Gérer plusieurs équipes signifie garder un œil sur les retards ou sur toute personne qui prend du retard.
Si vous êtes chef de projet, vous êtes probablement confronté à cette situation quotidiennement, supervisant plusieurs équipes dans leurs tâches, leurs échéanciers et leurs dépendances.
Vous vous rendrez rapidement compte à quel point il est difficile d'allouer des ressources sans les outils et les stratégies appropriés. C'est là que les gens se tournent vers des outils tels que Notion pour créer des diagrammes de Gantt. Notion offre aux gestionnaires une vue d'ensemble des tâches, les aidant à établir des échéanciers et des jalons grâce à des flux de travail visuels.
Un diagramme de Gantt Notion combine la gestion de projet et le suivi des tâches dans un seul tableau de bord. Il vous permet de visualiser les tâches et d'éviter les goulots d'étranglement. Avec des modèles personnalisables et une collaboration en temps réel, il vaut la peine d'être essayé pour une gestion efficace des ressources.
Dans cet article, nous allons voir comment créer un diagramme de Gantt dans Notion et mieux gérer vos tâches.
Comment créer un diagramme de Gantt dans Notion
Suivez ces étapes simples pour créer un diagramme de Gantt dans Notion :
Étape 1 : Configurez votre environnement de travail Notion et créez une nouvelle page
Organisez votre environnement de travail Notion pour créer et gérer plusieurs pages. Cela vous aidera à rester clair et concentré.
- Envisagez de conserver un environnement de travail dédié à la gestion de projet afin de rationaliser le processus.
- Ouvrez Notion et accédez aux pages et environnements de travail actuels dans la barre latérale gauche.
- Cliquez sur le signe « + » à côté du bouton Privé. Cela crée une nouvelle page vierge, que vous pouvez utiliser comme environnement de travail pour le diagramme de Gantt.
- Donnez à cette page un titre pertinent, tel que « Pratique du diagramme de Gantt sur Notion ».
- Notion propose plusieurs modèles pour ces pages. Sélectionnez l'option « Vide » pour commencer avec une page vierge. Vous pouvez désormais créer un diagramme de Gantt Notion sans aucun format préexistant.
Étape 2 : Configurez votre base de données et ajoutez des colonnes
Ensuite, vous aurez besoin d'une base de données contenant les points de données et les types de données qui alimenteront votre diagramme de Gantt.
- Dans votre nouvelle page, tapez « /table » dans la zone de contenu.
- Notion affiche alors un menu déroulant proposant trois options.
- Sélectionnez « Vue Tableur » sous l'onglet « Database » (Base de données).
Notez que le tableau comporte des colonnes par défaut. Vous devez les personnaliser en fonction de votre projet et de vos besoins en matière d'évaluation. Pour commencer, cliquez sur l'en-tête de chaque colonne et renommez-la avec une étiquette unique selon vos besoins.
À lire également : Les 10 meilleurs logiciels gratuits de diagrammes de Gantt : guide du chef de projet en gestion de projet
Les propriétés de Notion vous permettent également d'améliorer votre base de données grâce à la structure, la catégorisation et l'organisation. Vous pouvez désormais achever sa construction.
- Cliquez sur l'en-tête de la première colonne et renommez-la « Nom de la tâche ». Vous pouvez utiliser cette colonne pour saisir manuellement les noms de chaque tâche impliquée dans votre projet. Donnez à ces noms une description claire afin de mieux comprendre comment vos ressources sont utilisées pour des tâches particulières.
- Cliquez sur l'icône « + » à droite de votre tableau pour ajouter une nouvelle colonne. Sélectionnez « Date » comme type de propriété dans le menu déroulant. Libellez cette colonne « Date de début » et utilisez-la pour indiquer la date de début prévue pour chaque tâche.
- Ajoutez une colonne intitulée « Date de fin ». Ces deux colonnes vous permettent de visualiser la durée des tâches.
- Ajoutez une nouvelle colonne et choisissez « Sélectionner » comme type de propriété. Renommez la colonne « Statut » et continuez en définissant les différents statuts que vous souhaitez ajouter pour suivre chaque tâche. Envisagez des options telles que « À démarrer », « En cours », « Achevé » et « Publié ».
