Même avec un forfait solide, vos marchés restent-ils bloqués ? Les fournisseurs ne respectent-ils pas leurs validations ou reviennent-ils sur les réductions de quantité promises ?
De tels obstacles peuvent réduire à néant tous les efforts que vous avez déployés pour rationaliser les achats. Même si vous avez passé des heures à la gestion des devis , les comparaisons de coûts et les commandes, nous négligeons souvent un détail crucial : le contrat d'approvisionnement - sans doute la partie la plus vitale du processus.
Les fournisseurs peuvent facilement revenir sur des promesses verbales, mais avec un contrat d'achat, ils doivent s'en tenir à leurs engagements.
Nous allons vous présenter les détails, les avantages et les types de contrats d'achat afin d'améliorer vos négociations et de maximiser les bénéfices ! Découvrez également la plateforme ClickUp - elle rationalise la gestion des contrats avec des renouvellements automatiques pour une expérience gratuite.
Qu'est-ce qu'un contrat d'achat ?
Un marché public est un accord juridiquement contraignant entre un acheteur et un vendeur, qui définit les conditions d'acquisition de biens, de services ou de travaux. Cet accord contractuel sert de cadre pour régir l'ensemble du processus de passation de marchés processus de passation de marchés qui détaille les spécifications des produits, les quantités, les prix, les délais de livraison, les conditions de paiement et toute autre condition pertinente convenue par les deux parties.
Il s'agit d'une feuille blanche sur laquelle vous écrivez les points clés de votre accord avec le vendeur : qualité des matériaux, dates de livraison, coûts, etc. Une fois que les deux parties ont signé le contrat, les vendeurs sont légalement tenus de tenir leurs promesses.
Le contrat d'achat fonctionne dans les deux sens : il vous lie également juridiquement, en tant qu'acheteur, à la réception de la livraison et au règlement de la facture pour les fournitures ou les services les coûts du projet . Le contrat d'achat élimine les conjectures, dissipe les doutes de part et d'autre et favorise l'instauration d'une relation solide entre les deux parties relation client-fournisseur . Elle facilite également la vie de l'équipe chargée des achats en évitant les tracas de dernière minute ou les échecs de validation.
Avantages de l'utilisation des contrats de passation de marchés
Les contrats d'approvisionnement vous apportent des avantages à long terme. Voici pourquoi nous vous recommandons vivement de les utiliser :
1. Clarté et certitude
Dans un monde de changements géopolitiques, de changements politiques et de dynamiques de marché, les entreprises devraient capitaliser sur tout ce qui contribue à réduire l'incertitude.
Les contrats de passation de marchés peuvent contribuer à la clarté des opérations de votre entreprise. Un contrat solide fournit des conditions claires, évite les malentendus et fait gagner du temps et de l'argent à toutes les parties concernées.
2. Protection contre les risques potentiels
Un contrat d'approvisionnement peut vous protéger des incertitudes du marché, telles que les fluctuations de taux, en vous accordant la fourniture de biens à un prix prédéterminé.
Les contrats permettent aux acheteurs et aux vendeurs de collaborer dans une position de confiance. Ils protègent les intérêts des deux parties et les aident à travailler ensemble en toute confiance. En énonçant clairement toutes les conditions de l'accord, ils aident les entreprises à éviter tout risque inutile.
3. Fournit des informations sur les entreprises
En dressant la liste de tous les détails convenus - prix, qualité des matériaux, paramètres du service, dates, etc. -, les contrats d'approvisionnement ou d'achat créent de la transparence et aident à prendre des décisions en connaissance de cause.
Prenons l'exemple des contrats à long terme avec les fournisseurs. Ils garantissent des prix d'achat futurs. Cela vous permet de prévoir les dépenses futures, d'établir des prix plus précis et d'évaluer si vous obtenez une valeur suffisante pour votre argent de la part du fournisseur.
3 types de contrats d'approvisionnement
Il existe différents types de contrats d'approvisionnement en fonction du degré de risque que vous êtes prêt à prendre, des objectifs de votre entreprise, etc.
Les contrats d'approvisionnement peuvent essentiellement être classés en trois catégories. Les contrats d'approvisionnement peuvent essentiellement être classés en trois catégories. Examinons chacune d'entre elles en détail
1. Contrat à prix fixe
Comme leur nom l'indique, les contrats à prix fixe déterminent un prix fixe pour les biens ou services faisant l'objet du contrat.
