Traditionnellement, l'achat de logiciels était effectué par les équipes d'approvisionnement, qui achetaient également tout le reste pour l'entreprise, des machines à café aux mouchoirs en papier.
Cela était possible car l'achat de logiciels ne nécessitait aucune connaissance spécialisée. Il n'existait qu'une poignée de produits dans chaque catégorie et la tarification était simple.
L'arrivée des technologies cloud et des modèles SaaS (Software-as-a-Service) a radicalement changé la donne.
- Chaque catégorie est très concurrentielle ; par exemple, G2 répertorie une liste de 712 produits pour les logiciels de suivi du temps.
- Bien que le SaaS soit généralement basé sur un abonnement, la tarification peut être basée sur le nombre d'utilisateurs, l'utilisation, le niveau ou une combinaison de ces éléments.
- Les contrats SaaS peuvent être complexes ; par exemple, un fournisseur de données peut définir les limites d'« utilisation » en termes techniques peu familiers aux équipes d'approvisionnement.
- Les négociations SaaS peuvent avoir lieu tous les mois, tous les trimestres ou tous les ans, ce qui oblige les équipes d'approvisionnement à rester vigilantes.
Les entreprises ont donc besoin d'une stratégie d'approvisionnement personnalisée qui leur permette de surmonter les défis opérationnels, de réduire les coûts et d'améliorer l'efficacité des processus d'achat SaaS. Voici comment.
Le processus d'approvisionnement SaaS
Choisir le bon produit SaaS ne consiste pas seulement à sélectionner une solution. Il s'agit de s'assurer que la bonne solution SaaS est achetée au bon prix, pour les bonnes personnes, avec les bonnes conditions contractuelles.
Pour y parvenir, vous avez besoin d'un processus d'approvisionnement SaaS rigoureux. Il est également utile d'utiliser un logiciel de gestion des achats sur un outil tel que ClickUp, pour une visibilité et un contrôle complets. Voyons comment.
1. Identifier les besoins de l'entreprise
Avant de vous lancer dans l'achat d'outils SaaS, identifiez vos besoins. Voici un nombre de questions à poser à vos équipes.
De quoi avez-vous besoin ?
Quel est le produit que vous recherchez ? Il peut s'agir, par exemple, d'une solution SaaS pour la gestion de projet, l'indexation de données, la gestion de la paie, etc. N'oubliez pas de définir clairement ce produit.
Par exemple, vous pouvez appeler un outil « logiciel de gestion des tâches », tandis que le fournisseur préférera peut-être le terme « environnement de travail virtuel ». Il est utile de connaître la différence pour éviter toute ambiguïté.
Quelles fonctionnalités sont importantes pour vous ?
Tous les outils de gestion de projet ne se valent pas. Pour choisir celui qui vous convient, dressez la liste de toutes les fonctionnalités dont vous avez besoin. Il peut s'agir :
- Gestion des tâches
- Suivi du temps
- Contrôle d'accès
- Disponibilité hors ligne, etc.
Lorsque vous dressez une liste, veillez également à lui attribuer un classement par priorité.
Pourquoi avez-vous besoin de cet outil ?
Certains outils, tels que la gestion de projet, peuvent être utilisés de manière continue. D'autres, comme les outils d'indexation des données, peuvent être spécifiques à l'un des projets que vous mettez en œuvre. Savoir pendant combien de temps vous aurez besoin de la solution SaaS et à quelles fins vous l'utiliserez vous aidera à rationaliser vos décisions.
Qui sont les utilisateurs ?
Savoir quelle équipe va utiliser le logiciel aide également à réfléchir aux fonctionnalités dont vous avez besoin. Par exemple, s'il s'agit d'un outil destiné à l'équipe commerciale, une application mobile sera nécessaire. Les équipes financières auront peut-être besoin d'une vue sous forme de tableur.
Demandez donc qui va l'utiliser. Comptez également le nombre de licences dont vous avez besoin, ce qui pourra constituer un levier de négociation important par la suite.
Quels objectifs cet outil permettra-t-il d'atteindre ?
Même si le problème qu'il résout peut sembler simple, chaque outil que vous achetez doit avoir un objectif commercial. Par exemple, une entreprise a besoin d'un système SaaS de gestion de la relation client (CRM) pour mieux suivre les interactions avec les clients et rationaliser les processus.
Les objectifs peuvent donc être définis en termes de :
- Précision des prévisions de ventes
- Augmentation de l'acquisition ou de la fidélisation des clients
- Amélioration de l'efficacité des campagnes marketing
En fonction de l'outil que vous achetez, définissez vos objectifs. Recueillez toutes ces informations et consignez-les par écrit. ClickUp Forms est un excellent outil qui permet d'utiliser un formulaire standardisé pour recueillir toutes les informations dont vous avez besoin.
