S'il est une chose dont les entreprises manquent souvent, c'est bien le temps du dirigeant. A Étude de la Harvard Business School a révélé que les PDG travaillaient en moyenne 62,5 heures par semaine, avec des journées de travail de 9,7 heures. 79 % d'entre eux travaillaient le week-end et 70 % les jours de vacances.
Pourtant, les agendas des cadres sont toujours pleins, les cadres eux-mêmes ne semblent jamais avoir assez de temps, et le travail s'accroît pour occuper tout le temps disponible, comme le veut la loi de Parkinson. À mon avis, comment un cadre peut-il gérer son temps pour faire son travail terminé tout en ayant une vie privée ?
La réponse réside dans la gestion stratégique de son calendrier. Voyons à quoi cela ressemble.
Qu'est-ce que la gestion du calendrier au niveau de la direction ?
La gestion de l'agenda des cadres est le processus qui consiste à identifier, hiérarchiser et organiser l'emploi du temps d'un cadre. Elle permet de rationaliser l'emploi du temps du cadre, en tenant compte de ses validations professionnelles, de ses déplacements, de ses réunions, de ses congés et de ses obligations personnelles.
La gestion de l'agenda des cadres aide à :
- Planifier ses journées : En sachant ce que vous avez à faire dans la journée, vous minimisez les distractions, vous consacrez plus de temps au travail stratégique et vous augmentez votre productivité globale
- Donner de la clarté : Un calendrier bien organisé offre une visibilité sans ambiguïté sur votre emploi du temps, ce qui vous évite de vous engager de manière excessive
- L'alignement sur les priorités : Une fois que vous savez combien de temps est consacré aux réunions, vous pouvez programmer le reste du temps pour travailler sur vos priorités
- Collaboration : Une gestion efficace du calendrier permet à vos collègues de savoir quand vous êtes disponible, ce qui vous évite de consacrer votre énergie à des activités de coordination
Le manque de temps, en particulier au niveau des cadres, diminue les résultats, vous obligeant à faire des compromis préjudiciables à votre travail et à votre santé. La gestion du Calendrier permet d'éviter cela en donnant un sens au temps.
La gestion du calendrier des cadres permet de clarifier ce qui est important et ce pour quoi vous pouvez trouver du temps. Elle vous empêche d'être réactif et vous aide à reprendre le contrôle de votre temps.
Bien entendu, la gestion du calendrier est aujourd'hui beaucoup plus facile qu'elle ne l'était auparavant. Il y a plus de calendriers numériques qu'il n'y a de jours dans une année, et l'IA a ajouté une nouvelle couche d'efficacité à l'ensemble du processus.
Voyons comment vous pouvez gérer efficacement votre calendrier de dirigeant.
L'approche idéale de la gestion du calendrier exécutif
Chaque personne gère son temps différemment. Certains préfèrent faire une pause entre les réunions ; d'autres ne voient pas d'inconvénient à rencontrer des gens les uns après les autres. Certains aiment regrouper le travail, tandis que d'autres préfèrent le répartir tout au long de la journée.
Pendant que vous réfléchissez à vos préférences, voici quelques bonnes pratiques générales en matière de gestion de l'agenda des cadres.
Donner la priorité à la gestion de l'agenda : Une explication et une stratégie tactique
À titre de cadre, ne sous-estimez pas l'importance de la gestion du calendrier. Une bonne gestion du calendrier s'apparente à un forfait Business concret pour votre entreprise. C'est votre feuille de route à travers le temps. Lors de l'élaboration de votre approche de la gestion du calendrier, essayez ce qui suit.
Ayez un seul calendrier
Lorsque vous avez plusieurs calendriers - un pour la famille, un pour les évènements, un pour les échéances des projets, etc. Cela est particulièrement vrai si le calendrier de votre entreprise est géré par quelqu'un d'autre tandis que vous gérez votre calendrier personnel.
Vous risquez également de passer d'un calendrier à l'autre avant de planifier des réunions.
Si vous avez un emploi du temps personnel, comme déposer vos enfants à l'école ou prendre des rendez-vous chez le médecin, qui n'est pas visible sur l'agenda de l les applications de calendriers partagés il se peut que des personnes au travail essaient de planifier des appels pendant cette période.
Pour éviter tout cela, créez un calendrier principal de type calendrier en ligne .
Les applications populaires comme Google Calendrier ou Affichage du Calendrier ClickUp peut consolider des données provenant de diverses sources pour une visibilité unifiée.
