Nous sommes lundi matin, et votre patron a besoin d'une nouvelle proposition de projet, d'un agenda actualisé pour l'équipe et d'un résumé hebdomadaire des performances, le tout avant le déjeuner.
Créer chaque document à partir de zéro demande du temps et de l'énergie. Mais que diriez-vous de disposer de modèles prêts à l'emploi qui vous facilitent la tâche ?
Que vous utilisiez des traitements de texte, des tableurs ou des outils de présentation, les modèles de documents peuvent rationaliser votre flux de travail, garantir la cohérence de vos documents et vous aider à vous concentrer sur des tâches plus importantes.
Dans ce guide, nous vous montrerons comment créer des modèles de documents efficaces dans différentes applications afin de booster votre productivité et d'éviter la frénésie du lundi matin.
Que sont les modèles de documents ?
Les modèles de documents sont des fichiers prédéfinis qui vous permettent de créer rapidement de nouveaux documents, tels que des rapports sur l'entreprise, des contrats, des factures, des présentations, etc.
Les modèles de documents sont fournis avec une mise en forme intégrée, des champs vides et des espaces réservés, vous n'avez donc pas besoin de repartir de zéro à chaque fois. Il vous suffit de remplir vos informations, de personnaliser certains éléments en fonction de vos besoins, et vous obtenez en un clin d'œil un document soigné et cohérent.
Certains modèles ne nécessitent que des modifications minimes, comme l'ajout de coordonnées, tandis que d'autres peuvent nécessiter des ajustements de contenu importants, mais conservent le style général.
Pourquoi utiliser des modèles de documents ?
Les modèles rationalisent le processus de création de documents et constituent une solution intelligente pour les entreprises qui ont fréquemment besoin de documents pour les propositions clients, les agendas des réunions et les rapports trimestriels. Voici pourquoi :
Rentable
Les modèles réduisent les coûts de main-d'œuvre en éliminant le besoin de réinventer la roue à chaque fois. Pour les entreprises qui produisent des tonnes de documents, cela se traduit par d'importantes économies de temps et d'argent. De plus, vous libérez des ressources pour du travail plus important.
Facilité d'utilisation
Ils sont faciles à utiliser, ce qui permet aux utilisateurs ayant des compétences minimales en conception de créer et de réaliser des modifications en cours sur des documents. Aucune compétence avancée ni aucun logiciel coûteux n'est nécessaire.
Cohérence
Les modèles garantissent la clarté et la cohérence de vos documents. Cela contribue à renforcer l'image de votre marque et à conserver un aspect professionnel.
Précision
Les modèles prédéfinis réduisent les erreurs grâce à des formats structurés et garantissent que les détails importants ne sont pas oubliés et que tout reste standardisé.
Productivité améliorée
Les modèles de documents stimulent la productivité en réduisant le temps consacré à la mise en forme et en limitant les tâches répétitives. De plus, vous pouvez vous concentrer sur le travail qui compte et terminer vos tâches plus rapidement.
💡Conseil de pro : vous pouvez également utiliser les modèles gratuits de documentation des processus sur ClickUp pour accélérer les choses et mettre de l'ordre dans le chaos des flux de travail.
Comment créer des modèles de documents
Que vous décriviez des processus complexes ou détailliez des spécifications techniques, la création de modèles de documents personnalisés est un jeu d'enfant si vous connaissez les étapes à suivre.
Voici comment commencer :
Création de modèles dans Google Docs
Si vous manquez de temps, Google Docs propose plus de 50 modèles prêts à l'emploi pour tout type de document, des rapports techniques aux lettres d'entreprise en passant par les CV. Choisissez-en un, personnalisez-le, et le tour est joué.
