Comment gérer un processus d'acquisition de SaaS
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Comment gérer un processus d'acquisition de SaaS

Traditionnellement, l'achat de logiciels était effectué par les équipes chargées des achats, qui achetaient également tout le reste pour l'entreprise, des machines à café aux mouchoirs en papier.

Cela était possible parce que l'achat de logiciels ne nécessitait pas de connaissances spécialisées. Il n'y avait qu'une poignée de produits dans chaque catégorie et les prix étaient simples.

L'arrivée des technologies en nuage et des modèles de logiciels en tant que service (SaaS) a radicalement changé la donne.

  • Chaque catégorie est surpeuplée ; par exemple, G2 répertorie un nombre impressionnant de 712 produits pour les logiciels de suivi du temps de travail
  • Si le modèle SaaS est généralement basé sur l'abonnement, la tarification peut être basée sur l'utilisateur, sur l'utilisation, sur des paliers ou sur une combinaison de ces éléments
  • Les contrats SaaS peuvent être complexes ; par exemple, un fournisseur de données peut définir les limites d'"utilisation" en termes techniques qui ne sont pas familiers aux équipes chargées des achats
  • La négociation des contrats SaaS peut être mensuelle, trimestrielle ou annuelle, ce qui oblige les équipes chargées des achats à rester sur le qui-vive

Les entreprises ont donc besoin d'un stratégie d'approvisionnement qui permet de relever les défis opérationnels, de réduire les coûts et d'améliorer l'efficacité des processus d'achat en mode SaaS. Voici comment.

Le processus d'achat SaaS

Choisir le bon produit SaaS, ce n'est pas seulement choisir une solution. Il s'agit de s'assurer que la bonne solution SaaS est achetée au bon prix, pour les bonnes personnes, avec les bonnes conditions contractuelles.

Pour y parvenir, vous avez besoin d'un processus d'achat SaaS processus d'approvisionnement . Il est également utile d'utiliser un logiciel de gestion des achats sur un outil comme ClickUp, pour une visibilité et un contrôle complets. Voyons comment.

1. Identifier les besoins de l'entreprise

Avant de vous lancer dans l'achat d'outils SaaS, identifiez vos besoins. Voici quelques questions à poser à vos équipes.

**De quoi avez-vous besoin ?

Quel est le produit que vous recherchez ? Par exemple, il peut s'agir d'une solution SaaS pour la gestion de projets, l'indexation de données, la gestion des salaires, etc. N'oubliez pas de le définir clairement.

Par exemple, vous pouvez appeler un outil un logiciel de gestion des tâches, tandis que le fournisseur peut préférer un espace de travail virtuel. Connaître la différence est utile pour la désambiguïsation.

**Quelles sont les caractéristiques importantes pour vous ?

Tous les outils de gestion de projet ne se valent pas. Pour choisir celui qui vous convient, dressez la liste de toutes les fonctionnalités dont vous avez besoin. Il peut s'agir de

  • Gestion des tâches
  • Suivi du temps
  • Contrôle d'accès
  • Disponibilité hors ligne, etc.

Lorsque vous dressez une liste, veillez également à lui donner un ordre de priorité.

**Pour quelle raison avez-vous besoin de cet outil ?

Certains outils, comme la gestion de projet, peuvent être permanents. D'autres, comme l'outil d'indexation des données, peuvent être spécifiques à l'un des projets que vous mettez en œuvre. Savoir pendant combien de temps vous aurez besoin de la solution SaaS et dans quel but permet de rationaliser les décisions.

**Qui sont les utilisateurs ?

Le fait de savoir quelle équipe va utiliser le logiciel permet également de réfléchir aux fonctionnalités dont vous avez besoin. Par exemple, s'il s'agit d'un outil destiné à l'équipe de vente, une application mobile sera nécessaire. Les équipes financières pourraient avoir besoin d'un tableur.

Il faut donc se demander qui va l'utiliser. Comptez également le nombre de licences dont vous avez besoin, ce qui peut constituer un levier de négociation important par la suite.