Créer une routine
Un emploi du temps structuré améliore la productivité, réduit l'anxiété et vous donne une certaine prévisibilité. Pour une gestion efficace du Calendrier, essayez de :
- Réserver du temps chaque semaine pour effacer votre calendrier et confirmer les évènements
- Planifiez un temps personnel indisponible, comme le déjeuner ou la séance de gymnastique, afin que personne ne puisse le remplacer par un autre
- Fixer des paramètres de début et de fin pour chaque journée de travail
Apprendre à gérer son emploi du temps
Le timeboxing est le processus qui consiste à paramétrer une plage horaire spécifique pour une tâche. Estimer la durée d'une tâche et la bloquer sur votre Calendrier peut vous aider à être raisonnable dans vos attentes vis-à-vis de vous-même. Vous pouvez planifier n'importe quelle tâche, comme répondre à des e-mails, approuver des communiqués de presse, préparer des réunions du Tableau, etc.
Prenez le contrôle de votre calendrier
Personnalisez votre calendrier pour répondre à vos besoins spécifiques.
Code couleur : Libellez ou marquez les éléments du calendrier en différentes couleurs pour une meilleure visualisation et différenciation. Les Système de calendrier Trident par exemple, utilise un code couleur pour les dates, le rouge étant réservé aux tâches urgentes, le bleu aux pauses, etc.
Mise à jour : Ajoutez des entrées dès que vous en avez connaissance, même s'il s'agit d'un mémo pour vous-même, comme un rendez-vous déjeuner, des appels ou des éléments à faire.
Affichez vos données : Prenez l'habitude de passer d'une vue quotidienne à une vue hebdomadaire ou mensuelle afin d'aligner les priorités à venir sur les besoins plus immédiats.
Ajoutez le nom de l'évènement, les invités et l'agenda : Les noms d'évènements tels que "PDG + vendeur" ne sont pas très utiles. Essayez plutôt quelque chose de spécifique comme "Découverte avec l'agence de contenu : [nom]". Incluez également un agenda pour la réunion et ajoutez des notes sur ce que vous aimeriez savoir d'eux.
Documenter vos préférences en matière de réunions : Une explication et une stratégie tactique
Chaque personne au sein de l'organisation travaille différemment et a des manières différentes de gérer les réunions. Il existe également de nombreuses types de réunions qui ont lieu chaque jour. Il est essentiel de connaître et de documenter vos préférences.
Critères : Vous êtes-vous déjà dit que cette réunion aurait pu se faire par e-mail ? Oui, évitez cela en décidant ce qui nécessite des réunions en personne. Identifiez les tâches telles que l'examen de documents, les approbations, la prise de décision, etc., que vous pouvez faire de manière asynchrone et faites savoir à votre équipe que c'est ce que vous préférez.
L'heure de la journée : Comprenez les créneaux horaires qui vous conviennent le mieux pour participer à des réunions. Si vous êtes du matin, vous pouvez programmer un travail approfondi pendant cette période et participer à des réunions l'après-midi. Paramétrez vos disponibilités sur votre calendrier numérique en conséquence.
Durée : Il n'est pas nécessaire que toutes les réunions durent une heure. Le fait de bloquer inutilement une heure sur votre Calendrier risque de perturber votre emploi du temps.
Paramétrez la durée de chaque type de réunion et respectez-la. Prévoyez une période tampon entre les réunions pour vous changer les idées et changer de contexte.
L'emplacement : À quoi préférez-vous parler en personne et qu'est-ce qui peut être discuté lors d'un appel Zoom ? Précisez-le à l'avance.
Règles de base : Faites savoir ce que vous attendez lorsque vous êtes invité à une réunion. Il est bon d'insister sur :
- Un agenda clair
- Les résultats escomptés et toute lecture ou préparation préalable nécessaire
- Arriver à l'heure et terminer les réunions à l'heure
Éviter les doubles réservations : Conseils et bonnes pratiques
Vous est-il déjà arrivé d'avoir deux réunions qui se chevauchaient sur votre Calendrier et d'essayer frénétiquement d'en reporter une ? La double réservation se produit généralement lorsque votre calendrier n'est pas mis à jour de manière invite, instructions ou qu'il y a une mauvaise communication.
Si l'on n'y prend pas garde, la double réservation peut aboutir à des situations désagréables, comme devoir répondre à un appel d'un client au beau milieu de la journée sportive de votre enfant. Voici comment éviter la double réservation.
Consolidez tous les calendriers : Comme nous l'avons déjà dit, ayez un seul calendrier pour toutes vos activités afin d'éviter de réserver un évènement professionnel au détriment d'une course personnelle.