Toutefois, si vous avez besoin de quelque chose de plus spécifique, comme un plan de campagne marketing détaillé avec des sections d'analyse personnalisées ou un modèle de base de connaissances complet avec des guides de dépannage classés par catégorie, créez votre modèle en suivant ces étapes :
1. Accédez à Google Docs.
2. Dans la section Créer un nouveau document, cliquez sur Document vierge.
3. Sur cette page vierge, concevez la structure de votre document avec des champs à remplir, du texte de remplacement, des titres clairs et votre logo. Voici un exemple de modèle de proposition pour l’entreprise :
4. Donnez un nom clair à votre modèle et laissez Google Docs se charger de l'enregistrement automatique.
5. Pour réutiliser ce style, recherchez le fichier dans Google Drive, cliquez dessus avec le bouton droit de la souris et sélectionnez Créer une copie.
Pour en savoir plus : 10 modèles de documentation technique gratuits pour les équipes informatiques
Création de modèles dans Microsoft Word
Tout comme Google Docs, Microsoft Word propose une gamme de modèles intégrés pour les CV, les rapports, les lettres commerciales et bien plus encore, vous aidant ainsi à démarrer rapidement avec un rendu professionnel.
Voici comment créer des modèles personnalisés pour vous assurer que vos documents Word sont toujours parfaits :
1. Créez un nouveau document en cliquant sur Document vierge.
2. Concevez votre modèle en ajoutant des champs de texte et des champs d'image et en choisissant des polices de caractère sans empattement, telles que Arial, Calibri et Proxima Nova, en fonction de l'objectif du document.
3. Cliquez ensuite sur Fichier > Enregistrer sous. Dans la fenêtre Enregistrer sous, sélectionnez Modèle Word (. dotx) dans la liste déroulante, donnez un titre unique à votre modèle, puis cliquez sur Enregistrer.
4. Pour utiliser votre modèle Word, ouvrez l'application Word, cliquez sur Nouveau et sélectionnez votre modèle. Les fichiers .dotx s'ouvrent en tant que nouveaux documents afin que vous ne remplaçiez pas l'original.
Pour en savoir plus : Les 10 meilleurs outils d'écriture pour répondre aux besoins de chaque écrivain en 2024
Création de modèles dans Google Slides
Google Slides est idéal pour créer des modèles.
Son interface intuitive par glisser-déposer facilite la personnalisation des dispositions, des couleurs et des polices de caractère, même pour les non-concepteurs. La fonctionnalité de collaboration en temps réel vous permet, à vous et à votre équipe, de modifier ensemble les modèles.
De plus, grâce à l'accès basé sur le cloud, vous pouvez mettre à jour et utiliser vos modèles à partir de n'importe quel appareil, à tout moment.
Vous pouvez choisir des modèles prêts à l'emploi dans la galerie de modèles de Google Slides. Vous pouvez également les créer vous-même.
1. Accédez à Google Slides.
2. Dans la section Commencer une nouvelle présentation , cliquez sur Présentation vierge.
3. Créez votre modèle de présentation Google Slides.
4. Nommez votre modèle et il sera automatiquement enregistré, comme dans les autres applications Google.
5. La prochaine fois que vous aurez besoin de ce modèle, recherchez le fichier dans Google Drive, cliquez dessus avec le bouton droit de la souris et sélectionnez Créer une copie.
Création de modèles dans Microsoft PowerPoint
Les modèles de Microsoft PowerPoint offrent un intervalle d'options prédéfinies que vous pouvez facilement personnaliser en fonction de vos besoins. Il s'agit notamment de modèles pour des diaporamas, des rapports, des prospectus, des plans de cours et des agendas d'évènements.
Mais les concevoir à partir de zéro signifie que vous pouvez inclure exactement ce dont vous avez besoin sans vous contenter d'options génériques.
Voici comment y parvenir :
1. Ouvrez l'application PowerPoint et cliquez sur Présentation vierge.
2. Cliquez sur l'onglet Conception et sélectionnez Taille de la diapositive > Taille de diapositive personnalisée. Ensuite, dans la boîte de dialogue, choisissez l'orientation et les dimensions souhaitées pour la page.
