S'il y a bien une chose qui manque souvent aux entreprises, c'est le temps des cadres supérieurs. Une étude de la Harvard Business School a révélé que les PDG travaillaient en moyenne 62,5 heures par semaine, avec des journées de travail pouvant atteindre 9,7 heures. 79 % d'entre eux travaillaient le week-end et 70 % pendant leurs vacances.
Pourtant, les calendriers des cadres sont toujours pleins, les cadres eux-mêmes semblent ne jamais avoir assez de temps et le travail prend toute la place disponible, comme le dit la loi de Parkinson. Alors, comment un cadre peut-il gérer son temps pour faire son travail tout en ayant une vie privée ?
La réponse réside dans la gestion stratégique du calendrier des cadres supérieurs. Voyons à quoi cela ressemble.
Qu'est-ce que la gestion du calendrier des cadres supérieurs ?
La gestion du calendrier des cadres consiste à identifier, hiérarchiser et organiser l'emploi du temps d'un cadre. Elle permet de rationaliser l'emploi du temps du cadre en tenant compte de ses engagements professionnels, de ses déplacements, de ses réunions, de ses congés et de ses obligations personnelles.
La gestion du calendrier des cadres supérieurs aide à :
- Planifiez vos journées : savoir ce que vous avez à faire dans la journée minimise les distractions, vous permet de consacrer votre temps au travail stratégique et augmente votre productivité globale.
- Clarté : un calendrier bien organisé offre une visibilité claire sur votre emploi du temps, vous évitant ainsi de vous surcharger.
- Alignement sur les priorités : une fois que vous savez combien de temps vous consacrez aux réunions, vous pouvez planifier le reste de votre temps pour travailler sur vos priorités.
- Collaboration : une gestion efficace de votre calendrier permet à vos collègues de savoir quand vous êtes disponible, ce qui vous évite de perdre votre énergie dans des activités de coordination.
Le manque de temps, en particulier au niveau exécutif, diminue les résultats financiers et vous oblige à faire des compromis préjudiciables à votre travail et à votre santé. La gestion du calendrier permet d'éviter cela en donnant du sens au temps.
La gestion du calendrier des cadres supérieurs permet de clarifier ce qui est important et ce à quoi vous pouvez consacrer du temps. Elle vous évite d'être réactif et vous aide à reprendre le contrôle de votre temps.
Bien sûr, la gestion des agendas est aujourd'hui beaucoup plus facile qu'auparavant. Il existe plus de calendriers numériques qu'il n'y a de jours dans une année, et l'IA a ajouté une nouvelle dimension d'efficacité à l'ensemble du processus.
Voyons comment vous pouvez gérer efficacement votre calendrier de cadre supérieur.
L'approche idéale pour la gestion du calendrier des cadres supérieurs
Chaque individu gère son temps différemment. Certains préfèrent faire une pause entre deux réunions, d'autres n'ont aucun problème à enchaîner les rendez-vous. Certains aiment regrouper leur travail, tandis que d'autres préfèrent le répartir tout au long de la journée.
Pendant que vous réfléchissez à vos préférences, voici quelques bonnes pratiques générales en matière de gestion du calendrier des cadres supérieurs.
Priorité à la gestion du calendrier : explication et stratégie tactique
Si vous êtes cadre supérieur, ne sous-estimez pas l'importance de la gestion du calendrier. Une bonne gestion du calendrier revient à avoir un plan concret pour votre entreprise. C'est votre feuille de route dans le temps. Lorsque vous élaborez votre approche de gestion du calendrier, essayez ce qui suit.
Ayez un seul Calendrier
Lorsque vous avez plusieurs calendriers (un pour la famille, un pour les évènements, un pour les échéances de projets, etc.), vous risquez d'oublier quelque chose ou d'avoir des doublons dans vos rendez-vous. Cela est particulièrement vrai si votre agenda de cadre est géré par quelqu'un d'autre tandis que vous gérez votre agenda personnel.
Vous pourriez également vous retrouver à passer d'un calendrier à l'autre avant de planifier vos réunions.
Si vous avez un emploi du temps personnel, comme déposer vos enfants à l'école ou des rendez-vous chez le médecin qui n'ont pas de visibilité sur les applications de calendrier partagé, il se peut que des collègues essaient de programmer des appels pendant ces créneaux horaires.
Pour éviter tout cela, créez un calendrier en ligne principal.