**Quels objectifs cet outil permettra-t-il d'atteindre ?

Même si le problème auquel il répond est simple, chaque outil que vous achetez doit avoir un objectif commercial. Par exemple, une entreprise a besoin d'un outil de gestion de la relation client (CRM) SaaS système de gestion de la relation client (CRM) permettant de mieux suivre les interactions avec les clients et de rationaliser les processus.

Les objectifs peuvent donc être définis en termes de :

  • Précision des prévisions de vente
  • Augmentation de l'acquisition ou de la fidélisation des clients
  • Amélioration de l'efficacité des campagnes de marketing

En fonction de l'outil que vous achetez, définissez vos objectifs. Saisissez toutes ces informations et documentez-les. Formulaires ClickUp est un excellent outil pour utiliser un questionnaire standardisé afin de collecter toutes les informations dont vous avez besoin.

Formulaires ClickUp

Créez des questionnaires standardisés avec ClickUp Forms

Chaque fois que quelqu'un a besoin d'un logiciel, l'équipe chargée des achats peut simplement envoyer le questionnaire et obtenir toutes les données en un seul endroit.

Une fois que vous disposez des informations préliminaires, documentez-les sur Docs ClickUp et le partager avec toutes les parties prenantes. Vous pouvez également mener des entretiens pour ajouter des données qualitatives.

Modèle de passation de marchés ClickUp

modèle d'approvisionnement entièrement personnalisable de ClickUp_

Si vous êtes novice en matière d'achat SaaS, démarrez plus facilement et plus rapidement avec Le modèle d'achat de ClickUp . Ce modèle entièrement personnalisable vous permet de gérer votre projet d'approvisionnement, de le suivre, de le contrôler et de prendre des décisions fondées sur des données. Même après la mise en œuvre, vous pouvez utiliser ce modèle pour suivre les relations avec les fournisseurs ! Télécharger ce modèle

2. Recherche et comparaison des options

Les B2B SaaS logiciel d'entreprise est très encombré. Il existe des dizaines, voire des centaines d'outils pour chaque catégorie. Chacun d'entre eux utilise des Stratégies de marketing SaaS pour attirer et fidéliser les clients. Il est donc essentiel de rechercher et de comparer les options.

  • Sélectionnez 3 à 5 outils : Sur la base de vos propres recherches sur Internet, établissez une liste restreinte des 3 à 5 outils qui répondent à vos besoins
  • Comparez : Créez un tableau avec tous les outils présélectionnésOutils SaaS en tant que lignes et les paramètres en tant que colonnes pour une comparaison efficace
  • Organiser : Triez-les en fonction des paramètres les plus importants pour vous

Lorsque vous utilisez ClickUp pour gérer votre processus d'approvisionnement, vous pouvez utiliser la vue en tableau pour organiser et trier automatiquement les données selon vos besoins.

Vous pouvez également utiliser des champs personnalisés pour présenter votre comparaison exactement comme vous le souhaitez.

Tableau Clickup

Organiser les données de manière simple et facile à lire avec la vue tableau de ClickUp

3. Demande de propositions

Maintenant que vous connaissez les outils qui vous conviennent, il est temps de lancer un appel d'offres et de les évaluer.

Adressez-vous aux fournisseurs en leur adressant une demande de proposition (RFP) claire qui précise vos exigences et vos attentes. Modèle de demande et d'approbation de projet de ClickUp est le point de départ idéal.

À ce stade, vous devez vous assurer que les propositions sont comparables. Chaque fournisseur peut avoir un terme différent pour une caractéristique similaire, ce qui rend la comparaison difficile. Il convient donc de créer une normalisation de votre côté.