Déclinez automatiquement : Paramétrez votre calendrier numérique pour qu'il refuse automatiquement les réunions s'il y a déjà quelque chose de prévu à cette heure-là.
Priorité à vos préférences : Si vous recevez une demande de réunion peu claire ou quelque chose qui pourrait être Terminé par e-mail, refusez la réunion avec une note expliquant pourquoi. Utilisez des espaces réservés pour les réunions provisoires, afin de pouvoir les reprogrammer si quelque chose d'autre se présente.
Délégué : Si vous n'avez pas besoin d'être présent à la réunion, déléguez-la à la bonne personne de votre équipe.
Reprogrammer de manière réfléchie : Il arrive que vous deviez reporter une réunion parce que quelque chose de plus important et de plus urgent est survenu. Dans de telles situations, reporter les réunions de manière réfléchie. Respectez également le temps de l'autre personne et, si possible, envoyez-lui un message expliquant votre absence.
Préservez l'avenir : Ne prévoyez pas de réunions trop longtemps à l'avance. Ne prévoyez des réunions à l'avance que pour 2 ou 3 mois à la fois. Faites le point périodiquement.
Importance des rappels et des confirmations de réunion
Cela peut sembler assez élémentaire, mais les rappels de réunion sont un outil puissant pour s'assurer que vous vous présentez là où l'on vous attend. L'utilisation d'un outil comme ClickUp Reminders permet d'accomplir deux choses :
- Il vous tient au courant de vos validations et de votre emploi du temps
- Il vous permet de libérer votre bande passante mentale en vous évitant d'avoir à vous souvenir de tous les évènements à venir ou d'avoir toujours le calendrier sous les yeux
La plupart des plateformes de gestion de calendrier vous permettent de vous envoyer plusieurs rappels. Vous pouvez choisir d'entendre ces rappels sur votre téléphone, sous forme de messages texte ou même par e-mail.
Importance de prévoir des moments en dehors des réunions
La plupart des cadres passent la majeure partie de leur temps à écouter les gens, à lever les obstacles, à résoudre les conflits et à prendre des décisions. Cela ne veut pas dire que les réunions sont les seules choses que font les cadres.
La réflexion, le forfait, l'évaluation des options, la lecture des technologies émergentes et la mise en réseau avec des pairs sont autant d'aspects importants du travail. Il y a aussi la vie personnelle qui demande de l'attention.
Pour équilibrer efficacement toutes ces activités, il est important de prévoir des moments en dehors des réunions. Voici comment procéder.
- Bloquez votre temps personnel : Bloquez votre déjeuner, vos pauses, la gestion de vos e-mails et votre temps de trajet sur votre Calendrier
- Réservez du temps pour le travail en profondeur : Réservez vos heures les plus productives pour faire votre travail le plus important et le plus difficile
- Utilisez le mode concentration : Vous pouvez bloquer les notifications et autres distractions en utilisant un chronomètre Pomodoro ou un mode focus pour vous permettre de travailler en toute sérénité
Il y a de nombreux avantages à programmer des blocs sans réunion. Vous indiquez ainsi à tous les membres de votre équipe que vous ne voulez pas être dérangé, afin qu'ils soient tous sur la même page. Cela vous évite l'horreur d'assister à des réunions de direction toute la journée et d'être obligé de pianoter sur votre ordinateur jusque tard dans la nuit.
Et surtout, il vous offre un espace de réflexion. Il vous permet de respirer un peu, de faire une promenade en milieu de journée ou d'écrire dans votre journal pour rafraîchir votre énergie créatrice. Il élimine le stress lié au fait de sauter d'une réunion à l'autre, de traiter les informations de manière inadéquate et de changer de contexte trop fréquemment et trop tôt.
En résumé, une bonne gestion du calendrier pour les membres de l'équipe de direction est essentielle pour une gestion saine du stress.
Les effets de l'examen quotidien du calendrier du dirigeant
Quelle que soit la force avec laquelle vous affirmez vos préférences et vos protocoles de calendrier, des inefficacités ont tendance à se glisser. Quelqu'un peut entrer dans votre bureau pour une discussion urgente non programmée. Un élément de votre productivité peut se briser et exiger votre attention immédiate.
De tels évènements perturbent le calendrier. Consultez donc votre calendrier tous les jours et établissez des forfaits.
