Si votre processus OKR génère plus de confusion que de clarté, il est temps d'appuyer sur le bouton pause et de réévaluer la situation. ⏸️
Nous comprenons. Le suivi des OKR peut être fastidieux, surtout si vous le faites pour la première fois. Il existe des dizaines de priorités commerciales parmi lesquelles choisir, à condenser en résultats clés et à mesurer. Souvent, les membres de l'équipe ont beaucoup de questions lorsque les objectifs et résultats clés (OKR) sont mis en place.
Par exemple : « Pourquoi les OKR sont-ils plus importants que les indicateurs clés de performance (KPI) habituels de notre tableau de bord ? » Si vos indicateurs OKR diffèrent des KPI habituels de l'équipe, des questions peuvent se poser quant aux priorités à établir.
Si cela peut vous consoler, vous n'êtes pas le seul à être confronté à des défis liés à la progression des OKR de votre équipe ou aux OKR à mesurer. Selon le rapport Global State of OKRs Report 2023, 55,8 % des équipes ont donné une évaluation élevée au « trop grand nombre d'OKR » comme leur principale préoccupation.
En fin de compte, tout dépend de la manière dont vous suivez les OKR pour :
- Définissez un chemin clair entre les grands objectifs et les résultats clés, et mesurez les progrès accomplis.
- Décomposez les OKR de l'équipe en indicateurs spécifiques ou en KPI.
Dans cet article, nous allons examiner en détail comment suivre efficacement les OKR, les défis auxquels vous êtes susceptible d'être confronté, ainsi que les outils et les bonnes pratiques pour le suivi automatisé de la progression et la gestion des OKR.
Cela vous semble-t-il être un bon forfait ? Alors, mettons-nous au travail.
Qu'est-ce que le suivi des OKR ?
Le suivi des OKR vous permet de savoir si votre équipe est en bonne voie pour atteindre les objectifs commerciaux. En analysant des indicateurs spécifiques et des résultats clés quantitatifs, vous pouvez évaluer si votre équipe se concentre sur les bonnes tâches et si des problèmes viennent entraver son travail.
Sur la base de ces données OKR, vous pouvez réaligner les équipes, optimiser les flux de travail et ajuster ou réitérer vos objectifs commerciaux. Un système efficace de suivi ou de gestion des OKR augmente les chances d'atteindre les objectifs généraux de l'entreprise tout en fournissant des informations précieuses pour les cycles futurs et l'amélioration continue.
Vous pouvez soit suivre manuellement le statut d'avancement des différentes initiatives OKR, soit utiliser un outil OKR pour centraliser et automatiser le suivi de votre progression OKR.
Pourquoi le suivi des OKR est-il important ?
Au vu de la liste des entreprises qui utilisent la définition et le suivi des objectifs OKR, notamment Google, Netflix et Adobe, les avantages du suivi OKR ne peuvent être ignorés. Ils comprennent :
Hiérarchiser les domaines d'intérêt
Le cadre OKR permet aux équipes d'identifier les tâches à faire pour atteindre l'objectif. Cela permet à vos employés de mieux hiérarchiser leurs activités en équipe afin de naviguer dans les complexités de l'entreprise.
Renforcer la propriété et l'initiative
Les OKR ont pour but de stimuler et de motiver les équipes à donner le meilleur d'elles-mêmes. Ils permettent à chaque employé de voir l'impact de son travail sur l'entreprise. De plus, en attribuant la responsabilité d'OKR spécifiques à différentes personnes, vous pouvez les motiver à travailler en équipe et à s'aligner sur les objectifs généraux de l'entreprise.
Améliorer la collaboration
Les OKR permettent aux équipes interfonctionnelles d'être sur la même longueur d'onde, d'harmoniser les indicateurs ou les KPI et d'amener tout le monde à travailler dans la bonne direction. Ils jouent un rôle clé dans la suppression des cloisonnements et le renforcement de la collaboration, car tout le monde travaille à l'achevement des OKR.
