un projet coïncide avec les congés prévus d'un membre de l'équipe et ajuster rapidement ses tâches.
Grâce à la fonctionnalité de suivi du temps de ClickUp, vous pouvez suivre le temps directement dans les tâches, que vous travailliez sur le navigateur ou l'application mobile.
Par exemple, je peux enregistrer mon temps passé en session de formation ou en réunion d'un simple clic. Les rapports de temps sont utiles lorsque je dois vérifier le temps que mon équipe consacre à des projets spécifiques.
Vous pouvez également exporter les données de suivi du temps pour la paie, ce qui simplifie le processus et réduit les erreurs manuelles. De plus, vous pouvez marquer le temps comme facturable, ce qui facilite le suivi du travail à facturer.
Une fonctionnalité remarquable qui simplifie la gestion des employés est la possibilité de rationaliser les processus à l'aide de l'outil Ressources humaines de ClickUp. Grâce à des fonctionnalités telles que les champs personnalisés, les statuts, les rappels et les checklists, je peux effectuer un suivi efficace de toutes les étapes, du recrutement à l'intégration.
Cet outil me permet de configurer des tâches pour chaque étape du recrutement, telles que la présélection et les entretiens, et de marquer la progression à l'aide de statuts tels que « En cours » ou « Achevé ». L'ajout de rappels et de checklists garantit que rien n'est oublié pendant l'intégration.
J'utilise également des fonctionnalités de communication telles que ClickUp Comments et ClickUp Chat View pour collaborer en temps réel avec les autres membres de l'équipe. Ces fonctionnalités permettent à mon équipe et à moi-même de rester informés 24 heures sur 24, 7 jours sur 7, afin que rien ne passe inaperçu.
De plus, les modèles RH de ClickUp permettent de gagner un temps considérable. Ils m'évitent de partir de zéro et me permettent de créer rapidement des flux de travail pour des tâches telles que le recrutement, l'intégration et l'évaluation des performances des employés.
Modèle de tableau de service ClickUp
Le modèle de planning du personnel ClickUp a rendu la gestion des quarts de travail et des tâches beaucoup plus efficace que l'utilisation de feuilles de calcul. Je pouvais suivre la disponibilité de chacun, attribuer des rôles et même gérer les demandes de congés, le tout en un seul endroit. Ce modèle vous permet de :
- Améliorez la communication et la coordination
- Assurez un suivi précis du temps de travail.
- Optimisez l'attribution des tâches pour une productivité maximale.
Les champs personnalisés tels que « Heures supplémentaires » et « Service » me permettent de filtrer rapidement les informations spécifiques à chaque employé, ce qui facilite le suivi des horaires de travail de chacun. Et comme tout est lié dans un seul environnement de travail, personne n'a besoin de me relancer pour obtenir des informations : tout est visible en temps réel.
Modèle de planning des équipes ClickUp
Je trouve également le modèle de planning ClickUp Shift Schedule Template très utile pour gérer les opérations quotidiennes. Auparavant, la planification des horaires était fastidieuse, mais grâce à ClickUp, je peux désormais établir rapidement le planning de toute la semaine.
Vous pouvez glisser-déposer les quarts de travail, les ajuster et même suivre les absences à l'aide de champs personnalisés tels que « Motif de l'absence ». Ce modèle me permet de :
- Ayez un aperçu clair des heures de travail de vos employés.
- Assurez une couverture adéquate pendant les périodes de pointe.
- Rationalisez le processus de planification et d'ajustement des horaires des employés.
- Réduisez l'impact financier des conflits d'horaires et des changements de dernière minute.
J'adore la façon dont les tâches sont automatiquement mises à jour, et il est facile de communiquer les changements à l'équipe. Fini les allers-retours d'e-mails ou de textes pour demander des échanges de quarts de travail : tout est rationalisé grâce à ce modèle.
Bonus : accédez à ces 10 modèles gratuits de planning de travail dans Excel et ClickUp.
Les meilleures fonctionnalités de ClickUp
- Suivez les heures de travail, les heures supplémentaires et les pauses de vos employés avec ClickUp Suivi du temps.
- Visualisez les plannings, les modèles de roulement et les demandes de congés à l'aide du Calendrier ClickUp.
