Les projets complexes impliquent souvent de nombreuses tâches interdépendantes, ce qui rend difficile le suivi de la progression et le respect des délais.
Les chefs de projet ont besoin d'outils efficaces pour décomposer ces projets complexes en éléments gérables. Jira, un outil de gestion de projet très populaire, propose une fonctionnalité appelée « sous-tâches » pour répondre à ce besoin.
Vous pouvez utiliser les sous-tâches dans Jira pour décomposer votre projet en unités de travail plus petites et plus spécifiques. Les sous-tâches étant liées à leurs tâches parentes, cette approche granulaire peut améliorer la visibilité du projet, faciliter la collaboration et aider les équipes à travailler plus efficacement. Grâce aux sous-tâches, vous pouvez attribuer des rôles et des responsabilités aux membres de l'équipe, suivre les progrès avec plus de précision et générer des rapports plus détaillés.
Dans ce guide, nous allons explorer les bases des sous-tâches dans Jira. Vous apprendrez ce qu'elles sont, comment suivre la progression des tâches et comment créer des sous-tâches dans Jira.
Plus loin dans cet article, nous comparerons également Jira à ClickUp, un autre outil de gestion de projet très populaire, afin de vous aider à choisir la solution la mieux adaptée aux besoins de votre équipe.
Comprendre les sous-tâches dans Jira
Les sous-tâches dans Jira sont des segments plus petits d'une tâche plus grande, agissant comme des tâches enfants au sein d'une tâche parente. Elles vous permettent de décomposer un projet complexe en éléments plus faciles à gérer.
Imaginez que votre projet consiste à construire une maison. La tâche principale est la construction globale, tandis que les sous-tâches Jira pourraient représenter des étapes spécifiques telles que la pose des fondations, la construction des murs ou l'installation du toit. Chaque sous-tâche est un élément crucial du projet, mais les traiter individuellement rend la tâche globale plus facile à gérer.
Pour commencer, vous devez simplement disposer de la permission nécessaire pour créer des problèmes et activer les sous-tâches dans le schéma de types de problèmes de votre projet.
Comment créer une sous-tâche dans Jira
Vous pouvez créer des sous-tâches Jira à l'aide de deux méthodes :
- Créer une sous-tâche dans un problème parent
- Convertissez un problème existant en sous-tâche et attribuez-le à un problème parent.
Voici une description détaillée de ces méthodes.
Méthode n° 1 : créer une sous-tâche dans un ticket parent
1. Ouvrez le problème parent.
Recherchez et ouvrez le problème pour lequel vous souhaitez créer une sous-tâche.
2. Accédez au menu ellipsis.
Cliquez sur le bouton « … » (ellipsis) dans le coin supérieur droit pour développer le menu déroulant.
3. Sélectionnez « Créer une sous-tâche ».
Sélectionnez l'option « Créer une sous-tâche » dans le menu.
Une fenêtre contextuelle « Créer une sous-tâche » apparaîtra en haut de la page principale du problème. Notez qu'un administrateur Jira doit activer le sous-menu « Créer une sous-tâche » et que le type de problème « sous-tâche » doit être ajouté au schéma des types de problèmes du projet.
4. Remplissez les détails de la sous-tâche
Sélectionnez « Sous-tâche » dans le menu déroulant des types de tickets, achevez la saisie des champs obligatoires et ajoutez toutes les informations requises. Cliquez sur le bouton « Créer » en bas de la page pour finaliser la création de la sous-tâche.
La nouvelle sous-tâche s'affichera dans la section « Sous-tâches » du problème principal/parent.
Il est important de noter que les champs de la fenêtre contextuelle « Créer une sous-tâche » peuvent être personnalisés. Il vous suffit de cliquer sur « Configurer les champs » (icône en forme d'engrenage ⚙️) dans le coin supérieur droit pour ouvrir une boîte de dialogue dans laquelle vous pouvez cocher ou décocher les champs selon vos besoins. Vous pouvez activer/désactiver les champs par défaut et les champs personnalisés à l'aide des liens « Tous » et « Personnalisés ».
En suivant ces étapes, vous pouvez simplifier la gestion de projet Jira et mieux suivre l'avancement des tâches, les obstacles et l'achèvement à l'aide des fonctionnalités « créer une sous-tâche » de Jira.