Des applications populaires telles que Google Agenda ou ClickUp Calendar View permettent de regrouper différentes sources pour une visibilité unifiée.
Créez une routine
Un emploi du temps structuré améliore la productivité, réduit l'anxiété et vous offre une meilleure prévisibilité. Pour une gestion efficace de votre calendrier, essayez de :
- Réservez du temps chaque semaine pour mettre de l'ordre dans votre calendrier et confirmer vos évènements.
- Planifiez vos moments personnels indisponibles, comme le déjeuner ou la salle de sport, afin que personne ne puisse les programmer.
- Définissez les heures de début et de fin pour chaque journée de travail.
Apprenez à gérer votre temps
Le timeboxing consiste à attribuer un créneau horaire spécifique à une tâche. Estimer le temps nécessaire à la réalisation d'une tâche et le bloquer dans votre Calendrier peut vous aider à avoir des attentes raisonnables envers vous-même. Vous pouvez appliquer le timeboxing à n'importe quelle tâche, comme répondre à des e-mails, approuver des communiqués de presse, préparer des réunions du conseil d'administration, etc.
Prenez le contrôle de votre calendrier
Personnalisez votre calendrier en fonction de vos besoins spécifiques.
Code couleur : libellez ou marquez les éléments de votre calendrier avec différentes couleurs pour une meilleure visualisation et différenciation. Le système de calendrier Trident, par exemple, utilise un système de dates codées par couleur, où le rouge correspond aux tâches urgentes, le bleu aux pauses, etc.
Mise à jour : ajoutez des entrées dès que vous en prenez connaissance, même s'il s'agit d'une note à vous-même, comme un rendez-vous pour déjeuner, des appels à passer ou des éléments à faire.
Adaptez votre affichage : pensez à passer de l'affichage quotidien à l'affichage hebdomadaire ou mensuel afin d'aligner vos priorités à venir avec vos besoins les plus immédiats.
Ajoutez le nom de l'évènement, les invités et l'agenda : les noms d'évènements tels que « PDG + fournisseur » ne sont pas très utiles. Essayez plutôt quelque chose de plus précis, comme « Découverte avec l'agence de contenu : [nom] ». Ajoutez également l'agenda de la réunion et des notes sur ce que vous aimeriez savoir.
Documenter vos préférences en matière de réunions : explication et stratégie tactique
Chaque membre de l'organisation travaille différemment et gère les réunions à sa manière. Il existe également de nombreux types de réunions qui ont lieu chaque jour. Il est essentiel de connaître et de documenter vos préférences.
Critères : vous êtes-vous déjà dit « cette réunion aurait pu être remplacée par un e-mail » ? Eh bien, évitez cela en déterminant ce qui nécessite des réunions en personne. Identifiez les tâches telles que la révision de documents, les approbations, la prise de décisions, etc. que vous pouvez effectuer de manière asynchrone et faites savoir à votre équipe que vous préférez cette méthode.
Heure de la journée : déterminez les plages horaires qui vous conviennent le mieux pour participer à des réunions. Si vous êtes plutôt du matin, vous pouvez prévoir votre travail nécessitant une grande concentration pendant cette période et participer à des réunions l'après-midi. Indiquez vos disponibilités en conséquence dans votre calendrier numérique.
Durée : toutes les réunions ne doivent pas nécessairement durer une heure. Réserver inutilement une heure dans votre Calendrier peut perturber votre emploi du temps.
Définissez la durée de chaque type de réunion et respectez-la. Ajoutez un temps tampon entre les réunions pour vous vider l'esprit et changer de contexte.
Emplacement : Quels sujets préférez-vous aborder en personne, et lesquels peuvent être discutés lors d'un appel Zoom ? Précisez-le à l'avance.
Règles de base : faites savoir ce que vous attendez lorsque vous êtes invité à une réunion. Il est bon d'insister sur les points suivants :
- Une agenda claire
- Résultats attendus et lectures/préparations préalables nécessaires
- Arriver et terminer les réunions à l'heure
Éviter les doubles réservations : conseils et bonnes pratiques
Vous est-il déjà arrivé d'avoir deux réunions qui se chevauchent dans votre calendrier et de devoir vous démener pour en reprogrammer une ? Les doubles réservations surviennent généralement lorsque votre calendrier n'est pas mis à jour rapidement ou en cas de malentendu.
Si vous ne faites pas attention, les doubles réservations peuvent avoir pour résultat des situations désagréables, comme devoir prendre un appel d'un client au milieu de la journée sportive de votre enfant. Voici comment éviter les doubles réservations.
