Avez-vous déjà eu l'impression de travailler sur un projet et que tout le monde était sur une longueur d'onde différente ?
La clé de la réussite de tout projet réside dans la cohésion de votre équipe et dans une communication claire entre ses membres. Un brief de projet vous aide à atteindre cet objectif.
Un brief de projet détaillé sert de base à votre projet et garantit que toutes les personnes impliquées sont sur la même longueur d'onde dès le départ.
Il définit le quoi, le pourquoi et le comment, garantissant ainsi que toutes les personnes impliquées sont dans le même bateau (ou, dans le cas présent, le même projet) et poursuivent le même objectif.
Ce guide vous montrera comment rédiger un brief pour que tout le monde soit synchronisé et que votre projet reste sur la bonne voie. ✅
Qu'est-ce qu'un brief de projet ?
Un brief de projet est un document qui décrit de manière claire et concise les détails essentiels d'un projet. Il guide les parties prenantes, les équipes de projet et les collaborateurs individuels vers un objectif commun.
Le cahier des charges du projet vous permet de ne pas manquer vos objectifs ou de vous écarter de l'échéancier du projet et vous aide à définir la portée du projet en soulignant les éléments essentiels :
- Le « quoi » : Que cherchons-nous exactement à accomplir avec ce projet ?
- Le « pourquoi » : Pourquoi ce projet est-il important ? Quel problème cherchons-nous à résoudre ?
- Le « qui » : Pour qui faisons-nous cela ? Qui est notre public cible ?
- Le « quand » : Quel est l'échéancier ? Quels délais réalistes pouvons-nous fixer pour que tout le monde reste sur la bonne voie ? ⏱️
- Le « comment » : Quels sont les résultats attendus ? Comment allons-nous les construire ou les créer d'ici la fin ?
💡Exemple : Votre fondateur pense que votre site web actuel consacré au fitness a besoin d'être repensé avant sa relance. Il faut donc créer un site web moderne et convivial qui mette en valeur votre marque et cible mieux votre public.
Vous visez à obtenir 20 % de prospects qualifiés en plus dans les six mois.
En créant un brief de projet de refonte de site web. Vous :
- Définissez clairement votre public cible (jeunes professionnels férus de fitness)
- Définissez les objectifs de la campagne (augmenter le nombre de prospects qualifiés de 20 % en six mois)
- Liste des livrables spécifiques (design attrayant, meilleure palette de couleurs, etc.)
- Établissez un échéancier, en précisant les dates et les délais
Utilisez des modèles de brief de projet personnalisables pour lancer votre projet. Ils sont prêts à l'emploi, vous font gagner du temps et structurent votre projet afin que vous puissiez accomplir vos tâches plus rapidement et plus efficacement.
Différencier les briefs de projet des documents similaires
Les gens confondent souvent les briefs de projet avec d'autres documents. Examinons des documents similaires et voyons ce qui les différencie :
1. Brief de projet vs brief créatif
Les briefs de projet et les briefs créatifs présentent de nombreuses similitudes. Tous deux sont des documents essentiels au développement d'un projet, mais ils abordent des aspects différents.
Un brief de projet donne une vue d'ensemble : aperçu du projet, ce que nous essayons d'accomplir, pour qui nous le faisons et quand il doit être terminé.
Les briefs créatifs, quant à eux, se concentrent sur l'aspect créatif.
💡Exemple : Supposons que vous lanciez une campagne sur les réseaux sociaux pour une nouvelle application de fitness.
Le brief du projet décrit le public cible (professionnels très occupés) et l'objectif (augmenter le nombre de téléchargements de l'application).
En revanche, le brief créatif approfondit les détails de la campagne : le type de contenu (conseils d'entraînement amusants), le style (optimiste et motivant) et tout élément de conception spécifique à intégrer.
Le brief de projet définit l'orientation générale, tandis que le brief créatif se concentre sur la manière d'y parvenir.
2. Résumé du projet vs résumé exécutif
Un résumé exécutif fournit un aperçu général d'une proposition de projet, tandis qu'un brief de projet approfondit les détails spécifiques à l'exécution.
💡Exemple : Si vous développez une application, un brief de projet fera office de manuel de construction détaillé, répertoriant toutes les informations nécessaires aux ingénieurs. Il s'agit d'un document complet destiné à l'équipe directement impliquée.
Un résumé exécutif, en revanche, est comme un communiqué de presse pour votre projet.
