Vous faites beaucoup de réunions ? Alors vous saurez que trouver un créneau commun pour se réunir est plus complexe qu'il n'y paraît.

Les conflits d'horaires, les priorités concurrentes et la surcharge de réunions font qu'il est devenu courant de reporter les réunions.

Cela peut être frustrant, oui. Surtout lorsque vous êtes à l'origine d'une demande de report de réunion.

Mais qu'en est-il des cas où c'est vous qui annulez ou reportez une réunion en raison de circonstances imprévues ? Dans ce cas, vous devez rédiger un e-mail pour informer les participants de l'annulation de la réunion et leur demander de la reprogrammer.

Mais comment faire ? Vous devez faire preuve de patience, de professionnalisme et de tact.

Dans cet article, nous partagerons avec vous des conseils et des exemples qui vous aideront à reprogrammer une réunion d'entreprise de manière professionnelle et efficace.

$$$a Raisons de reporter une réunion

Le temps, c'est de l'argent. Tout employé d'entreprise digne de ce nom le sait.

Lorsque vous avez déjà beaucoup à faire, il vous reste peu de temps pour le suivi du temps des réunions. Il se peut donc que vous deviez réorganiser vos rendez-vous de temps à autre.

Il est impossible de dresser une liste exhaustive des raisons justifiant le report d'une réunion, mais en voici quelques-unes parmi les plus courantes :

• Réunions qui se chevauchent : Certaines réunions peuvent se chevaucher en raison de conflits de temps et de priorités
• Courses personnelles et urgences : Vous pouvez ne pas être en mesure de participer à la réunion en raison d'urgences personnelles ou d'autres courses importantes
• Problèmes techniques : Des problèmes techniques, tels que la connexion au réseau, peuvent également être à l'origine de difficultés
• Changement de priorités : un changement de priorités ou des tâches ad hoc peuvent entraîner des annulations et des reprogrammations
• Les participants ne sont pas disponibles : Des participants importants peuvent ne pas être disponibles à l'heure prévue

Quelles que soient les raisons, il est essentiel de signaler par e-mail la nécessité de reporter une réunion. Ainsi, les destinataires sont informés et ne sont pas laissés dans l'ignorance.

Comment reprogrammer une réunion de manière efficace et professionnelle

Dans un paramètre professionnel, il est toujours conseillé de conserver l'ensemble de votre communication sur des e-mails - vous pouvez toujours revenir à votre boîte de réception si vous avez besoin de vous y référer. En cas de report de dernière minute, vous devriez également essayer d'y donner suite par un appel téléphonique.

Voici quelques conseils qui vous aideront à reprogrammer vos réunions de manière plus efficace.

Passez en revue les calendriers partagés

Lorsque vous devez reprogrammer une réunion avec un collègue ou une personne qui a partagé son calendrier avec vous, vous pouvez toujours choisir de parcourir vos calendriers ensemble dans un premier temps.

De cette façon, vous serez en mesure de trouver une date et un créneau horaire dans lesquels vous êtes tous deux disponibles et d'éviter un conflit d'horaire.

Notifier rapidement par le biais d'un canal approprié

Informez votre équipe du changement de réunion dès que possible en utilisant un canal professionnel comme l'e-mail ou un outil de collaboration tel que ClickUp .

Une notification précoce permet à chacun d'adapter ses forfaits en douceur. En donnant l'Attention, vous aidez vos coéquipiers à s'adapter sans stress. Par ailleurs, en choisissant le bon canal, vous vous assurez que tout le monde reçoit le message dans les plus brefs délais, instructions à l'appui.

L'avantage d'utiliser La fonctionnalité de réunion de ClickUp est qu'elle vous permet de conserver toutes les informations relatives à la réunion, telles que l'agenda et les éléments d'action, en un seul endroit. Vous évitez ainsi de devoir vous référer à plusieurs documents et plateformes pour obtenir ces informations.

Expliquez pourquoi vous devez reporter la réunion

Expliquez à votre équipe pourquoi la réunion doit être modifiée. Qu'il s'agisse d'un contretemps technique ou d'une erreur de programmation, le fait d'être franc permet d'instaurer un climat de confiance.

Des raisons effacées apaisent les inquiétudes et rendent votre équipe plus réceptive au report de la réunion. Il s'agit d'être ouvert, de respecter le temps de l'autre et de tenir tout le monde au courant.

$$a Proposer une nouvelle date et une nouvelle heure (y compris des alternatives)

Proposez une nouvelle heure pour la réunion et offrez des alternatives. En proposant des options, il est plus facile pour tout le monde de trouver un créneau qui fonctionne.