- Examinez tous les évènements programmés et assurez-vous de n'assister qu'à ceux pour lesquels vous devez être présent
- Examinez les réunions récurrentes pour vous assurer que l'agenda est à jour et qu'il requiert votre attention
- Examinez les projets et les tâches qui doivent être réalisés aujourd'hui et vérifiez s'ils nécessitent votre intervention. À certaines tâches se substituent-elles aux réunions forfaitaires de la journée ?
- Assurez-vous que tous les évènements de votre Calendrier sont toujours pertinents et importants, surtout s'ils ont été programmés il y a longtemps
L'examen quotidien de votre calendrier vous permet d'avoir l'esprit plus clair et de vous concentrer sur l'essentiel. Il vous aide à identifier et à éliminer les réunions inutiles. Si votre journée dérape pour une raison ou une autre, cela vous donne l'occasion de reprogrammer les réunions que vous avez sautées la veille.
Effet d'une bonne gestion des e-mails sur la gestion du Calendrier
La boîte de réception des e-mails de presque tous les cadres est une véritable hécatombe. Des commerciaux qui essaient de convaincre, des entreprises qui veulent collaborer, des équipes qui veulent obtenir des approbations, des clients qui demandent de l'attention, tout cela se traduit par des centaines d'e-mails chaque jour.
La gestion de cette situation est étroitement liée à la gestion du calendrier. Voici quelques conseils sur la manière de gérer les chevauchements.
Planifiez le temps consacré aux e-mails : Si vous répondez à chaque e-mail dès que vous en voyez la notification, vous serez dans votre boîte de réception toute la journée. Réservez des paramètres de temps fixes le matin et le soir pour lire et répondre aux e-mails.
Check off e-mail : Si la demande formulée dans un e-mail peut être achevée en deux minutes, faites-la immédiatement. Sinon, ajoutez cette tâche à votre emploi du temps et indiquez à l'expéditeur quand vous pourrez vous en occuper.
Rationaliser les réunions avec une assistante de direction
En tant que cadre, si vous avez déjà eu l'impression que la gestion de votre calendrier était écrasante, vous n'êtes pas le seul. Gérer l'ensemble des communications et des réunions, prendre ses propres notes, paramétrer les éléments d'action et assurer le suivi des participants peut s'avérer difficile.
C'est la raison pour laquelle les cadres supérieurs font régulièrement appel à des assistants exécutifs (EA) pour gérer ces tâches. Avec un assistant de direction, la gestion du calendrier peut soulager un cadre. Que vous ayez un employé à temps plein dans le rôle d'assistant de direction ou un assistant virtuel à temps partiel, rationalisez vos réunions grâce aux conseils suivants.
- Expliquez vos préférences : Faites-leur savoir comment vous préférez que votre calendrier soit géré
- Apprenez à prendre des décisions : Donnez-leur les moyens de prendre des décisions comme vous le feriez en les guidant à travers votre processus ; documentez vos processus si vous le pouvez
- Donnez l'accès : Permettez-leur de modifier, d'ajouter ou de supprimer des réunions de votre calendrier numérique partagé
- Formez-les : Formez-les à gérer votre calendrier selon vos préférences en leur donnant régulièrement des informations en retour
Vous pouvez rendre tout cela et plus encore plus simple et plus efficace avec les bons outils qui assistent la gestion du temps pour les assistants exécutifs. Jetons un coup d'œil à quelques-uns d'entre eux.
Tirer parti des outils pour une gestion efficace du calendrier des assistants exécutifs
L'époque où l'on transportait un agenda dans son porte-documents pour gérer ses réunions est révolue. Aujourd'hui, chaque cadre utilise l'un des nombreux outils de gestion d'agenda, les plus courants étant l'agenda Google ou Outlook.
en prime : Si vous êtes sur l'environnement de travail de Google, utilisez les outils suivants Modèles de Google Agenda pour optimiser votre gestion du temps .
Cependant, la gestion du calendrier ne se limite pas à la planification des réunions. Une lacune importante dans l'utilisation des calendriers Google ou Outlook est qu'ils ne tiennent pas compte des échéances des projets/tâches. Cela signifie que lorsque vous planifiez une réunion, vous devez vérifier votre calendrier et l'outil de gestion de projet avant de procéder à la validation.
Si vous travaillez sur plusieurs projets à la fois, envisagez d'utiliser une plateforme de productivité complète telle que ClickUp. Voici comment vous pouvez tirer parti de ClickUp pour la gestion de projet avec la gestion des calendriers individuels et d'équipe.