Optimisation des flux de travail
Le suivi des OKR permet de mettre en évidence les lacunes dans le flux de travail en identifiant les inefficacités. Cela vous permet d'itérer et d'améliorer les OKR de l'entreprise au fil du temps.
Avantages stratégiques et tactiques du suivi des OKR
Grâce au suivi des OKR, vous pouvez stimuler une croissance progressive en :
Gestion stratégique
Les OKR fournissent un cadre permettant d'aligner les objectifs des équipes/départements sur les objectifs stratégiques de l'entreprise. Cela implique notamment de décomposer les objectifs en indicateurs, de les noter et de hiérarchiser les activités.
Cela fournit une visibilité sur la manière dont chaque activité s'inscrit dans le plan global, au-delà des méthodes habituelles de gestion des performances. Les retours recueillis lors des vérifications des OKR permettent aux dirigeants de fixer des objectifs à long terme, tandis que les managers élaborent des stratégies progressives pour les atteindre.
Définition des objectifs
Les indicateurs autonomes ne fournissent que des rapports linéaires et indiquent si les objectifs de performance ont été atteints. Cependant, les OKR les relient à des KPI et à des initiatives spécifiques sur une période prédéfinie (généralement 90 jours). De plus, ils quantifient également l'objectif en termes spécifiques, le rendant ainsi mesurable.
Par exemple, en tant que propriétaire OKR, vous devez augmenter les ventes répétées de 10 % au troisième trimestre 2024. L'établissement d'une base de référence en matière de performance vous permet de fixer des objectifs clairs pour un ou plusieurs résultats clés et d'augmenter les chances de les atteindre.
Développement logiciel agile
En suivant les OKR, les équipes de développement logiciel ont plus de chances de mener à bien leurs projets dans les délais et dans les limites du budget.
Exemple concret : comment le suivi des OKR rend les équipes agiles plus efficaces.
Supposons que vous soyez chef de projet au sein d'une équipe de développement logiciel agile. Grâce aux OKR agiles, vous pouvez associer les flux de travail de développement à des résultats spécifiques.
En analysant les incidents ou les échecs lors de la phase de test, vous pouvez aider les équipes de développement à optimiser les délais de déploiement.
Les données OKR vous permettent de hiérarchiser les activités de test clés, de définir des échéanciers, de suivre la progression et de satisfaire les clients.
Exemple d'OKR pour le développement logiciel
Objectif : Développer une version mobile du logiciel d'ici [trimestre et année].
Résultats clés :
- Développer un prototype fonctionnel de l'application mobile d'ici le [date]
- S'assurer que chaque fonctionnalité passe au moins 90 % des cas de test prédéfinis
- Recueillir les commentaires des sessions de test utilisateur avec au moins 30 utilisateurs avant le lancement
Comprendre le cadre OKR
Les OKR permettent aux organisations de mieux se concentrer sur les résultats, d'améliorer la transparence et de faciliter l'alignement stratégique des objectifs généraux de l'entreprise avec les OKR de l'équipe.
Cependant, les équipes de direction peuvent se focaliser sur le suivi des activités achevées plutôt que sur les résultats réels obtenus, ce qui peut donner l'impression que les OKR sont très similaires aux indicateurs traditionnels des tableaux de bord. Le danger ici est que les OKR peuvent commencer à se confondre avec les tâches quotidiennes, perdant ainsi de vue leur véritable objectif : obtenir des résultats significatifs.
Le cadre OKR est destiné à vous aider à structurer vos objectifs et vos résultats clés en une hiérarchie cohérente. Dans un scénario idéal, les OKR devraient permettre aux managers de voir comment les relier entre eux de manière à stimuler la croissance de l'entreprise, les aidant ainsi à adopter une approche axée sur les résultats dans leur réflexion.
Cependant, sans un système de suivi des OKR solide, votre entreprise risque de perdre du temps et des ressources à travailler sur des objectifs irréalistes. De plus, les membres de l'équipe ne verront pas en quoi leurs performances ont un impact sur les priorités de l'entreprise.