Regroupez tous vos calendriers : comme nous l'avons dit, utilisez un seul calendrier pour toutes vos activités afin d'éviter de double-booker un évènement de travail avec une tâche personnelle.
Refuser automatiquement : configurez votre calendrier numérique pour refuser automatiquement les réunions si vous avez déjà un rendez-vous à cette heure-là.
Hiérarchisez vos préférences : si vous recevez une demande de réunion peu claire ou qui pourrait être terminée par e-mail, refusez la réunion en expliquant pourquoi. Utilisez des espaces réservés pour les réunions provisoires, afin de pouvoir les reprogrammer si un imprévu survient.
Déléguez : si vous n'avez pas besoin d'être présent à la réunion, déléguez-la à la personne appropriée de votre équipe.
Reprogrammez judicieusement : il arrive parfois que vous deviez reprogrammer une réunion en raison d'un événement plus important et urgent. Dans ce cas, reprogrammez judicieusement vos réunions. Respectez également le temps de votre interlocuteur et, si possible, envoyez-lui un message pour expliquer votre absence.
Protégez l'avenir : ne planifiez pas de réunions trop loin dans le temps. Ne planifiez les réunions à l'avance que pour une période de 2 à 3 mois. Réexaminez régulièrement votre planning.
Importance des rappels et des confirmations de réunion
Cela peut sembler assez basique, mais les rappels de réunion sont un outil puissant pour vous assurer d'être présent là où on vous attend. L'utilisation d'un outil tel que ClickUp Reminders permet d'accomplir deux choses :
- Il vous permet de rester informé de vos engagements et de votre emploi du temps.
- Cela vous libère l'esprit, car vous n'avez plus besoin de vous souvenir de tous les évènements à venir ni de garder votre Calendrier toujours en visibilité.
La plupart des plateformes de gestion de calendrier vous permettent de vous envoyer plusieurs rappels. Vous pouvez choisir de recevoir ces rappels sur votre téléphone, sous forme de textes ou même par e-mail.
Importance de prévoir des plages horaires sans réunion
La plupart des cadres supérieurs passent la majeure partie de leur temps à écouter les gens, à éliminer les obstacles, à résoudre les conflits et à prendre des décisions. Cela ne signifie pas pour autant que les réunions sont la seule activité des cadres supérieurs.
Réfléchir, planifier, évaluer les options, se tenir informé des nouvelles technologies et réseauter avec ses pairs sont autant d'aspects importants du travail. Mais il y a aussi votre vie personnelle qui nécessite votre attention.
Pour concilier efficacement toutes ces tâches, il est important de prévoir des plages horaires sans réunion. Voici comment procéder.
- Réservez un bloc de temps pour vous : planifiez vos pauses déjeuner, vos pauses, la gestion de vos e-mails et vos trajets en voiture/transports en commun dans votre calendrier.
- Planifiez votre travail intensif : réservez vos heures les plus productives pour accomplir vos tâches les plus importantes et les plus difficiles.
- Utilisez le mode concentration : vous pouvez bloquer les notifications et autres distractions à l'aide d'un chronomètre Pomodoro ou du mode concentration pour effectuer votre travail en toute tranquillité.
Il y a de nombreux avantages à prévoir des blocs sans réunion. Cela permet d'indiquer à tous les membres de votre équipe que vous ne souhaitez pas être dérangé, afin qu'ils soient tous sur la même longueur d'onde. Cela vous évite d'avoir à assister à des réunions de direction toute la journée et d'être obligé de travailler tard le soir sur votre ordinateur.
Mais surtout, cela vous libère l'esprit. Cela vous permet de respirer un peu, d'aller vous promener à midi ou d'écrire dans votre journal pour rafraîchir votre énergie créative. Cela élimine le stress lié au fait de passer d'une réunion à l'autre, de traiter les informations de manière inadéquate et de changer de contexte trop fréquemment et trop rapidement.
En substance, une bonne gestion du calendrier pour les membres de l'équipe de direction est essentielle pour une gestion saine du stress.
Les effets de la révision quotidienne du calendrier des cadres supérieurs
Même si vous affirmez avec force vos préférences et vos protocoles en matière de Calendrier, des inefficacités ont tendance à s'installer. Quelqu'un peut entrer dans votre bureau pour une discussion urgente imprévue. Un élément de votre produit peut tomber en panne, exigeant votre attention immédiate.