Il mettra en avant les fonctionnalités intéressantes de l'application, les avantages qu'elle offre aux utilisateurs et sa mission globale. Il s'agit d'un aperçu concis destiné aux cadres supérieurs qui ont besoin de savoir « quoi » et « pourquoi » sans entrer dans les détails techniques.
Ainsi, les briefs de projet guident l'équipe qui construit le vaisseau spatial, tandis que les résumés exécutifs enthousiasment les investisseurs pour l'aventure spatiale.
3. Brief de projet vs charte de projet
Les cahiers des charges et les chartes sont des documents fondamentaux dans la gestion de projet, mais ils sont utilisés à des étapes légèrement différentes.
Une charte de projet formalise le lancement du projet, tandis qu'un brief se concentre sur les aspects opérationnels.
💡Exemple : Une charte de projet autorise un projet, décrit les ressources nécessaires et désigne un chef de projet responsable afin d'assurer le bon déroulement des opérations.
Le brief de projet approfondit les spécificités du projet. Il détaille le type de projet sur lequel vous travaillez, les personnes qui travailleront avec le chef de projet et le calendrier de réalisation.
4. Brief de projet vs plan de projet
Les briefs et les forfaits de projet peuvent sembler identiques, mais ils traitent des informations à différents niveaux de détail.
Un plan de projet détaille les tâches spécifiques, les ressources et les dépendances, tandis qu'un brief fournit un contexte plus large.
💡Exemple : Un brief de projet fournit un aperçu général de l'application. Il se concentre sur les objectifs, la portée, les livrables, l'échéancier et les parties prenantes. Il vise à donner aux parties prenantes une compréhension rapide de l'objectif et des buts du projet.
Le plan du projet pour l'application, quant à lui, contiendra une ventilation détaillée des tâches, des échéanciers, des ressources et des risques. Il comprend des actions, des responsabilités et des stratégies spécifiques. Il sert de feuille de route à l'équipe de projet pour exécuter et surveiller efficacement la campagne.
Ainsi, alors que le brief définit l'orientation initiale du projet, le plan vous permet d'atteindre votre objectif.
Les éléments d'un brief de projet réussi
Voici quelques aspects essentiels d'un bon brief de projet :
1. Définir le contexte
Un bon brief de projet commence par des bases solides : aperçu, informations générales et contexte. Il fournit un contexte essentiel à toutes les personnes impliquées.
En expliquant l'historique du projet, ses objectifs et toute connexion pertinente avec la vision globale de l'organisation, vous vous assurez que tout le monde est sur la même longueur d'onde dès le départ.
Le fait d'avoir des objectifs clairs dans votre brief de projet guide votre équipe vers la réussite et donne une image concrète de ce que signifie cette réussite. Cette clarté permet de hiérarchiser les tâches et d'allouer efficacement les ressources.
Il vous permet également de définir des indicateurs pour suivre la progression et célébrer la réalisation des objectifs de votre projet.
2. Sélection du public cible
Il est essentiel de savoir pour qui vous créez un brief de projet. Lorsque vous comprenez votre public cible, vous pouvez personnaliser les livrables et les messages de votre projet afin de mieux communiquer avec lui.
Une audience cible bien définie garantit une communication efficace, une adhésion accrue et un projet qui apporte une réelle valeur aux bonnes personnes.
Identifiez donc les personnes que vous essayez d'atteindre : des clients, un groupe d'âge spécifique, ou peut-être même vos employés. Quels sont leurs défis et comment votre projet peut-il y répondre ?
Incluez ces informations dans votre brief de projet. Considérez-le comme une invitation ciblée, qui permet à tous les membres de l'équipe de comprendre pour qui ils travaillent et qui définit les étapes d'un projet avec des objectifs clairs et une collaboration fluide pour la gestion de projet.
3. Définir l'échéancier du projet
Un échéancier clair définit parfaitement les attentes. Les membres de l'équipe savent quand les jalons et les livrables clés doivent être atteints, ce qui favorise la transparence et évite toute confusion.
Cela permet également une allocation stratégique des ressources, garantissant que les bonnes personnes sont disponibles au bon moment.
Vous pouvez identifier les obstacles potentiels dès le début et ajuster votre trajectoire si nécessaire. De plus, un échéancier défini permet à tout le monde de rester motivé et concentré sur la réalisation des jalons, en célébrant chaque étape franchie au fur et à mesure que vous avancez dans le projet.