Un système efficace de suivi des OKR permet aux organisations de fixer des objectifs significatifs, de suivre la progression de manière cohérente, de tenir toutes les parties prenantes informées et de créer une dynamique pour atteindre des objectifs spécifiques basés sur des décisions fondées sur des données.
Pour en savoir plus : Les 10 meilleurs logiciels OKR pour les start-ups afin de suivre leurs objectifs en 2024
Comment utiliser la planification stratégique lors de la définition des OKR ?
La définition des OKR consiste à prendre les objectifs généraux de l'entreprise et à les réduire à trois à cinq résultats clés.
Par exemple, si l'objectif est d'augmenter la satisfaction client, vous vous concentrerez naturellement sur des résultats clés tels que la résolution au premier contact, le temps de réponse, le taux de recommandation net (NPS), le taux de satisfaction client (CSAT), etc.
S'il existe plusieurs priorités commerciales, la planification stratégique peut les séquencer de manière à ce que chaque cycle s'appuie sur le suivant jusqu'à ce que l'objectif soit atteint. Pour ce faire :
- Commencez par identifier et noter les OKR dans les domaines les plus critiques
- Alignez les résultats clés entre les équipes afin de créer une stratégie cohérente pour la mise en œuvre. L'objectif est de créer des jalons mesurables qui ont un impact direct sur le résultat.
- Établissez une hiérarchie claire reliant les objectifs d’entreprise généraux aux performances individuelles.
La planification stratégique permet de décomposer les objectifs en indicateurs spécifiques, puis en activités, ce qui favorise la visibilité et la collaboration.
Utiliser les indicateurs de performance pour définir les résultats clés
Les KPI sont des indicateurs spécifiques qui indiquent la croissance dans un aspect donné de l'entreprise. Par exemple, le taux de rotation du personnel est directement lié à votre performance en tant qu'employeur idéal.
Un KPI spécifique peut être utilisé pour comparer les performances entre deux ou plusieurs cycles OKR. Vous pouvez ensuite mesurer le pourcentage de variation entre vos KPI et combiner les résultats avec les commentaires de l'équipe pour comprendre ce qui a bien fonctionné et ce qui n'a pas fonctionné.
Du point de vue de la planification stratégique, les tendances historiques peuvent donner des indications sur les résultats clés à viser.
Par exemple, dans votre logiciel OKR, en comparant les taux de conversion entre le premier et le deuxième trimestre, vous pouvez afficher les détails des campagnes publicitaires spécifiques qui ont généré une augmentation des ventes et décider de les poursuivre ou non au troisième trimestre.
Comment suivre les OKR : conseils pratiques et stratégies
1. Attribuer la propriété du suivi des OKR
En tant que membre de l'équipe de direction ou de l'équipe OKR, vous définirez des objectifs en fonction des besoins globaux de l'entreprise. Cela inclut la définition de résultats clés pour les différents départements que vous supervisez. Vous devrez également désigner des champions OKR pour fournir l'assistance aux équipes au niveau opérationnel.
Une fois le processus lancé, les champions OKR vous tiendront informé de l'avancement, organiseront régulièrement des réunions avec les équipes et vous feront part de leurs commentaires. Au niveau de l'équipe, vous devrez également envisager de proposer un accompagnement et une assistance individuels, en particulier aux nouveaux employés, afin de vous assurer que tout le monde comprend bien les OKR.
Le champion des OKR attribuera ensuite la propriété de résultats clés spécifiques à une ou plusieurs personnes de chaque équipe. Ces propriétaires ont pour mission d'aider l'équipe à rester sur la bonne voie pour atteindre ses objectifs.
Voici une bonne pratique : nommez des champions des OKR au sein de votre service. Ils doivent bien connaître le flux de travail du service et être en mesure de fournir des commentaires spécifiques et pertinents.