Cela implique un travail d'équipe et demande à chacun d'ajuster ses forfaits ensemble, ce qui rend le processus de reprogrammation plus fluide et plus collaboratif.

$$$a Demander une confirmation

Demandez poliment à votre équipe de confirmer si le nouvel horaire leur convient. C'est un gage de clarté.

En obtenant des confirmations, vous évitez les malentendus et vous vous assurez que tout le monde est prêt pour la réunion reprogrammée.

Reconnaître et exprimer sa gratitude

Après avoir confirmé la nouvelle heure, remerciez votre équipe pour sa flexibilité.

Montrer de la gratitude et reconnaître les efforts de votre équipe favorise une atmosphère positive, permettant à chacun de se sentir valorisé dans un environnement de travail collaboratif. Il s'agit de reconnaître le travail d'équipe qui permet de reprogrammer une réunion en douceur.

Apprendre et s'améliorer

Après la réunion, prenez le temps de réfléchir au déroulement de la reprogrammation. Passez en revue l'ensemble du processus et tirez les leçons de l'expérience.

Si la reprogrammation devient courante, envisagez des modifications pour éviter des changements fréquents à l'avenir. Rendez le processus plus fluide et veillez à ce que les réunions se déroulent comme prévu. Améliorez votre approche pour une programmation plus efficace.

Éléments d'un e-mail de reprogrammation de réunion réussi

Vous faites en sorte que votre message de report de réunion soit clair et convivial ? Voici quelques bonnes pratiques.

Une déclaration directe de report de réunion avec un objet clair

Commencez par une ligne d'objet claire. Mentionnez le nom ou l'objet de la réunion et les mots "report", "reprogrammé", "date et heure actualisées", etc. dans l'objet afin que tout le monde comprenne immédiatement l'objet de l'e-mail.

Puis, incluez une déclaration directe qui détaille la proposition de report de la réunion. Sans cela, l'e-mail risque d'être confus et les destinataires risquent de passer à côté du message ou de mal le comprendre.

La combinaison d'un objet direct et d'une déclaration facilite la transparence. Elle évite la confusion et aide votre équipe à mieux s'adapter aux changements.

Envoyez vos e-mails reprogrammés en utilisant la fonctionnalité e-mail de ClickUp sans changer d'onglet

Promouvoir la clarté dans le processus de reprogrammation en utilisant La fonctionnalité d'e-mail de ClickUp . Envoyez des e-mails directement depuis l'espace collaboratif de ClickUp sans avoir à changer constamment d'onglet.

L'utilisation du même espace de travail pour les e-mails permet à vos collaborateurs d'avoir une vision Effacées de leurs tâches et suggère un nouveau planning pour une réunion en fonction de leurs disponibilités.

$$$a Un message d'accueil

Commencez votre e-mail de reprogrammation par un sympathique "Bonjour à tous" ou "Bonjour à l'équipe"

Une simple formule de salutation donne un paramètre positif, ce qui fait que votre message ressemble moins à un e-mail formel qu'à une discussion amicale. Il montre de la considération et du respect pour votre équipe, ce qui la rend plus ouverte à vos suggestions.

La raison de la reprogrammation

La raison de la reprogrammation est la partie non négociable de votre e-mail. Si la raison n'est pas précisée, l'e-mail de report de la réunion peut sembler abrupt ou susciter des interrogations, ce qui est source d'incertitude.

L'indication de la raison permet d'instaurer la confiance et la transparence, en montrant que la décision est nécessaire et non arbitraire. Cette clarté évite toute confusion et toute résistance potentielle de la part du destinataire.

Gérez vos réunions avec ClickUp AI et générez des e-mails de reprogrammation de réunion sans erreur

Cette raison doit être convaincante et sans erreur - une tâche.. ClickUp AI peut rapidement atteindre.

Générez des raisons impeccables et convaincantes pour reporter vos réunions en quelques clics.

Cela ne se limite pas à cela ; vous pouvez également utiliser ClickUp AI pour élaborer des réponses soignées, les comptes rendus de réunion des résumés des fils de discussion, l'agenda des réunions des notes et d'autres contenus en quelques secondes. Gérer vos réunions avec ClickUp est simple et vous permettra d'économiser du temps et des efforts.