Lorsque vous rédigez votre résumé, n'oubliez pas d'inclure un échéancier détaillant les principales phases du projet, les jalons clés et les dates limites spécifiques pour chaque tâche.
4. Définir des indicateurs pour mesurer la réussite
Comment évaluer l'efficacité du projet ? À l'aide d'indicateurs de réussite.
Les indicateurs peuvent être quantitatifs (par exemple, chiffres d'affaires et engagement des utilisateurs) ou qualitatifs (par exemple, satisfaction des clients).
Les indicateurs de réussite vous permettent de suivre la progression et de prendre des décisions éclairées si nécessaire (pensez au trafic sur votre site web ou à l'engagement sur les réseaux sociaux). De plus, ils renforcent la responsabilité : les membres de l'équipe comprennent comment leur travail contribue aux objectifs du projet.
5. Rôle des parties prenantes et des équipes
Deux groupes clés utilisent les briefs de projet : les parties prenantes et les équipes.
Les parties prenantes, c'est-à-dire les investisseurs du projet, ont un intérêt direct dans sa réussite. Il peut s'agir des clients qui financent le projet, des dirigeants de l'entreprise qui fournissent des orientations ou même des utilisateurs finaux qui interagiront avec le produit final.
Les parties prenantes contribuent à l'élaboration du brief en définissant les objectifs du projet, en identifiant le public cible et en établissant des indicateurs de réussite.
Les équipes de projet exécutent le forfait. Elles peuvent inclure un chef de projet qui dirige l'équipe et des équipes fonctionnelles telles que des concepteurs, des développeurs, des spécialistes du marketing ou des créateurs de contenu.
Encouragez une communication ouverte tout au long du projet : les commentaires des parties prenantes et les questions des équipes permettent à chacun de se sentir informé et impliqué dans la réalisation des objectifs du projet.
6. Liste des livrables clés avec dates
Une liste claire des livrables avec des délais permet à toutes les personnes impliquées d'y voir clair.
Connaître les délais permet aux équipes de planifier efficacement leur travail, de hiérarchiser les tâches et d'éviter le chaos de dernière minute.
Il existe des outils pour vous aider à faire le tri. Ces outils répondent à différentes préférences et besoins ; mieux encore, ils sont gratuits ! Trouver un outil de gestion de projet adapté aux besoins de votre équipe est donc facile et sans tracas.
Comment rédiger un brief de projet complet
Un brief de projet bien rédigé pose les bases solides d'un projet réussi. Voici un guide étape par étape pour rédiger un brief de projet complet :
Étape 1 : Résumez le projet et son objectif
- Titre du projet : Indiquez clairement le nom du projet. Il doit être concis et informatif (par exemple, « Projet de refonte du site web » ou « Campagne sur les réseaux sociaux pour le lancement d'un nouveau produit »)
- Contexte : Expliquez brièvement le contexte et la raison d'être du projet. Répondez à la question : « Pourquoi faisons-nous cela ? » Vous pouvez mentionner tout antécédent pertinent, toute initiative précédente ou toute connexion avec les objectifs organisationnels. Soyez concis : quelques phrases claires suffisent
- Vous pouvez mentionner tout antécédent pertinent, toute initiative précédente ou toute connexion avec les objectifs organisationnels
- Soyez concis : quelques phrases claires suffisent
- Vous pouvez mentionner tout antécédent pertinent, toute initiative précédente ou toute connexion avec les objectifs organisationnels
- Soyez concis : quelques phrases claires suffisent
Étape 2 : Définir l'intention du projet
- Objectifs du projet : Définissez les objectifs spécifiques et généraux que vous souhaitez atteindre. Que souhaitez-vous accomplir avec ce projet ? Exemples : « Augmenter le trafic sur le site web de 20 % au cours du prochain trimestre » ou « Améliorer la notoriété de la marque auprès des jeunes professionnels. » Concentrez-vous sur des résultats mesurables et évitez les déclarations vagues
- Exemples : « Augmenter le trafic du site web de 20 % au cours du prochain trimestre » ou « Améliorer la notoriété de la marque auprès des jeunes professionnels. »
- Concentrez-vous sur des résultats mesurables et évitez les déclarations vagues
- Critères de réussite : Comment saurez-vous si le projet est une réussite ? Définissez des indicateurs mesurables qui correspondent à vos objectifs. Il peut s'agir d'analyses de sites Web, d'indicateurs d'engagement sur les réseaux sociaux, de sondages sur la satisfaction des clients ou de réductions des coûts
- Il peut s'agir d'analyses de sites Web, d'indicateurs d'engagement sur les réseaux sociaux, de sondages sur la satisfaction des clients ou de réductions de coûts
- Exemples : « Augmenter le trafic du site web de 20 % au cours du prochain trimestre » ou « Améliorer la notoriété de la marque auprès des jeunes professionnels. »
- Concentrez-vous sur des résultats mesurables et évitez les déclarations vagues
- Il peut s'agir d'analyses de sites Web, d'indicateurs d'engagement sur les réseaux sociaux, de sondages sur la satisfaction des clients ou de réductions des coûts
Si vous avez besoin d'un exemple de brief de projet pour le marketing, le modèle de brief marketing de ClickUp vous aide à organiser toutes les informations relatives à vos projets marketing en un seul endroit accessible à tous.