  • Incluez la liste des fonctionnalités que vous souhaitez voir figurer dans l'outil (dans votre nomenclature) et demandez-leur de vérifier celles qui sont applicables
  • Demandez une tarification adaptée à vos conditions - dans votre devise, sur la base de l'utilisation prévue, etc.
  • Demandez des démonstrations et des périodes d'essai pour permettre à votre équipe de découvrir l'outil par elle-même
  • Mentionnez une date limite avant laquelle tous les fournisseurs de SaaS présélectionnés doivent soumettre leur proposition
  • Si possible, invitez-les à remplir un questionnaire tel que ClickUp Forms pour saisir automatiquement les données dans un tableau comparable

4. Évaluer les propositions

Avant de commencer à évaluer les propositions, vérifiez qu'elles sont complètes et qu'elles correspondent aux besoins de votre entreprise. Si certains aspects manquent, comme les normes de sécurité ou la politique de résiliation, demandez-leur de les préciser.

À l'aide de toutes ces données, comparez les éléments suivants.

Coût total de possession (TCO) : Le prix par utilisateur n'est pas une bonne mesure, car il ne vous indique pas le montant total que vous devrez payer. Calculez donc les coûts de l'outil, de la mise en œuvre, de l'intégration, de la maintenance, etc. Comparez les totaux.

Rapport qualité-prix : L'outil qui offre le coût total de possession le plus bas n'est pas forcément le meilleur. Assurez-vous donc que le TCO offre le meilleur rapport qualité-prix en termes de fonctionnalités, d'assistance à la clientèle, etc.

Personnalisation : La plupart des outils SaaS sont conçus pour être utilisés tels quels. Toutefois, si vous avez besoin de personnalisations, vérifiez si elles sont possibles.

Expérience utilisateur : Cet aspect est beaucoup plus important que ne le pensent les équipes chargées des achats. Une mauvaise expérience utilisateur affectera l'adoption, l'utilisation et finalement votre retour sur investissement. Veillez à disposer d'un petit groupe d'utilisateurs pilotes qui peuvent donner leur avis sur l'expérience utilisateur du produit.

Support client : La plupart des outils SaaS s'attendent à ce que les utilisateurs s'aident eux-mêmes grâce aux manuels d'utilisation et aux bases de connaissances. Si cela ne vous suffit pas, examinez les options d'assistance à la clientèle offertes par chaque fournisseur. Évaluez s'il vaut la peine de payer un supplément pour une assistance supplémentaire.

5. Négocier les conditions

Sur la base de l'étape 4, choisissez votre meilleur fournisseur et négociez des conditions qui protègent vos intérêts. Mentionnez tout ce qui est important pour vous, comme les prix, les niveaux de service, l'assistance, les politiques d'annulation, etc. et négociez les conditions.

Sachez quels sont les éléments non négociables. Par exemple, des secteurs comme la finance ou la santé ont besoin de contrôles de sécurité stricts. Si votre fournisseur n'est pas en mesure d'offrir ce niveau de conformité, il est temps de passer à la deuxième préférence de votre liste.

Une fois que vous vous êtes mis d'accord sur les conditions, signez le contrat et commencez à travailler.

6. Mise en œuvre du logiciel

Lorsque vous mettez en œuvre le SaaS d'entreprise, vous devez le faire de manière approfondie, en gardant à l'esprit un certain nombre de facteurs. Travaillez en étroite collaboration avec le fournisseur pour mettre en œuvre le logiciel au sein de votre organisation. Concentrez-vous sur l'efficacité des éléments suivants :

  • Mise en place du logiciel adapté aux besoins de votre organisation
  • Processus d'intégration des nouveaux utilisateurs
  • Processus d'intégration pour les employés qui quittent l'organisation/l'équipe
  • Formation des utilisateurs
  • Intégration avec les systèmes existants
  • Limites d'utilisation, de fonctionnalités, d'accès, etc. selon les besoins de votre organisation
  • Matrice d'escalade pour les problèmes et les plaintes

7. Contrôle de l'utilisation

Le travail du service des achats ne s'arrête pas à la mise en œuvre du logiciel. En effet, pour s'assurer que les équipes tirent le meilleur parti des outils mis à leur disposition, vous devez continuer à surveiller l'utilisation et le sentiment des utilisateurs Outils d'analyse SaaS .