3. Ensuite, cliquez sur Afficher > Masque des diapositives. Le masque des diapositives est la première diapositive de la liste des miniatures à gauche, avec les dispositions associées en dessous. Ici, vous pouvez choisir des thèmes, définir des arrière-plans et ajouter des espaces réservés et d'autres éléments visuels. Toute modification apportée au masque des diapositives s'appliquera à toutes les dispositions des diapositives.
4. Pour enregistrer la présentation en tant que modèle, cliquez sur Fichier > Enregistrer sous > Autres emplacements > Parcourir.
5. Dans la fenêtre Enregistrer sous , donnez à votre modèle un nom facile à rechercher, sélectionnez Modèle PowerPoint (. potx) dans la liste déroulante, puis cliquez sur Enregistrer.
Création de modèles dans Google Sheets
Vous avez besoin de rédiger une liste de choses à faire ou de concevoir un outil de suivi de projet avec des mises à jour en temps réel ? Les modèles Google Sheets sont là pour vous aider. Grâce à leurs formules intégrées et à leur accès instantané, vous pouvez tout créer sans aucun tracas.
Vous pouvez également créer des modèles uniques qui évoluent avec vos projets et s'adaptent à vos besoins spécifiques.
Voici comment procéder :
1. Accédez à Google Sheets.
2. Dans la section Créer une nouvelle feuille de calcul , cliquez sur Feuille de calcul vierge.
3. Créez la structure de votre document, comme ce modèle de planning des horaires des employés:
4. Donnez un nom pertinent à votre modèle de feuille de calcul, et Google Sheets l'enregistrera automatiquement.
5. Si vous souhaitez réutiliser ce modèle, cliquez sur l'onglet du fichier dans la feuille de calcul, cliquez dessus avec le bouton droit de la souris et sélectionnez Créer une copie pour le copier sur votre Drive.
Création de modèles dans Microsoft Excel
Microsoft Excel est fourni avec une multitude de modèles prêts à l'emploi pour vous aider à démarrer. Des notes de frais aux agendas hebdomadaires, en passant par les diagrammes de Gantt et les suivis des ventes, Excel a tout ce qu'il vous faut.
Toutefois, si vous avez besoin d'indicateurs spécialisés ou d'un formatage unique que les modèles standard ne proposent pas, les modèles personnalisés vous aideront à créer exactement ce dont vous avez besoin.
1. Créez un nouveau modèle Excel en cliquant sur Cahier de travail vierge.
2. Cliquez sur Fichier, puis sur Enregistrer sous > Autres emplacements > Parcourir.
3. Dans la boîte de dialogue Enregistrer sous*, saisissez un nom de modèle, sélectionnez Modèle Excel (. xltx), puis cliquez sur Enregistrer.
4. Si votre fichier contient des macros (actions d’automatisation dans la feuille de calcul), sélectionnez le format de fichier Modèle Excel avec macros activées (. xltm).
5. Pour créer une nouvelle feuille de calcul à partir de votre modèle, ouvrez Excel, cliquez sur Nouveau et sélectionnez le modèle souhaité.
Création de modèles dans ClickUp
Que vous rédigiez un échéancier de projet ou planifiiez les agendas de réunion, ClickUp est un outil de gestion de projet polyvalent qui facilite la création de modèles de documents.
Ce qui le distingue de Google Docs, Excel ou Slides, c'est que vous pouvez gérer des tâches et créer des modèles en un seul endroit, sans avoir à passer d'un outil à l'autre. De plus, vous pouvez transformer des sections de documents en tâches exploitables, les attribuer à des membres de l'équipe et fixer des dates d'échéance, directement à partir de vos modèles.
Vous pouvez également automatiser les tâches répétitives en définissant des règles personnalisées qui déclenchent des actions en fonction des mises à jour des documents ou des tâches. Utilisez des vues telles que Liste, Tableau ou Calendrier pour visualiser vos tâches et vos documents en fonction de votre flux de travail et des besoins de votre projet.
Pour créer un nouveau modèle sur ClickUp :
1. Connectez-vous à votre compte ClickUp et accédez à votre environnement de travail.
2. Accédez à la section Documents dans la barre latérale et cliquez sur Créer un nouveau document.
3. Utilisez l'éditeur de texte enrichi de ClickUp pour mettre en forme votre document : ajoutez des titres, des puces, des espaces réservés, des tableaux, des images, etc.