Le modèle de brief de projet marketing de ClickUp permet à tout le monde d'être sur la même longueur d'onde lors de l'élaboration d'une stratégie marketing. Voici comment il peut vous aider :
- Définition claire des objectifs
- Échéancier établi pour chaque étape de votre campagne
- Tâches et ressources organisées pour que votre équipe reste concentrée
Étape 3 : Définissez les OKR et les livrables
Les OKR (Objectifs et Résultats Clés) sont un cadre qui aide à traduire vos objectifs en résultats spécifiques et mesurables.
- Pour chaque objectif, définissez 2 à 3 résultats clés qui permettent de suivre la progression vers sa réalisation. Exemple : Objectif : Accroître la notoriété de la marque. Résultat clé 1 : Augmenter le nombre d'abonnés sur les réseaux sociaux de 15 % en 3 mois. Résultat clé 2 : Obtenir une augmentation de 5 % des mentions de la marque en ligne
- Exemple : Objectif : Accroître la notoriété de la marque Résultat clé 1 : Augmenter le nombre d'abonnés sur les réseaux sociaux de 15 % en 3 mois Résultat clé 2 : Obtenir une augmentation de 5 % des mentions de la marque en ligne
- Objectif : accroître la notoriété de la marque
- Résultat clé n° 1 : augmenter le nombre d'abonnés sur les réseaux sociaux de 15 % en 3 mois
- Résultat clé n° 2 : obtenir une augmentation de 5 % des mentions de la marque en ligne
- Livrables : il s'agit des résultats tangibles du projet. Que sera-t-il produit à la fin ? Dressez la liste de tous les livrables (rapports, prototypes, supports marketing, etc.) avec des délais précis pour leur achèvement. Soyez aussi détaillé que possible, cela garantit la clarté et évite toute confusion
- Listez tous les livrables (rapports, prototypes, supports marketing, etc.) avec des délais précis pour leur achèvement
- Soyez aussi précis que possible, cela garantit la clarté et évite toute confusion
- Exemple : Objectif : Accroître la notoriété de la marque Résultat clé 1 : Augmenter le nombre d'abonnés sur les réseaux sociaux de 15 % en 3 mois Résultat clé 2 : Obtenir une augmentation de 5 % des mentions de la marque en ligne
- Objectif : accroître la notoriété de la marque
- Résultat clé n° 1 : augmenter le nombre d'abonnés sur les réseaux sociaux de 15 % en 3 mois
- Résultat clé n° 2 : obtenir une augmentation de 5 % des mentions de la marque en ligne
- Objectif : accroître la notoriété de la marque
- Résultat clé n° 1 : augmenter le nombre d'abonnés sur les réseaux sociaux de 15 % en 3 mois
- Résultat clé n° 2 : obtenir une augmentation de 5 % des mentions de la marque en ligne
- Listez tous les livrables (rapports, prototypes, supports marketing, etc.) avec des délais précis pour leur achèvement
- Soyez aussi précis que possible, cela garantit la clarté et évite toute confusion
Le modèle de rapport de projet ClickUp a une structure claire pour vous permettre de saisir tous les détails nécessaires concernant votre projet : tâches, dépenses et même les détails qui ont été oubliés !
En affichant clairement la progression de votre projet, vous pouvez repérer les obstacles qui pourraient nécessiter une attention particulière.
💡 Conseil de pro :
Utilisez des puces, des titres et des éléments visuels tels que des tableaux pour améliorer la lisibilité et l'organisation de votre brief de projet.
ClickUp Docs est un excellent outil pour rédiger des résumés de projet. Il organise votre résumé de projet en séparant l'aperçu, les objectifs, le public cible, les livrables et l'échéancier du projet en sections claires.