Ce type de contrat est également appelé contrat à prix forfaitaire. Il fixe le prix de l'acheteur pour le matériel ou les services achetés, indépendamment des fluctuations du marché ou d'autres facteurs. Il peut s'agir du type de contrat idéal pour les fournitures essentielles nécessaires à votre entreprise la fonction de votre entreprise . Ces contrats sont bénéfiques à deux égards :
- Premièrement, ils réduisent tous les risques de dépassement des coûts, car vous connaissez le prix exact que vous paierez pour une quantité spécifique
- Deuxièmement, ils permettent au vendeur d'estimer avec précision ses gains, à condition qu'il puisse fournir les produits prévus au contrat dans la quantité attendue
La seule chose à retenir est qu'il faut régulièrement évaluer la qualité, surtout en cas de fluctuations des prix du marché. Les contrats à prix fixe peuvent être divisés en trois catégories. Il s'agit des catégories suivantes
Prix fixe ferme
Ce contrat le plus élémentaire garantit que le fournisseur respecte le tarif et les conditions fixés à l'avance. Pour mieux le comprendre, pensez au travail des marchés publics.
Ils fixent à l'avance le prix du projet final.
Prix fixe et redevance incitative (FPIF)
Cet arrangement est une forme de nivellement par le haut où vous donnez au vendeur une incitation lorsqu'il dépasse les attentes habituelles.
Il s'agit d'un système basé sur la récompense, avec un paramètre de prix fixe pour les services fournis, mais une incitation prédéfinie chaque fois que le fournisseur est plus performant. Ce formulaire travaille en faveur du fournisseur et est généralement utilisé dans les cas où les biens en question sont rares.
Prix fixe avec ajustement économique des prix (FPEPA)
Un contrat à prix fixe avec ajustement économique du prix fixe l'étendue du travail et le prix à payer, mais avec une provision pour les altérations des prix du marché et l'inflation. Cela signifie que le prix final peut être ajusté en cas d'augmentation des coûts de production due à des facteurs indépendants de la volonté du fournisseur.
C'est le contrat le plus utilisé pour les contrats pluriannuels, lorsque le fournisseur a besoin d'une marge de manœuvre pour faire face à des circonstances de marché imprévisibles. Il est également couramment utilisé lorsque les acheteurs souhaitent sécuriser les stocks d'un produit pour lequel ils s'attendent à une demande au fil des ans.
2. Contrats à frais remboursables
Dans un contrat à frais remboursables, le vendeur s'engage à couvrir le coût du développement, de la productivité et de l'achevé du produit, étant entendu que l'acheteur le remboursera en cas de réussite du contrat.
Bien que des paramètres puissent être modifiés, l'acheteur et le vendeur se mettent d'accord sur un budget potentiel et fixent le prix maximum admissible. Les différents types de contrats de remboursement des coûts sont les suivants :
Coût plus prix fixe (CPFF)
Les fournisseurs du projet hésitent-ils à s'engager en raison des risques qu'ils perçoivent ? Ce n'est pas un problème - il suffit de couvrir tous leurs risques.
Dans ce type de contrat, le vendeur est payé pour tous ses coûts plus une somme fixe, ce qui le met à l'abri de tout risque ou incertitude de paiement. La somme fixe peut être un pourcentage du prix total.
Si le vendeur ne peut pas respecter les conditions du contrat, il peut également devenir responsable de certains coûts en vertu de ce contrat.
Coût plus redevance incitative (CPIF)
S'éloignant du contrat précédent, ce contrat implique un coût fixe, couvre les risques du côté de l'acheteur et prévoit un système d'incitation basé sur les performances du vendeur.
L'incitation dépend ici du montant que la performance du vendeur peut vous faire économiser. Tout est prédéterminé dans le contrat, vous n'avez donc pas à vous préoccuper de la fluctuation des montants.
Si le vendeur ne peut pas respecter les conditions du contrat, le coût de l'échec du projet doit être partagé entre l'acheteur et le vendeur.
Coût plus frais d'attribution (CPAF)
Dans ce type de contrat, l'acheteur rembourse au vendeur le coût de la production, majoré d'une commission d'adjudication. Cette commission peut être aussi élevée ou aussi faible que le décide l'acheteur.
Coût plus pourcentage du coût (CPPC)
Dans ce dernier type de contrat à frais remboursables, le vendeur est payé en totalité - couvrant le coût du service plus un pourcentage du coût à titre de bénéfice.
Cela encourage le vendeur à augmenter ses équipes commerciales pour accroître son pourcentage de profit. Il suffit de surveiller le service et la qualité pour obtenir des résultats optimaux.
3. Contrat de temps et de matériel
Si vous hésitez encore entre un contrat à coût fixe et un contrat de remboursement des coûts, et que vous souhaitez bénéficier des deux avantages, vous pouvez envisager un contrat en régie.