Méthode n° 2 : convertir un problème existant en sous-tâche et choisir un problème parent
1. Accédez au problème.
Commencez par ouvrir le problème que vous souhaitez convertir en sous-tâche. Pour ce faire, recherchez le problème dans la barre de recherche ou parcourez la liste des problèmes de votre projet.
2. Accédez au menu « Plus ».
Une fois le problème ouvert, repérez l’emplacement du menu déroulant « Plus ». Il se trouve généralement dans le coin supérieur droit de la vue du problème. Cliquez sur ce menu pour afficher des options supplémentaires.
3. Sélectionnez « Convertir en sous-tâche ».
Dans les options du menu déroulant, sélectionnez « Convertir en sous-tâche ». Cette option vous permet de transformer le problème actuel en sous-tâche d'un autre problème.
4. Spécifiez la tâche parente
Un nouvel écran apparaîtra, vous invitant à choisir la tâche parente. Vous pouvez soit saisir l'identifiant de la tâche parente, soit la rechercher à l'aide du lien fourni. Cette tâche parente est le problème sous lequel la sous-tâche sera imbriquée.
5. Finalisez le processus
Après avoir spécifié la tâche parente, cliquez sur « Convertir » pour finaliser le processus.
Le problème sera transformé en sous-tâche et apparaîtra désormais dans la section « Sous-tâches » de la tâche parente, ce qui vous aidera à mieux organiser vos modules de gestion de projet Jira.
Limites de l'utilisation de Jira pour créer des sous-tâches
Si les sous-tâches Jira peuvent être extrêmement utiles pour décomposer des projets complexes, cet outil présente toutefois certaines limites.
- Impossibilité de subdiviser les sous-tâches : les sous-tâches Jira ne peuvent pas être divisées en sous-tâches plus petites. Cela peut être contraignant pour les projets qui nécessitent des subdivisions plus granulaires. Si vous devez subdiviser une sous-tâche, vous devez d'abord la convertir en un problème standard, puis créer de nouvelles sous-tâches sous celle-ci, ce qui peut être long et fastidieux.
- Gestion des dépendances : bien que la gestion de projet Jira prenne en charge la création de dépendances entre les tâches, la gestion de ces dépendances au niveau des sous-tâches peut s'avérer difficile. Les sous-tâches Jira ne gèrent pas intrinsèquement les dépendances, ce qui rend plus difficile le suivi de la séquence et de l'interrelation des petites tâches au sein d'un projet.
- Limitations des rapports : lors de la génération de rapports, les sous-tâches Jira ne sont souvent pas incluses par défaut dans les rapports de projet de haut niveau. Cela peut entraîner des aperçus incomplets de la progression du projet et nécessiter une configuration supplémentaire ou un suivi manuel pour garantir que le statut de chaque sous-tâche est représenté avec précision dans les rapports.
- Complexité de la personnalisation : la personnalisation des champs et des flux de travail pour les sous-tâches Jira peut s'avérer complexe. Bien que cela soit possible, cela nécessite une compréhension approfondie des paramètres d'administration de Jira. Cette complexité peut constituer un obstacle pour les équipes qui cherchent à adapter les sous-tâches à leurs besoins spécifiques et à améliorer leurs compétences en matière de gestion des tâches.
- Restrictions de conversion : les types de tickets de sous-tâches dans Jira ne peuvent pas être déplacés directement d'un ticket parent à un autre. Pour réattribuer une sous-tâche, vous devez d'abord la convertir en ticket standard, puis la lier à un nouveau ticket parent. Ce processus est non seulement fastidieux, mais également source d'erreurs, en particulier dans les projets de grande envergure où des réattributions fréquentes sont nécessaires.
En prenant conscience de ces limites, vous pouvez améliorer vos compétences en gestion des tâches et élaborer des stratégies pour atténuer ces difficultés, garantissant ainsi une expérience de gestion de projet plus fluide dans Jira.
Créer des tâches et des sous-tâches avec ClickUp
Si vous avez rencontré des limites avec des outils de gestion des tâches tels que Jira, vous trouverez l'approche flexible et personnalisable de ClickUp en matière de gestion des tâches et des sous-tâches très rafraîchissante. ClickUp simplifie les besoins complexes en matière de gestion de projet en s'adaptant à vos flux de travail, en s'intégrant aux applications que vous utilisez quotidiennement et en vous garantissant de ne jamais rencontrer d'obstacle dans la réalisation de vos projets.
Création et gestion des tâches dans ClickUp
La création de tâches ClickUp est intuitive et simple.