La nouvelle date et l'heure avec des options de flexibilité

Fournir la nouvelle date et l'heure avec des options est crucial pour une reprogrammation collaborative.

Le fait d'inclure des alternatives témoigne d'une certaine flexibilité et d'une certaine considération, ce qui permet de trouver un moment qui convient à tout le monde.

Cela permet à l'équipe de travailler ensemble pour trouver le meilleur moment, ce qui rend la reprogrammation plus fluide et plus inclusive, tout en tenant compte des emplois du temps de chacun.

Reprogrammez vos réunions en un instant grâce à la fonctionnalité "glisser-déposer" de ClickUp Calendrier View Affichage du Calendrier de ClickUp vous permet d'organiser des projets, de planifier des échéanciers et de gérer vos tâches et les réunions de votre équipe sur un calendrier flexible.

Lorsque vous devez reprogrammer quelque chose, glissez-déposez la tâche ou la réunion dans le créneau souhaité, et ce sera fait instantanément.

De plus, vous pouvez synchroniser votre Calendrier Google avec ClickUp pour une gestion des réunions encore plus facile.

$$$a Des excuses sincères et votre signature

En concluant votre e-mail de reprogrammation par des excuses sincères et votre signature, vous donnez un paramètre positif et atténuez la déception causée par le changement.

Vous respectez le temps des autres et reconnaissez les désagréments causés par le changement de date.

Cette touche personnelle favorise également la compréhension mutuelle. Vous ne voulez pas passer pour quelqu'un d'impersonnel ou d'indifférent auprès de vos collègues ou de vos clients, ce qui risquerait de laisser une impression négative.

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Ajoutez votre signature à tous vos e-mails en quelques secondes avec la fonctionnalité e-mail de ClickUp

ClickUp a un moyen de vous aider, notamment avec vos signatures. Au lieu de devoir l'écrire plusieurs fois, la fonctionnalité e-mail de ClickUp vous permet d'automatiser l'ajout de votre signature.

Il vous suffit de sélectionner l'option "Ajouter une signature" et voilà ! Votre signature et vos coordonnées apparaîtront à la fin de votre e-mail de reprogrammation de réunion.

Calendriers mis à jour et synchronisés

Une fois la réunion reprogrammée, assurez-vous que tout le monde est sur la même page en mettant à jour et en synchronisant vos calendriers. Cela permet de s'assurer que tout le monde est au courant des changements récents et d'éviter les conflits de calendrier.

Si les calendriers ne sont pas mis à jour, quelqu'un risque de manquer la nouvelle heure de la réunion. Synchroniser les calendriers permet de maintenir la clarté et la coordination, de s'assurer que tout le monde est informé et de réduire la probabilité de malentendus ou de réunions manquées.

Visualisez et gérez vos réunions reportées grâce à l'affichage du Calendrier de ClickUp

Gardez tout le monde au courant avec des tâches codées en couleur et des informations détaillées comme les assignés et les priorités sur l'Affichage du Calendrier de ClickUp.

Utilisez des filtres pour vous concentrer sur ce qui est important, qu'il s'agisse de projets spécifiques, de priorités ou même de sous-tâches.

Rappels conviviaux

Paramétrez des rappels amicaux pour vous assurer que tout le monde est prêt pour la réunion reprogrammée. Ces rappels aident chacun à se souvenir de la nouvelle heure, ce qui favorise la ponctualité et réduit les risques d'oubli.

Cette étape permet de s'assurer que les efforts déployés pour la demande de report de la réunion ne passent pas inaperçus et de maintenir une approche collaborative et organisée des changements apportés à la réunion.

Fixez des paramètres de rappel pour vos réunions reportées avec ClickUp Reminders

Avec Rappels ClickUp avec ClickUp Reminders, vous pouvez facilement définir et gérer des rappels de réunion à partir de n'importe quel appareil afin de ne jamais manquer une mise à jour de réunion, où que vous soyez. Ajoutez des rappels avec des détails tels que des pièces jointes, des dates et des répétitions, et déléguez à votre équipe si nécessaire.

Vous pouvez également définir des rappels dans les paramètres pour les discussions importantes.

Utilisez ClickUp pour afficher et gérer tous les rappels en un seul endroit, ce qui vous permet de gérer plus facilement les tâches achevées, de les reporter, de les reprogrammer ou de les déléguer.

Modèles d'e-mails pour reprogrammer des réunions

Vous vous demandez comment rédiger un e-mail et quel ton adopter ? Vous vous demandez s'il existe des modèles à utiliser ?