- Envoyez des rappels et des notifications automatisés pour les prochains quarts de travail, les échéances et les demandes de congés à l'aide des rappels et des notifications ClickUp.
- Affectez les employés à des quarts de travail ou à des tâches spécifiques en fonction de leurs compétences et de leur disponibilité avec les tâches ClickUp.
- Surveillez la charge de travail des employés pour garantir une distribution équitable et éviter l'épuisement professionnel grâce à ClickUp Vues Charge de travail.
- Partagez les plannings, les politiques et autres documents pertinents avec vos employés à l'aide de ClickUp Docs.
- Intégrez ClickUp à vos systèmes RH, logiciels de paie et autres outils pertinents grâce aux intégrations ClickUp.
Limitations de ClickUp
- L'application mobile ClickUp n'offre pas toutes les fonctionnalités proposées par la version de bureau.
- En raison du grand nombre de fonctionnalités et d'options de personnalisation, certains nouveaux utilisateurs notent une courbe d'apprentissage.
Tarifs ClickUp
- Free Forever
- Illimité : 7 $/mois par utilisateur
- Entreprise : 12 $/mois par utilisateur
- Enterprise : Contactez-nous pour connaître les tarifs
- ClickUp Brain : Ajoutez-le à n'importe quel forfait payant pour 7 $ par membre de l'environnement de travail et par mois.
Évaluations et avis sur ClickUp
- G2 : 4,7/5 (plus de 9 700 avis)
- Capterra : 4,6/5 (plus de 4 200 avis)
2. Deputy (le meilleur pour la gestion des plannings et du temps de travail des employés)
J'ai trouvé Deputy très utile pour créer et gérer les horaires, attribuer les tâches et vérifier qui est disponible pour travailler. Il est également efficace pour traiter les demandes de congés et gérer les heures supplémentaires.
Une autre fonctionnalité utile est la possibilité de suivre la présence des employés. Vous pouvez facilement voir quand les employés pointent à leur arrivée et à leur départ et identifier les absences ou les retards.
Bonus : découvrez ces 10 modèles gratuits de gestion du temps (Calendriers et plannings).
Les meilleures fonctionnalités de Deputy
- Envoyez des annonces, des messages et des rappels directement à votre équipe.
- Rationalisez les processus tels que les autorisations de congés et les calculs de paie.
- Obtenez des informations sur les performances et la productivité de votre équipe grâce à des rapports analytiques détaillés sur la main-d'œuvre.
Limites de Deputy
- Le forfait Free ne comprend pas de tableau de bord de gestion.
- Cet outil ne propose pas de solution de paie.
Tarifs Deputy
- Planification : 4,50 $/mois par utilisateur
- Temps et présence : 4,50 $/mois par utilisateur
- Premium : 6 $/mois par utilisateur
- Deputy HR : 2 $/mois par utilisateur
- Enterprise : tarification personnalisée
Évaluations et avis sur Deputy
- G2 : 4,6/5 (plus de 300 avis)
- Capterra : 4,6/5 (plus de 700 avis)
3. Connecteam (idéal pour le suivi du temps, des présences et de l'achèvement des tâches)
Connecteam est très intuitif, même pour les personnes qui ne sont pas très à l'aise avec la technologie. Il est personnalisable, ce qui vous permet de créer des tableaux de service et différents plannings pour différentes équipes, d'attribuer des tâches spécifiques aux employés et même de suivre leur progression.
Tous les utilisateurs de Connecteam peuvent consulter leurs horaires et les modifications en temps réel. L'application de gestion des plannings en ligne est également très pratique pour traiter les demandes de congés et gérer la communication au sein de l'équipe.
Les meilleures fonctionnalités de Connecteam
- Créez et gérez facilement les plannings, y compris les quarts de travail, les pauses et les congés, grâce à la fonction glisser-déposer.
- Surveillez en temps réel le temps de travail, la présence et l'emplacement de vos employés.
- Intégrez Connecteam à d'autres outils tels que les systèmes de paie et les logiciels RH.
Limitations de Connecteam
- Certains utilisateurs ont fait des rapports selon lesquels l'interface peut sembler encombrée et que le système de planification peut parfois présenter quelques bugs.
- Il manque de fonctionnalités avancées pour la préparation de rapports et le suivi financier.