Les vérifications des OKR sont généralement programmées chaque semaine afin que vous puissiez évaluer les performances de l'équipe et recueillir des commentaires. Au cours de ces vérifications, vous aurez l'occasion d'interagir avec le champion des OKR, les managers d'équipe et d'autres personnes concernées.
Ensemble, vous pouvez réaliser une analyse SWOT afin d'identifier les forces, les faiblesses, les opportunités et les menaces. Sur la base des commentaires et de l'analyse, vous pouvez ajuster les échéanciers, les objectifs ou tout autre élément afin d'optimiser votre approche.
Que vous fassiez partie d'une start-up à la tête d'une petite équipe ou que vous gériez plusieurs départements au sein d'une grande organisation, pensez à utiliser un logiciel OKR tel que ClickUp pour automatiser le suivi des OKR.
Par exemple, ClickUp propose des modèles d'OKR qui fournissent un cadre structuré pour attribuer des responsables d'OKR, suivre leurs responsabilités et s'assurer que tout le monde est sur la même longueur d'onde.
Les deux modèles les plus couramment utilisés par les équipes agiles sont les suivants :
Modèle de dossier OKR de ClickUp
Au niveau organisationnel, le modèle de dossier OKR ClickUp est un outil de planification complet qui aide les dirigeants à définir et à atteindre des objectifs de haute performance.
Le modèle personnalisable comprend un calendrier de planification qui définit la structure de base pour l'élaboration des OKR.
Les listes d'OKR décomposent les objectifs en éléments plus petits, permettent aux responsables de suivre la progression et garantissent que tout le monde reste sur la bonne voie tout au long de l'année.
Modèle de cadre OKR de ClickUp
Le modèle de cadre OKR de ClickUp garantit que toutes les équipes de l'organisation se concentrent sur les mêmes objectifs.
Voici comment les managers utilisent ce modèle OKR pour définir et suivre les objectifs et les résultats clés :
- Créez et suivez la progression de vos objectifs généraux grâce à la vue OKR globale.
- Obtenez une idée claire de la progression réalisée par chaque équipe vers ses objectifs grâce à la vue « Tableau de progression des OKR ».
- Planifiez et suivez les échéances pour chaque objectif à l'aide de la vue Échéancier.
2. Planifier des vérifications pour suivre les résultats de suivi
La mise en place de vérifications régulières et fréquentes des OKR permet aux managers d'équipe de suivre la progression et de vous présenter des rapports.
De leur côté, les managers d'équipe peuvent également partager les commentaires issus de leurs sessions de coaching individuelles et identifier les obstacles au niveau des OKR individuels avant qu'ils n'aient un impact sur les OKR de l'équipe.
- Idéalement, les réunions OKR ne devraient pas durer plus de 15 minutes et se tenir de préférence le vendredi afin d'éviter tout conflit avec les réunions d'équipe habituelles.
- Deuxièmement, vous devez créer un tableau de bord OKR pour partager les mises à jour. Pour faciliter l'accès, veillez à ce qu'il comporte des filtres pour les rôles professionnels, les résultats clés, la notation, la pondération, le statut des tâches, etc.
À mesure que les employés mettent à jour leurs OKR, les informations peuvent être synchronisées en temps réel sur le tableau de bord. Cela rationalisera la collecte de données entre les équipes et facilitera l'analyse.
3. Garantir la transparence des OKR
Une fois que vous avez désigné les propriétaires, le champion OKR doit s'assurer que tous les membres de l'équipe et les managers ont accès au plan OKR.
Chaque membre de l'équipe doit avoir accès aux OKR en fonction de son rôle et de ses fonctions. Le chef de projet (champion) doit s'assurer que tout le monde comprend comment les OKR au niveau de l'entreprise s'alignent sur les OKR individuels.
Bien que les OKR puissent être partagés via un document Google Doc ou une feuille de calcul, cela peut poser un problème pour les équipes plus importantes ayant plusieurs résultats clés.
Par exemple, les données peuvent être saisies de manière incorrecte si vous avez plusieurs lignes dans une feuille de calcul. Très souvent, la feuille peut ne pas afficher immédiatement chaque mise à jour. Cela ne fait qu'empirer à mesure que vous évoluez.