  • Vérifier si les utilisateurs se servent du logiciel comme prévu
  • Mesurer l'impact sur les économies, l'efficacité, la performance, etc.
  • Suivre les plaintes/problèmes soulevés par l'outil
  • Mener des enquêtes d'opinion auprès des utilisateurs pour savoir si les équipes apprécient l'outil

De temps en temps, s'asseoir avec les équipes et effectuer une analyse qualitative pour comprendre l'utilisation en profondeur.

Tableau de bord ClickUp

ClickUp Dashboard pour suivre les analyses SaaS

Lors de la mise en œuvre de ce processus, il est probable que vous soyez confronté à certains défis et que vous commettiez quelques erreurs. Voyons comment vous pouvez éviter cela.

Les erreurs à éviter dans l'approvisionnement en SaaS

Pour les équipes chargées des achats, qui ont l'habitude d'acheter des logiciels de manière traditionnelle, l'achat en mode SaaS peut être une nouveauté. Par conséquent, vous pouvez être confronté à défis en matière d'achats et de commettre des erreurs de base qui peuvent être facilement évitées.

Voici les erreurs les plus courantes en matière d'achats SaaS.

Ignorer les coûts cachés : Le prix indiqué sur le site web n'est souvent pas le prix total. Le contrat peut inclure des coûts d'intégration, de migration des données, de support premium, etc. qui peuvent gonfler le coût total de possession. Les ignorer peut faire gonfler vos dépenses.

Ne pas tenir compte des calculs de retour sur investissement : Chaque dépense doit être assortie d'un résultat commercial. Le fait de ne pas calculer le retour sur investissement des avantages directs tels que l'augmentation du chiffre d'affaires ou les économies de coûts, ainsi que des avantages indirects tels que le sentiment de valorisation des employés, peut entraîner des remords de la part de l'acheteur.

Faire des achats isolés : L'achat de solutions SaaS sans tenir compte de la manière dont elles s'intègrent à vos systèmes existants est une autre grave erreur. Un achat isolé peut ne pas être compatible avec les autres outils utilisés par votre entreprise, ce qui entraîne des inefficacités et des coûts supplémentaires pour combler ces lacunes.

Ne pas tenir compte de l'évolutivité : Une vision à court terme de l'approvisionnement en SaaS conduit à des goulets d'étranglement au fur et à mesure que votre entreprise se développe. Ne pas tenir compte de l'évolutivité signifie que vous ne pouvez pas faire face à l'augmentation de la charge de travail et à l'augmentation du nombre d'utilisateurs sans devoir procéder à une refonte complète.

Sous-estimer l'importance de l'assistance des fournisseurs : Il est facile de penser que les outils modernes sont conviviaux et que, par conséquent, vous n'avez pas besoin d'assistance à la clientèle. Cependant, il est nécessaire pour résoudre les problèmes techniques, aider aux mises à jour et aux intégrations futures. Ne sous-estimez pas le fait d'avoir quelqu'un à appeler en cas de problème.

Ne pas effectuer d'évaluations de sécurité : Faire confiance au fournisseur pour s'occuper de la sécurité peut être une énorme négligence. À une époque où les violations de données sont monnaie courante, vous êtes tout aussi responsable de l'évaluation de la sécurité du fournisseur de SaaS.

Accélérer le processus de prise de décision : Enfin, la précipitation dans le processus d'achat de SaaS peut entraîner une mauvaise prise de décision. Choisir le premier outil sur lequel vous posez les yeux peut se traduire par une insatisfaction répétée à long terme.

Vous pouvez éviter ces erreurs en suivant plusieurs bonnes pratiques en matière d'achat de SaaS. Voyons voir.

Meilleures pratiques en matière d'achats SaaS

Pour éviter les erreurs, les retards, les dépassements de coûts et l'inefficacité, voici les meilleures pratiques à suivre lors de l'acquisition de solutions SaaS.