Tarifs Connecteam
- Free Forever
- Operations Basic : 29 $/mois
- Operations Advanced : 49 $/mois
- Expert en opérations : 99 $/mois
- Enterprise : tarification personnalisée
Évaluations et avis sur Connecteam
- G2 : 4,7/5 (plus de 700 avis)
- Capterra : 4,8/5 (plus de 300 avis)
Bonus : feuille de présence Excel!
4. 7shifts (Idéal pour simplifier les demandes de congés et les approbations)
7shifts est un autre excellent logiciel de planification qui vous aide à gérer plus efficacement les horaires de votre équipe. Grâce à sa fonctionnalité de glisser-déposer, vous pouvez facilement déplacer les employés sur le Calendrier et leur attribuer rapidement des quarts de travail spécifiques.
7shifts dispose d'une fonctionnalité très utile pour les équipes du secteur de la restauration : les demandes de congés automatiques. Les employés peuvent soumettre leurs demandes directement via l'application, et vous pouvez les approuver ou les refuser d'un simple clic. Cela rationalise la planification et permet d'éviter tout conflit d'horaires. En fait, ce logiciel a été conçu spécialement pour le secteur de la restauration.
Les meilleures fonctionnalités de 7shifts
- Soumettez et gérez les demandes de congés en toute simplicité.
- Accédez à des données en temps réel et affichez des indicateurs clés, tels que les coûts de main-d'œuvre et les performances des employés.
- Utilisez la fonction intégrée d'horloge pour contrôler les heures de travail des employés.
Limitations de 7shifts
- Les forfaits proposés par 7shifts peuvent être élevés pour les petites entreprises.
- Certains utilisateurs ont fait l’objet de rapports concernant des dysfonctionnements et des bugs occasionnels perturbant les flux de travail en cours.
Tarifs 7shifts
- Comp : Free Forever
- Entrée : 34,99 $/mois
- The Works : 76,99 $/mois
- Gourmet : 150 $/mois
- 7shifts Payroll : 39,99 $ / à ajouter à n'importe quel forfait
- Entreprise : tarification personnalisée
Évaluations et avis sur 7shifts
- G2 : 4,5/5 (plus de 100 avis)
- Capterra : 4,7/5 (plus de 1 100 avis)
5. Calendly (idéal pour rationaliser la prise de rendez-vous)
Application de calendrier bien connue, Calendly permet de rationaliser le processus de prise de rendez-vous. Grâce à sa solution d’automatisation de la planification, vous pouvez définir vos disponibilités et partager un lien avec des clients potentiels. Ceux-ci peuvent alors choisir un créneau horaire qui vous convient à tous les deux.
Calendly peut se synchroniser automatiquement avec Google Agenda, ce qui évite les doubles réservations et vous garantit un aperçu clair du planning de votre équipe. Cette fonction peut vous faire gagner beaucoup de temps et améliorer votre productivité.
Les meilleures fonctionnalités de Calendly
- Partagez un lien unique vers le planning et laissez les autres choisir leurs créneaux horaires préférés.
- Envoyez des rappels automatiques par e-mail et SMS et tenez les participants informés.
- Synchronisez Calendly avec Google Agenda, Outlook ou d'autres systèmes de calendrier.
Limitations de Calendly
- Le forfait Free de Calendly ne permet qu'une seule intégration de calendrier.
- Il n'offre pas les outils de planification complets dont ont besoin les grandes équipes.
Tarifs Calendly
- Free Forever
- Standard : 12 $/mois
- Teams : 20 $/mois
- Enterprise : à partir de 15 000 $/an
Évaluations et avis sur Calendly
- G2 : 4,7/5 (plus de 2 200 avis)
- Capterra : 4,7/5 (plus de 3 500 avis)
Découvrez ces alternatives à Calendly!
6. QuickBooks Time (idéal pour optimiser le processus d'intégration de la paie)
QuickBooks Time, un logiciel de suivi du temps et de gestion des effectifs, permet de rationaliser les opérations de l'entreprise. Grâce à son suivi automatique du temps, les employés peuvent facilement pointer à l'arrivée et au départ à l'aide de leur smartphone ou de leur ordinateur.