C'est là que le logiciel OKR de ClickUp s'avère utile.
Vous pouvez définir et suivre les OKR en temps réel à l'aide de ClickUp Objectifs, apporter les modifications en cours et informer tout le monde des changements, ce qui rend le cycle OKR plus transparent.
Vous pouvez même définir des dépendances entre les tâches, ajouter des membres de l'équipe et des échéanciers, et automatiser le suivi des progrès. Vous pouvez également diviser les objectifs plus importants en cibles plus petites qui peuvent ensuite être atteintes.
4. Hiérarchiser les résultats clés grâce à la notation OKR
En fonction des OKR que vous ciblez, vous pouvez attribuer un niveau de priorité à chaque résultat clé. Pour cela, vous pouvez soit estimer le poids relatif de chaque indicateur, soit adopter une méthode de notation avec des critères prédéfinis.
- La notation binaire est une approche de type réussite/échec où un résultat clé est soit atteint, soit non atteint. Il n'y a pas de juste milieu pour les réussites ou les échecs partiels. Il s'agit d'un modèle de notation rapide et simple. Cependant, il peut affecter le moral de l'équipe car il ne reconnaît pas les réussites partielles.
- Un modèle de notation basé sur la valeur attribue une note comprise entre 0,0 et 1,0 à chaque résultat clé en fonction du niveau de progression. Tout résultat inférieur à 0,4 est considéré comme un échec, tandis qu'un score compris entre 0,4 et 0,6 est considéré comme une réussite partielle. Un score de 0,7 ou plus signifie que l'objectif a été atteint. Ce modèle reconnaît les réussites partielles, avec des scores compris entre 0,4 et 0,6.
- Utilisez un système de notation basé sur des pourcentages, dans lequel le modèle mesure le pourcentage d'achèvement afin de déterminer si les résultats clés ont été atteints. Par exemple, si le résultat clé était de conclure 10 nouveaux contrats avec des entreprises au cours du prochain trimestre et que vous n'en avez conclu que 7, le score OKR serait de 70 % (7/10*100).
5. Discuter des leçons apprises
Chaque cycle OKR vous apporte des enseignements que vous pouvez mettre à profit pour le suivant. La clé réside dans le partage constructif des commentaires, sans jugement. N'oubliez pas que l'objectif n'est pas d'atteindre 100 % de vos objectifs. Les OKR ont pour but de pousser votre équipe à sortir de sa zone de confort afin d'atteindre des objectifs ambitieux.
Cependant, si vous parvenez à assurer une progression régulière de vos OKR, cela motivera votre équipe à redoubler d'efforts. Lorsque vous faites le point avec l'équipe, veillez à saluer les petites victoires et à reconnaître leurs efforts.
Surmonter les obstacles liés au suivi des OKR
1. Défi : les silos de données
Si chaque équipe de votre organisation utilise un système ou un tableur différent pour saisir et gérer les OKR, ces données resteront cloisonnées lors du suivi des objectifs organisationnels.
Les dirigeants peuvent se trouver dans l'impossibilité de suivre les performances de l'entreprise lorsque les données disponibles sont dispersées dans plusieurs feuilles de calcul. Idéalement, vous souhaitez que les dirigeants puissent examiner les performances de l'entreprise et de l'organisation de manière transparente, en un seul endroit.
Solution
Un logiciel OKR centralise les données individuelles, d'équipe, départementales et organisationnelles, offrant à chacun une vue d'ensemble de la progression de l'organisation à tout moment.
2. Défi : nous suivons les KPI ; nous n'avons pas besoin des OKR
Cela vous semble familier ? La principale différence entre les KPI et les OKR réside dans le fait que les KPI mesurent la matrice des activités courantes, tandis que les OKR sont des objectifs ambitieux et audacieux. Ils ne peuvent pas être utilisés de manière interchangeable, mais fonctionnent plutôt en parallèle.