4. Une fois le modèle achevé, cliquez sur les trois points (...) dans le coin supérieur droit de votre document et sélectionnez Enregistrer comme modèle. Ensuite, nommez-le et ajoutez des étiquettes ou des descriptions pertinentes.
5. Vous pouvez gérer et organiser vos modèles dans la section Modèles sous Documents. Vous pouvez également les modifier, les dupliquer ou les supprimer selon vos besoins.
Utilisez ClickUp Brain pour réaliser facilement la création de modèles.
L'intégration de l'assistant IA intégré de ClickUp, ClickUp Brain, accélère la production de modèles, rendant la gestion des documents plus rapide et plus efficace en réduisant le temps d'installation et les erreurs.
Vous pouvez utiliser cet outil pour :
- Préremplissez vos modèles avec des informations telles que les dates d'échéance et les descriptions, grâce à des suggestions intelligentes basées sur vos tâches passées.
- Attribuez automatiquement des tâches aux membres de votre équipe dans les modèles, afin que tout soit prêt dès le départ.
- Détectez les erreurs d'orthographe dans vos modèles de documents ; aucun plugin ni extension n'est nécessaire.
- Répondez rapidement aux messages grâce à des raccourcis et rédigez vos réponses en adoptant le ton parfait.
Pour en savoir plus : Comment utiliser l'IA pour la documentation et les modèles de flyers Google Docs!
Simplifiez la gestion des modèles avec ClickUp Docs.
Le suivi de plusieurs modèles peut être un véritable cauchemar, mais ClickUp Docs est la solution que vous recherchiez.
Utilisez-le pour stocker tous vos modèles ClickUp afin de pouvoir y accéder facilement et les partager en toute simplicité. De plus, vous pouvez organiser instantanément vos documents, les lier à des tâches, contrôler leur accès, collaborer en temps réel et profiter de puissants outils de modification.
Grâce à l'historique des versions et aux options d'intégration dynamiques, telles que les diagrammes et graphiques interactifs, les formulaires intégrés et les éléments visuels, vos documents restent actuels, attrayants et pertinents.
Optimisez votre efficacité grâce aux modèles intégrés de ClickUp
La collection de modèles prêts à l'emploi de ClickUp est incroyablement variée et offre tout ce dont vous avez besoin, des feuilles de route de projets complexes aux procédures opératoires normalisées détaillées, en passant par les rapports de statut d'équipe. Grâce à de multiples modèles spécifiques à chaque tâche, vous pouvez vous mettre immédiatement au travail et suivre vos projets de manière efficace.
Cependant, ClickUp ne se limite pas aux modèles de documents. Il propose une suite d'autres modèles pour améliorer la productivité dans différents domaines. En voici quelques-uns :
1. Modèle de documentation de projet ClickUp
Imaginez que toutes les informations relatives à vos projets, de la planification à l'exécution, soient facilement accessibles et parfaitement organisées : c'est ce que vous offre le modèle de documentation de projet de ClickUp. Il vous permet d'accéder facilement à tous les documents liés à vos projets depuis un emplacement centralisé afin de respecter les délais et les budgets.
Pour utiliser efficacement ce modèle prédéfini :
- Créez un aperçu du projet décrivant son échéancier, sa portée et ses objectifs.
- Divisez le projet en étapes et attribuez des tâches aux membres de l'équipe afin de clarifier les responsabilités et de gérer la charge de travail.
- Suivez la progression et modifiez les plans si nécessaire pour que tout se déroule comme prévu.
- Documentez les résultats et recueillez des commentaires afin de mesurer la réussite et d'améliorer les projets futurs.
De plus, les commentaires et les réactions dans ClickUp favorisent une communication proactive en permettant aux membres de l'équipe de reconnaître instantanément les mises à jour ou les commentaires à l'aide d'émojis, éliminant ainsi le besoin d'une réponse complète.