Une autre fonctionnalité utile de QuickBooks Time est son intégration avec QuickBooks Payroll. Elle permet aux utilisateurs de transférer de manière transparente les données de suivi du temps vers les systèmes de paie, ce qui réduit le risque d'erreurs et fait gagner du temps.
Les meilleures fonctionnalités de QuickBooks Time
- Accédez à des informations sur la productivité des employés et les heures supplémentaires afin de prendre des décisions éclairées.
- Recevez des notifications en cas d'absences ou d'heures supplémentaires.
- Gérez la planification des horaires des employés en créant, effectuant des modifications en cours et affichant les plannings sur une plateforme centralisée.
Limites de QuickBooks Time
- Les forfaits de ces logiciels peuvent être élevés pour les petites entreprises.
- Il se concentre principalement sur le suivi du temps et l'intégration de la paie, et moins sur la planification des horaires des employés ( planification des ressources ).
Tarifs QuickBooks Time
- Time Premium + Payroll Premium : 14 $/mois + 6,80 $/mois par employé
- Time Elite + Payroll Elite : 28 $/mois + 8,50 $/mois par employé
Évaluations et avis sur QuickBooks Time
- G2 : 4,5/5 (plus de 1 400 avis)
- Capterra : 4,7/5 (plus de 6 800 avis)
7. Homebase (le meilleur pour la planification des horaires des employés et le suivi du temps de travail)
Homebase est une application de planification de travail fiable et facile à utiliser qui vous aide à gérer les horaires de votre équipe. En un coup d'œil, vous pouvez voir qui travaille quand et s'il y a des pénuries de personnel.
Homebase vous permet également de définir différents types d'équipes. Par exemple, vous pouvez créer un type d'équipe pour les « heures supplémentaires » ou les « astreintes » et déplacer les employés vers différentes équipes par glisser-déposer. De cette façon, vous pouvez suivre les heures de travail de votre équipe et vous assurer que tout le monde est rémunéré correctement.
Les meilleures fonctionnalités de Homebase
- Rationalisez le processus de paie en l'intégrant à un logiciel de paie.
- Accédez aux informations de votre équipe où que vous soyez grâce à l'application mobile.
- Utilisez l'horloge intégrée pour surveiller les heures de travail des employés et éviter toute perte d'heures de travail.
Limitations de Homebase
- Certains utilisateurs ont fait des rapports selon lesquels l'interface était peu pratique, confuse et difficile à naviguer.
- D'autres utilisateurs ont signalé un manque de réactivité et de compréhension de la part du service client.
Tarifs Homebase
- Free Forever
- Essentiels : 24,95 $/mois
- Plus : 59,95 $/mois
- Tout-en-un : 99,95 $/mois
Évaluations et avis sur Homebase
- G2 : 4,2/5 (plus de 100 avis)
- Capterra : 4,6/5 (plus de 1 000 avis)
8. Findmyshift (idéal pour gérer les quarts de travail et effectuer le suivi des heures de travail des employés)
Grâce à Findmyshift, vous pouvez créer des horaires de travail, définir la disponibilité des employés et même rationaliser la gestion des congés. Il s'agit d'un logiciel de gestion des équipes fiable qui vous permet de voir qui travaille chaque jour, ce qui facilite la coordination avec vos collègues et la planification des équipes.
Findmyshift met automatiquement à jour les plannings en fonction des disponibilités. Ainsi, si vous avez un changement de dernière minute, vous pouvez mettre à jour vos disponibilités et l'outil ajustera immédiatement votre planning.
Les meilleures fonctionnalités de Findmyshift
- Créez et gérez les plannings en configurant des paramètres de roulement et en les ajustant selon les besoins.
- Permettez aux employés d'échanger leurs quarts de travail entre eux, favorisant ainsi la flexibilité.
- Suivez avec précision les heures de travail et les absences de vos employés.
Limitations de Findmyshift
- L'intégration de Findmyshift dans vos flux de travail peut demander beaucoup de temps et d'efforts.
- Les utilisateurs ont signalé des dysfonctionnements occasionnels, entraînant des temps d'arrêt pendant les heures de travail.
Tarifs Findmyshift
- Free Forever
- Starter : 25 $/mois
- Entreprise : 40 $/mois
- Enterprise : 80 $/mois
Évaluations et avis sur Findmyshift
- G2 : N/A
- Capterra : 4,6/5 (plus de 1 000 avis)
9. When I Work (idéal pour la planification des horaires et le suivi du temps de travail)
When I Work est un outil convivial qui facilite considérablement la planification. Vous pouvez facilement consulter les horaires à venir, demander des congés et même échanger des horaires avec vos collègues.