Prix de référence

L'analyse comparative des prix se fait sur deux fronts. Le premier consiste à comparer le produit que vous avez choisi avec d'autres logiciels de la même catégorie. Par exemple, si vous avez choisi Asana comme outil de gestion de projet, comparez les prix avec ceux de Exemples de SaaS comme Jira, Zoho Projects et ClickUp.

Comparez ensuite avec ce que des entreprises similaires à la vôtre paient pour l'outil de votre choix. Ces informations peuvent ne pas être disponibles publiquement, c'est pourquoi il est utile d'interroger des amis et des pairs en privé pour prendre le pouls du marché.

Effectuer des vérifications juridiques et de sécurité

Il est de votre responsabilité de vous assurer que votre outil SaaS est conforme à toutes les lois et réglementations qui s'appliquent à vous, non seulement dans le présent, mais aussi dans l'avenir. Effectuez des évaluations approfondies des politiques juridiques et de sécurité du fournisseur.

Effectuez également des examens périodiques pour vous assurer qu'elles sont à jour.

Utiliser un logiciel de gestion SaaS

Une fois que vous avez acquis un outil, mettez en place un système pour le gérer correctement. A Logiciel de gestion SaaS :

  • Fournit une visibilité sur les abonnements SaaS et l'utilisation des logiciels
  • Centralise le contrôle des licences
  • Automatise le suivi des dépenses, y compris les add-ons ou les niveaux de service premium
  • Rationalise l'intégration et la désintoxication

Suivi des dates de renouvellement

La plupart des contrats SaaS seront renouvelés automatiquement, ce qui peut entraîner des dépenses inutiles. Le suivi des dates de renouvellement et la mise en place de rappels automatisés garantissent que vous :

  • D'éviter le renouvellement des licences pour les employés qui ont quitté l'organisation
  • De créer un espace de renégociation
  • De réévaluer si le produit fonctionne vraiment
  • De donner un retour d'information au vendeur sur vos besoins

Gérer les données contractuelles

Tout comme les dates de renouvellement, les données contractuelles, telles que la durée de l'accord, les responsabilités des deux parties, les accords de niveau de service (SLA), les pénalités, les engagements de renouvellement, etc. sont également importantes à surveiller.

Une bonne plateforme d'approvisionnement en mode SaaS peut vous aider à cet égard. Disposer d'un outil organisé et accessible pour gérer les contrats d'approvisionnement aide à la conformité, à l'audit et aux négociations de renouvellement.

Évaluer les performances des fournisseurs

Programmer des évaluations périodiques des performances des fournisseurs. Examiner :

  • Le respect des accords de niveau de service par le fournisseur
  • La réactivité et la satisfaction du service
  • Les résultats commerciaux et le retour sur investissement du logiciel
  • Optimisations et améliorations continues

Il est également utile de garder un œil sur les autres outils disponibles sur le marché et d'évaluer les performances de votre fournisseur actuel par rapport à ceux-ci.

Mise en œuvre d'un processus d'achat SaaS standard

Lorsque vous avez suivi ce processus une fois, vous savez comment procéder. Sur la base de votre expérience et de vos enseignements, mettez en œuvre un processus d'achat SaaS stratégique.

Un processus d'achat SaaS typique comprend des étapes et des cadres pour la collecte des besoins, l'évaluation des fournisseurs, l'approbation des parties prenantes, l'examen post-implémentation et le logiciel d'achat SaaS nécessaire.

Optimisez vos achats SaaS avec ClickUp

Le passage de l'achat traditionnel de logiciels à l'achat de SaaS a été spectaculaire. Les équipes qui ont été formées au paradigme traditionnel ont été forcées d'apprendre de nouveaux trucs dans un délai très court.

Pour faciliter cette transformation et rendre le processus transparent, vous avez besoin des meilleures solutions d'approvisionnement SaaS. La plateforme complète de gestion de projet de ClickUp est conçue pour être personnalisable et adaptable à tous les processus dont vous avez besoin, y compris l'approvisionnement en mode SaaS.

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