À lire également : Les 10 meilleures intégrations Notion pour établir la connexion entre vos applications
Étape 3 : Créez le diagramme de Gantt Notion en ajoutant une vue d’échéancier
Saviez-vous que les échéanciers et les diagrammes de Gantt sont des outils de suivi de progression différents ? Bien que Notion ne prenne pas en charge nativement les diagrammes de Gantt, vous pouvez créer quelque chose de similaire en ajoutant une vue échéancier. Voici comment procéder :
- Cliquez sur le bouton « + » sous le nom de votre tableau et faites défiler vers le bas pour sélectionner « Échéancier » (Affichage par échéancier). Cet affichage représente visuellement le temps nécessaire à la réalisation de chaque tâche en fonction des dates.
- Vous serez également invité à nommer cet échéancier. Cliquez sur la case portant le titre « Sans titre » et renommez-la « Diagramme de Gantt » pour indiquer son objectif.
- N'oubliez pas de sélectionner les propriétés de date pour l'échéancier de votre projet. Les colonnes « Date de début » et « Date de fin » sont généralement suffisantes.
💡Conseil de pro : vous pouvez consulter ces modèles de projet de diagramme de Gantt pour vérifier si vous êtes sur la bonne voie.
Étape 4 : Saisissez les tâches, les dates et les statuts
Ensuite, ajoutez les tâches et sous-tâches de votre projet avec leurs dates de début et d'échéance respectives.
- Utilisez la colonne « Nom de la tâche » pour saisir les noms de toutes les tâches de votre projet. Votre objectif ici est la précision et la clarté.
- Ensuite, commencez à remplir les dates de début et de fin pour définir l’échéancier de chaque tâche et son apparition dans le diagramme de Gantt.
- Mettez également à jour la colonne « Statut » pour classer chaque tâche en fonction de son stade d'avancement dans le pipeline de développement.
Étape 5 : Personnalisez votre diagramme de Gantt en définissant des dépendances
Vous pouvez définir des dépendances entre les tâches dans Notion afin de comprendre la séquence et la relation entre les activités du projet. Ces dépendances indiquent les tâches qui doivent être achevées avant que d'autres puissent commencer.
- Ouvrez les propriétés de la tâche en cliquant sur la tâche correspondante dans l’échéancier.
- Cliquez sur « Ajouter une nouvelle propriété » et choisissez « Relation » parmi les types de propriétés.
- N'oubliez pas que la relation doit être liée au même tableau, ce qui vous permet de créer des dépendances dans votre diagramme de Gantt.
- Enfin, dans la propriété de dépendance, sélectionnez les tâches qui doivent être achevées avant que la tâche actuelle puisse commencer. Cela permet d'établir un lien visuel entre les tâches dans l'échéancier, ce qui vous aide à gérer les séquences de tâches.
Étape 6 : Attribuer des tâches
Attribuez des tâches à des membres spécifiques de l'équipe afin de superviser la responsabilité et de sensibiliser chacun à ses responsabilités.
Cliquez à nouveau sur le bouton « + », sélectionnez « Personne » comme propriété et ajoutez une colonne avec le libellé « Attribué à ». Vous pouvez maintenant ajouter un ou plusieurs membres de l'équipe responsables de chaque tâche dans cette colonne. Votre écran affiche désormais un exemple classique de diagramme de Gantt Notion pouvant être utilisé pour la gestion de projet.
Utilisez la section commentaires de chaque tâche pour communiquer le brief exact de la tâche aux membres de l'équipe concernés.
Essayez de tester les 8 étapes ci-dessus pour créer des diagrammes de Gantt avec différentes propriétés.
À lire également : 10 alternatives au diagramme de Gantt pour gérer le travail et améliorer la réussite des projets
Limites des diagrammes de Gantt dans Notion
Malgré la simplicité du processus de création d'un diagramme de Gantt dans Notion, celui-ci présente plusieurs limites. Voyons lesquelles :
Des problèmes d'évolutivité le rendent inadapté aux projets de grande envergure
Bien que Notion soit un outil puissant pour gérer des projets de petite à moyenne taille, il a généralement du mal à gérer des projets plus importants et plus complexes. À mesure que le nombre de tâches et de dépendances augmente, les diagrammes de Gantt Notion peuvent devenir encombrés et plus difficiles à gérer.
Bien que flexible, l'interface de Notion n'est pas conçue pour répondre aux exigences complexes d'une gestion de projet à grande échelle.