When I Work offre également une autre fonctionnalité utile : l'horloge automatique. Les utilisateurs peuvent pointer leur arrivée et leur départ directement depuis leur téléphone, ce qui est très pratique. Si vous devez modifier votre planning, vous pouvez également le faire via l'application.
Les meilleures fonctionnalités de When I Work
- Envoyez des notifications et des messages directement aux employés pour les informer des changements d'horaires.
- Gérez les horaires de travail de vos employés et affichez les demandes de congés depuis votre appareil mobile.
- Configurez les modèles de travail et surveillez les heures travaillées et les absences des employés.
Limitations de When I Work
- Les demandes de congés peuvent uniquement être supprimées et rajoutées, elles ne peuvent pas être modifiées.
- Il n'offre pas de fonctionnalités détaillées de suivi des tâches ou des missions.
Tarifs de When I Work
- Essentiel : 1,50 $/mois
- Essential + Suivi du temps et des présences : 3 $/mois
- Pro : 3 $/mois
- Pro + Suivi du temps et des présences : 5 $/mois
- Premium : 5 $/mois
- Premium + Suivi du temps et présence : 7 $/mois
- When I Work Payroll (à ajouter à n'importe quel forfait) : 39 $/mois + 6 $ par utilisateur actif/mois
Évaluations et avis sur When I Work
- G2 : 4,3/5 (plus de 250 avis)
- Capterra : 4,5/5 (plus de 1 100 avis)
Bonus : Vous voulez de meilleures options ? Découvrez les 10 meilleures alternatives à When I Work!
10. Sling (le meilleur pour gérer les quarts de travail et communiquer avec les employés)
Avec Sling, vous pouvez rapidement créer des quarts de travail, les attribuer aux employés et les ajuster si nécessaire. La fonctionnalité glisser-déposer facilite le déplacement des quarts de travail et garantit une charge de travail équitable pour tous.
Sling dispose également d'une fonctionnalité de messagerie intégrée, extrêmement utile pour communiquer avec les équipes. Vous pouvez envoyer des messages directement à des individus ou à des groupes pour partager des informations importantes ou coordonner les quarts de travail.
Les meilleures fonctionnalités de Sling
- Partagez des fichiers, attribuez des tâches et communiquez efficacement avec les membres de votre équipe.
- Surveillez la manière dont le temps et les ressources sont alloués afin de garantir une productivité optimale.
- Suivez les tâches, les échéances et la progression des différents projets.
Limitations de Sling
- Les utilisateurs ont noté que la version mobile de l'outil n'est pas aussi conviviale que la version de bureau.
- Seuls les utilisateurs du forfait Business peuvent générer des rapports.
Tarifs Sling
- Free Forever
- Premium : 2 $/mois
- Entreprise : 4 $/mois
Évaluations et avis sur Sling
- G2 : 4,4/5 (plus de 80 avis)
- Capterra : 4,6/5 (plus de 150 avis)
Bonus : pour améliorer la gestion du travail et des quarts, découvrez comment mettre en place un planning de travail 2-2-3.
Rationalisez le processus de planification des horaires des employés avec ClickUp
La gestion des plannings des employés peut être chronophage et source d'erreurs. Un logiciel de planification efficace simplifie le processus en vous permettant de créer des plannings, d'attribuer rapidement des quarts de travail et de gérer la disponibilité de votre équipe.
L'utilisation d'un logiciel de planification fiable vous permet également d'accéder facilement aux systèmes de paie et de contrôler les coûts, garantissant ainsi un niveau de personnel optimal et minimisant les sureffectifs ou les sous-effectifs.
ClickUp, logiciel de planification idéal, vous permet d'attribuer des quarts de travail en fonction de la disponibilité des employés, de suivre le temps travaillé et de générer des rapports de paie précis. Il rationalise votre flux de travail et réduit la saisie manuelle de données.
Inscrivez-vous dès aujourd'hui à ClickUp et découvrez les avantages d'un flux de travail simplifié pour la planification des horaires des employés !