- Commencez par vous connecter à votre environnement de travail ClickUp. Vous pouvez créer des tâches dans différentes catégories de tâches, ce qui vous permet de vous assurer que vos tâches sont organisées et faciles à gérer.
- Cliquez sur le bouton « + » ou utilisez l'option « Nouvelle tâche ».
- Lorsque vous y êtes invité, saisissez les détails de la tâche, tels que son nom, sa description, sa date d'échéance et les personnes qui ont été assignées à la tâche.
- Vous pouvez également définir des niveaux de priorité et ajouter des étiquettes pour une meilleure catégorisation.
- Remplissez tous les détails nécessaires pour votre tâche. L'interface de ClickUp vous permet d'inclure des descriptions en texte enrichi, de joindre des pièces jointes et de lier une tâche à d'autres si nécessaire.
- Une fois que vous avez saisi toutes les informations, enregistrez la tâche. Votre tâche apparaîtra alors dans votre tableau de bord des tâches et pourra être consultée et soumise à des modifications en cours selon vos besoins.
Création et gestion de sous-tâches dans ClickUp
Les sous-tâches dans ClickUp sont aussi faciles à créer et à gérer que les tâches principales. Vous pouvez créer des sous-tâches à partir d'une ou deux tâches de vos vues ClickUp, à savoir la vue Tableau et la vue Liste.
💡Conseil de pro : la création et la modification de sous-tâches sont accessibles à tous les utilisateurs de tous les forfaits ClickUp, y compris les invités disposant de permissions d'édition ou de permissions complètes.
À partir des tâches :
- Ouvrez la tâche à laquelle vous souhaitez ajouter des sous-tâches et cliquez sur le bouton « + Ajouter une sous-tâche ». Une nouvelle fenêtre s'ouvrira, dans laquelle vous pourrez saisir les détails de la sous-tâche.
- Saisissez le nom, la description, la date d'échéance et les personnes assignées à la sous-tâche. Vous pouvez également ajouter des pièces jointes, des commentaires et des checklists aux sous-tâches.
- Une fois que vous avez saisi toutes les informations, enregistrez la sous-tâche. Elle apparaîtra alors comme un problème secondaire sous le problème principal et vous pourrez le gérer indépendamment.
ClickUp vous permet de créer autant de sous-tâches que nécessaire, ce qui constitue un avantage significatif par rapport à des outils tels que Jira. D'autres alternatives à Jira n'offrent pas nécessairement une telle flexibilité.
À partir des vues :
- Vue Liste Passez la souris sur une tâche et cliquez sur l'icône « Créer une sous-tâche » pour ajouter une nouvelle sous-tâche.
- Passez la souris sur une tâche et cliquez sur l'icône « Créer une sous-tâche » pour ajouter une nouvelle sous-tâche.
- Passez la souris sur une tâche et cliquez sur l'icône « Créer une sous-tâche » pour ajouter une nouvelle sous-tâche.
- Pour les tâches comportant des sous-tâches développées, utilisez le menu déroulant à côté de l'icône « Créer une sous-tâche ».
- Pour les tâches dont les sous-tâches sont réduites, passez la souris sur l'icône « Créer une sous-tâche » pour afficher un signe plus. Cliquez sur le signe plus pour créer une sous-tâche.
- Indiquez un nom, un responsable, une date d'échéance et d'autres détails pour la sous-tâche.
- Appuyez sur Entrée (PC) ou Retour (Mac) pour enregistrer.
- Organisez les sous-tâches de manière hiérarchique à l'aide de sous-tâches imbriquées.
- Vue Tableau Passez la souris sur une carte de tâche et cliquez sur l'icône « + Ajouter une tâche ». Saisissez les détails de la sous-tâche et appuyez sur Entrée ou Retour pour enregistrer.
- Passez la souris sur une carte de tâche et cliquez sur l'icône « + Ajouter une tâche ».
- Saisissez les détails de la sous-tâche et appuyez sur Entrée ou Retour pour enregistrer.
- Passez la souris sur une carte de tâche et cliquez sur l'icône « + Ajouter une tâche ».
- Saisissez les détails de la sous-tâche et appuyez sur Entrée ou Retour pour enregistrer.
Vous pouvez contrôler la visibilité des sous-tâches à l'aide de l'option « Sous-tâches » en haut de la vue Liste ou Tableau :
- Réduire tout : Masquer toutes les sous-tâches
- Tout développer : affichez les sous-tâches directement sous leurs tâches parentes.