Par exemple, visualiser de nombreuses tâches sur un seul échéancier peut s'avérer difficile, et les performances peuvent se dégrader avec le volume de données.
La gestion des dépendances nécessite un effort manuel de la part des chefs de projet en gestion de projet
La gestion des dépendances est cruciale lors de la planification de projets dans un environnement multi-équipes, car elle permet de surveiller les efforts requis et de reprogrammer automatiquement les tâches en cas de retard. Les diagrammes de Gantt Notion ne disposent pas de fonctionnalités de reprogrammation automatique, ce qui rend la configuration des dépendances entre les tâches plus difficile.
Par exemple, imaginez que vous ayez un échéancier de projet composé de tâches principales et secondaires liées entre elles. Vous décidez de modifier la période de la première tâche, mais la deuxième tâche ne s'ajuste pas automatiquement. Cela signifie que vos dépendances ne sont pas liées dans Notion, ce qui va à l'encontre de l'objectif des diagrammes de Gantt fonctionnels.
Pour ajuster l'échéancier d'un projet, vous devez reprogrammer manuellement toutes les tâches dépendantes si la tâche précédente est retardée. Ce processus manuel prend beaucoup de temps et est source d'erreurs à long terme, en particulier dans les projets comportant de nombreuses tâches interdépendantes.
Notion ne fournit pas non plus d'indicateurs visuels ni d'alertes en cas de conflits de dépendance. L'échéancier du projet peut être désynchronisé si vous ne parvenez pas à identifier ces problèmes de manière proactive.
💡Conseil de pro : explorez les alternatives aux fonctions d'IA de Notion avant de mettre en œuvre ces outils dans les flux de travail de vos projets.
L'absence de fonctionnalité intégrée pour la création de rapports rend difficile l'analyse de la progression
Presque tous les outils de gestion de projet intègrent des fonctionnalités de rapports qui vous aident au suivi de la progression de votre équipe et à la planification de vos tâches. Cependant, Notion ne dispose pas de cette fonctionnalité de base.
Les intégrations de rapports sont disponibles sur Notion, mais leur prix est élevé. Heureusement, les tableaux de bord ClickUp vous aident à visualiser les données de projet via des diagrammes de vélocité, des diagrammes de burnup, des diagrammes de burndown, etc. sans frais supplémentaires.
Créer des diagrammes de Gantt dans ClickUp
En matière de création de diagrammes de Gantt, ClickUp se distingue comme une alternative supérieure à Notion grâce à son large éventail de fonctionnalités et à sa conception centrée sur l'utilisateur.
Bien que Notion soit hautement personnalisable, il ne répond pas aux besoins complexes en matière de gestion de projet. ClickUp, en revanche, pallie ces limites grâce à des fonctionnalités intégrées robustes qui prennent en charge les projets complexes.
À lire également : Comment créer des diagrammes de Gantt dans ClickUp
Modèles ClickUp
Le catalogue de modèles prédéfinis de Clickup réduit considérablement le temps d'installation et établit un cadre pour vos projets. Cela vous évite d'avoir à créer des tableaux et à gérer manuellement les dépendances entre les tâches.
Des fonctionnalités telles que la gestion automatisée des tâches, la collaboration en temps réel et la création de rapports avancés vous aideront également à rationaliser votre flux de travail.
Le modèle de diagramme de Gantt simple de ClickUp automatise la gestion des dépendances entre les tâches et améliore la productivité collective de votre équipe.
Il offre un aperçu complet du pipeline de développement de votre projet, des informations sur les échéanciers spécifiques aux tâches, les flux de tâches et les performances de votre équipe par rapport aux délais.
Les diagrammes de Gantt de ClickUp utilisent des composants dynamiques qui interagissent avec des éléments tels que des listes de tâches, des calendriers et des tableaux de bord.
Les diagrammes de Gantt de ClickUp facilitent la lecture du statut des tâches grâce à plusieurs combinaisons de couleurs. De la conversion automatique des tâches en jalons à la réutilisation des modèles de tâches dans les diagrammes de Gantt, ClickUp a tout pour plaire.
ClickUp prend également en charge l'importation d'environnements de travail Notion, ce qui vous permet d'améliorer vos capacités de gestion de projet sans perdre vos données existantes. L'importation des données Notion vers Clickup permet également d'accéder à des fonctionnalités de suivi du temps et d'objectifs, à l'intégration avec des outils tiers et à des installations de collaboration en temps réel.