Il combine le meilleur des deux mondes - les contrats à prix fixe et les contrats à frais remboursables - pour vous offrir une solution idéale. Dans ce type de contrat, l'acheteur accepte de payer le vendeur pour le temps et le matériel investis dans un service ou un produit. Pour maîtriser les dépenses, le contrat prévoit un taux fixe pour les matériaux et la main-d'œuvre et fixe un paramètre pour la quantité de temps et de matériel qui peut être dépensée. C'est la meilleure solution pour les projets dont vous ne pouvez pas définir précisément la portée ou les exigences.
Un contrat en régie permet aux vendeurs et aux acheteurs d'avoir l'esprit tranquille en répartissant équitablement les risques de part et d'autre.
Lorsque vous optez pour ce type de contrat, fixez une limite supérieure afin de vous protéger contre d'éventuels dépassements.
Le processus de passation de marchés : Un aperçu détaillé
Maintenant que vous connaissez les différents contrats d'achat, vous pouvez choisir en toute confiance celui qui répond le mieux à vos besoins. Voici un aperçu détaillé du processus de passation de marchés pour vous aider à démarrer.
Étape 1 : Déterminer l'étendue du travail
La première étape n'est, en fait, pas la vôtre. Elle émane du gestion de projet qui identifie un besoin de l'entreprise et vous envoie une demande d'achat.
Avant de faire appel à l'équipe chargée des achats, le demandeur doit évaluer minutieusement l'étendue du travail et les exigences en matière de biens et de services. Dès réception de la demande, vous examinerez les besoins de l'équipe et les spécifications du produit.
2. Solliciter des offres auprès des fournisseurs
Une fois que vous avez compris l'étendue de la tâche, prenez contact avec les fournisseurs potentiels et recueillez des offres. Si les exigences sont similaires à celles d'un produit déjà acheté, vous pouvez vous adresser à vos anciens fournisseurs et leur demander de vous faire parvenir une offre demander un devis .
Toutefois, pour les nouveaux besoins, demandez aux fournisseurs potentiels de vous proposer un forfait et faites plutôt une demande de proposition.
3. Sélection d'une proposition de fournisseur
Avec toutes les propositions et offres des fournisseurs à votre disposition, vous pouvez maintenant choisir le fournisseur qui répond le mieux à vos besoins.
Lors de l'examen des propositions, recherchez celles qui répondent le mieux aux exigences de votre entreprise et qui offrent la plus grande valeur pour votre investissement. Recherchez un équilibre entre la réunion efficace de vos besoins et la fourniture de solutions rentables. Cela vous permettra d'atteindre vos objectifs d'entreprise et de tirer le meilleur parti de vos ressources financières.
4. Rédiger un contrat d'achat
Maintenant que vous avez choisi votre vendeur, passons à l'étape cruciale dont nous avons parlé : la rédaction d'un contrat.
Pour les contrats standard, utilisez modèles de contrats et remplissez vos coordonnées. Toutefois, s'il s'agit d'un cas unique, vous devrez peut-être créer un contrat à partir de zéro et demander conseil au service juridique.
5. Approuver le contrat
Une fois le contrat préparé, il est à nouveau examiné par le service des achats avant d'être envoyé au vendeur.
C'est à cette étape que se déroulent les éventuelles négociations concernant les termes du contrat et, une fois que les deux parties sont d'accord, elles signent le contrat. Cela permet de s'assurer que tout le monde est sur la même page et que les conditions convenues sont officiellement consignées dans le contrat signé.
6. Déposer le contrat
Une fois que les deux parties ont finalisé et signé le contrat, conservez-le dans un référentiel dédié. En faisant cela, vous pourrez facilement accéder au contrat et vous y référer en cas de problèmes ou de litiges futurs.
Le fait de conserver tous les contrats en un seul endroit permet de les retrouver facilement et de maintenir un dossier complet pour référence ultérieure, ce qui garantit la transparence et le compte rendu.
7. Poursuivre le processus d'achat
Maintenant que tout est paramétré, il est temps de passer commande des biens à l'aide d'un bon de commande.
Une fois les produits ou services commandés livrés, assurez-vous qu'ils correspondent aux spécifications du contrat. Vous pouvez faire correspondre la commande, le récépissé de livraison et la facture du fournisseur.
Une fois que tout a été vérifié, libérez le paiement dans les délais convenus. Cette dernière étape permet de s'assurer que l'ensemble du processus d'approvisionnement, de la commande au paiement, est achevé et respecte les conditions convenues.
8. Clôture du contrat
Après avoir réuni toutes les conditions du contrat, il est temps d'envisager la résiliation du contrat.
Si les services du vendeur se sont révélés satisfaisants, vous pouvez les conserver dans vos dossiers, jetant ainsi les bases d'une relation d'entreprise fiable et à long terme.
En faisant cela, vous maintenez des collaborations réussies, ce qui renforce la stabilité et l'efficacité de vos processus d'approvisionnement à long terme.
Mise en œuvre des contrats d'approvisionnement
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