De tels évènements perturbent le calendrier. Par conséquent, consultez votre calendrier tous les jours et planifiez vos activités.
- Consultez tous les évènements programmés et assurez-vous de ne participer qu'à ceux auxquels vous devez assister.
- Passez en revue les réunions récurrentes pour vous assurer que l'agenda est à jour et nécessite votre attention.
- Voyez quels projets et tâches doivent être réalisés aujourd'hui et s'ils nécessitent votre intervention. Certaines tâches prennent-elles le pas sur les réunions prévues pour la journée ?
- Assurez-vous que tous les évènements de votre calendrier sont toujours pertinents et importants, en particulier s'ils ont été planifiés il y a longtemps.
Consulter votre calendrier chaque jour vous permet de vous libérer l'esprit pour vous concentrer sur l'essentiel. Cela vous aide à identifier et à éliminer les réunions inutiles. Si votre journée déraille pour une raison quelconque, cela vous donne l'occasion de reprogrammer les réunions que vous avez manquées la veille.
Effet d'une bonne gestion des e-mails sur la gestion du calendrier
La boîte de réception de presque tous les cadres est un véritable champ de bataille. Les commerciaux qui tentent de vendre leurs produits, les entreprises qui souhaitent collaborer, les équipes qui attendent des validations, les clients qui réclament de l'attention... Tout cela représente des centaines d'e-mails chaque jour.
La gestion de ces éléments est étroitement liée à la gestion du calendrier. Voici quelques conseils pour gérer les chevauchements.
Réservez du temps pour vos e-mails : si vous répondez à chaque e-mail dès que vous recevez une notification, vous passerez toute votre journée dans votre boîte de réception. Réservez des plages horaires fixes le matin et le soir pour lire et répondre à vos e-mails.
Cochez les e-mails : si la demande contenue dans un e-mail peut être achevée en deux minutes, faites-le immédiatement. Sinon, ajoutez cette tâche à votre agenda et indiquez à l'expéditeur quand vous pourrez vous en occuper.
Rationalisation des réunions avec un assistant de direction
Si, en tant que cadre supérieur, vous avez déjà eu l'impression que la gestion de votre calendrier était une tâche insurmontable, vous n'êtes pas seul. Gérer toutes les communications et les réunions, prendre vos propres notes, définir les éléments à mener et assurer le suivi auprès des participants peut représenter une charge de travail considérable.
C'est pourquoi les cadres supérieurs ont généralement recours à des assistants de direction (AD) pour gérer cela. Grâce à un assistant de direction, la gestion du calendrier peut alléger considérablement la charge de travail d'un cadre supérieur. Que vous ayez un employé à temps plein dans le rôle d'assistant de direction ou un assistant virtuel à temps partiel, rationalisez vos réunions grâce aux conseils suivants.
- Expliquez vos préférences : indiquez-leur comment vous souhaitez que votre calendrier soit géré.
- Enseignez la prise de décision : donnez-leur les moyens de prendre des décisions comme vous le feriez en leur expliquant votre processus ; documentez vos processus si vous le pouvez.
- Donnez accès : autorisez-les à effectuer des modifications, à ajouter ou à supprimer des réunions dans votre calendrier numérique partagé.
- Formez-les : apprenez-leur à gérer votre calendrier selon vos préférences en leur donnant régulièrement votre avis.
Vous pouvez simplifier et optimiser toutes ces tâches grâce à des outils qui offrent une assistance pour la gestion du temps des assistants de direction. Découvrons-en quelques-uns.
Tirer parti des outils pour une gestion efficace du calendrier des cadres supérieurs
L'époque où les gens transportaient un agenda dans leur mallette pour gérer leurs réunions est révolue. Aujourd'hui, tous les cadres utilisent l'un des nombreux outils de gestion de calendrier, les plus courants étant Google Agenda ou Outlook.
Bonus : si vous utilisez Google Workspace, utilisez ces modèles Google Agenda pour optimiser la gestion de votre temps.
Cependant, la gestion du calendrier ne se limite pas à la planification de réunions. L'une des lacunes importantes des calendriers Google Agenda ou Outlook est qu'ils ne tiennent pas compte des échéances des projets/tâches. Cela signifie que lorsque vous planifiez une réunion, vous devez vérifier votre calendrier et l'outil de gestion de projet avant de pouvoir procéder à la validation.