Il existe plusieurs modèles pour les réunions en tête-à-tête disponibles en ligne qui vous aideront gérer les réunions bien. Nombre d'entre eux sont parfaits pour rédiger un e-mail de report de réunion, quelle que soit la type de réunion .

Vous pouvez essayer d'utiliser ces échantillons :

Modèle d'e-mail formel

Ligne d'objet : Concernant le report de notre (date), (heure) réunion

Cher (nom),

Je me réjouissais de notre réunion. Malheureusement, je vous écris pour vous informer que je ne pourrai plus assister à notre réunion du (date) à (heure).

(Expliquez la raison du report, si possible.)

Je m'excuse sincèrement pour la gêne occasionnée et j'espère que nous pourrons reprogrammer notre réunion à (date) (heure) ou à (date) (heure). Veuillez confirmer par e-mail ou par téléphone si vous êtes disponible à la date reportée ou proposer une date qui vous convienne.

Je vous remercie de votre temps et de votre patience. Je me réjouis de vous rencontrer et de discuter avec vous de (contenu de la réunion).

Je vous prie d'agréer, Madame, Monsieur, l'expression de mes salutations distinguées

(nom)

Modèle d'e-mail informel

Interprétation de l'objet : Demande de report de notre réunion

Bonjour à tous,

Je tiens à vous informer que nous ne pourrons pas tenir notre réunion le (date) à (heure) comme prévu. (Expliquez la raison du report si nécessaire)

Je vous prie de m'excuser pour ce désagrément.

J'espérais pouvoir reporter la réunion à un autre moment qui serait plus favorable pour tous. Pourquoi pas le (date) à (heure) ou le (date) à (heure) ?

Veuillez confirmer par e-mail ou par téléphone si la date reportée convient.

Je vous remercie de votre attention.

Je vous prie d'agréer, Madame, Monsieur, l'expression de mes salutations distinguées,

(nom)

Commencez à reprogrammer vos e-mails avec ClickUp

Maîtriser l'art de reprogrammer les réunions est une compétence importante aujourd'hui, surtout si vous travaillez dans un espace collaboratif. Il est essentiel de le faire efficacement pour maintenir des relations professionnelles solides et une bonne productivité. Avec la bonne approche et les bons outils, vous pouvez gérer la reprogrammation en douceur.

Associez les fonctionnalités robustes de planification et de calendrier de ClickUp pour trouver de nouvelles heures pour les réunions reprogrammées, notifier les participants et mettre à jour les calendriers en quelques clics seulement. Son interface intuitive permet de jongler avec plusieurs calendriers sans effort. Les notifications automatisées garantissent que toutes les parties sont informées instantanément des changements.

Que vous deviez reporter une réunion en raison d'un conflit inattendu ou repousser une échéance, ClickUp est là pour vous aider. Essayez ClickUp dès aujourd'hui !

FAQ communes

1. Quelle est la procédure à suivre pour reporter une réunion ?

Vous pouvez utiliser n'importe quel canal de communication pour informer les autres du report d'une réunion. À cet égard, l'e-mail est le moyen le plus pratique et le plus professionnel.

Adoptez un ton poli et respectueux, demandez s'il est possible de rejoindre la réunion à l'heure proposée et présentez vos excuses pour le report de la réunion.

Si le rendez-vous est fixé à court terme, il est préférable de téléphoner ou d'envoyer un message personnalisé.

2. À faire un e-mail pour reporter une réunion ?

Ajoutez une ligne d'objet claire et commencez par saluer les autres. Indiquez clairement que vous demandez à reporter la réunion et proposez une date et une heure disponibles.

Lorsque vous ne parvenez pas à rédiger un e-mail rapidement, vous pouvez toujours vous appuyer sur des outils de rédaction d'e-mails.

Lors de la rédaction de l'e-mail, essayez d'ajouter l'ordre du jour de la réunion. Vous indiquerez ainsi que vous avez toujours intérêt à rencontrer les destinataires plus tôt ou plus tard.

3. Comment un logiciel peut-il aider à reprogrammer des réunions ?

Des outils tels que ClickUp offrent des fonctionnalités telles que l'affichage du Calendrier, les rappels et la planification par glisser-déposer, ce qui facilite l'organisation, la planification et l'ajustement des calendriers de réunion.

Les modèles d'e-mails automatisés et l'assistance pilotée par l'IA peuvent rationaliser la communication, garantissant un processus de reprogrammation professionnel et efficace.