Chaque fois qu'un collaborateur a besoin d'un logiciel, l'équipe chargée des achats peut simplement envoyer le questionnaire et obtenir toutes les données en un seul endroit.
Une fois que vous disposez des informations préliminaires, consignez-les dans ClickUp Docs et partagez-les avec toutes les parties prenantes. Vous pouvez également mener des entretiens afin d'ajouter des données plus qualitatives.
Si vous êtes novice en matière d'achat SaaS, lancez-vous plus facilement et plus rapidement grâce au modèle d'approvisionnement de ClickUp. Ce modèle entièrement personnalisable vous permet de réaliser la gestion de projet pour votre approvisionnement, de suivre, de surveiller et de prendre des décisions basées sur des données. Même après la mise en œuvre, vous pouvez utiliser ce modèle pour suivre les relations avec les fournisseurs !
2. Rechercher et comparer les options
Le marché des logiciels d'entreprise B2B SaaS est extrêmement concurrentiel. Il existe des dizaines, voire des centaines d'outils pour chaque catégorie. Chacun d'entre eux utilise différentes stratégies marketing SaaS pour attirer et fidéliser les clients. Il est donc essentiel de rechercher et de comparer les différentes options.
- Sélectionnez 3 à 5 outils : sur la base de vos propres recherches sur Internet, sélectionnez les 3 à 5 outils qui répondent le mieux à vos besoins.
- Comparez : créez un tableau avec tous les outils SaaS présélectionnés en lignes et les paramètres en colonnes pour les comparer efficacement.
- Organisez : triez-les en fonction des paramètres qui sont les plus importants pour vous.
Lorsque vous utilisez ClickUp pour gérer votre processus d'approvisionnement, vous pouvez utiliser la vue Tableur pour organiser et trier automatiquement les données selon vos besoins.
Vous pouvez également utiliser des champs personnalisés pour présenter votre comparaison exactement comme vous le souhaitez.
3. Demande de propositions
Maintenant que vous connaissez les outils qui vous conviennent, il est temps de solliciter des propositions et de les évaluer.
Contactez les fournisseurs avec un appel d'offres clair (RFP) qui décrit vos exigences et vos attentes. Le modèle de demande et d'approbation de projet de ClickUp constitue un point de départ idéal.
À cette étape, vous devez vous assurer que les propositions sont comparables. Chaque fournisseur peut utiliser des termes différents pour désigner des fonctionnalités similaires, ce qui rend la comparaison difficile. Vous devez donc créer une standardisation de votre côté.
- Incluez la liste des fonctionnalités que vous souhaitez dans l'outil (dans votre nomenclature) et demandez-leur de cocher celles qui sont applicables.
- Demandez un devis adapté à vos conditions, dans votre devise, en fonction de votre utilisation prévue, etc.
- Demandez des démonstrations et des périodes d'essai afin que votre équipe puisse tester l'outil par elle-même.
- Mentionnez une date limite avant laquelle tous les fournisseurs SaaS présélectionnés doivent soumettre leur proposition.
- Si possible, invitez-les à remplir un formulaire tel que ClickUp Forms afin de saisir automatiquement les données dans un tableau comparable.
4. Évaluation des propositions
Avant de commencer à évaluer les propositions, vérifiez qu'elles sont complètes et qu'elles correspondent aux besoins de votre entreprise. S'il manque certains éléments, tels que les normes de sécurité ou la politique de résiliation, demandez-les.
À partir de toutes ces données, comparez les éléments suivants.
Coût total de possession (TCO) : le prix par utilisateur n'est pas un bon indicateur, car il ne vous indique pas le montant total que vous devrez payer. Calculez donc les coûts liés à l'outil, à la mise en œuvre, à l'intégration, à la maintenance, etc. Comparez les totaux.
Rapport qualité-prix : l'outil qui offre le coût total de possession (TCO) le plus bas n'est pas nécessairement le meilleur. Assurez-vous donc que le TCO offre le meilleur rapport qualité-prix en termes de fonctionnalités, de service client, etc.
Personnalisation : la plupart des outils SaaS sont conçus pour être utilisés tels quels. Cependant, si vous avez besoin de personnalisations, vérifiez si cela est possible.
Expérience utilisateur : cet aspect est bien plus important que ne le pensent les équipes d'approvisionnement. Une mauvaise expérience utilisateur aura un impact sur l'adoption, l'utilisation et, à terme, sur votre retour sur investissement. Veillez à disposer d'un petit groupe d'utilisateurs pilotes qui pourront vous faire part de leurs commentaires sur l'expérience utilisateur du produit.
Service client : la plupart des outils SaaS attendent des utilisateurs qu'ils se débrouillent seuls à l'aide des manuels d'utilisation et des bases de connaissances. Si cela ne vous suffit pas, explorez les options d'assistance client proposées par chaque fournisseur. Évaluez s'il vaut la peine de payer un supplément pour bénéficier d'une assistance supplémentaire.