Si vous travaillez sur plusieurs projets à la fois, pensez à utiliser une plateforme de productivité complète telle que ClickUp. Voici comment vous pouvez tirer parti de ClickUp pour la gestion de projet avec la gestion de calendriers individuels et d'équipe.
Vue du calendrier ClickUp
La vue Calendrier de ClickUp vous permet d’afficher tous vos projets sur un calendrier quotidien, hebdomadaire ou mensuel. Avec ClickUp, vous pouvez :
- Créez plusieurs calendriers et contrôlez avec qui vous les partagez.
- Synchronisez vos calendriers Google Agenda ou Outlook pour afficher vos évènements.
- Estimez la durée nécessaire à vos tâches et réservez des blocs d'horaire
- Glissez-déposez les évènements pour les reprogrammer.
Réunions ClickUp
La gestion du calendrier n'est qu'une partie de l'organisation efficace des réunions. Vous devez rédiger un agenda, prendre des notes, les relire, les convertir en actions à mener, définir les priorités/dates d'échéance, etc.
ClickUp Meetings vous offre tout cela et bien plus encore. Documentez vos réunions de manière transparente et partagez-les avec votre équipe. Attribuez des commentaires, ajoutez des tâches récurrentes et utilisez des checklists pour améliorer la qualité de vos réunions.
Modèles ClickUp
ClickUp propose un large intervalle de modèles de gestion du temps pour vous aider à rendre vos réunions plus efficaces.
Modèle de planificateur de calendrier ClickUp
Le modèle de planificateur de calendrier ClickUp est l'un des moyens les plus simples de rester organisé et de maîtriser votre emploi du temps. Utilisez ce modèle personnalisable et facile à utiliser pour regrouper vos tâches, réunions et évènements en un seul endroit.
Modèle de liste de tâches ClickUp Calendrier
Les gens considèrent souvent le Calendrier comme un outil destiné à planifier des évènements/réunions et l'outil de gestion de projet comme un outil destiné à gérer les tâches. Le problème est que ces deux outils sont destinés à gérer la charge de travail et comportent des tâches qui demandent du temps.
Par exemple, la création d'une présentation pour les investisseurs n'est qu'une réunion avec vous-même, au cours de laquelle vous réfléchissez, débattez et créez. Il est donc utile d'inscrire votre liste de tâches à faire dans votre Calendrier.
Le modèle de liste de tâches ClickUp Calendar To Do List Template permet de suivre les heures de travail et vous aide à planifier vos tâches en conséquence. Il vous permet de visualiser votre capacité à accomplir les tâches et les réunions que vous avez prévues. Vous pouvez déplacer certaines choses si vous manquez de temps.
Modèle d'agenda ClickUp
Ne réinventez pas l'agenda à chaque réunion. Utilisez le modèle d'agenda ClickUp pour documenter l'ordre du jour de la réunion, collaborer avec l'équipe, convenir des éléments à prendre en charge et accélérer les résultats.
Rappels ClickUp
Les rappels ClickUp vous aident à rester au courant de vos tâches et évènements, à tout moment. Vous pouvez configurer des rappels non seulement pour vous-même, mais aussi pour d'autres personnes. Vous pouvez également configurer des rappels pour les commentaires et les discussions afin de ne jamais manquer une mise à jour.
ClickUp Brain
Un réseau neuronal personnalisé pour les besoins organisationnels peut également devenir votre calendrier IA personnel. Utilisez ClickUp Brain pour :
- Transcrivez vos réunions
- Résumez les notes de la réunion
- Créez des rapports hebdomadaires ou des mises à jour d'équipe pour les comptes rendus.
- Automatisez le remplissage des données dans les tâches récurrentes et les agendas.
Maîtrisez votre temps et votre calendrier avec ClickUp
Au cours des 62,5 heures que les cadres supérieurs passent chaque semaine, ils assistent à 37 réunions, ce qui représente 72 % de leur temps de travail. Si vous passez près des trois quarts de votre semaine en réunion, vous avez tout intérêt à vous assurer qu'elles sont gérées efficacement.
Heureusement, pour y parvenir, vous n'avez pas besoin de compétences exceptionnelles. Il vous suffit d'avoir des préférences claires, un plan d'action et un logiciel de gestion de réunions robuste comme ClickUp, qui propose divers modèles d'emploi du temps. Regroupez vos engagements personnels, vos réunions professionnelles et vos échéanciers de projet pour bénéficier d'une visibilité totale sur votre vie.