Affichage du Calendrier ClickUp
utilisez le calendrier visuel tout-en-un de ClickUp pour forfaiter vos journées_
L'affichage du Calendrier ClickUp vous permet de visualiser tous vos forfaits sur un calendrier quotidien, hebdomadaire ou mensuel. Avec ClickUp, vous pouvez :
- Créer plusieurs calendriers et contrôler avec qui vous les partagez
- Synchroniser vos calendriers Google ou Outlook pour afficher vos évènements
- Estimer la durée de vos tâches et bloquer des blocs
- Glisser-déposer des évènements pour les reprogrammer
Réunions ClickUp
La gestion du calendrier n'est qu'une partie de l'organisation de réunions efficaces. Vous devez rédiger un agenda, prendre des notes, réviser vos notes, les convertir en éléments d'action, définir une priorité/une échéance, etc. Réunions ClickUp fait tout cela et bien plus encore. Documentez vos réunions de manière transparente et partagez-les avec l'équipe. Attribuez des commentaires, ajoutez des tâches récurrentes et utilisez des checklists pour améliorer la qualité des réunions.
Modèles ClickUp
ClickUp offre un large intervalle de modèles de réunions modèles de gestion du temps pour vous permettre de rendre vos réunions plus efficaces.
Modèle de calendrier ClickUp Modèle de calendrier ClickUp Modèle de calendrier ClickUp est l'un des moyens les plus simples de rester organisé et de maîtriser son emploi du temps. Utilisez ce modèle personnalisable et adapté aux débutants pour regrouper vos tâches, réunions et évènements en un seul endroit.
Modèle de liste à faire pour le Calendrier ClickUp
Les gens considèrent souvent le Calendrier comme un endroit pour les évènements/réunions et l'outil de gestion de projet comme un outil de gestion des tâches. Le problème est qu'ils sont tous deux destinés à gérer des charges de travail et des tâches qui demandent du temps.
Par exemple, la création d'une présentation à l'intention des investisseurs n'est rien d'autre qu'une réunion avec vous-même au cours de laquelle vous réfléchissez, débattez et créez. Il est donc utile que votre liste à faire figure également sur votre calendrier.
Le Modèle de liste à faire du calendrier ClickUp assure le suivi des heures de travail et vous aide à planifier les tâches en conséquence. Il vous permet de visualiser votre capacité à achever les tâches et les réunions que vous avez forfaitées. Vous pouvez déplacer certaines tâches si vous manquez de temps.
Modèle d'agenda ClickUp
Ne réinventez pas la roue de l'agenda pour chaque réunion. Utilisez le Modèle d'agenda ClickUp pour documenter l'agenda de la réunion, collaborer avec l'équipe, convenir des éléments d'action et accélérer les résultats.
/$$$cta/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/06/image-198.png Modèle d'agenda ClickUp https://app.clickup.com/signup?template=kkmvq-5982548&department=pmo Télécharger ce modèle /$$$cta/
ClickUp Rappels Rappels ClickUp vous aident à ne jamais perdre de vue vos tâches et évènements. Vous pouvez définir des rappels non seulement pour vous, mais aussi pour d'autres personnes. Vous pouvez également paramétrer des rappels de commentaires et de discussions afin de ne jamais manquer une mise à jour.
obtenez des notifications personnalisées avec ClickUp Reminders_
ClickUp Brain
Un réseau neuronal personnalisé pour les besoins de l'organisation peut également être votre propre réseau neuronal personnel Calendrier IA . Utiliser ClickUp Brain pour :
- Transcrire des réunions
- Résumer les notes de réunion
- Créer des rapports hebdomadaires ou des mises à jour d'équipe pour les Teams rendus
- Automatisation du remplissage des données dans les tâches récurrentes/agendas
Résumé intelligent des notes de réunion avec ClickUp Brain
Maîtrisez votre temps et votre Calendrier avec ClickUp
Pendant les 62,5 heures que les cadres passent chaque semaine, ils vont à 37 réunions ce qui représente 72 % de leur temps de travail. Si vous passez près des trois quarts de votre semaine en réunions, il serait judicieux de veiller à ce qu'elles soient gérées efficacement.
Heureusement, pour faire cela, vous n'avez pas besoin d'être un ninja. Tout ce dont vous avez besoin, c'est de préférences claires, d'un forfait d'action et d'un système solide de gestion des réunions logiciel de gestion des réunions comme ClickUp avec divers modèles d'horaires . Rassemblez vos validations personnelles, vos réunions d'entreprise et les échéanciers de vos projets pour une visibilité achevée de votre vie. Essayez ClickUp gratuitement dès aujourd'hui .