- En tant que tâches distinctes : affichez les sous-tâches sous forme d'éléments individuels.
Les sous-tâches dans ClickUp conservent une hiérarchie claire sous leurs tâches parentes, ce qui facilite leur navigation et leur gestion.
💡Conseil de pro : utilisez la barre d'action en bloc pour modifier efficacement plusieurs sous-tâches ou tâches. Assurez-vous de développer les sous-tâches avant de commencer.
- Vue Liste : sélectionnez les sous-tâches à l'aide des boutons de sélection et choisissez une action groupée.
- Vue Tableau : sélectionnez les sous-tâches dans une colonne à l'aide du bouton de sélection sur chaque carte ou de l'option « Tout sélectionner » dans le menu de la colonne. Appliquez une action groupée.
Vous pouvez également utiliser des modèles de liste de tâches et des modèles de gestion des tâches pour créer et gérer rapidement des sous-tâches pour les projets gérés en équipe, ce qui vous permet de gagner du temps et d'assurer la cohérence entre des tâches similaires.
Organisez les tâches et les sous-tâches à l'aide du modèle de gestion des tâches de ClickUp.
Le modèle de gestion des tâches ClickUp peut considérablement rationaliser le flux de travail de votre organisation. En intégrant ce modèle dans le flux de travail quotidien, votre équipe peut éviter le processus fastidieux qui consiste à identifier le cadre le plus efficace pour les paramètres de votre projet. Une fois le modèle configuré, il vous suffit de saisir les détails spécifiques pertinents pour vos tâches.
Utilisez le modèle pour :
- Visualisez et organisez les tâches par statut, priorité ou service.
- Suivez et optimisez les flux de travail en fonction de la bande passante de l'équipe et de la progression des tâches.
- Collaborez entre équipes pour planifier, attribuer et achever les tâches.
Le modèle propose également six vues dynamiques pour adapter la gestion des tâches à vos besoins :
- Vue Liste : décomposez les tâches en listes détaillées.
- Vue Tableau : gérez et hiérarchisez les tâches à l'aide d'un tableau Kanban.
- Vue Équipe : évaluez la charge de travail de l'équipe pour faciliter l'attribution intelligente des tâches.
- Vue calendrier : organisez facilement vos tâches à l'aide d'un calendrier glisser-déposer.
La visibilité du projet est essentielle pour un travail d'équipe efficace. C'est pourquoi le modèle comprend des champs personnalisés préconfigurés pour chaque tâche, vous permettant de voir instantanément des détails tels que l'individu assigné, la date d'échéance, la durée estimée et des éléments supplémentaires comme les budgets, les URL ou les pièces jointes.
De plus, le modèle organise vos tâches en trois listes distinctes : Mesures à prendre, Idées et Backlog. Cette installation permet de réduire l'encombrement et de se concentrer sur les tâches d'une même catégorie.
Cette structure efficace permet à votre équipe de gérer de manière transparente les tâches et les projets, améliorant ainsi la productivité et la collaboration.
Améliorez votre gestion de projet avec ClickUp
Bien que Jira soit un outil de gestion de projet puissant, il présente certaines limites, notamment en matière de gestion des sous-tâches et des dépendances. Ces contraintes peuvent nuire à l'efficacité de la gestion des tâches.
ClickUp, quant à lui, offre une alternative supérieure avec une interface conviviale et des fonctionnalités avancées qui répondent à ces défis.
Que vous recherchiez une meilleure personnalisation, une gestion avancée des dépendances ou des rapports complets, ClickUp vous fournit les outils nécessaires pour gérer efficacement vos tâches et sous-tâches et vous assurer de mener à bien vos projets sans encombre.
Après être passées à ClickUp, les équipes ont constaté une réduction significative du temps consacré à la gestion des tâches et une augmentation notable du nombre de projets livrés dans les délais.
Notre équipe de direction a réduit les retards dans les projets de plus de 70 % au cours de notre première année d'utilisation de ClickUp.
Notre équipe de direction a réduit les retards dans les projets de plus de 70 % au cours de notre première année d'utilisation de ClickUp.
En choisissant ClickUp, vous aussi pouvez rationaliser votre flux de travail, améliorer vos compétences en gestion des tâches et atteindre plus efficacement les objectifs de vos projets. Toutes ces fonctionnalités, et bien d'autres encore, en font un choix privilégié pour la gestion de projet moderne !