💡 Conseil de pro : utilisez les automatisations ClickUp pour mettre à jour automatiquement le statut des tâches lorsque des commentaires sont ajoutés ou que les échéances approchent. Vous pouvez également envoyer des rappels et des notifications afin que tout le monde reste informé des changements importants et des échéances.
2. Modèle de document de planification ClickUp
Vous vous sentez dépassé par la planification des prochaines étapes de votre projet ? Le modèle de document de planification de ClickUp est là pour vous aider. Il vous permet de définir vos objectifs, de diviser les tâches en étapes faciles à réaliser et de mettre tout le monde sur la même longueur d'onde.
Voici ce qui fait de ce modèle un outil révolutionnaire :
- Statuts personnalisés : suivez la progression des tâches grâce à des statuts personnalisés tels que « Non commencé », « En cours » et « Achevé » pour savoir où en sont les choses.
- Champs personnalisés : ajoutez des attributs tels que le niveau de priorité, la date d'échéance ou le propriétaire de la tâche pour classer et visualiser vos tâches sans effort.
- Vues personnalisées : personnalisez votre flux de travail ClickUp avec des vues adaptées à vos besoins : vue Liste pour une liste de tâches simple, diagramme de Gantt pour des échéanciers visuels, vue Charge de travail pour équilibrer les tâches de l'équipe et vue Calendrier pour voir les échéances et les plannings.
- Système de suivi : surveillez la progression grâce à la vue Tableau. Utilisez-la, par exemple, pour visualiser les étapes de la « Création d'une campagne sur les réseaux sociaux », de l'« Idée » à la « Exécution », et suivez toutes les mises à jour ou modifications.
💡 Conseil de pro : utilisez ClickUp Brain pour préremplir automatiquement les informations essentielles telles que les objectifs du projet, les échéances et les membres de l'équipe affectés, afin de garantir la cohérence et l'exactitude. Il rédige également des réponses rapides et soignées aux requêtes relatives aux mises à jour du projet ou aux clarifications des tâches, et élabore des descriptions de tâches claires et détaillées décrivant les livrables, les échéanciers et les responsabilités spécifiques.
3. Modèle de gestion de projet ClickUp
Gérer un projet complexe signifie jongler entre les équipes marketing, développement et commerciales, chacune ayant des objectifs et des délais distincts. C'est là que le modèle de gestion de projet ClickUp offre une approche stratégique pour tout harmoniser dès le premier jour.
Ce modèle vous permet de visualiser et de suivre les ressources du projet, de gérer les tâches à l'aide de vues de flux de travail et de rester en phase avec les parties prenantes et les membres de l'équipe. De plus, vous pouvez réduire le risque d'échec du projet en repérant rapidement les écueils potentiels.
Voici comment procéder :
- Statuts personnalisables : suivez les tâches du projet à l'aide de statuts afin d'identifier rapidement les goulots d'étranglement, de rationaliser les révisions et d'accélérer les approbations, tout en maintenant votre projet sur la bonne voie. Par exemple, un service marketing peut utiliser les statuts « En attente d'approbation du contenu » ou « Nécessite des modifications finales » pour gérer les tâches liées à une campagne.
- Flux de travail visualisé : utilisez des vues flexibles pour examiner la progression, telles que la vue Tableau, afin de voir les tâches dans des colonnes personnalisables, les faire glisser d'une phase à l'autre et ajouter des sous-groupes pour faciliter le suivi. De plus, la vue Diagramme de Gantt identifie les chemins critiques, les marges et les dépendances, fournissant ainsi un échéancier clair pour gérer efficacement le planning.
- ClickApps : Boostez votre productivité grâce aux ClickApps du modèle, qui offrent des fonctionnalités clés telles que le suivi du temps, les étiquettes, les avertissements de dépendance, les assignations multiples, la synchronisation des e-mails, et bien plus encore.