À lire également : ClickUp AI Vs. Notion AI : quel outil d'IA est le meilleur ?
Notion ou ClickUp : quel est le meilleur outil pour créer des diagrammes de Gantt ?
Voici un bref tableau comparatif entre Notion et ClickUp:
| Fonctionnalité | Notion | ClickUp |
| Facilité d'utilisation | Intuitif, mais nécessite une installation manuelle. | Convivial grâce à des modèles prédéfinis |
| Évolutivité | Évolutivité limitée pour les projets de grande envergure | Hautement évolutif pour les projets complexes |
| Gestion des dépendances | Liaison manuelle de base | Gestion avancée et automatisée des dépendances |
| Automatisation | Capacités d'automatisation minimales | Automatise la gestion des tâches, les rappels, les changements de statut, les ajustements de dépendance, et plus encore. |
| Capacités d'intégration | S'intègre à divers outils, mais l'installation est fastidieuse et nécessite un effort manuel. | S'intègre parfaitement à des outils tels que Slack, Drive, Trello, etc., grâce à une assistance minimale, et améliore l'efficacité du flux de travail. |
| Personnalisation | Hautement personnalisable, mais nécessite un effort manuel important pour la configuration et la maintenance. | Personnalisable grâce à des outils avancés de gestion de projet, des modèles et des vues. |
| Collaboration en temps réel | Bon, mais manque de fonctionnalités avancées | Excellent avec des mises à jour en temps réel, des commentaires, des mentions et des notifications. |
Voici un aperçu détaillé de la manière dont ClickUp aide vos équipes à accomplir davantage de travail.
Fonctionnalités exclusives de ClickUp pour les diagrammes de Gantt
Contrairement à Notion, la gestion avancée des dépendances de ClickUp permet des ajustements automatisés lorsque les échéanciers des tâches changent, garantissant ainsi que toutes les tâches dépendantes sont mises à jour en conséquence. Cela réduit les efforts manuels et le risque d'erreurs.
Les outils de planification robustes de ClickUp, notamment les blocs de temps et les intégrations de calendrier, permettent à tous les membres de votre équipe de suivre le même planning. Les rappels et notifications automatisés garantissent le respect des délais.
La scalabilité et la polyvalence des logiciels de gestion de projet sont une évidence lorsque vous utilisez ClickUp pour les diagrammes de Gantt. Voici quelques fonctionnalités exclusives de ClickUp.
Suivi du temps ClickUp
La fonctionnalité de suivi du temps de ClickUp permet un suivi multi-appareils depuis n'importe quel emplacement et offre des rapports détaillés sur l'activité des employés. Elle vous permet également de synchroniser des applications de suivi du temps dans son interface tout en vous aidant à filtrer, trier et étiqueter les résultats.
Objectifs ClickUp
Une autre fonctionnalité est Objectifs de ClickUp, qui vous permet de définir des objectifs mesurables et de suivre la progression grâce à des jalons spécifiques aux tâches et aux projets. Vous pouvez même définir des objectifs financiers et autres avec des descriptions et des indicateurs clés de performance (KPI).
Tâches récurrentes ClickUp
De plus, la fonctionnalité « Tâches récurrentes » de ClickUp vous permet d'éviter de remplir à plusieurs reprises des briefs de tâches et d'effectuer l'automatisation des tâches quotidiennes au travail afin de gagner du temps.
Améliorez vos diagrammes de Gantt avec ClickUp
Créer un diagramme de Gantt dans Notion est extrêmement simple ; ce qui est difficile, c'est de le gérer et de le développer. Vous pouvez tirer parti de Notion comme excellent point de départ pour mettre en place et organiser vos projets.
Mais à mesure que vos besoins en matière de gestion de projet évoluent, ClickUp peut prendre en charge des aspects plus essentiels, tels que la planification des tâches, la gestion des délais et la mise en évidence des goulots d'étranglement.
Mieux encore, vous pouvez utiliser une simple action de survol pour déterminer le chemin critique et voir de manière dynamique le pourcentage d'avancement du projet ou de la tâche. À partir de là, vous pouvez hiérarchiser les tâches essentielles à l'achèvement de votre projet.
Êtes-vous prêt à améliorer vos compétences en gestion de projet avec ClickUp ? Inscrivez-vous gratuitement à ClickUp.