ClickUp Docs rationalise également le processus en offrant des fonctionnalités telles que la modification en temps réel et l'intégration avec certains des meilleurs outils de gestion de projet.
De plus, ClickUp Brain est votre assistant IA personnel, qui vous fournit une assistance tout au long du processus de création du brief de projet.
ClickUp Brain est votre outil incontournable pour générer des résumés de projet, trouver des idées et suivre la progression. Il vous fait gagner un temps précieux et rend l'ensemble du processus plus rapide et plus efficace.
Importance des briefs de projet dans la réussite de la gestion de projet
Tout le monde est sur la même longueur d'onde grâce au brief de projet : finie la confusion. Il décrit les objectifs du projet, le public cible, les livrables et les délais.
Vous pouvez créer un forfait solide et affecter les bonnes personnes aux bonnes tâches, éliminant ainsi le gaspillage de temps et de ressources. De plus, lorsque des questions se posent, tout le monde peut se référer au brief pour s'assurer que les décisions sont conformes aux objectifs généraux. Cette responsabilité est essentielle : elle définit les rôles et les responsabilités de chacun, garantissant ainsi que tout le monde sait comment contribuer à la réussite du projet.
Les briefs de projet permettent d'identifier rapidement les problèmes potentiels. En anticipant ces obstacles, vous pouvez élaborer des solutions et assurer le bon déroulement du projet, afin d'atteindre facilement vos objectifs de gestion de projet.
Bonnes pratiques pour rédiger un brief de projet
- Restez clair et simple : pas besoin de jargon sophistiqué, rédigez le brief de manière à ce que tout le monde puisse le comprendre
- Règle des objectifs SMART : Fixez des objectifs spécifiques, mesurables, réalisables, pertinents et limités dans le temps. Ainsi, tout le monde sait précisément à quoi ressemble la réussite
- Livrables et délais : Listez tout ce qui doit être produit avant la fin du projet, avec des délais clairs
- Qui fait quoi ? Identifiez toutes les parties prenantes impliquées dans le projet et leurs rôles
- Restez connecté : mettez en place des canaux de communication clairs afin que tout le monde reste informé et puisse poser des questions
Bien qu'il n'existe pas de formule magique pour rédiger des briefs de projet, les projets accompagnés de briefs solides ont plus de chances d'atteindre leurs objectifs dans les délais et le budget impartis.
C'est le moment idéal pour découvrir les modèles de gestion de projet. Ces modèles sont des plans prêts à l'emploi qui vous aideront à mener à bien votre projet en veillant à ce que chaque détail soit pris en compte et organisé.
Maîtriser les briefs de projet avec ClickUp
Un brief de projet bien structuré est essentiel à la réussite de toute gestion de projet. Il apporte de la clarté, rationalise la communication et vous permet de travailler efficacement à la réalisation d'objectifs communs.
En intégrant les éléments et les étapes décrits dans ce guide, vous pouvez rédiger des briefs de projet qui mettront vos projets sur la voie de la réussite.
La solution de gestion de projet ClickUp vous aide à gérer vos projets de manière transparente au sein de la plateforme. ClickUp offre un hub centralisé pour une communication claire et une exécution efficace des projets, permettant à chacun d'atteindre plus rapidement ses objectifs.
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Foire aux questions (FAQ)
1. Comment mettre en forme un brief de projet ?
Il n'existe pas de format universel pour créer un brief de projet. Cependant, les briefs les plus efficaces suivent une structure similaire, décrivant les éléments mentionnés précédemment (contexte, objectifs, public cible, etc.).
2. Comment rédiger une brève description d'un exemple de projet ?
Une brève description du projet doit être un aperçu concis qui capture l'essence du projet. Énoncez brièvement la nature du projet, ses objectifs et son public cible. Voici un exemple de résumé de projet :
Description du projet : Développer un nouveau site web pour notre entreprise afin de renforcer l'identité de la marque, d'améliorer l'expérience utilisateur et de générer davantage de prospects. Le public cible est notre clientèle principale dans le secteur des technologies.
3. Quelle est la différence entre un brief de projet et un brief de développement ?
Un brief de projet fournit un aperçu plus large du projet, englobant les objectifs, le public cible et la stratégie globale.
Un brief de développement, souvent utilisé dans le domaine du développement logiciel, approfondit les spécifications techniques et les fonctionnalités. Il s'agit d'un document plus détaillé, adapté à l'équipe de développement.