4. Modèle de campagne par e-mail ClickUp
La gestion des campagnes par e-mail peut s'avérer délicate. Vous devez jongler entre la créativité du contenu, la cohérence et les performances des e-mails tout en essayant de rester organisé et concentré. C'est là que le modèle de campagne par e-mail de ClickUp entre en jeu. Il vous aide à planifier, concevoir, suivre et optimiser vos campagnes en toute simplicité.
Ses principales fonctionnalités comprennent :
- Statuts personnalisés : cette fonctionnalité permet de suivre chaque étape de votre campagne, de la planification initiale à l'exécution finale. Par exemple, « Brouillon de contenu » indique que vous êtes en train de rédiger l'e-mail, tandis que « Approbation du client » signale que vous attendez la validation finale du client.
- Champs personnalisés : gérez et classez les détails clés de la campagne, tels que « Lien vers le texte de l'e-mail » pour suivre le contenu de l'e-mail, « Type d'e-mail » pour classer la campagne comme e-mail promotionnel ou newsletter, et « Lien vers le design » pour accéder aux éléments visuels.
- Vues personnalisées : suivez la progression de votre campagne sous différents angles. Par exemple, utilisez la vue Calendrier pour suivre les dates clés, telles que les dates d'envoi prévues des e-mails et les dates d'échéance des révisions. Vous pouvez également utiliser la vue Tableau pour visualiser les campagnes d'e-mails sous forme de cartes telles que Génération d'idées, Création de contenu, Conception, Révision et Envoyé.
💡 Conseil de pro : configurez des déclencheurs automatiques d'e-mails avec ClickUp Automatisation : par exemple, envoyez un e-mail de bienvenue lorsqu'un nouveau prospect s'inscrit ou un e-mail de rappel à un membre de l'équipe lorsque le statut d'une tâche passe à « Révision ». Cela permet de maintenir une communication pertinente et opportune.
5. Modèle de sondage de satisfaction client ClickUp
Imaginez que vous puissiez créer des sondages clients, recueillir et analyser les réponses, et identifier les domaines à améliorer, le tout sur une plateforme élégante et intuitive. C'est exactement ce que vous offre le modèle de sondage de satisfaction client de ClickUp.
Cela vous permet de :
- Gérez les sondages comme un pro : utilisez par exemple la vue « Répondants » pour suivre les personnes qui ont répondu et leurs commentaires, et la vue « Évaluation des connaissances » pour savoir dans quelle mesure les clients connaissent votre produit. De plus, la vue « Formulaire de sondage » vous permet de rédiger et d'ajuster vos questions, tandis que la vue « Commencer ici » vous aide à organiser vos tâches d'installation du sondage.
- Obtenez des informations détaillées : utilisez neuf champs personnalisés pour recueillir toutes les informations nécessaires à une analyse approfondie. Par exemple, utilisez « Utilité » pour évaluer l'utilité de l'assistance, « Clarté » pour comprendre si les informations fournies étaient claires et « Le problème a-t-il été résolu » pour confirmer si le problème du client a été résolu.
💡 Conseil de pro : utilisez des outils d'automatisation pour envoyer des sondages à des segments de clientèle spécifiques en fonction de déclencheurs tels que les achats récents ou les interactions avec le service client. Cela garantit que vos sondages atteignent les bonnes personnes au bon moment sans effort manuel.
Gérez les modèles de documents comme un pro avec ClickUp
Des outils tels que Google Docs, Google Sheets et Microsoft PowerPoint sont parfaits pour créer de nouveaux modèles grâce à leurs nombreuses fonctionnalités de modification.
Mais ClickUp va encore plus loin en vous permettant de créer et de gérer des modèles de documents directement dans son système de gestion de projet, afin que vous puissiez les intégrer à votre flux de travail.
Avec ClickUp Brain, vous effectuez l’automatisation des tâches répétitives, préremplissez les détails et corrigez les erreurs sans effort. De plus, ClickUp Docs organise tous vos modèles, permet une collaboration en temps réel et relie les modèles aux tâches pour une efficacité maximale.
Prêt à rationaliser votre processus de création de modèles de documents ?
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