Solution
Vous souhaitez utiliser un outil OKR tel que ClickUp pour suivre les KPI et les OKR.
Par exemple, les cadres supérieurs ou les chefs de projet peuvent utiliser ClickUp Dashboard pour créer un tableau de bord OKR afin de suivre la progression des objectifs et de résumer de grands volumes de données pour obtenir des informations exploitables.
Le tableau de bord de ClickUp décompose les OKR en initiatives suivables, rendant le projet plus digeste et garantissant que chacun comprenne ses contributions et ses rôles.
Le modèle KPI ClickUp, quant à lui, permet aux membres de l'équipe de suivre les indicateurs de réussite qui contribueront à la réalisation des OKR. Tout le monde est aligné sur les objectifs et peut suivre les performances au fil du temps à l'aide de visuels faciles à lire.
3. Défi : les OKR deviennent « définis et oubliés »
L'un des principaux défis liés aux OKR réside dans le fait que les objectifs sont fixés avec enthousiasme au début du trimestre, mais que, à mesure que les priorités changent et que les échéances approchent, leur suivi passe au second plan.
L'approche « définir et oublier » détruit l'alignement, car le travail devient déconnecté des objectifs de l'entreprise et l'équipe se concentre sur des aspects plus restreints.
Solution
Les jalons ClickUp offrent une visibilité en temps réel sur la progression réalisée à l'échelle de l'organisation. Les équipes sont connectées grâce à des OKR évolutifs, ce qui leur permet de garder les objectifs en vue et de visualiser leur degré de réalisation.
4. Défi : manque d'accès centralisé à la documentation pertinente ou à la collaboration
Les OKR sont planifiés chaque trimestre au niveau de l'équipe. Au niveau de l'organisation, ils ont tendance à fonctionner par cycles et peuvent être quelque peu itératifs. Cela signifie que chaque trimestre, vous avez la possibilité de redéfinir vos OKR en tant que manager d'équipe.
À ce stade, tous les membres de votre équipe ont-ils accès aux données que vous avez collectées ? Tout le monde connaît-il les réussites et les échecs ?
Disposez-vous de documents indiquant ce qui a fonctionné et ce qui n'a pas fonctionné ? Vous souhaitez optimiser le processus de suivi des OKR à l'aide de données en temps réel et le documenter plutôt que de vous fier à des suppositions ou à votre intuition.
Solution
ClickUp Docs est un référentiel centralisé où les membres de l'équipe, les chefs de projet, les chefs d'équipe et les cadres supérieurs peuvent stocker toutes les informations relatives aux OKR. Cela peut inclure des données sur les cycles OKR précédents, les causes de réussite et d'échec, les procédures opérationnelles standard, la manière dont les objectifs ont été suivis, etc.
Les options de modification en cours et de mise en forme avancée de ClickUp Docs garantissent que les documents sont collaboratifs, intuitifs et mis à jour avec les dernières informations.
Simplifiez le suivi des OKR avec ClickUp
Même une carte bien conçue peut prêter à confusion sans boussole. De même, des outils de suivi inadéquats peuvent nuire à un processus OKR solide.
Si vous êtes une organisation en pleine croissance, le suivi manuel de la progression des OKR et l'analyse limitée des données peuvent entraîner des angles morts stratégiques ou, pire encore, une perte de revenus.
Avec ClickUp, le suivi des OKR est on ne peut plus simple. De la création d'une hiérarchie à l'alignement des objectifs de l'entreprise et des équipes, en passant par l'attribution des tâches, les modèles d'OKR prédéfinis et la mise à jour des rapports d'avancement, ClickUp fournit une version unique de la vérité, mise à jour en temps réel et facilement évolutive.
Laissez le logiciel OKR de ClickUp se charger du travail fastidieux de suivi des OKR pendant que vous vous concentrez sur la stratégie de croissance. Pour commencer votre parcours de suivi des OKR, nous vous recommandons de vous inscrire gratuitement sur ClickUp et de le tester.