5. Négociation des conditions
Sur la base de l'étape 4, choisissez votre meilleur fournisseur et négociez des conditions qui protègent vos intérêts. Abordez tout ce qui est important pour vous, tels que les prix, les niveaux de service, l'assistance, les politiques d'annulation, etc. et négociez les conditions.
Sachez ce qui n'est pas négociable. Par exemple, les secteurs tels que la finance ou la santé ont besoin de contrôles de sécurité stricts. Si votre fournisseur n'est pas en mesure d'offrir ce niveau de conformité, il est temps de passer à votre deuxième choix sur votre liste.
Une fois que vous vous êtes mis d'accord sur les conditions, signez le contrat et lancez-vous.
6. Mise en œuvre du logiciel
Lorsque vous mettez en œuvre un SaaS d'entreprise, vous devez le faire de manière approfondie, en gardant à l'esprit un certain nombre de facteurs. Travaillez en étroite collaboration avec le fournisseur pour mettre en œuvre le logiciel au sein de votre organisation. Concentrez-vous sur l'efficacité des éléments suivants :
- Personnaliser le logiciel en fonction des besoins de votre organisation
- Processus d'intégration des nouveaux utilisateurs
- Processus de départ pour les employés qui quittent l'organisation/l'équipe
- Formation pour les utilisateurs
- Intégration avec les systèmes existants
- Limites d'utilisation/fonctionnalités/accès, etc. selon les besoins de votre organisation
- Matrice d'escalade pour les problèmes et les plaintes
7. Surveillance de l'utilisation
Le travail du service achats ne s'arrête pas une fois le logiciel mis en œuvre. En effet, pour vous assurer que les équipes tirent le meilleur parti des outils mis à leur disposition, vous devez continuer à surveiller leur utilisation et leur perception à l'aide d'outils d'analyse SaaS.
- Vérifiez si les utilisateurs utilisent le logiciel comme prévu.
- Mesurez l'impact sur les économies, l'efficacité, les performances, etc.
- Surveillez les plaintes/problèmes soulevés sur l'outil.
- Réalisez des sondages de satisfaction auprès des utilisateurs afin de déterminer si les équipes apprécient l'outil.
De temps à autre, réunissez-vous également avec les équipes et effectuez une analyse qualitative pour comprendre en profondeur l'utilisation.
Lors de la mise en œuvre de ce processus, vous serez probablement confronté à certains défis et commettrez quelques erreurs. Voyons comment vous pouvez les éviter.
Erreurs à éviter dans l'approvisionnement SaaS
Pour les équipes d'approvisionnement habituées à acheter des logiciels de manière traditionnelle, l'achat de SaaS peut être une nouveauté. En conséquence, vous pourriez être confronté à des défis en matière d'approvisionnement et commettre des erreurs élémentaires qui pourraient facilement être évitées.
Voici les erreurs les plus courantes en matière d'approvisionnement SaaS.
Ignorer les coûts cachés : le prix indiqué sur le site web n'est souvent pas le prix total. Le contrat peut inclure des coûts d'intégration, de migration des données, d'assistance premium, etc., qui peuvent augmenter le coût total de propriété. Les ignorer peut faire gonfler vos dépenses.
Rejet des calculs de retour sur investissement : chaque dépense doit avoir un impact sur les résultats de l'entreprise. Ne pas calculer le retour sur investissement des avantages directs, tels que la croissance du chiffre d'affaires ou les économies de coûts, ainsi que des avantages indirects, tels que le sentiment de valorisation des employés, peut entraîner des regrets chez l'acheteur.
Effectuer des achats isolés : acheter des solutions SaaS sans tenir compte de leur intégration avec vos systèmes existants est une autre erreur majeure. Un achat isolé peut s'avérer incompatible avec les autres outils utilisés par votre entreprise, ce qui entraîne des inefficacités et des coûts supplémentaires pour combler ces lacunes.
Négliger l'évolutivité : une vision à court terme de l'approvisionnement SaaS entraîne des goulots d'étranglement à mesure que votre entreprise se développe. Négliger l'évolutivité signifie que vous ne pouvez pas faire face à l'augmentation de la charge de travail et au nombre croissant d'utilisateurs sans procéder à une refonte complète.
Sous-estimer l'importance de l'assistance fournisseur : il est facile de penser que les outils modernes sont conviviaux et qu'il n'est donc pas nécessaire de faire appel au service client. Cependant, celui-ci est indispensable pour résoudre les problèmes techniques, aider aux mises à jour et aux intégrations futures. Ne sous-estimez pas l'importance d'avoir quelqu'un à appeler en cas de problème.
Négliger les évaluations de sécurité : faire confiance au fournisseur pour assurer la sécurité peut être une grave erreur. À une époque où les violations de données sont courantes, vous êtes tout aussi responsable de l'évaluation de la sécurité du prestataire SaaS.
Prendre une décision précipitée : enfin, précipiter le processus d'achat SaaS peut avoir pour résultat une mauvaise prise de décision. Choisir le premier outil qui vous tombe sous les yeux peut entraîner une insatisfaction répétée à long terme.
Vous pouvez éviter ces erreurs en suivant plusieurs bonnes pratiques en matière d'approvisionnement SaaS. Voyons cela.
Bonnes pratiques en matière d'approvisionnement SaaS
Pour éviter les erreurs, les retards, les dépassements de coûts et les inefficacités, voici les bonnes pratiques à suivre lors de l'acquisition de solutions SaaS.
Prix de référence
Comparez les prix sur deux fronts. Le premier consiste à comparer le produit que vous avez choisi avec d'autres logiciels de la même catégorie. Par exemple, si vous avez choisi Asana comme outil de gestion de projet, comparez les prix avec d 'autres exemples de SaaS, tels que Jira, Zoho Projects et ClickUp.
Comparez ensuite ces informations avec ce que des entreprises similaires à la vôtre paient pour l'outil de votre choix. Ces informations ne sont pas forcément accessibles au public, il peut donc être utile de demander à vos amis et collègues de manière privée afin de prendre le pouls du marché.
Réalisez des examens juridiques et de sécurité
Il est de votre responsabilité de vous assurer que votre outil SaaS est conforme à toutes les lois et réglementations qui vous sont applicables, non seulement aujourd'hui, mais aussi à l'avenir. Évaluez minutieusement les politiques juridiques et de sécurité du fournisseur.
Effectuez également des révisions pendant des périodes pour vous assurer qu'elles sont à jour.
Utilisez un logiciel de gestion SaaS
Une fois que vous avez acheté un outil, mettez en place un système pour le gérer correctement. Un logiciel de gestion SaaS:
- Offre une visibilité sur les abonnements SaaS et l'utilisation des logiciels.
- Centralise le contrôle des licences
- Automatisation du suivi des dépenses, y compris les modules complémentaires ou les niveaux de service premium.
- Rationalise l'intégration et le départ des employés
Suivez les dates de renouvellement
La plupart des contrats SaaS sont renouvelés automatiquement, ce qui peut entraîner des dépenses inutiles. Le suivi des dates de renouvellement et la configuration de rappels automatiques vous garantissent :
- Évitez le renouvellement des licences pour les employés qui ont quitté l'organisation.
- Créez un espace pour la renégociation
- Réévaluez si le produit fonctionne réellement.
- Faites part de vos besoins au fournisseur.
Gérer les données contractuelles
Tout comme les dates de renouvellement, les données contractuelles telles que la durée de l'accord, les responsabilités des deux parties, les accords de niveau de service (SLA), les pénalités, les engagements de renouvellement, etc. sont également importantes à surveiller.
Une bonne plateforme d'approvisionnement SaaS peut vous y aider. Disposer d'un outil organisé et accessible pour gérer les contrats d'approvisionnement facilite la conformité, l'audit et les négociations de renouvellement.
Évaluez les performances des fournisseurs
Planifiez des évaluations périodiques des performances des fournisseurs au cours de périodes régulières. Révision :
- Conformité des fournisseurs aux accords de niveau de service (SLA)
- Réactivité et satisfaction du service
- Résultats de l'entreprise et retour sur investissement du logiciel
- Optimisations et améliorations continues
Il est également utile de rester attentif aux autres outils disponibles sur le marché et de comparer les performances de votre fournisseur actuel à celles-ci.
Mettez en œuvre un processus d'achat SaaS standard.
Une fois que vous aurez suivi ce processus une fois, vous saurez comment le mettre en œuvre. Sur la base de votre expérience et de vos apprentissages, mettez en place un processus d'approvisionnement SaaS stratégique.
Un processus d'achat SaaS type comprend des étapes et des cadres pour la collecte des besoins, l'évaluation des fournisseurs, l'approbation des parties prenantes, l'examen post-implémentation et le logiciel d'achat SaaS nécessaire.
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Le passage de l'achat de logiciels traditionnels à l'approvisionnement SaaS a été radical. Les équipes formées au paradigme traditionnel ont été contraintes d'apprendre de nouvelles techniques dans un délai très court.
Pour faciliter cette transformation et rendre le processus transparent, vous avez besoin des meilleures solutions d'approvisionnement SaaS. La plateforme complète de gestion de projet ClickUp est conçue pour être personnalisable et adaptable à tous les processus dont vous avez besoin, y compris l'approvisionnement SaaS.
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